Diseño del sistema de control interno del fondo empleados club campestre de Ibagué FOEMCCI

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(1)DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL FONDO DE EMPLEADOS DEL CLUB CAMPESTRE DE IBAGUÉ - FOEMCCI. Trabajo de grado para optar al título de: Especialista en Revisoría Fiscal y Auditoria Integral. Presentado por: JESSICA PAOLA MOJOCOA GIRALDO JAVIER EDUARDO CONTRERAS MAHECHA. Director Metodológico LUDIVIA HERNANDEZ AROS. Director Técnico MANUEL FERNANDO TRIANA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÒN EN REVISORÍA FISCAL Y AUDITORÍA INTEGRAL IBAGUÉ, COLOMBIA 2018 1 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(2) TABLA DE CONTENIDO. 1. RESUMEN EJECUTIVO. 5. 2. INTRODUCCIÓN. 6. 3. OBJETIVOS. 7. 4. MARCO TEÓRICO. 8. 5. PRESENTACIÓN Y ANTECEDENTES DEL CASO. 13. 5.1. PRESENTACIÓN. 13. 5.2. ANTECEDENTES DEL CASO. 15. 6. LITERATURA SOBRE CASOS ANÁLOGOS. 17. 7. ANÁLISIS Y ESTUDIO DE LOS RESULTADOS. 19. 7.1 SISTEMAS O PROCESOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL FONDO DE EMPLEADOS FOEMCCI.. 20. 7.2 PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.. 22. 7.2.1 MANUAL DE FUNCIONES.. 23. 7.2.2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. 37. 7.3 ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PROPUESTO PARA EL FONDO DE EMPLEADOS. 59. 8. CONCLUSIONES. 67. 9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. 68. 2 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(3) LISTA DE TABLAS. -. Tabla 1. Matriz DOFA. 21. -. Tabla 2. Manual de Funciones Junta Directiva. 25. -. Tabla 3. Manual de Funciones del Gerente. 27. -. Tabla 4. Manual de Funciones del Contador Público. 29. -. Tabla 5. Manual de Funciones Comité de Control Social. 31. -. Tabla 6. Manual de Funciones Comité de Crédito. 33. -. Tabla 7. Manual de Funciones Tesorero(a). 35. -. Tabla 8. Definiciones Procesos y Procedimientos. 38. -. Tabla. 9 Tipos de Procedimientos. 39. -. Tabla 10. Proceso Recepción de Créditos. 40. -. Tabla. 11 Proceso Aportes Ordinarios y Recaudo De Cartera. 41. -. Tabla 12. Proceso Vinculo Asociativo. 42. -. Tabla 13. Proceso Cuentas Por Pagar. 43. -. Tabla 14. Proceso Reembolso De Caja Menor. 44. -. Tabla 15. Proceso Conciliación Bancaria. 45. -. Tabla 16. Proceso Liquidación De Impuestos. 46. -. Tabla 17. Proceso Para La Preparación De Los Estados Financieros. 48. -. Tabla 18. Proceso Presentación De Informes Organos De Control. 49. 3 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(4) LISTA DE FIGURAS. -. Figura 1. Riesgos de Fraude.. 11. -. Figura 2. Organigrama Fondo de Empelados FOEMCCI.. 14. 4 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(5) 1. RESUMEN EJECUTIVO El presente estudio, tiene como objetivo evaluar e implementar el sistema de control interno del Fondo de Empleado del Club Campestre de Ibagué FOEMCCI; es una empresa asociativa de derecho privado con fines de interés social, de responsabilidad limitada, patrimonio variable ilimitado, sin ánimo de lucro bajo la inspección de control y vigilancia de la división para el sector real de la superintendencia de la Economía Solidaria. El estudio inicia con la identificación de la normatividad vigente del control interno de aplicabilidad para los Fondos de Empleados del sector Solidario, a través de un diagnóstico de los procesos y procedimientos que contribuyan al cumplimiento de los objetivos establecidos por la entidad mediante la aplicación de una matriz de evaluación, compuesta por cuestionarios que valoran los cinco componentes del control interno, como son: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, supervisión y seguimiento, finalmente se presenta una propuesta del diseño al sistema de control interno de FOEMCCI. De acuerdo a lo anterior, se entrega un documento con las recomendaciones necesarias que sirvan de base para implementar el diseño al sistema de control interno de FOEMCCI y que permita mitigar oportunamente los riesgos presentes al interior del organismo, con el fin de proteger adecuadamente los intereses de la entidad y sus asociados. Palabras Clave: Diseño del control interno, matriz de evaluación, componentes del control interno, organismo del Sector Solidario.. 5 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(6) 2. INTRODUCCIÓN. Ante la amenaza a los recursos económicos que representa la falta de controles eficientes y los riesgos inherentes a las operaciones diarias que puede tener los fondos de empleados, se hace necesario la implementación de un sistema de control interno que provee la seguridad razonable respecto al logro de objetivos. Esto se haría posible gracias a la efectividad y eficiencia de las distintas operaciones contables de la información financiera, también como el cumplimiento de las leyes de regulación aplicable a la entidad económica solidaria. Los controles son de vital importancia en cualquier entidad ya que nos permiten tener un alto grado de seguridad en todas las actividades que se realicen, son un instrumento de eficiencia garantizando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a la empresa a realizar su objetivo. Detecta las irregularidades, errores y la vez genera soluciones factibles evaluando todos los niveles de la entidad. El presente estudio de caso tiene como objeto la implementación de un manual de procedimientos de control interno en el Fondo de Empleados del Club Campestre de Ibagué – FOEMCCI; para ello, se diseñaron manuales financieros y contables que mediante la formulación y análisis de procedimientos con mecanismos fiables y seguros, se genera mayor veracidad en la información financiera del fondo y así garantizar una buena toma de decisiones, con el fin de comunicar a los asociados como se encuentra sus aportes o recursos que posee el fondo. El estudio se compone de un marco teórico que establece los lineamientos, referentes y supuestos teóricos sólidos, de un sistema de control y modelo estándar; un marco regulatorio en el cual se enmarca la obligatoriedad de tipo normativo de 6 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(7) la entidad, así como un marco institucional que aterriza la aplicabilidad para la entidad enfocado en su naturaleza jurídica.. 3. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar el sistema de control interno del fondo de empleados del Club Campestre de Ibagué – FOEMCCI. OBEJTIVOS ESPECIFICOS . Identificar los procesos y procedimientos que se tendrán en cuenta para implementar el control interno del fondo de empleados del Club Campestre de Ibagué – FOEMCCI.. . Establecer un sistema de control interno para el fondo de empleados del club campestre de Ibagué – FOEMCCI.. . Diseñar estrategias de seguimiento para evaluar el sistema de control interno propuesto para el fondo de empleado del Club Campestre de Ibagué – FOEMCCI.. 7 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(8) 4. MARCO TEORICO El denominado sector solidario está integrado en Colombia por un variado tipo de entidades o empresas, entre las cuales se encuentran Fondos de empleados, administraciones públicas cooperativas, asociaciones mutuales, cooperativas de trabajo asociado, CTA, cooperativas especializadas de ahorro y crédito, cooperativas especializadas sin sección de ahorro, instituciones auxiliares especializadas, Cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito, cooperativas integrales sin sección de ahorro, cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito, organismos de carácter económico y organismos de representación (Ortiz, 2010). Los Fondos de Empleados en Colombia son entidades de carácter solidario y su actividad se encuentra limitada al uso de los recursos aportados por sus asociados, auxilios del empleador, donaciones, rendimientos, ingresos por convenciones a la rotación de los mismos en actividades básicas para su captación y al otorgamiento de créditos en modalidades dirigidas hacia estos mismos asociados. Creado el Decreto Ley 1481 en 1989, a través de estas organizaciones, los patronos pueden colaborar en la creación o el desarrollo de los Fondos de Empleados y pueden inspeccionar y vigilar los recursos asignados por una parte y la cohesión que este tipo de asociación general.. 