1 ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 Acta No. 8
Fecha: 22 de abril de 2017 Hora: 9:00 AM
Lugar: Calle 77b #129-70 Área de Sótano 2.
Convocada por el Administrador y Representante Legal de la Copropiedad, señor WILLIAM BUENO HERNANDEZ y el CONSEJO DE ADMINISTRACION, en concordancia y con fundamento legal en los Artículos 39 y 51 de la ley 675 de 2001.
La Convocatoria fue realizada y entregada el 28 de marzo de 2017, publicada en la página web del conjunto www.parquecentraloccidente2.com, en los ascensores, en las entradas de cada torre, en las entradas del conjunto y enviada por email masivo, así mismo entregada en los casilleros de cada apartamento
Siendo las 9:30 am se da inicio a la asamblea con un quorum del 62%.
Propietarios 68,60%
No Asistentes 9,33%
Apoderados 22,07%
2 El Presidente del Consejo Andrés Rodríguez da la bienvenida e inicia la asamblea dando lectura al orden del día.
LECTURA DEL ORDEN DEL DIA 1. Llamado a lista y verificación del quórum.
2. Lectura y aprobación del orden del día.
3. Aprobación reglamento de la Asamblea.
4. Elección presidente y secretario de la Asamblea.
5. Nombramiento comisión verificadora redactora del acta de la Asamblea.
6. Informe de administración, consejo y revisor fiscal.
7. Presentación y aprobación estados financieros a 31 de diciembre de 2016.
8. Presentación ejecución presupuestal vigencia 2016.
9. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto en funcionamiento del 2017.
10. Presentación y aprobación proyectos de inversión.
11. Elección y nombramiento consejo administración vigencia abril 2017 a marzo 2018.
12. Nombramiento comité de convivencia.
13. Nombramiento comité de recepción de áreas comunes.
14. Presentación de propuestas.
15. Nombramiento de revisor fiscal.
16. Aprobación Asamblea por delegados.
17. Aprobación cambios al manual de convivencia.
18. Propuestas por parte de los residentes para ser consideradas en la Asamblea.
DESARROLLO DE ASAMBLEA:
1. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DE QUORUM.
Al momento de dar inicio a la asamblea se contaba con un quorum del 62%, por lo tanto y en cumplimiento de la ley se continúa con la programación de la asamblea.
3 2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.
Se da lectura al orden del día con los puntos expuestos en la convocatoria.
Interviene el señor Jairo Armando Rivera Galvis propietario torre 3 apto 705 hace una anotación al orden del día, para que en el punto 3 se diga si es el señor presidente quien debe declarar legalmente la Asamblea o no, y en el punto 4 modifique, no solo la elección del presidente y secretario, sino también la elección del vicepresidente.
La asamblea por unanimidad aprueba el orden del día, de acuerdo a como se encuentra en la convocatoria
3. APROBACIÓN REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA.
Por unanimidad de todos los asambleístas el reglamento de la Asamblea queda aprobado.
4. ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA.
El señor administrador solicita nombrar un presidente para direccionar la asamblea, se aclaran las funciones del presidente de la asamblea, las cuales se ejecutarán únicamente durante el desarrollo de la misma.
Se postulan las siguientes personas:
Jairo Armando Rivera Galvis propietario torre 3 apto 705
Sindy Castaño torre 4 apto 1201
Por mayoría de votos es elegida la Señora Sindy Castaño propietaria Torre 4 Apto 1201
El señor administrador se postula como secretario y por mayoría de votos es elegido.
4 5. ELECCION DEL COMITÉ VERIFICADOR DEL ACTA DE LA ASAMBLEA.
La señora presidente solicita que se postulen quienes quieran colaborar con esta verificación.
Para lo cual se postulan las siguientes personas:
Alejandro Jaramillo torre 4 apto 1608.
Víctor León torre 1 apto 1004.
German Delgado torre 1 apto 1102.
Por mayoría de votos es aprobado el comité verificador del acta.
El administrador interviene e informa que el quorum en este momento es del 91%.
6. INFORME DE ADMINISTRACION, CONSEJO Y REVISOR FISCAL.
(Interviene el presidente del consejo para ofrecer agradecimientos hacia el administrador William Bueno por su excelente labor).
El administrador se pronuncia y realiza las siguientes sugerencias:
Señores Asambleístas, el informe se encuentra publicado en la página web del conjunto donde todos los propietarios lo pueden consultar.
A las personas que se les ha sancionado, solicitamos mejoren su actitud y cumplan a cabalidad el manual de convivencia del conjunto; como pudieron observar en los videos, hay personas que no recogen las heces de sus mascotas, realizan mantenimientos a los vehículos al interior del conjunto aun cuando se les ha insistido que no se puede, entre otros comportamientos inapropiados.
Señores propietarios y residentes, cuando ingresen al conjunto por favor observar quien está ingresando con ustedes, esto debido a que en torre 4 se presentaron 2 siniestros porque los mismos residentes les dieron ingreso a los ladrones, esto quedo registrado en videos. El Conjunto ha invertido en seguridad, contando con barreras infrarrojas, cercas eléctricas y 2 cámaras de 360°.
