07 8301

(1)

Iris Gabriela Cordón Calderón

Manual de Normas y Procedimientos para el Servicio y Apoyo al profesor SAE/SAP de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala

Asesora: Licda. Lubia Magali Guerra Sagastume

Universidad De San Carlos De Guatemala Facultad De Humanidades

(2)

Este informe fue presentado por la autora, como trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado previo a optar el grado de

Licenciada en Pedagogía y

(3)

ÍNDICE

Introducción

i-ii

CAPITULO I: DIAGNOSTICO 1

1.1 Datos generales de la institución 1

1.1.1 Nombre de la Institución 1

1.1.2 Tipo de Institución 1

1.1.3 Ubicación Geográfica 1

1.1.4 Visión 1

1.1.5 Misión 1

1.1.6 Políticas 2

1.1.7 Objetivos 2

1.1.8 Metas 3

1.1.9 Estructura Organizacional 3

1.1.10 Recursos (Financieros, humanos y físicos) 5 1.2 Técnicas utilizadas para realizar el diagnostico 5

1.3 Lista de carencias 6

1.4 Cuadro de análisis y priorización del problema 7 1.5 Diagnóstico de la institución beneficiara Datos

Generales de la Institución 8

1.5.1 Nombre de la institución 8

1.5.2 Tipo de Institución 8

1.5.3 Ubicación Geográfica 8

1.5.4 ión 8

(4)

1.5.8 Metas 10 1.5.9 Estructura Organizacional 10

1.5.10 Recursos 11

1.6 Lista de carencias 11

1.7 Cuadro de análisis y priorización de problemas 12 1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad 13

1.9 Problema seleccionado 15

1.10 Solución propuesta como viable y factible 15

CAPITULO II: PERFIL DEL PROYECTO 16

2.1 Aspectos generales 16

2.1.1 nombre del proyecto 16

2.1.2 Problema 16

2.1.3 Localización 16

2.1.4 Unidad ejecutora 16

2.1.5 Tipo de proyecto 16

2.2 Descripción del proyecto 17

2.3 Justificación 17

2.4 Objetivos del proyecto 17

2.4.1 Objetivo general 17

2.4.2 objetivos específicos 18

2.5 Metas 18

(5)

CAPÍTULO III: PROCESO DE EJECUCION DEL PROYECTO 22

3.1 Actividades y resultados 21

3.2 Productos y logros del proyecto 23

3.9.1 Manual 24

3.9.2 Registro fotográfico 65

CAPÍTULO IV: PROCESO DE EVALUACION 82

4.1 Evaluación del diagnóstico 82

4.2 Evaluación del perfil del proyecto 82 4.3 Evaluación de la ejecución del proyecto 83

4.4 Evaluación final 84

CONCLUSIONES 85

RECOMENDACIONES 86

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA 87

APENDICE 88

(6)

INTRODUCCION

Este informe es el resultado del Ejercicio Profesional Supervisado (EPS)

que se realizó en la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos

de Guatemala, el cual me permitió elaborar un Manual de Normas y

Procedimientos para la Coordinación de Servicio y Apoyo al Estudiante,

Servicio y Apoyo al Profesor(SAE/SAP).

El informe final consta de cuatro capítulos, que c que contiene los

resultados finales de cada etapa del proyecto.

El capítulo I, contiene el diagnóstico institucional, en el que se describen

todos los datos de la institución, información que fue muy importante para

la priorización del problema. Con la investigación del diagnóstico

institucional se obtuvo la problemática que afecta a la institución se enumeran los problemas priorizando “Desorganización de las actividades

administrativas de la Coordinación de SAE/SAP, y solución como viable y

factible la elaboración de un manual de normas y procedimientos

deSAE7SAP.

Capítulo II perfil del proyecto, en el que se describen datos generales del

proyecto el cual consiste en la descripción, justificación, objetivos, metas y

cronogramas de actividades a ejecutar y los recursos los cuales son muy

(7)

Capítulo III ejecución del proyecto, en esta etapa se lleva a la práctica

la realización de las actividades, resultados y logros obtenidos del

proyecto. También se incluye el documento Manual de Normas y

Procedimientos para el Servicio y Apoyo al Estudiante, Servicio y Apoyo

al Profesor (SAE/SAP), Facultad de Ingeniería de la universidad de San

Carlos de Guatemala.

Capítulo IV evaluación, se describe brevemente la forma en que fueron

evaluadas cada una de las actividades realizadas en base a lo planificado

(8)

DIAGNÓSTICO

1.1 Datos Generales de la Institución

1.1.1. Nombre de la Institución

Facultad de Ingeniería, Universidad de San Carlos de Guatemala

1.1.2. Tipo de Institución

Autónoma con personalidad jurídica, encargada de la Educación

Superior Estatal de Guatemala.

1.1.3. Ubicación Geográfica

Edificio T – 4, Facultad de Ingeniería, Ciudad Universitaria zona12.

1.1.4. Visión

“Somos una Institución académica con incidencia en la solución de la

problemática nacional, formando profesionales en las distintas áreas de la

Ingeniería, con sólidos conceptos científicos, tecnológicos, éticos y sociales,

fundamentados en la investigación y promoción de procesos innovadores orientados hacia la excelencia profesional.” (1-1)

1.1.5. Misión

“Formar profesionales en las distintas carreras la ingeniería que, a

(9)

1.1.6 Políticas Sin evidencia

1.1.7 Objetos

General

 Formar el recurso humano dentro del área técnico-científica que necesita el desarrollo de Guatemala dentro del ambiente físico, natural,

social, económico, antropológico y cultural del medio que lo rodea, para que pueda servir al país en forma eficiente y eficaz como profesional de

la ingeniería. (1-3)

Específicos

 Formar, adecuadamente, los recursos humanos dentro del área técnico-

científica que necesita el desarrollo de Guatemala, dentro del ambiente físico natural, social económico, antropológico y cultural del medio que

lo rodea, para que pueda servir al país eficiente y eficazmente como profesional de la Ingeniería.

 Proporcionar al estudiante de Ingeniería en los diferentes niveles académicos, las facilidades y oportunidades necesarias para que obtenga tanto la formación básica que le sirva de fundamento para

cualquier especialización técnico-científica, como conocimiento sobre tecnologías aplicadas al medio y, también, una mentalidad abierta a

cualquier cambio y adaptación futura.

 Proporcionar al estudiante la suficiente formación científica general, en el conocimiento y aplicaciones de las ciencias físico- matemáticas y en

tecnología moderna; en el sentido más amplio de la ingeniería, como la

(10)

 Proporcionar al estudiante experiencia práctica de las situaciones problemáticas que encontrará en el ejercicio de su profesión.

