ABC Viático Versión, 2.0

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Ministerio de Economía y Finanzas Dirección Nacional de Contabilidad

Departamento de Administración y Capacitación a Usuarios

CAPACITACIÓN DE VIATICOS

ABC Viático

Versión, 2.0

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INDICE

INTRODUCCIÓN ... 2

OBJETIVO ... 2

ALCANCE ... 2

FLUJO DE PROCESOS (VIÁTICOS NACIONAL E INTERNACIONAL) ... 2

GENERALIDADES DE USO ... 2

Opciones de Menú ... 2

Ruta de Menú ... 3

REGISTRO DE VIÁTICO ... 3

1. BLOQUEO O RESERVA PARA VIÁTICOS (C_BL_VI) ... 4

2. COMPROMETIDO – DEVENGADO DE VIÁTICOS (C_CD_BL_VI)... 9

3. TRAMITACIÓN DE UN EXPEDIENTE DE VIÁTICOS ... 11

4. ANULACIÓN COMPROMETIDO – DEVENGADO DE VIÁTICOS (C_CD_BLVI-) ... 13

5. BLOQUEO O RESERVA COMPLEMENTARIA DE VIÁTICOS (C_BL_VI+ -) ... 15

CONSULTAS DE EXPEDIENTES: ... 18

ANEXO 1 ... 21

ANEXO 2 ... 22

ANEXO 3 ... 23

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INTRODUCCIÓN

El presente documento explica los procedimientos que deben estar en conocimiento de los usuarios para que puedan manejar el sistema de forma adecuada dentro del Área de Viáticos.

Este manual de usuario comprende los diferentes procesos que fueron descritos en el que se dan dentro de un Viático.

OBJETIVO

El objetivo de este manual es proporcionar al usuario la información necesaria para comprender el uso del Módulo de Contabilidad – Área de Viáticos, disponer de un material de consulta, referencia y apoyo de uso frecuente.

ALCANCE

El presente manual está dirigido a los usuarios que registran viáticos, con el propósito de ilustrar todos los procesos relacionados con este módulo y cubiertos bajo la plataforma SAP dentro del marco del proyecto ISTMO.

FLUJO DE PROCESOS (VIÁTICOS NACIONAL E INTERNACIONAL)

Se cuenta con el flujo de proceso donde se presenta los pasos que se deben ejecutar a través del Fondo Institucional que inician en Contabilidad y termina en Control Final dentro del ISTMOS. (Adjunto 1).

Se cuenta con el flujo de proceso donde se presenta los pasos que se deben ejecutar a través del Tesoro Nacional que inician en Contabilidad y termina en el Tesoro Nacional dentro del ISTMOS. (Adjunto 2).

GENERALIDADES DE USO

A continuación se va a detallar todas las transacciones y procedimientos necesarios en relación al funcionamiento.

Opciones de Menú

Transacción Nombre Objetivo

/IG4S/TR_001 Apertura de expediente Crear un expediente.

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Transacción Nombre Objetivo

/IG4S/TR_003 Consulta de expediente Consultar un expediente.

/IG4S/TR_004 Bandeja de tramitación Acceder a la bandeja de tramitación de expedientes.

Y_ERD_04000161 Consulta de Acreedores Acceder a los códigos de las cédulas o RUC de los Acreedores.

Ruta de Menú

Menú SAP -> Tratamiento de expedientes -> Apertura de expediente.

REGISTRO DE VIÁTICO

El primer paso consistirá en seleccionar el Tipo de Expediente – CONTAB Expediente de Documentos Contable, así como el Órgano Gestor - Código de la Entidad responsable del registro del viático.

Una vez seleccionados estos datos seguimos con el procedimiento normal de apertura de expedientes.

Tomamos la opción de Crear Expediente:

Luego pasamos a seleccionar el modelo de documento que vamos a utilizar, pudiendo utilizar cuatro tipos de modelo para la funcionalidad de viáticos que veremos a continuación.

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1. Bloqueo o Reserva para Viáticos (C_BL_VI)

El primer modelo de expediente que vamos a ver y que será el inicio de todo viático es el bloqueo de viáticos, modelo C_BL_VI.

Una vez seleccionado el modelo de documento adecuado continuamos con el procedimiento.

En la pantalla de datos básicos del expediente registramos los datos correspondientes del expediente.

 Título del Expediente  Descripción que el usuario asignará al expediente que está iniciando.

 Clase de Documento  En este caso será la definida para el bloqueo de viáticos (B8).