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Realizó un llamado a las personas que se encuentran morosas en el pago de las expensas, ya que los propietarios que se encuentran al día están subsidiando todos los gastos. Invitamos a los propietarios a pensar en todos como copropiedad y no de forma individual.
Para ahondar un poco les informo a los propietarios de torre 3 y torre 4 ya empezaron a atrasarse en sus pagos, hay personas que no tienen conciencia de pago de la cuota de administración y desafortunadamente ya están en procesos jurídicos. El deber de la administración es actuar frente a esta situación porque estamos afectando a la Copropiedad.
Se presentó una situación que motivó al consejo y a la administración a cerrar las azoteas, una niña se iba a lanzar al vacío, Debido a esto se sostuvo reunión con los asesores jurídicos del conjunto y se tomó esta decisión, porque el área está determinada para servicio y no para goce. Varios propietarios me han manifestado que compraron con azotea y quiero mi azotea, sin embargo eso lo dejo a consideración de la Asamblea esta decisión, mi deseo como administrador es no poner en riesgo a las personas y evitar que a futuro se presente un accidente; hemos observado que han usado las azoteas para fumar marihuana, ingerir bebidas alcohólicas y otros usos inadecuados, por tal razón prefiero que se tome esa decisión por medio de la Asamblea y no de la administración.
El administrador pregunta si alguien tiene inquietudes respecto a la administración.
Interviene la señora Lida Marcela Plazas propietaria torre 2 apto 406, agradece a el señor administrador por su gestión durante los últimos 3 años, y manifiesta que quisiera que se miraran los derechos de petición que están llegando a la administración cuando las personas por alguna actuación de la misma no están de acuerdo, debido a que está generando unos gastos administrativos importantes, que todos estamos asumiendo; por ejemplo, cuando se interpone una multa por comportamiento inadecuado de una mascota y el propietario no está de acuerdo, este acude en primera instancia a un derecho de petición, el cual es traslado por el administrador al equipo jurídico, quienes lo validan y por ende generan un cobro por
6 sus servicios, asuntos que deben ser tenidos en cuenta por los propietarios para optimizar los gastos.
Interviene el propietario de la torre 4 apto 204, quien igualmente agradece a William Bueno por su labor e indica “Vengo de otro conjunto donde el administrador es totalmente apático a su labor, llevo no más 10 meses residiendo en este conjunto, pero me ha parecido muy buena su labor”. Adicional a esto quiero resaltar dos puntos: primero el tema del respeto, realmente me preocupa que nosotros no nos respetamos, no respetamos a las personas que nos rodean, hemos visto personas utilizando taladros los días domingo a las 8 pm sin importar la comodidad de sus vecinos, creo que se debe trabajar en el respeto; segundo, quisiera que contempláramos la posibilidad de ver como filtramos la entrada al conjunto desde la puerta; la verdad estuve a nada de que un señor me pegara hace 20 días, porque yo ingresé y el señor ingresó detrás de mí, yo le dije discúlpeme, ¡usted vive acá en el conjunto? a lo que él respondió groseramente y se alteró, la verdad no nos pongamos bravos por eso, solamente es un tema de respetar a los demás y me gustaría que estudiaran la posibilidad de colocar algún tipo de seguridad en la puerta.
Toma la palabra la presidenta de la Asamblea para referirse al tema de las intervenciones, ella dice que las intervenciones deben ser de acuerdo al punto que se está tratando, para así evitar desviar el tema; Si las intervenciones son respecto al tema las valemos, pero si no las hacemos en el punto propuestas por parte de los residentes que es el último punto.
Se dirige el administrador dice que vale la pena aclarar que el informe de Revisor Fiscal esta publicado en la página Web del conjunto.
Se dirige el señor Francisco Aponte Revisor Fiscal, donde dice que el informe está publicado en la página Web, pero que si alguien de la asamblea prefiere leerlo en el momento pueden tomar la decisión.
El señor Revisor Fiscal procede a leer el informe.
7 Interviene propietario torre 4 apto 1103 quien dice que le gustaría que el informe fuera más claro en cuanto a lo que se presupuestó para este año, cuánto fue en realidad lo que se gastó, adicional a eso como propietario indicó que desconocía el tiempo de duración que debe tener un administrador, y que había elección de revisor fiscal, pero por trasparencia no observaba cuando debe haber elección de administrador. Interviene el propietario Sergio Monsalve torre 2 apto 1001, para aclararle al señor que intervino que el administrador lo elige el consejo de administración, este órgano es el encargado de hacer el nombramiento del mismo.
Interviene propietario del apto 1601 torre 1 para pedirle al Revisor Fiscal que cambie la etapa 1 por la etapa 2 porque en el informe solo se habla de etapa 1. Interviene el administrador e indica que tal vez no se ha explicado bien, y que la torre 4 lo desconoce porque es nueva, explica que la Constructora cuando vendió el proyecto, lo vendió como Parque Central de Occidente 2, es decir, este es nuestro logo comercial, pero en la escritura se nombra como Ciudadela Parque Central de Occidente Etapa I siendo ese nuestro nombre real y así aparece en la Personería Jurídica.
