Manual de Procedimientos. Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

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Manual de Procedimientos

Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

julio 2013

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Manual de Procedimientos

Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

Elaboró Presentó Validó

Titular de la Unidad Administrativa Titular de la Dependencia o Entidad

”Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder

Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S-1403-2013 de fecha 10/07/2013”.

Ing. Reynaldo Enriquez Olivares Encargado del Despacho de la Secretaría de la

Contraloría General

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Contenido

I. Introducción II. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra

V. Presentación de los procedimientos - Listado de Procedimientos

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Introducción

El presente Manual de Procedimientos servirá de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas en la Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales del Instituto, cuidando que éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.

Contempla la red de procesos, la lista maestra de documentos, registro histórico así como los procedimientos desarrollados.

Cabe señalar que este documento se actualiza en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura de la Subdirección, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

1

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Objetivo del Manual

Documentar la serie de procedimientos necesarios que se siguen para dar cumplimiento a

cada una de las principales funciones de la Subdirección de Prestaciones Económicas y

Sociales, y de la misma manera tener una forma ordenada de operar y dar certeza a los

empleados y derechohabientes del trabajo que actualmente se realiza en la Subdirección.

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Facultad No.

Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento

Dir. Productos Indicadores Cliente

RED DE PROCESOS

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

Fecha de

Elaboración Hojas

Código de la Red 18/02/2013

63-PES-RP/Rev.02 Hoja 1 de 9

2.1 A 2 01 Afiliación, alta

de

benefiaciarios y padres, y trámites de pensiones

Operativo Subdirector de Prestaciones Económicas y Sociales

Control de Afiliación

01 Afiliación del trabajador y beneficiarios

Credencial Registro de Derechohabiente

Incremento ó disminución de la Derechohabiencia = Derechohabiencia actual – Derechohabiencia del periodo anterior.

Proporción de incremento o disminución de la Derechohabiencia = (Derechohabiencia actual/ Derechohabiencia del periodo anterior) x 100

Servidores Públicos de la Administración Pública Estatal y Municipal y Beneficiarios.

Padrón de Afiliación ( Derechohabiencia actual/Derechoha biencia del período anterior)

de

02 Alta del trabajador Registro del Trabajador

Incrementar o disminuir de altas de trabajador = Numero de altas de trabajador actual-numero de altas de trabajador del periodo anterior.

Proporción de incremento o

disminución de altas de trabajador = (numero de altas de trabajador actual / Numero de altas de trabajador del periodo anterior) x 100

Servidores Públicos de la Administración Pública Estatal y Municipal.

de

03 Afiliación de Beneficiarios

Credencial Registro de Beneficiario.

Comparativo de beneficiarios en determinada fecha=Beneficiarios a fecha determinada- Beneficiarios a fecha de cierre determinada

Beneficiarios de Servidores Públicos de la Administración Pública Estatal y Municipal.

3

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2.1 A 2 01 Afiliación, alta de

04 Baja del trabajador. Registro

Bajas de trabajador

Incremento ó

disminución de bajas de trabajador = Numero de bajas de trabajador actual-Numero de bajas de trabajador del periodo anterior.

Proporción de incremento o

disminución de bajas de trabajador = (Numero de bajas de trabajador actual / Numero de bajas de trabajador del periodo anterior) x 100

Servidores públicos de la Administración Pública Estatal y Municipal

de

05 Actualización del padrón de Afiliación

Actualización del padrón de Afiliación y Vigencia.

Número de cruces en el

trimestre. Servidores

públicos de la Administración pública Estatal y Municipal.

de

06 Renovación de Credenciales

Credenciales vigentes

Incremento ó disminución de la Derechohabiencia = Derechohabiencia actual – Derechohabiencia del periodo anterior Proporción de incremento o disminución de la Derechohabiencia = (Derechohabiencia actual /

Derechohabiencia del periodo anterior) x 100

Servidores públicos de la Administración pública Estatal y Municipal y Beneficiarios

de

07 Trámite de Ayuda de Gastos de Funeral

Pago de Gastos de Funeral

Número de solicitudes recibidas/Número de solicitudes pagadas por Dpto. contabilidad.

Familiares de trabajadores de ISSSTESON.

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08 Pensión por Jubilación Dictamen de pensión por jubilación.

No. de Pensiones autorizadas por la H.

Junta Directiva

Trabajadores afiliados al ISSSTESON que cumplan 30 años o más de servicios e igual tiempo cotizado al Instituto y Trabajadoras afiliadas con 28 años o más de servicios e igual tiempo cotizado al Instituto, independienteme nte de la edad con la que cuenten.

de

09 Pensión por vejez. Dictamen de pensión por vejez

Junta Directiva

Trabajadores Derecho. de ISSSTESON que habiendo cumplido 55 años de edad, tuviesen 15 años de servicio como mínimo e igual tiempo de contribución al fondo de pensiones de ISSSTESON.

de

10 Pensión Cesantía por Edad Avanzada

Dictamen de pensión por Cesantía

Junta Directiva

Trabajadores Derecho. de ISSSTESON que tuviesen edad avanzada y no puedan continuar trabajando,tiemp o de contribución al fondo de pensiones de ISSSTESON.

5

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11 Pensión por invalidez Dictamen de pensión por Invalidez.

