Aviso de derechos del propietario

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Aviso de derechos del propietario

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Fecha de elaboración: 10 de febrero de 2012

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Módulo Procesos Especiales

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA

Contenido del manual

Objetivo del manual

Este manual te guiará en el aprendizaje y conocimiento de la operación básica de

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA que te permita comenzar a trabajar

inmediatamente.

Estructura de este manual

El Módulo Procesos Especiales está compuesto por capítulos que contienen la explicación del sistema; en cada uno se incluyen ejercicios prácticos que te permitirán afianzar el conocimiento adquirido.

Señalética Con las siguientes imágenes se identifica:

Las referencias de consulta al Módulo de capacitación de CONTPAQ i®

FACTURA ELECTRÓNICA.

Los ejercicios prácticos.

Aquí se identifican las bondades CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

G

RACIAS POR TU ASISTENCIA

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Índice

1 C

ONFIGURACIÓN AVANZADA Y EXTRAS DE DOCUMENTOS

Tema Página

VISIÓN GENERAL 1-1

CONFIGURACIÓN AVANZADA 1-2

QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR CON LOS CATÁLOGOS 1-3

CÓMO LLEVAR EL MANEJO DE CONCEPTOS 1-7

QUÉ ES LA INTERFAZ CONFIGURABLE 1-18

QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO CONFIGURAR EN CONTPAQ I® FACTURA ELECTRÓNICA 1-21

INFORMACIÓN ADICIONAL DE LOS DOCUMENTOS 1-23

CÓMO REALIZO VENTAS AL EXTRANJERO 1-24

QUÉ INFORMACIÓN DEBO SABER SOBRE LOS ABONOS 1-29

CÓMO CONFIGURO OTRAS CONEXIONES DE CFDI/CFD 1-33

2 C

ONTABILIZACIÓN

VISIÓN GENERAL 2-1

CÓMO CONTABILIZO MOVIMIENTOS 2-2

CÓMO ASOCIO UNA EMPRESA 2-3

CÓMO CONFIGURO SEGMENTOS CONTABLES 2-4

CÓMO CONFIGURO ASIENTOS CONTABLES 2-6

CÓMO ASIGNO ASIENTOS CONTABLES 2-10

CÓMO ELABORO PÓLIZAS 2-12

CÓMO CARGO PÓLIZAS A CONTPAQ I®CONTABILIDAD 2-14

CÓMO CONCILIO PÓLIZAS 2-16

QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR 2-18

3 P

ROCESOS DE

CONTPAQ

I

®

FACTURA

ELECTRÓNICA

VISIÓN GENERAL 3-1

COMO ENVÍO EL INFORME MENSUAL AL SAT 3-2

CÓMO CANCELO LOS CFDI 3-3

CÓMO TIMBRO MASIVAMENTE LOS CFDI 3-5

(5)

Índice, Continuación

4 C

ONFIGURACIÓN DE USUARIOS

VISIÓN GENERAL 4-1

Información general sobre configuración de usuarios 4-2

Cómo creo perfiles de usuario 4-3

Cómo registro un usuario 4-5

Qué otras funciones puedo realizar 4-8

5 R

EPORTES Y FORMATOS A LA MEDIDA

VISIÓN GENERAL 5-1

CÓMO UTILIZO LA HOJA ELECTRÓNICA 5-2

CÓMO CREO UN MODELO ELECTRÓNICO 5-4

CÓMO MODIFICO UNA PLANTILLA PARA FORMATO AMIGABLE 5-9

CÓMO UTILIZO EL EDITOR DE FORMAS 5-19

CÓMO CREO UNA FORMA PREIMPRESA 5-21

6 T

RANSFERENCIA DE DATOS Y

U

TILERÍAS

VISIÓN GENERAL 6-1

Cómo importo catálogos 6-2

Cómo genero masivamente documentos 6-6

(6)

(7)

(8)

Fecha de elaboración: 10 de febrero de 2012

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Capítulo 1

Configuración avanzada y extras de documentos

Visión general

Introducción

Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de: •

• Crear conceptos de acuerdo a las necesidades de la empresa. • Capturar documentos con moneda extranjera.

• Conocer los tipos de abonos que se pueden crear o utilizar en base a la estructura administrativa que tiene la empresa.

• Agregar campos extra en caso de que los necesite.

En este capítulo Este capítulo contiene las siguientes secciones:

Sección Página

Configuración avanzada 1-2

Información adicional de los documentos 1-23

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Configuración avanzada

Visión general

Introducción Todas las empresas tienen necesidades de información y características específicas que pueden ser configuradas en el sistema para facilitar aún más el uso del mismo.

El manejo de información adicional sobre los catálogos y configuración de la empresa te permitirán aprovechar mejor los datos que se generan en ella y sacarle mayor provecho a

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de:

• Conocer qué otras funciones puede realizar con los catálogos. • Identificar y conocer qué es la interfaz configurable.

• Conocer qué son los conceptos y cómo se realiza su configuración.

• Identificar otras funciones disponibles en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

En esta sección Esta sección contiene los siguientes temas:

Qué otras funciones puedo realizar con los catálogos 1-3

Cómo llevar el manejo de conceptos 1-7

Qué es la interfaz configurable 1-18

Qué otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA

1-21

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Qué otras funciones puedo realizar con los catálogos

Qué es Dentro de cada catálogo de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA existen otras funciones o acciones que puedes realizar, además de la captura de los datos obligatorios para generar el registro.

Estas funciones generalmente te ayudarán a organizar mejor la información de tu empresa o bien, al configurarla se agilizará el trabajo al momento de realizar cualquiera de los

documentos.

Importante: Las funciones que se presentan en este tema son comunes a todos o algunos de

los catálogos. Más adelante encontrarás otras funcionalidades propias de cada catálogo.

Vista de Saldos Es una forma rápida de conocer todos los documentos del cliente o proveedor, así puedes conocer aquellos documentos que tienen saldo pendiente.

Esta opción se localiza en la ventana principal del catálogo Clientes.

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Qué otras funciones puedo realizar con los catálogos,

Continuación

Estado del registro

Este campo se considera como un dato obligatorio e indica si el registro está Inactivo (en baja temporal), en caso contrario se considerará como Activo (en alta).

Recuerda: Podrás modificar el estado Activo/Inactivo de un cliente cuando lo desees. Importante: Esta funcionalidad está disponible en la ventana principal de los catálogos Clientes y Servicios.

Consulta la siguiente tabla para conocer las implicaciones de cada estado de los registros en cada uno de los catálogos disponibles de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNIC.

Catálogo Estado Inactivo Estado Activo

Clientes No aparecerá en los reportes del sistema y CONTPAQ i®

FACTURA ELECTRÓNICA no

permitirá facturarle mercancía; es decir, no se podrá efectuar una venta; pero dicho cliente sí podrá generar pagos hasta que liquide el saldo.