 Capacitar a los profesionales para su autoeducación, una vez egresen

de las aulas. (1-4)

1.1.8 Metas

 Utilizar métodos de enseñanza-aprendizaje que estén en consonancia

con el avance acelerado de la ciencia y la tecnología.

 Fomentar la investigación y el desarrollo de la tecnología y las ciencias.  Intensificar las relaciones con los sectores externos del país vinculados

con las diversas ramas de la Ingeniería, no sólo con el fin de conocer

mejor sus necesidades, sino para desarrollar una colaboración de

mutuo beneficio “Formar, adecuadamente los recursos humanos

dentro del área técnico-científica que necesita el desarrollo de

Guatemala, dentro del ambiente físico natural, social económico,

antropológico y cultural del medio que lo rodea, para que pueda servir

al país eficiente y eficazmente como profesional de la ingeniería.(1-5)

1.1.9. Estructura organizacional

DECANO: Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco

VOCAL I: Ing. Ángel Roberto Sic García

VOCAL II: Ing. Pablo Christian de León Rodríguez

VOCAL III: Ing. José Milton de León Bran

VOCAL IV: Br. Surger Andoni Ramírez VOCAL

(11)

.-e===-JUNTA DIRECTIVA

SECRETARIA ACADEMICA I

nga.Lesbia M agall Herren,López de López UNIDA D DE PLANIFICAC ION

Inga.Marcialvonne Veliz V argas

INFRAESTRUCTURA

Coordinador;Inga.M arcia Veliz lng. S <orgío P órACADEMICAez Rivera

Arqta.J onnyfor FernAndoz Inga.Alejandra Lópe.t

DIFUSION Y DIVULGACION

UNIDAD DE VINCULACIÓN Y

¡ ;>1 ,;>C' s e"!"ELECTU A L j

0 I

nga.Rossy Dubón

LAB O RA TO RIO D E CO M P U TO E S T UDIA NTIL

UNIDA D DE SE R VICIOS DE AP OY O A L ES TUDIA NTE Y

SERVICIO DE A P O YO AL PRO FES O R -SA E/S A

P-l

ng. Croc oncio Chan

FUNCIONES DOCENCIA E INVESTIGACION FUNCION EXTENSION Y SERVICIO FUNCION ADM INISTRATIVA

TESORERIA

UNIDAD DE EJE RCICIO PR O FES ION AL SUP ER VIS AD O

Coordinado r lng.SilvK) Rodrlgu=• - -

Caja:Lesbia Montufar

Presupuesto: VVilly Garcla

Inventario: Patty Chew

Suoldos: Lourdes López

Auxi iar Tesorerla 1:Andy Carrera

Auxi iar Tesorerla 11 :Mario Polanco

Encargado Bodega:Fredy Tamat

Auxiliar TesorerlaJCompras :Ooris Navas

LJVpartarnento deMato,nd,tica

l

ng.Arturo S arnayoa

Departam ento de Flsica

lng.Erick Jacobs

Social Humanlstica Técnica Complementaria

Arq_ Alborto Ortiz O ulrnica General

Dra. Casta Zecol'la

BIB LIOTE CA lng.Maurldo Castillo C ontouX•

L.C ars Chiroy

Sra.Ana Lusa Andrino Reyes

ES C U ELA DE ING E NIE RIA EN CIE NCIAS Y SISTE MA S

Director:In . Marlon P érez Turk

l

ngen oria en Ciencias y Sistem as

INFO RMA CION A L ESTU DIA NTE Ofi,;- na 217

lng. Hugo Hurnerto Rivera

LINGUISTICA Licda.Rosarneia Gonz ález

(12)

1.1.10 Recursos

 Financieros: La facultad de ingeniería cuenta con una asignación presupuestaria de acuerdo al plan operativo anual que depende de la

asignación constitucional dada a la universidad de San Carlos de

Guatemala, como unidad académica, así como por proyectos autofinanciables por fondos privativos.

 Humanos: la facultad de ingeniería cuenta con personal operativo, administrativo y profesional capacitado y con experiencia en sus ámbitos de competencia.

 Físico: la facultad cuenta con una infraestructura de edificaciones de uso educativo, laboratorios, centros de investigación, centro de documentación, equipos de cómputo y mobiliario que responde a las

necesidades y demandas de la facultad, con un total de 149 salones y oficinas.

1.2 Técnicas utilizadas para realizar el diagnóstico

Entre las técnicas utilizadas para la realización del diagnóstico

institucional son las siguientes:

 La observación: Se observaron las instalaciones de la Facultad de Ingeniaría de la Universidad de San Carlos de Guatemala, utilice como instrumento la lista de cotejo.

 La Entrevista: Se entrevistó a las autoridades de la Facultad de Ingeniería, se utilizó como instrumento el cuestionario.

(13)

1.3 Lista de carencias

 No existe un manual de normas y procedimientos en la coordinación administrativa de Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) Guatemala-Korea.

 Computadoras en mal estado.

 Poca participación de docentes a capacitaciones y talleres de técnicas didácticas que la facultad organiza.

 No hay interés de parte de estudiantes y docentes a asistir a

actividades culturales, sociales y deportivas que la facultad organiza.

 Falta de personal de seguridad en los alrededores de la facultad.

 Pocas cámaras de seguridad en los edificios de la Facultad de Ingeniería.

 No existen programas de ubicación en redes sociales.

 Falta de información a los estudiantes acerca de los servicios que presta la Facultad de Ingeniería.

 Poco interés de estudiantes auxiliares en asistir a talleres de didáctica impartidos en la coordinación de SAE/SAP.

(14)

PROBLEMAS FACTORES QUE LO PRODUCEN

SOLUCIONES

Desorganización de

las actividades

administrativas de la

coordinación de

Servicio y Apoyo al

Estudiante y Servicio y

Apoyo al Profesor de

la Facultad de

Ingeniería (SAE/SAP)

No existe manual de

normas y

procedimientos en la

coordinación de

SAE /SAP.

Computadoras en mal

estado.

Realizar un manual de

normas de

procedimiento.

Crear un taller de

mantenimiento y

reparación de

computadoras.

Desinformación a

estudiantes

Falta de información a

los estudiantes acerca

de los servicios que

presta la facultad de

Ingeniería.

No existen programas

de ubicación en redes

sociales.

Crear campañas de

vinculación e

información.

Crear un programa de

redes sociales

Inseguridad Falta de personal de

seguridad en los

alrededores de la

facultad.

Pocas cámaras

de seguridad.

