1 Implementación de direccionamiento estratégico, flujograma de ventas y mejoramiento del sistema de inventarios de la empresa Acrílicos Aluminios y Policarbonatos – ACRIPOLY S.A.S
ANDREA KATHERINE ARDILA ROJAS
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SECCIONAL BUCARAMANGA
2021
2 Implementación de direccionamiento estratégico, flujograma de ventas y mejoramiento del sistema de inventarios de la empresa Acrílicos Aluminios y Policarbonatos – ACRIPOLY S.A.S
ANDREA KATHERINE ARDILA ROJAS
Trabajo de grado en la modalidad de práctica empresarial para optar por el título de:
Administradora de Empresas
Asesor: Miguel Antonio Valencia Idrobo
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SECCIONAL BUCARAMANGA
2021
3 Tabla Contenido
Contenido
Resumen ... 5
1. Información de la empresa ... 6
2. Desarrollo de la practica ... 8
3. Descripción de las funciones y acciones de mejora ... 9
4. Diagnóstico general de la organización ... 10
4.1 Fundamentación del direccionamiento estratégico... 12
5. Organigrama propuesto ... 18
6. Flujograma de ventas ... 19
9. Gestión documental ... 25
10. Aportes significativos de la experiencia ... 27
Conclusiones... 28
Recomendaciones ... 29
Referencias ... 30
Lista de figuras Figura 1. Ventas primer semestre 2021 ... 26
Lista de tablas Tabla 1. Generalidades de la Organización ... 10
Tabla 2. Fundamentación del direccionamiento estratégico ... 13
Tabla 3. Flujograma de proceso de atención, cotización y despacho ... 19
4 Tabla 4. Formato de herramientas ... 21 Tabla 5. Registro de ventas primer semestre 2021 ... 26 Lista de ilustraciones
Ilustración 1. Logo Acripoly S.A.S ... 10 Ilustración 2. Formato de inventario ... 24
5 Resumen
El siguiente informe presenta la práctica empresarial desarrollada en una microempresa y la implementación de flujogramas como parte del proceso para la estructuración de procesos internos que permitan mejoras en la organización, así como el planteamiento de una misión, visión y valores organizacionales que planteen objetivos reales a todos los colaboradores.
6 1. Información de la empresa
Acrílicos, Aluminios y Policarbonatos S.A.S – ACRIPOLY es una empresa especializada en la comercialización de láminas de policarbonato alveolar y sus accesorios para instalación, adicional cuenta con servicios de fabricación e instalación de domos fijos y de corredera, cubiertas y pérgolas, en su trayectoria también se ha especializado en la fabricación de burbujas en acrílico, lo que le ha permitido diversificar sus clientes y mantenerse líder en el mercado en la ciudad.
Acripoly fue constituida según registro de cámara de comercio el 1 de noviembre del 2013 por su gerente y único propietario quien inicio en el negocio de los acrílicos y los avisos publicitarios en el año 1996 cuando en medio de la necesidad de querer crear una empresa familiar surge un emprendimiento llamado Metalcril donde iniciaron con un portafolio de compra y venta de láminas de acrílico y fabricación de señaléticas y avisos publicitarios en acrílico. Durante su recorrido comercial tuvieron la necesidad de comprar maquinaria que permitiera la innovación en ese campo, con el paso de los años y debido a las buenas relaciones comerciales que se mantenían con los proveedores y la experiencia que se adquirió con las cubiertas inicialmente hechas con burbujas en acrílico, se dio la oportunidad de introducirse en un nuevo campo comercial que fue el policarbonato y crear Acripoly S.A.S en el 2013 iniciando con la venta de cortes y láminas de policarbonato alveolar. Esta innovación basada en productos le permitió a la empresa diversificar su portafolio y con él su mercado.
Actualmente Acripoly se distribuye en dos unidades más de negocio, Metalmecánica, comercio de productos.
