UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACION OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL

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Texto completo

(1)

UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA

OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACION

OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL

Manual de Organización y Funciones de la

Oficina General de Administración

M O F

ICA - 2006

U N I V E RS DE I C A ” LL AC T A

(2)

Dr. Rafael Caparó Hidalgo

Rector

Dr. Faustino Castilla Torres

Vice-Rector Académico

Dr. Fortunato Hervias Gallardo

Vice-Rector Administrativo (e)

Mag. Julio V. Quispe García

Director

(3)

UNIVERSIDAD NACIONAL“SAN LUIS GONZAGA” DE ICA

Oficina General de Racionalización

Lic. Adm. Richard Ramírez Ormeño

Director General

Oficina de Diseño Organizacional

Lic.Adm.Yovana Chacaltana De La Cruz

Directora

T é c n i c o s : L i c . A d m . E l e n a M e z a M u ñ a n t e L i c . A d m . H u g o G ó m e z M e j í a B a c h . A d m . V í c t o r A p a r c a n a B r i c e ñ o S e c r e t a r i a : L i c . A d m . L u z H e r n á n d e z H e r r e r a

(4)

El Manual de Organización y Funciones de la Oficina General de Administración de la Universidad Nacional “San Luis Gonzaga” de Ica,

es un instrumento técnico normativo de gestión interna, que determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos a nivel de cargos, desarrollados a partir de la estructura orgánica de la Oficina General de Administración, de acuerdo a lo establecido en el Estatuto y Reglamento de Organización y Funciones de la Institución.

El presente Manual de Organización y Funciones, ha sido elaborado en uso de las atribuciones que el Estatuto confiere a la Oficina General, y de conformidad a lo normado por la Directiva Nº 001-95-INAP/DNR, Normas para la Formulación del Manual de Organización y Funciones.

El Manual de Organización y Funciones es importante porque facilita el adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiendo el conocimiento claro y preciso de las funciones y responsabilidades de los cargos asignados; así como el control y la evaluación de las actividades de las unidades orgánicas de la Oficina General de Administración.

El Manual como documento de gestión interna, contribuye a las medidas de simplificación administrativa proporcionando información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal en los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de procedimiento.

El contenido del Manual de Organización y Funciones de la Oficina General de Administración, está sujeto a las actualizaciones que en razón de las evaluaciones y revisiones periódicas que se determinan para el cumplimiento de sus objetivos.

(5)

I. Í N D I C E Presentación I. Índice ... 02 II. Generalidades ... 03 2.1. Utilidad ... 03 2.2. Alcance ... 03 2.3. Base Legal ... 03 III. De la Organización ... 04 3.1. Estructura Orgánica ... 04 3.2. Organigrama Estructural ... 05

IV. Cuadro Orgánico de Cargos... 06

V. Descripción de Funciones a Nivel de Cargos ... 07

(6)

II. GENERALIDADES

2.1. UTILIDAD

Determina las funciones específicas, líneas de autoridad y responsabilidades, así como los requisitos mínimos para cada cargo.

2.2. ALCANCE

La aplicación del presente Manual de Organización y Funciones comprende a todo el personal que presta servicios dentro del ámbito

de la Oficina General de Administración, asegurando el

cumplimiento de las funciones asignadas.

2.3. BASE LEGAL

El presente Manual de Organización y Funciones se sustenta en los siguientes dispositivos legales:

• Ley Universitaria Nº 23733.

• Estatuto de la U.N.ICA.

• Reglamento de Organización y Funciones de la Universidad

(R.O.F.).

• R.R. Nº 20859 de Aprobación de la Estructura Orgánica de la

U.N.ICA.

• R.J. Nº 095- INAP/DNR que aprueba la Directiva nº

001-95-INAP/DNR.

• Directiva Nº 001-95-INAP/DNR Normas para la Formulación del

(7)

• Directiva Nº 002-95-INAP/DNR: Lineamientos Técnicos para formular los documentos de Gestión en un Marco de Modernización Administrativa.

III. DE LA ORGANIZACIÓN

3.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA

La Oficina General de Administración para asegurar el cumplimiento de sus competencias, cuenta con una organización interna, cuya estructura es la siguiente:

A) ÓRGANO DE DIRECCIÓN

A.1. Oficina General

B) ÓRGANOS DE LÍNEA

B.1 Oficina de Abastecimiento

B.1.1. Unidad de Adquisiciones

B.1.2. Unidad de Control Patrimonial B.1.3. Unidad de Almacén Central

B.2 Oficina de Contabilidad

B.2.1. Unidad de Control Concurrente B.2.2. Unidad de Integración Contable

B.3 Oficina de Tesorería

B.3.1.Unidad de Caja

B.4 Oficina de Presupuesto

(8)

3.2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL RE CTORA DO OFICINA GENERA L DE A DMINISTRA CIÓN OFICINA DE A BA STECIMIENTO VIC E R EC TOR AD O AD MIN ISTR ATIVO

UNIDA D DE PRESUPUESTO UNIDA D DE A DQUISICIONES UNIDA D DE CA JA UNID. INTEG. CONTA BLE UNID. CONT. CONCUR. UNI. A LMA CÉN CENT. OFICINA DE PRESUPUESTO OFICINA DE TESORERÍA OFICINA DE CONTA BILIDA D UNID. DE CONT. PA TRIM.

(9)

IV. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS

Nº DE DENOM INA CION DE L A UNIDA D ORGÁ NICA

ORDEN CA RGO C L ASIFIC ADO O EST RUCT URA L

OFICINA GENERAL DE ADM INIS TRACIÓN

Direc tor General Doc ente

1 S ec retaria IV 1

2 Téc nic o A dm inis trativo III 1

3 Ofic inis ta III 1

4 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo IV 1 Contador General

5 Téc nic o A dm inis trativo III 1

OFICINA DE ABAS TECIM IENTO

6 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo IV 1 Jef e de Of ic ina

7 S ec retaria III 1

8 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo I 1 J. U. A dquis ic iones

9 Téc nic o A dm inis trativo II 2

1 0 Direc tor de S is term a A dm inis trativo I 1 J. U. Control Patrimonial

1 1 A s is tente A dm inis trativo II 1

1 2 Téc nic o A dm inis trativo II 2

1 3 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo I 1 J. U. A lmac én Central