Contratar personal de

seguridad.

Instalar cámaras de

seguridad en los

alrededores de la

(15)

1.5 Diagnóstico de la Institución beneficiada

Datos Generales de la Institución

1.5.1 Nombre de la Institución

Unidad de Servicio y Apoyo al estudiante y Servicio y Apoyo al

Profesor (SAE/SAP), Facultad de Ingeniería de la universidad de

San Carlos de Guatemala.

1.5.2 Tipo de Institución

La Unidad de Servicio de Apoyo al Estudiante y Servicio de Apoyo

al Profesor (SAE/SAP). Se considera una institución mediana,

considerando la cantidad de personal que laboran.

1.5.3 Ubicación Geográfica

Oficina salón 205 SAE/SAP segundo nivel edificio T–3, Facultad

de Ingeniería, Ciudad Universitaria, zona 12.

1.5.4 Visión

Lucharemos por ser la mejor opción de trabajo en equipo. Ofrecer

nuestros servicios en forma auto sostenible con la convicción que de ello

depende el futuro del SAE/SAP y la posibilidad de brindar nuestros servicios

en forma competitiva. (2-1)

1.5.5 Misión

(16)

total y otras áreas que coadyuven en forma integral al mejoramiento de su

actividad docente/estudiantil, dentro de la Facultad de Ingeniería y con

proyección a la Universidad de San Carlos de Guatemala y al país en

(17)

1.5.6 Políticas

Sin evidencia

1.5.7 Objetivos

Sin evidencia

1.5.8 Metas

Sin evidencia

(18)

1.5.10 Recursos

 Financieros: Se han generado fondos por servicios prestados a: Profesores, Estudiantes, Sector gubernamental (ONG’s), No gubernamental (ONG’s) y Sector productivo, siendo Un buen ejemplo a seguir dentro de la Universidad.

 Humanos: La coordinación cuenta con el siguiente personal: Dos (2) empleados administrativos, secretaria y coordinador, diecinueve (19) operativos 13 auxiliares, 3 profesores interino y 3 profesores titulares.

 Físicos: Considerando que SAE/SAP tiene a su cargo administración de siete (7) laboratorios, que totalizan 195 computadoras, un salón Korea de audiovisuales y la plaza- Korea.

1.6 Lista de carencias

 Falta de manual de normas y procedimiento en la coordinación de SAE/SAP.

 Computadoras en mal estado

 Poco mantenimiento a las computadoras de los laboratorios de SAE/SAP.

 Falta de personal permanente en la coordinación de SAE/SAP.

 Poco personal de seguridad en las instalaciones de los laboratorios de SAE/ SAP.

(19)

 Computadoras en mal estado

 Falta de financiamiento

1.7 Cuadro de análisis y priorización de problemas

PROBLEMAS FACTORES QUE LO

PRODUCEN

SOLUCIONES

Desorganización de

las actividades

administrativas de la

coordinación de

SAE/SAP

No existe manual de

normas y

procedimientos en la

coordinación de

SAE/SAP

Computadoras en mal

estado

Realizar un manual de

normas y

procedimientos para la

coordinación de

SAE/SAP

Crear un taller de

mantenimiento y

reparación de

computadoras para los

laboratorios de

SAE/SAP

Presupuesto Falta de personal

permanente en la

coordinación de

SAE/SAP.

Poco personal de

seguridad en las

instalaciones de los

Creación de plazas

Contratar personal de

(20)

1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad

Opciones de solución

Opción # 1 Realizar un manual de normas y procedimientos de SAE/SAP

Opción # 2 Crear un taller de mantenimiento y reparación de computadoras

No Indicadores Opción 1 Opción 2

Si No Si No

Financiero

1 ¿Se cuenta con suficientes recursos

financieros?

x x

2 ¿Se cuenta con financiamiento externo? X x

3 ¿El proyecto se ejecutara con recursos

propios?

x x

4 ¿Se cuenta con fondos extras para

imprevistos?

X x

Administrativo _ legal

5 ¿Se tiene la autorización de las

autoridades para realizar el proyecto?

X x

6 ¿Existe leyes que amparen la ejecución del

proyecto?

X x

Técnico

7 ¿Se tiene las instalaciones adecuadas para

el proyecto?

X x

8 ¿Se tiene bien definida la cobertura del

proyecto?

(21)

10 ¿Se tiene la tecnología apropiada para el Proyecto?

X x

11 ¿El tiempo programado es suficiente para

Ejecutar el proyecto?

X x

12 ¿Se han definido claramente las metas? X x

Mercado

13 ¿El proyecto satisface las necesidades de

Los usuarios?

X x

14 ¿Facilita las necesidades de los docentes? X x

15 ¿Se cuenta con el personal capacitado? X x

Político

16 ¿La institución será responsable del

proyecto?

X x

17 ¿El proyecto es de vital importancia para la

institución?

X x

Cultural

18 ¿El proyecto impulsa la equidad de

género?

X x

Social

19 ¿El proyecto genera conflictos entre los

grupos sociales?

x x

20 ¿El proyecto beneficia a la mayoría de la

población?

X x

(22)

1.9 Problema seleccionado

Para poder llegar al consenso del problema real que necesita resolver la

Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se

platicó con las autoridades y llegaron a la conclusión que hace falta un manual

de normas y procedimientos para el servicio y apoyo al estudiante, servicio y

apoyo al profesor(SAE/SAP).

El problema que se encontró fue la Desorganización de las actividades

administrativas de la coordinación de los laboratorios de computación por la

falta de normativos y procedimientos en Servicio y Apoyo al Estudiante y

Servicio y Apoyo al Profesor, (SAE/SAP).

1.10 Solución propuesta como viable y factible.

Redactar un manual de normas y procedimientos de la coordinación de

Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) de la

(23)

CAPÍTULO II

PERFIL DEL PROYECTO

2.1 Aspectos Generales

2.1.1 Nombre del proyecto

Manual de Normas y Procedimientos para el Servicio y Apoyo al Estudiante, servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP), de la Facultad de Ingeniería, Universidad de San Carlos de Guatemala.

2.1.2 Problema

Desorganización de las actividades administrativa de la coordinación de

Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP)

2.1.3 Localización

Oficinas salón 205 segundo nivel edificio T-3, Facultad de

Ingeniería, Ciudad Universitaria zona 12, de la Ciudad de Guatemala

2.1.4 Unidad ejecutora

Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de

Guatemala

Facultad de Ingeniería, Universidad de San Carlos de Guatemala

(24)

2.2 Descripción del Proyecto

Es un proyecto que tiene énfasis en implementar Normas y

Procedimientos para la buena administración de los laboratorios de computación,

y brindar apoyo a los estudiantes y docentes de la facultad de Ingeniería, y de

otras dependencias y unidades académicas de la Universidad así como,

organizaciones e instituciones nacionales y extranjeras en general.

