Excel 2003 ...
PC WORLD pero
Las mejoras inyectadas al nuevo Microsoft Office Excel 2003 recaen básicamente en los
formatos de archivos, al soportar ahora el formato XML y facilitar a las organizaciones el recolectar, analizar y compartir información.
> 1. Botones de RESTE
2. Etiquetas de hojas de cálculo:
» 10. Gráficos:
» 3. Barras de herramientas:
E
A ET 6. Documentos recientes a
la mano:
y Escriba una pregunta:
de ¿QUE HAY DE NUEVO? EAS . á
Los SmartTags pueden ahora ser asociados a rangos de datos específicos y aparecer únicamente cuando el usuario posa el puntero del mouse sobre ellos. Además, con el soporte a las Tablet PC, es posible crear notas escritas a mano dentro de las hojas de cálculo Excel.
» Funciones estadísticas mejoradas: » Áreas de documentos:
» Documentos inteligentes:
» Comparación de libros en paralelo:
» Information Rights Management (IRM):
GLESDARRA DE HERRAMIENTAS
Las barras de herramientas contienen botones, menús o una combinación de ambos, y permiten un rápido acceso a las funciones y comandos del programa. Al iniciar Office Excel 2003 se mostrarán la barra de herramientas Estándar y Formato.
BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR
Nuevo. Crea un nuevo archivo con un libro en blanco de Excel.
Correo electrónico. Muestra un panel para ingresar los da- tos de la cuenta de correo del destinatario.
Ortografía y gramática. Inicia el motor de revisión ortográ- fica, opcionalmente se hará revisión gramatical.
Copiar. Copia el contenido de la celda(s) seleccionada(s) del libro activo, y lo deposita en el Clipboard.
Copiar formato. Extrae solo el formato del texto/celda se- leccionado, y permite que se aplique en otro texto/celda.
Insertar hipervínculo. Inserta un hipervínculo a una direc- ción web en la posición del cursor del documento activo.
Ordenar descendente. Ordena de manera descendente los valores del grupo de celdas seleccionadas.
Zoom. Muestra el porcentaje de acercamiento del libro ac-
* tivo. Para indicar otros valores, abra el menú desplegable.
NI IN NA ON LO)
Fuente. Muestra la fuente correspondiente al texto de la cel- Euro. Aplica el estilo Euro a la celda(s) seleccionada(s).
Arial : : ,
A da seleccionada. Para cambiarla, abra el menú desplegable.
Color de relleno. Permite aplicar un color de fondo. Dé clic sobre la flechita situada a su derecha para elegir uno.
Combina y centra el contenido de dos o más celdas, mante-
niendo solo el contenido de la celda izquierda superior.
Dx
SEE NELUIITO DE SISTEMA.
» Procesador: » Unidad de disco:
» Sistema operativo: » Monitor de video:
» Memoria: » Dispositivo señalador:
» Espacio disponible en disco duro: » Nota:
ojo plolojelets]a]
| —— Celda activa AY
> > > TRABAJANDO CON UNA HOJA DE CÁLCULO
» La hoja de cálculo está conformada por un arreglo de columnas y filas identificadas claramente por una letra y un número en sus cabeceras, respectivamente. La in- tersección de una columna con una fila se denomina celda, y su posición se identifica de la forma “colum- na_fila”. Esta forma de localización se puede consultar en una casilla denominada cuadro de nombres. Dan- do clic sobre una celda, esta será seleccionada.
Asimismo, es posible seleccionar un grupo de celdas con fines de aplicación de formato, copiado, etc. Para ello, dé clic sobre la celda inicial y arrastre el mouse hasta la final. Luego suelte el botón del mouse. Esta selección se denomina rango de celdas, y se identifica por la denotación de la celda inicial y la final, separada por los dos puntos.
Por ejemplo, si la celda inicial es B3, y la final es C12, nuestro rango será B3:C12.
Dentro del rango, la celda activa estará de color blanco o diferente al resto.
» Selección de datos o celdas: Siga uno de los siguientes procedimientos, según el caso:
»» Texto de una celda: Si está activada la modificación de una celda, selecciónela, dé doble clic sobre ella y luego seleccione el tex- to de la celda. Si está desactivada la modi- ficación de una celda, selecciónela, luego se- leccione el texto en la barra de fórmulas. 5
»» Una sola celda: Dé clic en la celda, o presione las teclas de dirección en su teclado.