1 4 Téc nic o A dm inis trativo II 1

1 5 Ofic inis ta III 1

OFICINA DE CONTABILIDAD

1 6 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo IV 1 Jef e de Of ic ina

1 7 Téc nic o A dm inis trativo II 1

1 8 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo I 1 J. U. Control Conc urrente

1 9 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo I 1 J. U. Integrac ión Contable

2 0 Téc nic o A dm inis trativo II 3

OFICINA DE TES ORERÍA

2 1 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo IV 1 Jef e de Of ic ina

2 2 Téc nic o A dm inis trativo II 2

2 3 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo I 1 J. U. Caja

2 4 A s is tente A dm inis trativo II 5

2 5 Téc nic o A dm inis trativo II 3

OFICINA DE P RES UP UES TO

2 6 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo IV 1 Jef e de Of ic ina

2 7 Direc tor de S is tem a A dm inis trativo I 1 J. U. Pres upues to

2 8 Téc nic o A dm inis trativo II 2

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V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS

DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Es el responsable de organizar, dirigir y supervisar las acciones y procesos técnicos de los diferentes Sistemas Administrativos a su cargo; y asimismo administrar los recursos económicos, financieros y materiales de la Universidad. Depende directamente del Vice-Rector Administrativo.

SON FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL DIRECTOR GENERAL:

a) Planificar, dirigir, coordinar y evaluar las acciones de los Sistemas

Administrativos a su cargo: Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Abastecimiento.

b) Formular la política general de administración de la Universidad

inherente a los Sistemas Administrativos a su cargo.

c) Expedir Normas y Procedimientos de Control Interno para la correcta

provisión de los recursos administrativos.

d) Asesorar a la Alta Dirección en asuntos administrativos y de su

competencia.

e) Expedir Resoluciones Directorales de carácter administrativo por

atribuciones que le confiere las Normas vigentes.

f) Dirigir y supervisar la ejecución del presupuesto de la Universidad.

g) Supervisar la labor del personal directivo de la Oficina General de

Administración.

h) Formular, dirigir y evaluar el Plan de Trabajo de la Oficina General

de Administración.

i) Cumplir otras funciones que le asigne la Alta Dirección de la

Universidad y las que le corresponde por disposiciones vigentes.

DE LA SECRETARIA

a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, y otros documentos de la

Oficina General.

(11)

c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.

d) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o reuniones.

e) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

relacionadas con la oficina.

f) Llevar el registro, control y archivo de los bienes patrimoniales asignados a la

oficina, así como de los materiales.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Analizar y participar en la elaboración de Normas, Directivas y

Procedimientos relacionados con los Sistemas Administrativos de Abastecimiento, Tesorería, Contabilidad y Presupuesto.

b) Emitir opinión técnica sobre documentos y Normas puestos a su

consideración.

c) Organizar y controlar las labores de secretaría.

d) Coordinar y participar en la elaboración del Plan de Trabajo,

Presupuesto, Plan de Desarrollo, etc.

e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

DEL OFICINISTA

a) Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar los

documentos remitidos y recibidos.

b) Realizar copias de los documentos recepcionados para su posterior

despacho.

c) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

relacionadas con la oficina.

(12)

DEL CONTADOR GENERAL

a) Organizar, dirigir y controlar la correcta aplicación de los Sistemas

Administrativos de Contabilidad, Abastecimiento, Presupuesto y Tesorería.

b) Asesorar en los aspectos económicos, financieros, presupuestarios y

contables a la Alta Dirección.

c) Supervisar y evaluar el Sistema Contable y la Ejecución

Presupuestal Integral.

d) Dar estricto cumplimiento a las Normas del Sistema de

Contabilidad.

e) Coordinar y orientar las actividades de análisis financiero-contable.

f) Participar en la formulación de las Políticas Contables.

g) Revisar y firmar los Balances de Comprobación, Balances Generales,

Transferencias Presupuestales y demás Estados Financieros.

h) Autorizar los compromisos de pago; así como controlar la Ejecución

Presupuestaria, Financiera y Patrimonial de la U.N.ICA.

i) Orientar, coordinar y promover actividades que permitan la

captación de ingresos propios para la U.N.ICA.

j) Autorizar los documentos pendientes de pago.

k) Presentar y sustentar el Balance General.

l) Realizar la depreciación de los bienes inmuebles de la Universidad

en base a las tasaciones o valorizaciones de obras, y contabilizarlas en su cuenta respectiva.

m) Realizar los ajustes contables de los Activos de la U.N.ICA.

n) Analizar y realizar la transferencia de los asientos contables de la

U.N.ICA.

o) Revisar, analizar y firmar los Libros Contables de Contabilidad al

cierre de cada ejercicio fiscal.

p) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Preparar informes técnicos sobre el movimiento contable.

(13)

c) Revisar documentos contables como: Parte diarios de fondos, notas de contabilidad, recibos, asientos de ajustes y otros.

d) Revisar y analizar los Libros de Caja, Bancos, informes de Arqueo de

Caja y otros.

e) Controlar los pagos por diversos conceptos.

f) Verificar los documentos sustentatorios del gasto del Fondo para

Pago en Efectivo.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

OFICINA DE ABASTECIMIENTO DEL DIRECTOR DE ABASTECIMIENTO

a) Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades del Sistema

de Abastecimiento.

b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos

relacionados con el Sistema de Abastecimiento.

c) Asesorar a la Alta dirección en asuntos relacionados con el Sistema

de Abastecimiento.

d) Cumplir y hacer cumplir las Normas de Abastecimiento.

e) Dirigir y garantizar la programación, adquisición, distribución y

presentación de los bienes y servicios que requiere la institución.

f) Autorizar los servicios de transporte y mantenimiento, reparación de

los vehículos y equipos de la entidad.

g) Formular el Plan de Trabajo de la Oficina.

h) Disponer la reparación y mantenimiento de los bienes patrimoniales

en forma periódica.

i) Firmar el Libro de Registro de Ordenes de Compra al final del

Ejercicio Fiscal y cuando se disponga por normatividad.

j) Proponer y/o integrar comisiones de adquisiciones y otros.

k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

DE LA SECRETARIA

(14)

b) Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la oficina.

c) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales.

d) Prestar apoyo al Comité Especial de Adjudicaciones.

e) Elaborar cuadros de Adquisición y Distribución de Bienes de

Capital.

f) Confeccionar cuadros de Bienes Corrientes de Capital.

g) Elaborar cuadros de Control de Monitoreo, de los procesos de

Selección de Adjudicación de Bienes, Servicios y Obras.

h) Clasificar, archivar y conservar los Pedidos Comprobantes de Salida

(PECOSA).

i) Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina.

j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director.

DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Adquisiciones)

a) Dirigir las actividades del Proceso de Adquisiciones.

b) Participar en la elaboración del Plan de Trabajo de la Oficina de

Abastecimiento.

c) Controlar y evaluar las actividades del proceso de adquisiciones así

como implementar las medidas correctivas.

d) Revisar los oficios de requerimiento de las dependencias de la

Universidad y verificar su asignación en el Calendario para su atención respectiva.

e) Controlar la entrega y verificar las características de los artículos

solicitados a los proveedores.

f) Verificar los requisitos y firmar las Ordenes de Servicios y de

Compra.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Abastecimiento.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Elaborar Ordenes de Compra y de Servicios por las diferentes

(15)

b) Clasificar, archivar y conservar las Ordenes de Compra y de Servicios.

c) Elaborar y actualizar el Cuadro de Adjudicaciones.

d) Elaborar el Cuadro de Cotizaciones.

e) Mantener actualizado el registro de proveedores.

f) Recepcionar y consolidar el Cuadro de Necesidades de Bienes y

Servicios.

g) Programar los requerimientos de gastos mensual y trimestralmente.

h) Revisar las rendiciones de cuenta documentadas de los Fondos Fijos

para Caja Chica.

i) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Participar en la elaboración de Bases y Cuadros Comparativos de los

Procesos de Adjudicación.

b) Recepcionar los sobres de los postores que intervienen en los

Procesos de Adjudicación.

c) Elaborar las Actas del otorgamiento de la Buena Pro.

d) Preparar y tramitar los documentos necesarios para la adquisición

de bienes.

e) Participar en la evaluación económica de los procesos de

adquisición.

f) Registrar en el SEACE, PROMPYME, así como en la página web de la

U.N.ICA los procesos de selección.

g) Elaborar de informes para la Contraloría General de la República y

CONSUCODE.

h) Elaborar los cuadros comparativos técnicos y económicos del

Proceso de Adjudicación y Adquisición.

i) Clasificar, archivar y conservar los cuadros comparativos, las bases

y demás documentos de los procesos de adjudicación.

(16)

DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Control Patrimonial)

a) Organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades para la

elaboración del Inventario Físico Anual de Bienes.

b) Cumplir y hacer cumplir las Normas de Control de Bienes

Patrimoniales.

c) Revisar y verificar la depreciación de los Activos Fijos de las

dependencias de la U.N.ICA.

d) Informar mensualmente a las Oficinas de Abastecimiento y

Contabilidad sobre las nuevas adquisiciones de las dependencias de la U.N.ICA.

e) Remitir el Inventario Físico de la Institución a la Superintendencia

de Bienes Nacionales.

f) Coordinar, evaluar y autorizar la transferencia de bienes de la

institución.

g) Realizar la valorización de los bienes de la institución que carecen de

documentos que sustenten su valor.

h) Establecer coordinaciones con la Oficina General de Asesoría

Jurídica, a fin de regularizar la situación legal de los bienes inmuebles de la institución.

i) Tramitar las solicitudes de baja de bienes ante el Comité de Alta,

Bajas y Ventas.

j) Mantener bajo su custodia los documentos fuente que sustentan el

ingreso, baja y transferencia de los bienes.

k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Abastecimiento.

DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

a) Participar en la elaboración del Inventario Físico Anual de los Bienes

de la U.N.ICA.

b) Efectuar los cálculos para la depreciación de los Activos Fijos de la

institución.

c) Realizar los trámites para la transferencia de bienes de la

(17)

d) Mantener actualizada la base de datos del inventario físico de la institución.

e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL TÉCNICO ADMNISTRATIVO

a) Participar en la elaboración del Inventario Físico Anual de los Bienes

de la U.N.ICA.

b) Identificar y codificar según su naturaleza los bienes adquiridos.

c) Elaborar el registro de bienes de la institución.

d) Determinar los faltantes y sobrantes de bienes.

e) Mantener actualizado el registro de tarjetas del control de Activos

Fijos.

f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Recepcionar, clasificar, registrar y archivar los documentos de la

Oficina.

b) Preparar y atender el despacho de documentos.

c) Coordinar reuniones, concertar citas y atender las llamadas

telefónicas.

d) Brindar apoyo de digitación al área técnica.

e) Llevar el registro, control y archivo de bienes y materiales de la

Oficina.

f) Informar a los usuarios sobre asuntos de su competencia.

g) Cumplir otras funciones que le asigne el Jefe inmediato superior.

DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Almacén Central)

a) Revisar, verificar y recepcionar las Ordenes de Compra y las Guías

de Almacén.

b) Verificar la conformidad y firmar el Pedido Comprobante de Salida

(PECOSA).

c) Autorizar la correcta distribución de bienes a las dependencias de la

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d) Verificar el registro y control de las existencias en almacén.

e) Coordinar y participar en la programación de adquisición de bienes.

f) Verificar y controlar los ingresos, salidas y saldos de existencias de

almacén.

g) Informar sobre el movimiento de existencias de almacén.

h) Coordinar y dirigir la elaboración del Inventario de bienes

almacenados.

i) Prever las medidas necesarias a fin de brindar la protección

adecuada a los bienes de almacén.

j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Abastecimiento.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Elaborar y redactar oficios, memorandos, informes, etc.

b) Recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la oficina.

c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos

recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.

d) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o

reuniones.

e) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

relacionadas con la oficina.

f) Registrar y controlar en el sistema automatizado el internamiento y

salida de bienes de almacén.

g) Efectuar el consolidado mensual de las Ordenes de Compra y de los

Pedidos Comprobante de Salida (PECOSA).

h) Clasificar y llevar el archivo de las Ordenes de Compra y de los

Pedidos Comprobante de Salida.

i) Participar en la elaboración del inventario de bienes de almacén.

j) Determinar los faltantes y sobrantes de bienes.

