TU SALUD NO ES A MEDIAS, DEBE SER TOTAL Línea gratuita de atención al cliente

TU SALUD NO ES A MEDIAS, DEBE SER TOTAL – www.saludtotal.com.co – Línea gratuita de atención al cliente 018000 114524 Bogotá D.C., 16 de Agosto de 2012

Respetados Señores:

Reciban un cordial saludo en nombre de Salud Total EPS y nuestro agradecimiento por la consolidación de la alianza estratégica que nos une en beneficio de las metas que nos hemos impuesto y del bienestar de los colombianos.

Con la firme intención de sostener un contacto directo con los empleadores y consolidar canales de comunicación claros y eficientes, nos permitimos informarle los cambios realizados en el tema de prestaciones económicas a la luz de la normatividad vigente.

Tramite de Reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad Decreto 0019 del 2012

Artículo 121. TRÁMITE DE RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES Y LICENCIAS DE MATERNIDAD Y PATERNIDAD. El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento.

Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.

Por esta razón, Salud Total EPS ha dispuesto en su página de Internet www.saludtotal.com.co las opciones para el cargue y solicitud de transcripción de prestaciones económicas (Incapacidades y Licencias). Allí podrán ingresar las imágenes de las órdenes médicas y los soportes requeridos (ver anexo). Una vez Salud Total EPS cuente con la documentación completa, procederá a realizar la liquidación.

Es importante anotar que nuestros Puntos de Atención al Usuario (PAU) continuarán radicando solicitudes de transcripción. Así mismo, en estos puntos los usuarios podrán hacer entrega de documentos necesarios para la transcripción y liquidación en los casos donde el trabajador nos los entregue a la empresa (Historia Clínica).

Si la radicación de las Prestaciones Económicas la realiza por el portal de Internet, la comunicación y respuesta se hará vía correo electrónico, de ahí la importancia de registrar un mail válido y de frecuente consulta al momento de la radicación de los soportes.

Con el fin de aportar en los controles del ausentismo laboral agradecemos la radicación de las incapacidades en lo posible a más tardar tres días después de entregada la orden medica de incapacidad al usuario.

A continuación, ratificamos los documentos y soportes necesarios para la transcripción de Incapacidades por enfermedad general:

TU SALUD NO ES A MEDIAS, DEBE SER TOTAL – www.saludtotal.com.co – Línea gratuita de atención al cliente 018000 114524 1. La solicitud escrita del médico tratante debe contener:

Lugar y fecha de expedición

Persona o entidad a la cual se dirige Objeto y fines del certificado

Nombres y apellidos completos del paciente Número de identificación del paciente

Diagnóstico exacto, estado de salud del paciente, tratamiento prescrito o acto médico, escrito en letra legible

En casos de cirugía, nombre del procedimiento quirúrgico realizado Día, mes y año del inicio y fin del reposo

Días exactos de incapacidad, escrito en números y letras Especificar si la incapacidad es o no extensión de una anterior Nombre del profesional de la medicina que lo expide

Número de la Tarjeta Profesional o registro Firma de quien lo expide

2. Copia del Resumen de Historia Clínica (Cuando sea mayor de 5 días) que contenga: Edad del paciente

Signos y síntomas

Tiempo de evolución de la enfermedad

Manejo o tratamiento recibido, interconsultas o valoraciones realizadas, complicaciones Especificar si la incapacidad es extensión de una anterior

Diagnóstico de ingreso Diagnóstico de egreso Pronóstico

Incapacidad

Documentos y soportes necesarios para la transcripción de incapacidades por Accidente de Trabajo: además de los presentados anteriormente, se debe incluir el Informe Patronal.

