Revisó
Dir. Certificación y Gestión Documental Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad
Aprobó Rector
Fecha de aprobación Febrero 18 de 2022 Resolución No. 237
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para digitalizar documentos que se encuentran en formatos físicos (análogos) para que cumplan con los requisitos archivísticos y técnicos que garanticen su adecuada gestión, conservación y consulta.
2. ALCANCE
Aplica a los archivos de gestión producidos y custodiados por las diferentes UAA que requieren de la digitalización, y a aquella documentación que han transferido al archivo central o histórico y que su disposición final sea la digitalización.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Almacenamiento de imágenes: Es un dispositivo electromecánico o electrónico, capaz de guardar a largo plazo la información generada por los usuarios.
Análogo: Recurso que contiene básicamente información de texto, en el caso del impreso, o de imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías, discos y otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el papel puede ser visualizado directamente.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo Electrónico: Se refiere a cualquier documento electrónico que puede ser leído.
Archivo General de la Nación: Rige la política archivística en Colombia y custodia, resguarda y protege el patrimonio documental que conserva.
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Autenticidad: Para los efectos del presente documento se toma la definición incluida en la Norma ISO 15489 en la amplitud de ser aplicada a documentos físicos o electrónicos: Un registro auténtico es uno que se pueda demostrar que a) Es lo que pretende ser, b) Ha sido creado o enviado por la persona supuesta que lo ha creado o enviado, y c) Ha sido creado o enviado en el tiempo pretendido.
Captura. Proceso de alojar un documento u objeto digital en un sistema de gestión de registro, y de asignar metadatos para describir el registro y colocarlo en el contexto.
Características: Autenticidad: entendida como “la persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido”, es decir, que un documento sea lo que pretende ser.
Catalogación: Registrar ordenadamente los documentos.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación Documental: Agrupación de documentos por función, es decir en series derivadas de los diferentes tipos de actividades y operaciones en un entorno de trabajo.
Procesos judiciales, contratación, expedientes personales, etc. Correspondería a una de las actividades que forman parte de la organización, al igual que la Ordenación y la Descripción Documental.
Contexto: Es la vinculación integrada de los documentos con el entorno administrativo y funcional (actividades y procesos) en que han sido producidos.
Cuadro de clasificación: Instrumento archivístico que permite la visualización jerárquica y funcional de los documentos generados por la Institución presentada en una estructura que permite situar los documentos en sus relaciones con los otros para construir las diferentes agrupaciones documentales.
Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión; Esta corresponde a una de las actividades de la organización.
Digitalización: Es el procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un soporte análogo (papel o electrónico) en una imagen digital.
Disponibilidad: entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento. Los documentos que poseen estas características tendrán el contenido, la estructura y el contexto suficientes para ofrecer una visión completa de las actividades y las operaciones a las que se refieren, y también reflejarán las decisiones, acciones y competencias.
Si tales documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables, podrán servir de apoyo a la gestión y utilizarse a efectos de justificación a lo largo del tiempo.
Documento de Archivo: Información registrada, producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una función personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficiente para servir como testimonio de esa actividad.
Documento Digital: Es un producto de información y de comunicación, se crea, se utiliza, y tiene su ciclo de vida en un entorno digital.
Documento electrónico: Toda representación de hechos Registro de información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares y que permanece en estos medios durante su ciclo vital.
Escáner: Es el equipo o hardware usado para transformar la imagen que se encuentra en el papel o en una imagen digital para ser enviada al computador.
Estructura: El concepto de estructura está relacionado con la forma en que se registra el documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte, etc. En el caso de los documentos electrónicos la estructura física es variable y depende del hardware y el
software; su estructura lógica (es decir la relación entre las partes que lo componen) lo hace inteligible.
Fiabilidad: entendida como la capacidad de un documento para servir de prueba fidedigna, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba.
Fichero: Conjunto de información organizado y grabado como una unidad en un soporte informático de almacenamiento.
Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
Función Archivística: Grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen y son necesarias para lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos y garantizar que sean accesibles e inteligibles a largo plazo.
Imagen: Es el resultado del proceso de conversión de un documento en soporte análogo (papel o electrónico) a soporte digital.