Con este manual se pretende mejorar las capacidades y las buenas

prácticas para dar una buena administración y funcionamiento a las instalaciones

de Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor, (SAE/SAP)

GUATEMALA-KOREA de la Facultad de Ingeniería, Universidad de San Carlos

de Guatemala.

2.3 Justificación

Este proyecto se justifica debido a que actualmente la coordinación de

SAE/SAP GUATEMALA-KOREA no cuenta con un manual de normas y

procedimientos que regulen el buen uso y gestión de los laboratorios de

computación SAE/SAP GUATEMALA-KOREA

2.4 Objetivos del Proyecto

2.4.1 Objetivo General

(25)

2.4.2 Objetivos específicos

 Elaborar manual de normas y procedimientos para la Coordinación de Servicio y Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP), de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de

Guatemala.

 Analizar y evaluar los procedimientos del funcionamiento actual de los laboratorios de computación de la Facultad de Ingeniería.

2.5 Metas

 Realizar 2 talleres para la sociabilización del manual de Normas y procedimientos de la coordinación de Servicio y Apoyo al Estudiante y

Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) ante las autoridades competentes

de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

 Imprimir 4 ejemplares del Manual de Normas y procedimiento de la coordinación de Servicio de apoyo al Estudiante y Servicio de Apoyo al

Profesor (SAE/SAP), de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San

(26)

2.6 Beneficiarios

La población beneficiada serán los estudiantes y profesores usuarios de

los laboratorios de La coordinación de Servicio de apoyo al Estudiante y Servicio

de Apoyo al Profesor (SAE/SAP), de la Facultad de Ingeniería de la Universidad

de San Carlos de Guatemala

2.7 Fuente de financiamiento y Presupuesto

El costo general del Manual de Normas y Procedimientos de SAE=SAP de

la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala, quede

a cargo de la Facultad de Ingeniería ellos costearan la impresión del mismo.

Presupuesto.

No. Producto Total gastado

1 Hojas de papel Q 200.00

2 Tinta Q 300.00

3 Internet Q 500.00

4 Impresión del manual Q 200.00

5 Combustible Q 800.00

6 Gastos varios Q 500.00

(27)

2-8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto

NO. Actividades _MARZO

2017 ABRIL ₂₀₁₇ MAY _O 1 Identificación del área a

Trabajar

2 Analizar los

procedimientos actuales del uso de los laboratorios de SAE/SAP

3 Buscar apoyo de las autoridades para la elaboración del manual 4 Revisión de las normas y

procedimientos

de l manual con el jefe de la 5 Desarrollo del manual de

las normas de SAE/SAP. 6 Finalización del manual

7 Capacitación a los encargados de laboratorio de servicio y apoyo al estudiante y profesor de SAE/SAP.

8 Entrega del manual a la Unidad de Planificación y a la Coordinación de SAE/SAP.

(28)

2.9 Recursos Humanos

 Estudiante de EPS de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

 Coordinador de SAE/SAP

 Secretaria

 9 auxiliares

Materiales

 Útiles de oficina

 Vehículo

(29)

CAPÍTULO III

PROCESO DE EJECUCION DEL PROYECTO

3.1 Actividades y Resultados

No Actividades para la ejecución del proyecto

Resultados Alcanzados

1 Identificación del área a trabajar

Reconocimiento del área de

trabajo por parte de la

especialista

2 Analizar los procedimientos actuales del uso de los laboratorios de SAE/SAP

Se analizó los procesos

actuales del uso de los

laboratorios de SAE/SAP

3 Buscar apoyo de las autoridades para la elaboración del manual.

Se logró el apoyo de las

autoridades correspondientes

4 Revisión de las normas y procedimientos del manual con el jefe de la coordinación de SAE/SAP.

Se obtuvo un dialogo con el

jefe de la coordinación de

SAE/SAP para la revisión de

las normas y procedimientos

del manual

5 Desarrollo del manual de las normas de SAE/SAP.

Se elaboraron las normas y

procedimientos del manual de

SAE/SAP.

6 Finalización del manual Impresión del manual para su revisión

7 Capacitación a los

encargados de laboratorio de servicio y apoyo al

estudiante y profesor de SAE/SAP.

Se llevó a cabo la inducción

acerca del manual para su

(30)

3.2 Productos y Logros del Proyecto

Productos Logros

Manual de normas y procedimientos

para el Servicio y Apoyo al

Estudiante y Servicio y Apoyo al

Profesor (SAE/SAP), de la Facultad

de Ingeniería de la Universidad de

San Carlos de Guatemala.

Los encargados de los laboratorios

cuentan con un manual de normas y

procedimientos para el buen uso de

los mismos.

El manual se dará a conocer

después de la autorización de la

Dirección de Desarrollo

Organizacional (DDO) Universidad

(31)

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Manual de normas y procedimientos para el Servicio y

Apoyo al Estudiante, Servicio y Apoyo al Profesor

SAE/SAP, Facultad de Ingeniería de la Universidad de

San Carlos de Guatemala

Aprobado por:

(32)

DIRECTORIO

Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco Decano

Ing. Ángel Roberto Sic García Vocal I

Ing. Pablo Christian de León Rodríguez Vocal II Inga. José Milton de León Bran

Vocal III

Br. Suger Antoni Ramírez Vocal IV

Br. Oscar Humberto Galicia Núñez Vocal V

Inga. Lesbia Magali Herrera López Secretaria

Herman Igor Veliz Linares Coordinador SAE/SAP

Elaboración

Iris Gabriela Cordón Calderón Carné: 200251995

Tel. 4701-7371

Oficinas SAE/SAP segundo Nivel edificio T-3,Facultad de Ingeniería, ciudad universitaria zona 12.

(33)

ÍNDICE

Contenido Página

I. Introducción 1

II. Autorización 2

III. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos 5

IV. Normas de Aplicación General 5

V. Disposiciones Legales 5

VI. Procedimientos de la unidad académica SAE/SAP 4

2.1 Registro de tutores 7

2.2 Registro de secretaría 10

2.3 Registro de salón 13

2.4 Registro de horario para tutores 16

2.5 Registro de horario para cursos 19

2.6 Registro de catálogos 22

2.7 Registro de curso en catálogos 25

2.8 Registro de estudiante 28

2.9 Gestionar notas 31

3. Préstamo del salón 205 34

(34)

I INTRODUCCIÓN

La Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos de Guatemala tiene dentro de sus objetivos, brindar el apoyo y servicio a todo aquel estudiante, o profesional que quiera estar en contacto con la tecnología, y a la vez adquirir conocimientos sobre paquetes de software, que hoy en día son indispensables para desenvolverse dentro del trabajo laboral. Es por ello que la unidad académica SAE/SAP, es la encargada de facilidad equipo, herramientas y espacios físicos para llevar a cabo el propósito.

