UTILIZAÇÃO DA METODOLOGIA 5W2H NA ELABORAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO NO GRUPO PET ENGENHARIAS

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(1)UTILIZAÇÃO DA METODOLOGIA 5W2H NA ELABORAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO NO GRUPO PET-ENGENHARIAS. Mariana Antonov 1 Mariana Antonov Benvegnu 2 Wander Terra de Souza 3 Rômulo Barbosa Ribeiro 4 Estevan Oliveira 5. Resumo: O planejamento estratégico, no contexto de mundo globalizado, se tornou imprescindível para o sucesso e longevidade das empresas. Através dele é possível projetar a organização para definir e cumprir seus objetivos de curto, médio e longo prazo, e constitui-se como uma função gerencial relevante em que a instituição se projeta para o futuro, delineando uma programação na qual os objetivos são definidos. Dentre as diversas metodologias existentes, este trabalho visa a realização de planos de ação com o intuito de promover melhorias nos pontos fracos do grupo PET-Engenharias (identificados previamente pela aplicação da matriz SWOT e classificados pela análise GUT) através da metodologia 5W2H realizado por meio de atividades em grupo por petianos dos diversos cursos de engenharia presentes no Campus Bagé da UNIPAMPA, obtendo resultados positivos ao longo do ano de 2017.. Palavras-chave: Planejamento Estrategico; Plano de Ação; Solução de Problemas. Modalidade de Participação: Iniciação Científica. UTILIZAÇÃO DA METODOLOGIA 5W2H NA ELABORAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO NO GRUPO PET-ENGENHARIAS 1 Aluno de graduação. mariantonovep@gmail.com. Autor principal 2 Aluno de graduação. mariantonovep@gmail.com. Apresentador 3 Aluno de graduação. wanderdive@gmail.com. Co-autor 4 Aluno de graduação. romulob.ribeiro@yahoo.com.br. Co-autor 5 Docente. estevan.unipampa@gmail.com. Orientador. Anais do 9º SALÃO INTERNACIONAL DE ENSINO, PESQUISA E EXTENSÃO - SIEPE.

(2) UTILIZAÇÃO DA METODOLOGIA 5W2H NA ELABORAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO NO GRUPO PET-ENGENHARIAS 1. INTRODUÇÃO O planejamento estratégico, no contexto de mundo globalizado, se tornou imprescindível para o sucesso e longevidade das empresas. Através dele é possível projetar a organização para definir e cumprir seus objetivos de curto, médio e longo prazo. De forma que, com apoio de suas ferramentas, possa definir seus principais pontos de ação, como pontos fortes e fracos e as possíveis ameaças e oportunidades. O Planejamento Estratégico é um processo gerencial de grande importância dentro das empresas de todos os portes e setores. (FNQ, 2017) O planejamento estratégico se constitui como uma função gerencial relevante em que a instituição se projeta para o futuro, delineando uma programação na qual os objetivos são definidos, estratégias são estabelecidas e recursos são alocados visando-se a manutenção das organizações no mercado. (MAXIMINIANO, 1995). Este trabalho dá seguimento a diretriz estratégica do grupo PET-Engenharias introduzida por Silva et al. (2016) e Andrade et al. (2016) nos quais são discutidos e implementadas a missão, visão e valores do grupo, assim como são investigadas e ordenadas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças encaradas pelo grupo. Desta maneira, o presente trabalho teve como objetivo enfrentar os problemas e ameaças encontrados pela Matriz SWOT avaliados e priorizados pela Matriz GUT de forma a utilizar a ferramenta 5W2H no grupo PET-Engenharias da UNIPAMPACampus Bagé. 2. METODOLOGIA A partir dos resultados obtidos das metodologias de matriz SWOT e análise GUT gerados por Andrade et al. (2016) que visam identificar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de uma organização e priorizá-los quanto à sua gravidade, urgência e tendência, para definição de quais pontos deveriam sofrer manutenção em primeira instância, priorizou-se como objetivo a reparação dos pontos fracos, uma vez que estes representam o maior impacto no trabalho do grupo e podem ser mais facilmente corrigidos, em comparação aos outros itens (pontos fortes, ameaças e oportunidades). Desta forma os pontos fracos que foram abordados encontram-se dispostos na Quadro 1, classificados conforme sua pontuação GUT. Quadro 1: Pontos fracos do grupo PET-Engenharias. Adaptado de Andrade et al. (2016). Pontos fracos. Pontuação GUT. Falta de direção estratégica. 60. Não participação de todos os cursos no grupo (EC, EA, EE...). 60. Alta Rotatividade de petianos. 48. Pouca divulgação das atividades/projetos do Grupo PET (O que é o Grupo, o que se faz no PET). 45.