Indización (indexación): Es la generación de un punto de acceso en un sistema de información referencial para facilitar la recuperación de documentos o información.
Integridad: entendida como el hecho de que un documento esté completo y no haya sido alterado.
Interfaz: Es la forma a través de la cual se conecta un escáner a un computador.
Metadatos: Son datos estructurados que permiten identificar el contexto, contenido y estructura de los documentos de Archivo y facilitan su gestión a lo largo del tiempo.
Orden original: Las unidades documentales se conformarán naturalmente y se consultarán en esa secuencia. Planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Principio de procedencia: Todo documento de carácter archivístico deberá estar asociado y con responsabilidad asignada al productor documental, a fin de representar información contextual de su creación.
Procesos archivísticos: Las unidades documentales serán administradas integralmente a la luz de los siguientes procesos de carácter técnico:
a). Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
b). Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
c). Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
d). Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
e). Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
f). Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental o en las Tablas de Valoración Documental.
g). Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
h). Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
Radicación: Es la incorporación de un documento a un sistema de información, asociando un registro de la información del documento con un número consecutivo, dejando constancia de su fecha y hora.
Serie documental: es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones.
Software: Conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora realizar determinadas tareas.
Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tabla de Retención Documental: Listado de Series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tipos documentales: son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
4. NORMATIVA
Ley n° 527 de 1999. Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley n° 594 de 2000, Ley General de Archivos en su Artículo 19, establece “Soporte Documental.
Las entidades del Estado podrán incorporar tecnología de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los requisitos contemplados en la ley.”
Directiva presidencial n° 004 del 3 de abril de 2012 “Cero Papel” – “eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero-papel en la administración pública. También tener en cuenta los anexos.
Circular COINFO n° 004 del 6 de agosto de 2010 “Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos”
Decreto n° 019 del 10 de enero de 2012 “Decreto anti trámites” se enfoca a suprimir trámites procedimientos innecesarios en la administración pública, incentivando o impulsando el uso de los medios electrónicos.
Decreto n° 2609 de 2012 “Por el cual reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.”
Circular n° Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación – AGN, refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos de archivo que se originan en sistemas de información deben cumplir con unos mínimos, para el cumplimiento de las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas de Retención Documental de la Entidad.
Circular n° externa 005 del 11 de septiembre de 2012 “Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero-papel”.
Acuerdo n° 004 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”
Acuerdo n° 005 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan otras disposiciones”
Acuerdo n° 002 del 14 de marzo de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”
Acuerdo n° 006 del 15 de octubre de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”
Acuerdo n° 008 del 31 de octubre de 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000”.
Acuerdo n° 003 del 17 de febrero de 2015 “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamente el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.
Decreto n° 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, Título II Patrimonio Archivístico, Capítulo I El sistema Nacional de Archivos, Capítulo II Evaluación de documentos de archivo, Capítulo VI El Sistema de Gestión Documental, Capítulo VII La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
Requisitos Mínimos de Digitalización, Archivo General de la Nación, julio 5 de 2018.
Guía n° 5 Digitalización Certificada de Documentos.
“Pautas para la Utilización de la Digitalización” Guía publicada por el AGN.
“Protocolo para la digitalización de documentos con fines probatorios” Guía publicada por el AGN.
Norma Técnica Colombiana, NTC n°5985: “Directrices de Implementación para digitalización de documentos”
5. CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO
5.1 DEFINICIÓN DE LA DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL
De conformidad con el Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación, la digitalización es una técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. En ese sentido, la digitalización documental es uno de los procesos reprográficos, es decir, hace parte del conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado y la microfilmación que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel o soportes físicos.
5.2 APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)
La disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental será el referente principal para adelantar la digitalización a series y subseries documentales.
Es Importante reiterar que la tabla de retención (TDR) es una Herramienta Archivística, por lo cual requiere permanentemente el seguimiento y apoyo de quienes son los productores (dependencias) garantizando así la plena identificación y control de la Documentación relevante para la administración.
5.3 EQUIPOS NECESARIOS PARA REALIZAR LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
La digitalización documental requiere de equipos específicos para la ejecución de los procesos técnicos reprográficos. Estos equipos deben garantizar un alto rendimiento en las operaciones, de manera que se realicen con la mayor rapidez y calidad.
