Evaluación del grado de madurez de los procesos del área de TI de la empresa Fiduecuador S A

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(1)ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL. FACULTAD DE INGENIERÍA EN SISTEMAS. EVALUACIÓN DEL GRADO DE MADUREZ DE LOS PROCESOS DEL ÁREA DE TI DE LA EMPRESA FIDUECUADOR S.A.. PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO EN SISTEMAS INFORMÁTICOS Y DE COMPUTACIÓN. ESPINOZA FLORES BYRON DAVID davidbabilonia.4@gmail.com. CORONEL MÁRQUEZ JAVIER ANTONIO javi.cor@live.com. DIRECTOR: Msc. Ing. GUSTAVO SAMANIEGO. Quito, Octubre 2014.

(2) DECLARACIÓN. Nosotros, Byron David Espinoza Flores y Javier Antonio Coronel Márquez, declaramos bajo juramento que el presente trabajo es de nuestra autoría; que no ha sido previamente presentada para ningún grado o calificación profesional; y, que hemos consultado las referencias bibliográficas aquí descritas.. A través de la presente declaración cedemos nuestros derechos de propiedad intelectual correspondientes a este trabajo, a la Escuela Politécnica Nacional, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normativa institucional vigente.. __________________________ Byron D. Espinoza F.. ___________________________ Javier A. Coronel M..

(3) CERTIFICACIÓN. Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Byron David Espinoza Flores y Javier Antonio Coronel Márquez, bajo mi supervisión.. _______________________ Msc. Ing. Gustavo Samaniego DIRECTOR DE PROYECTO.

(4) DEDICATORIA A Dios, por ofrecerme la salud, vida y sabiduría para poder tomar las decisiones correctas y a su vez poderlas asumir con responsabilidad. A mis padres, Mercedes Y Raúl ya que ellos han entregado gran parte de su vida en darme los medios necesarios para desarrollarme profesionalmente además de enseñarme muchos valores que me han permitido actuar con la ética necesaria ante cualquier tipo de situación. A mi hermano, Danilo por dar parte de su vida en contribución a la familia y por enseñarme y aportar en mi pasión por la música. A mi esposa Alejandra e hijos Scarleth y Ariel, por darme una familia hermosa que siempre quise alcanzar y con los cuales he podido compartir buenos momentos, por darme la oportunidad de soñar y alcanzar nuevas metas. A mis Abuelitos, tías, tíos, primos y primas; que han estado siempre a mi lado y que con los más pequeños detalles han llenado mi vida de alegría y han logrado que pueda depositar en ellos mi confianza. A mis suegros y cuñado, por brindarme su confianza y apoyo para desarrollarme profesionalmente. A mis amigos, aquellos que me han brindado su mano para seguir luchando y todos aquellos que me regalaron un tiempo de su vida para poder compartir como hermanos. A mis profesores, que a lo largo de mi vida educativa me han enseñado más que una compleja fórmula un ejemplo de vida.. Byron David Espinoza Flores.

(5) DEDICATORIA. Dedico el presente trabajo a mi madre y a mis hermanas que en todo momento me han dado su apoyo para no darme por vencido y seguir siempre adelante, por sus consejos que me han servido para superar cualquier adversidad, por el buen ejemplo que me ha mantenido por el camino correcto y ser una persona de bien, por ser un gran ejemplo de perseverancia y de constancia para poder lograr mis metas, por estar a mi lado en los buenos y malos momentos, en fin, está dedicado a ellas por formarme como un gran profesional y sobre todo gran persona. Dedico este trabajo también a mis amigos y compañeros que durante mi etapa estudiantil fueron un gran soporte académico y emocional y por haber compartido grandes momentos que permanecerán en mi memoria por siempre.. Javier Antonio Coronel Márquez.

(6) AGRADECIMIENTO. Agradecemos al Ingeniero Gustavo Samaniego, Ingeniero Bolívar Palán y a todos los profesores que fueron parte de nuestra formación profesional, ya que además de impartir sus conocimientos nos han enseñado a ser grandes personas, lo cual nos ha permitido culminar esta meta de nuestras vidas. Agradecemos a nuestras familias por haber sido pilar fundamental durante nuestra etapa politécnica y por habernos brindado su apoyo incondicional para conseguir lo que hoy es un rotundo logro. Agradecemos a la Fiduciaria Ecuador FiduEcuador S.A, por darnos el espacio y la información necesaria para llevar a cabo de forma exitosa nuestra tesis. Agradecemos a nuestros amigos por la gran amistad adquirida y por el trabajo realizado en conjunto, ya que de aquello hemos aprendido mucho durante nuestra etapa estudiantil en la Escuela Politécnica Nacional.. Byron E. y Javier C..

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(8) I. CONTENIDO Capítulo 1 ............................................................................................................... 1 Situación Actual de los Procesos de T.I. en la Empresa ........................................ 1 1.1 Caracterización de la empresa. .................................................................. 1 1.1.1 Identificación de la empresa .................................................................. 1 1.1.2 Antecedentes históricos ........................................................................ 1 1.1.3 Análisis de la formulación estratégica ................................................... 2 1.1.4 Estructura organizacional ...................................................................... 4 1.2 Determinación de los procesos del negocio. .............................................. 6 1.2.1 El Negocio Fiduciario ............................................................................ 6 1.2.2 Procesos del Negocio Fiduciario ........................................................... 6 1.3 Determinación informática. ....................................................................... 33 1.3.1 Hardware: ............................................................................................ 33 1.3.2 Software: ............................................................................................. 35 1.3.3 Recurso Humano: ............................................................................... 37 1.4 Determinación de los procesos de T.I. ..................................................... 38 1.4.1 GESTOR: ............................................................................................ 38 1.4.2 Nivel 1: ................................................................................................ 38 1.4.3 Nivel 2: ................................................................................................ 39 1.4.4 Nivel 3: ................................................................................................ 39 Capítulo 2 ............................................................................................................. 41 Evaluación de la Madurez de los Procesos de T.I................................................ 41 2.1 Análisis del Modelo de Madurez y Capacidad de COBIT 4.1. .................. 41 2.1.1 Análisis del Modelo de Madurez.......................................................... 41 2.1.2 Capacidad de COBIT 4.1 .................................................................... 44 2.2 Evaluación de la Madurez de los Procesos de TI: .................................... 50 2.3 Análisis de Resultados: ............................................................................ 62 Capítulo 3 ............................................................................................................. 70 Estrategias de Mejoramiento de Procesos de T.I. ................................................ 70 3.1 Estrategias de Mejoramiento de Procesos. .............................................. 70 3.2 Determinación del modelo de madurez futuro. ......................................... 71 3.3 Análisis de Impacto................................................................................... 94 3.3.1 Análisis de impacto a Corto Plazo: .................................................... 101 3.3.2 Análisis de Impacto a Largo Plazo: ................................................... 108 Capítulo 4 ............................................................................................................114 Conclusiones y Recomendaciones. ....................................................................114 4.1 Conclusiones. ..........................................................................................114 4.2 Recomendaciones. ..................................................................................116.

(9) II. BIBLIOGRAFÍA: ..................................................................................................116 ANEXOS: ............................................................................................................117 Anexo 1. Inventario de Hardware de la Empresa…………………………. CD Anexo 2. Inventario de Licencias de Software…………………………….. CD Anexo 3. Manual de Gestor………………………………………………….. CD Anexo 4. The COBIT Maturity Model in a vendor evaluation case………. CD Anexo 5. Maturity Assessment Tool User Guide…………………………... CD Anexo 6. Maturity Assessment Tool………………………………………… CD. ÍNDICE DE FIGURAS: Figura 1 Estructura Organizacional de la empresa FiduEcuador S.A. ................... 5 Figura 2 Resumen de Hardware .......................................................................... 33 Figura 3 Topología de Red ................................................................................... 34 Figura 4 Modelo de Procesos de Gestor .............................................................. 38 Figura 5 Dimensiones de la Madurez ................................................................... 42 Figura 6 Nivel de madurez actual por proceso ..................................................... 69 Figura 7 Nivel de madurez actual y proyecciones del nivel de madurez a corto y largo plazo ............................................................................................................ 69 Figura 8 Nivel de madurez por proceso a corto y largo plazo .............................. 94. ÍNDICE DE TABLAS: Tabla 1 Descripción proceso Negociación ............................................................. 6 Tabla 2 Descripción actividad 1 Negociación ......................................................... 7 Tabla 3 Descripción actividad 2 Negociación ......................................................... 8 Tabla 4 Descripción actividad 3 Negociación ......................................................... 9 Tabla 5 Descripción proceso Estructuración .......................................................... 9 Tabla 6 Descripción actividad 1 Estructuración .................................................... 10 Tabla 7 Descripción actividad 2 Estructuración .................................................... 12 Tabla 8 Descripción actividad 3 Estructuración .................................................... 13 Tabla 9 Descripción actividad 4 Estructuración .................................................... 14 Tabla 10 Descripción proceso Administración...................................................... 15 Tabla 11 Descripción actividad 1 Administración ................................................. 16 Tabla 12 Descripción actividad 2 Administración ................................................. 17 Tabla 13 Descripción actividad 2.1 Administración .............................................. 19 Tabla 14 Descripción actividad 2.2 Administración .............................................. 20 Tabla 15 Descripción actividad 2.3 Administración .............................................. 21 Tabla 16 Descripción actividad 3 Administración ................................................. 23.