Documentos y soportes necesarios para la transcripción de Licencias de Maternidad 1. La solicitud escrita del Médico tratante que además contenga:

Semanas de gestación al momento de nacer el bebé Especificar si es parto múltiple

Especificar si es parto prematuro Estado clínico del recién nacido Certificado de nacido vivo

Documentos y soportes necesarios para la transcripción de Licencias de Adopción: Copia de Sentencia por adopción proferida por el respectivo Juez de familia, que contenga:

Nombres y apellidos completos de la madre o padre adoptante Número de documento de identidad

Día, mes y año de la entrega del menor Edad del menor

TU SALUD NO ES A MEDIAS, DEBE SER TOTAL – www.saludtotal.com.co – Línea gratuita de atención al cliente 018000 114524 Documentos y soportes necesarios para la transcripción de Licencias de Paternidad

1. Copia del Resumen de Historia Clínica de la madre, que contenga: Número de semanas de gestación

Estado clínico del recién nacido certificado de nacido vivo

2. Registro civil del menor dentro los siguientes 30 días al parto. Importante: pasados los 30 días del nacimiento del bebé no se liquidará la licencia, a excepción que el bebé se encuentre hospitalizado y no se haya podido registrar.

En caso de fallecimiento de la madre, se debe remitir copia de la licencia inicial otorgada a la madre. Documentos y soportes necesarios para la transcripción de Incapacidades por Accidente de Tránsito:

Todos los documentos solicitados para Enfermedad General y, además, Evaluación inicial del Seguro Obligatorio de Accidente de tránsito (SOAT), reporte de accidente de tránsito (Croquis levantado en el Accidente) o Denuncia Penal de la ocurrencia del Accidente o Certificado del Accidente, expedido por Autoridad Competente o historia clínica donde se mencione la ocurrencia del evento.

Nota: En todos los casos, si el motivo de la incapacidad es un trauma o tratamiento, se debe diligenciar el cuestionario “Formato de Información Adicional para la definición del Origen Accidentes”. Le agradecemos la atención a la presente, así como el cumplimiento de esta norma para facilitar a nuestros usuarios el correcto trámite de sus incapacidades y licencias.

En el siguiente link encontrará el manual operativo para el ingreso y radicación de incapacidades: http://www.saludtotal.com.co/contenido/categoria.aspx?catID=172.

Cordialmente.

CARLOS MARIO GONZALEZ OSPINA

VICEPRESIDENTE DE MERCADEO Y VENTAS SALUD TOTAL EPS

M52-RVA V1.0-2012

TABLA DE CONTENIDO

1.2 Ingreso Módulo Empleadores ... 9

2 MÓDULO EMPLEADORES – INCAPACIDADES Y LICENCIAS ... 13

2.1 Radicar Incapacidad o Licencia ... 13

2.1.1 Soportes necesarios para la radicación de trámite de prestaciones: ... 17

2.2 Generar nuevas radicaciones al mismo usuario ... 21

2.3 Generar solicitudes para otros usuarios ... 22

2.4 Adjuntar soportes faltantes a solicitud en trámite ... 23

2.4.1 Trámite realizado por el Empleador ... 23

2.4.2 Trámite Realizado por el Empleado ... 25

2.5 Validación del Estado de la solicitudes ... 27

2.6 Consulta de Prestaciones. ... 28

2.6.1 Prestaciones Autorizadas ... 28

GLOSARIO

 Prestación Económica: Subsidio económico al que tiene derecho el Cotizante (dependiente o independiente) afiliado al

Régimen Contributivo al presentar una incapacidad temporal por enfermedad general desde el cuarto día hasta el ciento ochenta y por licencia de maternidad o paternidad.

 Incapacidad: se entiende por incapacidad de un afiliado al Régimen Contributivo, el estado de inhabilidad física o mental que

le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual. Las tipos de origen de la incapacidad son: Enfermedad General, Enfermedad Profesional, Accidente de Trabajo, Accidente de Tránsito y Estética.

Los tipos de incapacidades son: Ambulatorias (Cuando la atención del afiliado no requiere hospitalización), Ambulatoria Quirúrgica (Cuando la atención del afiliado requiere cirugía pero no hospitalización) y Hospitalaria (Cuando la atención del afiliado requiere hospitalización).

La EPS tiene a cargo el reconocimiento de las prestaciones de origen Enfermedad General y SOAT.

Es importante recordar que el reconocimiento económico de la incapacidad por la EPS se realiza a partir del cuarto día, ya que los tres primeros días son a cargo del aportante (empleador).Se debe diferenciar el término incapacidad del término prestación económica, ya que la incapacidad son los días otorgados para reposo, pero la prestación económica se refiere al reconocimiento económico por esos días, es decir, subsidio económico.