Interviene el señor Jairo Zambrano propietario del apto 703 torre 3, en cuanto a las discrepancias entre etapa 1 y etapa 2 y afirma que en su concepto esto puede generar inconvenientes y solicita que no haya confusiones al respecto. Ahora si no se arregla en los informes tenemos que etapa I y en otros que etapa II y en la página aparece, entonces nos genera confusión, para que tengamos cuidado con ese tema gracias.
Interviene la propietaria del apto 1202 de torre 4, con respecto a la recuperación de cartera morosa e indica que el señor Revisor Fiscal termina su informe diciendo que la administración no informa si tiene proceso jurídico o no, de inmediato se dirige la presidenta de la Asamblea quien informa que esa información está guardada en la página haciendo parte de toda la información que se suministró a los propietarios, existiendo un listado detallado donde se nombra por apartamento cuánto se debe, y en la siguiente columna indica en qué etapa está ese proceso.
8 Se dirige la propietaria Luisa Fernanda Castillo propietaria del apto 208 torre 4, para aclararle a la persona que dice que hay incongruencia en las etapas y a la señora que pregunta por los procesos, que en primer lugar en la circular de la reunión al comienzo se dice Parque Central de Occidente etapa I y en segundo lugar que a todos se les entregó el listado de morosos, para estar más atentos a cada punto.
De igual manera interviene el señor Manuel Zarate, propietario torre 2 apto 2002, informando que en ocasiones anteriores había presentado un requerimiento para que los informes se presentaran directamente a la Asamblea, entendiendo que por motivo de tiempo durante la asamblea estos no se presentan ampliamente, sin embargo considera que es vital que se haga porque es la única opción donde el consejo de administración puede presentar lo que hizo y mostrar su trabajo, dejar los informes en la página web le parece un poco preocupante toda vez que se restringe el acceso a la información solo para las personas que tienen acceso a internet, y que sería bueno tenerlo en cuenta para las próximas asambleas.
Habla la presidenta de la asamblea y dice que normalmente todos estamos conectados a medios tecnológicos, pero que si en un caso en específico, se requiere documento físico se puede acercar a la administración y solicitarlo. Habla el propietario Henry Márquez torre 2 apto 2001, quien hace parte del consejo y para responder la pregunta de los informes, si bien es cierto que se habló en la Asamblea pasada respecto al tema, se llegó al acuerdo de que para ahorrar tiempo y ayudar al planeta en el tema ambiental, toda la información que tiene que ver con temas informativos, valga la redundancia, por parte de la administración iban a ser expuestos en la página web. Nos genera desgaste presentar cada informe mientras que se puede generar el compromiso por cada propietario de leerlos previos a la asamblea.
Interviene la señora Marcela Jaramillo propietaria torre 3 apto 1602, quien indica que considera válido lo que dice el copropietario, respecto a no presentarse los informes por tema de tiempo, pero su recomendación al administrador es que se presente resumen ejecutivo donde se diga por ejemplo los tres logros del año anterior, los tres retos principales del siguiente año, para que no se quede
9 simplemente en recomendaciones anecdóticas y se vayan los propietarios con una visión del administrador sobre lo que fue importante del año anterior y lo que será para este año.
Se dirige de nuevo la presidenta de la asamblea donde propone se realice una votación sobre a quienes les gustaría un resumen ejecutivo y a quienes no, por mayoría de votos el administrador William Bueno no debe presentar resumen ejecutivo en la asamblea presente y de nuevo llama a votación para conocer quienes apoyan que se deba presentar el resumen ejecutivo en la siguiente asamblea, y por mayoría de votos se define que sí se debe presentar un informe en la próxima asamblea.
Habla el señor Jorge Moreno apoderado torre 4 apto 704, quien indica que le preocupa no tener el documento físico, tuvo la oportunidad de tener el informe de otros conjuntos en los cuales es apoderado y considera que en la presente asamblea se siente desconocedor del tema.
Habla una propietaria que lleva mucho tiempo levantando la mano y no le han dado la oportunidad de participar. Indica que no se observan comportamientos de respeto y que no se consideran a los adultos mayores que no tienen la opción de acceder a internet.
Interviene la presidenta de la Asamblea quien indica que a todos los propietarios se les informo con 15 días de anticipación que se realizará la asamblea y por lo tanto es deber de los copropietarios leer los informes, balances y demás documentación, por lo cual los invito a acercarse a la administración para que les fueran entregados los informes en físico.
Habla el administrador William Bueno quien informo que en la Asamblea anterior se entregaron cartillas que después fueron encontradas en la basura, por tanto en esa misma asamblea se tomó la determinación de no perder este dinero debido a que costo casi $1.500.000 imprimir estos documentos, considerando que ese momento solo habían dos torres, por lo cual se decidió implementar la página web, sin
10 embargo en la asamblea pasada se informó que quienes quisieran la cartilla se acercarán a la administración y con mucho gusto se les imprimiría.