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DEL OFICINISTA

a) Atender a las unidades orgánicas de la U.N.ICA con los bienes

solicitados según PECOSA autorizada.

b) Ubicar y agrupar los bienes que ingresan al almacén según sus

características.

c) Revisar y verificar cuantitativamente y cualitativamente los bienes

que ingresan al almacén.

d) Participar en la elaboración del inventario de bienes de almacén.

e) Mantener actualizada la Tarjeta de Control Visible de almacén.

f) Determinar los bienes sobrantes y faltantes.

g) Informar sobre el nivel máximo y mínimo de stock de existencias en

almacén.

h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

OFICINA DE CONTABILIDAD DEL DIRECTOR DE CONTABILIDAD

a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades

técnico administrativas de la Oficina de Contabilidad.

b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos

relacionados con el Sistema de Contabilidad.

c) Cumplir y hacer cumplir las Normas y Procedimientos del Sistema

de Contabilidad.

d) Supervisar y evaluar el Sistema Contable y la Ejecución

Presupuestal de la U.N.ICA.

e) Asesorar sobre actividades de análisis financiero-contable.

f) Revisar y controlar el movimiento económico y financiero de la

U.N.ICA.

g) Participar en la elaboración de Políticas del Sistema Contable.

h) Formular el Plan de Trabajo de la Oficina.

i) Revisar y firmar los Balances de Comprobación, Balances

Generales, Transferencias Presupuestales y otros documentos del Sistema Contable.

(20)

j) Controlar el estado de Cuentas Corrientes, Consolidaciones, Cuadros de Costos, etc.

k) Analizar e interpretar Estados Financieros, Contables, Balances y

otros.

l) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, y otros

documentos de la Oficina.

b) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados

a la oficina.

c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos

recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.

d) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

relacionadas con la oficina.

e) Participar en el archivo de Estados Financieros, Compromisos

ejecutados y comprobantes de pago.

f) Elaborar cuadros estadísticos de ingresos y gastos.

g) Verificar los compromisos de pagos devengados.

h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Control Concurrente)

a) Revisar y controlar los registros contables en los Libros Auxiliares.

b) Verificar y contrastar los documentos pendientes de pago, recibos

cheques, comprobantes y otros.

c) Analizar Cuentas Corrientes, determinar saldos y realizar ajustes

contables.

d) Realizar arqueos de caja.

e) Elaborar y firmar los Balances, anexos y otros documentos

contables.

f) Informar sobre avances y resultado de los Estados Contables y

(21)

g) Coordinar y evaluar el desarrollo de actividades contables y presupuestales.

h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Contabilidad.

DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Integración Contable)

a) Revisar y controlar los registros de ingresos y gastos en el Sistema

Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP).

b) Elaborar Notas Contables, Presupuestarias y Financieras.

c) Efectuar Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Enlace así como

del Marco Presupuestal.

d) Elaborar los Estados Financieros y anexos.

e) Formular los Estados Presupuestarios y anexos.

f) Analizar los Estados Financieros y Presupuestarios.

g) Elaborar informes sobre movimientos contables.

h) Realizar Conciliación de Reportes de Pedido Comprobantes de

Salida.

i) Coordinar y evaluar el resultado de las actividades contables y

presupuestales.

j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Contabilidad.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Verificar los documentos sustentatorios así como los códigos del

SIAF-SP del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

b) Registrar la fase de Compromiso de los documentos pendientes de

pago.

c) Registrar el código de cuentas interbancarias de los proveedores.

d) Informar mensualmente sobre documentos pendientes de devengar y

pagar.

e) Llevar el archivo de los compromisos ejecutados y los comprobantes

de pago.

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g) Llevar el control del registro SIAF-SP.

h) Participar en la elaboración de Balances, anexos y otros documentos

contables.

i) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Consolidar y declarar los impuestos y contribuciones en el Programa

de Declaración de Impuestos (PDT).

b) Efectuar las retenciones a proveedores.

c) Verificar y elaborar certificados por Renta de Cuarta Categoría.

d) Revisar y formular la información de confrontación de operaciones

autodeclaradas.

e) Realizar arqueos de caja.

f) Efectuar coordinaciones y trámite ante la Superintendencia Nacional

de Administración Tributaria (SUNAT).

g) Participar en la elaboración de Balances, anexos y otros documentos

contables.

h) Registrar y analizar documentos contables.

i) Llevar el archivo de documentos contables y otros.

j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Registrar y analizar documentos contables.

b) Realizar la transferencia de Cuentas Corrientes.

c) Preparar y procesar documentos sobre viáticos.

d) Revisar y verificar informes de rendición de cuentas documentada de

viáticos.

e) Elaborar Constancias de No Adeudar Dinero a la U.N.ICA.

f) Participar en la elaboración de Balances, anexos y otros documentos

contables.

g) Llevar el archivo de documentos contables.

(23)

OFICINA DE TESORERÍA DEL DIRECTOR DE TESORERÍA

a) Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las

actividades del Sistema de Tesorería.

l) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos

relacionados con el Sistema de Tesorería.

b) Controlar y evaluar la ejecución presupuestal.

c) Revisar y verificar la documentación sustentatoria de las

operaciones financieras.

d) Atender oportunamente los pagos a proveedores así como el apoyo

con recursos financieros a las unidades orgánicas.

e) Controlar y evaluar el estado de las Cuentas Corrientes,

consolidaciones y otros documentos similares.

f) Controlar los gastos y verificar la correcta aplicación de partidas

genéricas y específicas.

g) Revisar y firmar cheques y otros documentos valorados.

h) Supervisar el Fondo Fijo y rendir cuenta documentada.

m) Formular el Plan de Trabajo de la Oficina.

i) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

DEL TÉCNICO ADMNISTRATIVO

a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, y otros

documentos de la Oficina.

b) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos

recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.

c) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

relacionadas con la oficina.

d) Elaborar, clasificar y distribuir documentos diversos de la Oficina de

Tesorería.

e) Extender los comprobantes de pago por las fuentes de

(24)

f) Coordinar permanentemente con la Oficina de Contabilidad, para el correcto registro de la fase Girado del gasto en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP).

g) Recepcionar, clasificar y custodiar los documentos valorados a su

cargo.

h) Organizar la agenda de la Oficina.

i) Organizar, archivar y resguardar los Libros de Cargo de

Comprobantes de Pago.

j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de

Tesorería.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Girar y resguardar los cheques por fuente de financiamiento.

b) Verificar la información de las planillas para el pago de

remuneraciones, pensiones, proveedores y otras obligaciones de la institución.

c) Mantener en custodia las chequeras de todas las Cuentas Corrientes

de la U.N.ICA.

d) Participar en el Registro de Caja y Notas de Contabilidad.

e) Verificar el pago de retenciones a la SUNAT y otras entidades.

f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de

Tesorería.

DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMNISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Caja)

a) Supervisar e informar la captación de ingresos propios, por Tasas

Educacionales.

b) Verificar y evaluar la captación diaria y mensual a través de las fases

Determinado y Recaudado en el Sistema Integrado de

Administración Financiera (SAIF-SP).

c) Elaborar las Conciliaciones de las Cuentas de enlace con la

Dirección General del Tesoro Público.

(25)

e) Verificar el monto de cheques girados y otros documentos valorados con la correspondiente documentación.

f) Supervisar los pagos de las deducciones y retenciones.

g) Revisar y controlar los Libros de Caja, Bancos y otros registros de

fondos.

h) Controlar los arqueos de caja.

i) Mantener actualizada la contabilidad de fondos.

j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Tesorería.

DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

a) Organizar, ejecutar y controlar actividades relacionadas con la

Unidad de caja.

b) Atender y controlar los pagos por diversos conceptos.

c) Elaborar informes diarios sobre el movimiento de fondos así como de

documentos valorados.

d) Extender y preparar recibos por pagos y cobranzas.

e) Seleccionar, codificar y custodiar documentos valorados.

f) Llevar Libros de Caja, Bancos y otros registros de fondos.

g) Mantener y resguardar los Fondos en Efectivo a su cargo.

h) Rendir cuenta documentada de fondos que dispone.

i) Realizar los arqueos de caja.

j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL ASISTENTE ADMNISTRATIVO

a) Realizar las conciliaciones bancarias por fuente de financiamiento.

b) Cruzar información contable con el Sistema Integrado de

Administración Financiera (SIAF-SP), así como con la Oficina de Contabilidad.

c) Controlar las operaciones relacionadas con los gastos.

d) Informar sobre el mantenimiento de Cuenta, devoluciones,

transferencias y pagarés a las Oficinas de Contabilidad y Presupuesto.

(26)

f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

a) Elaborar diariamente los recibos de ingresos por Facultades, Centros

de Producción y Administración Central.

b) Registrar diariamente en el Sistema de Procesamiento Automático de

Datos, la captación de Recursos Directamente Recaudados (RDR).

c) Controlar e informar diaria y mensualmente la captación de

Recursos Directamente Recaudados por tasas educacionales y venta de bienes y servicios.

d) Elaborar la información comparativa de la captación de tasas

educacionales.

e) Controlar las devoluciones a fin de ser deducidas de los ingresos.

f) Recepcionar, custodiar, liquidar, y depositar el importe de la

captación de recursos propios.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el jefe inmediato.

DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

a) Realizar el registro contable por partidas y genéricas de los ingresos

de la U.N.ICA por Cuenta Corriente y Fuente de Financiamiento.

b) Elaborar informes diarios y mensuales sobre la captación de

ingresos por tasas educacionales.

c) Analizar el Estado de Ingresos y efectuar Conciliaciones Bancarias.

d) Apoyar en la clasificación de gastos por códigos de Partida.

e) Llevar registros auxiliares de Contabilidad.

f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

a) Recepcionar, custodiar, liquidar y depositar los ingresos por tasas

educativas, mediante el sistema computarizado.

b) Informar diariamente sobre los ingresos captados por Cuenta

Corriente.

c) Seleccionar, clasificar, verificar y custodiar los recibos de pagos

(27)

d) Elaborar y entregar constancias de exoneraciones de Tasas Educativas.

e) Realizar el arqueo de caja.

f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Extender los comprobantes de pago por las Fuentes de

Financiamiento.

b) Elaborar, clasificar y distribuir documentos diversos de la Oficina de

Tesorería.

c) Coordinar permanentemente con la Oficina de Contabilidad para el

correcto registro de la fase Girado del gasto en el SIAF-SP.

d) Recepcionar, clasificar y custodiar los documentos valorados a su

cargo.

e) Organizar la agenda de la Oficina de Tesorería.

f) Organizar, archivar y resguardar los Libros de Cargo de

Comprobantes de pago.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Realizar el procesamiento de la fase Girado de la ejecución por toda

Fuente en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP).

b) Elaborar la papeleta de Depósito a favor del Tesoro Público (T-6).

c) Verificar la información para el pago de remuneraciones, pensiones,

proveedores y contratos de la Institución.

d) Coordinar permanentemente con la Oficina de Contabilidad para el

correcto registro de la fase Girado del Gasto en el SIAF-SP.

e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el jefe inmediato.

DEL TÉCNICO ADMNISTRATIVO

a) Manejar y resguardar el Fondo para caja Chica.

b) Atender y controlar los gastos de los fondos.

(28)

d) Elaborar informes diarios sobre captación de ingresos por tasas educativas.

e) Verificar el monto de los documentos valorados.

f) Llevar los registros auxiliares de contabilidad.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

OFICINA DE PRESUPUESTO DEL DIRECTOR DE PRESUPUESTO

a) Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las

actividades del Sistema de Presupuesto.

b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos

relacionados con el Sistema de Presupuesto.

c) Ejecutar y evaluar el Presupuesto Anual.

d) Controlar las operaciones de la Ejecución Presupuestal en los

auxiliares de asignaciones por Programas y Partidas.

e) Establecer correctamente la disponibilidad de asignaciones.

f) Controlar el Calendario de Compromisos Mensual a nivel de

actividades.

g) Supervisar la Ejecución del estado Presupuestal mensualmente por

las Fuentes de Financiamiento.

h) Supervisar y controlar las modificaciones y transferencias

presupuestales aprobadas.

i) Remitir información trimestralmente sobre la Ejecución

Presupuestal de Ingresos y Gastos a la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finazas (MEF).

j) Asesorar y absolver consultas sobre asuntos de Ejecución

Presupuestal.

k) Formular el Plan de Trabajo de la Oficina.

l) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

DEL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO (Jefe de la Unidad de Presupuesto)

(29)

a) Revisar, recepcionar y registrar los documentos para su afectación presupuestal.

b) Controlar y registrar el Calendario de Compromisos a nivel de

actividades y por Fuente de Financiamiento.

c) Coordinar permanentemente la Afectación de Gastos de las Cuentas

Corrientes por Fuente de Financiamiento con la dependencia correspondiente.

d) Controlar y registrar la Ejecución de Compromisos mediante el

Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP).

e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Presupuesto.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Verificar, recepcionar y clasificar los documentos de compromisos

para su contabilización.

b) Controlar y registrar los compromisos presupuestales en el módulo

SIAF-SP.

c) Determinar los saldos presupuestales en el SIAF-SP.

d) Analizar y evaluar la Ejecución de Gastos e Ingresos por Fuente de

Financiamiento.

e) Recopilar y consolidar información presupuestal.

f) Participar en la programación de actividades presupuestales.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, y otros

documentos de la Oficina.

b) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados

a la oficina.

c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos

recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.

d) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

(30)

e) Llevar el archivo de la documentación contable.

f) Registrar los compromisos presupuestales por Fuente.

g) Verificar y registrar los compromisos efectuados mediante el

SIAF-SP.