8 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(9) Los fondos de empleados, al ser una entidad sin ánimo de lucro, están sometidos a la vigilancia de la Superintendencia de Economía solidaria y sus órganos. Los fondos de empleados están constituidos por:     . Asamblea general Junta directiva Gerente Comité de control social Revisor fiscal. El Fondo de empleados es una entidad asociativa, de derecho privado, de naturaleza solidaria, organismo de tercer grado registrado debidamente en la cámara de comercio, de responsabilidad limitada, sin ánimo de lucro y de patrimonio variable e ilimitado. Está situado en una ciudad intermedia de Colombia con 15 años de existencia, cuenta con 38 asociados, la actividad principal del fondo está orientada a contribuir el nivel económico social educativo y cultural de los asociados y sus familias, a través de la promoción de una cultura empresarial solidaria, solución de sus necesidades, protección de ingresos y el fortalecimiento de los lazos de solidaridad y ayuda mutua (FOEMCCI, 2016). El control interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas. El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las compañías de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión. (Ladino, 2009). El sector solidario ha dado un paso adelante en la administración del riesgo del lavado de activos y la financiación del terrorismo, por ello la Superintendencia de la 9 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(10) Economía Solidaría a través de la circular Externa 04 propone una administración metodológica para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo del lavado de activos y la financiación del terrorismo y como novedad más relevante las etapas para implementar el sistema SARLAFT. Por ello toda entidad solidaria como: Cooperativas, Fondos de Empleados y Asociaciones Mutuales, están obligados a crear los manuales y políticas para la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, además de reportar en el sistema SICSES el formato (9076) SEGUMIENTO A LA IMPLEMENTACION SARLAFT.. La Ley 454 de agosto de 1988 determina el marco conceptual que regula la economía solidaria, se transforma el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas en el Departamento Nacional de la Economía Solidaria, se crea la Superintendencia de la Economía Solidaria, se crea el Fondo de Garantías para las Cooperativas Financieras y de Ahorro y Crédito, se dictan normas sobre la actividad financiera de las entidades de naturaleza cooperativa y se expiden otras disposiciones (Colombia. Congreso de la República, Ley 454 de 1988). El Decreto 1481 de 1989 determina la naturaleza, características, constitución, regímenes internos de responsabilidad y sanciones, y se dictan medidas para el fomento de los fondos de empleados (Colombia. Congreso de la República, Decreto Ley 1481 de 1989). Para conocer los beneficios, se parte de los riesgos, oportunidades de mejora que se identificaron en diferentes encuestas realizadas a representantes de las tres líneas de defensa de diferentes organizaciones de América Latina, nos hemos basado en encuestas realizadas a CEOs, CFOs, CAEs, Directores, Gerentes de Auditoría y Miembros de Comités de Auditoría de diferentes sectores económicos de más de 60 países.. 10 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(11) De acuerdo con los encuestados, los principales riesgos son fraude, soborno y corrupción, Cibercrimen y manipulación de información financiera: Figura 1. Riesgos de Fraude. Fuente: Céspedes (2017) Las oportunidades de mejora identificadas son las siguientes: . Alinear mejor los riesgos a los objetivos del negocio.. . Mejorar la asignación de responsabilidad en la gestión de riesgos y en el modelo operativo.. . Mejorar la capacidad de proporcionar una visión integral del riesgo.. . Diseñar un proceso de comunicación del riesgo más estructurado y frecuente a la Alta Gerencia y stakeholders de la organización.. . Utilizar de forma efectiva la tecnología para gestionar de manera más eficiente el riesgo.. 11 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(12) . Necesidad de las tres líneas de defensa para el trabajo conjunto de gestión del riesgo.. Con base a la identificación del riesgo permite a la entidad poder generar unas oportunidades de mejora, la práctica de Auditoría Interna proporciona una amplia gama de soluciones a las organizaciones que buscan: . Fortalecer su control interno, monitorear los riesgos, mejorar la capacidad de. administración de riesgos estratégicos. . Identificar oportunidades para mejorar los procesos, así como evaluar la. función de auditoría interna ya existente en relación con la calidad de su desempeño frente a las mejores prácticas y bajo los estándares internacionales divulgados por el Instituto de Auditores Internos (IIA). Beneficios obtenidos al fortalecer el control interno y mejorar los planes de gestión de riesgos: . El 70% de las empresas tuvieron beneficios tangibles con la implementación del Gobierno Corporativo.. . 67% detecto mejoras en sus costos financieros.. . 44% recibieron retornos de la inversión sin esperarlo.. . 46% de las empresas cuentan con planes de sucesión (Céspedes, 2017).. 12 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(13) 5. PRESENTACIÓN Y ANTECEDENTES DEL CASO 5.1 PRESENTACIÓN El Fondo De Empleados de la Corporación Club Campestre De Ibagué “FOEMCCI” con NIT 809.010.380-1 y domicilio principal en la ciudad de Ibagué, kilómetro 5 vía Espinal registrada en la Cámara de Comercio de Ibagué el 28 de octubre de 2002 bajo el registro N° 00006441. Es una empresa asociativa de derecho privado con fines de interés social, de responsabilidad limitada, patrimonio variable e ilimitado, sin ánimo de lucro bajo la inspección de control y vigilancia de la división para el sector real de la Superintendencia de la Economía Solidaria. La misión del Fondo De Empleados de la Corporación Club Campestre De Ibagué “FOEMCCI” es una empresa de ahorro y crédito del sector de la economía solidaria que ofrece soluciones oportunas y efectivas a las necesidades de los trabajadores de la Corporación Club Campestre de Ibagué. Nuestros servicios están respaldados en procesos de mejoramiento continuo. La visión del Fondo De Empleados de la Corporación Club Campestre De Ibagué “FOEMCCI” será la alternativa más importante del sector de la economía solidaria para sus asociados. Fiel a sus principios doctrinarios, con una base social sólida, que garantice su crecimiento institucional y empresarial; con efectiva presencia social.. 13 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(14) Esta Entidad se rige por el ordenamiento legal vigente dentro del derecho colombiano, los principios universales y doctrinales de toda empresa asociada y en particular por las disposiciones previstas en el decreto Ley 1481 del 7 de Julio de 1989 y la Ley 454 de 1998. El fondo de empleados FOEMCCI está conformado por una asamblea, junta directiva, gerente, comité de control social y de crédito, desarrollo principalmente las siguientes actividades, captar depósitos de ahorro entre sus asociados para solucionar las necesidades de crédito de sus asociados. (FOEMCCI, Balance de Gestion, 2014). Figura 2. Organigrama Fondo de Empelados FOEMCCI. ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS. JUNTA DIRECTIVA. DEPARTAMENTO SG-SST. CONTROL INTERNO. COMITÉ CONTROL SOCIAL. DEPARTAMENTO CONTABLE Y FINANCIERO. GERENCIA. TESORERIA. COMITÉ DE CREDITO. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). 