En el caso de un Cliente activo, los movimientos de venta y cobranza se realizarán sin restricciones y la información referente al cliente se desplegará en los reportes solicitados.

Servicio No puede facturarse y no

aparecerá en reportes. --

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Qué otras funciones puedo realizar con los catálogos,

Continuación

Descripciones CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA te permite utilizar 3 descripciones diferentes en el

servicio. Estas descripciones son:

Descripción corta

Aquí podrás capturar una breve descripción del servicio, como por ejemplo, qué abarca dicho servicio. Solo acepta 30 caracteres.

Descripción alterna

En esta opción puedes capturar la descripción que utiliza tu cliente; de esta forma, al facturar el servicio que le proporciones a tus clientes podrás incluir los datos que él maneja.

Descripción detallada

Esta descripción te permite contar con mayor información sobre algunas cualidades o datos que requieras saber sobre dicho registro, la cual puede ser tan larga como lo requieras.

Otras funciones para clientes

Entre las funciones adicionales que puedes realizar en el Catálogo Clientes está: • Asignar porcentaje de descuento

• Condiciones de crédito.

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Qué otras funciones puedo realizar con los catálogos,

Continuación

Asignar un porcentaje de Descuento

Esta opción forma parte de las condiciones comerciales asignadas a los clientes y con esta función puedes otorgarle un descuento especial por cliente que está disponible para las empresas que lo incluyen en sus políticas.

Recuerda: Las condiciones comerciales se establecen según tus criterios con relación a cada

cliente.

Condiciones de crédito

En estos campos podrás indicar si a tu cliente le venderás a crédito, cuántos días de crédito serán y cuál será el límite de crédito..

También podrás especificar si manejarás un límite de documentos vencidos y si se podrá facturar al cliente aunque rebase el límite de crédito.

Esto te permitirá tener un mejor control en tus estrategias de cobranza.

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Cómo llevar el manejo de conceptos

Qué es Los conceptos son los tipos de documentos que maneja CONTPAQ i® FACTURA

ELECTRÓNICA para la creación de documentos. Este documento proviene de un documento

modelo.

Qué es un documento modelo

El documento modelo es una plantilla que indica la naturaleza de los conceptos y donde se encuentran todos los campos disponibles para ese tipo de documento.

Es el documento modelo el que define si el documento es de cargo, abono, si afecta existencias, saldo, etcétera.

Nota: Un documento modelo no puede abrirse, por tanto, no es modificable; en contraparte el

concepto es el que puede adecuarse a las necesidades de la empresa.

Tipos de conceptos

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA cuenta con 7 documentos modelo y 10 conceptos

predefinidos, sin embargo, podrán crearse tantos conceptos sean necesarios, o bien, modificarse los conceptos existentes.

Relación entre Conceptos y Documentos Modelo

Consulta el siguiente diagrama para conocer información más detallada sobre los conceptos, documentos y movimientos disponibles en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Documentos Modelo de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA Documentos Conceptos Movimientos Básicos Movimientos Básicos Los movimientos básicos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA están relacionados

directamente con los Documentos Modelo. Así, determinado número de esos Documentos Modelo pertenece a Facturas,

otra cantidad pertenece a Honorarios, otra a Notas de Crédito, etcétera.

Conceptos

Estos son algunos de los Conceptos que incluye CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA en su base de datos, de forma que puedas trabajar con

documentos desde que adquieres el sistema;

pero podrás crear tantos Conceptos como tus necesidades te lo exijan, o bien, modificar la configuración de los Conceptos ya existentes. Importante: Un Documento Modelo No se puede alterar ni modificar. Los Conceptos que ya han sido grabados, pueden ser editados, pero no se puede cambiar el Documento Modelo al que pertenecen.

Documentos Modelo

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA incluye 7 Documentos Modelo, que aplican a los movimientos incluidos en el menú

Movimientos.

Cada Documento Modelo sirve como base para la creación de todos los Conceptos que necesita tu empresa. Importante: Los Documentos Modelo No se pueden modificar ni editar, únicamente puedes crear Conceptos a partir de ellos.

Documentos

Con los Conceptos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA puedes crear el número de documentos que necesites. En el menú Movimientos, selecciona el

documento que deseas, y si es necesario, asígnale un Concepto. Podrás capturar la información del documento, mientras que el Concepto aplicará las definiciones configuradas en él. Importante: Una vez que accedas a la barra de menú que corresponda (Factura,

Honorarios, etcétera), podrás seleccionar el Concepto por medio del botón o de la tecla <F3>.

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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Cómo ingreso Para configurar los conceptos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA ve al menú

Configuración, submenú Conceptos y selecciona el documento modelo deseado.

Qué necesito para configurar

Para configurar un concepto, los datos obligatorios son Código y Nombre. Sin embargo existen otros datos importantes que ayudarán a la configuración del concepto.

Si la casilla “Documentos a Crédito” está marcada significa que todos los documentos que se realicen con este Concepto generarán datos para las estadísticas de ventas a crédito. Cuando requieras que el documento de cargo genere automáticamente un documento de abono, marca la casilla “Concepto por omisión para pagos” y especifica el tipo de abono que se creará.

Continúa en la siguiente página

Marcar la diferencia entre los Conceptos a crédito y los que son a contado, hace que se lleve un mejor control de las estadísticas de ventas. Con información correcta en las estadísticas de ventas obtendrá reportes confiables.

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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Datos adicionales

Dentro de la ventana Conceptos, existen datos adicionales que se pueden configurar después de guardar el concepto. Estas pestañas son:

1. Datos generales 2. Movimiento

3. Impuestos y descuentos

4. Comprobante Fiscal Digital / CFDi

Nota: La pestaña Comprobante Fiscal Digital / CFDi ya se explicó en el módulo Elemental

del manual de curso de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Cómo ingreso.

Realiza cualquiera de las siguientes acciones para desplegar la pestaña correspondiente a cada dato adicional.

• Haz clic en la pestaña deseada.

• Presiona las teclas <Alt+Número de opción>.

Propiedades de los campos

Los campos que se incluyen en los datos adicionales tienen los siguientes estados:

• Oculto – El valor del campo no aparecerá en la ventana de captura del documento

pero sí se considerará en el total del movimiento y documento.

• Lectura – El valor del campo aparecerá en la ventana de captura pero no podrá

modificarse.

• Escritura – El valor del campo aparecerá en la ventana de captura y podrá ser

modificado.

• Sin Uso – Este campo no se utilizará en la ventana de captura ni se considerará en

el total del movimiento y documento.

Nota: Podrás indicar sólo un estado para cada campo.

Cómo guardar Una vez que especifiques la información de cada Dato adicional haz clic en el botón Guardar para conservar los cambios.

Configuración Datos generales

Esta pestaña te permite configurar datos adicionales para el cliente y la moneda.