(31)

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T4-05-675-4 SECRETARIA IV (Oficina General) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

(32)

a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, y otros documentos de la Oficina General.

b) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados a la oficina.

c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos recibidos y

remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.

d) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o reuniones.

e) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

relacionadas con la oficina.

f) Llevar el registro, control y archivo de los bienes patrimoniales asignados a la

oficina, así como de los materiales.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

REQUISITOS MÍNIMOS:

• Bachillerato en Administración Secretarial, otorgado por el

Ministerio de Educación o entidad autorizada.

• Capacitación certificada en idioma(s) extranjero, otorgado por una

entidad autorizada.

• Experiencia en Labores de Secretariado Bilingüe.

• Capacitación certificada en Computación e Informática.

• Haber desempeñado el cargo de Secretaria III por un período mínimo

de tres (3) años.

ALTERNATIVA:

• De no tener Bachillerato en Administración Secretarial, ocho años de

experiencia en labores de Secretariado en apoyo a órganos del Segundo o Tercer Nivel Organizacional y Título de Secretaria Ejecutiva.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T5-05-707-3 TÉCNICO ADMINISTRATIVO III (Oficina General) (1)

(Denominación del Cargo)

(33)

a) Analizar y participar en la elaboración de Normas, Directivas y Procedimientos relacionados con los Sistemas Administrativos de Abastecimiento, Tesorería, Contabilidad y Presupuesto.

b) Emitir opinión técnica sobre documentos y Normas puestos a su

consideración.

c) Organizar y controlar las labores de secretaría.

d) Coordinar y participar en la elaboración del Plan de Trabajo,

Presupuesto, Plan de Desarrollo, etc.

e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

REQUISITOS MÍNIMOS:

• Título no universitario de un Centro de Estudios Superiores

relacionado con el área.

• Amplia experiencia en labores de la especialidad.

ALTERNATIVA:

• Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el

área.

• Amplia experiencia en labores técnicas del área.

• Capacitación técnica en la especialidad.

(34)

Código: A4-05-550-3 OFICINISTA III (Oficina General) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar los

documentos remitidos y recibidos.

b) Realizar copias de los documentos recepcionados para su posterior

despacho.

c) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

relacionadas con la oficina.

d) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Instrucción Secundaria.

Capacitación en el área requerida.

Conocimientos básicos en computación e informática.

Amplia experiencia en labores de Oficina.

ALTERNATIVA:

Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia.

(35)

Código: D6-05-295-4 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Contador General) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Organizar, dirigir y controlar la correcta aplicación de los Sistemas

Administrativos de Contabilidad, Abastecimiento, Presupuesto y Tesorería.

b) Asesorar en los aspectos económicos, financieros, presupuestarios y

contables a la Alta Dirección.

c) Supervisar y evaluar el Sistema Contable y la Ejecución

Presupuestal Integral.

d) Dar estricto cumplimiento a las Normas del Sistema de

Contabilidad.

e) Coordinar y orientar las actividades de análisis financiero-contable.

f) Participar en la formulación de las Políticas Contables.

g) Revisar y firmar los Balances de Comprobación, Balances Generales,

Transferencias Presupuestales y demás Estados Financieros.

h) Autorizar los compromisos de pago; así como controlar la Ejecución

Presupuestaria, Financiera y Patrimonial de la U.N.ICA.

i) Orientar, coordinar y promover actividades que permitan la

captación de ingresos propios para la U.N.ICA.

j) Autorizar los documentos pendientes de pago.

k) Presentar y sustentar el Balance General.

l) Realizar la depreciación de los bienes inmuebles de la Universidad

en base a las tasaciones o valorizaciones de obras, y contabilizarlas en su cuenta respectiva.

m) Realizar los ajustes contables de los Activos de la U.N.ICA.

n) Analizar y realizar la transferencia de los asientos contables de la

U.N.ICA.

o) Revisar, analizar y firmar los Libros Contables de Contabilidad al

cierre de cada ejercicio fiscal.

p) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

(36)

Título profesional universitario que incluye estudios relacionados con la especialidad.

Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que

conduce.

Capacitación altamente especializada en el campo de su

competencia.

Amplia experiencia en conducción de personal

ALTERNATIVA:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y

(37)

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T5-05-707-3 TÉCNICO ADMINISTRATIVO III (del Contador General) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Preparar informes técnicos sobre el movimiento contable.

b) Realizar Conciliaciones Bancarias.

c) Revisar documentos contables como: parte diarios de fondos, notas

de contabilidad, recibos, asientos de ajustes y otros.

d) Revisar y analizar los Libros de Caja, Bancos, informes de Arqueo de

Caja y otros.

e) Controlar los pagos por diversos conceptos.

f) Verificar los documentos sustentatorios del gasto del Fondo para

Pago en Efectivo.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

REQUISITOS MÍNIMOS:

• Título no universitario de un Centro de Estudios Superiores

relacionado con el área.

• Amplia experiencia en labores de la especialidad.

ALTERNATIVA:

• Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el

área.

• Amplia experiencia en labores técnicas del área.