(10) III. Tabla 17 Descripción actividad 3.1 Administración .............................................. 23 Tabla 18 Descripción actividad 3.2 Administración .............................................. 24 Tabla 19 Descripción proceso Facturación .......................................................... 24 Tabla 20 Descripción actividad 1 Facturación ...................................................... 25 Tabla 21 Descripción actividad 2 Facturación ...................................................... 26 Tabla 22 Descripción actividad 3 Facturación ...................................................... 27 Tabla 23 Descripción procesos auxiliares ............................................................ 27 Tabla 24 Descripción actividad 1 Procesos Auxiliares ......................................... 27 Tabla 25 Descripción actividad 2 Procesos Auxiliares ......................................... 29 Tabla 26 Descripción actividad 3 Procesos Auxiliares ......................................... 30 Tabla 27 Descripción actividad 4 Procesos Auxiliares ......................................... 31 Tabla 28 Descripción actividad 5 Procesos Auxiliares ......................................... 32 Tabla 29 Características Generales de los Servidores de la Empresa ................ 35 Tabla 30 Matriz Metas del Negocio. ..................................................................... 46 Tabla 31 Matriz de Metas de TI. ........................................................................... 47 Tabla 32 Matriz de los Procesos de TI de FiduEcuador S.A. ............................... 48 Tabla 33 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO1 ............................................................................................................................. 50 Tabla 34 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO2 ............................................................................................................................. 51 Tabla 35 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO3 ............................................................................................................................. 51 Tabla 36 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO4 ............................................................................................................................. 51 Tabla 37 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO5 ............................................................................................................................. 52 Tabla 38 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO6 ............................................................................................................................. 52 Tabla 39 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO7 ............................................................................................................................. 52 Tabla 40 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO8 ............................................................................................................................. 53 Tabla 41 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO9 ............................................................................................................................. 53 Tabla 42 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO10 ............................................................................................................................. 53 Tabla 43 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso AI1 54 Tabla 44 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso AI2 54 Tabla 45 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso AI3 54 Tabla 46 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso AI4 55 Tabla 47 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso AI5 55 Tabla 48 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso AI6 55 Tabla 49 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso AI7 56 Tabla 50 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS1 ............................................................................................................................. 56.

(11) IV. Tabla 51 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS2 ............................................................................................................................. 56 Tabla 52 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS3 ............................................................................................................................. 57 Tabla 53 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS4 ............................................................................................................................. 57 Tabla 54 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS5 ............................................................................................................................. 57 Tabla 55 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS6 ............................................................................................................................. 58 Tabla 56 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS7 ............................................................................................................................. 58 Tabla 57 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS8 ............................................................................................................................. 58 Tabla 58 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS9 ............................................................................................................................. 59 Tabla 59 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS10 ............................................................................................................................. 59 Tabla 60 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS11 ............................................................................................................................. 59 Tabla 61 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS12 ............................................................................................................................. 60 Tabla 62 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso DS13 ............................................................................................................................. 60 Tabla 63 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso ME1 ............................................................................................................................. 60 Tabla 64 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso ME2 ............................................................................................................................. 61 Tabla 65 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso ME3 ............................................................................................................................. 61 Tabla 66 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso ME4 ............................................................................................................................. 61 Tabla 67 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO1 ................................. 72 Tabla 68 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO3 ................................. 73 Tabla 69 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO6 ................................. 74 Tabla 70 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso PO7 .............................. 74 Tabla 71 Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso PO7 .............................. 75 Tabla 72 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso PO8 .............................. 75 Tabla 73 Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso PO8 .............................. 76 Tabla 74 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO9 ................................. 77 Tabla 75 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO10 ............................... 78 Tabla 76 Estrategia de mejoramiento para el proceso AI1 ................................... 79 Tabla 77 Estrategia de mejoramiento para el proceso AI2 ................................... 79 Tabla 78 Estrategia de mejoramiento para el proceso AI4 ................................... 80 Tabla 79 Estrategia de mejoramiento para el proceso AI5 ................................... 81 Tabla 80 Estrategia de mejoramiento para el proceso AI6 ................................... 82.

(12) V. Tabla 81 Estrategia de mejoramiento para el proceso AI7 ................................... 82 Tabla 82 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso DS1 .............................. 83 Tabla 83 Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso DS1 .............................. 83 Tabla 84 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso DS3 .............................. 84 Tabla 85 Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso DS3 .............................. 84 Tabla 86 Estrategia de mejoramiento para el proceso DS4 ................................. 85 Tabla 87 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso DS5 .............................. 86 Tabla 88 Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso DS5 .............................. 86 Tabla 89 Estrategia de mejoramiento para el proceso DS6 ................................. 87 Tabla 90 Estrategia de mejoramiento para el proceso DS7 ................................. 88 Tabla 91 Estrategia de mejoramiento para el proceso DS8 ................................. 88 Tabla 92 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso DS9 .............................. 89 Tabla 93 Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso DS9 .............................. 89 Tabla 94 Estrategia de mejoramiento para el proceso DS10 ............................... 90 Tabla 95 Estrategia de mejoramiento para el proceso DS11 ............................... 91 Tabla 96 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso ME1 .............................. 91 Tabla 97 Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso ME1 .............................. 92 Tabla 98 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso ME2 .............................. 92 Tabla 99 Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso ME2 .............................. 93 Tabla 100 Estrategia de mejoramiento para el proceso ME4 ............................... 94 Tabla 101 Enlace de las Metas de TI a Procesos de TI. ...................................... 95 Tabla 102 Importancia, Nivel de Madurez actual, a corto y largo plazo de los Procesos COBIT. ................................................................................................. 96 Tabla 103 Importancia de los Procesos COBIT 4.1 por su nivel de madurez actual. ............................................................................................................................. 98 Tabla 104 Enlace Actual de las Metas de TI a Procesos de TI. ..........................100 Tabla 105 Importancia de los Procesos COBIT 4.1 por su nivel de madurez a corto plazo. ..........................................................................................................102 Tabla 106 Enlace a Corto Plazo de las Metas de TI a Procesos de TI. ..............104 Tabla 107 Niveles de Impacto. ............................................................................105 Tabla 108 Análisis de Impacto a Corto Plazo de las Metas de TI en Relación a su Estado Actual. .....................................................................................................106 Tabla 109 Importancia de los Procesos COBIT 4.1 por su nivel de madurez a largo plazo. ..........................................................................................................109 Tabla 110 Enlace a Largo Plazo de las Metas de TI a Procesos de TI. ..............110 Tabla 111 Análisis de Impacto a Largo Plazo de las Metas de TI en Relación a su Estado Actual. .....................................................................................................111.

(13) VI. INTRODUCCIÓN. El presente trabajo tiene como objetivo realizar un análisis y evaluación del grado de madurez de los procesos del área de TI de la empresa FiduEcuador S.A., bajo la metodología de COBIT 4.1, con la cual se podrá determinar el grado de madurez a alcanzar en el corto y largo plazo, con estrategias de mejoramiento de procesos que serán definidas en dichos periodos, y en base a ello se establecerán las conclusiones y recomendaciones necesarias para mejorar el grado de madurez y alcanzar las metas propuestas.. Fiduciaria Ecuador FiduEcuador S.A., es una empresa que permite asesorar a sus clientes en la constitución de fideicomisos mercantiles o encargos fiduciarios que mejor se ajusten a sus diferentes necesidades. Su objetivo es brindar a cada uno de sus clientes seguridad y transparencia en sus operaciones fiduciarias.. La empresa FiduEcuador S.A. nunca ha sido sometida a una evaluación informática, es por eso que consideramos importante conocer la situación actual y sobre todo el Grado de Madurez de los procesos del Área de TI para sugerir las recomendaciones necesarias que aporten para el óptimo funcionamiento de la empresa. Adicionalmente FiduEcuador S.A. no posee un plan estratégico establecido, por lo cual el presente trabajo llevado a cabo es un valor agregado para que cualquier persona que quiera entender el negocio fiduciario e incluso identificar el sistema informático tenga como base el funcionamiento de la misma para poder implementar cualquier tipo de proyecto o solución en relación al negocio.. Finalmente en base a todo el desarrollo de la evaluación, FiduEcuador S.A. deberá recoger todas las recomendaciones y conclusiones para de esta forma poder alinear los procesos del negocio con los procesos de TI garantizando la disponibilidad de los servicios y otorgando la confianza necesaria a sus clientes..