Los datos que tienen estado Escritura, deberán capturarse al momento de generar

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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Si manejas CFD o facturas tradicionales

En caso de que manejes CFD o factura tradicional tendrás opción de indicar el valor asumido para el campo “Folio”, el cual se puede utilizar de 4 maneras:

1. Consecutivo del documento modelo – Se utiliza cuando la foliación desea llevarse para todos los conceptos de un documento modelo.

2. Consecutivo del concepto – Se utiliza cuando la foliación desea llevarse por concepto.

3. Al imprimir tomar el consecutivo del documento modelo – Será cuando se imprima el documento, que se considere la foliación del documento modelo. 4. Al imprimir tomar el consecutivo del concepto – Será cuando se imprima el

documento, que se considere la foliación del concepto.

Nota:

• Si deseas manejar una foliación por concepto, deberás indicar el folio inicial. • Cuando la foliación es por documento modelo, el folio inicial se indicará en Folios y

Conceptos asumidos.

El campo “Serie” es de Escritura para todos los conceptos de CONTPAQ i® FACTURA

ELECTRÓNICA.

Configuración del Movimiento

Aquí se especifica qué campos aparecerán en el detalle del documento; es decir, los campos que se utilizarán en los movimientos del documento.

De esta forma la captura de los movimientos será más ágil.

En el apartado Orden de captura podrás indicar qué valor deseas que se muestre primero al capturar el documento.

Importante: Considera que los impuestos y descuentos se calculan en base al precio, por lo

tanto, es necesario que el precio se capture antes que los impuestos y descuentos. Consulta el gráfico de la siguiente página.

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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Configuración del Movimiento (continúa)

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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Configuración de Impuestos y descuentos

En esta ventana se configurarán los porcentajes e importes de los descuentos, la base del cálculo y de qué opción se tomará el valor de los descuentos.

Sólo el primer descuento se calculará con base en el neto del movimiento, el resto de los descuentos se calcularán en cascada, es decir, se calculará con base en el resultado anterior. También podrás configurar los porcentajes e importes de los impuestos y retenciones, así como la base del cálculo de los mismos.

Los impuestos pueden tomar el valor de las siguientes ventanas: • General (Redefinir empresa, pestaña 5. Impuestos).

• Cliente (Catálogo de Clientes apartado Impuestos).

• Servicio (Catálogo de Servicios, apartado Impuestos).

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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Configuración de Impuestos y descuentos (continúa)

Además, CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA permite buscar el valor mediante el siguiente orden:

• Servicio / Cliente / General • Cliente / Servicio / General

La forma en que funciona este orden para Servicio / Cliente / General es el siguiente: Busca primero el valor que está en el catálogo Servicios, si existe, tomará el valor indicado; si no, entonces busca el valor en el catálogo Clientes, si existe ahí tomará el valor indicado; en caso contrario tomará el valor que está en Redefinir empresa. La opción Cliente / Producto / General funciona igual, solo que primero revisa el valor que está en el catálogo Clientes, posteriormente en el catálogo Servicios y al final verifica la opción Redefinir empresa.

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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Ejercicio 1

Creación de concepto Factura CFDI

En el siguiente ejercicio se explica el procedimiento necesario para crear un concepto de tipo factura electrónica (CFDI):

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Configuración, submenú Conceptos y selecciona la opción

Factura.

Resultado: Aparecerá la ventana Modelo: Factura.

2 Captura 201 en el campo “Código” y Factura CFDI en el campo “Nombre”. 3 Marca la casilla “Comprobante Fiscal Digital / CFDi”.

Resultado: Automáticamente se mostrará la pestaña Comprobante Fiscal Digital / CFDi.

4 Haz clic en la pestaña 4. Comprobante Fiscal Digital /CFDi.

5 Marca la casilla “CFDi” y selecciona la opción 3.2 en el campo “Versión Anexo

20”.

6 Haz clic en el botón F3 del campo “Archivo del Certificado” y selecciona la ruta

<C:\Certificados de Prueba SAT>.

7 Haz clic en el archivo aaa010101aaa_csd_01.cer y haz clic en el botón Abrir. 8 Haz clic en el botón F3 del campo “Archivo de la Llave Privada” y da doble clic

en el archivo aaa010101aaa_csd_01.key.

9 Captura a0123456789 en los campos “Contraseña” y “Confirmación”. 10 Haz clic en el botón Guardar.

Resultado: Se creará este concepto. No cierres esta ventana ya que la utilizarás

en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2

Creación de otra factura

Repite el procedimiento anterior para registrar el siguiente concepto: Código: 1000

Nombre: Factura sin IVA

Esta factura, como su nombre lo indica, no deberá manejar IVA, por tanto, deberá modificarse la pestaña 3. Impuestos y Descuentos.

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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Ejercicio 3

Creación del concepto Honorarios

Enseguida se creará un concepto de tipo Honorarios, utilizando los impuestos del valor General.

1 Ve al menú Configuración, submenú Conceptos y selecciona la opción

Honorarios del cliente.

Resultado: Aparecerá la ventana Modelo: Honorarios del cliente.

2 Captura 300 en el campo “Código” y Honorarios en el campo “Nombre”. 3 Haz clic en la pestaña 2. Impuestos y Retenciones.

4 Ajusta los valores de los impuestos y retenciones como se muestra en la siguiente tabla:

Campo Buscar Valor en…

I.V.A General

Retención I.S.R. General Retención I.V.A. General 5 Haz clic en el botón Guardar.

Resultado: Se creará este concepto. No cierres esta ventana ya que en los

siguientes ejercicios se seguirá utilizando.

Ejercicio 4

Concepto para Arrendamiento Persona Física

Enseguida se creará un concepto para Arrendamientos de Personas Físicas.

1 Haz clic en el botón Nuevo.

2 Captura 301 en el campo “Código” y Arrendamiento Persona Física en el campo “Nombre”.

3 Haz clic en la pestaña 2. Impuestos y Retenciones.

I.V.A <Ninguno>

Retención I.S.R. <Ninguno> Retención I.V.A. <Ninguno> 5 Haz clic en el botón Guardar.

Resultado: Se creará este concepto. No cierres esta ventana ya que en los

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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Ejercicio 5

Concepto para Arrendamiento Persona Moral

Enseguida se creará un concepto para Arrendamientos de Personas Morales.

2 Captura 302 en el campo “Código”.

3 Captura Arrendamiento Persona Moral en el campo “Nombre”. 4 Haz clic en la pestaña 2. Impuestos y Retenciones.

I.V.A Cliente

Retención I.S.R. Cliente Retención I.V.A. Cliente 6 Haz clic en el botón Guardar.

7 Haz clic en el botón Cerrar.

Ejercicio 6

Crear documento para Arrendamiento Persona Moral

En el siguiente ejercicio verás el procedimiento para crear un documento de Arrendamiento a una Persona Moral, simulando el cobro de una renta a una empresa.

