VAMOS JUNTOS A LA ESCUELA

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Vamos Juntos a la Escuela Manual de Usuario 2017

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VAMOS JUNTOS A LA ESCUELA

MANUAL PARA USUARIOS

DEL SISTEMA 2017

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1 MANUAL PARA USUARIOS DEL SISTEMA 2015

INDICE

PÁGINA

1 Ingreso

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2 Solicitudes

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2.1 Uniformes

2.2 Vales

2.3 Ratificación y rectificación de vales

2.4 Validación de listados

3 Almacén

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3.1 Entrada Uniformes

3.2 Entrada Útiles

3.3 Entrada Vales

3.4 Salidas

4 Incidencias

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4.1 Incrementos

4.2 Faltantes

4.3 Devoluciones

5 Comprobación

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5.1 Remisión cedulas

5.2 Remisión acuses

5.3 Cedulas

5.4 Acuses

6 Quejas

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7 Noticias

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8 Reportes

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9 Folios

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10 Salir 37

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2 1.- INGRESO

El sistema está pensado para funcionar a través de internet por lo que para acceder a él es necesario tener abierto el navegador, se recomienda utilizar el navegador CHROME ya que este navegador realiza todas las evaluaciones y procesos que se requieren para la correcta captura de todos los formatos.

Los pasos para abrir el sistema son: 1.- Abrimos el navegador Chrome.

2.- En la barra de direcciones escribimos: www.pucsys.com/2017

3.- Se presentara una pantalla en donde deben escribir el usuario y contraseña que se les proporciono, de no contar con esta información solicítenla a su jefe inmediato.

4.- Si el usuario y contraseña son los correctos, podrá ver la página principal en que se muestra el menú para acceder a las demás secciones, así como las noticias y avisos más relevantes del programa, en caso contrario se le pedirá volver a intentarlo.

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3 2.- SOLICITUDES

2.1.- FORMATOS DE TALLA

Los formatos de tallas son aquellos en que se registran la cantidad de uniformes en especie que la escuela requiere los pasos para capturar el formato de tallas son los siguientes:

1.- Accedemos al sistema

2.- En el menú superior en la parte que dice solicitudes, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de uniformes

4.- Se desplegara la pantalla siguiente, en donde debe escribir la clave de la escuela que desea capturar.

5.- Una vez introducida la clave se desplegara la información de la escuela en una tabla y del lado derecho un link o liga con el que podrá acceder al área de captura.

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6.- Existen tres tipos de formato de tallas (preescolar, primaria y secundaria), sin embargo en todos los casos hay que capturar todos los campos que el mismo formato impreso solicita.

7.- Una vez capturado el formato solo se da click en el botón guardar y se le asignara un folio de captura, dicho folio se puede utilizar para hacer un seguimiento de los formatos.

En caso de que el formato ya haya sido capturado anteriormente se le mostrara la siguiente pantalla cuando busque la clave de la escuela.

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Se desplegara la pantalla en que se muestra la información capturada anteriormente, debe hacer todas las adecuaciones y correcciones y volverá guardar el formato, con esto los cambios quedaran actualizados en la tabla de solicitudes de tallas

La edición solo se podrá hacer durante el mismo periodo en que se capturen los formatos, una vez cerrado el sistema de captura podrá acceder para ver el formato pero no podrá modificarlo.

2.2.- FORMATO DE SOLICITUD DE VALES

Los formatos de solicitud de vales son aquellos en que se registran la cantidad de vales que la escuela requiere.

Los pasos para capturar el formato de solicitud son los siguientes: 1.- Accedemos al sistema

2.- En el menú superior en la parte que dice solicitudes, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de vales

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5.- Una vez introducida la clave se desplegara la información de la escuela en una tabla y del lado derecho un link o liga con el que podrá acceder al área de captura

6.- Existe un solo tipo de formato para la solicitud de vales independientemente del nivel, hay que capturar todos los campos que el mismo formato impreso solicita.

7.- Una vez capturado el formato solo se da click en el botón guardar y se le asignara un folio de captura. En caso de que el formato ya haya sido capturado anteriormente se le mostrara la siguiente pantalla cuando busque la clave de la escuela.

Para poder editar el formato es necesario hacer click en “Editar”.

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2.3.- RECTIFICACIÓN Y RATIFICACION DE SOLICITUD DE VALES

Para capturar la rectificación y ratificación de la solicitud de vales debe seguir los mismos pasos que para la captura de solicitudes de vales, solo recuerde que además de capturar este formato deberá capturar el listado de los alumnos.

