GUÍA DE CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
SoftRestaurant® 2012
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BARES Y
RESTAURANTES
SOFTRESTAURANT
®
Versión 8.0
Configurar Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
Requisitos previos para realizar la configuración
1. Contar con el registro de claves (archivo .cer y .key) y clave privada.
2. Contar con un listado de folios, solicitados al SOLCEDI (Solicitud de Certificado Digital del SAT). Se deben realizar los siguientes pasos:
1. Asistente de registro para CFDI.
a. Registro de un nuevo cliente.
b. Registro de usuario existente.
c. Configuración de certificados de sello digital.
d. Migración y registro de códigos de servicio.
e. Validación de estaciones actualizadas.
2. Configuración de archivos proporcionados por el Servicio de Administración Tributaria.
3. Registro de códigos de servicio.
4. Formato de impresión para la factura.
5. Alta de folios.
6. Configuración requerida en el sistema.
1. Asistente de registro para CFDI
El asistente de registro para CFDI se inicia desde la pantalla de configuración general (Configuración Configuración general Facturación electrónica México).
Este asistente le ayudará a realizar la configuración inicial para el uso de la facturación electrónica en el sistema Soft Restaurant®.
Pa a o e za el asiste te, p esio e I i ia .
Aparecerá la siguiente pantalla, si ya cuenta con un usuario y contraseña, escríbalos y haga click en
“iguie te pa a valida sus datos. En caso de no contar con estos datos, haga li k e ‘egist a se pa a así poder darse de alta en el servicio de facturación electrónica.
Registro de nuevo cliente
Para realizar el registro de un nuevo cliente, deberá proporcionar los datos solicitados en la pantalla. Estos datos serán enviados al proveedor del servicio de timbrado.
Una vez que los datos han sido enviados. Aparecerá la siguiente pantalla en la que usted podrá firmar el manifiesto con los archivos .cer y .key de la FIEL (Estos archivos son proporcionados por el SAT).
Al terminar de cargar los archivos de la FIEL y proporcionar la clave privada de la misma, haga click en
A epta a ue la asilla He p opo io ado los e tifi ados o espo die tes de la FIEL pa a así ha ilita el otó “iguie te pueda continuar con el proceso. P esio e el otó “iguie te .
Una vez que ha firmado el manifiesto, tendrá que crear un nuevo usuario para poder utilizar el servicio de facturación. Para esto, proporcione un usuario (Correo electrónico) y una contraseña. Es importante que resguarde estos datos, ya que son necesarios para la facturación electrónica.
Registro de usuario existente
Si ya cuenta con un usuario y contraseña para el uso de la facturación electrónica, proporciónelos en la
apli a ió p esio e el otó “iguie te .
Configuración de certificados de sello digital
En caso de no tener configurados los archivos de certificado digital (.cer y .key), podrá hacerlo desde este asistente.
Para ello necesitará los archivos de certificado y la clave privada de los mismos. Una vez que cuente con ellos en su computadora, realice las siguientes acciones:
1. Escriba la clave privada de los certificados.
. Haga li k e A i pa a lo aliza el a hivo .key (Es un requisito indispensable tener capturada la clave privada, ya que de lo contrario, no se podrá cargar el archivo de certificado).
. Haga li k e A i pa a lo aliza el a hivo .cer. 4. P esio e el otó “iguie te .
Nota: En caso de no contar con estos archivos, podrá configurarlos posteriormente en el sistema. Estos archivos son un requisito indispensable para el uso de la facturación electrónica.
Migración y registro de códigos de servicio
En caso de contar un código de servicio nuevo, escríbalo en el cuadro de texto que se encuentra en la parte
supe io p esio e el otó Ag ega .
Una vez que haya terminado de capturar sus códigos de servicio para CFDI, haga li k e ‘egist a pa a realizar la migración y el registro de los nuevos códigos de servicio.