1 Ve al menú Movimientos, submenú Honorarios del cliente o Cargos del

cliente y selecciona el concepto que se muestra por omisión. Resultado: Se mostrará la ventana para crear el documento.

2 Haz clic en el botón Nuevo. 3 Captura el código del cliente CL02.

Nota: Recuerda que a este cliente le capturaste porcentajes de I.V.A., Retención

de ISR y Retención de I.V.A.

4 Captura 15,000 en el campo “NETO”, enseguida presiona la tecla <Tab>.

Resultado: Se actualizarán los importes del I.V.A., Retención I.S.R., Retención

I.V.A., TOTAL y Saldo Documento. Estos cálculos se realizan conforme a los porcentajes capturados al cliente.

(25)

Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Ejercicio 6 (continúa)

5 Captura Renta del mes en el campo “Observaciones” y presiona la tecla

<Tab>.

Resultado: Se abrirá la ventana Saldar abonos del Cliente.

6 Haz clic en los botones Aceptar y Cerrar. 7 Cierra la ventana del listado de documentos.

Ejercicio 7

Crear documento para Arrendamiento Persona Física

En el siguiente ejercicio verás el procedimiento para crear un documento de Arrendamiento a una Persona Física, este concepto no incluirá I.V.A.

1 Ve al menú Movimientos, submenú Honorarios del cliente o Cargos del

cliente y selecciona la opción Arrendamiento Persona Física. Resultado: Se mostrará la ventana para crear el documento.

2 Haz clic en el botón Nuevo. 3 Captura el código del cliente CL02.

Nota: Recuerda que este concepto se configuró para que no incluya ni I.V.A ni

retenciones.

4 Captura 5,000 en el campo “NETO”, enseguida presiona la tecla <Tab>. 5 Captura Renta del mes en el campo “Observaciones” y presiona la tecla

<Tab>.

Resultado: Se abrirá la ventana Saldar abonos del Cliente.

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Qué es la interfaz configurable

Qué es Los catálogos y documentos cuentan con una serie de campos para almacenar datos; sin embargo, en ocasiones se requiere utilizar y guardar datos extra.

Para esto existe la interfaz en la cual se pueden almacenar los siguientes tipos de campos:

• Importe extra • Texto extra • Fecha extra

Nota: La interfaz configurable se puede utilizar para Catálogos y Documentos.

Cómo ingreso Para habilitar la interfaz configurable ingresa a cualquiera de los catálogos de CONTPAQ i®

FACTURA ELECTRÓNICA, haz clic en la pestaña 6. Usuario y presiona las teclas <Ctrl+F5> para ingresar al modo Interfaz configurable.

Acepta el mensaje

“Usted esta entrando en modo Interfaz Configurable. Esto le permitirá agregar, modificar o eliminar campos extras y etiquetas”

y la pestaña estará lista para insertar los campos extra que consideres necesarios.

Qué necesito para configurar

Haz clic derecho con el ratón para desplegar el menú de opciones y selecciona la deseada.

Importante: Podrán insertarse hasta un máximo de 5 campos de textos, 5 campos de

importes y 1 fecha extra.

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Qué es la interfaz configurable, Continuación

Propiedades de los campos

Al insertar un campo extra, éste se insertará con el nombre Etiqueta #, al hacer doble clic en la etiqueta, podrás modificar el nombre de la misma para que sea más descriptivo. Además, podrás asignarles atajos y moverlos según te convenga.

Nota: Tanto los campos extra como las etiquetas tienen propiedades y son modificables.

Cómo salir del modo de edición

Cuando finalices la configuración, presiona nuevamente las teclas <Ctrl+F5> y guarda el registro para conservar los cambios.

Consideraciones Toma en cuenta que el orden en que se agregaron los campos en la pestaña <Usuarios> será el orden de captura que seguirá la tecla <Tab>.

Ejercicio 1

Inserción de un campo extra

Para insertar un campo extra en la interfaz configurable realiza el siguiente procedimiento.

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Qué es la interfaz configurable, Continuación

Ejercicio 1 (continúa)

1 Ve al menú Catálogos y selecciona la opción Servicios.

Resultado: Mostrará la vista Servicios – Todos los Servicios.

2 Haz doble clic sobre el Servicio genérico.

Resultado: Aparecerá la ventana Servicios con los datos del servicio en

cuestión.

3 Haz clic en la pestaña 6. Usuario y presiona las teclas <Ctrl+F5>.

Nota: Acepta el mensaje de advertencia para continuar. Resultado: Se habilitará al modo de Edición.

4 Haz clic derecho sobre el lugar donde deseas insertar el campo y selecciona la opción Agregar Campo de Texto.

Resultado: Se insertará en la ventana una casilla y una etiqueta.

5 Haz doble clic en la etiqueta para desplegar la ventana Propiedades de

Etiqueta.

6 Captura Nombre en inglés en el campo “Texto” y haz clic en el botón Aceptar.

Resultado: Se regresará a la ventana de Edición y observa que en la etiqueta

aparece el texto Nombre en inglés.

7 Presiona las teclas <Ctrl+F5> y haz clic en el botón Sí ante la pregunta si deseas guardar los cambios.

Resultado: Finalizará el modo de Edición pero permanecerá activa la ventana Productos.

8 Captura Generic Service en el campo “Nombre en inglés” y guarda los cambios.

Ejercicio 2

Insertar campos extras

Repite el procedimiento anterior para insertar otros campos extras que se utilizarán en la empresa. Considera la información de la tabla para conocer a qué registro asignarle qué dato extra.

Catálogo Dato Tipo de Campo Nombre de la etiqueta Captura en etiqueta

Servicio Instalación Texto extra Tipo de servicio Implementación

Importe extra Nivel 1

Clientes Hugo Valle Fecha extra Cumpleaños 01 de junio 1973

Importe extra Cliente desde 2009

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Qué otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i®

FACTURA ELECTRÓNICA

Otras funciones Dentro de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA podrás configurar otras funcionalidades que te ayudarán a agilizar el trabajo dentro del sistema. Entre ellas podrás:

• Configurar la barra de accesos directos. • Utilizar la calculadora.

• Visualizar calendario.

• Ejecutar bitácora de la empresa.

• Personalizar el sistema con el logotipo de tu empresa.

Barra de accesos directos

Es una barra vertical que contiene el acceso directo a las funciones más utilizadas por el usuario activo. Las opciones que aparecen en esta barra son definidas por el Grupo al que pertenece el usuario, de esta forma, existe una Barra de Accesos Directos para cada Grupo de Usuarios que haya sido configurado previamente.