Para realizar procesos de digitalización documental se debe contar con los equipos necesarios tales como:
Computadores
Escáneres. Los escáneres pueden ser de alimentación automática o manual, dependiendo de las características de los documentos a intervenir y de su estado de conservación.
Discos duros externos.
5.4 PASOS DEL PROCESO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Los pasos del proceso de digitalización comprenden:
ORGANIZACIÓN E
INVENTARIO PREPARACIÓN CAPTURA Y COPIAS DE SEGURIDAD
CONTROL DE CALIDAD
ALMACENAMIENTO E INDEXACIÓN
PASO 1. Organización de la documentación a digitalizar. La UAA productora de los documentos a digitalizar, prepara las series o subseries garantizando el cumplimiento de los requisitos de organización documental establecidos en el Instructivo para la Organización de los Archivos de Gestión IGD.01. Lo anterior, implica que la documentación cumpla con los siguientes requisitos: clasificada conforme con lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental TRD o Tablas de Valoración Documental de la UAA, ordenadas las carpetas de acuerdo con un sistema de ordenación, ordenados los tipos documentales dentro de las carpetas y expedientes aplicando el principio de orden original, foliación, depuración aplicada, cajas y carpetas rotuladas, elaboración de hojas de control y el inventario documental, entre otros aspectos técnicos.
Enlace de consulta del IGD.01 Instructivo para organización de los archivos de gestión:
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/instructivos/IGD.01.pdf
PASO 2. Elaboración del Inventario Documental. La documentación a digitalizar debe estar inventariada, para ello, es necesario diligenciar el Formato Único de Inventario Documental FGD.15 detallando las series y subseries documentales, al igual que las respectivas carpetas y expedientes a intervenir.
PASO 3. Preparación de la documentación a digitalizar. La documentación a digitalizar se deberá preparar previamente al proceso de captura. Los requisitos para el alistamiento de la documentación son los siguientes:
Limpiar los documentos a intervenir.
Verificar la exactitud de la foliación del expediente. Cuando se requiera, se deberá volver a foliar cuando se presenten inconsistencias dejando constancia de ello en acta.
Verificar la orientación de los documentos en el sentido de la lectura.
Quitar dobleces.
Verificar el retiro de todo tipo de material plástico o metálico como grapas, clips, ganchos y demás elementos. Lo anterior para evitar rayar los lectores del escáner.
Retirar material que no haga parte de la documentación.
Unir rasgaduras cuando la afectación sea menor.
Realizar procesos de restauración por parte de los profesionales y técnicos autorizados para estas intervenciones, en caso de afectaciones importantes en los documentos que impidan su correcta digitalización
Tomar fotocopias a documentos deteriorados para mejorar la calidad de la captura.
Realizar la descontaminación biológica.
PASO 4. Captura. Para la captura de los documentos se tendrán en cuenta los siguientes criterios técnicos para su correcta reprografía, los cuales se deben verificar en la parametrización del software:
El formato de los documentos digitalizados será el PDF.
Los nombres de los ficheros deberán establecerse siguiendo secuencias consecutivas, aplicando los criterios del sistema de ordenación que posea la serie o subserie intervenida. No se dejarán espacios ni se utilizarán caracteres especiales. Se podrá utilizar guión al piso (_) para separar palabras. El número máximo de caracteres será de 45.
El color para la captura será blanco y negro. La escala de grises o color se utilizará dependiendo de las características de los documentos a fin de lograr una mejor calidad de la imagen.
Resolución (es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos-pixeles): 300 dpi a 600 dpi.
La resolución mínima a utilizar será de 300 dpi.
Compresión: sin pérdida.
Edición solo para: corrección de orientación y eliminación de hojas en blanco. No se realizarán procesos de edición automáticos o manuales que afecten la integridad del documento o que oculten información de su contenido.
Profundidad de bit: 8 bit. Cuanto mayor sea la profundidad de bits, tanto mayor será la cantidad de tonos.
Se podrá utilizar reconocimiento óptico de caracteres OCR.
