Programa Rosario Hábitat: Mejorando la eficiencia aplicando prácticas de Dirección de Proyectos. María Isabel Garzia, Adriana Salomón

Texto completo

(1)

Programa Rosario Hábitat:

Mejorando la eficiencia aplicando

prácticas

de

Dirección de Proyectos

(2)

María Isabel Garzia

Foto

Project Management Professional

Como consultora de ERA PM y

ProHábitat XXI a estado a cargo

del desarrollo de estructuras

gerenciales en agencias de

gobierno, formulado proyectos

legislativos sobre uso del suelo,

consultorías y capacitación.

(3)

Adriana Salomón

Project Management Professional

Coordinadora del Programa

Rosario Hábitat, financiado por el

BID y la Municipalidad de

Rosario.

(4)

Agenda

"Programa Rosario Hábitat:

Mejorando la eficiencia aplicando prácticas

de Dirección de Proyectos"

• Qué es el Programa Rosario Hábitat

• Antes y después de la implementación de prácticas

de Dirección de Proyectos

(5)
(6)

Programa Rosario Hábitat

OBJETIVOS

Encauzar los procesos de

ocupación informal y mejorar

la calidad de vida de la

población de asentamientos

irregulares de la ciudad de

Rosario, promoviendo la

integración física y social de

dichas áreas informales a la

ciudad formal

(7)

Programa Rosario Hábitat

(8)

Programa Rosario Hábitat

COMPONENTE

URBANIZACIÓN

INTEGRADA

• Construcción de viviendas e

infraestructura para familias

que deben relocalizarse.

• Apertura de calles,

(9)
(10)

Programa Rosario Hábitat

COMPONENTE

ATENCIÓN A NIÑOS

Y ADOLESCENTES

Estimulación psico – motriz

Inserción social niños de 10 a 14 años

Nutrición

Autoproducción de alimentos

Recreación

(11)
(12)

RESULTADOS

11 BARRIOS, 11 PROYECTOS

1303 / 1450 familias relocalizadas recibieron vivienda e

infraestructura

2681 / 3753 familias: cuentan con un lote regularizado,

mejoramiento sanitario y todos los servicios

106 cuadras abiertas conectando los barrios al resto de la ciudad

10 equipamientos comunitarios construidos

1006 jóvenes realizaron su capacitación en oficios

1028 microemprendedores se han capacitado

1040 escrituras han sido entregadas a los nuevos propietarios

(13)

DESAFIOS

Aumento en la producción (500% anual)

Abordaje simultáneo de varios proyectos

Provisión de nuevos servicios y productos

Mayor número de interesados

Estructura de funcionamiento tradicional basado en

compartimientos estancos de funciones y servicios

(14)

Marco de Referencia

DIRECCION GENERAL

COORDINACION DEL PROGRAMA

(15)

Contexto

LOS INTERESADOS

• El Servicio Público de la

Vivienda

• Otras áreas de la

Municipalidad de Rosario

• Los vecinos de los barrios

intervenidos

• Las organizaciones barriales

• Los vecinos del entorno y de

(16)

Gestión de la Integración

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

• Organización jerárquica vertical, compartimentada excesivamente dificultando la coordinación de Proyectos

• Mentalidad excluyente de cada sector de trabajo área sobre su propia especificidad, sin comprender o considerar la globalidad de la problemática en cuestión

• Falta de conocimiento acabado del Programa o Proyecto por parte de todos los sectores y de las acciones y urgencias de los demás sectores

• Difícil acceso a la información

(17)

Gestión de la Integración

INVOLUCRADOS PROYECTO DIRECCION GENERAL

COORDINACION DEL PROGRAMA PA PB PC Tierras y regularización dominial Vivienda e infraestructura Generación de Trabajo e Ingresos Administrativo y financiero Comunicación Planeación, monitoreo y evaluación INVOLUCRADOS AREA DIRECCION GENERAL

COORDINACION DEL PROGRAMA PA PB PC Tierras y regularización dominial Vivienda e infraestructura Generación de Trabajo e Ingresos Administrativo y financiero Comunicación Planeación, monitoreo y evaluación INVOLUCRADOS PROGRAMA DIRECCION GENERAL

(18)

CALIDAD

TIEMPO

COSTO

Oficina Planeación, Monitoreo y Control

Herramientas específicas

Informes desempeño Sistema de Indicadores

Gestión de la Integración

Planificación, Monitoreo y Control de cambios

(19)

Gestión del Alcance

MATRIZ DE MARCO LÓGICO

(20)

Gestión del Alcance

Matriz de Marco Lógico, base para la Estructura de División del Trabajo (EDT) de todos los proyectos:

(21)