(14) VII. RESUMEN El presente proyecto, previo a la obtención del título de Ingeniero en Sistemas Informáticos y de Computación, Evaluación del Grado de Madurez de los Procesos del Área de TI de la Empresa FiduEcuador S.A. abarca los siguientes capítulos:. El Capítulo 1 hace referencia a la identificación de la empresa, sus orígenes y antecedentes, así como involucrarse más con su formulación estratégica, principios y valores que promueven y sus objetivos y estrategias empresariales. Este capítulo además desglosa el negocio fiduciario con todos sus procesos para un mejor entendimiento de las metas y procesos de TI en los que se debe hacer énfasis para lograr obtener una mejor calidad en los servicios de TI.. El Capítulo 2 incluye un análisis del modelo de madurez usado en el presente trabajo, además un análisis de la herramienta usada para la evaluación del nivel de madurez y un análisis de la capacidad de la metodología empleada, que se trata de COBIT 4.1, también se encuentra en este capítulo la evaluación del nivel de madurez por cada proceso mencionado en COBIT 4.1 y finalmente un análisis de los resultados obtenidos en la evaluación.. En el Capítulo 3 se presentan estrategias de mejoramiento para los procesos de TI para poder alcanzar el nivel de madurez deseado en un futuro, así como también recomendaciones enfocadas en cómo alcanzar dicho nivel de madurez, es decir, la determinación del nivel de madurez futuro. Finalmente se presenta un análisis de impacto en el que se muestra el mejoramiento de los procesos de TI relacionados con las metas de TI más relevantes para el negocio.. El cuarto y último capítulo contiene las conclusiones y recomendaciones obtenidas en base a este trabajo, las cuales abarcan temas respecto a la metodología empleada y el modelo de madurez, así como también temas relacionados con la situación de la empresa y su mejoramiento..

(15) 1. CAPÍTULO 1 SITUACIÓN ACTUAL DE LOS PROCESOS DE T.I. EN LA EMPRESA. 1.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA.. 1.1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA. EMPRESA: RUC: ACTIVIDAD: GERENTE GENERAL: DIRECCIÓN: TELÉFONOS: WEBSITE: EMAIL:. FIDUECUADOR 1791413024001 Administradora de Fondos y Fideicomisos Julio Mera Av. República de El Salvador N35-82 y Portugal, Edif. Twin Towers, Torre1, Piso 5, Ofic. 5C (593-2) 2266-400 Ext: 205| Fax: (593-2) 2438-420 www.fiduecuador.com jmera@FiduEcuador.com. 1.1.2 ANTECEDENTES HISTÓRICOS1. Fiduciaria Ecuador FiduEcuador S.A, es una empresa privada que empezó a desempeñar sus funciones en la ciudad de Quito en el año de 1999 con el nombre de Stanford Trust Company que pertenecía a Stanford Financial Group, el mismo que tenía su sede principal en la ciudad de Houston Texas. A partir del año 2009 fue adquirida por inversionistas ecuatorianos y desde esa fecha hasta la actualidad su razón social lleva por nombre Fiduciaria Ecuador FiduEcuador S.A. Administradora de Fondos y Fideicomisos. Fiduciaria Ecuador FiduEcuador S.A. Administradora de Fondos y Fideicomisos fue autorizada para operar como Administradora de Fondos y Negocios Fiduciarios por parte de la Superintendencias de Compañías mediante Resolución No. 00.Q.IMV.704 de 16 de Marzo de 2000. Fue inscrita en el Registro del Mercado de Valores el 22 de marzo de 2000 bajo el No. 2000.1.10.00023.. 1. Proporcionado por FiduEcuador S.A..

(16) 2. Fue autorizada para actuar como Agente de Manejo en procesos de Titularización por parte de la Superintendencia de Compañías mediante Resolución No. SC.Q.IMV.02.005.2544 de 12 de Julio de 2002. Fiduciaria Ecuador FiduEcuador S.A., asesora a sus clientes en la constitución de fideicomisos mercantiles o encargos fiduciarios que mejor se ajusten a sus diferentes necesidades. Su objetivo es brindar a cada uno de sus clientes seguridad y transparencia en sus operaciones fiduciarias. Algunos de los beneficios de fideicomiso mercantil incluyen: · · · · · ·. Preservación de Activos. Flexibilidad. Independencia. Inembargabilidad. Indelegabilidad. Solemnidad.. 1.1.3 ANÁLISIS DE LA FORMULACIÓN ESTRATÉGICA2. Misión: Proporcionar a nuestros clientes el mejor esquema fiduciario para cubrir sus necesidades, proporcionar a los empleados un ambiente de trabajo adecuado que les permita desarrollarse profesional y personalmente y, proporcionar a los accionistas una rentabilidad creciente y sostenible.. Análisis: El análisis de la misión se realiza en base a los siguientes criterios: 1. ¿Quiénes son? En la misión de la empresa se puede observar que no cumple con éste criterio, es decir, no especifica cuál es la empresa ni tampoco a qué se dedica. 2. ¿Qué servicios ofrece? Según la misión, se puede deducir que la empresa tiene como objetivo brindar un buen servicio fiduciario a sus clientes. 3. ¿Hacia dónde va la empresa? Otro de los objetivos de la empresa es obtener un mayor desarrollo profesional y además proporcionar a los accionistas una rentabilidad creciente y sostenible, por lo que se puede decir que si se sabe qué busca la empresa. 2. Proporcionado por FiduEcuador S.A..

(17) 3. Visión: Ser la Fiduciaria, independiente del sistema financiero, número uno del país en ventas y rentabilidad. Análisis: El criterio para el análisis de la visión es que la empresa debe definir un periodo de tiempo aceptable (entre 3 a 5 años), y dentro de éste fijar un objetivo de mejora o un propósito. Se puede observar, que los propósitos de la empresa son; llegar a ser independiente del sistema financiero y ser la número uno del país en ventas y rentabilidad; pero no especifica el tiempo en el que cumplirá dichos propósitos.. Principios y Valores: · · · · · ·. Orientación al cliente. Minimización de riesgos. Compromiso con los resultados. Respeto a las personas. Actuar con integridad. Liderar con el ejemplo.. Análisis: Como el servicio que ofrece la empresa es financiero, uno de sus principios y/o valores con sus clientes y consigo mismos, debería ser la HONESTIDAD, además de otros valores como la CONFIANZA; por lo tanto los principios y valores antes mencionados no satisfacen las necesidades del cliente desde el punto de vista estratégico de acuerdo al tipo de servicio que ofrece.. Objetivos y Estrategias empresariales: La empresa FiduEcuador S.A, al momento no cuenta con objetivos y estrategias empresariales definidas formalmente. Como parte de éste trabajo, se propone algunos objetivos que podrían ser tomados en cuenta a la hora de definirlos formalmente. Entre los objetivos propuestos están: · · ·. ·. Brindar una mayor rentabilidad a los clientes, Ofrecer un servicio confiable y seguro , Brindar al cliente la tranquilidad de que su dinero está invertido correctamente y que si llega a pasar algún siniestro, tengan la seguridad de que no lo van a perder, Obtener una mayor satisfacción de los clientes a través de resultados verdaderos, exactos y por supuesto, en beneficio de los mismos..

(18) 4. Éstos, entre otros objetivos, siempre y cuando se basen en satisfacer las necesidades de los clientes y en brindar una atención cada vez mejor. De igual manera, se recomienda definir formalmente las estrategias empresariales enfocadas en la correcta prestación de los servicios disponibles para los clientes.. 1.1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La organización adoptada por la Fiduciaria Ecuador establece con claridad los niveles jerárquicos, lo que ha permitido identificar al Gerente General, Contralor, Asesor y Ejecutor. En la Figura 1, se presenta el Orgánico Funcional del Negocio Fiduciario:.

