PLANEACION Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE TURISMO DE REUNIONES

PLANEACION Y

ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS DE TURISMO

DE REUNIONES

 Turismo de Negocios: Está integrado por individuos que visitan un

destino turístico para desarrollar alguna actividad de negocios

 Turismo de Reuniones: Está integrado por grupos de personas que

visitan un destino turístico pre-determinado con un fín común específico. El Turismo de Reuniones lo integran, en forma general:

Congresos Convenciones Ferias y Exposiciones Viajes de Incentivo

Conceptos y Elementos

Básicos

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 Congreso: “Toda reunión profesional que tiene por objeto realizar

una discusión y un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. La iniciativa de realizar la reunión puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participación es voluntaria” **  Convención: “Toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo es

tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto ó marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada y la participación suele ser por invitación”**

** Glosario de Términos de la Secretaría de Turismo de México

Conceptos y Elementos

Básicos

 Ferias y Exposiciones: Reunión de vendedores (expositores) y

compradores (visitantes) , en donde los primeros ofrecen a los segundos sus productos y/o servicios relativos a un tema en específico y en un lugar y tiempo determinado. Pueden ser de “consumo” (generales) ó de “negocios” (p. objetivo)

 Viajes de Incentivo: “Estrategia moderna gerencial utilizada para

lograr metas empresariales fuera de lo común, al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria de viaje…es un premio que alcanzan las personas que demuestran un mejor desempeño en su trabajo” **

** Glosario de Términos de la Secretaría de Turismo de México

Conceptos y Elementos

Básicos

Conceptos y Elementos

Básicos

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 MICE Market: Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions

 Turismo CECI: Convenciones, Incentivos, Congresos y

Exposiciones

 Principales Mercados en Norteamérica:

Corporative Incentive

Associations Insurance

Government

Conceptos y Elementos

Básicos

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CONGRESS CONGRESO CONVENTION CONVENTION CONVENCIÓN MEETING

SEMINAR SEMINARIO CONFERENCE CONFERENCE CONFERENCIA LECTURE

Fuente: “Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones”, Eduardo Yarto, Editorial Trillas

 Professional Congress Organizer (PCO u OPC): Empresa o

individuo especializado en la organización de Congresos y que tiene a su cargo la organización y coordinación integral de un evento del tipo.

Meeting Planner u Organizador de Eventos: Individuo especializado

en la organización de eventos corporativos o de incentivo y que trabaja en forma independiente o para una empresa especializada o desempeña la función para un corporativo.

Implant: Meeting Planner de una empresa especializada que trabaja

ex-profeso y “en sitio” para una organización, institución o corporación

Conceptos y Elementos

Básicos

 Organizador Profesional es de Exposiciones: Especialista que tiene

a su cargo la organización comercialización, coordinación general y montaje de exposiciones

 Casa de Incentivos: Empresa dedicada a la planeación y organización

de viajes de incentivo para empresas y corporativos

 Destination Management Company (DMC): Empresa operadora

de eventos en sitio, con un pleno conocimiento del destino turístico y con capacidad para coordinar a toda la proveeduría local (incluyendo transportación, staff, locaciones y proveedores de servicios complementarios)

Conceptos y Elementos

Básicos

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Congresos

Diagramas de eventos de

Turismo de Reuniones

Fuente: “Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones”, Eduardo Yarto, Editorial Trillas

Asociación, Cámara u Organismo Gremial OPC DMC OVC Proveeduría en Destino C on trata C on trata Contrata Contrata

Diagramas de eventos de

Turismo de Reuniones

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Convenciones

Fuente: “Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones”, E. Yarto

Empresas

Privadas MeetingPlanner

DMC OVC Proveeduría en Destino C on trata C on trata Contrata Contrata Contrata In-house ó Implant

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Exposiciones de Consumo

Diagramas de eventos de

Turismo de Reuniones

Fuente: “Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones”, Eduardo Yarto, Editorial Trillas