Junta Directiva

Trabajadores afiliados al ISSSTESON que se inhabiliten física y

mentalmente por causas ajenas al desempeño de su cargo o empleo y hubiesen contribuido como mínimo 10 años al Fondo de Pensiones del Isssteson en los términos de la Ley 38 vigente.

de

12 Pensión por

Incapacidad Derivada Accidente de Trabajo, Riesgo o Enfermedad Profesional

Dictamen de pensión por Incapacidad derivada de Accidente de Trabajo, Riesgo o Enfermedad Profesional.

Junta Directiva

Trabajadores afiliados al Instituto que laboran en el Gobierno del Estado y Organismo Públicos incorporados a ISSSTESON, independienteme nte de la edad y tiempo cotizados al Fondo de Pensión en los términos de la Ley 38 vigente.

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13 Pensión por viudez Dictamen de pensión por Viudez.

Junta Directiva

Esposa Supérstite, o Concubina del Pensionado y o Jubilado del Instituto.

Esposa Supérstite o Concubina del Trab. afiliado que hubiese cotizado como mínimo 10 años al Fondo de Pensiones y Jubilaciones del Instituto.

Esposo

supérstite mayor de 55 años de edad o incapacitado para trabajar y

que en ambos casos

hubiese dependido económ de la fallecida.

de

14 Pensión por orfandad Dictamen de pensión por Orfandad.

Junta Directiva

Hijos del Pensionado y/o Jubilado o Trabajador o fallecido que hubiesen dependido económicamente y sean menores de edad, los mayores deberán presentar su constancia de estudios.

7

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15 Pensión por ascendencia

Dictamen de pensión por Ascendencia.

Junta Directiva

Padres del Pensionado y/o Jubilado o Trabajador activo fallecido que hubiesen dependido económicamente durante los últimos 5 años anteriores a la muerte del mismo.

2.1 A 2 04 Créditos Operativo Subdirector de

Prestaciones Económicas y Sociales

Créditos Financiados

16 Solicitud y recuperación de créditos a corto plazo

Crédito financiero a corto plazo

Monto de créditos otorgados en el presente periodo / Monto total de créditos otorgados en el mismo periodo del año anterior.

Indicador del total de créditos otorgados a los distintos organismos, ya sea de base o de confianza mensualmente

Derechohabienci a de

ISSSTESON

No. De días reales en que sea realizo el tramite/No. De días programados para la

realización del trámite.

de

17 Coordinación de talleres de Casa Club

Lista de fin de curso Número de Pensionados y/o Jubilados inscritos en talleres/ Número de Pensionados y/o Jubilados que culminaron el curso

Pensionados y/o Jubilados de ISSSTESON.

de

18 Trámites de pago de prestaciones contractuales para SUEISSSTESON, SUTSPES y sección 54 SNTE.

Recibo de pago. 12 Trámites anuales para pago de apoyo deportivo y fomento cultural.

Cantidad de solicitudes para trámite de canastillas por maternidad

Trabajadores afiliados a los organismos de SUEISSSTESON , SUTSPES Y SNTE SECCION 54.

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19 Organización de eventos deportivos, recreativos y culturales

Eventos de esparcimiento, deporte y cultura.

Nivel de satisfacción de

los participantes Trabajadores de ISSSTESON, personal que presta sus servicios al Gob.

del Edo, trabajadores de Organismos Públicos incorporados así como Jubilados y Pensionados del ISSSTESON.

de

20 Coordinación de viajes de casa club

Informe de actividades.

Número de Pensionados y/o Jubilados registrados en el viaje/ Número de Pensionados y/o Jubilados

Pensionados y/o Jubilados de ISSSTESON.

de

21 Trámite de pago de incapacidades

Reporte de Nómina Mensual y quincenal para el pago de incapacidades

No de Incapacidades recibidas para tramite de pago/ No. de

Incapacidades tramitadas

Derechohabiente s del Instituto, Organismos, Ayuntamientos, Dpto, Control de Fondos y Subdirección de Servicios Médicos

22 Solicitud y recuperación de créditos prendarios

Crédito Prendario Monto total de créditos otorgados en el mismo período del año anterior/Monto de créditos otorgados en el presente período.

Indicador del total de créditos otorgados a los distintos organismos, ya sea de base o de confianza mensualmente.

Trabajadores de ISSSTESON.

de

23 Recepción de solicitud para el conocimiento del tiempo cotizado

Tiempo Cotizado Número de solicitudes

recibidas Trabajadores de

ISSSTESON.

9

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24 Trámite de Pago Póstumo

Pago de póstumo ordinario y extraordinario

Número de solicitudes pagadas/Número de solicitudes recibidas.

de

25 Trámite de bajas de pensionados y/o jubilados de ISSSTESON

Bajas de pensionados y jubilados

No. de bajas por supervivencia, verificación física y por fallecimiento de un pensionado y/o jubilados detectadas

mensualmente

Pensionados y Jubilados de ISSSTESON.

de

26 Elaboración de nómina de pensionados y jubilados

Nomina de pensionados y jubilados

No. de pensionados y jubilados que dieron de alta en nómina de pensiones y jubilaciones

Pensionados y Jubilados de ISSSTESON.

de

27 Elaboración del Cálculo de Pensiones Caídas

Pago de pensiones caídas a

pensionados y jubilados

No. de pensionados y jubilados que dieron de alta en nómina de pensiones y jubilaciones

28 Solicitud y

recuperación de crédito prendario automotriz.