Gestión del Alcance

PLANIFICACIÓN PARTICIPATIVA

Profundiza la definición del Alcance

PARTICIPANTES: Técnicos, vecinos, organizaciones

• Talleres sobre deberes y derechos

• Talleres de identificación de

problemas y definición de estrategias

• Talleres temáticos para

profundizar los alcances de los componentes del programa

(22)

Gestión del Tiempo

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

• La planificación y control de tiempos no forma parte de las prioridades de gestión

• Los estimativos de tiempos no reflejan los requerimientos reales de los procesos incluidos en un proyecto

• La planeación no se condice con la estructura de funcionamiento. Las responsabilidades específicas de cada sector no pueden analizarse en particular

• No se asignan responsabilidades en la planeación de las tareas. • La complejidad de la ejecución de varios proyectos en simultáneo

dificulta la labor de planeación del Programa en general

(23)

Gestión del Tiempo

PRACTICAS IMPLEMENTADAS

• Planificación basada en las fases de intervención y el marco lógico del Programa, según el Método de ruta crítica

• Los equipos de proyecto planifican sus tareas, a las cuales se integran los planes de trabajo de los procesos ejecutados por los diferentes sectores y componentes

• Se integran los tiempos de los diferentes procesos de un proyecto • Permite un flujo adecuado de información entre los distintos

sectores, proyectos y niveles

(24)
(25)

Gestión del Costo

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

• El equipo de proyecto no considera la gestión de costos.

• La mayoría de los proyectos subejecuta el presupuesto anual asignado.

PRACTICAS IMPLEMENTADAS

• Involucramiento del equipo de proyecto en la gestión de costos. • Gestión de costos de cada proyecto desde una lógica integrada

con la gestión de tiempos y del alcance.

• Asignación de los presupuestos de cada proyecto en cuentas de control de costos asociadas a los componentes del

programa.

(26)

Gestión del Costo

EN DÓLARES GENERAL DEL PROYECTO

1 2=5+6 3=2-1 4=3/1 5 6

INFORME PRESUPUESTARIO Septiembre 2010

Presupuesto formulación

ejecutiva

Presupuesto total

actualizado Diferencia Desvío %

Ejecución acumulada a Agosto 2010

Presup. que resta ejecutar al 31/08/10 LA CERAMICA 3.702.102,49 3.669.344,50 - 32.757,99 -1% 1.192.083,73 2.477.260,77 Ingeniería y administración 204.329,04 2.430,45 - 201.898,59 -99% - 2.430,45 Proyectos 160.767,75 2.430,45 - 158.337,30 -98% - 2.430,45 Supervisión de obras 43.561,29 - - 43.561,29 -100% - - Costos directos 3.497.773,45 3.663.073,98 165.300,53 5% 1.188.243,67 2.474.830,32 Urbanización Integrada 3.175.643,13 3.290.379,09 114.735,96 4% 969.221,41 2.321.157,68 Inversiones en infraestructura 3.098.627,01 3.167.983,11 69.356,10 2% 905.662,42 2.262.320,69 Tierras y terrenos 225.806,45 - - 225.806,45 -100% - - Infraestructura de traslado 1.267.356,38 1.432.674,32 165.317,94 100% 704.772,34 727.901,98 Infraestructura de mejoramiento 1.605.464,18 1.678.042,07 72.577,89 5% 194.997,40 1.483.044,67

Equipamiento comunitario de traslado - 44.544,08 44.544,08 0% 5.892,68 38.651,40

Equipamiento comunitario de mejoram. 12.722,65 12.722,65 0% - 12.722,65

Obras de mitigacion ambiental traslado - - - 0% - -

Obras de mitigacion ambiental mejoram. - - - 100% - -

Acciones fortal. de redes soc. comunitarias 27.419,35 122.395,98 94.976,63 346% 63.558,98 58.837,00

Asistencia técnica en la regulariz. dominial 49.596,77 - - 49.596,77 -100% - - Atención a niños y adolescentes 54.258,06 10.178,12 - 44.079,94 -81% - 10.178,12 Generación de trabajo e ingresos 267.872,26 362.516,77 94.644,51 35% 219.022,26 143.494,52

Capacitación a jóvenes 111.284,52 205.016,68 93.732,16 84% 141.538,39 63.478,28

(27)

Gestión de la Calidad

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

 La dinámica de la gestión lleva a que las actividades se vuelven fines en si mismos, perdiendo de vista el logro de objetivos

 Los equipos no verifican el cumplimiento de los objetivos porque no han sido responsabilizados por el logro de los mismos, sino por la ejecución de las actividades propuestas para lograrlos

 Los procesos de evaluación se sienten como un ejercicio de búsqueda de culpables

(28)

FIN: Encauzar los procesos de ocupación informal y mejorar la calidad de vida de la población residente en asent. irreg.de Rosario, promoviendo la integr.física social a la ciudad formal

PROPÓSITO: Promover el fortalecimiento de redes de solidaridad a través de la participación de los involucrados en el proceso de mejoramiento del habitat

PRODUCTO: Los hogares reciben información,

monitorean y acuerdan acciones relativas a los avances del proyecto a través de instancias colectivas periódicas

RESULTADO:Se mejora la comprensión de deberes y

derechos ciudadanos y se desarrollan aptitudes y actitudes de los beneficiarios para trabajar organizada y solidariamente

ACTIVIDADES

Indicador1: % de beneficiarios que participan del Taller de diseño

Participativo de Loteo

(29)

INDICADORES (de producto):

Variables que representan la evolución de un proceso que debe ser objeto de seguimiento. Controlan CALIDAD.