14 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(15) 5.2 ANTECEDENTES DEL CASO El fondo de empleados se encuentra en el sector real de la Superintendencia de la Economía Solidaria, está ubicado en una ciudad intermedia de Colombia y pertenece al sector privado con unos 15 años de existencia. Tras alertas percibidas por la superintendencia de economía solidaria y la exigencia de implementar el control interno a los Fondos de Empleados, por esta razón se ve la necesidad de implementar el sistema de control a los diferentes procesos que se manejan y otros tipos de alertas ya concernientes al funcionamiento del Fondo. Con base en lo anterior previsto por la gerencia del Fondo, se decidió realizar la implementación del control interno en la entidad para cumplir con las disposiciones legales. El sistema de control interno juega un papel importante en el manejo eficiente y eficaz de los recursos y beneficios económicos de los asociados; forma parte integral del sistema que evita los riesgos, fraudes, protege los activos y evalúa la eficiencia de los procesos y procedimientos en que debe incurrir un sistema de control interno eficiente. Teniendo como base la Ley 87 de 1993 que estableció las normas para el ejercicio del control interno en las entidades, definiéndolo en su artículo numero 1 así: “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la. 15 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(16) administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previsto.” Las organizaciones solidarias de primer, segundo y tercer nivel de supervisión, tales como fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, administradoras públicas entre otras, tienen la obligación de gestionar el sistema de control interno, cuya adopción es de obligatorio cumplimiento para todas las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria. El control interno además le permite al Fondo velar que se cumplan las políticas internas y que las prácticas contables sean acordes a la normatividad vigente, en este caso las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), las cuales han venido con una serie de cambios en lo que concierne a la preparación y presentación de la información financiera. Las entidades del sector solidario, estarán sometidas al control social, interno y técnico de sus miembros, mediante las instancias que para el efecto se creen dentro de la respectiva estructura operativa, siguiendo los ordenamientos dispuestos por la ley y los estatutos (Cardozo, 2009).. 16 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(17) 6. LITERATURA SOBRE CASOS ANÁLOGOS Cardona y Lugo (2014) en su propuesta del sistema de control interno para el fondo de empleados LLEDY manifiestan que dentro de los fondos de empleados se evidencian controles pero que no necesariamente traducen una estructura articulada la que podría justificarse en que desde sus inicio en la organización estudiada han existido dos figuras administrativas, una del contador y otra de la secretaria auxiliar, dejando en el primero de este la responsabilidad de control, supervisión y vigilancia, dejando en este último toda la responsabilidad, lo que desde las concepciones teórica constituye una inadecuada segregación de funciones, por una parte y por la otra una posible deficiencia en el modelo de gestión.. Rodríguez, Camargo y Campos (2017) en la evaluación del sistema de control interno de la asociación tolimense de Cooperativas “Confecoop Tolima” expresan que Confecoop Tolima no tiene implementado un Sistema de control interno formal, como sistema compuesto y estructurado, sino que ha instituido una serie de controles a las funciones y actividades de sus empleados y procesos propios desarrollados como respuesta a la naturaleza de los mismos y las necesidades de control inherentes a la operación, lo que genera oportunidades de mejora para lograr un desarrollo adecuado que asegure la eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuya al cumplimiento de los objetivos. 17 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(18) Ortiz (2010) en la propuesta de modelo gerencial para los fondos de empleados dentro del sector solidario en Colombia enuncia que en una entidad de carácter solidario en la cual su principal objeto social sea la prestación de servicios de crédito y cartera, se debe partir de una perspectiva de análisis integral del riesgo, como lo prevén también las entidades de control solidario. Los elementos que se deben tener en cuenta en la estructura organizacional deben ser la administración y gestión de riesgos, la distribución del capital humano y la auditoria necesaria para el aseguramiento de los intereses de los asociados a la entidad, también se sugieren los indicadores de gestión que son responsabilidad de cada de las áreas.. 18 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(19) 7. ANÁLISIS Y ESTUDIO DE LOS RESULTADOS. Durante la evaluación enfocada en el control interno del Fondo de Empleados “FOEMCCI”, se realizó trabajo de campo, entrevista, revisión documental de los funcionarios que desempeñan el cargo de Gerente, Tesorero y Contador Público. Con el resultado de este trabajo se inició los procesos y procedimientos de cada ciclo que se genera en el Fondo, Como son: . Recepción de créditos. . Aportes Ordinarios y Recaudo de Cartera. . Vinculo Asociativo. . Cuentas por Pagar. . Reembolso de Caja Menor. . Conciliación Bancaria. . Liquidación de Impuestos. . Informes a los Órganos de Control (Supe solidaria, UIAF, Cámara de Comercio, Superintendencia de Industria y Comercio). . Elaboración de Estados Financieros. El Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué ha venido realizando y presentando su información con los lineamientos establecidos a los diferentes. 19 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(20) Órganos de Control, pero sin ningún manual o política que ampare dicha información, por ello es importante que el Fondo cuente con manuales y políticas establecidas, con el objeto de utilizar adecuadamente el recurso humano, el recurso financiero, delimitar responsabilidades, crear jerarquías de responsabilidad y así poder lograr los objetivos eficientemente.. 7.1 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL FONDO DE EMPLEADOS FOEMCCI. Actualmente el fondo de empleados tiene los siguientes procesos: 1. Afiliación . El empleado debe diligenciar el formato de afiliación donde especificará cuanto será su aporte.. . Se pone a consideración la afiliación en reunión de Junta Directiva.. . Si es aceptado por la Junta Directiva se descontará por nomina el valor de la afiliación que corresponde a un día de salario si es por primera vez, si corresponde a reintegro 2 días de salario.. 2. Recepción de créditos . El asociado debe solicitar el formato de solicitud de crédito.. . Se envía al jefe de personal para verificar la capacidad de pago.. . La solicitud es enviada al comité de crédito.. . El comité se reúne para el estudio de los créditos cumpliendo los siguientes requisitos: permanencia del fondo por más de 3 meses y se le aprobara cuatro veces de lo que tenga en aportes.. 20 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(21) 3. Retiro del asociado . Los retiros son voluntarios y deben ser aprobados por Junta Directiva.. . Tiene un tiempo máximo de 90 días para hacer entrega de sus aportes.. ANALISIS DOFA Tabla 1. Matriz DOFA FORTALEZAS. DEBILIDADES. •Manejo financiero, administrativo y contable •Facilidad de acceso a los servicios •Trayectoria, credibilidad, confianza •Tasas competitivas •Descuento por nomina •Liquidez y solvencia •Personal comprometido y calificado •Herramientas de trabajo.. •Falta de formación a los asociados en pensamiento, filosofía solidaria y entrenamiento financiero. •No se cuenta con un seguro colectivo, en caso de difícil cobro de cartera.. OPORTUNIDADES. ESTRATEGIAS F.O. ESTRATEGIAS D.O. •Mejorar el servicio de crédito •Mejorar el sistema de comunicación con los asociados. •Incentivo para el ahorro •Establecer procedimientos y procesos claramente definidos que garantice la eficiencia y efectividad en el desarrollo de las actividades. •Aplicar técnicas de administración del recurso humano que permita trabajar con personal satisfecho e involucrado con la consecución de los objetivos institucionales e individuales. •Asesoría contable, financiera y tributaria.. . Aprovechar las oportunidades y fortalezas de que se dispone para el mejoramiento continuo del fondo. . Mejora continua en el servicio de crédito. . Generar un buen servicio con un alto nivel tecnológico que permita estar en continua comunicación con los asociados.. . Fortalecer la parte administrativa del Fondo.. AMENAZAS. ESTRATEGIAS F.A. ESTRATEGIAS D.A. •Desvinculación o falta de participación del personal del Club Campestre de Ibagué, por el. . Crear un modelo de divulgación de los beneficios que ofrece el fondo.. INTERNO. EXTERNO. . Adquirir un seguro colectivo para la cartera de difícil cobro. .Capacitar a los asociados economía solidaria.. sobre. la. . Capacitar a los asociados sobre la economía solidaria.. 