El presente trabajo es un Manual de Normas y Procedimientos de la unidad académica de Servicio y Apoyo al Estudiantes (SAE) y de Servicio y Apoyo al Profesor (SAP) de la Facultad de Ingeniería existen varios Departamentos y Escuelas que tienen como fin contribuir al desarrollo integral de los estudiantes de Ingeniería dividiéndose y enfocándose en cada área respectiva a todas las carreras que se imparten, por lo tanto es una herramienta que permite dar a conocer el funcionamiento interno referente a descripción de tareas, ubicación y puestos responsables para que se pueda tener una disponibilidad más eficiente dentro de cada área.

Este manual ayuda a que el trabajador no sea sobrecargado en sus tareas asignadas y a que desempeñe una mejor labor, por lo tanto es muy importante dar seguimiento y hacer una buena distribución de tareas entre los trabajadores.

También es necesario que toda organización disponga de documentos que puedan determinar el funcionamiento de cada departamento, facilitando así el trabajo del recurso humano, además de conocer sus documentos es

(35)

(36)

(37)

(38)

III. Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos

a) Contar con un documento de control interno que contenga los procedimientos que se llevan a cabo en la unidad académica de Servicio y Apoyo al Estudiante /Servicio y Apoyo a l Profesor SAE/SAP.

b) Servir de guía para la realización de las actividades y servicios que brinda la unidad académica SAE/SAP

c) Determinar y diagramar los procesos que se realizan en la unidad académica SAE/SAP.

IV. Normas de Aplicación General

a. El presente manual es aplicable para el personal que labora en la unidad académica SAE/SAP

b. Será responsabilidad de la coordinación de área revisar y actualizar los procedimientos periódicamente.

c. El presente manual será una herramienta de inducción al momento de contratar nuevo personal.

V. Disposiciones Legales

Desde octubre de 1997 la unidad de Servicio de Apoyo al Estudiante y Servicio y Apoyo al Profesor (SAE/SAP) con el aval de Junta Directiva de la Facultad de Ingeniería y posteriormente del Consejo Superior Universitario, ha venido ejecutando el presente proyecto de prestación de servicios de capacitación en el área de informática con el objetivo primordial de fortalecer a esta unidad y generar recursos para su sostenibilidad.

En julio de 2006 se consideró ideal el poder retomar el presente proyecto aprovechando la infraestructura legal que la misma Universidad pone a

(39)

Procedimientos de la Unidad Académica SAE/SAP

Título o denominación

1. Préstamo gratuito de equipo.

Objetivos específicos del procedimiento

a. Identificar los pasos a seguir para poder asegurar el buen servicio al estudiante, y profesional que necesite utilizar el equipo

b. Brindar de forma fácil y rápida a todo aquel que necesite, estar en contacto con el internet o software que se utiliza en las diferentes carreras de la Facultad de Ingeniería.

Normas específicas

a) El estudiante y/o profesional, debe tener actualizado sucarnépara poder ingresar a las instalaciones.

b) Si no tiene actualizado su carné, el único documento que se acepta es el DPI.

c) Es indispensable que el estudiante y/o profesional deje sus pertenencias en los estantes ubicados en la entrada.

(40)

Descripción del procedimiento

Nombre de la unidad: SAE/SAP

Título del procedimiento: préstamo gratuito de equipo

Hoja No. 1 de 1 No. De formas: 0

Inicia: Termina:

Unidad Puesto Responsable Paso No.

Actividad

SAE/SAP

Encargado de la plaza

1. Inicia y loquea las máquinas:

 Enciende las máquinas

 Ingresa el usuario: Korea

 Ingresa el password: a1

 Ingresa el código del programa que controla el préstamo de las

máquinas: 0000

 Ingresa los números, con una horade tiempo de préstamo.

Estudiante 2. Estudiante llega a solicitar el equipo

 El estudiante presenta su carné, para ello debe tener revalidado su carné del año en curso, o Documento Único de Identificación DPI

 Si hay equipo disponibles el encargado de la plaza proporciona su numero

 Si no, el estudiante o profesional decide esperar o no.

Encargado de plaza 3. Le proporciona número que le servirá al estudiante o profesional el ingreso al equipo de cómputo.

 Si el estudiante lleva pertenecías, ubica en el casillero su número y lo coloca ahí.

 Si no lleva, puede ingresar directamente.

Estudiante 4. Habiendo cumplido su tiempo, el estudiante

llega por su identificación con el encargado de la plaza, y si fuera el caso, recoge sus pertenencias en los casilleros.

(41)

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS NOMBRE DE LA UNIDAD: SAE/SAP TITULO DEL PROCEDIMIENTO: PRESTAMO GRATUITO DE EQUIPO

ENCARGADO DE LA ESTUDIANTE Y/O PROFESIONAL

PLAZA

INICIO

El encargado inicia, y logea las maquinas

El estudiante llega a la plaza a solicitar

quipo

¿Hay equipo Disponible?

Se le proporciona el número, que le servirá para ingresar

a la maquina

El estudiante

presenta un

documento de identificación

El estudiante espera, a que se desocupe una si gusta

¿Ingresan con bolsones? Colocan sus cosas,

en los espacios con el número correspondiente

FASE

Ingresan, a la Plaza a

utilizar equipo.

Habiendo terminado, regresa por su identificación, presentando el

(42)

Título o Denominación

1) Impartir cursos a estudiantes y/o profesionales 2.1) Registro de tutores

1. Establecer los horarios cursos a tutores. 2. Realizar un registro de tutores por semestre. 3. Ingresar al sistema para actualizar sus datos.

1. Los estudiantes y/o tutores, deben tener actualizado su carné para poder ingresar a las instalaciones.

2. Si no tiene actualizado su carné, presentar su DPI.

3. Los estudiantes y/o tutores deben dejar sus mochilas en los

archiveros al momento de ingresar a los salones de los laboratorios.