Asociación, Cámara u Organismo Gremial Público en general Proveeduría en Destino Contrata C om pr a-ven ta OPE Recinto Ferial Comp-Vend Vendedores especia-lizados Contrata

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Diagramas de eventos de

Turismo de Reuniones

OPE RecintoFerial Compr-Vend Proveeduría en Destino Contrata Contrata Vendedores especializados Compradores mayoristas especializados C om pra -vent a

Viajes de Incentivo

Diagramas de eventos de

Turismo de Reuniones

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Fuente: “Turismo de Convenciones, Incentivos, Congresos y Exposiciones”, E. Yarto

Empresa Privada Casa de Incentivos

Diagramas de eventos de

Turismo de Reuniones

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Planeación

1) Analizar y definir objetivos de la reunión junto con el cliente (Incentivo, relanzamiento, integración, presentación, etc.)

2) Identificación de actores de un evento (“stakeholders”). Participantes, patrocinadores, vendedores, prensa, etc. Todo aquel que se beneficia o tiene información crítica para alcanzar los objetivos de la reunión

3) Tomar en consideración las expectativas de los actores y de los asistentes (generar satisfacción real)

4) Determinar aspiraciones relativas al ROI y ROO, lo más realista posible 5) Crear un presupuesto de ingresos y egresos

6) Identificar los mercados a los que pertenecen los “stakeholders” (La “Gaming Generation” se está integrando al mercado laboral y los “Baby Boomers” no parecen querer retirarse, tomar en cuenta los orígenes, etnias y niveles socio-económicos de los participantes)

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Planeación

7) Determinar con el cliente el plan de mercadeo del evento (e-mail blasts, mailing directo, blog del evento, redes sociales, sitio web, prensa, publicidad y relaciones públicas)

8) Selección de destino acorde a las necesidades y objetivos de la reunión, tomando en cuenta:

 Historia de la reunión y perspectivas a futuro  Requerimientos físicos y Geográficos

 Presupuesto, intereses y expectativas de los participantes  Fechas y temporalidades en el destino

 Infraestructura hotelera, de servicios complementarios y, en su caso, del recinto ferial o capacidad de salones en los hoteles

 Conectividad aérea  Barreras de lenguaje

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Planeación



SEGURIDAD



Complejidad en aduanas y migración



Patrocinios locales



Asistencia OVC o Burós de Convenciones, así como

autoridades locales



Programas de Responsabilidad Social



Infraestructura tecnológica del destino

9) Contratación de proveedores (Hotel, DMC, Recinto,

locaciones, empresas de registro, audiovisual, etc)

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Planeación

Market Forecast 2010-2015

“There could be as many as 100,000 annual virtual events by 2011, as digital events and trade

shows grow in size and scale around the world.”

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Retos en eventos multiculturales

“No podemos olvidar que las reuniones internacionales son experiencias multiculturales para la mayoría de los participantes”

1) En un evento internacional y multicultural, se espera vivir una experiencia que muestre las costumbres locales, aunque es importante verificar que la misma no ofenda o muestre una percepción equivocada a lo que queremos

2) Se espera que la gastronomía en una reunión sea local y representativa de la región aunque deben existir alternativas en menús de acuerdo a dietas, religiones o costumbres y debe evitarse ser repetitivos. En general, los alimentos deben ser debidamente señalizados en el idioma del grupo y, en aquellos alimentos “complicados” si es posible, llevar datos sobre sus contenidos

3) Las culturas latinas son de alto a medio contexto y las americanas, germanas, escandinavas y suizas son de bajo contexto por lo que se recomienda poner especial atención en la forma de comunicarse o referirse a ellos al hacer negocios

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Retos en eventos multiculturales