Dentro de las acciones que Acripoly ha implementado para mantener vigente su evolución y su estancia en el mercado, se destacan:
7 - Contratación de personal capacitado y especializado en la fabricación y montaje de
estructuras metálicas y de hierro para cubiertas
- Mantener y fortalecer las relaciones comerciales con los proveedores, que han garantizado la exclusividad en la distribución de láminas de policarbonato y descuentos exclusivos en los precios de distribución
- Diversificación del portafolio de productos y servicios al implementar cubiertas con tejas ecoroof y ecowall.
- Establecer contratos con grandes constructoras a nivel nacional y departamental como Marval, DINCO constructora, FENIX construcciones, INNOVA constructora.
- Ser reconocidos como distribuidores autorizados de materiales de policarbonato en municipios como Barrancabermeja, Ocaña, San Alberto, Pamplona, Berlín y Santa Rosa del Sur.
Los clientes actuales de Acripoly S.A.S forman parte del sector de la construcción y la publicidad, un sector competitivo que requiere la investigación y capacitación constante de nuevas técnicas de instalación y materiales para el desarrollo de su actividad así como la creatividad para identificar, diseñar e implementar estrategias que permitan abarcar más mercado.
Desde agosto del 2020 la empresa implementa la facturación digital a través del sistema contable de la DIAN.
8 2. Desarrollo de la practica
Para el desarrollo de este informe se inició con una visión total del panorama del manejo de la empresa, tanto desde el alto mando como la parte operativa, buscando entender su
funcionamiento y dinámica diaria, con ello se visualizaron sus fortalezas y debilidades desde la estructura organizacional y misional de la empresa. Más adelante se solicitó documentación respecto a procesos que estuvieran establecidos y se les pidió identificar los problemas más sobresalientes que se presentarán en la sede principal ya que actualmente Acripoly cuenta con tres (3) sedes adicionales ubicadas en la Carrera 23 # 31 – 133 donde se maneja el desarrollo de avisos publicitarios y acrílicos, la Carrera 15 # 4 – 71 donde se ubica el taller de
metalmecánica, bodega y venta de tejas, y en la Calle 21 # 6 – 68 donde se ubica la bodega principal de policarbonato respectivamente.
Al recolectar la información necesaria se inició por plantear procesos de mejora que permitieran fomentar la estructura organizacional, el manual de funciones y el manejo a través de sencillos programas del inventario actual. Se realizaron encuentros con la persona encargada de cada ítem y se desarrollaron socializaciones con los empleados que permitieran la divulgación de los planteamientos y el desarrollo de ellos así como los aportes que tuvieran ellos al mejoramiento de los procesos.
9 3. Descripción de las funciones y acciones de mejora
La integración en la empresa ACRIPOLY S.A.S como practicante tienen como objetivo el apoyo y planteamiento de soluciones en el área administrativa, el apoyo de procesos como manejo de inventario de productos y herramientas, manejo de personal, atención al cliente telefónica y directamente. Adicional a ello como objetivo del desarrollo profesional se formuló y planteo el diseño del plan de inventario que se tiene establecido, buscando con ello un manejo más eficiente con los recursos que se cuentan y que le permiten a la empresa desarrollar su
actividad, de la mano del área administrativa y de ventas se formuló un flujo grama que permita la visualización del proceso de ventas y quienes hacen parte de la empresa reconozcan y desarrollen de manera más eficiente los procesos, se realizó una socialización con el gerente y el área de ventas.
En aras de aportar más a la organización se planteó un diseño inicial sobre el manual de funciones que le permita al gerente reconocer y dimensionar el alcance de las labores de cada empleado y permita fijar responsabilidades sobre máquinas y equipos en el desarrollo de sus actividades, las funciones se desarrollaron en un tiempo de seis (6) meses, y para su desarrollo se asignó a la encargada de ventas y despacho Lucia Villamizar encargada de realizar el seguimiento de algunas de las asignaciones y el gerente para las ultimas asignaciones.
10 4. Diagnóstico general de la organización
Entre las actividades iniciales de la práctica se le planteo al gerente desarrollar un diagnostico general de la organización que le permitiera identificar y reconocer de manera concisa la situación actual de su organización en el proceso de estructura organizacional, esto permitió plantear y compartir con el gerente las propuestas de mejora que se podrían aplicar en la empresa.