4. No se permite el ingreso de alimentos o bebidas.

(43)

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: Registro de tutores

Inicia: Termina:

Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad

SAE/SAP

Administrador 1 Registrar

 Registra a tutores al sistema

Administrador 2 Enviar:

 Envía información sobre credencial

Tutor 3 Ingresar

 Ingresar al sistema para actualizar el perfil

Tutor 4 Crear

(44)

Diagrama de Flujo

FACULTAD DE INGENIERIA

NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA: SAE/SAP

TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE TUTORES

ADMINISTRADOR TUTOR

INICIO

REGISTRAR USUARIOS CON REGISTRO DE TUTOR

PARA EL SISTEMA

INGRESAR AL SISTEMA

ACTUALIZAR EL PERFIL

CREAR CONTRASEÑA

SEGURA

Fin ENVIAR

INFORMACION SOBRE CREDENCIAL

(45)

Manual de Normas y Procedimientos

SAE/SAP

2.2. Registro de secretaría

1. Registrar a usuarios en el sistema con permiso de secretaría.

2. Ingresar al sistema para actualizar el perfil

Normas Específicas

1. Estar actualizado en la base de datos de los laboratorios.

(46)

SAE/SAP

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: Registro de secretaria

Inicia: Termina:

SAE/SAP

Administrador 1 Registrar

 Registrar usuarios con permiso de secretaria

Administrador 2 Enviar

 Enviar información sobre credenciales

Secretaria 3 Ingreso

 Ingresar al sistema

 Actualizar perfil

Secretaria 4 Crear

(47)

SAE/SAP

Diagrama de Flujo

TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE SECRETARIA

ADMINISTRADOR SECRETARIA, DEPARTAMENTO

INICIO

INGRESAR AL REGISTRAR

USUARIOS CON PERMISO SECRETARIAL PARA

EL SISTEMA

ENVIAR INFORMACION CON

CREDENCIALES SISTEMA

ACTUALIZAR PERFIL

CREAR CONTRASEÑA

SEGURA

(48)

SAE/SAP

2.3) Registro de salones

Objetivos específicos del procedimiento

1. Crear en el sistema un registro de salones

2. Revisar periódicamente en el sistema los salones ocupados y des ocupados

Normas Específicas

1. El encargado de los laboratorios deben supervisar los salones de los

laboratorios habilitados.

(49)

SAE/SAP

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: Registro de salones

Inicia: Termina:

Unidad Puesto Responsable

Paso No. Actividad

SAE/SAP

Administrador 1  Definir información sobre los salones

Administrador 2  Establecer el cupo de

(50)

SAE/SAP

Diagrama de Flujo

TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE SALONES

ADMINISTRADOR

INICIO

DEFINIR INFORMACION DE

SALONES

FIN ESTABLECER

CUPO DE SALONES MINUCIOSAMENT

(51)

SAE/SAP

2.4) Registro de horario para tutores

1. Elaborar un horario para los tutores cada inicio de semestre

2. Verificar en el sistema que no se traslape ningún curso para los tutores.

 Los tutores deben de identificarse al ingresar a los laboratorios

(52)

SAE/SAP

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: Registro de horario para tutores

Inicia: Termina:

SAE/SAP

Administrador 1  Consultar nombramiento

 Ingresar al sistema.

Secretaria 2  Definir fechas laborales para

cada tutor (inicio fin)

 Definir horario por semana

Secretaria 3  Notificar a secretaria académica

Secretaria 4  Imprimir actas oficiales de cada tutor

(53)

SAE/SAP

Diagrama de Flujo

ADMINIST SECRETARIA

INICIO

CONSULTAR

INGRESAR AL

SISTEMA DEFINIR FECHAS

CADA TUTOR (inicio y fin)

DEFINIR HORARIO POR SEMANA

NOTIFICAR A

IMPRIMIR/ DESCAGAR

ACTAS OFICIALES DE LABORES POR SEMANA DE CADA TUTOR

ARCHIVAR ACTAS

(54)

SAE/SAP

2.5) Registro de horarios para cursos

1. Elaborar un registro de los horarios para cada curso con sección y ciclo

 No deberá existir traslape en los cursos.

 Respetar la capacidad máxima de cada salón

 Definir el tutor capacitada para cada curso

(55)

SAE/SAP

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: Registro de horarios para cursos

Inicia: Termina:

Unidad Puesto Responsable Paso

No.

Actividad

SAE/SAP

Administrador/ Secretaria

1  Verificar planificación

 Registrar cursos con sección

 Definir fechas

2  Si son válidas las fechas

 Definir salones asados en la capacidad

Administrador / Secretaria

3  Si la capacidad de salones es apta

 Definir profesor

 Establecer horarios validos

4  Si el tutor está capacitado para impartir el curso

(56)

SAE/SAP

Diagrama de Flujo

TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE HORARIOS PARA CURSOS

ADMINISTRADOR/SECRETARIA INICIO VERIFICAR PLANIFICACION REGISTRAR CURSOS CON SECCION Y CICLO

SEGÚN LOS CREADOS CATALOGOS

DEFINIR FECHAS DE CURSO

SON VALIDAS DEFINIR SALON LA DEFINIR

LAS BASADO EN LA CAPACIDAD PR_SO_IFESOR NO NO

FECHAS CAPACIDAD DE SALON ES

NO SI APTA NO

NO ¿HORARIOS

VALIDOS?

SI

EL TUTOR ESTA CAPACITADO PARA IMPARTIR EL CURSO

(57)

SAE/SAP

2.6) Registro de catálogos

1. Crear un catálogo de los salones

2. establecer minuciosamente la capacidad de cada salón

(58)

SAE/SAP

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: Registro de catálogos

Inicia: Termina:

SAE/SAP

Administrador 1  Definir información de salones

Administrador 2  Establecer el cupo minucioso

de cada salón

(59)

SAE/SAP

Diagrama de Flujo

TITULO DEL PROCEDIMIENTO:REGISTRO DE CATALOGO

ADMINISTRADOR

INICIO

DEFINIR INFORMACION

DE SALONES

ESTABLECER CUPO DE SALONES MINUCIOSAMENTE

(60)

SAE/SAP

2.7 Registro de curso en catálogo

1. Registrar los cursos en catálogo 2. Definir información de cupo por salón

Normas específicas.