(19) 3. Proporcionado por FiduEcuador S.A.. Figura 1 Estructura Organizacional de la empresa FiduEcuador S.A.3. 5.

(20) 6. 1.2 DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO.. 1.2.1 EL NEGOCIO FIDUCIARIO4 Es un acto de confianza, en el que una persona entrega a otra, uno a más bienes, transfiriéndole o no la propiedad de los mismos, para que ésta cumpla con una finalidad específica a favor de un tercero, e incluso de sí mismo. 1.2.2 PROCESOS DEL NEGOCIO FIDUCIARIO5 Para describir el proceso fiduciario que realiza FiduEcuador S.A, dicho proceso se ha subdividido en los siguientes subprocesos: · · · · ·. Negociación. Estructuración. Administración. Facturación. Procesos Auxiliares.. Negociación Objetivo: Iniciar la relación con un cliente que esté interesado en constituir un fideicomiso mercantil o encargo fiduciario, y evaluar las posibilidades de llevar adelante la factibilidad, dejando un registro detallado, acorde a un nivel de madurez definido y documentado. Descripción: Nº 1. Responsable Asesor Comercial. Actividad Identificar un negocio fiduciario o potencial cliente. 2. Comité Fiduciario. Analizar la pre-factibilidad y riesgos del negocio. 3. Asesor Comercial. Elaborar la propuesta y cerrar la negociación.. Tabla 1 Descripción proceso Negociación. Actividad 1: Identificar un negocio fiduciario o potencial cliente Nº 1 2 3. 4 5. Responsable Administrador Fiduciario Cliente Asesor Comercial /. Actividad Identificar nuevos negocios con Clientes bajo administración. Contactar con la Fiduciaria Presentar los productos al Cliente. En el 90% de los casos los productos son presentados por el Asesor. Tomado de Corporación Financiera Nacional Tomado del Proceso Fiduciario de FiduEcuador S.A..

(21) 7. Nº. 9. Responsable Administrador Fiduciario Asesor Comercial Asesor Comercial Empleados y otros Asesor Comercial Asesor Comercial Cliente. 10. Cliente. 11. Asesor Comercial. 12. Asesor Comercial. 13. Oficial de Cumplimiento Asesor Comercial. 4 5 6 7 8. 14. 15. Asesor Comercial. 16. Asesor Comercial. 17. Asesor Comercial. Actividad Comercial. Participar en una licitación. Contactar clientes de acuerdo a una base de datos Referir clientes. Otros: Estudios Jurídicos, Grupos Financieros, etc. Solicitar al Cliente información básica (Cédula de Identidad y/o RUC) de los posibles constituyentes. Atender al potencial Cliente para ofrecerle los servicios fiduciarios. Explicar sus necesidades al Asesor Comercial y detallar el tipo de activos a transferir al Patrimonio Autónomo del Fideicomiso. Proporcionar información básica (Cédula de Identidad y/o RUC) de los posibles constituyentes solicitados por el Asesor Comercial. Registrar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” la nueva oportunidad de negocio, detallando el nombre del negocio y la fecha de contacto para un posible seguimiento futuro. Entregar al Oficial de Cumplimiento la información básica de los posibles constituyentes (Cédula de Identidad y/o RUC), y solicitar su precalificación. Pre-calificar a los posibles constituyentes y entregar informe de aprobación o rechazo al Asesor Comercial. Recibir del Oficial de Cumplimiento el informe de aprobación o rechazo a los posibles Constituyentes y verificar: Ø Si los posibles Constituyentes son aprobados, se debe continuar con la sub-actividad 16. Ø Si los posibles Constituyentes no son aprobados, se debe continuar con la sub-actividad 15. Informar a los posibles constituyentes la negación del Oficial de Cumplimiento, registrar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” las razones del informe negativo y finalizar el proceso. Entender las necesidades que tiene el Cliente o Constituyente para determinar el esquema preliminar del negocio fiduciario. En el esquema preliminar se detallan los costos de honorarios por estructuración y administración y se describen los tipos de fideicomiso que pueden ser: · Fideicomiso por Administración · Fideicomiso Inmobiliario · Fideicomiso de Inversión · Fideicomiso de Garantía · Fideicomiso Mercantil (Titularización) · Encargo Fiduciario Continuar con la actividad 2: Analizar la Pre-Factibilidad y Riesgos del Negocio. Tabla 2 Descripción actividad 1 Negociación. Actividad 2: Analizar la pre-factibilidad y riesgos del negocio Nº 1. Responsable Asesor Comercial. Actividad Presentar al Comité Fiduciario, el esquema preliminar del negocio fiduciario para un mayor análisis adjunto al informe del Oficial de Cumplimiento aprobando a los posibles constituyentes. El Comité Fiduciario está liderado por el Gerente General y formado por: · Asesor Comercial · Coordinador de Administradores.

(22) 8. Nº. Responsable. 2. Comité Fiduciario. 3. Comité Fiduciario. 4. Comité Fiduciario. 5. Asesor Comercial. 6. Asesor Comercial. 7. Comité Fiduciario Comité Fiduciario Asesor Comercial. 8 9. Actividad · Contador General · Coordinador Legal. En la etapa de estructuración se integrará al comité: · Administrador Fiduciario designado. Realizar el análisis del esquema preliminar del negocio, considerando: · Calidad y características de los activos involucrados. · Análisis preliminar de la información dependiendo del tipo de activos: - Bienes inmuebles: Analizar la ubicación, antigüedad, estado físico, potencial de valorización y calidad de arrendatarios, entre otros. - Bienes muebles: Analizar el estado, antigüedad, procedencia, naturaleza y/o los documentos que los originen o respalden. - Derechos económicos: Evaluar los documentos o activos que dan origen a ellos y sus características. · En proyectos inmobiliarios se debe realizar un conocimiento preliminar del proyecto. Determinar la pre-factibilidad legal, operativa, contable y tributaria en base al “Instructivo para determinar la Pre-factibilidad del Negocio Fiduciario”, considerando el análisis del esquema preliminar del negocio y la identificación de posibles riesgos inherentes. Ø Si el negocio es factible continuar con la sub-actividad 7. Ø Si el negocio no es factible continuar con la sub-actividad 4. Suscribir el Acta del Comité negando la pre-factibilidad. El Asesor Comercial toma la decisión de Afinar el esquema preliminar en coordinación con el Cliente y volver a la sub-actividad 1, o Notificar al Cliente la negación, actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” las razones de la no factibilidad y la fecha del cierre del proceso. Archivar el proceso. · Información básica de los posibles constituyentes · Informe del Oficial de Cumplimiento · Acta del Comité Fiduciario negando la pre-factibilidad. Suscribir el Acta del Comité aprobando la pre-factibilidad. Establecer las coberturas legales adecuadas en coordinación con el Coordinador Legal y con el asesoramiento del Servicio Legal. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” la fecha de la aprobación de la pre-factibilidad y archivar: · Información básica de los posibles constituyentes · Informe del Oficial de Cumplimiento · Acta del Comité Fiduciario aprobando la pre-factibilidad. Continuar con la actividad 3 Elaborar la Propuesta y cerrar la Negociación. Tabla 3 Descripción actividad 2 Negociación. Actividad 3: Elaborar la propuesta y cerrar la negociación Nº 1. Responsable Asesor Comercial. Actividad Elaborar la propuesta comercial, basados en el Marco Referencial de negociación existente para el efecto y especificando: · Requerimientos de información · El esquema de negocio fiduciario a constituir · Los honorarios que cobrará la fiduciaria por la estructuración · Los honorarios por la administración del fideicomiso · Las responsabilidades del constituyente y de la fiduciaria.