Tabla 1. Generalidades de la Organización
GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre de la Empresa:
Acrílicos Aluminios y Policarbonatos – ACRIPOLY S.A.S
Dirección: CRA 24 # 34 – 34
Teléfono: 6 45 78 13
Representante Legal: Isnardo Ardila Rojas
Página Web: https://www.acripoly.com/
Logo:
Ilustración 1. Logo Acripoly S.A.S
11 Sector económico:
Fabricación e instalación de domos, cubiertas, pérgolas y burbujas.
Venta de materiales para la fabricación de domos, cubiertas y pérgolas.
Clasificación de la empresa según tamaño:
Pequeña
Clasificación según tipo de sociedad: Sociedad por Acciones Simplificadas
Análisis de situación:
Actualmente el mercado ha sido muy
competitivo debido a que muchas personas se especializaron en la fabricación, instalación y mantenimiento de domos y cubiertas. La empresa ha competido en el sector con precios, trayectoria y diversificación de materiales, adaptando su dinámica y el buen manejo financiero a la situación. La tecnología ha sido un tema retador dentro de la empresa debido a una mentalidad conservadora que no ha permitido diversificar su estructura y la posibilidad de la sistematización de diferentes procesos que permitan a su vez la disminución del consumo de papel.
Productos y Servicios: Policarbonato alveolar y macizo.
12 Domos fijos y de corredera (manual o con motor)
Cubiertas para diferentes espacios
Cubiertas en teja de policarbonato
Teja con/sin traslapo
Teja en policarbonato tipo zinc y eternill
Teja en UPVC
Teja Shingle.
Acrílicos
Vidrios templados
Aluminio arquitectónico
Acero inoxidable
Ornamentación
Deckowall
Fachadas flotantes
Mercados que atiende: Construcción, Diseño industrial.
4.1 Fundamentación del direccionamiento estratégico
El direccionamiento estratégico le permite a una empresa la formulación, implementación y evaluación constante de decisiones multidisciplinarias que le ayuden en la toma y alcance de
13 sus objetivos, es por lo tanto que se planteó para la empresa ACRIPOLY S.A.S una estrategia que les permita reconocer su alcance en el mercado y a la vez sus clientes los reconozcan en el mercado local.
Tabla 2. Fundamentación del direccionamiento estratégico
Misión:
Al momento de la revisión del
direccionamiento estratégico la empresa tiene planteada como misión:
Somos Acripoly S.A.S, una compañía líder en el mercado de la construcción con más de 25 años de trayectoria, generando soluciones para el sector.
Nos dedicamos al diseño y fabricación de domos, techos y fachadas, suministro de materiales metálicos, tejas upvc, teja tipo sándwich, cielo raso en pvc, acrílicos,
policarbonatos en cubiertas, revestimientos y publicidad.
Contamos con profesionales en las diferentes áreas de producción, altamente calificados, dando soluciones rápidas y eficaces con excelentes acabados arquitectónicos.
Tenemos el respaldo de grandes marcas, lo cual hace que seamos confiables y
competitivos en el mercado.
14 Se formuló para la empresa la siguiente
propuesta para su misión donde se
reconociera su experiencia en el mercado y los servicios que ofrecen.
Propuesta:
Somos Acripoly S.A.S empresa líder en el sector de la construcción, diseño,
fabricación e instalación de domos, cubiertas, techos y fachadas con
materiales de calidad, contando con más de 25 años de experiencia en el mercado generando soluciones a nuestros clientes.
Suministramos materiales para la
instalación de policarbonatos, tejas upvc, teja tipo sándwich, revestimientos y acrílicos. Contamos con un equipo calificado en las diferentes áreas de asesoría, fabricación e instalación.
Buscamos dar soluciones rápidas y eficaces con acabados arquitectónicos, contando con el respaldo de grandes marcas.
Visión: Al momento de la realización de la práctica la empresa no cuenta con ninguna visión
15 planteada dentro de su direccionamiento estratégico. Se le planteó al gerente:
En el 2026 buscamos ser empresa líder en el suministro de materiales y servicios de calidad para cubiertas en el nororiente colombiano, creando un entorno de confianza y credibilidad en nuestros clientes, logrando que nuestra organización sea reconocida a nivel departamental en el sector por sus logros, calidad y proyectos ejecutados.