Crédito Prendario Automotriz

Monto de créditos otorgados en el presente periodo / Monto total de créditos otorgados en el mismo periodo del año anterior.

Indicador del total de créditos prendarios automotriz otorgados a los distintos organismos, ya sea de base o de confianza mensualmente

de

29 Supervivencia del pensionado

Constancias de supervivencia

No. de constancias supervivencias realizadas/no.

pensionados y/o jubilados

Pensionados y Jubilados de ISSSTESON

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Catálogo de Macroprocesos 1 Atención a la Salud

2 Prestación de Servicios Sociales y Económicas

3 Planeación, Programación y Presupuesto

Catálogo de Facultades A Prestaciones Económicas B Servicios de Salud

C Administración Institucional D Vivienda

Elaboró Revisó Validó

L.A.P. Elizabeth Arvizu Reynoso /Subdirector de Prestaciones Económicas y

Sociales

C.P. Francisco Javier Caraveo Rincón Jefe

de Unidad de Planeación e Innovación Institucional

L.A.P. Teresa de Jesús Lizárraga Figueroa/ Director de

ISSSTESON

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

Afiliación del trabajador y beneficiarios

63-PES-P01/Rev.06 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

FECHA DE EMISIÓN:

Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

01/10/2013 Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora

Afiliar a los trabajadores y familiares derechohabientes de los Organismos y H. Ayuntamientos afiliados a éste Instituto.

I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Trabajadores y familiares derechohabientes adscritos al Estado , Organismos incorporados y Ayuntamiento.

II.- ALCANCE

• ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .

• Afiliar: Incorporación al régimen de la Ley 38 del ISSSTESON.

• Derechohabiente: Toda persona que se encuentra afiliada a este Instituto .

• Estudios médicos: Se refiere al examen y análisis médicos.

III.- DEFINICIONES

• Ley 38 ISSSTESON Decreto 114; B.O. No. 3, sección I, fecha 11 de julio del 2011.

• Ley 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora. Decreto No. 40, B. O. Edición Especial No. 5, de fecha 14 de mayo de 2010

• Reglamento de ISSSTESON B.O. No, 26 Sección II del 1° de Abril del 2013.

• Manual de Organización ISSSTESON Julio 2013.

• Manual de Procedimientos ISSSTESON Julio 2013.

• Reglamento de Servicios Médicos, B.O. Núm. 10, Secc. I, Fecha 5 de Febrero del 2008.

• Sistema de Módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos .

• 63-PES-P27/REV.00 Trámite de Pago Póstumo.

IV.- REFERENCIAS

V.- POLITICAS

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• Otorgar las cédulas de identificación en 3 días hábiles a los trabajadores y sus beneficiarios que presten personalmente el trámite de afiliación.

• Otorgar una atención personalizada de calidad a los trabajadores y sus beneficiarios.

• El trabajador debe estar laborando en un Organismo que cuente con convenio entre ISSSTESON y el mismo.

• Presentar actas de nacimiento y/o matrimonio, original o copia certificada por el Oficial del Registro Civil, para acreditar parentesco de familiares del trabajador.

• Los Trabajadores con Padres afiliados, deberán acreditar la autorización, presentando un pase otorgado por el Departamento de Trabajo Social.

• El expediente de afiliación de un trabajador sin enfermedad preexistente contiene la siguiente documentación : Alta del trabajador, registro del asegurado, examen médico, análisis médicos, acta de nacimiento y matrimonio ; proceso de credencialización (opcional).

• El formato de proceso de credencialización se utilizará en los siguientes casos: cuando el trabajador no pueda acudir o sea foráneo y no exista módulo en donde pueda acudir a la toma de fotografía para la credencial.

• Los estudios médicos de trabajadores locales deberán realizarse en el “Hospital Dr. Ignacio Chávez”.

• En los expedientes de trabajadores foráneos no es obligatorio que se realicen los estudios médicos en el

“Hospital Dr. Ignacio Chávez”, pero deberán realizarse los estudios con un médico afiliado a ISSSTESON.

• Los estudios médicos del trabajador con enfermedad preexistente, no formaran parte del expediente que se resguarda en el archivo del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derecho .

• No se recibirá ninguna documentación de trabajadores foráneos que pertenezcan a los siguientes módulos : Moctezuma, Navojoa, San Luis, Guaymas, Navojoa, Caborca y Agua Prieta, con el objetivo de no saturar con trámites al Departamento de Hermosillo.

• Los expedientes foráneos que no contengan el formato PCU, los trabajadores deberán acudir ala toma de fotografía en el Módulo más cercano al domicilio del mismo.

• El módulo que entregue una credencial con enfermedad preexistente deberá escanear la “carta compromiso”

firmada por el trabajador.

• En la recepción de documentación de trabajadores foráneos que posean documentos de beneficiarios, los documentos de beneficiarios se quedarán suspendidos hasta que los trabajadores estén afiliados.

• No se podrá realizar la afiliación de los beneficiarios, hasta que el trabajador esté afiliado; en trámites foráneos la documentación quedará suspendida, hasta que se afilie el trabajador.

Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS

63-PES-P01-F01/Rev.06 Examen médico

63-PES-P01-F02/Rev.06 Datos del Asegurado o Derechohabiente para Solicitar Credencial de ISSSTESON.

63-PES-P01-F03/Rev.00 Afiliación del Asegurado

Clave de Anexo Nombre

VII.- ANEXOS

Diagrama de flujo del procedimiento "Afiliación del Trabajador y Beneficiarios"

63-PES-P01-A01/Rev.06

13

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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

"De contar con documentos de los beneficiarios (foráneos)”

1. Recepción de Documentación.

1.1 Recepcionista de Documentos Locales/

Recepcionista de Documentos

Foráneos del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe del interesado y/o vía valija, la documentación siguiente: Afiliación del asegurado, examen médico, acta de nacimiento

Expediente.

“Si son varios trámites y se encuentran relacionados”

1.2 Agrega sello de revisión.

1.3 Verifica que no exista duplicidad en los

documentos y contengan datos completos, sin tachaduras ni enmendaduras; también se revisa que la firma plasmada en el formato de afiliación sea la autorizada por el Titular del Organismo.

“Si no cumple con la totalidad de los documentos, los datos están incompletos ó presenta tachaduras y enmendaduras”

1.4 Informa verbalmente al trabajador el rechazo

de su documentación.Salto a fin.

“En casos de los trámites locales y/o foráneos recibidos con sello de revisión

1.5 Turna al auxiliar de envío indicando la

irregularidad detectada. Salto a paso 2.1

“Si cumple con la totalidad de documentos”

1.6 Sella de recibido los documentos en original y

2 copias.

1.7 Turna al área de captura y se entrega una

copia al trabajador, en los caso de varios documentos relacionados se turnan al área de envío para entregarlos directamente a la dependencia.

2. Elaboración oficio notificación

2.1 Auxiliar de envíos del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe la documentación con las observaciones y elabora oficio para la firma del Jefe del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. Salto a fin.

Oficio de notificación de falta de documento.

3. Captura de datos.

3.1 Capturista de alta del trabajador del

Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Captura los datos del trabajador en el Sistema de Módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos.

3.2 Verifica las fechas de de alta.

3.3 Asigna los números de pensión y

consecutivo a cada trabajador,plasmándolos en el documento.

3.4 Sella de capturado todos los documentos

en original y turna al auxiliar de documentos.

4. Valoración médica.

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4.1 Auxiliar de Documentos del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe el expediente del cual realiza una relación y remite al Departamento de Salud Ocupacional para su autorización.

Relación de trabajadores para afiliación.

“Posteriormente”

4.2 Recibe los documentos (Relación de

trabajadores para afiliación, examen médico, análisis, constancia con enfermedad

preexistente ó sin enfermedad preexistente y radiografía) del Departamento de Salud Ocupacional y turna al área de captura de alta de trabajadores la relación con los resultados médicos.

“Si el diagnostico es enfermedad preexistente”

4.3 . Recibe de Salud Ocupacional solo la

constancia médica con enfermedad preexistente y la remite al coordinador del Departamento de afiliación y vigencia de derechos. Salto a paso 5

“Si el diagnostico es sin enfermedad preexistente”

4.4 Recibe de Salud Ocupacional el examen

médico, análisis, radiografía y constancia y los remite al área de captura. Salto a Paso 6.

“Si es foráneo y tiene beneficiarios”

4.5 Realiza la separación del formato Datos del

Asegurado ó Derechohabiente para solicitar credencial de ISSTESON (si cuenta con el) y turna solo la documentación del trabajador foráneo al área de captura y detiene la documentación de ó los beneficiarios, hasta que el trabajador este afiliado.

5. Trabajador con enfermedad preexistente.

5.1 Coordinador de Vigencias del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos

Recibe la constancia de enfermedad preexistente y realiza una relación donde registra las personas que poseen enfermedad preexistente y se realiza oficio que envía al Jefe del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos

Relación de trabajadores con enfermedad preexistente.

5.2 Jefe del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe oficio y relación de trabajadores con enfermedad preexistente, firma el oficio y envía al Coordinador del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

5.3 Coordinador de Vigencias del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe el oficio y relación firmada por el Jefe, el cual envía al Departamento de Ingresos

6. Captura para asignar afiliación.

6.1 Capturista de alta del trabajador del

Recibe y captura los resultados emitidos (constancia) por el Departamento de Salud Ocupacional en el módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos, donde se le asigna el número de afiliación y turna al auxiliar de documentos del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

“En los tramites locales y foráneos”

Turna la documentación original del trabajador al área de digitalización. (Salto a paso no. 8).

15

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“En caso de que la documentación contenga copias del alta de trabajador”

6.3 Recibe y turna las copias de la

documentación capturada al área de envío.

(Salto a paso 7).

7. Envío de formato de alta de trabajador

7.1 Auxiliar de envíos del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos

Recibe la copia de los formatos de alta del trabajador y los envía a las coordinaciones administrativas, farmacias, depósitos foráneos y organismos locales

Oficio de envío de copias del formato de alta del trabajador

8. Envío a digitalización.

Turna el expediente y la relación de documentos al área de digitalización.

Relación de envío de documentación.

9. Digitalización de documentos.

9.1 Digitalizador de documentos del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe el expediente digitaliza, captura, válida y envía a resguardo.