(23) 9. Nº 2. Responsable Asesor Comercial. 3. Cliente. 4. Cliente. 5. Asesor Comercial Cliente. 6. 7. Asesor Comercial Asesor Comercial. 8. Actividad Presentar la propuesta comercial al Cliente para su análisis y aceptación y entregar el formulario “Registro de Cliente” y el Checklist CL01 detallando toda la documentación necesaria. Revisar la propuesta comercial: Ø Si está de acuerdo continuar con la sub-actividad 6 Ø Si no está de acuerdo continuar con la sub-actividad 4 Realizar las observaciones que considere necesarias a la propuesta comercial, y notificar al Asesor Comercial Recibir las observaciones del Cliente a la propuesta comercial preliminar y retornar a la actividad 2 Analizar la Pre-factibilidad y Riesgos del Negocio Notificar por escrito al Asesor Comercial su aceptación a la propuesta comercial, adjunto al formulario de “Registro de Cliente” lleno y firmado y a los documentos del Checklist CL01. Recibir la aceptación del cliente a la propuesta comercial, el formulario “Registro del Cliente” y los documentos del Checklist CL01. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” la fecha de aceptación a la propuesta por parte del Cliente. Tabla 4 Descripción actividad 3 Negociación. Estructuración Objetivo: Constituir el fideicomiso mercantil en los términos acordados entre las partes, elevar el contrato a escritura pública y formalizar la transferencia de dominio de los activos que formarán parte del patrimonio autónomo, dejando un registro detallado del proceso, acorde a un Nivel de Madurez definido y documentado. Descripción: Nº 1 2 3 4. Responsable Asesor Comercial Comité Fiduciario Coordinador Legal Coordinador Legal. Actividad Notificar la facturación de honorarios por estructuración Analizar la factibilidad y riesgos del negocio Elaborar el contrato Perfeccionar el contrato. Tabla 5 Descripción proceso Estructuración. Actividad 1: Notificar la facturación de honorarios por estructuración Nº 1 2. 3 4. Responsable Asesor Comercial Asesor Comercial. Asesor Comercial Asesor Comercial. Actividad Solicitar al Oficial de Cumplimiento la calificación de los participantes en el nuevo Negocio Fiduciario. Entregar al Oficial de Cumplimiento el “Registro del Cliente” lleno y suscrito adjunto a los documentos del Checklist CL01, y esperar el informe respectivo que se genera en la actividad 1 Calificar a los Participantes en la etapa de Negociación/Estructuración (Procesos Auxiliares). Recibir el informe del Oficial de Cumplimiento. Revisar el informe del Oficial de Cumplimiento: Ø Si el Cliente está aprobado continuar con la sub-actividad 8.

(24) 10. Nº. Responsable. 5. Asesor Comercial Asesor Comercial Asesor Comercial. 6 7. 8. Asesor Comercial. 9. Coordinador de Administradores. 10. Contralor. 11. Asistente Contable Asesor Comercial. 12. 13. Asesor Comercial. 14. Asesor Comercial. 15. Asistente Administrativo Fiduciario Asesor Comercial. 16. Actividad Ø Si el Cliente no está aprobado continuar con la sub-actividad 5 Informar al Cliente la calificación negativa del Oficial de Cumplimiento. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” las razones de una calificación negativa y la fecha. Archivar la documentación y cerrar el proceso: · Registro del Cliente · Documentos del Checklist CL01 · Informe negativo del Oficial de Cumplimiento Enviar vía e-mail al Asistente Contable con copia al Coordinador de Administradores, las instrucciones para la facturación de honorarios por Estructuración, de acuerdo a las condiciones establecidas en la propuesta, y especificando: · Nombre del Cliente o Razón Social · CI o RUC · Dirección · Valor del honorario · Descripción del concepto a facturar Designar al Equipo Fiduciario responsable de administrar el nuevo Negocio Fiduciario, en base al “Instructivo de Designación de Responsables”, y solicitar al Contralor que designe al Contador responsable. Designar al Contador responsable de gestionar y asesorar el nuevo Negocio Fiduciario en base al “Instructivo de Designación de Responsables”, y comunicar al Coordinador de Administradores, al Administrador, Asistente Administrativo Fiduciario, Asistente Contable Fiduciario, Contador responsable y Contador General, vía e-mail, la designación. Recibir e-mail del Asesor Comercial y continuar con la actividad 1 Facturar la Estructuración de un Fideicomiso (Facturación). Verificar, a través de e-mail, con el Asistente Contable y el Contador General si los honorarios por estructuración han sido cancelados: Ø Si los honorarios han sido cancelados continuar con la subactividad 16. Ø Si los honorarios no han sido cancelados continuar con la subactividad 13. Verificar si es una excepción, misma que debe ser debidamente autorizada de acuerdo con el instructivo para “Cobro de Honorarios”: Ø Si es una excepción continuar con la sub-actividad 14. Ø Si no es una excepción se detiene la actividad hasta que el Cliente cancele los honorarios. Retornar a la sub-actividad 12. Formalizar la excepción por escrito en formato numerado, y hacerla suscribir al responsable correspondiente de acuerdo con el instructivo para “Cobro de Honorarios”. Archivar el original de la excepción y enviar copia al Asistente Administrativo Fiduciario. Recibir copia de la excepción suscrita y archivarla en la carpeta del Cliente. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” la fecha de pago de los honorarios por estructuración y el estado del Negocio Fiduciario. Continuar con la actividad 2. Analizar la factibilidad y riesgos del negocio. Tabla 6 Descripción actividad 1 Estructuración.

(25) 11. Actividad 2: Analizar la factibilidad y riesgos del negocio Nº 1. Responsable Asesor Comercial. 2. Asesor Comercial Cliente. 3 4. Asesor Comercial. 5. Asesor Comercial Asesor Comercial Coordinador Legal. 6 7. 8. Servicio Legal. 9. Servicio Legal. 10. Servicio Legal. 11. Coordinador Legal Asesor Comercial Cliente. 12 13 14 15. Comité Fiduciario Comité Fiduciario. Actividad Solicitar al Cliente toda la documentación requerida para la constitución del fideicomiso mercantil, dependiendo de la modalidad acordada y de los activos o derechos a transferir: · Avalúo catastral y comercial del activo · Balances · Historia del activo · Inventario de bienes a transferir · Firmas autorizadas · Representante legal · Presupuesto y estudio de factibilidad del proyecto · Cualquier información adicional que se considere necesaria. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” la fecha en que se solicita al Cliente toda la documentación. Entregar al Asesor Comercial la documentación requerida para su análisis respectivo. Verificar la documentación recibida del Cliente y comprobar si está correcta y completa: Ø Si la documentación recibida está correcta y completa continuar con la sub-actividad 5 Ø Si la documentación recibida no está correcta y completa comunicar al Cliente las observaciones y retornar a la sub-actividad 1. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” la fecha de recepción de toda la documentación solicitada al Cliente. Entregar la documentación del Cliente al Coordinador Legal. Recibir toda la documentación del Cliente, revisar y entregar al Servicio Legal dicha documentación. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” la fecha de entrega de la documentación al Servicio Legal. Revisar la documentación del Cliente con el objeto de verificar su validez legal: · Que los activos a transferir al patrimonio autónomo no tengan ningún impedimento legal ni gravamen · Que estén al día en el pago de impuestos · Que estén vigentes, en el caso de tratarse de títulos valores · Cualquier otra verificación dependiendo del tipo de activos que se van a transferir al fideicomiso. Determinar si existe impedimento legal sobre los activos: Ø Si existe impedimento legal continuar con sub-actividad 10 Ø Si no existe impedimento legal continuar con sub-actividad 14 Comunicar detalladamente y por escrito al Coordinador Legal el impedimento legal existente. Analizar el comunicado del Servicio Legal con el detalle del impedimento legal, y comunicar al Asesor Comercial y al Cliente. Leer para informarse del comunicado con el detalle del impedimento legal. Aclarar las razones que provocan el impedimento legal. Retornar a la sub-actividad 1. Definir en una reunión con el Cliente la figura del Fideicomiso. Determinar la factibilidad Operativa, Contable, Tributario, Económica y Legal del esquema de fideicomiso planteado, de acuerdo con el instructivo para “Determinar la Factibilidad de un Negocio Fiduciario” Ø Si es factible continuar con la sub-actividad 18 Ø Si no es factible retornar a la sub-actividad 16.