»» Un rango de celdas: Dé clic en la primera celda del rango, luego arras- tre el mouse hasta la última celda; suelte el botón del mouse.
»» Todas las celdas de una hoja de cálculo: Haga clic en el botón Selec- cionar todo.
»» Celdas no adyacentes, o rangos de celdas: Seleccione la primera celda o rango de celdas, luego mantenga presionada la tecla Ctrl mientras se- lecciona las demás celdas o rangos, ya sea dando clic sobre ellas o seleccio- nando un nuevo rango.
»» Una fila/columna completa: Dé clic en el encabezado de fila/columna.
»» Filas/columnas adyacentes: Arrastre el puntero del mouse por encima de los encabezados de la fila/columna; o seleccione la primera fila/columna, luego mantenga presionada la tecla Mayús mientras selecciona la última.
»» Filas/columnas no adyacentes: Seleccione la primera fila/columna, lue- go mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona las demás.
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to, fecha u hora: Dé clic en la celda en la que TiicrosoftEscaLbror 3 Archivo
desee introducir los datos. Escriba los datos y presione Entrar o Tab en su teclado. Los datos de la celda activa aparecerán reflejados en la barra de fórmulas.
»» Para números y texto en una lista:
Escriba los datos en una celda de la primera
columna, y presione la tecla Tab para moverse a la siguiente celda. Al final de la fila, presione Entrar para moverse hasta el comienzo de la fila siguiente.
»» Para fechas: Utilice una barra (slash), o un guión, para separar las par- tes de la fecha. Escriba, por ejemplo 05-09-2002 o 5-sep-2002. Para introdu- cir la fecha del día, presione Ctrl+; (punto y coma).
»» Horas: Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio, luego, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo con- trario, Office Excel introducirá la hora como a.m. Para introducir la hora ac- tual, presione Ctrl+Mayus+: (dos puntos).
Para editar los datos existentes en una celda, dé doble clic sobre ella, o selecció- nela, y luego dé clic en la barra de fórmulas.
» Ingreso de datos en varias celdas a la vez: Seleccione las celdas en las que desee introducir datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes. Escriba los da- tos en la celda activa, y presione Ctrl+Entrar.
» Relleno automático de ingresos repetidos en una co- Ñf lumna: Si los primeros caracteres que escribe en una celda ||
coinciden con los de algún ingreso previo existente en la mis- | ma columna, Office Excel rellenará automáticamente los ca- racteres restantes. Excel solo completa las entradas que | contengan texto o una combinación de texto y números.
Puede aceptar el ingreso propuesto presionando la tecla Entrar, O borrarlos con la tecla Retroceso.
» Relleno de una serie de números, fechas u otros elementos: Seleccio- ne la primera celda de un rango que desee rellenar. Escriba el valor inicial de la serie. En la siguiente celda, escriba un valor para establecer una trama. Por ejem- plo, si desea la serie 2, 3, 4, 5..., escriba 2 y 3 en las dos primeras celdas res- pectivamente. Para indicar el tipo de serie, utilice el botón derecho del mouse para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango. Luego dé clic en el co- mando pertinente del menú contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la fe- cha ENE-2004, dé clic en Rellenar meses para la serie FEB-2004, MAR-2004, etc.
Luego, seleccione la celda o celdas que contengan los valores iniciales. Arrastre el controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar. Para rellenar en or- den ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.
» Borrar el formato o el contenido de las celdas: Cuando se borran celdas, se quita su contenido, su formato o sus comentarios. Estas celdas quedan va- cías y disponibles para otros datos futuros. Cuando se eliminan celdas dando clic en Edición+Eliminar, Office Excel quita las celdas de la hoja de cálculo, y des- plaza las celdas vecinas para llenar el espacio dejado. Seleccione las celdas, fi- las o columnas en las que desea borrar el formato o el contenido. Seleccione EdicióneBorrareFormatos o en Contenido. Puede borrar tanto el formato como el contenido dando clic en Todo. Esta operación también quita los comenta- rios de la celda y la validación de sus datos. Si da clic en una celda y, luego pre- siona Supr o Retroceso en el teclado, Office Excel quitará el contenido de la celda, pero no quitará ni los comentarios ni el formato de la misma.
