Funciones de base de datos en Excel

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Funciones de base de datos en Excel

Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información que está organizada como unas bases de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas funciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.

Consulta la sintaxis de cada función haciendo clic sobre su nombre.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN BDCONTAR DCOUNT

Cuenta las celdas que contienen números en el campo (columna) de registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

BDCONTARA DCOUNTA

Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo (columna) de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

BDDESVEST DSTDEV Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDDESVESTP DSTDEVP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDEXTRAER DGET Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las condiciones especificadas.

BDMAX DMAX

Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

BDMIN DMIN

Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de la base de datos que coincide con las condiciones especificadas.

BDPRODUCTODPRODUCT

Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

BDPROMEDIO DAVERAGE

Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

BDSUMA DSUM Suma los números en el campo (columna) de los registros que coinciden con las condiciones especificadas.

BDVAR DVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDVARP DVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

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La función BDCONTAR en Excel

La función BDCONTAR en Excel cuenta los registros dentro de una columna numérica que permanecen después de aplicar un grupo de criterios sobre los datos. La función se puede utilizar sobre cualquier rango de celdas siempre y cuando se incluya un nombre para cada columna.

Sintaxis de la función BDCONTAR

La función BDCONTAR tiene tres argumentos obligatorios:

Base_de_Datos (obligatorio): El rango de celdas que compone la base de datos en donde haremos la consulta. La primera fila del rango contiene los nombres de cada columna.

Nombre_de_campo (obligatorio): La columna, que contiene datos numéricos y sobre la cual se hará la cuenta de registros. Es posible escribir el nombre de la columna o el número que represente la posición de la columna dentro del rango.

Criterios (obligatorio): El rango de celdas donde están especificadas las condiciones que deben cumplirse. El rango de criterios debe tener en la primera fila el nombre de la columna a la cual se aplicará el criterio.

Ejemplo de la función BDCONTAR

En la siguiente imagen podrás observar una base de datos en el rango A4:D9 que contiene información de productos. Deseo saber la cantidad de registros de la tabla que tienen un IDProducto mayor a 25032.

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La condición a cumplir está indicada en el rango A1:A2 el cual tiene un título de columna idéntico al título de la tabla donde están los datos. La función que he colocado en la celda G2 es la siguiente:

=BDCONTAR(A4:D9, "IDProducto", A1:A2)

El primer argumento es precisamente el rango de celdas que contiene los datos. El segundo argumento es el nombre de la columna que tiene los datos numéricos que serán contados. El tercer argumento especifica las celdas donde se encuentra la condición que se debe cumplir. La función DBCONTAR de la celda G1 devuelve el resultado correcto porque solamente existen dos registros que tienen un IDProducto mayor a 25032 que son las filas 8 y 9.

Criterios para varias columnas

En el ejemplo anterior solamente usé un criterio para la columna IDProducto, sin embargo es posible indicar a la función BDCONTAR un criterio para más de una columna. En el siguiente ejemplo obtendré la cuenta de los registros que tienen un IDPRODUCTO diferente a 25032 y que además tengan una cantidad de 5:

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La diferencia más importante con el primer ejemplo es que he ampliado el rango de criterios para incluir la celda B2.

=BDCONTAR(A4:D9, "IDProducto", A1:B2)

Solamente la fila 6 cumple con la condición de tener un IDProducto diferente a 25032 y además tener una cantidad igual a 5. Como te puedes dar cuenta, es posible indicar un criterio para cada columna y la función BDCONTAR contará los registros que cumplan con todas la condiciones. En el siguiente ejemplo puedes observar que he indicado un criterio adicional para la columna Costo Total:

El único cambio es de nuevo el tercer argumento de la función BDCONTAR para indicar el rango correcto donde se encuentran todos los criterios a cumplir. Bajo estas condiciones, son las filas 8 y 9 que cumplen con todos los criterios.

Múltiples criterios para una misma columna

También es posible indicar a la función BDCONTAR varios criterios para una misma columna y lo único que debemos hacer es colocar el nuevo criterio en una nueva fila dentro del rango de criterios. Observa el siguiente ejemplo:

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La función BDCONTAR contará los registros que tengan una cantidad igual a 2 e igual a 5 que incluye a los registros en las filas 6, 7, y 8. Ahora observa el siguiente ejemplo:

En este caso la función BDCONTAR contará los registros que tienen una cantidad igual a 2 y además los registros que tienen una cantidad igual a 5 que además tienen un costo unitario mayor a 5. En este ejemplo solo las filas 6 y 7 cumplen con los criterios especificados. Así que ahora ya sabes que al trabajar con bases de datos, la función BDCONTAR nos ayudará a contar aquellos registros que cumplan con los criterios que especifiquemos.