 Seleccionar catálogo de curso y definir institución

 Verificar minuciosamente el cupo de salones por curso

(61)

SAE/SAP

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: Registro de curso en catálogo

Inicia: Termina:

SAE/SAP

Administrador 1  Seleccionar catálogo

(62)

SAE/SAP

Diagrama de Flujo

NOMBRE DE LA UNIDAD ACADEMICA:SAE/SAP

TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CURSOS EN CATALOGO

ADMINISTRADOR

INICIO

SELECCIONAR CATALOGOS

DEFINIRINSTITUCION, SECCIÔN, CUPOYAÑO

(63)

SAE/SAP

2.7) Registro de estudiante

1. Informar a los estudiantes de actualizar sus datos al sistema 2. crear una base de datos de actualización

 Mantener un registro de estudiantes actualizado cada año

(64)

SAE/SAP

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: Registro de estudiante

Inicia: Termina:

SAE/SAP

Administrador 1  Registrar a estudiantes

administrador 2  Enviar información de credenciales

Estudiante 3  Ingresar al sistema

 Actualizar perfil

(65)

SAE/SAP

E V

SO E

NOMBRE DE LA UNIDAD: SAE/SAP

TITULO DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ESTUDIANTES

ADMINISTRADOR

ICIO

E S

EST ST IOS CO

SOS DE TES EL S STE

ES S STE

L

FIL

C E CO T SE

SE

(66)

SAE/SAP

2.8) Gestionar notas

1. Listar los cursos por búsqueda para seleccionar un curso

2. Modificar nota de curso seleccionado

 EL Administrador ingresa y modifica notas

(67)

SAE/SAP

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: Gestionar notas

Inicia: Termina:

SAE/SAP

administrador 1  Listar cursos por búsqueda

 Seleccionar curso

Administrador 2  Modificar notas

 Iniciar modificación

 Ingresar notas

 Modificar

Administrador 3  Seleccionar el curso

 Imprimir el acta

(68)

SAE/SAP

Diagrama de Flujo

GESTIONAR NOTAS, REFERENCIA

TITULO DEL PROCEDIMIENTO: GESTIONAR NOTAS

ADMINISTRADOR SISTEMA

1

INICIO IMPRIMIR

ACTA

IMPRIMIR ACTA CON NOMBRE

ACTA_OFICIAL.PDF

FIN

LISTAR CURSOS POR BUSQUEDA

SELECCIONAR 1

CURSO MODIFICAR NOTAS INICIAR MODIFICACIONES INGRESAR NOTAS IMPRIME ACTA MODIFICADA CON NOMBRE ACTA_OFICIAL.PDF MODIFICAR

(69)

SAE/SAP

Título o denominación

3 . Autorización de préstamo del salón 205

 Recibir solicitudes de los interesados del préstamo del salón.

 Brindar apoyo a los tutores o conferencistas de forma ordenada

 Dar seguimiento a las solicitudes

 Solicitar el salón como mínimo con 20 días de anticipación

 Revisar disponibilidad de fechas y horarios

 Dar respuesta inmediata a la carta

 Llenar y devolver carta de compromiso

(70)

SAE/SAP

Descripción del procedimiento

Título del procedimiento: autorización de préstamo del salón205

Inicia: Termina:

Unidad Puesto

Responsable Paso No. Actividad SAE/SAP Auxiliar 1

 Recibe carta de solicitud

 Revisa si existe disponibilidad si no está

disponible rechaza la solicitud y si está disponible traslada solicitud

Encargado

2

 Recibe solicitud

 Revisa y agenda la fecha de autorización

 Traslada la carta

Auxiliar

3

 Recibe autorización, revisa instalaciones y entrega

Grupo

Solicitante 4

 Recibe carta de aceptación

 Llena y devuelve carta de compromiso

Auxiliar

5

 Supervisa el evento

 Revisa instalaciones al final del evento y da visto bueno

(71)

Manual de Normas y Procedimientos SAE/SAP AUXILIAR LLENA Y DEVUELVE CARTA DE COMPROMISO TRASLADA LA CARTA RECIBE AUTORIZACIO N, REVISA INSTALACIONE S Y ENTRE GA INICIO

RECIBE CARTA DE SOLICITUD Y

CONFIRMA

DISPONIBILIDA _{DE ACEPTACION}RECIBE CARTA

¿EXISTE DISPONI BILIDAD

NO SI RECIBE

SOLICITUD RECHAZA SOLICITUD E INDICA LOS MOTIVOS TRASLADA S LICITUD

REVISA Y AGENDA LA

FECHA DE

SUPERVISAR EL EVENTO Y REVISA INSTALACIONES AL FINAL DEL EVENTO, Y

DA VISTO BUENO

ACTUALIZA BASE DE DATOS Y

(72)

SAE/SAP

(73)

SAE/SAP

(74)

SAE/SAP

(75)

SAE/SAP

(76)

SAE/SAP

1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Desde octubre de 1997 la unidad de Servicio de apoyo al

Estudiante y Servicio de Apoyo al Profesor (SAE/SAP) con el aval de Junta directiva de la Facultad de Ingeniería y posteriormente del

Consejo Superior Universitario, ha venido ejecutando el presente proyecto de prestación de servicios de capacitación en el área de

informática con el objetivo primordial de fortalecer a esta unidad y

generar recursos para su sostenibilidad. Este proyecto ha permitido

también contribuir a apoyar de manera significativa la actividad

académica que se ha prestado a usuarios clasificados de la siguiente

manera:

 Usuario TIPO A:

Estudiantes, catedráticos, investigadores y personal

administrativo de la Facultad de Ingeniería.

 Usuario TIPO B:

Estudiantes, catedráticos, investigadores y personal administrativo

de otras facultades.

 Usuario TIPO C:

Sector externo a la USAC:

 Organismos Gubernamentales

(77)

SAE/SAP

En julio de 2006, después de evaluar lo actuado y analizar las fortalezas y debilidades de los procedimientos utilizados a la fecha, se consideró ideal el poder retomar, el presente proyecto e iniciar acciones que permitan darle mejor eficiencia a los servicios que el SAE/SAP ofrece,

Aprovechando la infraestructura legal que la misma Universidad pone a disposición de las unidades académicas.

Descripción De La Organización:

Considerando que el SAE/SAP tiene a su cargo la administración de 9 laboratorios, que totalizan 195 computadoras y se requiere la presencia de personal de atención en esos laboratorios, se hace necesario crear una estructura que permita atender las necesidades de atención y capacitación de los usuarios.

PERSONAL AUXILIAR (SECRETARIAS)

Son las personas encargadas de atender a los estudiantes, información de cursos, inscripciones de cursos, estadísticas de los cursos y atención al público en general, atención de plaza-korea, además de atender los trámites administrativos propios del departamento.

(78)

SAE/SAP

SERVICIO DE APOYO TECNICO Y ATENCION ALPÚBLICO

Son los responsables de la atención de laboratorios, y apoyo a los docentes que utilizan las instalaciones del SAE/SAP, además deberán atender la plaza-korea.

