GENERALES. Organización y Método Gerencia de Planeamiento y Desarrollo HISTORIAL DE VERSIONES. Versión Fecha Autores Resumen de Cambios

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Texto completo

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GENERALES

Fecha de

aprobación Organización FONAFE

Administrador

del Lineamiento Organización y Método – Gerencia de Planeamiento y Desarrollo

HISTORIALDEVERSIONES

Versión Fecha Autores Resumen de Cambios

1.0 06/2008 Gerencia de Administración y Finanzas Documento Inicial 2.0 20/10/2011 Alberto González Actualización

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LINEAMIENTO PARA EL ORDENAMIENTO DEL FILE DE PERSONAL Lineamiento Nº 011-2011/GAF-FONAFE

1. FINALIDAD

Implementar normas y procedimientos para la clasificación, actualización, ordenamiento y archivo de documentos de orden personal y laboral.

2. ALCANCE

Se aplicará a los Files personales de todos los colaboradores de FONAFE (contratados a plazo fijo e indeterminado y practicantes).

3. BASE LEGAL

Acuerdo de Directorio 007-2005/003-FONAFE – Precisión de los Poderes de la Dirección Ejecutiva de FONAFE.

4. DISPOSICIONES GENERALES

4.1. El File personal es un conjunto clasificado de documentos de orden personal y laboral de los colaboradores de FONAFE de carácter estrictamente reservado a los mismos que son archivados en carpetas individuales.

4.2. Características del File personal

a. Individual: A cada colaborador le corresponde un File Personal.

b. Reservado: Sólo tiene acceso al File personal el titular, el personal de Recursos Humanos responsable de su manejo y la autoridad competente (Director, Gerente, Jefe inmediato, Control Interno, Auditoría Externa u otra persona por disposición policial o judicial).

c. Registrable: Toda documentación pertinente al colaborador que ingrese al File personal es archivada secuencialmente según las divisiones establecidas.

d. Dinámico: Cuando el colaborador es reasignado, permutado o transferido a otra entidad pública en forma permanente una copia del File Personal se remite de oficio o a solicitud, a la referida entidad de destino en la cual el colaborador es desplazado.

4.3. Toda persona que acceda a un puesto de trabajo en FONAFE, está en la obligación de cumplir con proporcionar la información personal que se le requiera para contar con su historial actualizado en el File personal. Asimismo, todo documento relativo a la variación de la información proporcionada anteriormente, así como documentación nueva de interés para la empresa y/o el propio colaborador, deberá ser remitida al Área de Recursos Humanos a fin de mantener actualizado el File personal. De no comunicar los cambios, el colaborador, es el único responsable de trámites posteriores que el Área de Recursos Humanos tenga que ejecutar con datos no actualizados.

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4.4. Todo documento remitido en copia para su archivo en el File personal, deberá estar visado o autenticado por el colaborador, según sea el caso.

4.5. En el formato de la ficha personal se consignarán los datos del personal que labora en la entidad y será archivado en su File personal.

4.6. FONAFE conservará en su poder todos los Files, aún cuando el personal cese en sus labores, estando prohibido la devolución de cualquier documento que en ellos se haya archivado. Podrá alcanzarse una copia fedateada de los mismos a solicitud de los colaboradores.

4.7. El Área de Recursos Humanos verificará la veracidad de los datos consignados así como la documentación contenida en los Files personales.

4.8. Cada File personal estará debidamente rotulado con el nombre de cada colaborador en el lomo y será archivado en un ambiente seguro.