La Barra de Accesos Directos se despliega del lado izquierdo de la ventana principal de

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, siempre y cuando está abierta una empresa. Cómo ingreso

Selecciona del menú Ver la opción Barra de accesos directos

(30)

Qué otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i®

FACTURA ELECTRÓNICA, Continuación

Calculadora Cuando requieras utilizar una calculadora, podrás hacer uso de la que está disponible dentro de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA. Esta funcionalidad te permitirá realizar los cálculos necesarios sin necesidad de utilizar o buscar otras aplicaciones.

Cómo ingreso

Realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Selecciona del menú Ver la opción Calculadora. • Presiona las teclas <Ctrl+F11>.

Calendario CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA permite desplegar el calendario de la máquina

desde el sistema comercial. Así cuando requieras capturar varios documentos con una fecha específica, el sistema considerará la fecha del equipo de cómputo y agilizará la captura que realices.

Nota: No olvides regresar la fecha correcta para evitar confusiones con tu información. Cómo ingreso

Realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Selecciona del menú Ver la opción Calendario. • Presiona las teclas <Ctrl+F12>.

Bitácora de la empresa

Utiliza esta vista para consultar y visualizar las operaciones del día. De esta forma obtendrás información de manera rápida y oportuna.

Cómo ingreso

Para ejecutar la bitácora selecciona del menú Ver la opción deseada.

Logotipo Podrás personalizar CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA insertando el logotipo de tu empresa.

Cómo ingreso

Ve al menú Configuración y selecciona la opción Redefinir empresa. Haz clic en el botón Asociar logo… y localiza el archivo gráfico.

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Información adicional de documentos

Visión general

Introducción Existe información adicional en el manejo de Documentos que te ayudarán a mantener el orden en la información que registres en tu empresa. El aprendizaje que aquí adquieras te permitirá conocer aquellas características adicionales que te ayudarán a que el trabajo que realices en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA sea más eficiente y ordenado. De esta forma, tendrás un panorama más amplio de las situaciones que se pueden presentar y así tomar la mejor decisión administrativa para que tu empresa siempre esté sana y con información al día.

Objetivo Al finalizar esta sección el participante será capaz de: • Conocer el manejo de ventas en moneda extranjera. • Conocer información importante sobre los abonos.

En este capítulo Este capítulo contiene los siguientes temas:

Cómo realizo ventas al extranjero 1-24

Qué información debo saber sobre los abonos 1-29

Cómo configuro otras conexiones de CFDI/CFD 1-33

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Cómo realizo ventas al extranjero

Qué es En CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, puedes crear documentos en moneda

extranjera, para esto requieres hacer lo siguiente: • Definir la moneda extranjera.

• Capturar el tipo de cambio del día de la moneda extranjera. • Establecer la moneda extranjera en el catálogo Clientes. • Crear el documento en moneda extranjera.

• Obtener el reporte en moneda extranjera. A continuación se detallan estos pasos:

Cómo defino la moneda extranjera

En CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA existe un catálogo de monedas y al crear una empresa nueva se incluyen dos monedas: Peso Mexicano y Dólar Americano.

Si deseas crear una moneda nueva ve al menú Configuración y selecciona la opción

Monedas, enseguida captura los campos necesarios.

Recuerda: La tabla Monedas se explicó en el módulo Elemental de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

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Cómo realizo ventas al extranjero, Continuación

Cómo capturo el tipo de cambio

En CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA puedes capturar el tipo de cambio del día, de esta forma todos los documentos que captures ese día tendrán ese importe, o puedes capturar el tipo de cambio al momento de crear el documento.

Si deseas establecer el tipo de cambio del día ve al menú Configuración y selecciona la opción Tipos de cambio, enseguida captura los campos necesarios.

Recuerda: La tabla Monedas se explicó en el módulo Elemental de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Cómo defino una moneda al cliente

Para definir por omisión la moneda de los documentos de un cliente en específico, ve al menú

Catálogos, selecciona la opción Clientes, haz doble clic sobre el cliente deseado y

selecciona la moneda por omisión en el campo “Moneda del cliente”.

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Cómo realizo ventas al extranjero, Continuación

Cómo creo un documento en moneda extranjera

El procedimiento para crear un documento en moneda extranjera es el mismo que se realiza para crear uno en moneda local, la diferencia es sólo seleccionar la moneda en que se creará el documento en el campo “Moneda”.

La moneda por omisión del documento será la que el cliente tenga definida en su catálogo.

Pagos de documentos

Los pagos de los documentos podrán ser en otra moneda, es decir, si la factura fue hecha en

euros, el pago puede ser en pesos o viceversa.

Ejercicio 1

Creación de una moneda extranjera

En el siguiente ejercicio verás los pasos necesarios para crear la moneda Euro.

1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Monedas.

Resultado: Se mostrará la ventana Monedas.

2 Captura Euro en el campo “Nombre”.

3 Selecciona la bandera Unión Europea en el campo “Bandera”. 4 Presiona las teclas <Alt+0128> en el campo “Símbolo”.

Resultado: Se mostrará el símbolo €.

5 Deja 2 decimales por omisión.

6 Presiona el botón Después en el campo “Posición del Símbolo”. 7 Captura Euro en el campo “Nombre en singular”.

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Cómo realizo ventas al extranjero, Continuación

Ejercicio 1 (continúa)

8 Captura Euros en el campo “Nombre en Plural”. 9 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar.

Ejercicio 2

Definición del tipo de cambio del día

En el siguiente ejercicio verás los pasos necesarios para definir el tipo de cambio del día para la moneda Euro.

1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Tipos de cambio.

Resultado: Se mostrará la ventana Tipos de Cambio.

2 Selecciona Euro en el campo “Moneda”. 3 Deja la fecha por omisión en el campo “Fecha”. 4 Captura 16.50 en el campo Tipo de Cambio. 5 Haz clic en el botón Guardar.

Ejercicio 3

Definición de la moneda del cliente

En el siguiente ejercicio verás los pasos necesarios para definir la moneda Euro en un cliente.

1 Ve al menú Catálogos y selecciona la opción Clientes.

Resultado: Se mostrará el lista do de clientes.

3 Captura CL03 en el campo “Código”. 4 Captura Pierre Roux en el campo “Nombre”. 5 Selecciona Euro en el campo “Moneda del cliente”. 6 Haz clic en el botón Guardar.

8 Cierra la ventana con el listado de clientes.

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Cómo realizo ventas al extranjero, Continuación

Ejercicio 4

Creación de un documento en euros

En el siguiente ejercicio verás los pasos necesarios para crear una factura en Euros y su pago en Pesos.

1 Haz clic en el botón Factura tradicional ubicado en la barra vertical y enseguida haz clic en el botón Nuevo.

Resultado: Se mostrará la ventana Factura / Factura tradicional.

2 Selecciona CL03 en el campo “Cliente” y presiona la tecla <Tab>.

Resultado: Observa que en el campo “Moneda” se mostrará Euro, ya que esta

es la moneda por omisión para el cliente CL03. De igual forma, observa que en el campo “Tipo de cambio” se mostrará 16.50 ya que este fue el tipo de cambio que capturaste para el día de hoy.