(3) Pouca publicação dos projetos concluídos. 45. Escassez de recursos (campus); materiais, equipamentos e reagentes. 20. Atraso das verbas do Programa PET. 10. Distribuição insatisfatória de tempo.. 8. Falta de espaço físico para armazenamento de materiais de petianos e pesquisa. 4. Uma vez definidos os pontos, foi realizada a divisão destes tópicos entre todos os petianos do grupo PET-Engenharias em sub-grupos de dois ou três integrantes com número proporcional de pontos a serem propostas soluções, e de forma que todos pudessem ter contato com as metodologias de planejamento estratégico organizacional. Em seguida, cada sub-grupo realizou um brainstorming com possíveis ações corretivas do problema em questão, sob a metodologia 5W2H. Segundo Coletti et al. (2009), a utilização dessa ferramenta de análise (5W2H) tem por objetivo direcionar a discussão em um único foco, evitando a dispersão das ideias, sendo muito útil para elaboração e estruturação de um plano de ação, por meio de sete questões-chaves (O Quê?, Quando?, Quem?, Onde?, Por quê?, Como? e Quanto?), dessa maneira todos os envolvidos na realização da ação ficam a par de todas as decisões de tal ação e tem uma visão completa do porquê da existência da mesma. Por conseguinte, foram escolhidas as ideias com maior potencialidade de execução pela equipe executora do projeto e dividiu-se o grupo novamente para a real implementação das tarefas. 3. RESULTADOS e DISCUSSÃO Inicialmente foram excluídos do plano de ação os tópicos de falta de direção estratégica, por estar sendo contemplado pela realização deste trabalho, e falta de espaço físico para armazenamento de materiais de petianos e pesquisa, uma vez que este apresenta uma pontuação GUT muito baixa, ou seja, não apresenta gravidade, urgência de solução e tendência a piorar. A seguir os sub-grupos realizaram o brainstorm dos tópicos remanescentes, produzindo temas dos quais os integrantes denominaram importante uma ação para resolução. Os temas foram analisados e selecionados pela equipe executora do projeto restando os itens expostos no Quadro 2. Quadro 2: Ações resolutivas para os pontos fracos determinados pelos sub-grupos. Não participação de todos os cursos no grupo (EC, EA, EE...) 1. Prioridade de seleção de pessoas de cursos não participantes 2. Melhor divulgação do grupo 3. Melhor divulgação dos projetos do grupo Alta rotatividade 1. Diminuir o tempo de preparação de novos petianos.

(4) Pouca divulgação das atividades/projetos do grupo PET (O que é o Grupo, o que se faz no PET) 1. Aumentar a divulgação das atividades do grupo 2. Desenvolver projetos que envolvam maior interação com a comunidade acadêmica 3. Aumentar a divulgação do grupo Pouca publicação dos projetos concluídos 1. Melhorar o planejamento das atividades desenvolvidas nos projetos Escassez de recursos (campus); materiais, equipamentos e reagentes 1. Planejar projetos que não dependam de reagentes e/ou equipamentos 2. Buscar parcerias internas/externas para realização de projetos Atraso das verbas do Programa PET 1. 2. 3. 4.. Projetos que não necessitem de verba Projetos que envolvam materiais e equipamentos disponíveis no campus Parcerias com empresas da região Buscar apoio financeiro externo. Distribuição insatisfatória de tempo 1. Organizar planilha de controle de atividades Pode-se notar a existência de tópicos idênticos entre dois ou mais pontos observados, isto indica que ao buscar a resolução de tais itens resultam na minimização de vários pontos fracos de uma vez só. A seguir dividiu-se os integrantes do grupo a fim de realizar as ações resolutivas. Dessa forma, decompôs-se os tópicos em seis grandes áreas de atuação nas quais o grupo necessitava agir, e realizou-se a elaboração da planilha 5W2H. Os resultados obtidos através de atividades baseadas nessas ações ao longo do ano estão expostos no Quadro 3 a seguir. Quadro 3: Áreas de atuação e resultados obtidos. Áreas de atuação Resultados obtidos Apresentar o grupo nas Semanas Acadêmicas dos cursos.. 1) Participação nas semanas acadêmicas dos cursos de Engenharia Química, Engenharia de Alimentos, Engenharia de Energias.. Produzir informativos sobre o Grupo PET.. 1) Divulgação de eventos e atividades na TV Corredor 2) Utilização de eventos no facebook para divulgação de atividades realizadas pelo grupo..