 Lógica y Lineal

 Control personal sobre el medio ambiente

 Orientadas al futuro y al presente

 Preferencia hacia el mensaje verbal que al no verbal

 Competitivos

 Cambio sobre tradición

Relacional e Intuitiva Amor y armonía con la naturaleza

Orientados al pasado Preferencia hacia el mensaje no verbal que al verbal

Cooperativos

Tradición sobre cambio

Las culturas latinas van de medio a alto contexto

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Retos en eventos multiculturales

países (horario militar vs horario normal, pies vs metros)

5) El humor, los gestos, el contacto visual y el espacio personal/tacto funcionan distinto en Latinoamérica y otros países

6) En las negociaciones con clientes internacionales, las políticas y leyes locales puede ser un factor. Migración y Aduanas son retos frecuentes en nuestros países por lo que tenemos que asesorar y prácticamente educar al cliente en dicha materia

7) El protocolo en los Estados Unidos durante los eventos, a

diferencia de nuestras naciones, es mucho más ligero o inexistente, por lo que un especial énfasis en el tema es una pérdida de tiempo

8) Es muy importante que el personal que atiende a un grupo

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Tendencias

Tendencias generales:

 Estancias más cortas

 “Booking windows” más cortas

 Incremento en los contratos multianuales

 Ciudades grandes robando participación de mercado a mas pequeñas  Destinos agresivos “comprando” convenciones, incoluyendo “Subsidios”  Crecimiento de “3rdparties”– The Big Three = $2 billion+ meeting spend  “Enverdecimiento de reuniones – impactando la decisión de compra

 Responsabilidad Social Corporativa - impactando la decisión de compra  Recursos Tecnologicos y de acceso:

Permanencia de tecnología social utilizada en reuniones Acceso a Internet a un bajo o nulo costo

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Tendencias

Tendencias en viajes de Incentivos y Corporativos:

 Cambio a Meeting Management/Procurement estratégico:

Maxvantage = Amex + Maritz Experient

HelmsBriscoe

La industria enfocada en: SMM – NBTA, PCMA, MPI

 “Booking windows” más cortos  Incentivos más pequeños

 Incremento en incentivos individuales vs grupales  El efecto “AIG” aún vive pero vas desapareciendo

 Enfoque en ROI/ROO/ROM

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Tendencias

Tendencias en Asociaciones:

Membresías en declive

Asistencia reducida a reuniones

Enfoque hacia lo escencial (menos patrocinios y menos expositores)

Redisesño de formatos de exposición

- Shorter/smaller Shows mas cortos y pequeños - Citas

-Model tipo Hosted buyer

Incremento en niveles de outsourcing para servicios importantes La seguridad es un reto

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Acceso más fácil a la información sobre su destino turístico: En el caso de México, el nuevo portal Mexico Meetings Network Portal va a llegar específicamente a meeting planners ofreciendo información exacta sobre cada destino (capacidades, planos, hoteles, etc) y tendrá una herramienta para RFP electrónicas.

Hacer nuevos contactos con clientes. Una presentación cara a cara es mejor, seguida de seguimiento a través de e-mail o una llamada breve

Miembros de PCMA, utilicen su afiliación en su comuenicación electrónica (les dará credibilidad inmediata)

Claridad y puntualidad en la comunicación con los clientes. Respuestas a RFP: Velocidad + precisión (la primera impresión es básica), buscar información sobre el cliente, no confiar en las habilidades de negociación y dar lo mejor en el primer envío, el envío por e-mail funciona mejor para contratos e información sobre los productos

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Conexión de red óptima en las propiedades. Es muy recomendable tener conexión inalámbrica y de banda ancha en las propiedades y, de ser posible, sin costo, para diferenciar a sus destinos

Confianza en los procedimientos de envío e importación. Es vital que los envíos lleguen completos y en tiempo

Crear una propuesta de valor. Entender tus cualidades te hace único frente a otros destinos turísticos. Entender las metas y objetivos del cliente pemitirán hacer trajes a la medida y exceder expectativas

Determinar los segmentos de mercado específicos para su destino turístico o producto

Trabajo en sociedad. Involucrar a varios elementos al hacer una propuesta (OVC, Hotel, Centro de Convenciones, transportistas, etc) y trabajar en forma coordinada Estar preparados para hacer concesiones

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Utilizar las herramientas de Marketing. Se recomienda utilizar testimoniales de meeting planners que hayan tenido eventos en sus destinos.