» Eliminar celdas, filas o columnas: Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. Seléccione EdicióneEliminar. Si elimina un rango de cel- das, dé clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas ha- cia arriba, Toda la fila o Toda la columna en la ventana Eliminar.
» Insertar celdas, filas o columnas en blanco:
»» Insertar nuevas celdas en blanco: Seleccione un rango de celdas en las que desea insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo nú- mero de celdas que desea insertar.
»» Insertar una o varias filas: Seleccione las filas situadas inmediatamen- te debajo de la posición en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar.
»» Insertar una o varias columnas: Seleccione las columnas situadas in- mediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar.
En el menú, dé clic en Insertar y luego en Celdas, Filas o Columnas, según sea el caso. Si mueve o copia un rango de celdas en el cuadro de diálogo Insertar datos a pegar, dé clic en la dirección en que desea desplazar las celdas vecinas.
» Mover y copiar datos de las celdas: Seleccione la celda o rango de celdas a mover o copiar. Dé clic sobre el botón Cortar o Copiar localizados en la barra de herramientas Estándar, según sea el caso. Office Excel copiará (o moverá) la celda o celdas completas, incluidas las fórmulas y los valores del resultado, los comentarios y el formato que contengan. Si el área de copia seleccionada incluye celdas ocultas, estas también se copiarán. En lugar de copiar celdas enteras, puede copiar el contenido que especifique de las celdas.
» Mover filas o columnas: Seleccione la fila o columna que desea mover. Dé clic sobre el botón Cortar. Seleccione una fila o columna situada debajo o a la derecha de la posición a la que desea mover la selección. En el menú, dé clic en InsertareCeldas cortadas.
>>» OBTENIENDO AYUDA
Mientras trabaja en Office Excel 2003 puede acceder a su ayuda empleando los siguientes recursos: >
» Cuadro Escriba una pregunta: Si desea obtener ayuda rápidamente es- criba su pregunta en el cuadro Escriba una pregunta situado en la barra de menús. Aquí puede escribir una pregunta en lenguaje natural. Las respues- tas serán listadas en orden de importancia, de
mayor a menor.
» Microsoft Office Online: Ofrece numerosos recursos adicionales que le ayudan a realizar su trabajo en Office. Se proporcionan servicios tales como asistencia, plantillas, formación, galería de imágenes y multimedia, des- cargas y catálogos de soluciones de Office.
» Biblioteca de referencia: Permite realizar búsquedas en libros y sitios de referencia útiles con el Panel de Tareas de Referencia. Si allí no encuentra lo que necesita, también puede consultar en otros recursos como el Centro de descargas de Microsoft, Microsoft Press, entre otros.
>>> FUNCIONALIDAD DE LISTAS
> Opción Ayuda de Microsoft Office Excel: Dando clic en la e opción Ayuda de Microsoft Office Excel a través del menú, o dan-
do clic sobre el botón 0) para mostrar el panel de tareas Ayu- da de Microsoft Office Excel. Este recurso incorpora varias opcio- nes de ayuda. Puede escribir palabras o frases en lenguaje natu- ral en el cuadro Buscar con el fin de obtener respuestas posibles, O dar clic en el vínculo Tabla de Contenido para buscar la ayuda.
que necesite. Como en versiones anteriores de Excel, si prefiere utilizar el Ayudante de Office para obtener ayuda, puede activar- lo dando clic en Mostrar el Ayudante de Office en el menú Ayu- da. Si dispone de conexión a Internet, la respuestas propuestas * serán las más actualizadas y con la posibilidad de acceder a ellas desde vínculos directos.