Definición de los valores corporativos:
Por la falta de un direccionamiento estratégico definido actualmente no se tiene constancia de valores corporativos establecidos dentro de la organización a lo cual se plantearon los siguientes.
Responsabilidad: trabajar con compromiso, calidad y a tiempo.
Participación: somos una empresa que busca escuchar y atender las opiniones de sus colaboradores, haciéndolos participes en la
16 toma de decisiones sobre los proyectos que se desarrollan.
Trabajo en equipo: con el aporte de nuestros colaboradores buscamos el logro de los objetivos organizacionales.
Respeto: escuchamos y valoramos a todas las personas, buscando armonía en las relaciones interpersonales, laborales y comerciales.
Confianza: en nuestro equipo de trabajo, proveedores y clientes.
Ventaja competitiva sostenible:
La ventaja competitiva actualmente en la empresa se refiere en la calidad, trayectoria y acabado de los trabajos, adicional de ser distribuidores autorizados de marcas
reconocidas de policarbonato y la variedad de marcas le han dado un reconocimiento en el sector, incluyendo la venta de cortes
específicos de policarbonato que le permiten al cliente no tener desperdicios en sus
instalaciones. Otra ventaja es el contar con un equipo de asesoras que le permiten guiar al
17 cliente asertivamente en la compra de
materiales según sus necesidades.
Objetivos organizacionales:
Maximización en la eficacia de los procesos preestablecidos en la empresa.
Expansión hacia nuevos mercados departamentales en la distribución de
materiales e instalación de domos, pérgolas y cubiertas en policarbonato.
Establecer objetivos financieros específicos que permitan el crecimiento económico de la empresa
Contribuir con el crecimiento personal y laboral de los trabajadores.
18 5. Organigrama propuesto
El organigrama le permite a la empresa mediante una representación gráfica el reconocimiento jerárquico interno y desempeñar un papel informativo ante empleados y clientes. Acripoly S.A.S es dirigida por su propietario el señor Isnardo Ardila, quien es participe en todas las áreas tanto administrativa, comercial y operativa. Se acompaña de un equipo de trabajo quienes apoyan la atención al cliente, despacho y recibo de mercancía, manejo de personal, nomina, manejo de herramientas y demás actividades diarias comunes de su actividad económica. La contabilidad de la empresa es llevada externamente por una contadora a quien se le cancelan los
honorarios por los servicios prestados.
Ilustración 2. Organigrama propuesto
Gerente
Isnardo Ardila Rojas
Area Administrativa
Nubia Ardila
Sede 1
Cra 23 31 - 133
Sede 2 Cra 15 4 - 71
Area Comercial
Lucia Villamizar
Area Operativa
Isnardo Ardila Rojas
Operarios Contadora
Nidia Arias
19 6. Flujograma de ventas
El flujograma representara el proceso y actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa, permitiéndole a los encargados reconocer e identificar rápidamente el proceso, dentro de la práctica y con las actividades diarias realizadas me permitió identificar de manera real y directa el proceso de ventas que se tiene en la empresa, con la ayuda adicional de la persona más involucrada en el proceso se identificó cada punto y se fortaleció el grafico, adicional se estableció el flujograma con el objetivo de permitir que toda persona nueva que ingrese a la empresa reconozca el proceso y sea más rápida su adaptación y desempeño en la empresa.
Tabla 3. Flujograma de proceso de atención, cotización y despacho
20
Aprovado por Página
Gerente 1 de 1
Versión Fecha
1.0 11/02/2021
Vendedor Operarios
Cliente Objeto
/Al ca nce Proces o de a tenci ón, coti za ci ón y des pa cho Des cri pci ón del ca mbi o s obre vers i ón a nteri or
Versión inicial
Flujograma Registros Información
Complementaria
Logo Procedimiento Responsable del proceso Revisado por
PEDIDO EN ALMACEN SEDE PRINCIPAL CARRERA 24 ADMINISTRATIVO Gerente
Llegada del cliente a las instalaciones.