3 Haz doble clic en el área de movimientos para capturarlos. 4 Selecciona S01 en el campo “Servicio”, presiona la tecla <Tab>.

Resultado: Observa que en el campo precio se mostrará 36.36 que es el

equivalente en euros al precio de este servicio. 5 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar.

Resultado: Se cerrará la ventana Movimiento y regresarás a la ventana Factura / Factura tradicional.

6 Haz clic en el botón Pagar.

7 Haz clic en el botón Guardar y salir.

Resultado: Se cerrará la ventana del pago.

8 Haz clic en el botón Cerrar para salir de la factura y nuevamente haz clic en el botón Cerrar para cerrar el listado de documentos.

Ejercicio 5

Reporte en moneda extranjera

Una vez que hayas creado la factura en euros y la hayas pagado, ejecuta el reporte de estado de cuenta del cliente. Sigue los pasos que se muestran a continuación para hacerlo:

1 Ve al menú Reportes, submenú Clientes y selecciona la opción Estado de

cuenta.

2 Selecciona Euro en el campo “Clientes con moneda”. 3 Haz clic en los botones Continuar y Aceptar.

Resultado: Verifica que aparezca la factura y el pago del cliente. Observa que

en el reporte se muestra el tipo de cambio y que el saldo del cliente es 0.00 4 Cierra la ventana del reporte y de filtros.

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Qué información debo saber sobre los abonos

Qué es Son los pagos o abonos que se realizan para disminuir los adeudos. Estos abonos pueden ser los que realiza el cliente con la empresa o los que la empresa realiza a sus proveedores.

Conceptos de abono

Dependiendo del tipo de Abono son los conceptos que estarán disponibles.

Concepto Se utiliza cuando…

Abono del

Cliente – El cliente abona a una factura, o bien, da un anticipo. Abono por

Letras

Se documenta la deuda en una factura. AdminPAQ toma el concepto de forma automática.

Cheque

recibido El cliente paga o abona a su cuenta con un cheque. Honorarios

del cliente

Se utiliza cuando al cliente se le genera un recibo de honorarios por los servicios solicitados por él.

Nota de Crédito

Se utiliza cuando el cliente devuelve un producto y no desea que se le regrese el dinero, sino que éste se le abone a otra factura, o bien, el dinero se le regresará después de cierto tiempo y para ello se crea el documento.

Pago del

cliente Se utiliza cuando el cliente paga o liquida una factura.

Nota: Estos documentos pueden utilizarse indistintamente ya que su función es la misma, sin

embargo, se recomienda manejarlos adecuadamente para que el control de las cuentas por cobrar y pagar se realice eficazmente.

Partes de un documento de abono

Los documentos de abono sólo contienen el encabezado del documento, es decir, no existe detalle ya que en estos no se puede capturar mercancía.

Una vez que el documento se termina de capturar, podrá imprimirse. Al ser impreso no podrás modificarlo, sólo podrá cancelarse. Una vez que el documento se cancela, éste no podrá ser eliminado.

Nota: La marca Impreso podrá quitarse, sin embargo, no se recomienda debido al control

que se tiene en la foliación de los documentos.

Información adicional del documento

Los documentos de abono solo tienen un dato adicional que sirve para capturar la referencia, observaciones y campos extras del documento. Esta información será útil para el manejo del mismo documento.

Para ingresar a él haz clic en el botón .

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Qué información debo saber sobre los abonos, Continuación

Qué necesito para registrar

Para registrar un documento de abono asegúrate de indicar los siguientes datos: • Concepto de Abono • Tipo de cambio

• Fecha • Referencia (sólo para el caso de

cheques) • Código del Cliente

• Moneda • Importe

Recuerda: Estos documentos sólo afectan el saldo del cliente.

Saldar Documentos

En esta ventana se mostrará la lista de todos los documentos de cargo del cliente (facturas, notas de cargo, etcétera) que no han sido saldados.

En la columna Abono (Peso) deberás indicar el importe a abonar para cada documento de cargo. Esto puede hacerse capturando el importe, o bien, haciendo doble clic en la celda.

Un abono podrá asociarse a uno o varios documentos de cargo. Para quitar la asociación se deberá capturar, en la columna Abono

(39)

Qué información debo saber sobre los abonos, Continuación

Qué necesito para registrar (continúa)

Una vez que realizas la asociación de los documentos, en la parte inferior se desplegarán los documentos que se han aplicado al concepto de abono en cuestión.

Ejercicio

Creación de Nota de Crédito

Genera la siguiente nota de crédito para el cliente Francisco Ramos.

1 Ve al menú Movimientos, submenú Abonos del Cliente y selecciona la opción

Nota de Crédito.

Resultado: Mostrará la vista Abonos del Cliente – Todos los Documentos.

Resultado: Aparecerá la ventana Documento Modelo: Nota de Crédito – Concepto: Nota de Crédito.

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Qué información debo saber sobre los abonos, Continuación

Ejercicio (continúa)

3 Verifica que en el campo “Concepto de Abono” aparezca Nota de Crédito y asigna el resto de los datos según se indica en la tabla:

Campo Captura

Fecha 5 de junio

Cliente Francisco Ramos

Referencia A1009

Total $772.40

Nota: Al finalizar la captura del total presiona la tecla <Enter> para desplegar la

ventana Saldar cargos del Cliente.

Importante: Si la ventana no se muestra de forma automática haz clic en el

botón Saldar documentos.

Resultado: Se desplegará la ventana Saldar cargos del Cliente con los

documentos con saldo a favor de este cliente.

4 Selecciona el documento con fecha del 24 de abril y haz doble clic en la columna

Abono (Peso) para saldar el documento.

Al finalizar cierra la ventana.

5 Observa que aparece la información del documento en el apartado Documentos

aplicados de la ventana Documento Modelo: Nota de Crédito – Concepto: Nota de Crédito.

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Cómo configuro otras conexiones para CFDI/CFD

Tipos de conexiones

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA te permite configurar las siguientes conexiones:

• Cuando el acceso a Internet requiere de un Proxy.

• Cuando se desea enviar el correo electrónico de manera silenciosa. En los siguientes bloques se explica la forma de configurar cada opción.

Cómo configuro el acceso a Internet

Si tu acceso a Internet es a través de un proxy necesitas configurar el puerto que utilizas para ello. Esta configuración deberás especificarla en la pestaña 9. Almacén Digital/Conexiones

CFD/CFDI de la ventana Redefinir empresa.

Una vez dentro deberás especificar los siguientes datos: • Host del Proxy (URL o IP)

• Puerto • Usuario • Contraseña

Importante: Los datos Usuario y Contraseña sólo se capturan cuando el Proxy los requiere,

de lo contrario, deberán dejarse en blanco.