El personal de logística informa a todos los presentes que se les entregó una carta para que la firmen y la entreguen al cumplir la asamblea, también se informó que se les entrego un papel pequeño con torre y apartamento para que puedan reclamar un refrigerio en la parte posterior.
El administrador se refiere al tema de los vehículos parqueados en la parte de afuera del Conjunto, los cuales dan un mal aspecto al conjunto e informa que en varias ocasiones se ha hablado con los propietarios de los vehículos y son groseros al decir que es un espacio público y que ellos pueden hacer lo que quieran, adicionalmente se ha llamado en varias ocasiones a las autoridades de movilidad, tránsito y no se ha logrado su atención.
7. PRESENTACION Y APROBACION ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2016.
Interviene la presidenta de la Asamblea quien informa que esto también está publicado en la página web del Conjunto.
El señor administrador toma la palabra para este punto recalcando que algunos gastos que se presentaron el año pasado, como los equipos para la gestión administrativa, lo cual fue aprobado en el presupuesto del año anterior ítem que se cumplió, el servicio de recaudo no había sido contemplado con la gerente del banco Av Villas se hizo una negociación y los costos con respecto al recaudo se disminuyeron sustancialmente, también hubo una adecuación del cuarto de monitoreo el cual cuenta con 462 cámaras, sin embargo solo hay una persona monitoreándolas. Se instalaron cámaras en las torres 1, 2 y 3 y sótanos, éste golpeo fuertemente las finanzas en el 2016, igualmente se realizó instalación de señalización LED, implementación del control de acceso en las torres, porque antes no se contaba con un control de acceso unificado, con respecto al ingreso al conjunto y a cada torre, se amplió la cerca eléctrica y se instalaron barreras infrarrojas. Cuando se entregaron las torres 3 y 4 se amplió la cerca eléctrica
11 instalándola en la parte posterior, debido a que es la parte más vulnerable en cuanto a seguridad, se realizó mantenimiento a los accesos de las torres, se hizo un cambio en las puertas por unas de mejor calidad, inclusive en la torre 4.
Se instaló una puerta en el acceso peatonal a sótanos, se realizó una gestión de cartera por parte de los asesores jurídicos, y a raíz pues de que hemos tenido inconvenientes de que nuestros mismos propietarios han pasado alrededor de 35 solicitudes de derechos de petición, se decidió junto con el consejo contratar una asesoría jurídica; éste costo es un salario mínimo mensual, se pagó una afiliación a data crédito para que las personas que se encuentren en mora en este momento ya los podemos reportar, nosotros podemos hacer reportes positivos y reportes negativos adicional consultas, somos de los pocos conjuntos en Bogotá que estamos afiliados a data crédito por el manejo que tenemos actualmente en dinero.
Estamos manejando un presupuesto anual de casi $1.200 millones.
Bueno este año el conjunto invitó a participar en capacitaciones pero los propietarios y residentes no se acogieron, a pesar de que eran gratuitas en algunos casos y en otros casos íbamos a pagar algo muy mínimo, entonces no valió la pena hacerlo porque llegaban 2 o 3 personas a las capacitaciones, algunos de los temas programados eran sobre seguridad, convivencia y atención al cliente.
Digamos que de los retos de este año está en mejorar muchos aspectos, que también nos van a golpear financieramente, miremos la pantalla, este es el resultado de los estados financieros, si ustedes se fijan hemos tenido un movimiento y una diferencia bastante grande de un año a otro, ¿que nos representa esa diferencia de un año a otro? La entrada de las torres 3 y 4, el contador del conjunto creo que puede ampliar un poquito más el tema, entonces le doy la palabra a él, para que les explique el balance y les explique lo del estado de resultados, al final hacemos las aclaraciones.
Se dirige el señor Álvaro Alfonso López, soy contador público titulado de la Universidad Santo Tomas, manifestando que encontró una contabilidad actualizada ya con parámetros y normas internacionales de información financiera; mi
12 desempeño desde abril hasta la fecha, ha sido básicamente en temas de revisión de estados financieros, análisis y revisión de cuentas, validación de saldos y es básicamente lo que se está reflejando en los estados financieros, en cuanto a la situación financiera básicamente tuvimos una disminución en el activo, está representado en su mayor porcentaje en la disminución de los deudores, de acuerdo a lo que menciono William Bueno básicamente consiste en la recuperación de cartera que se viene ejecutando desde 2016. En temas de pasivos también tenemos algunos temas de depuración y organización, hemos estado saldando algunas cuentas y pues obviamente las obligaciones que se adquirieron por los proyectos que como tal la administración tiene y hablando desde el punto de vista patrimonial, pues los excedentes básicamente se han visto disminuidos por la ejecución de los proyectos e inversiones que se han realizado.