Los pasos para capturar el formato de solicitud son los siguientes: 1.- Accedemos al sistema

2.- En el menú superior en la parte que dice solicitudes, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de rectificación.

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5.- Una vez introducida la clave se desplegara la información de la escuela en una tabla y del lado derecho un botón con el que podrá acceder al área de captura

6.- Existe un solo tipo de formato para la rectificación o ratificacion de vales independientemente del nivel, hay que capturar todos los campos que el mismo formato impreso solicita.

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7.- Una vez capturado el formato solo se da click en el botón guardar y se le asignara un folio de captura (anotar este código en la parte superior derecha del formato).

En caso de que el formato ya haya sido capturado anteriormente se le mostrara la siguiente pantalla cuando busque la clave de la escuela.

Para poder editar el formato es necesario hacer click en “Editar”.

2.4.- VALIDACION

La validación representa la captura del listado de alumnos que la escuela presenta con la rectificación o ratificación de la solicitud de vales.

Para capturar el listado de los alumnos siga los siguientes pasos. 1.- Acceda al sistema.

2.- En el menú superior en la parte que dice “VALIDACION”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “VALIDACION”.

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5.- Se desplegara la información de la escuela, el estado de la captura y un botón para capturarlo.

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7.- Debe escribir el folio del alumno y presionar la tecla enter, se desplegara la información del alumno, si los datos son correctos debe presionar el botón “confirmar y guardar”.

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9.- Observe que cada uno de los registros tendrá un botón de borrar en la parte derecha, si se cometió un error al capturar presionando este botón el registro se borrara de la tabla.

10.- Una vez terminada la captura de la escuela se debe presionar el botón “TERMINAR LA VALIDACION DE ESTA ESCUELA” con lo que la escuela quedara completa.

Nota: Si por alguna razón la captura se interrumpe puede continuarla en cualquier momento, siguiendo los pasos anteriores nuevamente.

3.- ALMACEN

Los responsables de sedes controlan el registro de entradas y salidas al almacén, las cuales son

realizadas en las sedes de distribución ubicados en las diferentes regiones del Estado de Oaxaca.

3.1.- ENTRADAS DE UNIFORMES.

El registro de entradas únicamente lo pueden realizar los responsables del programa en las regiones. Para realizar el registro de las entradas de uniformes se deben realizar los siguientes pasos.

1.- Acceda al sistema.

2.- En el menú superior en la parte que dice “ALMACEN”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “ENT.UNIF”.

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13 5.- Se deben capturar todos los datos, los cuales pueden obtener de la hoja de carga.

6.- Una vez registrados los datos del contenedor, muestra la siguiente pantalla donde indica que el

contenedor ha sido guardado satisfactoriamente y prosigamos al paso 2, que es el la captura de

entradas de cada centro de trabajo de acuerdo a la programación.

7.- Buscar por medio de la clave de la salida y el centro de trabajo para dar entrada a los bienes

recibidos por parte del proveedor, haciendo click en el botón que tiene cada registro a la derecha, la

escuela es agregada al contenedor. (Si capturan alguna escuela por error comunicarse

inmediatamente con su supervisor).

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14 8.- Las escuelas que vaya capturando irán colocándose al final de la tabla en color verde.

9.-Una vez terminada la captura de todas las escuelas del contenedor, pulsar el botón que dice

“SALIR DE ESTE CONTENEDOR” que se encuentra al centro de la pantalla de captura de entradas.

En caso de que la captura de las escuelas se vea interrumpida, podrá continuarla en cualquier

momento, para ello en la página principal de la captura de entradas de uniformes se muestran los

contenedores, con su estatus y en la parte derecha está el link “CONTINUAR” al pulsarlo, accederá

de nuevo a la captura de las escuelas de ese contenedor.

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15 Existe en esta página también un botón con una lupa con lo que podrá descargar el reporte de las

escuelas capturadas por contenedor.

3.2.- ENTRADAS DE UTILES

El registro de entradas únicamente lo pueden realizar los responsables del programa en las regiones. Para realizar el registro de las entradas de uniformes se deben realizar los siguientes pasos.

2.- En el menú superior en la parte que dice “ALMACEN”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “ENT.UTIL”.

4.- Se desplegara la siguiente pantalla.

Se deben capturar todos los datos, los cuales pueden obtener de la hoja de carga.

6.- Una vez registrados los datos del contenedor, se mostrara una pantalla indicando que la captura

se realizo con éxito

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3.3.- ENTRADAS DE VALES

El registro de entradas únicamente lo pueden realizar los responsables del programa en las regiones. Para realizar el registro de las entradas de vales se deben realizar los siguientes pasos.