Cua do el p o eso de ig a ió egist o te i e, haga li k e “iguie te pa a o ti ua o el p o eso
Validación de estaciones actualizadas
El último paso del asistente le ayudará a identificar las estaciones que aun no se encuentran actualizadas a la versión correcta del sistema. Esto es con el fin de evitarle problemas al momento de realizar una factura electrónica.
Una vez que haya verificado que las estaciones que usará para emitir facturas electrónicas se encuentren
o e ta e te a tualizadas, haga li k e Fi aliza pa a te i a el asiste te.
2. Configuración de archivos proporcionados por el Servicio de Administración Tributaria
Requisitos previos:
Archivo con extensión .key
Archivo con extensión .cer
Clave privada, obtenida al realizar la generación de los archivos .cer y .key
Acceda a la opción de Configuración de General del menú Configuración ->
En el módulo que se muestra a continuación seleccione la pestaña Facturación electrónica - México
Para habilitar facturación electrónica seleccione la opción
Habilitar
Seleccione el tipo de esquema a utilizar:
Comprobante Fiscal Digital (CFDI).
Ingrese la clave privada y los archivos con extensión *.key y *.cer
IMPORTANTE: Si desea facturar electrónicamente desde varios nodos de la red (computadoras), los archivos .key y
.cer deben ser accesibles para cualquier nodo. Es decir, debe de tener compartido dichos archivos y con permisos de lectura. También puede copiar dichos archivos en cada nodo y realizar la misma configuración para cada computadora.
3. Registro de códigos de servicio
En este apartado se explicará la forma correcta de realizar el registro de sus códigos de servicio de CFDI. Antes de comenzar a registrar los códigos de servicio es necesario Registrar el sistema, con su número de control y contraseña proporcionado por su distribuidor.
Después de verificar que el sistema se encuentre debidamente registrado, verifique que cuente con los códigos de servicio que puede encontrar en el paquete del sistema o solicítelo con su distribuidor.
Para comenzar con el registro de sus códigos de servicio, acceda al sistema y diríjase al siguiente menú: Configuración Licencia Registrar Códigos de Servicio CFDI.
Se abrirá la siguiente pantalla para capturar los códigos de servicio a registrar.
Captu e los ódigos de se vi io e el a po Código de “e vi io haga li al otó Ag ega , e seguida
aparecerá el código capturado en la lista de la parte de abajo.
En caso de haberse equivocado en alguno de los números capturados, puede hacer clic al botón de la columna editar para poder modificar el código.
Si se equivocó y agregó uno incorrecto o no desea registrar alguno en específico, solo haga clic al botón de la columna eliminar para quitarlo de la lista.
Después de ag ega los ódigos de se vi io haga li al otó Valida , pa a ealiza el p o eso de egist o
vía online, esto es una validación que se realizará directamente con los servidores de National Soft®. Proceso de validación
Al ha e li al otó Valida , el siste a ealiza á las peti io es de valida ió po I te et.
Al fi aliza la valida ió , se a ia á el estatus de los ódigos a Código Válido , e aso de ue el ódigo o
P esio e el otó Gua da , pa a al a e a los ódigos validados.
NOTA: Solo se guardarán los códigos que hayan sido validados correctamente.
Al guardar los códigos de servicio, el sistema comenzará a verificar que la configuración para el uso de Facturación Electrónica CFDI sea correcta, en caso de que no, se mostrará cada pantalla para configurar lo necesario.
En caso de no haber dado de alta ninguna serie con folios electrónicos, el sistema abrirá la siguiente pantalla para dar de alta una nueva serie con los datos correspondientes al tipo de facturación a utilizar.
Después de da de alta la se ie o espo die te, haga li al otó Gua da pa a al a e a la e la ase de
datos.
En caso de haber dado de alta una serie electrónica previamente, este paso se omitirá.
Después de dar de alta la serie, se abrirá la pantalla de configuración de estaciones para seleccionar la serie y formatos a utilizar al facturar en la estación correspondiente.