(26) 12. Nº 16 17 18 19. 20. Responsable Comité Fiduciario Asesor Comercial Comité Fiduciario Asistente Administrativo Fiduciario Coordinador Legal. Actividad Suscribir el Acta del Comité negando la factibilidad y entregarla al Asesor Comercial. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” las razones de la no factibilidad y archivar el acta y el proceso. Suscribir el Acta del Comité aprobando la factibilidad. Archivar el acta del comité en la carpeta del Cliente aprobando la factibilidad. Continuar con la actividad 3 Elaborar el Contrato. Tabla 7 Descripción actividad 2 Estructuración. Actividad 3: Elaborar el contrato Nº 1. Responsable Servicio Legal. 2. Coordinador Legal. 3. Coordinador Legal Servicio Legal. 4 5 6. Coordinador Legal Contador. 7. Administrador Fiduciario. 8. Coordinador Legal. 9. Cliente. 10. Cliente. 11. Coordinador Legal Cliente Coordinador Legal. 12 13. 14. Representante Legal. Actividad Elaborar el borrador de la Escritura para la constitución del fideicomiso y el presupuesto de gastos respectivo para entregarlos al Coordinador Legal. Revisar el borrador de la Escritura de Constitución: Ø Si está de acuerdo con el borrador de la escritura continuar con la subactividad 5 Ø Si no está de acuerdo con el borrador de la escritura realiza observaciones y continua con la sub-actividad 3 Realizar las observaciones respectivas y comunicar al Servicio Legal. Analizar las observaciones del Coordinador Legal y retornar a la subactividad 1. Sumillar el borrador de la Escritura de Constitución y coordinar las sumillas del Administrador y Contador en conjunto. Revisar el borrador de la escritura y sumillar el documento si está de acuerdo, de lo contrario realizar las observaciones, comunicar al Coordinador Legal y retornar a la sub-actividad 1. Revisar el borrador de la escritura y sumillar el documento si está de acuerdo, de lo contrario realizar las observaciones, comunicar al Coordinador Legal y retornar a la sub-actividad 1. Convocar al Cliente para la firma de la Escritura de Constitución, entregar al Cliente el presupuesto de Gastos para la Constitución (perfeccionamiento), y solicitar al Cliente el depósito respectivo en la Cta. Cte. definida. Revisar el borrador de la Escritura de Constitución: Ø Si está de acuerdo con la escritura la firma y continua con la subactividad 12 Ø Si no está de acuerdo con el borrador de la escritura continua con la sub-actividad 10. Realizar observaciones respectivas al borrador y comunica al Asesor Comercial y al Coordinador Legal. Recibir las observaciones del Cliente, comunica al Servicio Legal y retorna a la sub-actividad 1. Suscribir la Escritura de Constitución y devolverla al Coordinador Legal. Coordinar la firma del Representante Legal en el Borrador de la Escritura de Constitución, previamente sumillada por el Administrador, Contador y firmada por el Cliente. Revisar el borrador de la Escritura de Constitución: Ø Si está de acuerdo con el borrador de la escritura continuar con la subactividad 17..

(27) 13. Nº. Responsable. 15. Representante Legal Coordinador Legal Representante Legal Cliente. 16 17 18 19. Coordinador Legal. 20. Coordinador Legal Coordinador Legal. 21. 22. 23. Asistente Contable Fiduciario Servicio Legal. Actividad Ø Si no está de acuerdo con el borrador de la escritura continua con la sub-actividad 15. Realizar observaciones respectivas al borrador y comunicar al Coordinador Legal. Recibe las observaciones del Representante Legal, comunica al Asesor Comercial, al Servicio Legal y retorna a la sub-actividad 1. Suscribir la Escritura de Constitución y comunicar al Coordinar Legal para que coordine el cobro por estructuración. Realizar el depósito correspondiente, de acuerdo al presupuesto recibido, en la cuenta corriente definida. Comprobar el depósito respectivo para los gastos de perfeccionamiento: Ø Si el depósito está correcto continuar con la sub-actividad 21 Ø Si el depósito no está correcto continuar con la sub-actividad 20. Solicitar al Cliente que realice el depósito respectivo. Retornar a la subactividad 18. Entregar al Servicio Legal la Escritura de Constitución sumillada y firmada. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” la fecha de entrega, y coordinar a través del Asistente Contable Fiduciario la emisión del cheque para los gastos de perfeccionamiento de acuerdo al presupuesto respectivo. Coordinar con el Asistente Contable la emisión del cheque respectivo para los gastos de perfeccionamiento. Continuar con la actividad 3.2. Registrar Egresos (Administración). Recibir la Escritura de Constitución y el cheque para los gastos de Constitución (perfeccionamiento). Continuar con la actividad 4 Perfeccionar el Contrato. Tabla 8 Descripción actividad 3 Estructuración. Actividad 4: Perfeccionar el contrato Nº 1. Responsable Servicio Legal. 2. Servicio Legal. 3. Servicio Legal. 4. Coordinador Legal. 5. Servicio Legal. Actividad Proporcionar al Notario toda la documentación necesaria para que se proceda a cerrar la Escritura pública de Constitución y entregue las copias certificadas correspondientes. Obtener el RUC a nombre del fideicomiso mercantil, recopilando previamente la siguiente documentación: · Escritura de constitución del fideicomiso · Nombramiento del representante legal del fideicomiso y/o apoderados especiales. · Fotocopia de la cédula de identidad del representante legal del fideicomiso y/o apoderados especiales. · Fotocopia de la papeleta de votación del representante legal del fideicomiso. · Formularios del SRI · Comprobante de pago de agua, luz, teléfono de la fiduciaria. Formalizar el traspaso de los activos al patrimonio autónomo: · Inscribir la escritura en el Registro de la Propiedad · Cumplir con todas las formalidades para que la transferencia de dominio sea efectiva. Determinar, en coordinación con el Administrador Fiduciario designado, si el Fideicomiso debe ser inscrito en el Mercado de Valores: Ø Si debe ser inscrito continua con la sub-actividad 5. Ø Si no debe ser inscrito continua con la sub-actividad 6. Inscribir el fideicomiso mercantil en el Registro de Mercado de Valores. Elaborar la Ficha Registral del fideicomiso mercantil para la Superintendencia de Compañías..

(28) 14. Nº 6. Responsable Servicio Legal. 7. Coordinador Legal. 8. Coordinador Legal Coordinador Legal Coordinador Legal. 9 10. 11. Coordinador Legal. Actividad Entregar al Coordinador Legal, priorizando la entrega del RUC del fideicomiso, toda la documentación de acuerdo al Checklist CL02 Documentación legal perfeccionada: Revisar si la documentación está correcta y completa: Ø Si la documentación está correcta y completa continua con la subactividad 8 Ø Si la documentación no está correcta y completa retorna a la subactividad 1. Actualizar en el archivo “Historial de Negocios Fiduciarios” la fecha de recepción de la documentación perfeccionada. Sumillar toda la documentación del Negocio Fiduciario perfeccionada. Entregar al Administrador Fiduciario designado, con conocimiento del Asesor Comercial y del Coordinador de Administradores, toda la documentación perfeccionada del Negocio Fiduciario: · Formulario Registro de Cliente · Documentos del Checklist CL01 · Documentos del Checklist CL02 Y entregar de ser necesario, la excepción respectiva detallando la documentación faltante, de acuerdo con el Instructivo para el Manejo Excepciones. Archivar y controlar el estado de las excepciones. Tabla 9 Descripción actividad 4 Estructuración. Administración Objetivo: En este subproceso se lleva a cabo el cumplimiento de los fines establecidos en el contrato de Fideicomiso, para lo cual se mantiene una estrecha comunicación y vínculo con el cliente. Los aspectos a considerar son: - Conocimiento total del contrato de fideicomiso y normatividad aplicable. - Definición clara de los derechos y obligaciones de las partes (Fideicomitentes, Fideicomisarios, Comité Técnico, Fiduciaria). Descripción: Nº 1 2. Responsable Administrador Fiduciario Administrador Fiduciario. Actividad Activar nuevo Fideicomiso Cumplir Instrucciones Específicas y Disposiciones Legales 2.1 Preventa de un Fideicomiso Inmobiliario (actividades antes del Punto de Equilibrio) 2.2 Construcción de un Fideicomiso Inmobiliario 2.3 Escrituración de un Fideicomiso Inmobiliario 2.4 Contratar a los Participantes en la Administración de un Fideicomiso Inmobiliario 2.5 Elaborar las Promesas de Compra – Venta.