Una vez rellenados estos datos pasamos en el menú de la parte izquierda a los datos de posición que se encuentran en el desplegable de datos básicos.

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En este menú veremos habilitado un botón que al pulsarlo nos aparecerá una ventana desde donde procederemos a incluir los datos del viático correspondiente.

A continuación vemos los campos a utilizar en esta funcionalidad.

 DATOS CABECERA:

o Beneficiario  Código de acreedor del funcionario receptor del importe por el viatico a registrar.

o Categoría  Parametrización asociada al Beneficiario correspondiente, en función de la cual le corresponderán una serie de montos u otros, dependiendo de otros condicionantes. E1 corresponde a Funcionarios Alto Rango (Ministros, Viceministros, Diputados, etc), E2 y E3 corresponde Funcionarios No Alto Rango.

o Tipo de Solicitud  Viático Nacional o Internacional.

o Área Geográfica  Si es nacional, o si es una de las tres áreas de viáticos internacionales que está definidas para esta operativa. En función del área geográfica y de la categoría del

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Beneficiario le corresponderán una serie de montos que se parametrizarán en el sistema según las indicaciones que nos proporcionen.

o Fecha de Inicio  Fecha en la que inicia el viático.

o Hora Inicio  Hora a la que inicia el viático. Estos datos serán importantes para determinar que parte de dietas le corresponden en función de la hora a la que inicie el viaje.

o Fecha Fin  Fecha en la que finaliza el viático.

o Hora Fin  Hora de finalización del viático. Es importante ya que en función de la hora de finalización le podrá corresponder una parte de las dietas u otras. De la misma forma marcará la hora a partir de la cual podrá iniciar otro viático, ya que en función de las fechas y horas definidas no se podrán superponer diferentes viáticos del mismo beneficiario.

o Monto Total  Este monto será el total que le corresponde al Beneficiario en función de los datos y cálculos parametrizados de tarifas según la categoría y área geográficas del beneficiario.

o Monto Real  Monto Final por el cual se registrará el viático en función de los datos y montos autorizados en los datos de posición. En este campo se consideran los montos manuales registrados.

 DATOS POSICIÓN

o Importar Partidas  Lo primero que se deberá hacer es traer la partida presupuestaria

contra la que se introducirá cada clase de gasto. Luego pulsar enter para visualizar las partidas disponibles para crear el viatico. Con

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este botón facilitará la búsqueda mostrando partidas e importes disponibles para su registro.

o Centro Gestor  Centro Gestor de la partida. Si no se ha traído la partida con se podrá complementar manualmente este campo. Luego pulsar ENTER y aparecerá la siguiente pantalla:

En este punto se escoge la línea correspondiente a la partida, con los datos que desea exportar

y pulsa el botón .

o Posición Presupuestaria  Posición presupuestaria de la partida, Si no se ha traído la partida con “importar partidas” se podrá complementar manualmente este campo.

o Clase de Gasto  Clase de Gasto definida por parametrización, a la cual se le asigna una tarifa en función de la categoría y área geográfica parametrizadas.

Luego de ingresar la Clase de Gasto correspondiente a la línea de registro, se debe pulsar ENTER para que el sistema muestre:

o Monto  Importe calculado según las parametrizaciones asignadas por la categoría, área geográfica y clase de gasto parametrizadas que le correspondería al beneficiario.

o Monto Manual  En el caso de que por alguna operativa propia el importe calculado no deba ser el que corresponda al beneficiario, se habilita este campo para que pueda introducirse manualmente el importe que corresponda a la clase de gasto que se esté tratando.

Este importe debe ser ingresado obligatoriamente para el caso de las Clases de Gastos:

Movilización Interna, Transporte y Especiales.

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Las modificaciones de los importes de las clases de gasto se verán reflejadas en el campo

“Monto real” de la cabecera donde podremos ver la diferencia entre lo que le correspondería

“Monto Total” y lo que recibirá según los datos introducidos “Monto real”. El “Monto real”

es lo que será reconocido para el pago.

 OBSERVACIONES  En esta ventana se podrá introducir algún texto descriptivo adicional de manera opcional para el usuario, para el caso de indica información complementaria para el registro.

Una vez registrados todos los datos del viático en la pantalla validamos los datos y nos introducirá las líneas con las partidas correspondientes en el expediente.

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Si los datos son correctos grabaremos y se va a generar un expediente.