Al guardar esta configuración el sistema regresará a la pantalla inicial de registro de códigos de servicio y Habilitando solamente el botón de Finalizar.
4. Formato de impresión para la factura
En el sistema Soft Restaurant se define el formato de factura que se le entrega al cliente en caso de solicitar una impresión del comprobante digital. Este formato debe ser de tipo gráfico (utilizado como formato para exportación a pdf, impreso en impresoras de láser o inyección de tinta) debido a los requerimientos del SAT para la representación gráfica de los comprobantes CFDI.
Formato de Factura Modo Gráfico
Configurar formatos de impresión->Formato factura->Formato gráfico.
“i desea ea u uevo fo ato, p esio e el otó Nuevo . E aso de e esita edita u fo ato e iste te, p i e o sele io e el fo ato ue desea edita poste io e te p esio e el otó Edita .
En cualquiera de los casos, aparecerá una pantalla donde podrá modificar la ubicación de los diferentes campos disponibles para la facturación electrónica.
En los campos marcados podrá colocar la imagen con el logotipo de su empresa y así personalizar su formato de facturación. Para ello, presione dos veces sobre cualquiera de los cuadros, y en la pantalla que aparecerá,
Para indicar el formato de factura a utilizar acceda a Configuración -> Configuración de estaciones
Indique el formato a utilizar en la pestaña General, sección Formato de factura para impresora láser/inyección de tinta y Pdf.
Soft Restaurant contiene un formato de factura predeterminado para su uso.
En la pestaña Impresoras punto de venta en la sección Impresoras fiscales, seleccione el tipo Láser / Inyección de tinta (USB).
5. Alta de folios
Antes de dar de alta los folios, debe tener el catálogo de folios que se le asignó por medio del sistema SOLCEDI del SAT.
Para dar de alta los folios en el sistema Soft Restaurant de acceder a la opción del menú.
Configuración->Folios y series->Facturas
Apa e e á la siguie te pa talla, haga li k e Nuevo elija el es ue a CFDI.
La información a ingresar en este apartado se detalla a continuación.
Serie de folios. Indica la serie con la cual se identifica el paquete de folios, normalmente esta serie varía de acuerdo a criterios de la empresa para identificar la sucursal o diferenciarlos de otros folios (esta serie debe ser la misma como se dio de alta en SOLCEDI).
Activo. Indica si el lote de folios estará activo para usarse en el módulo de facturas. Sí establece este valor a
NO, el paquete de folios no será visible en dicho módulo.
Folios electrónicos. Debe indicar el valor SI, para saber que ese paquete de folios pertenece a folios electrónicos.
Consecutivo inicio y fin. Indica el primer y el último folio del paquete de folios.
Número de aprobación y Año de aprobación. Indican la validez de los folios. Esta información se genera al dar de alta el paquete de folios en la página de SOLCEDI del SAT.
Ultimo folio factura. Indica el último folio usado, es decir, cuando se desee realizar una factura con esta serie el consecutivo que tomará será un número más que el usado.
6. Configuración requerida en el sistema
Existe cierta configuración que deberá realizarse para emitir de forma correcta comprobantes fiscales con el esquema 2012.
Configuración de facturación
Acceda al menú Configuración Configuración General Facturación.
Unidad predeterminada. Unidad de medida que se usará como predeterminada en las facturas en
aso de a a la asilla E plea u idad de edida p edete i ada al fa tu a .
Forma de pago predeterminada. Forma de pago que se usará como predeterminada en las facturas
e aso de a a la asilla E plea fo a de pago p edete i ada al fa tu a .
Emplear unidad de medida predeterminada al facturar. Indica si se usará o no la unidad de medida predeterminada en las facturas.
Emplear forma de pago predeterminada al facturar. Indica si se usará o no la forma de pago predeterminada en las facturas.