Para documentos en perfecto estado de conservación se podrá utilizar escáner de alimentación automática.
Se deberá utilizar escáner de cama plana para documentos deteriorados, de manera que se evite su deterioro.
Se podrán levantar actas de inicio y fin de expediente digitalizado, en el que se señalen los equipos y el personal que realizó los procesos reprográficos.
PASO 5. Copias de seguridad de la documentación digitalizada. Con el fin de contar con un resguardo de los documentos digitalizados y evitar su pérdida, se realizarán copias de seguridad diarias en dos discos duros externos o en sistemas de almacenamiento en nube institucional. Para realizar esta actividad deberá solicitar acompañamiento de la Dirección de Certificación y Gestión Documental.
PASO 6. Control de calidad. Se deberá realizar control de calidad a los procesos de digitalización con el objetivo de garantizar que se haya aplicado los criterios técnicos reprográficos y que sea posible su correcta lectura. Se verificarán los siguientes aspectos de control de calidad:
El control de calidad se realizará al 100% de las imágenes
Se debe verificar y garantizar la lectura de los documentos digitalizados, constatando que los archivos digitales abren y se consultan correctamente
Verificar la legibilidad e integralidad de la imagen (no caracteres interrumpidos o segmentos que faltan).
Las imágenes digitalizadas deben permitir la correcta lectura a escala del 100%
Garantizar que los documentos tienen la orientación correcta, es decir, que están ubicados en el sentido de lectura.
Verificar que no exista borrosidad o imágenes opacas.
Verificar que no existen imágenes muy opacas o claras respecto al documento original.
Verificar que no hay faltantes.
Si se identifican errores se deberán corregir las imágenes o los lotes para asegurar el 100% de la calidad e integridad de los documentos digitalizados.
PASO 7. Almacenamiento en repositorio institucional e indexación. La documentación digitalizada deberá ser almacenada en repositorios institucionales, garantizando los principios de procedencia y orden original y la estructura archivística. Igualmente se deberán archivar en el repositorio los documentos digitalizados con sus respectivos metadatos de descripción que permitan su eficiente búsqueda y consulta; cómo mínimo se utilizarán tres metadatos descriptivos por cada serie o subserie intervenida. Para realizar esta actividad deberá solicitar acompañamiento de la Dirección de Certificación y Gestión Documental. No deben quedar copias de la documentación digitalizada en equipos, servicios de nube institucional u otros dispositivos una vez se finalice el cargue de la documentación al repositorio institucional (Gestor documental electrónico).
PASO 8. Reincorporación de la documentación a los archivos correspondientes. Una vez finalizados los procesos técnicos de reprografía se garantizará que los documentos intervenidos sean reincorporados a los archivos de gestión, central o histórico al que pertenecen, asegurando que se mantengan los criterios de organización documental establecidos en el Instructivo para la Organización de los Archivos de Gestión IGD.01.
PASO 9. Consulta de documentación digitalizada. La consulta de la documentación digitalizada en el repositorio institucional podrá realizarse de conformidad con los roles de acceso que se hayan otorgado. Para efectuar esta actividad deberá solicitar acompañamiento de la Dirección de Certificación y Gestión Documental.
Para la consulta documental se debe tener en cuenta lo establecido en el instructivo IGD.03 Instructivo para la Consulta de Documentos de Archivo.
Enlace de consulta del IGD.03 Instructivo para la Consulta de Documentos de Archivo:
https://bit.ly/2tLo173
5.5 DIGITALIZACIÓN DE SOPORTES DOCUMENTALES DIFERENTES AL PAPEL
La digitalización se puede realizar a soportes diferentes al papel como son los microfilms, casetes de audio, casetes de video, cd, disquetes, entre otros. Para estos procesos de reprografía la documentación a intervenirse deberá contar con procesos de organización (clasificación, ordenación y descripción), aplicación de los principios de procedencia y orden original, y garantía de la integridad de los soportes con los expedientes a los cuáles están vinculados. Igualmente, se tendrá que garantizar los pasos de preparación, captura, copias de seguridad, control de calidad, almacenamiento institucional, indexación y reincorporación a los archivos procedentes.
Soportes Análogos.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01 Febrero 18 de 2022 Creación del documento