 Certificado de Incapacidad o Licencia: Es el documento generado por Salud Total EPS en el que se hace constar la

inhabilidad física y/o mental en que se encuentre el afiliado cotizante para desempeñar, durante el término que en éste se indique, su profesión u oficio habitual y el origen de la misma.

 Informe Patronal de Accidente de Trabajo (IPAT): Corresponde al formulario que debe diligenciar, de carácter

obligatorio, y presentar ante la ARP el empleador en el momento de presentarse un accidente que involucre a uno de los empleados de su compañía.

 Licencia por Adopción: Es el tiempo reconocido por las normas legales a la madre o padre afiliado cotizante al Régimen

Contributivo, adoptante de un menor de dieciocho (18) años, con el fin de que puedan brindarle los cuidados que requiera el menor y lograr la adaptación psico-afectiva y familiar. Esta licencia se hace extensiva al padre adoptante, en el caso de que no tenga esposa o compañera.

 Licencia por Maternidad: Tiempo reconocido a la mujer cotizante que llega al término de un embarazo con criatura viable (viva) para que se retire temporalmente del trabajo, con el fin de que sea atendido su parto, pueda recuperarse de éste y brindar los cuidados que requiere el recién nacido.

 Licencia por Paternidad (Ley 755 de 2002): Tiempo reconocido al padre cotizante para que se retire temporalmente del

trabajo, con el fin de que apoye a su cónyuge o compañera permanente después del parto, mientras se recupera de éste y pueda apoyar en brindar los cuidados que requiere el recién nacido.

 Licencia por Aborto o Mortinato: El aborto o mortinato es un parto prematuro con criatura no viable, cuando el producto de

la concepción nace sin vida. En éste caso, se otorgará una Licencia al 100% de dos a cuatro semanas (máximo 28 días). Los embarazos ectópicos y los legrados obstétricos también se liquidan bajo este tipo de licencia.

 Parto Múltiple: Nacimiento de más de una criatura derivadas del mismo embarazo.

 Parto a Término: Nacimiento a 37 o más semanas de gestación.

 Parto Prematuro: Nacimiento a menos de 37 semanas de gestación.

 Accidente de Trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión de trabajo y que produzca en el

trabajador una lesión orgánica o funcional, invalidez o la muerte.

 Accidente de Tránsito (SOAT): Suceso ocasionado o en el que haya intervenido, al menos, un vehículo automotor en

movimiento, en una vía pública o privada con acceso al público, destinada al tránsito de vehículos, personas y/o animales y que como consecuencia de su circulación o tránsito, o que por violación de un precepto legal o reglamentario de tránsito, cause daño en la integridad física de las personas.

 Enfermedad General: Todo estado patológico de una persona que sobrevenga como consecuencia de una enfermedad

común, no originada por causa o por ocasión de la clase de trabajo que desempeña, ni en el medio en que se ha visto obligado a trabajar.

 Enfermedad Profesional: Todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y

directa de la clase de trabajo que desempeña o desempeñó el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar y que haya sido determinada como Enfermedad Profesional por el Gobierno Nacional.

 NAIL: Número de Autorización de Licencia o Incapacidad. Es el número suministrado por el aplicativo, que debe ir escrito en el certificado expedido para garantizar la validez de la prestación económica.

 Reembolso: Emisión de un cheque de pago de prestaciones económicas con destino al aportante.

 Reposición: En caso de pérdida, extravío, hurto o deterioro del Certificado de Incapacidad o Licencia se puede reponer o

reproducir previa solicitud escrita del interesado; si se trata de reposición por deterioro debe anexar el certificado inicial que se encuentre en tal estado.

 Sustitución o anulación: Reemplazo de una incapacidad por otra por corresponder el evento que originó la incapacidad a un

riesgo diferente, por errores u omisiones de datos en el certificado inicial, para ello el usuario debe entregar el certificado que se está sustituyendo.

 Transcripción de Certificados: Acto mediante el cual la EPS convalida (previa verificación) la orden médica expedida por

médicos u odontólogos, de la red externa e IPS no contratadas.