2.- En el menú superior en la parte que dice “ALMACEN”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “ENT.VALE”.

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17 5.- Se deben capturar todos los datos (la observación es opcional).

6.- Una vez registrados los datos del contenedor, muestra la siguiente pantalla donde indica que el

contenedor ha sido guardado satisfactoriamente y prosigamos al paso 2, que es el la captura de

entradas de cada centro de trabajo de acuerdo a la programación.

7.- Buscar por medio de la clave de la salida y el centro de trabajo para dar entrada a los bienes

recibidos por parte del proveedor, haciendo click en el botón que tiene cada registro a la derecha, la

escuela es agregada al contenedor. (Si capturan alguna escuela por error comunicarse

inmediatamente con su supervisor).

8.- Las escuelas que vaya capturando irán colocándose al final de la tabla en color verde.

9.-Una vez terminada la captura de todas las escuelas del contenedor, pulsar el botón que dice

“SALIR DE ESTE CONTENEDOR” que se encuentra al centro de la pantalla de captura de entradas.

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18 En caso de que la captura de las escuelas se vea interrumpida, podrá continuarla en cualquier

momento, para ello en la página principal de la captura de entradas de uniformes se muestran los

contenedores, con su estatus y en la parte derecha está el link “CONTINUAR” al pulsarlo, accederá

de nuevo a la captura de las escuelas de ese contenedor.

Existe en esta página también un botón con una lupa con lo que podrá descargar el reporte de las

escuelas capturadas por contenedor.

3.4.- SALIDAS

El registro de salidas puede ser realizado por todo el personal del programa que cuenta con clave de usuario y contraseña.

Para realizar el registro de las salidas de almacen se deben realizar los siguientes pasos. 1.- Acceda al sistema.

2.- En el menú superior en la parte que dice “ALMACEN”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “SALIDAS”.

4.- Se desplegara la pantalla siguiente, en donde debe escribir la clave de la escuela que desea capturar, después de colocar la clave hacer click en el botón “Enviar”.

5.- Una vez buscada la escuela se muestran todas las salidas de almacén (y recibos de vales) correspondientes a esa clave de escuela, su estatus y del lado derecho un botón con el que podrá acceder al área de captura de esa salida en específico.

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6.- En la pantalla que se muestran los datos principales de la escuela, hay que rellenar los campos de fecha y nombre del director, en caso de que exista alguna observación con respecto al documento lo puede escribir en el area de observaciones.

7.-Cuando los datos estén correctos presionar el botón guardar.

8.- En caso de que la salida de almacén deba darse de baja, es decir que no se entregaron los bienes, en la parte donde dice “ESTATUS DE RECIBO” cambiar “ENTREGADO” por “BAJA”.

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20 4.- INCIDENCIAS

4.1.- INCREMENTOS

Los incrementos se producen cuando la cantidad de alumnos inscritos actualmente es mayor a la cantidad requisitado en el formato de solicitud.

Para registrar un “incremento” siga los siguientes pasos: 1.- Acceda al sistema.

2.- En el menú superior en la parte que dice “INCIDENCIAS”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “INCREMENTOS”.

4.- Se desplegara la pantalla siguiente, en donde debe escribir la clave de la escuela que desea capturar, después de colocar la clave hacer click en el botón “BUSCAR”.

5.- Se mostrara una tabla con la información de las escuelas que corresponden a esa clave, del lado derecho de esta tabla estará el botón para capturar un nuevo incremento o modificar el existente.

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6.- Mostrara la información de la escuela y los campos que deberán de ser requisitados.

7.- Una vez guardado el formato se le asigna un folio de captura. 4.2.- DEVOLUCIONES

Las devoluciones se producen cuando la cantidad de alumnos inscritos actualmente es menor a la cantidad requisitada en el formato de solicitud, por lo tanto la escuela deberá devolver al almacén los bienes que no puede comprobar.

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2.- En el menú superior en la parte que dice “INCIDENCIAS”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “DEVOLUCIONES”.

4.- Se desplegara la pantalla siguiente, en donde debe escribir la clave de la escuela que desea capturar, después de colocar la clave hacer click en el botón “BUSCAR”.

5.- Se mostrara una tabla con la información de las escuelas que corresponden a esa clave, del lado derecho de esta tabla estará el botón para capturar un nuevo incremento o modificar el existente.