Nota importante: Si tus datos no tienen un título de columna como lo requiere la función BDCONTAR, entonces puedes utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO y podrás obtener resultados similares.

Función Excel BDCONTARA

Cuenta las celdas que no están en blanco en una columna de una base de datos y que además cumplen con una serie de criterios.

Sintaxis

BDCONTARA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna que se contará en la función.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

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6 Ejemplos

BDCONTARA(A4:E20, “Nombre”, A1:E2) = Cuenta los registros del rango A4:E20 que cumplen las condiciones en A1:E2 sin tomar en cuenta las celdas en blanco de la columna

“Nombre”.

Función Excel BDDESVESTP

Obtiene la desviación estándar en función de la población total en la base de datos y los registros que cumplen con una serie de condiciones.

Sintaxis

BDDESVESTP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los números a considerar en el cálculo.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDDESVESTP(A4:E20, “Rendimiento”, A1:E2) = Desviación estándar de los valores numéricos de la columna Rendimiento que cumplen los criterios en A1:E2 suponiendo que la base de datos representa el total de la población.

Función Excel BDDESVESTP

Obtiene la desviación estándar en función de la población total en la base de datos y los registros que cumplen con una serie de condiciones.

Sintaxis

BDDESVESTP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los números a considerar en el cálculo.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

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7 Ejemplos

BDDESVESTP(A4:E20, “Rendimiento”, A1:E2) = Desviación estándar de los valores numéricos de la columna Rendimiento que cumplen los criterios en A1:E2 suponiendo que la base de datos representa el total de la población.

Función Excel BDEXTRAER

Extrae un solo valor de una columna de la base de datos que cumple con los criterios indicados.

Sintaxis

BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene el valor que se extraerá.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDEXTRAER(A4:E20, “Nombre”, A1:A2) = Devuelve el valor de la celda de la columna

“Nombre” que cumple con la condición específicada en A1:A2

Función Excel BDMAX

Obtiene el valor máximo de una columna de la base de datos considerando solo los registros que cumplen con los criterios establecidos.

Sintaxis

BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna de la cual se obtendrá el valor máximo.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDMAX(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Devuelve el valor máximo de la columna “Edad” que cumple con las condiciones específicadas en A1:E2

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Función Excel BDMIN

Obtiene el valor mínimo de una columna de la base de datos considerando solo los registros que cumplen con los criterios establecidos.

Sintaxis

BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna de la cual se obtendrá el valor mínimo.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDMIN(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Devuelve el valor mínimo de la columna “Edad” que cumple con las condiciones específicadas en A1:E2

Función Excel BDPRODUCTO

Multiplica los valores de una columna de la base de datos que cumplen con los criterios establecidos.

Sintaxis

BDPRODUCTO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los valores a multiplicar.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDPRODUCTO(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Multiplica los valores de la columna “Edad”

que cumplen con las condiciones establecidas en A1:E2

Función Excel BDPROMEDIO

Calcula el promedio de los valores de una columna de la base de datos que cumplen con los criterios establecidos.

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9 Sintaxis

BDPROMEDIO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna que contiene los valores que serán promediados.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDPROMEDIO(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Obtiene el promedio de la columna “Edad” que cumplen con las condiciones establecidas en A1:E2

Función Excel BDSUMA

Suma los valores de una columna de la base de datos que cumplen con las condiciones especificadas.

Sintaxis

BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna con los valores a sumar.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDSUMA(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Obtiene la suma de la columna “Edad” que cumplen con los criterios establecidas en A1:E2

Función Excel BDVAR

Calcula la varianza a partir de una muestra de celdas seleccionadas que cumplen con una serie de condiciones.

Sintaxis

BDVAR(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

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nombre_de_campo (obligatorio): La columna con los valores a considerar en el cálculo.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDVAR(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Varianza de la columna “Edad” que cumplen con los criterios establecidas en A1:E2

Función Excel BDVARP

Calcula la varianza en función de la población total en la base de datos y los registros que cumplen con una serie de condiciones.

Sintaxis

BDVARP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna

nombre_de_campo (obligatorio): La columna con los valores a considerar en el cálculo.

criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.

Ejemplos

BDVARP(A4:E20, “Edad”, A1:E2) = Varianza de la columna “Edad” que cumplen con los criterios establecidas en A1:E2 suponiendo que la base de datos representa el total de la población.

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Referencias