 Orden Médica de Incapacidad: Es la expedida u ordenada por el medico que contiene los datos para la transcripción de la

prestación económica.

 Traslape: Corresponde a las incapacidades, que tienen días liquidados en una fecha y existe una liquidación anterior, para la

misma fecha.

 Embarazo Ectópico: Es un embarazo anormal que ocurre por fuera de la matriz (útero). El feto no puede sobrevivir ni

desarrollarse.

 Legrado Obstétrico: Procedimiento quirúrgico ambulatorio, consiste en extraer la capa más interna del útero llamada

endometrio mediante un instrumento llamado legra.

 Licencia no Remunerada (LNR): Corresponde a la licencia solicitada por el cotizante dependiente, a su empleador en

 Certificado de ingresos y retenciones: Corresponde al documento generado por el agente retenedor ( persona natural o jurídica) en donde se relacionan los montos declarados por concepto retenciones de impuestos, de acuerdo a la disposición legal.

 Ingresos Pasivos: Fuente de ingreso sostenido que se obtiene sin el desarrollo de trabajo o actividad física ni inversión de

tiempo. Estos son: Intereses Dividendos Acciones o bonos Loterías Rentas (arriendos) Remesas

OBJETIVO

Ofrecer a los empleadores la opción de radicación y seguimiento de las prestaciones económicas de sus colaboradores a través del portal transaccional WEB, para garantizar de una manera ágil y oportuna el reconocimiento de servicios médicos y económicos a los cuales los usuarios tienen derecho.

ALCANCE

Pensando en su beneficio, Salud Total EPS ha dispuesto en su página WEB

www.saludtotal.com.co

PREREQUISITOS TECNOLÓGICOS

Contar con Internet Explorer como programa navegador en el equipo PC. Otro navegadores como firefox o netscape no funcionan adecuadamente con nuestra plataforma de transacciones.

Antes de ingresar al Portal Transaccional (Total Net) se debe verificar que no se tenga ninguna herramienta que bloquee las ventanas emergentes, de la siguiente manera:

Si se tiene Windows XP se debe ejecutar Internet Explorer, luego hacer clic en el menú superior en la opción: Herramientas / opciones de Internet y seleccionar la pestaña “privacidad”.

En la parte inferior aparecerá la casilla “Bloquear elementos emergentes” esta debe estar vacía.

Posteriormente, debe revisar que el programa no tenga instalada barras de herramientas adicionales que bloqueen los elementos emergentes. Para esto ingresamos por el menú “Ver” de Internet Explorer y seleccionamos la opción “Barra de Herramientas” solo deben estar marcadas las siguientes opciones:

1

INGRESO AL APLICATIVO

Ingresar a la pagina WEB www.saludtotal.com.co

1.1 Solicitud de Clave

Los empleadores deben hacer su solicitud de clave en dos pasos: inicialmente por la opción registro de transacciones donde debe diligenciar el formulario de inscripción:

Una vez ha terminado este proceso, en el segundo paso ingrese a través del link contáctenos adjuntando documento de identidad y la carta, informando la persona autorizada para realizar las transacciones por Internet.

Una vez se ha ejecutado esta acción se remitirá la clave asignada a la empresa vía correo electrónico, en un tiempo de 5 días.

1.2 Ingreso Módulo Empleadores

Por la opción Transacciones en la página principal de Salud Total EPS, debe hacer clic en ingreso, donde se desplegará la pantalla para diligenciar los datos correspondientes, en la primera pantalla que registra al seleccionar la opción empleador, habilitará nuevos campos para diligenciar correspondientes a los datos de la empresa.

Una vez ingresado al módulo, el sistema le dará la bienvenida a la plataforma Total Net y mostrará las opciones de transacciones habilitadas para los empleadores.

2

MÓDULO EMPLEADORES – INCAPACIDADES Y LICENCIAS

A través del módulo de Empleadores se habilita el Menú de Incapacidades y Licencias que permite a las empresas radicar y realizar seguimiento de las solicitudes de transcripción de las incapacidades y licencias. Una vez se cuente con la documentación completa se pueda proceder con la liquidación y generación del pago.