2. Comprometido – Devengado de viáticos (C_CD_BL_VI)

El siguiente paso para la tramitación del viático será registrar el comprometido – devengado de viáticos para poder pagar el monto al beneficiario correspondiente registrado en el viático.

Para ello registraremos un nuevo expediente de tipo Contable y con el siguiente Modelo de Documento.

Una vez seleccionado el Modelo de Documento pasaremos a la pantalla de datos básicos del expediente, donde lo primero que deberemos hacer es seleccionar el expediente origen.

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Mediante la ayuda de búsqueda de “Expediente Origen” nos muestra un listado de los expedientes que están disponibles sobre los que se podría referenciar nuestro comprometido-devengado. En este caso solo deberemos buscar el expediente de bloqueo que registramos anteriormente para definirlo como Origen de nuestro Comprometido-Devengado de Viáticos.

Una vez seleccionado el resto de campos los registramos de la misma forma que en otros tipos de expedientes, seleccionando la Clase de Documento adecuada, A3 en el caso de viáticos viatico.

Una vez registrados los datos generales del expediente podemos pasar a los datos básicos, donde veremos que el expediente ha heredado del bloqueo los datos correspondientes al bloqueo de viáticos registrado previamente.

Si pulsamos nuevamente el botón de

nos mostrará la pantalla que vimos en el registro del viático con todos los datos del viático registrado.

En esta pantalla no se podrá modificar ningún dato del viático, solo se visualizaran los datos registrados del viático que se registraron en el bloqueo inicial.

Si los datos son correctos se podrá grabar y se va a generar un expediente.

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3. Tramitación de un Expediente de Viáticos

Tramitación de un Comprometido - Devengado de Viáticos

Ruta de Menú: La tramitación de un expediente se realiza desde el menú de usuarios en la siguiente ruta:

Menú SAP > Tramitación de expedientes > /IG4S/TR_004 – Bandeja de tramitación

La tramitación de un expediente de Comprometido se realiza a través de la siguiente transacción para acceder a la bandeja de tramitación. Al acceder a la bandeja de tramitación, aparecerán todos los documentos que estén pendientes de tramitar por parte del usuario.

Dependiendo de los roles asignados, el usuario podrá ver más o menos expedientes dependiendo de su nivel de tramitación que le corresponda. El circuito de tramitación dependerá del tipo de expediente. En este caso se procederá a aprobar un expediente de comprometido-devengado de viáticos.

En la pantalla de la bandeja de tramitación, se deberá seleccionar el expediente a tramitar y pulsar el botón ejecutar.

A continuación se accede a la siguiente pantalla para la tramitación del expediente. En la primera mitad de la pantalla aparecen los datos generales del expediente junto con el agente asignado para la tramitación del mismo, en este caso la tramitación del expediente le corresponde a la Unidad Gestora – Viáticos, que corresponde al Supervisor de Contabilidad.

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Se pueden visualizar desplegando Modelos a generar situado en la parte izquierda de la pantalla y pulsando el botón Formulario.

Se visualiza el formulario y luego se pulsa el botón:

En la parte inferior de la pantalla, aparecen las opciones de tramitación. En este caso existen dos posibles acciones para tramitar este expediente, aprobación y rechazar. Se procede a aprobar el expediente.

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Dependiendo de la opción seleccionada, el expediente realizará una de las dos siguientes opciones, viajar al siguiente punto de tramitación, o será rechazado.

Una vez seleccionada la opción, el sistema muestra un mensaje para confirmar la opción seleccionada:

En este caso la tramitación del expediente finaliza con la tarea de Unidad Gestora - Viáticos.

4. Anulación Comprometido – Devengado de viáticos (C_CD_BLVI-)

Puede suceder que una vez registrado un viático y luego de contabilizado, aún sin ser pagado, éste se debe anular. Para estos casos tenemos el siguiente Modelo de Documento.

Nuevamente podemos registrar por la apertura de expedientes con un tipo de expediente Contable.

De la misma forma buscamos el expediente de referencia, que será el comprometido-devengado que hemos registrado previamente y que deberemos indicar en el campo Exp. Origen de los datos básicos del expediente que vamos a generar.

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Una vez introducido el expediente de referencia traerá todos los datos del mismo, y será necesario seleccionar la clase de documento, que en este caso será 3A para realizar la Anulación del comprometido devengado que registramos y contabilizamos.

Si nos movemos por el menú de la parte izquierda podremos visualizar nuevamente los datos del viático desde Datos Básicos -> Posiciones Expediente Contable -> Gestión Viáticos, para ver el detalle del registro.