El comportamiento de la cartera, como se evidencia en el gráfico (2013 – enero 2017) la tendencia es a disminuir y pues con procedimientos como el reporte a data crédito y/o la intervención del área jurídica para los cobros ha ayudado a que este ejercicio se vea reflejado en los estados financieros. En cuanto al análisis general de cartera está en la gráfica, la idea era reflejar quienes estaban en cobro jurídico, cobro administrativo, al día y la cartera por edades.
Ahora mirando el estado de resultados básicamente los ingresos, como podemos notar incrementaron a $112.000.000, vuelvo de nuevo a la explicación que dio William Bueno, básicamente por el ingreso de la torre 4, lo cual genero los mayores ingresos. Los gastos han tenido un comportamiento normal y de acuerdo a lo presupuestado.
La presentación que encontramos aquí, es la presentación ejecutiva, no es una presentación formal, puesto que me hubiese podido extender mucho más tiempo de lo que me acabo de demorar en este momento, esos estados financieros con sus notas explicativas, digámoslo así con detalle están en la página, pero obviamente están auditados por revisoría fiscal, firmados por mí y bajo todos los parámetros que la contabilidad lo exige.
13 Interviene el señor propietario Jorge Avendaño torre 4 apto 1103, lo que yo alcanzo a percibir de ese informe es que pues en cuanto a gastos e ingresos estamos como igual, lo que se nos ha trasmitido es que con torre 3 y torre 4 cuando entraron en funcionamiento, entramos como en la pala bajá, por los comentarios anteriores, pero las cifras muestran otra cosa, mi punto va es que como todo está en la página de internet, entonces yo fui a internet, y revise el presupuesto para el 2017, que se incrementa en $250.000.000 de pesos, respecto al presupuesto que se aprobó para el 2016, es decir es un incremento del 21%, entonces a mi si me gustaría que me explicaran, porque si las cuentas están más o menos bien, porque se justifica un incremento del 21%, que para las personas que pudieron revisar los documentos podrán darse cuenta, entonces si me gustaría una explicación, respecto de esas cifras. O sea, la plata se justifica con cifras, con números e indicadores, la plata no se justifica básicamente con gráficos y colocando cifras sin saber. Me parece que hace falta que en verdad las exposiciones de todos estos temas financieros sean mucho más contundentes y mucho más precisas.
Responde el señor contador del conjunto dice, me permito informarles que el tema que estamos tratando en los estados financieros es el cierre de 2016, en el cual básicamente lo que pretendo es exponer a ustedes cual es la ejecución presupuestal, como se registró, como se contabilizo todo este presupuesto que William explico antes de que yo interviniera; Todos estos puntos que William explico, obviamente fueron los que generaron que los excedentes fueran disminuyendo y básicamente es por temas de inversión, por proyectos que entiendo han sido aprobados por ustedes y ejecutados por la administración.
Interviene el propietario torre 3 apto 806, yo si recomendaría a William, que esta situación que se está presentando es la misma que hace un año y quiero que ustedes entiendan, que a mí me pasó y es que no sabía la historia el año pasado con torres 1 y 2, William nos explicó y hay pudimos entender toda esta mecánica, recomiendo a William hacer lo de hace un año, y lo recomiendo para el próximo año.
Dice la presidenta de la Asamblea que el Revisor Fiscal quiere intervenir en este punto, pero antes ella quiere decir algo y es que el Revisor Fiscal es una persona
14 independiente al conjunto, la función de él como tal es validar que todo lo registrado en los estados financieros este bien, la firma de él dice si los estipulado es los estados financieros es razonable o no lo es, y su firma da fe pública de que es así o no lo es. Y él también está en la facultad de que si no está de acuerdo con algo, que si sus pruebas de auditoria o hay anomalías en alguna cosa y no está bien él también puede emitir un informe por ejemplo diferente al que emitió hoy.
El señor Revisor Fiscal habla de los estados financieros, y dice si suena muy bonitas las cifras, y que todo esté bien, escuche a alguien que quería saber si estamos bien o estamos mal, en este momento si ustedes analizan los estados financieros pueden darse cuenta que estamos en una situación deficitaria, que no es irrelevante a perdida, porque nosotros no somos una empresa que obtenga producto de la renta, sino que el administrador lo que hace es decirles a ustedes cuales son los gastos e inversiones que hay y como los vamos a cubrir. La cuota no es la que se incrementa, lo que se incrementa son los gastos e inversiones y no la cuota, entonces lo que les decía del ejercicio que hicimos hoy hay una posición deficitaria, pero por las inversiones que se están haciendo.
Pregunta la presidenta de la asamblea, ¿hay alguna duda? Interviene el señor David Casas, yo si tengo dudas en el estado financiero digamos en varios puntos, por ejemplo en el patrimonio, yo veo que los excedentes del 2015 fueron $151.000.000 y en 2016 fueron $76.000.000 yo si quisiera saber en qué se gastó, las reservas es extraño que hayan sido las mismas durante 2 años, y la nota 13 no especifica, dice nota al pie y no dice nada, lo segundo es que aunque yo no sea contador me preocupa que en el activo, los gastos disminuyeron a la mitad, por concepto de pólizas y seguros, pero ahora viendo resultados veo que subieron el doble, de
$35.000.000 a $70.000.000, y con todo respeto yo le digo al revisor fiscal, el informe fue una hoja y media toco 3 o 4 puntos, pero no toco esos puntos gruesos digamos esas diferencias, yo quiero hacer la acotación que en el informe fiscal se haga uno nuevo con más explicaciones y más acotaciones.