2.1 Radicar Incapacidad o Licencia

Diligencie los datos tipo de documento y número. Las posibles opciones de tipo documento son: Cédula de Ciudadanía Cédula de Extranjería Personería Jurídica Menor de Edad Nit Pasaporte Registro Civil Tarjeta de identidad

Si ingresa datos errados de tipo de documento o número de identificación se habilita la ventana con el mensaje de Error:

Diligenciados los datos correctamente, e ingresando al sistema, se visualiza la información del afiliado. Para continuar con la radicación debe diligenciar el origen de la atención y el tipo servicio.

IMPORTANTE: DEBE CONFIRMAR LA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO AL CUAL SERÁN REMITIDAS LAS RESPUESTAS Y SOLICITUDES DEL TRÁMITE DE LAS PRESTACIONES.

Las opciones de origen servicio son: Enfermedad General Accidente de tránsito Accidente de trabajo Enfermedad profesional Licencia Estética

Las opciones de tipo servicio son: Ambulatoria Hospitalaria Ambulatoria Quirúrgica Maternidad Paternidad Adopción Aborto o mortinato

Dependiendo del tipo de radicación, se despliega la opción para adjuntar los soportes, donde debe seleccionar ruta local en donde se encuentran y presionar botón Generar Solicitud.

2.1.1 Soportes necesarios para la radicación de trámite de prestaciones: Incapacidades por enfermedad general:

1. La solicitud escrita del Médico tratante debe contener: Lugar y fecha de expedición

Persona o entidad a la cual se dirige Objeto y fines del certificado

Nombres y apellidos completos del paciente Número de identificación del paciente

Diagnóstico exacto, estado de salud del paciente, tratamiento prescrito o acto médico, escrito en letra legible En casos de cirugía, nombre del procedimiento quirúrgico realizado

Día, mes y año del inicio y fin del reposo

Días exactos de incapacidad, escrito en números y letras Especificar si la incapacidad es o no extensión de una anterior Nombre del profesional de la medicina que lo expide

Número de la tarjeta profesional o registro Firma de quien lo expide

2. Copia del Resumen de Historia Clínica (Cuando la incapacidad sea mayor a 5 días) que contenga: Edad del paciente

Signos y síntomas

Tiempo de evolución de la enfermedad

Manejo o tratamiento recibido, interconsultas o valoraciones realizadas, complicaciones Especificar si la incapacidad es extensión de una anterior

Diagnóstico de ingreso Diagnóstico de egreso Pronóstico

Incapacidad

Documentos y soportes necesarios para la transcripción de incapacidades por Accidente de Trabajo:

Además de los anteriores, Informe Patronal.

Documentos y soportes necesarios para la transcripción de licencias de maternidad

La solicitud escrita del Médico tratante que además contenga: Semanas de gestación al momento de nacer el bebé Especificar si es parto múltiple

Especificar si es parto prematuro Estado clínico del recién nacido

Certificado de nacido vivo

Documentos y soportes necesarios para la transcripción de licencias de adopción

Copia de Sentencia por adopción proferida por el respectivo Juez de familia, que contenga: Nombres y apellidos completos de la madre o padre adoptante

Número de documento de identidad Día, mes y año de la entrega del menor Edad del menor

Documentos y soportes necesarios para la transcripción de licencias de paternidad

1. Copia del Resumen de Historia Clínica de la madre, que contenga: Número de semanas de gestación

Estado clínico del recién nacido certificado de nacido vivo 2. Registro civil del menor dentro los siguientes 30 días al parto

Pasados los 30 días del nacimiento del bebé no se liquida la licencia, a excepción que el bebé se encuentre hospitalizado y no se haya podido registrar

Documentos y soportes necesarios para la transcripción de Incapacidades por accidente de tránsito:

Además de lo requerido para enfermedad general, Evaluación inicial del Seguro Obligatorio de Accidente de tránsito (SOAT) o reporte de accidente de tránsito (Croquis levantado en el Accidente) o denuncia penal de la ocurrencia del accidente o Certificado del Accidente expedido por Autoridad Competente o Historia Clínica donde se mencione la ocurrencia del evento.