“Si el trabajador local posee una enfermedad preexistente”

10. Resguardo de documentación.

10.1 Archivista del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe y custodia la documentación.

“Una vez listo el trámite de documentos del trabajador”

11. Trámite de beneficiarios.

11.1 Remite al área de fotografía al trabajador

(Salto al punto 15).

11.2 Auxiliar de credenciales foráneas del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe del Recepcionista de Documentos Foráneos del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos los documentos de los beneficiarios y el formato Datos del

Asegurado ó Derechohabiente para solicitar credencial de ISSTESON (en caso de contar con él). Salto a punto 13

11.3 Capturista de Beneficiarios Locales

Revisa y captura la documentación original de los beneficiarios.

“En caso de no tener el tipo sanguíneo en trámite local”

12. Determinación tipo sanguíneo.

12.1 Auxiliar de Tipeo Sanguíneo.

Recibe la copia del documento por parte del trabajador, verifica los sellos de recibidos;

procede a la toma de la muestra sanguínea para determinar el tipo RH, verifica los datos capturados.

13. Captura de beneficiarios.

13.1 Capturista de Beneficiarios Locales del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe la documentación para su registro en el Módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos y turna al área de digitalización.

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14.1 Digitalizador de Documentos del

Recibe la documentación para su registro en el Módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos.

15. Toma de fotografía (imagen).

“En los tramites locales”

15.1 Fotógrafo del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe documento, el cual entrega al beneficiario; Toma la imagen al trabajador y/o beneficiarios

15.2 . Emite la credencial y la turna al área de

coordinación de credenciales locales.

“En los tramites foráneos”

15.3 Toma imagen del formato de Datos del

Asegurado ó Derechohabiente para solicitar credencial de ISSTESON.

15.4 Emite credencial y turna la misma,

acompañada del formato, al área de coordinación de credenciales foráneas.

16. Revisión de datos, aportaciones y enmicado.

16.1 Capturista de Beneficiarios Locales y Capturista de Beneficiarios Foráneos del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe las credenciales por parte del área de fotografía.

16.2 Verifica que los trabajadores se

encuentren autorizados por Salud Ocupacional, estén al corriente en aportaciones y que estén correctos los documentos.

16.3 Verifica que los datos contenidos en la

credencial estén correctos.

16.4 Verifica que se encuentren en nómina

reciente.

16.5 Enmica cada credencial.

“En caso de no encontrarse en nómina reciente”

16.6 “Si el trabajador afiliado posee una

enfermedad preexistente”

Emite carta de compromiso, la cual firma el trabajador para tratarse la enfermedad, se le entrega la original y la copia se envía al Coordinador del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. (Salto a paso 17).

Carta de compromiso

“Si el afiliado ó beneficiario es foráneo”

16.9 Auxiliar de Credenciales Foráneas del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos

Realiza la separación por localidad.

16.10 Envía las credenciales hacia las

coordinaciones administrativas, farmacias y depósitos foráneos.

17. Entrega de credenciales.

17.1 Auxiliar de la Entrega de Credenciales Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe carta compromiso y recaba firma a del trabajador y entrega las credenciales, solicitando firma de recibido en el módulo informático de entrega de credencial.

Digitalizador de firma del derechohabiente

17

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17.2 Turna carta compromiso al área de digitalización del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. (Salto a paso 9)

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Aprobó:

Revisó:

Elaboró:

SIP-F02/REV.01 C.Maribel Ruíz/Auxiliar de cruce

de información del Dpto.

Afiliación y Vigencia

Lic. María Marcia Durazo Cortéz/Jefe del Dpto. Afiliación

y Vigencia de Derechos L.E. Fernando

Chapetti/Coordinador del Sistema de Gestión de la

Calidad

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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:

Afiliación del trabajador y beneficiarios

63-PES-P01/Rev.06 01/10/2013 01:27:34p.m.

Hoja 1 de 1

No. Registro Puesto Responsable* Tipo

Tiempo Ubicación

Resguardo Disposición

final Expediente.

1 Jefe del Departamento de

Afiliación y Vigencia de Derechos.

Papel Indefinido. Archivo del Depto.

de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Digitalizador de firma de derechohabiente.

2 Auxiliar de Entrega de

Credenciales del

Electrónico Indefinido. Servidor de ISSSTESON.

Oficio de envío de credenciales.

3 Auxiliar de Credenciales

Foráneas del

Papel 1 año. Archivo del Depto.

Oficio de envió de copias del formato de alta de trabajadores.

4 Auxiliar de envío del

Papel 2 años. Archivo del Depto.

Oficio de notificación de trabajadores con enfermedad preexistente.

5 Coordinador del

Papel 1 año. Archivo del

Coordinador del Depto. de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Relación de trabajadores con enfermedad

preexistente.

6 Coordinador del

Carta compromiso.

7 Coordinador del

Acuse de oficio de notificación de falta de documento.

Papel 2 años. Archivo del Depto.

SIP-F03/REV.01

* El responsable del resguardo será responsable de su protección.

19

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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora

Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

Hoja 1 de 1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Fecha de la verificación:

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS:

Afiliación del trabajador y beneficiarios

63-PES-P01/Rev.06

1 ¿Se recibió toda la documentación completa de los derechohabientes?