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4.3.- FALTANTES POR PARTE DEL PROVEEDOR

Los faltantes por parte del proveedor se producen cuando los útiles, uniformes o vales no vienen completos en los paquetes que envía el proveedor

Los faltantes por parte del proveedor no necesariamente tienen que ser juegos completos, es decir, pueden faltar solo una camisa, un pantalón, una falda, etc.

Para registrar un “faltante por parte del proveedor” siga los siguientes pasos: 1.- Acceda al sistema.

2.- En el menú superior en la parte que dice “INCIDENCIAS”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “FALTANTES”.

4.- Se desplegara la pantalla siguiente, en donde debe escribir la clave de la escuela que desea capturar, después de colocar la clave hacer click en el botón “Enviar”.

5.- Se mostrara una tabla con la información de las escuelas que corresponden a esa clave, del lado derecho de esta tabla estará el botón para capturar un nuevo faltante o modificar el existente.

7.- Una vez guardado el formato se le asigna un folio de captura, escríbalo en la parte derecha superior del formato.

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25 5.- COMPROBACION

5.1.- REMISION DE CEDULAS

La remisión de cedulas se efectúa en el momento en que el director entrega las cedulas requisitadas a un representante del programa, ya sea en las sedes de distribución o en la dirección del programa.

La forma de capturar las remisiones de cedulas es la siguiente. 1.- Acceda al sistema.

2.- En el menú superior en la parte que dice “COMPROBACION”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “REM_CEDULAS”.

4.- Se mostrara una caja de texto para poner la clave de la escuela.

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6.- Rellene los campos que les solicita el formato y haga click en guardar..

5.2.- REMISION DE ACUSES

La remisión de acuses se efectúa en el momento en que el director entrega los acuses debidamente requisitados a un representante del programa, ya sea en las sedes de distribución o en la dirección del programa.

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2.- En el menú superior en la parte que dice “COMPROBACION”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “REM_ACUSES”

5.- Se mostrara la información de la escuela y un botón para que pueda acceder al área de captura. 6.- Rellene los campos que les solicita el formato y haga click en guardar..

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5.3.- CAPTURA DE CEDULAS

Para poder ingresar nuevos alumnos al padrón de beneficiarios es necesario capturar las cedulas de información básica dentro del sistema.

La manera de capturar las cedulas es la siguiente: 1.- Acceda al sistema

2.- En el menú superior en la parte que dice “COMPROBACION”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “CEDULAS”

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5.- Se mostrara la información de la escuela, la cantidad de cedulas registradas en remisiones, la cantidad de cedulas capturadas y una imagen para que pueda acceder al área de captura. (Hacer click sobre la imagen)

6.- A continuación solicitara se introduzca la curp del alumno, se debe rellenar el campo y presionar la tecla enter.

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En caso de que la curp no tenga a signado un folio se mostrara el siguiente formulario.

6.- Una vez en el área de captura rellene los campos que se le solicitan y haga click en “CONFIRMAR Y GUARDAR”.

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8.- Una vez y haya terminado la captura de las cedulas de esa escuela deberá presionar el botón “TERMINAR LA COMPROBACION DE ESTA ESCUELA” con lo que saldrá a la pantalla principal de la captura de cedulas y podrá elegir otra escuela para capturar.

5.4.- CAPTURA DE ACUSES

Para que la entrega recepción a una escuela quede completamente comprobada es necesario capturar los acuses dentro del sistema.

La manera de capturar los acuses es la siguiente: 1.- Acceda al sistema

2.- En el menú superior en la parte que dice “COMPROBACION”, se desplegara un submenú. 3.- Elija la opción de “ACUSES”.

5.- Se mostrara la información de la escuela, la cantidad de acuses registrados en remisiones, la cantidad de acuses capturados y un botón para que pueda acceder al área de captura.

6.- Una vez en el área de captura deberá ingresar el folio del acuse y presionar la tecla “Enter”.

7.- Se mostrara la información que esta contenida en el padrón y coincida con el folio, en caso de que ese folio sea de un nuevo beneficiario deberá rellenar todos los campos o podrá corregir algún campo incorrecto, también se mostrara un área en que deberá seleccionar los bienes que el beneficiario recibió.

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8.- Una vez verificada la informacion haga click en “CONFIRMAR Y GUARDAR”.

7.- Se agregara el acuse a la captura y se mostrara en un listado en la parte inferior de la página.

8.- Una vez y haya terminado la captura de los acuses de esa escuela deberá presionar el botón “TERMINAR LA COMPROBACION DE ESTA ESCUELA” con lo que saldrá a la pantalla principal de la captura de acuses y podrá elegir otra escuela para capturar.