Recuerda: El ingreso a la ventana Redefinir empresa es a través del menú Configuración.

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Cómo configuro otras conexiones para CFDI/CFD, Continuación

Cómo configuro el correo silencioso

La entrega de CFDI/CFD en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA se puede realizar a través de correo electrónico, esta entrega puede ser visible o silenciosa, es decir, se puede abrir el correo electrónico para que seas tú quien envíe el CFDI o bien, puede ser

transparente para ti.

A esta segunda forma se le conoce como envío silencioso. Si quieres utilizar esta opción deberás configurar el correo entrante y saliente que estás utilizando.

Para indicar esta configuración ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa y haz clic en la pestaña 9. Almacén Digital/Conexiones CFD/CFDI.

Nota: Los datos que pongas en esta opción deberán ser los mismos que se encuentran en la

configuración de la aplicación que utilizas para enviar y recibir el correo electrónico.

Correos públicos Para que las cuentas de los dominios públicos acepten el envío de CFDI o CFD se recomienda que la configuración sea la siguiente:

Cuenta de… Configuración en cuenta de correo Servidor de correo POP3 Servidor de correo SMTP Puerto entrada POP3 Puerto salida SMTP Conexión segura

Gmail® Sí pop.gmail.com smtp.gmail.com 995

110

25 587 465

Habilitado

Yahoo® Sí pop.mail.yahoo.es smtp.mail.yahoo.es 995

110

25 587 465

Habilitado

Cybercable® No cybercable.net.mx cybercable.net.mx 995 110

25 587 465

Habilitado

Prodigy® No pop.prodigy.net.mx smtp.prodigy.net.mx 995 110

25 587 465

Deshabilitado

Megared® No pop3.megared.net.mx smtp.megared.net.mx 995 110 25 587 465 Deshabilitado

Esta opción solo servirá si el medio de entrega del CFDI es Correo

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(44)

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Capítulo 2

Contabilización

Visión general

Introducción En este capítulo se explicará el procedimiento para generar pólizas basándose en los movimientos registrados en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, que serán enviadas a

CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Objetivo Al finalizar este capítulo el participante conocerá:

• Todos los pasos necesarios para la configuración de la contabilización. • Cómo realizar la contabilización de movimientos.

En este capítulo Este capítulo contiene los siguientes temas:

Cómo contabilizo movimientos 2-2

Cómo asocio una empresa 2-3

Cómo configuro segmentos contables 2-4

Cómo configuro asientos contables 2-6

Cómo asigno asientos contables 2-10

Cómo elaboro pólizas 2-12

Cómo cargo pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD 2-14

Cómo concilio pólizas 2-16

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Cómo contabilizo movimientos

Qué es La contabilización de movimientos es el procedimiento mediante el cual se crean pólizas en

CONTPAQ i® CONTABILIDAD a partir de movimientos hechos en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Cómo ingreso Para contabilizar movimientos, en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA existe el menú

Contabilización el cual cuenta con todas las opciones necesarias para llevar a cabo este

proceso.

Qué necesito para contabilizar

Para contabilizar movimientos se requiere lo siguiente:

• Asociar la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. • Configurar Segmentos Contables.

• Crear Asientos Contables. • Asignar Asientos Contables. • Elaborar Pólizas.

• Revisar Pólizas y Reportes.

A continuación se explican a detalle cada uno de ellos:

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Cómo asocio una empresa

Qué es Al asociar una empresa, se establece un vínculo entre la empresa de CONTPAQ i®

FACTURA ELECTRÓNICA y la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. De tal forma

que, al realizar la contabilización, se generen pólizas en la empresa de CONTPAQ i®

CONTABILIDAD basadas en movimientos de la empresa de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Cómo ingreso Para asociar una empresa de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA a una empresa de

CONTPAQ i® CONTABILIDAD, ingresa a CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, ve al

menú Contabilización y selecciona la opción Redefinir empresa.

Qué necesito para asociar

Una vez que entraste a la Redefinición de la empresa captura el nombre de la base de datos de la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD en el campo “Empresa

contabilidad”.

Otra forma de asignar la empresa de contabilidad es posicionar el cursor en este campo y presionar la tecla <F3>, después de esto se mostrará un listado con las empresas disponibles en CONTPAQ i® CONTABILDIAD, selecciona la empresa y presiona la tecla <Enter>. Este es el primer paso para la contabilización y solamente es necesario realizarlo una vez.

Cómo guardar Después de capturar el nombre de la base de datos de la empresa de CONTPAQ i®

CONTABILIDAD, haz clic en el botón Guardar.

Ejercicio

Asociar la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

En el siguiente ejercicio asociarás la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. de CONTPAQ i®

CONTABILIDAD.

Realiza los siguientes pasos para asociar la empresa:

1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Redefinir empresa.

Resultado: Aparecerá la ventana Redefinir empresa.

2 Captura ctLila en el campo Empresa contabilidad. 3 Haz clic en el botón Guardar.

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Cómo configuro segmentos contables

Qué es Ahora es necesario identificar las cuentas contables generales dentro de los Segmentos

Contables para iniciar con el proceso de contabilización de las operaciones.

Los segmentos contables se utilizan para hacer referencia únicamente a una parte de la cuenta contable, y la suma de varios segmentos compone la cuenta que será afectada por un movimiento.

Cómo ingreso Para definir los segmentos contables ve el menú Contabilización y selecciona la opción

Definición de segmentos contables.

Conociendo los segmentos

En la siguiente tabla se describen los diferentes segmentos contables:

Clasificación de Segmentos Contables

Relacionado con: Número de

segmentos

Generales La sección fija de las cuentas, regularmente utilizada en catálogos con más de dos niveles.

Ejemplo: Cuando en la empresa se tiene una cuenta por

cada cliente.

11 (GE01 al GE11)

Tasas de IVA Cuentas de IVA 5

1 Clientes El catálogo de Clientes. 7 (CL01 al CL07)

2 Servicios El catálogo de Servicios. 7 (PR01 al PR07)

3 Conceptos El catálogo de Conceptos. 4 (CO01 al CO03 y

MO01)

Para registrar una cuenta contable simplemente captúrala completamente o parte de ella en la sección deseada.

Recuerda capturar la cuenta contable sin guiones.

Cómo guardar Al terminar de capturar todas las cuentas contables, haz clic en el botón Guardar.

Reportes Después de capturar los segmentos contables podrás consultarlos a través de un reporte, para ejecutarlo:

Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Listado de segmentos contables.

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Cómo configuro segmentos contables, Continuación

Ejercicio

Configurar Segmentos Contables.

En el siguiente ejercicio asignarás los segmentos contables a la empresa. Realiza los siguientes pasos:

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Definición de segmentos

contables.

Resultado: Aparecerá la ventana Segmentos contables generales.