(5) 3) Divulgação de atividades em mural no corredor da UNIPAMPA com atualização rotineira. 4) Divulgação de atividades em jornal da cidade (realização do III Desafio de Engenharia). Obter maior contato com os cursos e coordenações.. 1) Maior contato com representantes discentes dos cursos de Engenharia do Campus Bagé. 2) Participar das reuniões de coordenação dos cursos para divulgação do programa PET. Obter maior contato com a comunidade interna e externa à universidade.. 1) Realização de projeto mensal com a comunidade acadêmica (Projeto Formação Cidadã). 2) Realização de projeto na comunidade adjacente a universidade (Projeto ÁguasMalafaia) 3) Realização de projetos em parceria com empresas locais (Projeto PET Consultoria).. Obter apoio financeiro externo.. 1) Busca de patrocínio e apoio em empresas locais e regionais para realização do III Desafio de Engenharia.. Realizar maior controle de tempo das atividades.. 1) Criação de planilha de atividades para cada projeto sob a metodologia 5W2H.. Verifica-se que todas as áreas de atuação foram realizadas pelo menos uma ação concreta, apontando que a utilização da metodologia 5W2H, conjunto com a matriz SWOT e análise GUT, na realização de planos de ação para propostas de curto, médio e longo prazo é eficiente e produz resultados significativos. 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente estudo objetivou a aplicação e adaptação da metodologia 5W2H para elaboração de planos de melhoria dos pontos fracos e ameaças identificadas pela Matriz SWOT, do Grupo PET Engenharias, e priorizadas através da ferramenta GUT (Gravidade x Urgência x Tendência). Desta maneira, conclui-se que o trabalho resultou em um ganho significativamente positivo no quesito organização estratégica do grupo PET Engenharias e também em eficácia na proposta de solução de problemas utilizando a metodologia 5W2H. Uma vez que todos os membros do grupo ajudaram a identificar problemas e procurar soluções para os mesmos, houve evidente envolvimento e comprometimento com o estudo, resultando conhecimento agregado para os membros do grupo e em uma organização que se preocupa e visa os melhores resultados. 5. REFERÊNCIAS ANDRADE, L. B. et al. Formulação do planejamento estratégico do grupo PETEngenharias da UNIPAMPA através de matriz SWOT e análise GUT. VI Congresso Brasileiro de Engenharia de Produção, Ponta Grossa, Paraná, Brasil, 2016..

(6) SILVA, E. M. et al. Elaboração da Diretriz Estratégica do grupo PET-Engenharias da UNIPAMPA-Campus Bagé. VI Congresso Brasileiro de Engenharia de Produção, Ponta Grossa, Paraná, Brasil, 2016. FNQ. Entenda a importância do planejamento estratégico. .Disponível em: <http://www.fnq.org.br/informe-se/noticias/entenda-a-importancia-do-planejamentoestrategico>. Acesso em: 2/10/2017. MAXIMINIANO, Antonio C. A. Introdução à Administração. 4. Ed. São Paulo: Atlas, 1995. COLETTI, J.; BONDUELLE, G. M.; IWAKIRI, S. Evaluation of the production process of lamella for engineered wood floor using quality control instruments. Acta Amazonica, 2009..

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