dlalal FILTROS Y ORDENAMIENTO BÁSICOS DE DATOS
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ela APLICANDO FORMATO A LAS CELDAS |
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cas» Dar formato al texto y a los caracteres individuales:
» Girar texto y bordes:
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»» Aplicar los bordes:
» Agregar bordes, colores y tramas:
» Formato de número:
»» Formato de número General:
»» Formato de números integrados:
elele TRABAJANDO CON LOS LIBROS
» Crear un libro nuevo:
»» Nuevo libro en blanco:
»>» A partir de la plantilla de libro pre-
eÑes determinada:
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»» A partir de una copia de un documen- to existente:
» Abrir un libro:
»» Abriendo un libro no reciente:
»» Abriendo un libro como copia:
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» Guardar un libro:
»» Guardando una copia de un libro:
»» Guardando un libro en otro formato:
»» Guardado automático de un archivo mientras se trabaja:
» Definir el área de impresión:
»» Imprimir un área seleccionada:
»» Borrar un área de impresión definida:
a »» Centrar los datos de la hoja de cálculo en la pá- dé + 130
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» Imprimir la selección, las hojas activas, o un libro:
» Imprimir varias hojas de un mismo libro:
» Impresión con encabezados y pies de página:
» Impresión de títulos de fila y de columna:
» Impresión de varias copias:
» Impresión de nombres o títulos de fila y columna en cada página:
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> >> TRABAJANDO CON FÓRMULAS (FUNCIONES)
Office Excel cuenta con funciones predeterminadas, ya sean aritméticas, financieras, estadísticas, lógicas,
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entre otras. En líneas generales, para que Office Ex- cel reconozca el ingreso de una función, se debe an- teponer el signo “=" a los caracteres de la misma (Ejemplo =5+2). El ingreso de una función se hace de manera similar al ingreso de un texto cualquiera en una celda; sin embargo, existen convenciones a respetar. Si desea asistencia, dé clic sobre el botón In- sertar función localizado en la barra de fórmulas.
» Operadores de cálculos: Estos indican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Se in- cluyen cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, compa- ración, texto y referencia.
»» Operadores aritméticos: Para ejecutar las operaciones matemáticas bá- sicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resul- tados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos:
(signo menos) Resta (3-1) Negación (-1)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
»» Operador de concatenación de texto: Emplee el signo (8) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo ele- mento de texto.
>>» INTRODUCCION A LOS GRAFICOS
para generar un valor de texto con- tinuo (“Viento” 8: “norte”)
Office Excel permite, a través de un Asistente de gráficos, la creación de gráficos informativos y estadísticos en base a los datos de un rango de celdas seleccionado. El proceso de creación de un gráfico simple comprende cuatro pasos, los cuales se describen a continuación:
» Preliminares: Seleccione el rango de celdas que conformarán los datos para el gráfico. Estas pueden ser columnas adyacentes o no adyacentes. Dé clic en InsertareGráfico.
» Paso 1 - Selección del tipo de | ;- gráfico: En la ventana del Asistente de || E gráficos, seleccione el tipo de gráfico de- || £:=
seado, ya sea Estándar, o Personalizado ||
(pestaña Personalizado). Dé clic sobre el ||
botón Presionar para ver una muestra del | gráfico final. Dé clic en Siguiente.
>.
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» Paso 2 - datos de origen: Confirme el rango de celdas seleccionado, ya sea observando la línea punteada en mo- vimiento que lo encuadra, o corroborándolo en la casilla bajo el nombre Rango de datos. Si desea modificar el rango previamente establecido, dé clic sobre el botón (Bss) e indique el nuevo rango. Dé clic sobre el mismo botón pa- ra guardar los cambios. Dé clic en Siguiente.E5u Ú Il il | ' !
rn o ñÑ | |
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| || | |
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»» Operadores de comparación: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico:
Verdadero o Falso.
> (signo mayor que)
< (signo menor que)
Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1)
<> (signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)
»» Operador de referencia: Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores:
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
» Uso del paréntesis: Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre pa- réntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la fórmula =5+2*3 da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplica- ción antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3, luego suma 5 al resulta- do. Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis como en el caso =(5+2)*3, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
En el siguiente caso, =(B4+25/SUMA(D5:F5), los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero, y des- pués divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
» Paso 3 - Opciones del gráfico: Aquí podrá agregar diversos elementos para dar los toque finales a la apariencia de su gráfico. Podrá inser- tar títulos, modificar los ejes del gráfico en sí, sus |:
líneas de división, agregar una leyenda para una |.
fácil interpretación, rótulos varios, y por último, |.
una tabla de datos. Dé clic en Siguiente.
ET > Paso 4 - Ubicación del gráfico:
Por último, defina la ubicación del gráfico en el libro. Para ello escoja una de las siguientes alternativas: Dé clic sobre la opción En una hoja nue-
nur ja muera ro
va, y escriba el nombre para la misma. Esto creará una hoja nueva en don- de residirá el gráfico. O, dé clic sobre la opción Como objeto en, y elija de la lista desplegable la hoja que será la depositaria del gráfico. Aquí, el grá- fico será insertado como objeto flotante en la hoja de cálculo elegida. Dé clic sobre el botón Finalizar. i