2 ¿Se capturaron los datos del trabajador en el Modulo de Informática de Afiliación y Vigencia de Derecho?

3 ¿Se remitieron los documentos al área médica para su autorización?

4 ¿Se capturaron los resultados por el área médica?

5 ¿Se digitalizó la documentación del trabajador y el beneficiario?

6 ¿Se verificó los datos contenidos en la credencial?

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Alta del trabajador

Realizar la alta al Instituto a los trabajadores del Estado, Organismos incorporados y Ayuntamientos.

Trabajadores adscritos al Estado, Organismos incorporados y Ayuntamientos.

II.- ALCANCE

• Derechohabiente: Toda persona que se encuentran afiliada a este Instituto . III.- DEFINICIONES

• Sistema de modulo informático a Afiliación y Vigencias.

• 63-PES-P01-F01/REV.00 Examen médico.

• 63-PES-P01-F02/REV.00 Datos del Asegurado o Derechohabiente para Solicitar Credencial de ISSSTESON .

• 63-PES-P01-F03/REV.00 Afiliación del Asegurado.

IV.- REFERENCIAS

• El trabajador debe estar laborando en un Organismo que cuente con convenio entre ISSSTESON y el mismo.

V.- POLITICAS

N/A

VII.- ANEXOS

Diagrama de flujo del procedimiento "Alta del trabajador"

63-PES-P02-A01/Rev.05

21

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1. Recepción de documentos.

1.1 Recepcionista de Documentos Locales del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe del interesado la documentación siguiente: Alta del trabajador, registro del asegurado, examen médico, acta de nacimiento y matrimonio; proceso de credencialización (si cuenta con el) y verifica que el formato de alta de afiliación del trabajador contenga los datos completos, que no presenten tachaduras y enmendaduras.

“Si son varios formatos y se encuentran relacionados”

1.2 Revisa que la firma plasmada en el

formato de afiliación del asegurado sea la autorizada por el titular del Organismo

1.3 Plasma el sello de revisión.

1.4 Informa verbalmente al trabajador el

rechazo de su documentación. Salto a fin

“En casos de los trámites locales y/o foráneos recibidos con sello de revisión”

1.5 Turna al auxiliar de envío indicando la

irregularidad detectada. Salto a paso 2.1

1.6 Sella de recibido los documentos en original y

2 copias.

1.7 Turna al área de captura la documentación.

2. Elaboración oficio notificación.

Recibe la documentación con las observaciones y elabora oficio para la firma del Jefe del Departamento de Afiliación y Vigencias.

Oficio de notificación de falta de documento

3. Captura de datos del trabajador.

3.1 Capturista de Alta del Trabajador del

Captura los datos del trabajador en el Sistema del Módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos.

3.2 Verifica la fecha de alta.

3.3 Asigna los números de pensión y consecutivo

al trabajador, plasmándolo en el formato de afiliación del trabajador.

3.4 Sella de capturado en el formato de afiliación

del trabajador en original y turna al coordinador de documentos.

4. Valoración médica.

Recibe el expediente del cual realiza una relación y remite al Departamento de Salud Ocupacional para su autorización.

“Posteriormente”

4.2 Recibe los documentos (Relación de

trabajadores para afiliación, examen médico, análisis, constancia con enfermedad

preexistente ó sin enfermedad preexistente y radiografía) del Departamento de Salud Ocupacional y turna al área de captura de alta

(26)

“Si es diagnostico enfermedad preexistente médica”

4.3 Recibe de Salud Ocupacional la constancia

con enfermedad preexistente y la remite al coordinador del departamento de afiliación y vigencia de derechos. Salto a paso 5.

“Si es diagnostico sin enfermedad preexistente médica”

4.4 Recibe de Salud Ocupacional el examen

médico, análisis, radiografía y constancia y los remite al área de captura. Salto a Paso 6.

4.5 Recibe los documentos y remite al área de

captura.

5. Trabajador con enfermedad preexistente.

5.1 Coordinador de Vigencias de Derecho del

Recibe la constancia de enfermedad preexistente y realiza una relación donde registra las personas que poseen enfermedad preexistente y se realiza un oficio que envía al Jefe del Departamento de Afiliación y

Vigencia de Derechos.

Relación de trabajadores con enfermedad preexistente.

5.2 Jefe del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe oficio y relación de trabajadores con enfermedad preexistente, firma el oficio y envía al coordinador del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe el oficio y relación firmada por el Jefe, el cual envía al Departamento de Ingresos.

6. Captura para asignar afiliación.

6.1 Capturista de Alta del Trabajador del

Recibe y captura los resultados emitidos (constancia) por el Departamento de Salud Ocupacional en el módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos, donde se le asigna el número de afiliación y turna al auxiliar de documentos del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

“En los tramites locales y foráneos”

Turna la documentación original del trabajador al digitalizador. (Punto no. 8).

“En caso de que la documentación contenga copias de afiliación del asegurado”

6.3 Recibe y turna las copias de la

documentación capturada al área de envío.

(Salto a paso 7).

7. Envío de formato de afiliación del asegurado.

Recibe la copia de los formatos de afiliación del asegurado y los envía a las

coordinaciones administrativas, farmacias, depósitos foráneos y organismos locales.

Oficio de envío de copias del formato de alta del

trabajador.