21 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(22) desconocimiento de los beneficios reales del Fondo de Empleados. •Otorgamiento de créditos por parte de la Junta Directiva saltando el reglamento del manual de créditos. •La contratación laboral del Club Campestre de Ibagué y la no renovación del contrato de trabajo del asociado, acarrea el endeudamiento con el Fondo de Empelados y difícil cobro de cartera.. . Implementar un sistema de control interno para mejoramiento interno del Fondo.. . Generar valor agregado de los servicios que presta el fondo de empleados.. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). 7.2 PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL FONDO DE EMPLEADOS. Al revisar los procesos y procedimientos existentes en el fondo se observó la necesidad de presentar una propuesta de control interno para el mejoramiento: CRITERIOS DE APLICACIÓN Se establece los siguientes criterios para la aplicación del proceso de control interno: . Autocontrol: Los funcionarios deben ejecutar en forma efectiva y eficiente las actividades y procesos que cada uno administra en su gestión diaria.. . Efectividad: Grado de realización de las actividades planificadas y de obtención de resultados.. . Eficiencia: Uso racional y óptimo de los recursos.. Con la implementación del Control Interno se busca: 1. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten. 2. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.. 22 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(23) 3. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad. 4. Asegurar la oportunidad y confiablidad de la información de la información y de sus registros. 5. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.. 7.2.1 MANUAL DE FUNCIONES COMITÉ DE CONTROL SOCIAL Es el órgano de vigilancia social, integrado por Asociados hábiles y cuyas funciones deberán desarrollarse con fundamento en el criterio de investigación, valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente. Estará conformado por tres (3) asociados hábiles, elegidos por la Asamblea General. Funciones del Comité de Control Social: . Velar por que los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios y fines de la Economía Solidaria.. . Informar a los órganos de administración al Revisor Fiscal y entidades competentes, sobre las irregularidades que existen en el funcionamiento y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse.. 23 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(24) . Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de los servicios, tramitarlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad.. . Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las Asambleas o para elegir delegados.. . Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria.. . Las que le asigne la Ley o los Estatutos, siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a las funciones propias de la Auditoría Interna o Revisoría Fiscal.. CONTADOR PÚBLICO El Contador Público liderará, coordinará y evaluará los procesos y procedimientos del área contable y financiera de FOEMCCI para suministrar información confiable y oportuna que servirá de apoyo a las directivas del fondo en proceso de la toma de decisiones. Funciones del Contador Público: . Mantener organizada la contabilidad del Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué, de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera, la legislación del Sector Solidario vigente y las demás normas técnicas que regulen la materia.. . Supervisar las operaciones del Fondo de Empelados Club Campestre De Ibagué y efectuar el análisis de las cuentas correspondientes.. . Elaborar oportunamente los reportes de rendición de cuentas con destino a la Superintendencia de la Economía Solidaria y demás entidades que los soliciten.. 24 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(25) . Preparar cada tres meses los estados financieros para aprobación del Gerente y Junta Directiva, así mismo elaborar los estados financieros anuales para presentación a la Asamblea General.. . Elaborar las declaraciones tributarias y gestionar su pago oportuno y archivo.. . Controlar el consecutivo y codificación de los comprobantes contables y sus soportes.. . Administrar el programa sistematizado de contabilidad de tal forma que todo asiento contable sea debidamente controlado. Observar las normas de ética profesional.. . Actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.. . Cumplir las normas legales vigentes, así como las disposiciones emanadas de los organismos de vigilancia y dirección de la profesión.. . Vigilar que el registro e información contable se fundamente en principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.. . Las demás que le asigne el Gerente.. MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES DEL FONDO DE EMPLEADOS CLUB CAMPESTRE DE IBAGUE Tabla 2. Manual de Funciones Junta Directiva I.. IDENTIFICACIÓN. Nivel: Administrativo Denominación del Cargo: JUNTA DIRECTIVA Dependencia: Asamblea General Cargo del Jefe Inmediato: Asamblea General II. PROPOSITO GENERAL . Cumplir y hacer cumplir el estatuto, los reglamentos y mandatos de la Asamblea General.. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE: Supervisión, Rendición Informes III. . DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. Expedir su propio reglamento y demás que sean necesarios y convenientes y para el cumplimiento del objeto social. 25 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(26)          .       . Aprobar el presupuesto anual de renta y gastos presentado por el Gerente. Nombrar y remover el Gerente, Tesorero, Contador, miembros de los Comités Especiales y demás empleados del Fondo. Expedir la Reglamentación para los manuales de funciones y procedimientos atenuantes al objeto social y las actividades del Fondo. Convocar a las sesiones ordinarias a la Asamblea de Asociados o delegados. Examinar, aprobar o improbar los Estados Financieros mensuales y los informes sobre la marcha del Fondo, presentados por el Gerente. Nombrar sus dignatarios y expedir su propio Reglamento. Señalar, modificar y reglamentar las políticas de préstamos. Decidir sobre la admisión, suspensión o retiro de Asociados y ordenar los reintegros de dinero a que haya lugar de conformidad con las normas contenidas en los presentes estatutos. Mantener un plan permanente de desarrollo a corto, mediano y largo plazo. Fijar la nómina de empleados del Fondo y sus respectivas asignaciones, las cuales se harán mediante sueldo fijo mensual y en ningún caso se dispondrá que tales remuneraciones tengan forma de porcentaje, tomados de las utilidades que produzca el Fondo. Señalar las funciones que deben ejercer los empleados del Fondo y que no se detallan en los presentes estatutos. Establecer y organizar de conformidad con los estatutos los servicios y Comités del Fondo para cumplir eficazmente con los objetivos sociales. Decidir sobre el ejercicio de las acciones judiciales contra algún Asociado o contra terceros. Decretar sanciones a los Asociados y Directivos por incumplimiento de sus deberes y obligaciones. Autorizar en cada caso al gerente para contratar, comprar por cuantía superior a diez (10) salarios mínimos legales vigentes. Interpretar e implementar el sentido de los presentes estatutos, para lo cual estará ampliamente facultada. Ejercer las demás funciones que de acuerdo con la Ley y los presentes estatutos le corresponden. IV..     . DISPOSICIÓN PARA DESEMPEÑAR EL CARGO. Tener experiencia en el desempeño de cargos administrativos. Desarrollar la política general de FOEMCCI. Tener aptitud e idoneidad para adoptar medidas y llevar a cabo los objetivos sociales y las actividades del Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué. Acreditar conocimientos de economía solidaria. Demostrar responsabilidad y cumplimiento en el desempeño de sus funciones.. 26 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(27) V.. REQUISITOS Ser Bachiller Cursos Básicos en Economía Solidaria. EDUCACIÓN. - Tener conocimientos básicos de economía solidaria. - Haber demostrado honorabilidad e idoneidad. - No haber sido sancionado(a) por autoridad alguna.. EXPERIENCIA. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). Tabla 3. Manual de Funciones del Gerente I.. IDENTIFICACIÓN. Nivel: Administrativo Denominación del Cargo: GERENTE Dependencia: Gerencia General Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva II. PROPOSITO GENERAL . Ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva, Organizando y dirigiendo conforme a los Reglamentos, Estatutos y demás Leyes que regulen el Fondo.. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE: Supervisión, Rendición Informes III. . DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. Supervisar la prestación de los servicios y el desarrollo de los planes, proyectos y programas.. 27 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(28)          . Proponer planes generales de desarrollo y proyectar para la aprobación de la Junta Directiva los Contratos y Operaciones en que tenga interés “FOEMCCI”. Vigilar diariamente el Estado de Caja y cuidar que se mantengan con seguridad los bienes y valores de “FOEMCCI”. Nombrar o remover libremente a los Funcionarios, Empleados y Trabajadores a su cargo. Rendir informes periódicos a la Junta Directiva de su Gestión. Realizar operaciones, celebrar contratos, convenios y negocio con autonomía propia por la cuantía que por efecto determine la Junta Directiva. Ejercer representaciones judiciales o extrajudiciales cuando hubiere lugar a ello. Procurar que todos los Asociados reciban informaciones veraces, completas y oportunas sobre los servicios y actividades de “FOEMCCI”. Ordenar gastos ordinarios y extraordinarios que se requieran de acuerdo con el presupuesto y las facultades especiales a su cargo. Enviar a la Superintendencia de la Economía Solidaria y demás entes de Control, los informes que dicho Órgano requieran. Las demás que le sean asignadas por la Junta Directiva a los Entes Gubernamentales. IV..  .  . . DISPOSICIÓN PARA DESEMPEÑAR EL CARGO. Tener experiencia en el desempeño de cargos administrativos. Gozar de buena reputación por honorabilidad y corrección, por no tener antecedentes de incumplimiento de sus obligaciones financieras tanto en el Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué como en otras entidades y por no estar incurso en procesos o condenado por la comisión de delitos comunes dolosos. Tener aptitud e idoneidad, especialmente en los aspectos relacionados con los objetivos sociales y las actividades del Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué. Acreditar conocimientos de cooperativismo y administración en general, bien sea mediante formación profesional o por la participación en cursos seminarios especializados o por la experiencia en la conducción práctica de empresas Cooperativas o similares. Demostrar responsabilidad y cumplimiento en el desempeño de sus funciones. V.. EDUCACIÓN. REQUISITOS Ser Bachiller Cursos Básicos en Economía Solidaria. 28 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(29) - Tener conocimientos básicos de economía solidaria. - Haber demostrado honorabilidad e idoneidad. - No haber sido sancionado(a) por autoridad alguna.. EXPERIENCIA. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). Tabla 4. Manual de Funciones del Contador Público I.. IDENTIFICACIÓN. Nivel: Administrativo Denominación del Cargo: CONTADOR PÚBLICO Dependencia: Gerencia General Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. PROPOSITO GENERAL . Liderar, planear, coordinar, controlar y evaluar los procesos y procedimientos del Área de Contabilidad, para suministrar información financiera confiable y oportuna, que sirva de herramienta de apoyo a las directivas de la organización en el proceso de la toma de decisiones.. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE: Auditoría, Contabilidad, Impuestos, Presupuesto, Finanzas, Costos, Presentación de Informes.. 29 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(30) III.. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. . Mantener organizada la contabilidad del Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué, de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera, la legislación del Sector Solidario vigente y las demás normas técnicas que regulen la materia.  Supervisar las operaciones del Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué y efectuar el análisis de las cuentas correspondientes.  Analizar y comparar, mediante conciliación bancaria para cada cuenta, los cuadres de auxiliares con los extractos de bancos.  Elaborar oportunamente los reportes de rendición de cuentas con destino a la Superintendencia de la Economía Solidaria y demás entidades que los soliciten.  Preparar cada tres meses los estados financieros para aprobación del Gerente y Junta Directiva, así mismo elaborar los estados financieros anuales para presentación a la Asamblea General.  Elaborar las declaraciones tributarias y gestionar su pago oportuno y archivo.  Controlar el consecutivo y codificación de los comprobantes contables y sus soportes.  Administrar el programa sistematizado de contabilidad de tal forma que todo asiento contable sea debidamente controlado.  Actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.  Cumplir las normas legales vigentes, así como las disposiciones emanadas de los organismos de vigilancia y dirección de la profesión.  Vigilar que el registro e información contable se fundamente en principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.  Las demás que le asigne el Gerente. IV.     . DISPOSICIÓN PARA DESEMPEÑAR EL CARGO. Contabilidad General, Contabilidad para el Sector Solidario. Conocimiento de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y de la circular única expedida por la Supersolidaria. Conocimientos en liquidación de Impuestos y presentación de informes a los entes de control. Dominio y manejo de programas utilitarios. Herramientas o instrumentos propios del trabajo. V.. REQUISITOS. 30 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(31) Título Profesional Universitario en Contaduría Publica. EDUCACIÓN. -. Tener como mínimo tres años experiencia como Contador, preferiblemente en el sector solidario.. EXPERIENCIA. - Manejo de contabilidad sistematizada, impuestos, presentación de informes a los diferentes entes de control del estado. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). Tabla 5. Manual de Funciones Comité de Control Social I.. IDENTIFICACIÓN. Nivel: Administrativo Denominación del Cargo: COMITÉ DE CONTROL SOCIAL Dependencia: Junta Directiva Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva II. PROPOSITO GENERAL . Vigilar e Inspeccionar el correcto funcionamiento y la eficiente administración de “FOEMCCI”, con base en la legislación vigente, los presentes Estatutos, Reglamentos y en especial la aplicación de la Doctrina y los principios universales de la Economía Solidaria.. 31 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(32) PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE: Supervisión, Rendición Informes III.  .         . DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. Velar por que los actos del órgano de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios y métodos cooperativos. Informar al órgano de administración, al Contador Público y a la Entidad Oficial de Control, sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento del Fondo y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deban adoptarse. Conocer los reclamos que presentan los asociados, en relación con la prestación del servicio, trasmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad. Hacer llamados de atención a los asociados, cuando incumplan los deberes consagrados en la Ley, el estatuto y los reglamentos. Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ellos y velar por que el Órgano Competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles, para poder participar en la Asamblea o para elegir delegados. Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria. Señalar de acuerdo con la Gerencia el procedimiento, para que los asociados puedan examinar los libros de inventarios y balances. Convocar a la Asamblea General en los casos, términos y condiciones establecidos en la Ley y los estatutos. Asistir a las reuniones de la Junta Directiva si así lo estima conveniente a través de uno de sus integrantes. Las demás que le asigne la ley o el estatuto. IV..  .  . DISPOSICIÓN PARA DESEMPEÑAR EL CARGO. Velar por que los actos del órgano de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios y métodos cooperativos. Informar al órgano de administración, al Contador Público y a la Entidad Oficial de Control, sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento del Fondo y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deban adoptarse. Conocer los reclamos que presentan los asociados, en relación con la prestación del servicio, trasmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida oportunidad. Hacer llamados de atención a los asociados, cuando incumplan los deberes consagrados en la Ley, el estatuto y los reglamentos.. 32 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(33)       . Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ellos y velar por que el Órgano Competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles, para poder participar en la Asamblea o para elegir delegados. Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria. Señalar de acuerdo con la Gerencia el procedimiento, para que los asociados puedan examinar los libros de inventarios y balances. Convocar a la Asamblea General en los casos, términos y condiciones establecidos en la Ley y los estatutos. Asistir a las reuniones de la Junta Directiva si así lo estima conveniente a través de uno de sus integrantes. Las demás que le asigne la ley o el estatuto. V.. REQUISITOS Ser Bachiller Cursos Básicos en. EDUCACIÓN. Economía Solidaria. - Tener conocimientos básicos de. EXPERIENCIA. economía solidaria. - Haber demostrado honorabilidad e idoneidad. - No haber sido sancionado(a) por autoridad alguna. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018) Tabla 6. Manual de Funciones Comité de Crédito I.. IDENTIFICACIÓN. Nivel: Administrativo Denominación del Cargo: COMITÉ DE CREDITO Dependencia: Junta Directiva Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva II. PROPOSITO GENERAL. 33 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(34) . Vigilar e Inspeccionar las operaciones de crédito que realiza FOEMCCI a favor de los asociados conforme a lo establecido en la Ley y los Estatutos.. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE: Supervisión, Rendición Informe. III.         . DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. Aprobar las operaciones de crédito que le corresponden de acuerdo a las atribuciones fijadas por el Reglamento de crédito vigente. Revisar periódicamente la Clasificación, Evaluación de la cartera de créditos que efectúa el comité. Recomendar a la Junta Directiva los procedimientos y mecanismos adecuados para la gestión y administración del riesgo de crédito. Velar por la capacitación del personal del Fondo en lo referente al tema. Asesorar a la Junta Directiva en la definición de los límites de exposición por todo tipo de riesgo, plazos, montos e instrumentos y velar por su cumplimiento. Proveer a los órganos decisorios del Fondo los estudios y pronósticos sobre el comportamiento de las principales líneas de crédito. Presentar a la Junta Directiva su recomendación sobre las tasas de interés, con base en estudios y análisis debidamente justificados y documentados legal y técnicamente. Presentar cada vez que sea necesario un informe a la Junta Directiva sobre las actividades cumplidas, los resultados alcanzados y las recomendaciones o conceptos que estime convenientes. Las demás que guarden relación con el Objetivo del Comité de Crédito y con las normas sobre la administración del riesgo. IV..   .  . DISPOSICIÓN PARA DESEMPEÑAR EL CARGO. Tener experiencia en el desempeño de cargos administrativos. Ser Objetivo. Mantener una constante relación, comunicación e información con los organismos de control y vigilancia, internos y externos, de manera específica con el contador público y el Comité de Control Social, para facilitar el logro de resultados positivos y la adopción de las medidas que correspondan a cada uno de éstos organismos dentro de la órbita de sus atribuciones y responsabilidades. Acreditar conocimientos de cooperativismo, administración de riesgos y administración en general. Demostrar responsabilidad y cumplimiento en el desempeño de sus funciones. V.. REQUISITOS. 34 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(35) Ser Bachiller Cursos Básicos en. EDUCACIÓN. Economía Solidaria y administración de riesgos de crédito.. - Tener conocimientos básicos de. EXPERIENCIA. economía solidaria y administración de riesgos de crédito. - Haber demostrado honorabilidad e idoneidad. - No haber sido sancionado(a) por autoridad alguna. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). Tabla 7. Manual de Funciones Tesorero(a) I.. IDENTIFICACIÓN. Nivel: Administrativo y Financiero Denominación del Cargo: TESORERO (A) Dependencia: Área Administrativa 35 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(36) Cargo del Jefe Inmediato: Gerente II. PROPOSITO GENERAL . Es la persona encargada de planear, dirigir, gestionar, controlar y supervisar los asuntos relacionados con los movimientos económicos, garantizando la cancelación oportuna de los compromisos con los Asociados.. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE: Auditoría, contabilidad, impuestos. III.              . DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. Suministrar al Asociado todos los formularios para solicitud de afiliación y de crédito. Elaborar los comprobantes de egresos, por los pagos hechos a los asociados, proveedores, trabajadores, servicios prestados y en general todos los pagos. Elaborar y registrar los comprobantes de causación, por facturas de proveedores, honorarios y servicios. Manejar la caja menor. Realizar los pagos por caja menor, y solicitar los reembolsos. Imprimir todos y cada uno de los reportes contables solicitados, por los jefes inmediatos, Contador y Gerente. Recibir y guardar diariamente el dinero entregado por el Asociado. Suministrar información confiable sobre las disponibilidades bancarias para que la administración pueda programar las actividades que conllevan a pagos. Mantiene informado al Gerente de cualquier irregularidad detectada en el movimiento contable y/o financiero del departamento a su cargo. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Recibir y consignar oportunamente dineros que se producen los pagos realizados por los Asociados del Fondo de Empleados. Preparar y entregar los informes relacionados con el cargo que soliciten, Gerente, Junta Directiva, Revisor Fiscal y o los demás organismos de dirección y control. Contribuir con responsabilidad y sentido de pertenencia en el desarrollo integral de los programas y proyectos que desarrolla el Fondo de Empleados. Las demás funciones que le asigne el Jefe inmediato, necesarias para lograr las metas y objetivos en las áreas misionales de la empresa. IV.    . DISPOSICIÓN PARA DESEMPEÑAR EL CARGO. Correcto manejo del programa SYSCAFE. Conocimientos básicos de contabilidad general. Conocimientos básicos en economía solidaria. Correcto manejo de herramientas de Office.. 