Es un sistema de gestión fundamentado en una metodología japonesa que impulsa la cultura de calidad en el servicio para establecer acciones de mejora continua orientadas a otorgar servicios eficientes, en lugares seguros y confortables para beneficio de los servidores públicos y de la ciudadanía.
SEIRI.- Selección (Clasificación) SEITON.- Organización
SEISO.- Limpieza
SEIKETSU.-Estandarización
SHITSUKE.- Disciplina (Compromiso)
OBJETIVOS
Promover en el servidor público el compromiso de organizar, mantener y mejorar el ambiente laboral en el que se desarrolla, creando condiciones favorables y funcionales para optimizar recursos y ofrecer un servicio de excelencia a nuestros usuarios.
Mejorar las condiciones físicas del entorno laboral estandarizando los lugares de trabajo.
Que las áreas de trabajo de cada servidor público puedan asegurar un ambiente laboral acorde a sus necesidades.
Que los Servidores Públicos adquieran una cultura de calidad.
BENEFICIARIOS
CIUDADANO
CIUDADANO
•Una mejor atención.
•Menor tiempo en el trámite del servicio solicitado.
•Percibe la mejora en el servicio solicitado.
•Satisfacción del servicio y atención recibida.
INSTITUCION
INSTITUCION
•Mejora la imagen de las oficinas. •Reducción de costos de operación
por desperdicios.
•Reduce tiempos y costos por retraso en entrega de servicios.
SERVIDOR PUBLICO
SERVIDOR PUBLICO
•Reducción de accidentes. •Incrementa la eficiencia. •Desarrollar el auto control.
El propósito de la selección es retirar de los lugares de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las actividades cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.
Identifica el desperdicio:
Cualquier cosa que lleva tiempo, recursos o espacios pero que no agrega valor al servicio que se ofrece.
•Exceso de materiales, documentos, mobiliario. •Altos costos.
•Prolongado tiempo de espera. •Sobre producción.
•Corrección de errores. •Peligros y riesgos.
Selección de la información (documentos).
Se debe consultar y observar lo establecido en la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo que define la organización, conservación y custodia de los documentos públicos gubernamentales.
Mobiliario y equipo: identificado con su respectivo No. de inventario.
Papelería: ordenar y resguardar en lugar seco, todos los consumibles.
Personificador: en un lugar visible a todo público.
Insumos informáticos: destinar un lugar seco y limpio. Selección para los Objetos.
En cada área de trabajo, se debe de seleccionar los objetos que pertenecen a esta, de acuerdo a los siguientes criterios:
Objetos personales:
Tener únicamente a la vista objetos de oficina y ordenados en un lugar específico (no artículos decorativos, no artículos personales a la vista -estos últimos en el lugar destinado para ello y etiquetado-).
Se podrá tener bebidas no alcohólicas, retirados de los equipos eléctricos y electrónicos (botella de agua, taza de café o té).
S
E
L
E
C
C
I
Ó
N
Equipo de cómputo: con No. De inventario, cables acomodados y sin obstruir el paso.
Herramientas de oficina: el teléfono, computadora, impresora,
fotocopiadora, fax, video proyector, guillotina, engargoladora, máquina de escribir, colocar en un lugar seguro y accesible para el personal que
Identificar objetos innecesarios.
Una vez realizada la primera fase en el área de trabajo, se debe proseguir a la identificación de objetos innecesarios, es decir, aquellos que no son necesarios para ejecutar las actividades del servidor público.
Definir el destino de los objetos innecesarios.
En esta fase, el servidor público debe decidir cuál es el destino que se le da a los objetos que no son necesarios.
Seleccionar objetos necesarios.
Beneficios:
• Nos ayuda a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo, economizando tiempos y movimientos.
• Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado.
• Ayuda a identificar cuando falta algo.
• Da una mejor apariencia.
Una vez realizada la selección siguiendo estos pasos, se esta en condiciones de empezar y mantener la clasificación, orden y limpieza.
Permite ordenar los elementos que hemos seleccionado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Una vez que hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificándolos para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados.
Ejecución De Las Fases De Organización.
Para la información (documentos).
Fase 1.- Se debe consultar el documento “Lineamientos Generales para la
organización, conservación y custodia de los Archivos Públicos del Gobierno del Estado de Hidalgo”.
Importante: Contactar al Enlace Normativo de Archivos (área de administración).
Para Organizar los Objetos.
Fase 1. Definir la frecuencia de uso de los objetos.
Durante esta fase, el servidor público debe determinar con que frecuencia se utilizan los objetos de acuerdo a los siguientes criterios: (siguiente diapositiva)
Fase 2. Identificar y asignar un lugar para los objetos de
acuerdo a la frecuencia de uso.
Una vez definida la frecuencia de uso de los objetos, el servidor público debe asignar el lugar para su ubicación física, de manera que permita la fácil y rápida localización.
Organizar es una estrategia que agudiza el sentido de orden a través de la marcación y utilización de ayudas visuales. Estas ayudas sirven para estandarizar acciones y evitar despilfarros de tiempo, dinero, materiales y lo más importante, eliminar riesgos potenciales de accidentes del personal.
Fase 3. Colocar objetos de acuerdo a los criterios determinados.
El servidor público debe acomodar las cosas en los lugares determinados para su ubicación de tal forma que se facilite el colocar etiquetas visibles que permitan la localización de los objetos de manera rápida y sencilla.
Fase 4. Mantener el control de los objetos.
Implica no únicamente mantener los equipos dentro de una estética agradable permanentemente.
Exige que realicemos un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo.
LIMPIEZA
Se trata de evitar que la suciedad y el polvo se acumulen en el lugar de
Beneficios:
Aumenta la vida útil del equipo e instalaciones. Disminuye la
probabilidad de contraer enfermedades.
Disminuye accidentes. Mejora el aspecto.
Ayuda a evitar mayores daños a la ecología.
L
I
M
Es lograr que las prácticas y las actividades se ejecuten consistente y regularmente para asegurar que la selección, organización y limpieza, sean mantenidas en las áreas de trabajo.
Beneficios
Se guarda el conocimiento producido durante años.
Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente.
Los operarios aprenden a conocer con profundidad el equipo y elementos de trabajo.
Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.
Es hacer un hábito de las actividades de las 5’S manteniendo correctamente los procesos a través del compromiso de todos.
Beneficios
Se evitan reprimendas y sanciones. Mejora nuestra eficacia.
El personal es más apreciado por los jefes y compañeros.