Solicitud de servicio y/o producto
❷
Coti za servi cio, preci os y ma teriales
❸
Veri fica precios, marca del producto ofertado y
medi das correctas.
Sale del establecimiento.
¿Acepta? Se realiza la orden de pedido
❹ SI
NO
Bus ca en corte (1 - 11) l a medi da asignada. O s e a lista
pa ra sacar de lamina compl eta
Mi de y ma rca en el pol icarbonato, corta y l evanta
el corte El vendedor asigna el operario para
el servicio segun disponibilidad
El operario recibe orden por es cri to de servi cio de los
ma teriales a despachar
Materiales adicionales
Al i sta segun orden de s ervicio.
Conectores, tornillos, U de a l uminio, cinta microperforada,
ci nta flanche, s ilicona. ⓫ NO
Antes de entrega se realiza inspección previa por parte del cliente, secretaria y/o
auxiliar operativo verificando que esten todos los materiales
comprados
SI - Registrar fecha
- Registar nombre del cliente Preguntas de producto:
- Medida (especificación del sentido del alveolo) - Cantidad
- Calibre (6mm/8mm) - Color Ofrece adicional:
- U de aluminio. Corriente, gotero, color segun disponibilidad: blanca, ABM - Cinta microperforada - Conector - Tornillos
-Verificación de la existencia de material en el inventario (especialmente lamina), para saber que corte y color hay disponible para entrega inmediata
-Ofrece al cliente productos en existencia que cumpla los requerimientos del cliente en color, claridad, calibre
Se l e informa al cl iente el ti empo de espera para el des pacho de su producto segun l a existencia en el almacen o en l a bodega
Cuando la medida es menor a 6MT en U el material se debe buscar en la parte de atras si se encuentra la medida requerida.
Si la medida del conector es menor a 8MT el material se debe buscar en la parte de atras si se encuentra la medida requerida
Si el cliente s olicito silicona la des pachara la s ecretaria o el opera tivo a utorizado para el ma nejo de la vi trina Ti empo de espera con operario disponible:
15-30 mi nutos
Ti empo de espera s in operario disponible:
30-60 mi nutos
Ti empo de espera con lamina en bodega del norte o nariño:
- Si l a compra es a ntes de las 12 p.m:
entre 3 - 4 p-m
- Si l a compra es despues de las 2 p.m:
s i guiente día habíl despues de l as 8 a .m
Pasa al area de caja para la respectiva cancelación de los productos adquiridos.
❿
❸. Formato de precios para anotacion de marca, medida, cantidad, calibre y color
❿. Recibo de caja enumerado para registro de clientes y copia para contabilidad
❽-⓫ Registro de la ubicación de
donde s e saco el material pa ra el descuento dentro del
i nventario. Cortes del 1 -11 s egun ubicación. Buscar s i empre l a forma de generar el menor desperdicio posible
❿. Servicio eficiente, eficaz y agil por parte del area de caja y facturación para una finalización satisfactoria del servicio al cliente.
❹-❼ . Formato de orden de pedido con copia para el operario y quien ordena
❾. Capacitacion por parte de los proveedores y la empresa de las especificaciones tecnicas del producto y la forma correcta de manipulación y corte del material
❶ La identificacion del proceso operacional se consigno mediante las practicas academicas, la captura de fotos y el acompañamiento de la encargada de venta y despacho.
21 7. Formato de herramientas
El manejo de herramientas es uno de los ítems más importante dentro del funcionamiento de la empresa, ya que esto permite que se mejoren tiempos de salida de la empresa hacia las diferentes obras que se desarrollan diariamente, el tenerlas en óptimas condiciones, a tiempo y en los lugares que corresponde. Es por esto que diariamente se llenaba una planilla que a la hora de revisión no tenía todas las herramientas necesarias de verificación y se utilizaba tiempo llenando manualmente cada nombre de herramienta faltante. Por ello de la mano de los
colaboradores se actualizo, mejoro y socializo a su vez con quienes intervinieran en el proceso para permitir con esto mantener un control efectivo de las entradas y salidas de herramienta, así como los responsables, la fecha y la obra en la cual se encuentra.