8. Envío a digitalización.

Turna el expediente y la relación de documentos al digitalizador.

23

(27)

Recibe el expediente digitaliza, captura, válida y envía a resguardo.

10 Resguardo de documentación.

10.1 Archivista del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Recibe y custodia la documentación.

“Una vez listo el trámite de documentos del trabajador”

11. Toma de fotografía (imagen).

“En los tramites locales”

Toma la imagen al trabajador y le informa el tiempo de entrega de la credencial.

11.2 Emite la credencial y la turna al área de

coordinación de credenciales locales.

“En los tramites foráneos”

11.3 Toma imagen del formato de proceso de

credenciales.

11.4 Emite credencial y turna la misma,

acompañada del formato de proceso de credenciales al área de coordinación de credenciales foráneas.

12. Revisión de datos, aportaciones y enmicado.

12.1 Capturista de Beneficiarios Locales y Auxiliar de Credenciales Foráneas del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

12.2 Verifica que los trabajadores se encuentren

autorizados por Salud Ocupacional, estén al corriente en aportaciones y que estén correctos los documentos.

12.3 Verifica los datos contenidos en la credencial

estén correctos.

12.4 Verifica que se encuentren en nómina

reciente.

12.5 Enmica cada credencial.

“En caso de no encontrarse en nómina reciente”

12.6 Detiene la credencial, por no estar aportando

a las prestaciones convenidas. Salto a Fin.

“Si el trabajador afiliado posee una enfermedad preexistente”

Emite carta compromiso, la cual firma el trabajador para tratarse la enfermedad, se le entrega la original y la copia se envía al Coordinador de Vigencias del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. Salto al paso 13

Carta de compromiso.

“Si el afiliado es foráneo”

12.8 Auxiliar de Credenciales Foráneos del Departamento de Afiliación y Vigencia de

(28)

“Si el afiliado ó beneficiario es foráneo”

Envía las credenciales hacia las coordinaciones administrativas, farmacias y depósitos

13. Entrega de credenciales.

13.1 Auxiliar de Entrega de Credenciales del

Recibe carta compromiso y recaba firma del trabajador y entrega credencial, solicitando firma de recibido en el módulo informático de entrega de credencial

Digitalizador de firma del derechohabiente.

13.2 Turna carta compromiso al digitalizador

del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. (Salto a paso 9)

Aprobó:

Revisó:

Elaboró:

Calidad

25

(29)

INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

Alta del trabajador

63-PES-P02/Rev.05 12/09/2013 08:44:05a.m.

Hoja 1 de 1

final Oficio de notificación de

falta de documentación.

1 Auxiliar de envíos del

Papel 2 años Archivo del área de coordinación de documentación.

2 Auxiliar de documentos del

Papel 1 año Archivo del Depto.

3 Auxiliar de entrega de

Credenciales del

Electrónico Indefinido Servidor de ISSSTESON.

4 Auxiliar de credenciales

foráneas del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Papel 1 año Archivo del Depto.

Oficio de envió de copias del formato de alta de trabajadores.

Papel 2 años Archivo del Depto.

6 Auxiliar de documentos del

Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos

Papel Indefinido Archivo del Depto.

7 Coordinador del

Papel 1 año Archivo del

Relación de trabajadores con enfermedad

preexistente.

8 Coordinador del

Carta compromiso.

9 Coordinador del

SIP-F03/REV.01

(30)

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora

Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

Alta del trabajador

63-PES-P02/Rev.05

1 ¿Se verificó que el formato de alta de afiliación del trabajador tuviera todos los datos completos?

2 ¿Se realizó la valoración médica?

3 ¿Se capturaron los datos del trabajador?

4 ¿Se digitalizó el formato de afiliación del trabajador?

5 ¿Se archivó correctamente el expediente del trabajador?

SIP-F04/REV.01 27

(31)

Afiliación de Beneficiarios

Especificar los pasos a seguir para afiliar a los familiares derechohabientes de los trabajadores del Estado , organismos incorporados y Ayuntamientos.

Familiares derechohabientes del trabajador.

II.- ALCANCE

• Derechohabiente: Toda persona que se encuentra afiliada a este Instituto .

• Sistema Inteligente de ISSSTESON (SII).

• Beneficiario: Hijos y Esposa del trabajador.

III.- DEFINICIONES

• Reglamento de Servicios Médicos, B.O. Núm. 10, Secc. I, Fecha 5 de Febrero del 2008.

• Módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos.

• Sistema Inteligente de ISSSTESON (SII).

• 63-PES-P01-F02/REV.00 Datos del Asegurado ó Derechohabiente para solicitar credencial de ISSSTESON . IV.- REFERENCIAS

• Presentar actas de nacimiento y/o matrimonio, original o copia certificada por el Oficial del Registro Civil, para acreditar parentesco de familiares del trabajador.

• Los Trabajadores deberán acreditar la autorización por parte del Departamento de Trabajo Social para la afiliación de los padres.

V.- POLITICAS

N/A

VII.- ANEXOS

Diagrama de flujo del procedimiento "Afiliación de Beneficiarios"

63-PES-P03-A01/Rev.05

(32)

1. Recepción de Documentos.

1.1 Recepcionista de Documentos Locales del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Revisa de Documentación (acta de nacimiento y matrimonio).