(29) 15. Nº. Responsable. 3. Contador. Actividad 2.6 Elaborar las Promesas de Compra – Venta a cargo del Cliente. Registrar Hechos Económicos / Contables 3.1 Registrar Ingresos 3.2 Registrar Egresos Tabla 10 Descripción proceso Administración. Actividad 1: Activar nuevo fideicomiso Nº 1. Responsable Administrador Fiduciario. 2. Asistente Administrativo Fiduciario Administrador Fiduciario. 3. 4. Administrador Fiduciario. 5. Administrador Fiduciario Administrador Fiduciario. 6. 7. 8. Coordinador de Sistemas Administrador Fiduciario. 9. Contador. 10. Asistente Contable Fiduciario Contador. 11. Actividad Recibir del Coordinador Legal con conocimiento del Asesor Comercial y del Coordinador de Administradores la documentación perfeccionada del Fideicomiso mercantil de acuerdo a Checklist CL01 y CL02, y de ser necesario, recibir la excepción respectiva con el detalle de la documentación pendiente, de acuerdo con el instructivo para el Manejo de Excepciones. Crear los Constituyentes y Beneficiarios del Fideicomiso en el módulo de Personas del Sistema Gestor, y crea la carpeta del fideicomiso para archivar la documentación, de acuerdo al instructivo “Manejo del Archivo” Asignar número para la creación del Fideicomiso en Gestor. Este número es tomado de una hoja electrónica que se encuentra en una carpeta compartida de la red interna para Administradores. Crear el Negocio Fiduciario en el módulo de Productos del Sistema Gestor de acuerdo con el “Manual de Usuario de Gestor – Cómo crear un nuevo negocio fiduciario”, e ingresando la siguiente información básica: · Constituyentes · Beneficiarios · Objeto del Negocio Fiduciario · Bienes del Patrimonio Autónomo Y vincula el Negocio Fiduciario con las personas antes creadas por el Asistente Contable. Realizar el resumen del Negocio Fiduciario, de acuerdo con el “Instructivo para el Resumen de un Negocio Fiduciario”. Solicitar vía e-mail al Coordinador de Sistemas (con copia para los interesados) que otorgue los derechos necesarios en Gestor para el Administrador, Asistente Administrativo Fiduciario, Asistente Contable Fiduciario, Contador y Contador General responsables del nuevo Negocio Fiduciario. En el mismo e-mail comunica a todos la creación del nuevo Negocio Fiduciario. Otorgar los accesos respectivos en el Sistema Gestor al Administrador, Asistente Administrativo Fiduciario, Asistente Contable Fiduciario, Contador y Contador General. Enviar al Contador designado copia de la Escritura de Constitución y toda la documentación requerida para el registro de los aportes iniciales de acuerdo con el Checklist CL03. Parametrizar en Gestor el nuevo Negocio Fiduciario de acuerdo al “Manual de Usuario de Gestor – Cómo Parametrizar un Nuevo Negocio Fiduciario”. Coordinar la apertura de las cuentas bancarias en la institución financiera respectiva, de acuerdo a lo resuelto por la Junta de Fideicomiso. Verificar que se cuenten con todos los documentos del Checklist CL03: Ø Si se cuenta con todos los documentos continuar con la sub-actividad 12. Ø Si no se cuenta con todos los documentos retornar a la sub-actividad 8..

(30) 16. Nº 12. Responsable Contador. 13. Asistente Contable Fiduciario Contador. 14 15. 16. 17. Asistente Contable Fiduciario Asistente Contable Fiduciario. Administrador Fiduciario. Actividad Registrar el asiento contable (que requieren un asiento directo en el módulo de Contabilidad de Gestor) con los Aportes Iniciales de Bienes Inmuebles del Fideicomiso y de acuerdo con el instructivo para el “Registro de Aportes Iniciales y otros Aportes”. Registrar el asiento contable de los Aportes Iniciales a través de los módulos auxiliares de Gestor, y de acuerdo con el instructivo para el “Registro de Aportes Iniciales y otros Aportes”. Generar los Asientos de Diario y entregarlos al Asistente Contable Fiduciario para su archivo. Archivar el Asiento de Diario y los documentos del Fideicomiso con todos los soportes. Solicitar la impresión de formularios necesarios para el manejo del Fideicomiso: · Facturas · Comprobantes de retención · Otros. Continúa con la actividad 2 Cumplir Instrucciones Específicas y Disposiciones Legales. Tabla 11 Descripción actividad 1 Administración. Actividad 2: Cumplir instrucciones específicas y disposiciones legales Nº 1. Responsable Administrador Fiduciario. 2. Administrador Fiduciario. 3. Administrador Fiduciario. 4. Asistente Contable Fiduciario Contador. 5. 6. Administrador Fiduciario. Actividad Administrar los Negocios Fiduciarios de acuerdo al tipo e instrucciones respectivas: Ø Si se trata de un Fideicomiso Inmobiliario continuar con la subactividad 2 Ø Si no se trata de un Fideicomiso Inmobiliario continuar con la subactividad 3 Administrar el Fideicomiso Inmobiliario coordinando las siguientes actividades: · Cumplir con las instrucciones para la Preventa, continuar con la actividad 2.1 Preventa del Fideicomiso Inmobiliario (actividades antes del Punto de Equilibrio). · Cumplir con las instrucciones para la Construcción, continuar con la actividad 2.2 Construcción del Fideicomiso Inmobiliario. · Cumplir con las instrucciones para la Escrituración, continuar con la actividad 2.3 Escrituración del Fideicomiso Inmobiliario. Continuar con la sub- actividad 4. Administrar otros tipos de Negocios Fiduciarios cumpliendo con las instrucciones respectivas: · Fideicomiso de Administración, · Fideicomiso de Inversión, · Fideicomiso de Garantía, · Fideicomiso de Titularización o · Encargo Fiduciario Registrar contablemente los hechos económicos y/o soportes de un negocio fiduciario, según actividad 3. Registrar Hechos Económicos / Contables. Aprobar los registros contables del Asistente Contable Fiduciario, y elaborar registros manuales y/o ajustes contables, según actividad 3. Registrar Hechos Económicos / Contables. Verificar en el contrato si se requiere Juntas de Fideicomiso: Ø Si es requerida la Junta continuar con la sub-actividad 7 Ø Si no es requerida la Junta continuar con la sub-actividad 10.

(31) 17. Nº 7. Responsable Administrador Fiduciario Administrador Fiduciario Administrador Fiduciario. 8 9. 10. Administrador Fiduciario. 11. Administrador Fiduciario. 12. Administrador Fiduciario Asistente Administrativo Fiduciario Administrador Fiduciario. 13. 14. Actividad Convocar a las Juntas de Fideicomiso de acuerdo a lo estipulado en el Contrato de Constitución de cada Fideicomiso. Participar en las Juntas de Fideicomiso en calidad de Secretario. Elaborar las actas de las Juntas de Fideicomiso con las resoluciones correspondientes y en base al instructivo para “Elaborar Actas de Juntas”, recoger las firmas, difundir el acta a los involucrados y controlar el archivo. Determinar si se requiere Informe de Rendición de Cuentas de acuerdo a la normativa legal existente y a las instrucciones del fideicomiso: Ø Si es requerido el informe continuar con la sub-actividad 11 Ø Si no es requerido el informe continuar con la sub-actividad 12. · Elaborar el informe de rendición de cuentas de acuerdo con la periodicidad estipulada en el Contrato de Constitución de cada Fideicomiso y al Instructivo para “Rendición de Cuentas”. Entregar la rendición de cuentas al Cliente. Enviar los documentos de la administración fiduciaria al Asistente Administrativo Fiduciario. Archivar toda la documentación que corresponda a la administración fiduciaria de acuerdo con el instructivo para “Manejar el Archivo” Continuar con la actividad 2. Cumplir con Instrucciones Específicas y Disposiciones Legales. Tabla 12 Descripción actividad 2 Administración. Actividad 2.1: Preventa de un fideicomiso inmobiliario Nº 1. Responsable Cliente. 2. Administrador Fiduciario Junta de Fideicomiso. 3. 4 5. 6 7. 8. Administrador Fiduciario Asistente Administrativo Fiduciario. Administrador Fiduciario Coordinador Legal. Administrador. Actividad Entregar documentación requerida al Administrador Fiduciario de acuerdo al Checklist CL04, para iniciar la Preventa de un Fideicomiso Inmobiliario. Recibir del Cliente la documentación requerida y detallada en el Checklist CL04. Entregar al Contador el Presupuesto del Proyecto. Designar al Comercializador, Fiscalizador, Gerente del Proyecto, a la Institución Financiera para la apertura de las cuentas, aprobar todos los documentos detallados en Checklist CL04, detallar las funciones y responsabilidades de cada participante y determinar la modalidad del contrato de construcción (Administración Delegada o Precio Fijo). Continuar con la actividad 2 Contratar a los Participantes en la Administración (Procesos Auxiliares). Recibir los Contratos con el detalle de funciones suscritos por los participantes y el Representante Legal o Apoderado de la Fiduciaria y lo entrega a: · Cliente (original) · Participantes (original) · Administradores (original) · Contabilidad (copia) Instruir al Coordinador Legal la elaboración de los formatos de reserva y promesas de compra venta. Coordinar con el Asesor Legal la elaboración de los formatos de reserva y promesas de compra venta de acuerdo a las instrucciones del Administrador Fiduciario y al Checklist CL05. Controlar la elaboración de acuerdo al instructivo “Provisión y Monitoreo del Servicio Legal”. Entregar los formatos al Administrador Fiduciario. Entregar formatos de reserva y promesas de compra-venta al.