Régimen fiscal. Permite seleccionar el régimen fiscal en el que tributa. Para consultar su régimen fiscal, acceda al siguiente apartado:
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscale s/66_22080.html
Configuración de productos
Debido a los cambios fiscales en el esquema de la facturación electrónica para el año 2012, ahora es necesario especificar la unidad de medida del producto.
Para esto, acceda al catálogo de productos (Catálogos Productos para venta Productos).
Especifique para cada uno de los productos, la unidad de medida utilizada, en caso de que un producto no
ue te o u a u idad de edida asig ada, se le asig a á po default PIE)A .
En caso de requerir asignar las unidades de medida de forma masiva, puede hacer uso de la herramienta que se encuentra en el menú Catálogos Productos para venta Asignación masiva de unidades.
Realizar una nueva factura
Factura desde folio de cuenta
1. Acceda a la pantalla de facturación (Menú Ventas Facturación Facturas o presione F11).
3. Deberá elegir el cliente para el que se realizará la nueva factura. Puede hacer esto tecleando la clave o el
o e del lie te e el a po Clave , u a vez ha a elegido el lie te, p esio e el otó A epta .
4. Presione la flecha hacia abajo para elegir el folio con el que desea realizar la factura. Después, presione el
5. Aparecerá una pantalla en la que podrá marcar las cuentas que desea incluir en la factura, además podrá elegir cuentas del turno actual o de turnos pasados. Para incluir una cuenta en la factura, bastará con marcar
la asilla ue se e ue t a e la olu a Fa tu a . Cua do ha a te i ado de a a las ue tas ue
requiera, presione el otó A epta .
6. Al te i a de aptu a las ue tas ue desea i lui , p esio e el otó Gua da pa a fi aliza o la generación de la nueva factura.
Factura libre
1. Acceda a la pantalla de facturación (Menú Ventas Facturación Facturas o presione F11).
3. Deberá elegir el cliente para el que se realizará la nueva factura. Puede hacer esto tecleando la clave o el
o e del lie te e el a po Clave , u a vezha a elegido el lie te, p esio e el otó A epta .
5. Realice los cambios necesarios al concepto que se facturará. 1. Concepto que aparecerá como concepto facturado. 2. Forma de pago empleada y que se mostrará en la factura.
3. Unidad de medida que se empleará para el concepto de facturación.
4. Número de cuenta empleado en la forma de pago. (Aplica únicamente para pago con tarjeta de crédito, debito, cheque o transferencia electrónica).
7. Al terminar de llenar la información necesaria, p esio e el otó Gua da pa a fi aliza o la generación de la nueva factura.
Generación del XML
1. Elija la factura de la cual requiere generar el XML en la lista de la pantalla de facturación y haga doble click sobre ella.
. U a vez se ha a desplegado la i fo a ió de la fa tu a elegida, p esio e el otó XML ue se
encuentra en la parte superior de la pantalla.
Generación del PDF
1. Elija la factura de la cual requiere generar el PDF en la lista de la pantalla de facturación y haga doble click sobre ella.
2. Una vez se ha a desplegado la i fo a ió de la fa tu a elegida, p esio e el otó PDF ue se encuentra en la parte superior de la pantalla.
. Elija el luga do de desea gua da el a hivo p esio e Gua da .
Envío de la factura por correo electrónico
1. Elija la factura que desea enviar por correo electrónico en la lista de la pantalla de facturación y haga doble click sobre ella.
. U a vez se ha a desplegado la i fo a ió de la fa tu a elegida, p esio e el otó ENVIA‘ ue se
encuentra en la parte superior de la pantalla.
3. Especifique el correo electrónico al cual se enviará la factura (XML y PDF), además podrá modificar el asunto y el contenido del mensaje. Una vez haya terminado de modificar la información del correo. Presione el otó E via pa a ealiza el e vío del o eo al desti ata io espe ifi ado.