1.2 Verifica que el documento acredite el

parentesco con el trabajador y no presente tachaduras y enmendaduras.

1.3 Entrega ficha de registro al beneficiario para

que realice el llenado correspondiente.

“Si el actas no corresponden a los datos del trabajador”

1.4 Comunica al solicitante, el rechazo de su

documentación. Salto a paso 2.

1.5 Recibe la documentación (acta de

nacimiento).

“Si es foráneo”

1.6 Recibe su acta de nacimiento la cual una vez

revisada envía al capturista. (Salto a paso 3).

“Si el acta foránea posee algún problema”

2. Elaboración oficio notificación.

Recibe la documentación con las

observaciones y elabora oficio para la firma del Jefe del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. Salto a Fin.

Oficio de notificación de falta de documento.

“En caso de no tener el tipo sanguíneo”

2.2 Turna al área de tipo sanguíneo. (pasa al

punto 3)

3. Determinación de tipo sanguíneo.

3.1 Auxiliar de Tipeo Sanguíneodel

Recibe la documentación (acta de nacimiento).

3.2 Procede a la toma de la muestra sanguíneo

determina el tipo de R.H.

3.3 Remite la documentación a la captura de

beneficiarios en el Módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos y a la toma de fotografía para la emisión de la cédula de identificación.

4. Registro en sistema.

Recibe la documentación para su registro en el Módulo Informático de Afiliación y Vigencia de Derechos.

5 Digitalización.

“En caso de ser foráneo”

Recibe el acta de nacimiento, por parte del capturista, envía al digitalizador y el formato de Datos del Asegurado ó

Derechohabiente para solicitar credencial de ISSSTESON, lo envía al fotógrafo. (Salto a paso 5.2 y 6) según corresponda.

29

(33)

Recibe el acta de nacimiento, digitaliza y valida en el sistema de digitalización y envía el acta al coordinador de credenciales foráneas.

“En caso de ser locales”

Recibe acta de nacimiento, por parte del capturista y envía al digitalizador.

Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos

Recibe el acta de nacimiento, digitaliza y valida en el sistema de digitalización y entrega el acta de nacimiento al Capturista de Beneficiarios Locales.

5.5 Capturista de Beneficiarios Locales Departamento de Afiliación y Vigencias de Derecho.

Recibe el acta de nacimiento y se le regresa al beneficiario y turna la

documentación al área de fotografía

6. Recepción de imagen y emisión de

credencial.

Captura la imagen a la persona.

“Si la persona no acude a la toma de fotografía ó es foráneo”

6.2 Captura la imagen del formato de Datos del

Asegurado ó Derechohabiente para solicitar credencial de ISSSTESON.

6.3 Emite la credencial y turna al auxiliar de

credenciales locales ó foráneas (según corresponda).

Credencial de servicios médicos

7. Verificación en nómina, enmicado y envío de

credenciales foráneas.

7.1 Capturista de Beneficiarios Locales y Capturista de Beneficiaros Foráneas del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

7.2 Verifica que los trabajadores estén en nómina

reciente.

“En caso que el trabajador no se encuentre en nómina”

7.3 Detiene la credencial, por no estar aportando

a las prestaciones convenidas. Salto a fin.

7.4 Enmica y turna las credenciales al

responsable de entrega de credenciales locales.

“Si el beneficiario es foráneo”

7.5 Auxiliar de Credenciales Foráneas del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

7.6 Recibe la credencial para su envío

correspondiente.

7.7 Recibe los documentos y envía a las

coordinaciones administrativas, farmacias y depósitos foráneos.

8 Entrega de credencial local.

(34)

8.1 Auxiliar de entrega de Credenciales del

Entrega credencial solicitando firma de recibido en el módulos informático de entrega de credenciales.

Digitalizador de firma del derechohabiente.

Aprobó:

Revisó:

Elaboró:

Calidad

31

(35)

INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

Afiliación de Beneficiarios

63-PES-P03/Rev.05 12/09/2013 08:44:14a.m.

Hoja 1 de 1

final

Oficio Notificación de falta de documento.

1 Auxiliar de envíos del

Papel 2 años Archivo dpto.

Afiliación y Vigencia de Derechos.

Credenciales del

Electrónico Indefinido Servidor del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

Credencial de Servicios Médicos.

Credenciales del

Papel 1 mes Archivo del

encargado de la entrega de credenciales del Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

SIP-F03/REV.01

(36)

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora

Subdirección de Prestaciones Económicas y Sociales

Afiliación de Beneficiarios

63-PES-P03/Rev.05

1 ¿Se verificó que en los documentos recibidos estén completos y que en ellos se acredite el parentesco con el trabajador?

2 ¿Se verificó que los documentos recibidos no presenten enmendaduras y tachaduras?

3 ¿En caso de que falte algún documento se notifica vía oficio a las coordinaciones administrativas, farmacias ó depósitos?

4 ¿Se tomaron las muestras correspondientes para determinar el tipo de RH de los beneficiarios?

5 ¿Se verificó que el trabajador se encuentre en nómina reciente?

6 ¿Se hizo una relación de las credenciales de los trabajadores foráneos antes de ser enviadas?

7 ¿En el módulo informático de entrega de credenciales se solicita la firma al recibir las mismas?

SIP-F04/REV.01 33