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

5.1. Estructura del File de Personal

5.1.1. División Nro. 1 DOCUMENTOS PERSONALES a. Ficha personal

b. Partida de nacimiento (opcional)

c. Documento Nacional de Identidad – DNI d. Certificado de antecedentes penales (opcional) e. Certificado de antecedentes policiales

f. Certificado de salud g. Curriculum vitae

h. Certificados de trabajos anteriores

i. Autogenerado expedido por ESSALUD (opcional) j. Cargo de recepción de fotocheck

k. Cargo de recepción del Reglamento Interno de Trabajo (RIT) l. Cargo de inducción inicial al cargo

m. Declaración jurada de domicilio

n. Declaración jurada de no tener impedimento para trabajar con el Estado. o. Declaración Jurada de no estar inmerso en nepotismo

p. Declaración Jurada de no ser deudor alimentario

q. Declaración Jurada de no haberse acogido a programas de renuncia con incentivo laboral, cese por causal de excedencia o sancionado por empresas del estado

r. Declaración Jurada de Tipo de Sangre s. Otros relacionados.

5.1.2. División Nro 2. DOCUMENTOS FAMILIARES Y DE SALUD a. Partida de matrimonio o certificado de convivencia

b. DNI de los hijos

c. Carta de afiliación a la EPS (de corresponder) d. Exámenes médicos realizados

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e. Declaración jurada de beneficiarios de Seguro Vida Ley con firma notarialmente legalizada

f. Otros relacionados

5.1.3. División Nro 3: DOCUMENTOS LABORALES a. Contrato de trabajo

b. Documentos de promoción, designación, encargatura, destaque, rotación, o reubicación.

c. Constancia de remuneraciones y descuentos (opcional) d. Carta de despido

e. Carta de renuncia f. Otros relacionados.

5.1.4. División Nro 4: REMUNERACIONES Y BENEFICIOS a. Retenciones judiciales

b. Bonificaciones

c. Documentos e informes de variación de condiciones contractuales, d. Solicitudes de beneficios

e. Liquidación de beneficios sociales f. Otros relacionados

5.1.5. División Nro 5: VACACIONES, LICENCIAS, PERMISOS. a. Convenio o solicitud de reducción de vacaciones

b. Convenio de acumulación de vacaciones c. Solicitud de licencias

d. Certificado médico por enfermedad (cuando corresponda) e. Justificación de inasistencias

f. Otros relacionados

5.1.6. División Nro 6: ESTUDIOS, CAPACITACION Y BECAS a. Certificados de estudios personales (opcional)

b. Copia del grado Académico de Bachiller, Título Profesional, Maestría y/o Doctorado, autenticado.

c. Constancia de habilitación (opcional)

d. Certificados de capacitaciones anteriores a su ingreso en FONAFE e. Certificados de capacitaciones financiadas por FONAFE

f. Convenios de capacitación g. Otros relacionados.

5.1.7. División Nro 7: EVALUACION DE DESEMPEÑO, MÉRITOS Y DEMÉRITOS a. Evaluaciones realizadas por FONAFE

b. Cartas, memorandos, quejas interpuestas c. Sanciones

d. Felicitaciones y agradecimientos e. Otros relacionados.

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5.2.1. El archivo de documentos en el File Personal es de responsabilidad exclusiva del Área de Recursos Humanos.

5.2.2. Los Files Personales se archivarán en gaveteros o estantes en orden alfabético, de tal manera que permita su rápida identificación y ubicación.

5.3. Prohibiciones

5.3.1. La información contenida en los Files es estrictamente confidencial, de interés exclusivo de FONAFE, por lo que está terminantemente prohibido su divulgación. 5.3.2. Está terminantemente prohibido extraer documentos o brindar información que obra en el File personal a terceras personas.

5.3.3. Es responsabilidad del colaborador alcanzar la documentación que requiera el Área de Recursos Humanos para el File personal.

5.3.4. En caso de falsedad comprobada de la información consignada por el propio colaborador, el Área de Recursos Humanos comunicará a la Gerencia de Administración y Finanzas y procederá el retiro inmediato del colaborador por falta grave.

5.3.5. Cualquier asunto no previsto requerido al presente Lineamiento será resuelto por la Gerencia de Administración y Finanzas.

6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

No aplica.

7. ANEXOS

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