La presidenta dice sus dudas, la 1. En el estado de resultado se habla de otros ingresos que son, $14.000.000 y en la nota 3 que se supone que es la que explica,
15 dice que eso se debió a recuperaciones de contabilidad errada de los años anteriores, y también habla de gastos anteriores por concepto de $22.000.000 y dice que es de los aprovechamientos realizados corresponden a una cuenta de cobro de contabilidad errada, yo si quisiera saber que paso y que por favor me expliquen si había otro contador o se estaban haciendo las cosas mal, porque el contador dice que se encuentra con que las cosas con el contador anterior estaban bien, y ahora uno ve esto y se da cuenta que hay inconsistencias en las cosas.
Quisiera saber que se va a establecer para realizar este control, para que en próximas ocasiones no haya este tipo de incongruencias.
Interviene el señor administrador, cuando la constructora le entregó todo al conjunto, la constructora no fue muy clara en muchos aspectos digámoslo no la constructora, sino la administración que ellos había delegado, no aclaró muchas dudas que quedaron para ese entonces, tengo muchísimos inconvenientes con la contabilidad, pues estaba muy desordenada tanto así que este año tomamos la decisión de empezar a depurar, junto con Álvaro López toda la contabilidad donde encontramos errores que vienen desde el 2013, cuando yo recibí el conjunto teníamos un súper déficit, se le debía a la compañía de vigilancia $230 millones de pesos y en su momento a ellos les dijeron que no eran sino $30.000.000, adicional a esto muchos proveedores que sumaban más de $50 millones de pesos, y la empresa de vigilancia de por si cuando yo llevaba 30 días administrando me llego una cuenta de cobro jurídico donde me iban a embargar la cuenta del conjunto, se llegó a un acuerdo con esta compañía y durante el proceso de gestión de mi administración, desde esa época a más o menos febrero o marzo, hubo una recuperación de cartera, con respecto al tema de la cartera, en ese entonces teníamos una cartera de $650 millones de pesos, que estaba entre la torre 1 y la torre 2, cuando la administración de nosotros llegó, se recuperó esa cartera y con esa recuperación de cartera, se logró pagar las deudas que teníamos y poder mantener un poco el conjunto, este año empezamos aunque no nos correspondía, a limpiar y así poder tener un estado financiero más limpio. En esa revisión encontramos que la administración de ese entonces le debía todavía a la administración provisional
$1.500.000, no encontramos a la señora porque la idea era que el conjunto no le
16 debiera absolutamente a nadie, buscamos a la señora para pagarle, entonces no sé porque el consejo no le había autorizado el pago a la señora, el caso es que pasaron alrededor de 4 años, y continuábamos con la cuenta por pagar, se tomó la decisión de llevarlo a una recuperación, también se le debía al revisor fiscal de esa época, al señor se le llamo se le dijo mire a usted se le deben $500.000 del año 2014, pase y recoja su cheque. Esa es una de las recuperaciones que habla la señora presidenta. La reserva es algo muy sencillo es nuestro fondo de imprevistos, que es el 1% de nuestro recaudo, mensual por gastos de administración. Con respecto al tema de los seguros, los seguros del conjunto van de Abril a Abril, o sea que nosotros alcanzamos a pagar seguros inmediatamente del año anterior. Vale la pena aclarar que nosotros incluimos la torre 4 dentro del presupuesto del año pasado, así como lo hicimos anteriormente con la torre 3, esto hizo que la cuota de administración se mantuviera igual que el año pasado.
Otra situación que dentro de presupuesto también se tuvo en cuenta, la llegada con respecto a gastos de motobomba, una serie de gastos que no teníamos contemplados, porque no sabíamos que servicios teníamos.
En propiedad horizontal no se registran activos, solo se llevan gastos ya que, en dado caso de liquidación de la personería jurídica, como se dividen los muebles o demás para todos los propietarios, por eso no se activa. Interviene Sergio Monsalve, propietario del apartamento 1001 torre 2 y dice que es cierto, no podemos pretender activar eso y después venderlo para darle a cada uno su parte por ejemplo la venta de un mueble! Eso no tendría razón de ser.
Se dirige la presidenta de la asamblea y dice: Nosotros como propietarios debemos aprobar estos estados financieros, por ende, debemos someterlo a votación, lo haremos de la misma forma, lo ponemos a votación.
Por votación unánime se aprueban los Estados Financieros del 2016.