Diligencie el campo observaciones en el cual podrá registrar las aclaraciones y anotar en detalle su solicitud. (Puede digitar hasta 6,000 caracteres).

Notas:

En caso de fallecimiento de la madre copia de la licencia inicial de esta

En todos los casos, si el motivo de la incapacidad es un trauma o tratamiento de este, se debe diligenciar el cuestionario “Formato de Información Adicional para la definición del Origen Accidentes” el cual podrá descargar a través de la página Web mencionada en el comunicado

 Los tipos de documentos permitidos son pdf, gif, tif, png, jpg y jpeg

 El tamaño máximo por archivo es 4000 Kb

Al seleccionar el botón “Generar Solicitud” se obtiene la respuesta Se generó la solicitud con éxito y se genera un consecutivo de la transacción.

2.2 Generar nuevas radicaciones al mismo usuario

2.3 Generar solicitudes para otros usuarios

2.4 Adjuntar soportes faltantes a solicitud en trámite

Esta opción permite adjuntar soportes pendientes a solicitudes en trámite sin embargo tanto el Empleador como su colaborador pueden hacerlos llegar al Punto de Atención al Usuario (PAU) más cercano en forma presencial.

2.4.1 Trámite realizado por el Empleador

Para adjuntar soportes faltantes de solicitudes en trámite debe ingresar al sistema, digitar los datos del usuario (tipo de documento y número) y posteriormente, en la parte inferior de la ventana, se habilita el listado de las transacciones en tramite que tienen pendiente adjuntar algún soporte. Esta ventana identifica el número de la solicitud, el soporte faltante y la opción para buscar la ruta local desde donde se puede ajuntar el soporte.

2.4.2 Trámite Realizado por el Empleado

De igual forma el empleado puede adjuntar soportes faltantes de solicitudes en trámite de radicaciones que haya realizado él o su empleador ingresando a su cuenta de Portal Transaccional (Total Net) y registrando los datos del usuario (tipo de documento y número). Posteriormente, en la parte inferior de la ventana, se habilita el listado de las transacciones en trámite que tienen pendiente adjuntar algún soporte. Esta ventana identifica el número de la solicitud, el soporte faltante y la opción para buscar la ruta local desde donde se puede ajuntar el soporte.

2.5 Validación del Estado de la solicitudes

Para validar el Estado de las Prestaciones Económicas, seleccione el botón Estado de Solicitudes y se habilita el cuadro de resumen de todas las prestaciones de este usuario. Para regresar a la pantalla inicial presione Volver.

2.6 Consulta de Prestaciones.

Esta opción permite consultar el estado de las prestaciones autorizadas y pendientes de pago.

2.6.1 Prestaciones Autorizadas

Registre los criterios de la consulta teniendo en cuenta los campos solicitados: Fecha Inicial: Fecha de inicio del rango de fecha a consultar Fecha Final: Fecha final del rango de fecha a consultar

Ciudad: Campo opcional si se desea filtrar una ciudad determinada

Datos del cotizante: Campo opcional si se desea filtrar un empleado específico. Al registrar los criterios de la consulta seleccione el botón Generar

La consulta se genera en formato PDF y se habilita la ventana que permite abrir el archivo o guardar en una ruta determinada.

Si selecciona Guardar se habilita la ventana para ingresar la ruta donde desea almacenar localmente el archivo con el nombre deseado.

2.6.2 Prestaciones Pendientes de Pago

Registre los criterios de la consulta teniendo en cuenta los campos solicitados: Fecha Inicial: Fecha de inicio del rango de fecha a consultar Fecha Final: Fecha final del rango de fecha a consultar

Ciudad: Campo opcional si se desea filtrar una ciudad determinada

Datos del cotizante: Campo opcional si se desea filtrar un empleado específico. Al registrar los criterios de la consulta seleccione el botón Generar

La consulta se genera en formato PDF y se habilita la ventana que permite abrir el archivo o guardar en una ruta determinada.

Si selecciona Guardar se habilita la ventana para ingresar la ruta donde desea almacenar localmente el archivo con el nombre deseado.