(38)

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: D6-05-295-4 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina

de Abastecimiento) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades del Sistema

de Abastecimiento.

b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos

relacionados con el Sistema de Abastecimiento.

c) Asesorar a la Alta dirección en asuntos relacionados con el Sistema

de Abastecimiento.

d) Cumplir y hacer cumplir las Normas de Abastecimiento.

e) Dirigir y garantizar la programación, adquisición, distribución y

presentación de los bienes y servicios que requiere la institución.

f) Autorizar los servicios de transporte y mantenimiento, reparación de

los vehículos y equipos de la entidad.

g) Formular el Plan de Trabajo de la Oficina.

h) Disponer la reparación y mantenimiento de los bienes patrimoniales

en forma periódica.

i) Firmar el Libro de Registro de Ordenes de Compra al final del

Ejercicio Fiscal y cuando se disponga por normatividad.

j) Proponer y/o integrar comisiones de adquisiciones y otros.

k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título profesional universitario que incluye estudios relacionados

con la especialidad.

Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que

conduce.

Capacitación altamente especializada en el campo de su

competencia.

(39)

ALTERNATIVA:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y

experiencia.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T3-05-675-3 SECRETARIA III (Oficina de Abastecimiento) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Elaborar y redactar oficios, memorandos, informes, etc.

b) Verificar, recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la

oficina.

c) Clasificar, archivar y conservar las Normas Legales.

d) Prestar apoyo al Comité Especial de Adjudicaciones.

e) Elaborar cuadros de Adquisición y Distribución de Bienes de

Capital.

f) Confeccionar cuadros de Bienes Corrientes de Capital.

g) Elaborar cuadros de Control de Monitoreo, de los procesos de

Selección de Adjudicación de Bienes, Servicios y Obras.

h) Clasificar, archivar y conservar los Pedidos Comprobantes de Salida

(PECOSA).

i) Recepcionar, distribuir y llevar el control de materiales de oficina.

j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Instrucción secundaria completa, título de secretaria ejecutiva.

Experiencia en la interpretación de idioma(s) requeridos.

Experiencia en labores administrativas de oficina y en supervisión de

personal auxiliar.

Haber desempeñado el cargo de Secretaria II por un periodo mínimo

(40)

ALTERNATIVA:

De no haber título de Secretaria Ejecutiva, poseer certificado de

Secretariado concluido con estudios no menores de un año.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: D3-05-295-1 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Jefe de Unidad de

Adquisiciones) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Dirigir las actividades del Proceso de Adquisiciones.

b) Participar en la elaboración del Plan de Trabajo de la Oficina de

Abastecimiento.

c) Controlar y evaluar las actividades del proceso de adquisiciones así

como implementar las medidas correctivas.

d) Revisar los oficios de requerimiento de las dependencias de la

Universidad y verificar su asignación en el Calendario para su atención respectiva.

e) Controlar la entrega y verificar las características de los artículos

solicitados a los proveedores.

f) Verificar los requisitos y firmar las Ordenes de Servicio y de Compra.

g) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Abastecimiento.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título profesional universitario que incluya estudios relacionados

con la especialidad.

Experiencia en la conducción de programas administrativos

relacionados al área.

(41)

ALTERNATIVA:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y

experiencia.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Unidad de Adquisiciones)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Elaborar Ordenes de Compra y de Servicios por las diferentes

Fuentes de Financiamiento.

b) Clasificar, archivar y conservar las Ordenes de Compra y de

Servicios.

c) Elaborar y actualizar el Cuadro de Adjudicaciones.

d) Elaborar el Cuadro de Cotizaciones.

e) Mantener actualizado el registro de proveedores.

f) Recepcionar y consolidar el Cuadro de Necesidades de Bienes y

Servicios.

g) Programar los requerimientos de gastos mensual y trimestralmente.

h) Revisar las rendiciones de cuenta documentadas de los Fondos Fijos

para Caja Chica.

i) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título no universitario de un centro de estudios superiores

(42)

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

ALTERNATIVA:

Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el

área.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

Alguna capacitación en el área.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Unidad de Adquisiciones)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Participar en la elaboración de Bases y Cuadros Comparativos de los

Procesos de Adjudicación.

b) Recepcionar los sobres de los postores que intervienen en los

Procesos de Adjudicación.

c) Elaborar las Actas del otorgamiento de la Buena Pro.

d) Preparar y tramitar los documentos necesarios para la adquisición

de bienes.

e) Participar en la evaluación económica de los procesos de

adquisición.

f) Registrar en el SEACE, PROMPYME, así como en la página web de la

U.N.ICA los procesos de selección.

g) Elaborar de informes para la Contraloría General de la República y

CONSUCODE.

h) Elaborar los cuadros comparativos técnicos y económicos del

Proceso de Adjudicación y Adquisición.

i) Clasificar, archivar y conservar los cuadros comparativos, las bases

y demás documentos de los procesos de adjudicación.

(43)

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título no universitario de un centro de estudios superiores

relacionados con la especialidad.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

ALTERNATIVA:

Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el

área.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

Alguna capacitación en el área.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: D3-05-295-1 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Jefe de Unidad de

Control Patrimonial) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades para la

elaboración del Inventario Físico Anual de Bienes.

b) Cumplir y hacer cumplir las Normas de Control de Bienes

Patrimoniales.

c) Revisar y verificar la depreciación de los Activos Fijos de las

dependencias de la U.N.ICA.

d) Informar mensualmente a las Oficinas de Abastecimiento y

Contabilidad sobre las nuevas adquisiciones de las dependencias de la U.N.ICA.

e) Remitir el Inventario Físico de la Institución a la Superintendencia

de Bienes Nacionales.

f) Coordinar, evaluar y autorizar la transferencia de bienes de la

institución.

g) Realizar la valorización de los bienes de la institución que carecen de

(44)

h) Establecer coordinaciones con la Oficina General de Asesoría Jurídica, a fin de regularizar la situación legal de los bienes inmuebles de la institución.

i) Tramitar las solicitudes de baja de bienes ante el Comité de Alta,

Bajas y Ventas.

j) Mantener bajo su custodia los documentos fuente que sustentan el

ingreso, baja y transferencia de los bienes.

k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Abastecimiento.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título profesional universitario que incluya estudios relacionados

con la especialidad.

Experiencia en la conducción de programas administrativos

relacionados al área.

Capacitación especializada en el área.

ALTERNATIVA:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y

(45)

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: P2-05-066-2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (Unidad de Control Patrimonial) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Participar en la elaboración del Inventario Físico Anual de los Bienes

de la U.N.ICA.

b) Efectuar los cálculos para la depreciación de los Activos Fijos de la

institución.

c) Realizar los trámites para la transferencia de bienes de la

institución.

d) Mantener actualizada la base de datos del inventario físico de la

institución.

e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

REQUISITOS MÍNIMOS:

(46)

Experiencia en labores de la especialidad.