6. QUEJAS

Para poder llevar un control de las quejas, reclamos o sugerencias es necesario seguir los siguientes pasos: 1.- Acceda al sistema

2.- Elija en el menú superior la opción que dice “QUEJAS”.

3.- Se desplegara el formulario correspondiente para que llene los campos.

4,- Los primeros datos que se deben rellenar son: Nombre completo, apellido paterno, apellido materno, correo electrónico, teléfono y algún parentesco.

5,- Los siguientes datos en llenar son los datos del beneficiario afectado: Nombre completo, apellido paterno, apellido materno, folio de beneficiario, la Curp, el nombre de la escuela y la clave del centro de trabajo. 6.- En el área tipo de queja puede elegir más de una opción.

7.- Para profundizar en el tema existe el área de observación. 8.- una vez requisitados todos los campos debe dar click en guardar

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34 7. NOTICIAS

El area de noticias es de uso exclusivo del personal cuyo usuario tenga los permisos correspondientes, en dicha area se pueden escribir noticias y avisos respecto al funcionamiento del programa o tareas que se tengan que realizar.

Para realizar el registro de una noticia deben realizar los siguientes pasos. 1.- Acceda al sistema.

2.- En el menú superior en la parte elija la opción de “NOTICIAS”.

4.- Se desplegara la siguiente pantalla.

5.- Deberá requisitar los campos y hacer click en el botón “CONFIRMAR Y GUARDAR”

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35 8. REPORTES

Con el propósito de tener un control y seguimiento de las actividades realizadas, se creo un apartado de reportes, para poder acceder a esta área debe seguir los siguientes pasos:

2.- En el menú superior en la parte elija la opción de “REPORTES”.

3.- Se desplegara la siguiente pantalla.

A continuación se describen brevemente los reportes:

 Reporte de escuelas y su estatus de captura: Muestra todas las escuelas y en las 2 últimas columnas se muestra si la escuela fue capturada en el área de solicitud de tallas o el área de solicitud de vales.

 Reporte de salidas: Muestra el registro de todas las salidas de almacén (uniformes, útiles y vales) y su estatus.

 Reporte de entradas: Muestra el registro de todas las entradas de bienes al almacén.

 Reporte de incrementos: Muestra el registro de todas las escuelas que realizaron solicitudes de incremento.

 Reporte de faltantes: Muestra el registro de todas las escuelas que requisitaron un formato de incidencia por faltante.

 Reporte de devoluciones: Muestra el registro de todas las escuelas que requisitaron un formato de devolución.

 Reporte de caratulas de acuses: Muestra el registro de todas las caratulas de acuses capturadas.

 Reporte de cedulas: Muestra los registros de cedulas capturadas agrupadas por capturista.

 Reporte de captura de cedulas (por sede): Muestra el registro de las cedulas agrupadas por la sede a la que pertenecen las escuelas.

 Reporte de captura de acuses (por sede): Muestra el registro de los acuses agrupados por la sede a la que pertenecen las escuelas.

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 Reporte de captura de acuses (por escuela y capturista): Muestra el registro de los acuses agrupados por escuela y capturista.

9. FOLIOS

En esta sección podrá buscar y consultar el folio de los beneficiarios del programa. Para buscar el folio del beneficiario deberá seguir los siguientes pasos:

1.- Acceder al sistema

2.- Elegir en el menú la opción “FOLIOS”. 3.- Existen varios tipos de búsqueda:

1.- Por clave de la escuela: Con esta opción la consulta mostrara todos los alumnos que estuvieron

estudiando en la escuela el ciclo pasado (ya que se actualiza conforme a la captura de los acuses), es decir, los alumnos de nuevo ingreso no se muestran.

2.- Por CURP: Con esta opción la consulta mostrara los alumnos que coincidan con la CURP (o parte de la CURP, no es necesario colocar toda la CURP)

3.- Por nombre y/o apellidos:Con esta opción puede buscar al beneficiario por nombre agrgardo o no los apellidos, no esnecesaerio escribir todo el nombre, por ejemplo, en lugar de buscar SANTIAGO puede escribir solamente SAN y la biusqueda le mostrara todos los registros que coincidan (Santiago, santos, san Rafael, etc)

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4.- Una vez elegido y rellenados los campos haga click en el botón “Enviar” y se le mostraran los resultados en la parte inferior, recuerde checar todos los campos para confirmar la identidad del beneficiario.