META: Valor mínimo esperado que debe

alcanzar un indicador. Ejemplos:

INDICADOR: % de concursos no adjudicados por falta de oferentes

META: 10%

 INDICADOR: % de Hogares que conocen la importancia de la escritura y su uso META: 80%

(30)

Gestión de los RRHH

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

• Identificación de recursos por especialidad profesional • Medición del trabajo en base al cumplimiento de horarios

• Falta de experiencia específica en abordajes multidisciplinares y multiactorales

PRACTICAS IMPLEMENTADAS

• Se modificó la selección de profesionales redefiniendo perfiles necesarios, valorando capacidad de aprendizaje y flexibilidad

• Ajuste del perfil del responsable de proyecto: visión estratégica, actitud proactiva, capacidad de conducir procesos

(31)

Gestión de las Comunicaciones

• Beneficiarios/ Ciudadanía • Visión compartida de identidad e imagen • Ante mayor incertidumbre, mayor comunicación • Estrategias que contemplan acciones diferenciadas para cada público

(32)
(33)

Gestión de los Riesgos

PRACTICAS IMPLEMENTADAS

• Primera identificación de los riesgos se expresa a través de los supuestos de la Matriz de Marco Lógico

• Seguimiento de los riesgos en las diferentes momentos de análisis:

• Estratégico del Programa • Estratégico de Proyecto • Operativo de Proyecto

• Operativo por área o sector

• Auditorías de riesgo realizadas internamente para su presentación ante el BID y por auditores externos

(34)

Gestión de los Riesgos

Supuestos Claves Relacionados con la Implementación de los Componentes:

Clasificación (alta/baja):

Al menos el 75% de las familias de cada asentamiento firman un acuerdo de intervención y mantienen su adhesión a lo largo de la ejecución.

Alta Los prestadores de servicios de infraestructura y de los servicios

educativos dan, oportunamente, la factibilidad requerida.

Baja Un mínimo del 70% de los jóvenes entre 15 y 24 años que cumplen las

condiciones se inscriben en los cursos de capacitación

Baja Un mínimo del 15% de los mayores de 18 años que cumplen las

condiciones se inscriben en los talleres de microemprendimientos

Alta Existen lotes disponibles con costo y factibilidad adecuados para realizar

las actividades de relocalización que sean necesarias dentro del programa.

Baja

Los organismos correspondientes aprueban oportunamente los proyectos de urbanización.

Baja Las secretarías municipales cumplen en tiempo y forma las tareas

requeridas.

Baja Las asignaciones presupuestarias anuales tanto a nivel nacional como

municipal son las necesarias para cumplir las metas anuales del programa.

(35)

Gestión de las Adquisiciones

PRACTICAS IMPLEMENTADAS

• La gestión de adquisiciones de los proyectos está pautada en el Contrato de Préstamo entre el Gobierno Nacional y el BID

• Existe una normativa precisa para adquisición de bienes, contrataciones de obra, consultores individuales y firmas consultoras. • Anualmente se desarrolla un plan de adquisiciones que identifica las

principales compras y contrataciones a realizar

• La gestión de adquisiciones está auditada por diversos organismos: Tribunal de Cuentas, BID, firma auditora independiente

(36)

Lecciones Aprendidas

• Las herramientas de Dirección de

Proyectos pueden dejar de ser vistas como “instrumentos externos de control” si su uso se incorpora en las prácticas

cotidianas

• Es importante crear y usar incentivos para que los diferentes gestores utilicen la

información en los procesos gerenciales • Considerar al beneficiario como un

interesado principal es de vital importancia para garantizar mejores resultados en la ejecución de proyectos de Gobierno

(37)

• Los conceptos y herramientas de

Dirección de Proyectos son aplicables a los proyectos de Gobierno

• Los proyectos de Gobierno que los utilizan tienen un mejor desempeño y generan mejores beneficios para los ciudadanos

• Los proyectos de gobierno son un buen espacio para que los Directores de Proyectos pongan al servicio de la sociedad sus conocimientos,

aportando a la mejora de la condición de vida de miles de ciudadanos

(38)
(39)

Muchas Gracias!

Figure

Actualización...

Referencias

Actualización...

Related subjects :