36 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(37) . Manejo apropiado de equipos y elementos de trabajo. V.. REQUISITOS. EDUCACIÓN. Ser Bachiller Curso Básico en Economía Solidaria. EXPERIENCIA. Manejo de herramientas informáticas: Word, Excel, PowerPoint, Publisher. Tener conocimientos básicos de economía solidaria. Haber demostrado honorabilidad e idoneidad.. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). 7.2.2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. 37 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(38) Independientemente del tamaño de la entidad, hoy es prioritario contar con un instrumento que aglutine los procesos, las normas, las rutinas y formularios necesarios para el adecuado manejo de la entidad. Es importante que el Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué, tenga un manual de procesos y procedimientos, con el objeto de utilizar adecuadamente el recurso humano, el recurso físico, delimitar responsabilidades, crear jerarquías de autoridad, y así poder lograr los objetivos eficientemente. Todo manual de procesos y procedimientos, debe incluir actividades de control las cuales verifican que los procesos y procedimientos se cumplan. Las actividades de control también abarcan procesos de autorización, revisión y aprobación, los manuales de procesos y procedimientos son un apoyo importante para la Auditoría, Revisoría Fiscal y Control Interno de las empresas. Para el caso específico, el presente manual de procesos y procedimientos, está diseñado para las operaciones que realiza el fondo de empleados, en todas las áreas, desde donde se genera un hecho económico. Los hechos económicos se cuantifican y se soportan con documentos, para poder ser registrados en la contabilidad. De ahí la importancia de un sistema de información de todas las áreas. Un manual de procesos y procedimientos no estático; a medida que el Fondo de Empelados cambia, éste debe cambiar, haciendo los ajustes necesarios. El Fondo cambia por tamaño, actividad, normas legales, etc. A continuación, se presentan los siguientes procesos y procedimientos recepción de créditos, aportes ordinarios y recaudo de cartera, vinculo asociativo, cuentas por pagar, reembolso caja menor, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, elaboración de estados financieros presentación de informes órganos de control. Tabla 8. Definiciones Procesos y Procedimientos. 38 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(39) MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. OBJETIVO Los siguientes procesos tienen el objetivo de describir los procedimientos más relevantes del Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué, con el fin de obtener información confiable. ALCANCE Estos procesos aplican para el personal del FONDO DE EMPLEADOS CLUB CAMPESTRE DE IBAGUE “FOEMCCI”. DEFINICIONES Procesos: Es una secuencia de pasos que permite transformar datos en informes. El proceso comienza con la selección de los hechos continuos y su anotación en diversos registros hasta llegar a la emisión del informe. Procedimientos: Es el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente, documentar el funcionamiento integral del Fondo de Empleados, hacer cumplir las políticas, flujo de operaciones, sistemas de información y otros elementos que son el soporte del Fondo. Documentos: Son los soportes que sirven de base para registrar las operaciones del Fondo de Empleados. BASES LEGALES Ley 87 de 1993 Resolución 1819 de 2016 Estatuto Tributario Normas Internacionales de Información Financiera NIIF para Pymes. 39 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(40) Tabla. 9 Tipos de Procedimientos CONTENIDO TIPO DE DOCUMENTO. NOMBRE DE DOCUMENTO . Recepción de Créditos. . Aportes Ordinarios y Recaudo de Cartera. PROCEDIMIENTO. . Vinculo Asociativo. . Cuentas por Pagar. . Reembolso Caja menor. . Conciliación Bancaria. . Liquidación de Impuestos. . Elaboración Financieros. de. Estados. Presentación. de. Informes Órganos de Control Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). 40 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(41) Tabla 10. Proceso Recepción de Créditos ACTIVIDAD. PROCESO RECEPCIÓN DE CRÉDITOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE. Inicio. Diligenciar los documentos requeridos para la solicitud de crédito. Diligenciar cada uno de los documentos requeridos por el Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué para la solicitud de crédito.. Verificación de documentos. Los documentos pasan al área de Talento Humano del Club Campestre de Ibagué, donde verifican cada documento y si cumple con la capacidad de endeudamiento.. Talento Humano. El crédito es aprobado por el Área de Talento Humano.. Talento Humano. Los documentos del Crédito pasan al Área de Comité de Crédito, donde levantan un acta para la aprobación del crédito.. Comité de Crédito. Aprobación del crédito. Ejecución acta de aprobación. Legalización del crédito. Contabilización. Transferencia del crédito. Con la aprobación de los representantes del comité de crédito, en el área de Tesorería procede a Legalizar el Crédito.. Tesorero(o) y Asociados. SOPORTE Formato Solicitud de Crédito, Tabla de Amortización, Carta de Autorización Descuentos, Formato de Información de Saldos. Formato Solicitud de Crédito, Tabla de Amortización, Carta de Autorización Descuentos, Formato de Información de Saldos.. Acta. Acta Tesorero(a). Se debe contabilizar en un comprobante de egreso – Tipo EG2.. Tesorero(a). Se realiza la transferencia del crédito a la cuenta del Asociado o Empleado.. Tesorero(a). Comprobante de Egreso. Se archiva el comprobante de egreso en la carpeta del mes.. Archivo. Fin 41 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(42) Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018) Tabla. 11 Proceso Aportes Ordinarios y Recaudo De Cartera PROCESO APORTES ORDINARIOS Y RECAUDO DE CARTERA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE. SOPORTE. 42 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(43) Inicio. En los Libros Auxiliares se Tesorero(a) relacionan los aportes y las cuotas de los créditos realizadas por cada Asociado.. Libros Auiliares. Relación de descuentos. Se realiza una relación en Excel Tesorero(a) de los descuentos aplicados a cada Asociado.. Formato de relacion de descuentos. Descuentos de nomina. Este Informe pasa al área de Talento Humano Talento humano, donde se realizan los respectivos descuentos en Nómina.. Formato de relacion de descuentos. Transferencia de los descuentos recaudados. El área de Talento Humano Talento Humano realiza una Transferencia a la cuenta bancaria del Fondo y adiciona una relación de lo consignado.. Soporte de transferencia y relacion de lo consignado.. Verificación del valor consignado. El soporte de la Transferencia y Tesorero(a) la relación pasan al área de Tesorería donde se verifican el valor consignado.. Soporte de transferencia y relacion de lo consignado.. Estos valores se contabilizan en Tesorero(a) un comprobante Nota de Contabilidad NM.. Nota de Contabilidad. Se archiva el Comprobante en la Tersorero(a) Carpeta de contabilidad del mes.. Nota de Contabilidad. Relación de los aportes y cuota de créditos. Contabilización. Archivo. Fin. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018) Tabla 12. Proceso Vinculo Asociativo. 43 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(44) PROCESO VINCULO ASOCIATIVO ACTIVIDAD. DESCRIPCIÓN. RESPONSABLE. SOPORTE. Inicio. Diligenciar los documentos requeridos para la vinculación. Evaluar y aprobar la vinculación del asociado. Realizar carta confirmación de la vinculación al fondo. Archivo. Diligenciar cada uno de los Tesorero(a) y documentos requeridos Asociado por el Fondo de Empleados Club Campestre de Ibagué para la solicitud del vínculo asociativo.. Formatos. Evaluar y aprobar por Junta Directiva Junta Directiva la vinculación del Asociado, por medio de Acta.. Formatos. Realizar una carta Tesorero(a) informando al Asociado su vinculación al Fondo.. Carta. Archivar los documentos Tesorero(a) en la carpeta asignada al Asociado.. Formatos y carta de vinculación. Fin. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). 44 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(45) Tabla 13. Proceso Cuentas Por Pagar ACTIVIDAD. PROCESO CUENTAS POR PAGAR DESCRIPCIÓN RESPONSABLE. SOPORTE. Inicio. Verificar factura o cuenta de cobro. Causación factura o cuenta de cobro. Programación de pagos. Preparación de pagos. Verificar que el documento Tesorero(a) cumpla con todos los requisitos de factura de venta cuenta de cobro.. Factura o cuenta de cobro. Se procede a realizar respectiva causación de factura o cuenta de cobro.. Factura o Cuenta de Cobro y Comprobante Causacion de Servicios. la Tesorero(a) la. Se realiza programación de Presidente, pagos con el Presidente y Gerente y Gerente del Fondo. Tesorero(a) Ya con la programación de pago Tesorero(a) se aprueba la transferencia a cada proveedor o acreedor.. Elaboración comprobante de egreso. Se elabora comprobante de Tesorero(a) egreso Tipo EG en donde se cancela la cuenta por pagar.. Comprobante de Egreso. Imprimir comprobante. Se imprime el comprobante de Tesorero(a) egreso.. Comprobante de Egreso. Se archiva el comprobante en la carpeta del periodo.. Comprobante de Egreso y Factura o Cuenta de Cobro. Archivo. Tesorero(a). Fin. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018) 45 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(46) Tabla 14. Proceso Reembolso De Caja Menor PROCESO REEMBOLSO DE CAJA MENOR ACTIVIDAD. DESCRIPCIÓN. RESPONSABLE. SOPORTE. 46 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(47) Inicio. Solicitud del desembolso. Aprobación de reembolso. El gasto que se genera por Caja Tesorera(o) Menor debe ser inferior al 70% del valor total y todos los gastos deben estar autorizados.. Los reembolsos de caja menor deben ser aprobados y firmados como constancia de verificacion. Gerente y Presidente. Requisitos de Caja menor. Documentos de Gastos. Si los soportes no cumplen con los requisitos establecidos no seran aprobados.. Soportes requeridos. Contabilización de reembolso. Cancelación reembolso. Archivo. Se contabiliza el reembolso de caja menor.. Tesorera(o). Se realiza el comprobante de Tesorero(a) egreso y se cancela el reembolso de caja menor.. Comprobante de egreso. Se archiva el comprobante de Tesorero(a) egreso junto con los soportes.. Comprobante de egreso. Fin. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018) Tabla 15. Proceso Conciliación Bancaria ACTIVIDAD. PROCESO CONCILIACIÓN BANCARIA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE. SOPORTE 47. Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(48) Inicio. Impresión de extractos. Impresión auxiliar de bancos Comparación. Detectar diferencias. Identificar partidas no reconocidas. Realizar ajustes. Contabilizar gastos bancarios. Se imprimen los extractos del Contador mes anterior Asistente. Extractos Bancarios. Se imprime un auxiliar de la Contador cuenta de bancos. Asistente. Auxiliar cuenta de bancos. Se realiza una comparación Contador entre el auxiliar y los extractos. Asistente. Extractos y Auxiliar cuenta de bancos. Cotejar los movimientos reflejados por el auxiliar contra Contador los asentados en el estado de Asistente cuenta para detectar diferencias. Se verifican los comprobantes Contador de egreso revisando las Asistente consignaciones realizadas, teniendo en cuenta las fechas. Se realizan los ajustes, si son necesarios.. Contador Asistente. Se contabiliza: Gravamen a los movimientos financieros, Gastos bancarios, intereses e IVA.. Contador Asistente. Comprobantes de egreso. Se revisa y se firma.. Contador Publico. Conciliación Bancos. Y finalmente se archiva.. Tesorera(o). Conciliación Bancos. Firma de conciliado. Archivo. Extractos y Auxiliar cuenta de bancos. Fin. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018) Tabla 16. Proceso Liquidación De Impuestos. 48 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(49) ACTIVIDAD. PROCESO LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE. SOPORTE. Inicio. Impresión auxiliar y balance. Verificar auxiliar y balance. Se imprime el informe auxiliar Contador y el balance de prueba Asistente detallado.. Informe Auxiliar y Balance Detallado. Se procede a verificar con los Contador soportes físicos. Asistente. Informe Auxiliar y Balance Detallado. Si hay inconsistencias se Contador deben corregir. Asistente. Programa SYSCAFE. Se imprime un anexo en Excel.. Informe auxiliar. Se realiza el borrador de la Contador declaración. Asistente. Informe en Excel. Se ingresa a la página Contador correspondiente, donde se Asistente realiza el borrador de la declaración.. Formulario Declaración. Se verifica por el Contador Contador Publico público.. Formulario Declaración. Ya con la aprobación del Contador Contador Público, se procede Asistente a firmar la declaración por el representante legal y se presenta.. Recibo de Pago. Esta correcto. Realizar ajuste Imprimir anexo. Realizar borrador. Llenar formulario. Verificación y aprobación. Presentación del impuesto. Página siguiente. 49 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(50) Diligenciar recibo de pago. Se diligencia el recibo de pago. Contador Asistente. Pago del impuesto. Se procede al pago del impuesto. Tesorera(o). Elaboración egreso. Elaboración comprobante de egreso. Tesorera(o). Archivo. Se imprime y se archiva el comprobante junto con el Tesorera(o) formulario de la declaración.. Comprobante de Egreso. Comprobante de Egreso y Formulario de Declaración.. Fin. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). 50 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(51) Tabla 17. Proceso Para La Preparación De Los Estados Financieros PROCESO PARA LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ACTIVIDAD. DESCRIPCIÓN. RESPONSABLE. SOPORTE. Inicio. Verificación de comprobantes. Impresión balance de comprobación. Informe. Realizar ajustes. Preparación estados financieros. Presentación estados financieros. Dictamen estados financieros. Se analizan las cuentas, Contador Publico verificando que todos los comprobantes se encuentren cuadrados. Se genera el listado de balance de comprobación, para verificar cuenta por cuenta.. Contador Publico. Balance de Comprobación. Se debe hacer un informe donde Contador Publico se encontrarán las recomendaciones y sugerencias.. Informe. Procede a realizar los Contador Publico respectivos ajustes y generando un nuevo balance.. Balance de Comprobación. los Contador Publico. Estados Financieros. Se debe realizar la presentación Contador Publico de los Estados financieros, donde estos deben ser firmados.. Estados Financieros. Se procede a preparar estados financieros.. Realizar los procesos de Contador Publico auditoria presentar el dictamen y firmar los Estados Financieros.. Estados Financieros. Fin. 51 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(52) Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018) Tabla 18. Proceso Presentación De Informes Organos De Control PROCESO PRESENTACIÓN DE INFORMES ORGANOS DE CONTROL ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SOPORTE Inicio. Verificar la información. Realizar ajustes y correcciones. Generar informes. Presentar información. Archivo. Se verifica la información Contador Publico Balance de Prueba contable y financiera.. Se realizan las respectivas correcciones y ajustes cuando son necesarios. Se generan los informes en base a la información tomada del programa contable SYSCAFE.. Informes. Se presenta la información Contador Publico Formato Sicses, en los formatos exigidos por Reporte de cada entidad. actividades sospechosas, etc. Se envía al correo electrónico del Fondo de Empleados, el reporte presentado para ser archivo en la carpeta física de informes.. Fin. Fuente: Fondo de Empleados FOEMCCI (2018). 52 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

(53) 53 Este obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional..