Tabla 4. Formato de herramientas
22
23 8. Manejo de inventario
En el desarrollo de las prácticas y las mejoras propuestas para la empresa se evidencio la necesidad de hacer un mejoramiento en el manejo del inventario, siendo este una parte
esencial del funcionamiento óptimo de la empresa. Actualmente se maneja a través de Google Drive en un formato Excel formulado aproximadamente hace dos años en donde se manejan:
laminas completas de 6mm, laminas completas de 8mm, cortes de lámina, conectores,
siliconas, u varias, cintas microperforadas y más, los cuales son los de mayor circulación en la sede principal y una de las fuentes principales de ingreso en la empresa.
El inventario actualmente consta de ubicación principal, tipo de lámina, calibre y marca, adicional a ello se lleva constancia de entrada, salida, saldo, ubicación y observaciones generales en donde diariamente se especifica bajo que recibo y a quien se le realizo la venta.
Esto le ha permitido a la encarga del manejo de inventario Lucia Villamizar llevar un control sobre este, se buscó la formulación de las columnas para que se hiciera más fácil la digitación dentro del formato y se planteó la actualización semanal del inventario de cortes de lámina, dado que esto busca el menor gasto de tiempo de los empleados en la búsqueda de cortes específicos para la venta, para las láminas ubicadas en otras bodegas se trató de hacer demarcación de las zonas de descargue, pero al no contar con una infraestructura adecuada para el mantenimiento de las mismas no se dio de manera efectiva y actualmente se maneja anotando dentro del Excel la ubicación donde se han observado.
(Acripoly S.A.S, 2021)
24 Ilustración 2. Formato de inventario
25 9. Gestión documental
La gestión documental es el proceso administrativo que le permite a una empresa “gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de documentos debe facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, el expurgo de los que no sean necesarios, la conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, así como la destrucción cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes.” (KYOCERA, 2021). Dentro de la organización se buscó gestionar y organizar el manejo de los proveedores, buscando mantener actualizadas las cuentas por pagar y aprovechando los descuentos que se obtienen por pronto pago en grandes facturas, dado que su manejo no se encontraba estructurado de manera correcta. Durante la práctica se dejó una carpeta AZ que contiene toda la información actualizada de los principales proveedores de la empresa, en ella se encuentran la orden de pedido, la factura electrónica, la remisión, el estado de cuenta mensual y las consignaciones realizadas a cada cuenta, se dejó de esta manera por pedido del gerente en su preferencia de manejarlo de esta manera.
Adicionalmente se dejó constancia de formatos para actualización de datos del personal, afiliaciones y seguridad social, entrega de dotaciones, inventarios, herramientas de trabajo, solicitud de pedidos y la posibilidad de incluir una copia más dentro de los recibos de caja que permita la disminución de una cadena de apuntes que se ha dado para confusiones y
malentendidos. El gerente dentro de sus requerimientos solicito un diagrama de ventas
mensual donde se reflejara la totalización de ventas de recibos de caja y facturación electrónica que se dieran en las tres sedes de atención y el reflejo de las diferencias entre cada periodo,
26 gracias a la colaboración y dedicación de las encargadas de cada sede se logró llevar un orden y reflejo de las entradas mensuales.