17 8. PRESENTACION EJECUCION PRESUPUESTAL VIGENCIA 2016
La ejecución presupuestal también estaba colgada en la página, básicamente lo que se refleja es que para el 2016 se presupuestaron $1.016.000.000 se ejecutaron
$896.000.000 teniendo así un déficit de casi $210.000.000, esto se debe a que esperábamos el ingreso de torre 4 en el mes de mayo pero ingreso hasta septiembre. Hubo una inversión adicional que fue la adecuación del cuarto de monitoreo, desafortunadamente solo hay 1 guarda para vigilar este cuarto, otro proyecto fue la iluminación LED, otro sobrecosto adicional fue que en las cajas conectoras de aguas lluvias y aguas negras se sacaron alrededor de 4 toneladas y esa disposición costo alrededor de $7.000.000; con la entrada de torre 4 fue necesario contratar otro guarda.
¿Hay alguna observación?
Interviene Ángela Acosta propietaria del 1708 torre 2, solicitó aclaración del por qué el ingreso de torre 4 nos afectó el presupuesto, es que AR no paga administración?
El administrador responde que AR si paga administración, pero comienzan con el pago de la administración de la torre, a partir del momento en que inician la entrega de la torre
Por unanimidad se aprueba la ejecución presupuestal del 2016.
9. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO PARA EL AÑO 2017
Interviene el administrador William Bueno, este reporte de ejecución presupuestal también está en la página, pero si alguien desea hacer una observación o tiene algún comentario al respecto, al finalizar mi informe puede realizarla. Vale la pena aclarar que esperábamos el ingreso de la torre 4 pero no se generó en mayo sino en septiembre.
La propuesta del consejo de administración y administración para el proyecto de presupuesto es subir la cuota de administración, esto va dirigido a subir el mínimo,
18 o sea el 7%, es decir entre $8.000 y $9.000 la cuota de administración a cada uno, vale la pena recordar que llevamos varios años sin aumentar la cuota de administración significativamente, el año antepasado se aumentó el 2%, y el año pasado aumento el 3.5%. En el tema de la vigilancia, necesitamos un guarda más, este es el rubro que más afecta la cuota de administración
¿Alguien tiene alguna inquietud? Pregunta el administrador.
Interviene Freddy Polania torre 3 apto 704, lo presupuestado para este año es de
$103.213.000, y el presupuesto de 2016, sería de $73.200.000 sería una diferencia de alrededor el 40%, quisiera me explicaran esa diferencia y de donde sale.
Responde el administrador y dice que se adicionó una persona más en la administración, teniendo en cuenta que las personas están trabajando de tiempo completo, para no tener problemas con el tema de parafiscales, se ha contratado por servicios, pero como a estas personas no le podemos exigir tiempo porque se vuelve un vínculo laboral, y podemos arriesgarnos a una demanda por temas de salario y prestaciones, entonces les hemos aumentado lo que sería prestaciones sociales y demás.
Interviene Jorge Avendaño torre 4 apto 1103, yo simplemente quiero manifestar mi inconformidad respecto al presupuesto planteado para el 2017, porque en la asamblea del año pasado se planteó un presupuesto anual de $931.000.000, y ahorita escuché que el resultado había sido de $896.000.000; es decir sobro algo de plata, no entendía el déficit entre el año pasado y este y ahora entiendo que como suben los sueldos del administrador y de sus asistentes claramente cuadra porque aumenta casi $1.000.000.
La señora propietaria de la torre 1 apto 504, interviene y muestra inconformidad por el comentario anterior del señor Jorge.
Interviene Lida Marcela Plazas Torre 2 Apto 406, yo llegue al Conjunto hace 3 años y era un desastre, hoy en día se puede evidenciar un cambio, William ha sido un
19 administrador impecable, muchas personas hemos visto al administrador a la 1 am, él viene en cualquier momento y su sueldo es muy merecido.
La señora Mónica Suarez, torre 1 apto 1103, le parece acertada la labor de don William, dice que el incremento planteado por él es el adecuado de acuerdo a sus funciones y teniendo en cuenta que es un profesional y lo que está haciendo lo está haciendo bien. Si queremos vivir bien y tener algo seguro, debemos pagar lo que realmente es.
Interviene Elizabeth Lugo torre 3 Apto 304, soy miembro del consejo y veo la lucha del grupo de administración, adicional cuando la administración solicita colaboración y apoyo, nadie lo hace. Todos somos una familia, esta nómina que se está pagando está acorde a las necesidades del conjunto.
Se dirige el señor Presidente del Consejo y dice que si le bajan al tema de administración sería un tema complejo pues no encontraríamos una persona que lo haga de igual manera y cobre menos; reducir en seguridad sería algo muy complejo y por ley se paga lo que debe ser.
La presidenta dice: podríamos bajarles a los mensajes de texto, al tema de papelería, canecas de basura entre otros.
Interviene propietaria torre 2 apto 1206, considero que ya han sido muchas intervenciones sobre el tema, ya hagamos la votación para decidir si lo aprobamos o no y ya.
Lo someten a votación el tema de aumentar o no aumentar la cuota de administración, interviene el revisor fiscal y dice, tengamos en cuenta que en la propiedad horizontal se relaciona gastos e ingresos, como vamos a cubrir ese valor con las cuotas de administración.