Considerar la creación de un Client Advisory Group (Seleccionar un grupo de meeting planners para retroalimentarnos sobre nuestro destino (marketing, ventas, y esfuerzo de ventas) para que nos recomienden

Implementar un Ambassador Program para su ciudad (por ejemplo: crear relaciones con universidades respetadas y que estén involucradas con asociaciones):

Asegurarse de tener un video promocional verdaderamente representativo de el asepcto de negocios del destino vs el individual

Tener programas de responsabilidad social y sostenibilidad. Hay que estar preparados para pedidos por parte del cliente sobre sustentabilidadd, reducción de desperdicios, conservación de energía, compensación de CO2 y programas comunitarios

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Green Meetings

Conceptos y Terminología Básica

Concepto de Green Meetings: Eventos que priorizan para su desarrollo la utilización de prácticas sustentales

Desarrollo Sustentable: Utilizado por primera vez en el reporte "Nuestro Futuro Común", publicado en 1987 por la Comisión Mundial sobre Medio Ambiente y Desarrollo, identificando los elementos de la interrelación entre ambiente y desarrollo y popularizado a partir de la Conferencia de Naciones Unidas sobre el Medio Ambiente y el Desarrollo, más conocida como la Cumbre de la Tierra, realizada en Río de Janeiro, Brasil, en 1992.

Desarrollo Sustentable es aquel que puede lograr satisfacer las necesidades y las aspiraciones del presente, sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras de satisfacer sus propias necesidades y aspiraciones". A su vez, se hace un llamado a todas las naciones del mundo a adoptarlo como el principal objetivo de las políticas nacionales y de la cooperación internacional.

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Green Meetings

Green Meetings a finales de los 80’s principios de los 90’s): Era lo correcto con el ambiente, no era sustentable, factores económicos, mayor motivación

Responsabilidad Social: Compromiso u obligación que los miembros de una sociedad, ya sea como individuos o como miembros de subgrupos, tienen con la sociedad en su conjunto; compromiso que implica la consideración del impacto, positivo o negativo, de una decisión.

Emisiones de Co2: Emisiones de Dióxido de Carbono

Compensación: Generar una reducción del Co2 equiparable a la generada (autos, avión, electricidad, etc) en base a pagos o donaciones a proyectos de reforestación, generación de energías alternativas no contaminantes, etc.

Bonos de Carbono: Certificados medidos en toneladas de Co2 que se adquieren ($$$) al compensar

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Green Meetings

Mitos sobre los eventos VERDES

Son muy caros Es muy difícil

Participantes no pueden cambiar su entorno (trabajo, comunidades) Es para ambientalistas

Si no se logra el 100% ¿para qué hacerlo?

Un industria sin chimeneas:

Congreso/Convención 5 días 2500 pax 62,500 platos

87,500 servilletas 75,000 vasos o tazas 90,000 latas o botellas

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Green Meetings

 ¿Porqué quiere una organización hacer green meetings?  ¿Cuánto está dispuesta a contribuir la organización?

 ¿Es un esfuerzo puntual, o es parte de las cultura organizacional?  ¿Cuáles componentes son más importantes para hacerlos verdes?

Establecimiento de parámetros y Requerimientos Mínimos:

Selección de Ciudad Sede Hospedaje Centro de Convenciones Transportación Alimentos y Bebidas Audiovisual Exposición Comunicaciones y Marketing Operación en Sitio

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Green Meetings

Hospedaje

Aspectos Estructurales Aspectos Operacionales

Centro de Convenciones

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Green Meetings

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Green Meetings

Expo

Comunicación y

Marketing

Asociaciones y

certificaciones

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