2 Configura los segmentos generales con los siguientes datos:

Segmento Cuenta Nombre

GE01 103 Clientes

IVA Tasa 16% 1060000 IVA Acreditable

GE05 4000000 Ventas

GE06 1020000 Bancos

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Cómo configuro asientos contables

Qué es Un Asiento Contable equivale a la definición detallada de la póliza, tanto del encabezado como de los movimientos de cargo y abono que contendrá.

Cómo ingreso Para definir los asientos contables ve el menú Contabilización y selecciona la opción

Definición de asientos contables.

Para registrar un asiento contable, captura el Encabezado y la configuración de los

Movimientos Contables.

Conociendo el encabezado

El encabezado del Asiento Contable consta de los siguientes campos:

Campo Descripción

Número Identificador del Asiento Contable. Al presionar el botón <F3>, el sistema muestra el listado de Asientos contables disponibles y permite seleccionar uno para visualizar su

configuración.

Nombre Descripción del Asiento contable.

Frecuencia En este campo se podrá indicar el intervalo de tiempo que será considerado para la creación de las pólizas. Observa la siguiente tabla:

Opción Descripción

Una póliza por Documento Una póliza por cada documento.

Una póliza Diaria Permite incluir todos los documentos del día en una póliza. Una póliza por Periodo Permite incluir los documentos de un periodo de tiempo en

una póliza.

Fecha Permite elegir la fecha para la póliza, ya sea la fecha del documento o la fecha de contabilización.

Tipo Contiene los valores que determinan el tipo de póliza, que puede ser de ingresos, egresos, diario u orden.

Póliza número Permite elegir el consecutivo a utilizar, puede ser: • Consecutivo de AdminPAQ

• Consecutivo de CONTPAQ • Folio del documento

Concepto Permite indicar el contenido del campo Concepto de póliza en CONTPAQ i®

CONTABILIDAD; las opciones son:

• Ninguno • Texto capturado

• Referencia del documento • Texto capturado + Serie + Folio • Texto extra 1…3

• Nombre del concepto • Nombre del cte/prov

Diario de Póliza En este campo se deberá indicar el diario de póliza que se utilizará según el Asiento Contable que se está definiendo siempre que en CONTPAQ i® CONTABILIDAD utilice la opción Diarios a pólizas.

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Cómo configuro asientos contables, Continuación

Conociendo el detalle

La ventana para crear el detalle de los asientos contables consta de los campos que se describen en la siguiente tabla:

Ejercicio 1

Configurar asiento contable para ventas.

En el siguiente ejercicio crearás el asiento contable para contabilizar las ventas. Realiza los siguientes pasos:

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Definición de asientos

contables.

Resultado: Aparecerá la ventana Definición de asientos contables.

Campo Descripción

Cuenta En este campo se debe especificar la cuenta contable a la que se afectará el movimiento (cargo o abono). Podrás optar por alguna de las siguientes opciones:

• Cuenta fija: Capturar directamente el número de cuenta contable a la

que se afectará el movimiento, sin incluir separadores (guiones) y entre comillas. Ejemplo: “1020001”.

• Cuenta definida en base a segmentos: Capturar los Segmentos

Contables, que en conjunto, forman la cuenta contable a la que se afectará el movimiento unidos por el signo +. Ejemplo: GE01+CL01. • Cuenta Mixta: Capturar la combinación de Segmentos Contables y la

sección restante de la cuenta contable a la que se afectará el movimiento unidos por el signo +. Ejemplo: GE01+”0001”.

Tipo Los tipos de movimiento pueden ser cargos o abonos; con opción a poner cargos en rojo o abonos en rojo; dependiendo del criterio a emplear.

Concentrar en un movimiento cuentas similares

Si marca esta casilla, se sumará en un solo movimiento los importes afectados a la misma cuenta.

Suprimir movimientos cuando su valor sea igual a cero

Si marca esta casilla, se omitirá los movimientos que tengan valor cero. Base En este campo podrás indicar cuál importe será considerado en el movimiento. Porcentaje Al indicar un porcentaje en este campo, el sistema tomará dicho porcentaje del

importe base seleccionado.

Moneda • Documento • Extranjera

Referencia Aquí podrás seleccionar qué dato se mostrará en la referencia de la póliza. Diario En este campo deberás indicar el diario del movimiento que utilizarás según el

Asiento Contable que se está definiendo, siempre que en CONTPAQ i®

CONTABILIDAD se utilice la opción Diarios a movimientos.

Concepto Permite indicar el contenido del campo Concepto del movimiento en CONTPAQ

i® CONTABILIDAD

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Cómo configuro asientos contables, Continuación

Ejercicio 1

Configurar asiento contable para ventas.

En el siguiente ejercicio crearás el asiento contable para contabilizar las ventas. Realiza los siguientes pasos:

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Definición de asientos

contables.

Resultado: Aparecerá la ventana Definición de asientos contables.

3 Captura los datos del encabezado como se muestra en la siguiente tabla:

Campo Valor

Número 10

Nombre Ventas a crédito

Frecuencia Una Póliza por documento

Fecha Documento

Tipo Diario

Póliza Número Consecutivo CONTPAQ

Concepto Referencia Documento

4 Haz clic en el botón Guardar para grabar los datos del encabezado. 5 Haz clic en el área de movimientos y presiona las teclas <Ctrl + Insert>.

Resultado: Se mostrará la ventana Movimiento Contable.

6 Captura los siguientes movimientos:

Campo Cliente Ventas IVA

Cuenta GE01+CL01 GE05 IVA

Tipo de movimiento Cargo Abono Abono

Importe base Total Neto I.V.A.

Porcentaje 100 100 100

Deja el resto de los campos con sus valores por omisión.

7 Haz clic en el botón Cerrar para salir de los movimientos y de la definición de asientos contables.

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Cómo configuro asientos contables, Continuación

Ejercicio 2

Configurar asiento contable para pagos.

En el siguiente ejercicio crearás el asiento contable para los pagos.

Basándote en el ejercicio anterior, utiliza la siguiente tabla para crear un asiento contable para contabilizar los pagos.

Para el encabezado:

Campo Dato

Número 11

Nombre Pago de Servicios

Frecuencia Una Póliza por Documento

Fecha Documento

Tipo Ingresos

Póliza Num. Consecutivo CONTPAQ

Para los movimientos:

Campo Bancos Clientes

Cuenta GE06 GE01+CL01

Tipo de movimiento Cargo Abono

Importe base Total Total

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Cómo asigno asientos contables

Qué es La asignación de asientos contables es asociar a cada concepto el asiento contable correspondiente.

Cómo ingreso Para asignar los asientos contables ve el menú Contabilización y selecciona la opción

Asignación (Concepto >> Asiento Contable).

Qué necesito para asignar

Para asignar un asiento contable haz clic en el botón de los tres puntos del campo “Asiento

Contable Asignado” correspondiente al concepto deseado, enseguida selecciona el asiento

contable.