El incremento es retroactivo.
Por votación unánime se aprueba el presupuesto del 2017.
20 10. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN.
Dice la presidenta de la Asamblea: esto está incluido obviamente en el presupuesto.
Habla el administrador del conjunto, en la página yo subí todo el tema de proyectos de inversión, uno de ellos fue colocar unos torniquetes alrededor del conjunto para controlar el ingreso del personal, mejorar el parque infantil, cámaras de torre 4.
Existen dos propuestas por parte del consejo de administración y la administración:
1) Torre 4 asuma el costo del proyecto de sus cámaras. 2) Re liquidar todo el proyecto de cámaras incluyendo torre 4 y que todo el conjunto lo asuma igual. El proyecto tiene un costo de $64.000.000, cada apartamento debe dar en promedio una cuota extraordinaria de casi $400.000, es necesario el tema de las cámaras en esta torre por la serie de problemas que encontramos a diarios con los residentes de esta torre
Hay otra propuesta que consisten en recuperar la cartera existente y torre 4 pagaría una cuota igual a la que pagaron las otras torres.
La presidenta, somete a votación si el costo de las cámaras lo asume solo torre 4 o lo asume todo el conjunto. O hay otra opción y es hacer la recuperación de cartera que aún queda, sería un compromiso por parte de la administración, otra opción, es reunirse con torre 4 no más, y mirar si logramos con la recuperación de cartera reunir la totalidad del dinero, o que debemos hacer.
Propietario apto 1202 torre 4, está de acuerdo con que torre 4 asuma el costo de las cámaras, pero deben tener en cuenta los aptos que no se han entregado.
Las propuestas para votar son:
1) Los propietarios de torre 4 asuman el costo del proyecto con una cuota extraordinaria de $400.000.
2) Torre 4 pagaría una cuota extraordinaria equivalente a una cuota de administración plena, en 3 meses se evalué la recuperación de cartera y de acuerdo a eso, torre 4 asumiría la diferencia si fuera necesario (reunión específica)
21 3) Re liquidar todo el proyecto y que sea asumido por todo el conjunto. Esta
propuesta no es tenida en cuenta por decisión de la asamblea.
Se cambia la votación, el tema del costo de las cámaras y demás lo dejan para una reunión aparte solo de torre 4, ahora van a votar si se aprueba la afectación de áreas comunes para la instalación de cámaras (tuberías, ductos). Por mayoría se aprueba.
El proyecto de instalación de torniquetes en el conjunto NO fue aprobado por la asamblea.
Otro tema es el de parqueaderos de visitantes, que por manual de convivencia es hasta las 9:00 p.m. Se solicita aprobación de la asamblea para aprobar el cobro de parqueaderos de visitantes y el reglamento del manejo de este será definido por la Administración y el Consejo de Administración
Por mayoría se aprueba el cobro de parqueadero de visitantes y se deja a cargo de la Administración y del Consejo de Administración el reglamento de uso de este.
11. ELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
Interviene el señor administrador, dice que el consejo debe estar conformado por un número impar, que normalmente en el conjunto han estado 7 miembros. Se presentan las personas que ya están en el consejo y que se quieren postular:
Ricardo Bolívar torre 2 apto 1801
Elizabeth Lugo Torre 3 Apto 304
Henry Márquez Torre 2 apto 2001
Andrés Rodríguez Torre 2 Apto 103
Jairo Rivera Galvis Torre 3 apto 705
Lida Marcela Plazas torre 2 apto 406
Claudia Ivonne Morales Torre 2 Apto 1807
Nataly Sarasty Torre 2 Apto 2007
Camilo Torres Torre 3 Apto 1903
22
Jorge Avendaño Torre 4 Apto 1103
Uno de los requisitos para poder hacer parte del consejo es estar al día en el pago de administraciones y cuotas extraordinarias.
12. NOMBRAMIENTO COMITÉ DE CONVIVENCIA.
Se presentan las personas que se quieren postular al comité de convivencia.
Diego Fernando Monroy Torre 3 Apto 1005
Nataly Sarasty Torre 2 Apto 2007
Victor León Parada Torre 1 Apto. 1004
Por votación queda aprobado el comité de convivencia.
13. NOMBRAMIENTO DE COMITÉ DE RECEPCION DE AREAS COMUNES.
Mínimo debe ser constituido por 3 propietarios. Se postulan:
Carlos Rodríguez Torre 3 Apto 1003
Eduardo Pérez Torre 1 Apto 1707
Andrés Mauricio Cuellar Torre 3 Apto 806
Sonia Sanabria Torre 2 Apto 602
Luis Carlos Durán Torre 3 Apto 901
Se presentan las personas que quieren hacer parte de este comité y por votación este comité es aprobado.
Se levanta asamblea a las 3:02 pm, ya que no se cuenta con el quorum para aprobación y elección de revisor fiscal, manual de convivencia, asamblea por delegados.
(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)
Sindy Castaño William Bueno Hernández
Presidente Secretario