Tabla 5. Registro de ventas primer semestre 2021
Figura 1. Ventas primer semestre 2021 VENTAS 2021 ENERO
18 - 31
FEBRERO
1-28
MARZO
1-31
ABRIL
1-30
MAYO
1-31
JUNIO
1-30
CARRERA 24 # 34 - 34 $40.927.300 $68.159.300 $119.615.550 $102.356.599 $113.525.693 $150.430.000 CARRERA 23 # 31 - 133 $9.065.500 $10.800.000 $25.599.400 $16.266.394 $17.843.200 $18.799.823
CARRERA 15 # 4 - 71 $5.391.000 $19.132.000 $18.999.000 $11.903.000 $20.894.000 $19.650.000 TOTAL $55.383.800 $98.091.300 $164.213.950 $130.525.993 $152.262.893 $188.879.823
VENTAS 2021 JULIO
1-31
AGOSTO
1-31
SEPTIEMBRE
1-30
OCTUBRE
1-31
NOVIEMBRE
1-30
DICIEMBRE
1-31
CARRERA 24 # 34 - 34 CARRERA 23 # 31 - 133
CARRERA 15 # 4 - 71
PRIMER SEMESTRE 2021
SEGUNDO SEMESTRE 2021
REGISTRO DE VENTAS. ACRIPOLY S.A.S 2021
27 10. Aportes significativos de la experiencia
Entrar formalmente en el mundo laboral a desarrollar el aprendizaje adquirido en la universidad es una experiencia gratificante y enriquecedora que me ha permitido la adquisición de
conocimientos en un sector económico que no conocía, el desarrollo de habilidades blandas y duras que me han fortalecido el carácter, las relaciones personales y el manejo eficiente de clientes y proveedores. A su vez el haber entendido y aterrizado las necesidades dentro de la dinámica de una empresa familiar y MiPymes en un modelo tradicional de administración, aportado mi conocimiento y habilidades para el mejoramiento de procesos estratégicos dentro de la empresa que les permita mejorar aspectos organizacionales.
El proceso de practica en la empresa me permitió cumplir los objetivos pactados con el gerente y el apoyo y aprendizaje constante con cada uno de los colaboradores y aplicando la teoría pude aportar en la propuesta del direccionamiento estratégico, flujograma del proceso de ventas, gestión documental, manejo de inventarios y organigrama que se anexan en este informe.
28 Conclusiones
Finalizando este proceso de aprendizaje en la empresa Acrílicos Aluminios y Policarbonatos y lo evidenciado en este informe, se puede concluir como satisfactoria la terminación de la
práctica profesional, el aprendizaje adquirido y las relaciones personales establecidas con cada colaborador permitieron que se desarrollara de la mejor manera y generar un aporte en cada uno de ellos. El aprendizaje de temas adicionales como la liquidación de planillas en diferentes plataformas como ASOPAGOS, MiPlanilla, la afiliación a sistema de seguridad social, ARL y cajas de compensación, el aprendizaje del facturador gratuito de la DIAN, asesorías con la ARL para la implementación del SGSST, responsabilidades como consignaciones y transferencias a proveedores, manejo de contratos de obra civil y el manejo de la agenda personal del gerente que me permitieron fortalecer mis capacidades. En el desarrollo de las practicas conté con un gran equipo de trabajo que me enseño, apoyo y acompaño en todo el proceso y con quienes quedo una gran amistad.
29 Recomendaciones
Al finalizar la práctica y el desarrollo del presente informe se sugiere a la empresa tener en cuenta las siguientes recomendaciones
- Fomentar y fortalecer políticas del buen trato laboral dentro de la empresa, a través de un trato digno, respetuoso y empático entre todos los colaboradores y especialmente en la relación gerente y subalterno.
- Mejorar los canales de comunicación entre quienes reciben los pedidos, alistan y despachan al cliente para evitar interrupciones, confusiones y malentendidos a la hora de entregar y así evitar costos adicionales tanto para el cliente como para la empresa
- Contratar el profesional idóneo para gestionar, aplicar e implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST como lo establece el Decreto 1072 de 2015.
- Generar espacios de integración entre los empleados para generar ambientes confortables de trabajo
- Buscar la óptima digitalización de diferentes procesos como el manejo de proveedores, inventarios, facturación, despacho, ventas diarias y gastos.
- Buscar la aplicación y formulación de un manual de funciones y reglamento interno que permita tener claridad en las labores, funciones y lo que se espera de cada colaborador, así como el alcance en la relación entre empleador y empleado.
30 Referencias
Acripoly S.A.S. (2021). INVENTARIO ENE - DIC 2021. Bucaramanga. Obtenido de
https://docs.google.com/spreadsheets/d/14VTyasOtRBCzvPKj0j4twpUhGh0Ad_An/edit?rtpof=tr ue
KYOCERA. (2021 de Junio de 2021). KYOCERA Document Solutions. Obtenido de https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-
challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la- actualidad.html#:~:text=La%20gesti%C3%B3n%20documental%20es%20el,y%20reciben%20en
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