Una vez finalizado la verificación se procederá a registrar el expediente y tramitar el documento para su anulación. Luego grabamos el expediente a través del icono del diskette .

El sistema nos mostrará un mensaje de confirmación previa referente a la generación de un documento.

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Indicamos SI para registrarlo, NO para cancelar el registro. Luego nos llevará a la pantalla de visualización del documento, para su verificación nuevamente y el registro se completará con el botón de grabar , donde después de chequear los datos grabaremos para obtener nuestro documento.

Y obtendremos nuestro número de expediente que habrá que tramitar para contabilizar la anulación del comprometido devengado de viáticos.

5. Bloqueo o Reserva Complementaria de viáticos (C_BL_VI+ -)

En este caso vamos a realizar el complementario del bloqueo inicial que registramos del viático, este complementario, reducirá el bloqueo inicial para así eliminar aquellos movimientos que se generaron para el registro del viático.

Este complementario solo podrá ser de depreciación y se registrará por el importe total de la línea del viático de referencia que estamos corrigiendo.

El método será el mismo que hemos visto en los pasos anteriores, apertura de expediente, selección del tipo de expediente y del órgano gestor, selección del modelo de documento que en este caso será el siguiente.

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En la siguiente pantalla deberemos introducir el expediente de origen del proceso, que en este caso será el del bloqueo de viáticos, que registramos inicialmente. Con esto obtendremos los datos del expediente origen.

Desde la parte izquierda del menú se podrá navegar para visualizar el viático y desde los datos de posición seleccionaremos las líneas del viático sobre el que se realizará el complementario negativo.

Accedemos a los datos de posición y vamos a la gestión del viático para ver sus posiciones.

Todos los campos vendrán bloqueados en gris, excepto un campo de la última columna “Marca de Ajuste”, para localizar este campo nos desplazamos a la derecha en los datos de posición del viático.

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Marcamos el flag o la casilla de la posición o las posiciones que vayamos a ajustar del viático.

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El sistema obtendrá las posiciones y las incorporará para generarse el expediente con el ajuste de las posiciones correspondientes.

Si los datos son correctos grabaremos y se va a generar un nuevo expediente, que debe ser tramitado como se especifica en el punto (“6.3 Tramitación de un Expediente de Viáticos”).

CONSULTAS DE EXPEDIENTES:

Menú SAP -> Tratamiento de expedientes ->/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente.

Una vez en la consulta de expediente ingresamos el número del expediente que deseamos ingresar

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Tipos de Consulta que podemos realizar:

 Consulta de Datos básicos

 Posiciones de Expediente Contable

 Documentos Generados

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 Árbol de Tramitación – Fases de la Institución: Se visualiza el trámite de un expediente por las diferentes bandejas de tramitación, se vitaliza la fecha registro, usuario que ejecuto la transacción y en que fases del flujo se encuentra el expediente.

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ANEXO 1

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ANEXO 2

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ANEXO 3

CLASE DE GASTO OBJETO DE GASTO CREDITO RECONOCIDO

AL, CE, DE 141 VIATICOS DENTRO DEL PAIS 195 VIATICOS

Almuerzo, Desayuno, Cena 143 VIATICOS A OTRAS PERSONAS 195 VIATICOS

201 ALIMENTOS PARA CONSUMO HUMANO 291 ALIMENTOS Y BEBIDAS

141 VIATICOS DENTRO DEL PAIS 195 VIATICOS

143 VIATICOS A OTRAS PERSONAS 195 VIATICOS

151 TRANSPORTE DENTRO DEL PAIS 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES 152 TRANSPORTE DE O PARA EL EXTERIOR 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES 153 TRANSPORTE DE OTRAS PERSONAS 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES

151 TRANSPORTE DENTRO DEL PAIS 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES 153 TRANSPORTE DE OTRAS PERSONAS 196 TRANSPORTE A PERSONAS Y BIENES

142 VIATICOS EN EL EXTERIOR 195 VIATICOS

143 VIATICOS A OTRAS PERSONAS 195 VIATICOS

144 VIATICOS CONTINGENTES AL SERVICIO EXTERIOR 195 VIATICOS VI Viaticos Internacional

OBJETO DE GASTO HABILITADO PARA GESTION DE VIATICOS OBJETO DE GASTO

Transporte Nacional TN

MI Movilización Interna HO Hospedaje

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