Capacitación especializada e el área.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Unidad de Control Patrimonial)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Participar en la elaboración del Inventario Físico Anual de los Bienes

de la U.N.ICA.

b) Identificar y codificar según su naturaleza los bienes adquiridos.

c) Elaborar el registro de bienes de la institución.

d) Determinar los faltantes y sobrantes de bienes.

e) Mantener actualizado el registro de tarjetas del control de Activos

Fijos.

f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

(47)

Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

ALTERNATIVA:

Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el

área.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

Alguna capacitación en el área.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Unidad de Control Patrimonial)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Recepcionar, clasificar, registrar y archivar los documentos de la

Oficina.

b) Preparar y atender el despacho de documentos.

c) Coordinar reuniones, concertar citas y atender las llamadas

telefónicas.

d) Brindar apoyo de digitación al área técnica.

e) Llevar el registro, control y archivo de bienes y materiales de la

Oficina.

f) Informar a los usuarios sobre asuntos de su competencia.

g) Cumplir otras funciones que le asigne el Jefe inmediato superior.

(48)

Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

ALTERNATIVA:

Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el

área.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

Alguna capacitación en el área.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: D3-05-295-1 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Jefe de Unidad de

Almacén Central) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Revisar, verificar y recepcionar las Ordenes de Compra y las Guías

de Almacén.

b) Verificar la conformidad y firmar el Pedido Comprobante de Salida

(PECOSA).

c) Autorizar la correcta distribución de bienes a las dependencias de la

U.N.ICA.

d) Verificar el registro y control de las existencias en almacén.

e) Coordinar y participar en la programación de adquisición de bienes.

f) Verificar y controlar los ingresos, salidas y saldos de existencias de

almacén.

g) Informar sobre el movimiento de existencias de almacén.

h) Coordinar y dirigir la elaboración del Inventario de bienes

(49)

i) Prever las medidas necesarias a fin de brindar la protección adecuada a los bienes de almacén.

j) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director de la

Oficina de Abastecimiento.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título profesional universitario que incluya estudios relacionados

con la especialidad.

Experiencia en la conducción de programas administrativos

relacionados al área.

Capacitación especializada en el área.

ALTERNATIVA:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y

experiencia.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Unidad de Almacén Central) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Elaborar y redactar oficios, memorandos, informes, etc.

b) Recepcionar, clasificar y archivar la documentación de la oficina.

c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos

recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.

d) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o

reuniones.

e) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

relacionadas con la oficina.

f) Registrar y controlar en el sistema automatizado el internamiento y

salida de bienes de almacén.

g) Efectuar el consolidado mensual de las Ordenes de Compra y de los

(50)

h) Clasificar y llevar el archivo de las Ordenes de Compra y de los Pedidos Comprobante de Salida.

i) Participar en la elaboración del inventario de bienes de almacén.

j) Determinar los faltantes y sobrantes de bienes.

k) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título no universitario de un centro de estudios superiores

relacionados con la especialidad.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

ALTERNATIVA:

Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el

área.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

Alguna capacitación en el área.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: A4-05-550-3 OFICINISTA III (Unidad de Almacén Central) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Atender a las unidades orgánicas de la U.N.ICA con los bienes

solicitados según PECOSA autorizada.

b) Ubicar y agrupar los bienes que ingresan al almacén según sus

características.

c) Revisar y verificar cuantitativamente y cualitativamente los bienes

que ingresan al almacén.

d) Participar en la elaboración del inventario de bienes de almacén.

e) Mantener actualizada la Tarjeta de Control Visible de almacén.

(51)

g) Informar sobre el nivel máximo y mínimo de stock de existencias en almacén.

h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Instrucción Secundaria.

Capacitación en el área requerida.

Conocimientos básicos en computación e informática.

Amplia experiencia en labores de Oficina.

ALTERNATIVA:

Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: D6-05-295-4 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO IV (Director de la Oficina

de Contabilidad) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades

técnico administrativas de la Oficina de Contabilidad.

b) Proponer Normas y Procedimientos técnico administrativos

relacionados con el Sistema de Contabilidad.

c) Cumplir y hacer cumplir las Normas y Procedimientos del Sistema

de Contabilidad.

d) Supervisar y evaluar el Sistema Contable y la Ejecución

Presupuestal de la U.N.ICA.

e) Asesorar sobre actividades de análisis financiero-contable.

f) Revisar y controlar el movimiento económico y financiero de la

U.N.ICA.

g) Participar en la elaboración de Políticas del Sistema Contable.

(52)

i) Revisar y firmar los Balances de Comprobación, Balances Generales, Transferencias Presupuestales y otros documentos del Sistema Contable.

j) Controlar el estado de Cuentas Corrientes, Consolidaciones,

Cuadros de Costos, etc.

k) Analizar e interpretar Estados Financieros, Contables, Balances y

otros.

l) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título profesional universitario que incluye estudios relacionados

con la especialidad.

Amplia experiencia en la dirección del Sistema Administrativo que

conduce.

Capacitación altamente especializada en el campo de su

competencia.

Amplia experiencia en conducción de personal

ALTERNATIVA:

Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y

experiencia.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: T4-05-707-2 TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Oficina de Contabilidad) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, y otros

documentos de la Oficina.

b) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados

a la oficina.

c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos

recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación.

d) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones

(53)

e) Participar en el archivo de Estados Financieros, Compromisos ejecutados y comprobantes de pago.

f) Elaborar cuadros estadísticos de ingresos y gastos.

g) Verificar los compromisos de pagos devengados.

h) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe inmediato.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Título no universitario de un centro de estudios superiores

relacionados con la especialidad.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

ALTERNATIVA:

Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el

área.

Experiencia en labores técnicas de la especialidad.

Alguna capacitación en el área.

HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

Código: D3-05-295-1 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I (Jefe de Unidad de

Control Concurrente) (1)

(Denominación del Cargo)

FUNCIONES ESPECIFICAS:

a) Revisar y controlar los registros contables en los Libros Auxiliares.

b) Verificar y contrastar los documentos pendientes de pago, recibos

cheques, comprobantes y otros.

c) Analizar Cuentas Corrientes, determinar saldos y realizar ajustes

contables.

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