(32) 18. Nº 9 10. Responsable Fiduciario Comercializad or Cliente. 11. Administrador Fiduciario. 12. Administrador Fiduciario Comercializad or. 13. 14. Asistente Administrativo Fiduciario. 15. Asistente Administrativo Fiduciario. 16. Coordinador Legal. 17. Coordinador Legal Asistente Administrativo Fiduciario Comercializad or. 18. 19. 20. 21. Asistente Administrativo Fiduciario Junta de Fideicomiso. Actividad Comercializador Recibir formatos de reserva y promesas de compra-venta. Tramitar en coordinación con el Gerente del Proyecto, el Acta de Aprobación de Planos y Permisos de Construcción para enviarlos al Administrador Fiduciario. Verificar si se cuenta con el Registro de Planos (Acta de Aprobación de Planos de Construcción): Ø Si existe el Registro de Planos continuar con la sub-actividad 12. Ø Si no existe el Registro de Planos retornar a la sub-actividad 10. Recibir el Registro de Planos Enviar al Asistente Administrativo Fiduciario los datos de cada Promitente Comprador, de acuerdo al formato del Memorando preestablecido, solicitando la elaboración de las Promesas de Compra – Venta y adjunta toda la documentación requerida de acuerdo a Checklist CL01 y al formulario Registro del Cliente. Recibir la documentación que envía el Comercializador y esperar que el Oficial de Cumplimiento califique la idoneidad del Promitente Comprador de acuerdo a lo descrito en la actividad 5 Calificar a los Participantes en la etapa de Administración (Procesos Auxiliares). Recibir del Oficial de Cumplimiento el Informe de Aprobación o Rechazo al Promitente Comprador: Ø Si se aprueba al Promitente Comprador coordinar con el Coordinador Legal la elaboración de las promesas, continuar con la sub-actividad 16. Ø Si no se aprueba al Promitente Comprador comunicar al Comercializador y al Cliente vía e-mail y archivar el Convenio de Reserva adjunto al comunicado del Oficial de Cumplimiento. Retornar a la sub-actividad 13. Verificar según las instrucciones del fideicomiso, si las promesas serán elaboradas por el Cliente: Ø Si las promesas las elabora el Cliente continuar con la actividad 4 Elaborar las Promesas de Compra – Venta a cargo del Cliente (Procesos Auxiliares). Ø Si las promesas no las elabora el Cliente continuar con la actividad 3 Elaborar las Promesas de Compra – Venta (Procesos Auxiliares) y controlar su elaboración de acuerdo al instructivo “”Provisión y Monitoreo del Servicio Legal”. Entregar las promesas de compra – venta al Asistente Administrativo Fiduciario. Recibir las promesas de compra – venta ingresarlas en Gestor y repartirlas a Contabilidad, Promitente Comprador, Cliente y Administración. Realizar el control del Status de las promesas. Enviar al Asistente Administrativo Fiduciario las papeletas de depósito (cheques en algunas ocasiones) de los abonos realizados por los promitentes compradores, adjunto al reporte preestablecido. Recibir la papeleta de depósito, y la registra en Gestor. Retornar a la sub-actividad 13. Revisar si se llegó al punto de equilibrio legal, técnico y económico/financiero o si ya se empezó con la construcción: · Punto de Equilibrio Legal, se lo consigue cuando los inmuebles aportados están totalmente perfeccionados con la inscripción en el Registro de la Propiedad, · Punto de Equilibrio Técnico, se lo consigue cuando se cuenta con el Registro de Planos, la Licencia de Construcción y el.

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Figura 1 Estructura Organizacional de la empresa FiduEcuador S.A.3                                              3  Proporcionado por FiduEcuador S.A

Figura 1

Estructura Organizacional de la empresa FiduEcuador S.A.3 3 Proporcionado por FiduEcuador S.A p.19
Tabla 4 Descripción actividad 3 Negociación

Tabla 4

Descripción actividad 3 Negociación p.23
Tabla 9 Descripción actividad 4 Estructuración

Tabla 9

Descripción actividad 4 Estructuración p.28
Tabla 11 Descripción actividad 1 Administración

Tabla 11

Descripción actividad 1 Administración p.30
Tabla 13 Descripción actividad 2.1 Administración

Tabla 13

Descripción actividad 2.1 Administración p.33
Tabla 15 Descripción actividad 2.3 Administración

Tabla 15

Descripción actividad 2.3 Administración p.35
Figura 3 Topología de Red 8

Figura 3

Topología de Red 8 p.48
Figura 4 Modelo de Procesos de Gestor 13

Figura 4

Modelo de Procesos de Gestor 13 p.52
Tabla 30 Matriz Metas del Negocio. 25

Tabla 30

Matriz Metas del Negocio. 25 p.60
Tabla 40 Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO8

Tabla 40

Matriz resumen de la evaluación del nivel de madurez del proceso PO8 p.67
Figura 7 Nivel de madurez actual y proyecciones del nivel de madurez a corto y largo plazo 29

Figura 7

Nivel de madurez actual y proyecciones del nivel de madurez a corto y largo plazo 29 p.83
Figura 6 Nivel de madurez actual por proceso 28

Figura 6

Nivel de madurez actual por proceso 28 p.83
Tabla 67 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO1 30

Tabla 67

Estrategia de mejoramiento para el proceso PO1 30 p.86
Tabla 68 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO3 31

Tabla 68

Estrategia de mejoramiento para el proceso PO3 31 p.87
Tabla 69 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO6 32

Tabla 69

Estrategia de mejoramiento para el proceso PO6 32 p.88
Tabla 71 Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso PO7 34

Tabla 71

Estrategia 2 de mejoramiento para el proceso PO7 34 p.89
Tabla 74 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO9 37

Tabla 74

Estrategia de mejoramiento para el proceso PO9 37 p.91
Tabla 75 Estrategia de mejoramiento para el proceso PO10 38

Tabla 75

Estrategia de mejoramiento para el proceso PO10 38 p.92
Tabla 79 Estrategia de mejoramiento para el proceso AI5 42

Tabla 79

Estrategia de mejoramiento para el proceso AI5 42 p.95
Tabla 82 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso DS1 45

Tabla 82

Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso DS1 45 p.97
Tabla 87 Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso DS5 50

Tabla 87

Estrategia 1 de mejoramiento para el proceso DS5 50 p.100
Tabla 95 Estrategia de mejoramiento para el proceso DS11 58

Tabla 95

Estrategia de mejoramiento para el proceso DS11 58 p.105
Figura 8 Nivel de madurez por proceso a corto y largo plazo 64

Figura 8

Nivel de madurez por proceso a corto y largo plazo 64 p.108
Tabla 102 Importancia, Nivel de Madurez actual, a corto y largo plazo de los Procesos COBIT 66

Tabla 102

Importancia, Nivel de Madurez actual, a corto y largo plazo de los Procesos COBIT 66 p.110
Tabla 103 Importancia de los Procesos COBIT 4.1 por su nivel de madurez actual 67 .

Tabla 103

Importancia de los Procesos COBIT 4.1 por su nivel de madurez actual 67 . p.112
Tabla 104 Enlace Actual de las Metas de TI a Procesos de TI 68 .

Tabla 104

Enlace Actual de las Metas de TI a Procesos de TI 68 . p.114
Tabla 105 Importancia de los Procesos COBIT 4.1 por su nivel de madurez a corto plazo 69

Tabla 105

Importancia de los Procesos COBIT 4.1 por su nivel de madurez a corto plazo 69 p.116
Tabla 106 Enlace a Corto Plazo de las Metas de TI a Procesos de TI 70 .

Tabla 106

Enlace a Corto Plazo de las Metas de TI a Procesos de TI 70 . p.118
Tabla 108 Análisis de Impacto a Corto Plazo de las Metas de TI en Relación a su Estado Actual 72

Tabla 108

Análisis de Impacto a Corto Plazo de las Metas de TI en Relación a su Estado Actual 72 p.120
Tabla 109 Importancia de los Procesos COBIT 4.1 por su nivel de madurez a largo plazo 73

Tabla 109

Importancia de los Procesos COBIT 4.1 por su nivel de madurez a largo plazo 73 p.123

Referencias

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