DOCENTES

Son los catedráticos que imparten clases directas que corresponden al pensum de estudios de las diversas carreras que ofrece la facultad de Ingeniería. Entre ellos podemos mencionar, programación 1, programación 2, y programación comercial, por citar ejemplos únicamente.

Los Cursos que se imparten en SAE/SAP buscan apoyar a otras unidades de la facultad de Ingeniería y de otros programas, dentro de la oferta formativa que tenemos están los siguientes:

2.3.1 Windows XP 2.3.2 Microsoft Word 2.3.3 Microsoft Excel

2.3.4 Microsoft Power Point 2.3.5 Internet

2.3.6 Microsoft Access 2.3.7 Microsoft Project 2.3.8 Microsoft Visio 2.3.9 Win QSB 2.3.10 Photoshop

2.3.11 Autocad Para Dibujo Técnico Mecánico 2.3.12 Autocad Para Técnica Complementaria 2.3.13 Autocad para Topografía 1

2.3.14 Autocad para Topografía 2

2.3.15 Land (Dibujo Computarizado para Vías Terrestres) 2.3.16 CSI Sap 2000 (Para Análisis Estructural 1)

2.3.17 CSI Etabs (Para Diseño Estructural)

(79)

SAE/SAP

I. Calidad Educativa

Actualmente la calidad de los cursos que imparte el SAE/SAP cuentan con personal que tiene experiencia en los cursos que imparte, y puede avalar el contenido de los cursos, se fundamenta en que los instructores y catedráticos son personas responsables y que conocen el tema.

Dentro de los criterios de calidad que se promueven en SAE/SAP para los catedráticos que forman parte del grupo docente están los siguientes:

 Dominio de la disciplina que enseña.

 Habilidad para organizar el contenido y presentarlo en forma clara, lógica e imaginativa.

 Conocimiento de las herramientas actuales

 Habilidad para relacionar sus conocimientos con otras áreas de ingeniería.

 Habilidad para promover y ampliar el interés del estudiante en el curso.

 Habilidad para desarrollar y utilizar métodos y estrategias adecuados, incluyendo el uso de la tecnología educativa disponible.

 Disponibilidad y eficacia en la orientación académica del estudiante.

 Posesión de los atributos de integridad, honestidad y objetividad en la enseñanza.

(80)

SAE/SAP

 Como parte adicional dentro de los planes a corto plazo, se están buscando los medios para que se realice un programa de certificación de instructores mediante las entidades que avalan estas certificaciones.

II. Ventajas Que Ofrecemos

El estudiante o profesor universitario no necesita movilizarse a otras zonas de la cuidad para poder recibir este tipo de cursos lo que le beneficia en cuanto a costos ya que los precios que tenemos son de los más bajos en el mercado de capacitación en las áreas que atendemos.

Se cuenta con el apoyo de nuestras instalaciones para laboratorios de cómputo para cursos de las diferentes escuelas de la facultad de Ingeniería apoyando en los procesos de infraestructura para los procesos de acreditaciones de programas que se están desarrollando como parte de la calidad académica que nos ha distinguido en los últimos tiempos.

0 OFICINAS SAE/SAP segundo nivel edificio T-3, facultad de Ingeniería, ciudad universitaria zona 12.

Guatemala C.A. código postal 01012 Teléfono (502)

2418-9113

(81)

SAE/SAP

NORMATIVO PARA USO Y SOLICITUD DE SERVICIOS DE

SAE SAP

Como parte de los servicios que SAE-SAP presta, se ha contemplado el normativo tanto para los participantes que usan las instalaciones así como para la solicitud de los servicios que se prestan para actividades de otras escuelas o dependencias de la facultad o fuera de ella. Esto con el fin de brindar la mejor atención para satisfacción de los usuarios de la unidad.

SOLICITUD DE SALONES

Para el uso de las instalaciones de SAE-SAP se deberá considerar lo siguiente:

1. entregar en la oficina administrativa de SAE-SAP, la solicitud original acompañada de una copia para su recepción, con la persona encargada de programación de salones o con la secretaria en horario de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 16:00, y de 18:00 a 20:00 horas de lunes a viernes.

2. la solicitud de salones deberá entregarse por lo menos con 20 días de anticipación a la fecha de inicio de la actividad a programar.

3. al recibir la solicitud se verificará en el sistema si las fechas solicitadas están disponibles en la programación de salones para hacer la reserva respectiva.

4. al verificar disponibilidad se procede a reservar las fechas y se le firma la copia de la solicitud indicando que fueron reservadas las fechas y con los datos de la persona que lleva la solicitud y de quien la procesa en SAESAP.

5. si no se tienen todas las fechas disponibles se le darán opciones al solicitante para poder realizar la actividad que se requiere.

(82)

SAE/SAP

7. para confirmar fechas con cambios por espacio disponible en las instalaciones al momento de entregar la carta de solicitud se verificará la disponibilidad para la reserva y se dará un tiempo de espera de la respuesta por parte de los interesados de un día hábil para confirmarla en forma definitiva por escrito y garantizar la programación del espacio.

8. la solicitud original se queda en archivo para respaldo de la programación, y consulta posterior de los interesados y de SAE SAP.

9. Cualquier cambio por parte de los solicitantes deberá hacerse saber en las oficinas de SAE SAP con anticipación ya que no nos hacemos responsables de disponibilidad de salones por cambios a último momento.

10. antes de iniciar la actividad programada en las fechas indicadas deberán solicitar en la oficina administrativa de SAE SAP que les abran las puertas de los laboratorios a utilizar y al finalizar deberán dar el aviso respectivo para que se cierren las instalaciones.

11. durante el tiempo que se utilicen los salones y del aviso para el cierre de los mismos son responsables del buen uso y resguardo de las instalaciones y del equipo las personas que lo hayan solicitado y los estén utilizando.

12. cuando la actividad sea en días no laborales se dejará el nombre de la persona responsable de la actividad y ésta deberá pedir con los señores agentes que les abran las instalaciones siendo responsables DE LAS INSTALACIONES DURANTE EL TIEMPO QUE PERMANEZCAN EN ELLAS DEBIENDO VERIFICAR QUE QUEDEN CERRADAS AL TERMINAR LA ACTIVIDAD PROGRAMADA siempre y cuando no haya personal de SAE SAP encargados PARA HACERLO. 13. Cuando los solicitantes del uso de los salones necesiten instalar

(83)

SAE/SAP

NORMATIVO PARA USUARIOS DE INSTALACIONES DE SAE-SAP

Para uso de las instalaciones por parte de usuarios se deberán considerar los siguientes aspectos:

1. No se permitirá el ingreso de bolsones, mochilas, maletines, ni alimentos.

2. No se permite ingerir bebidas o alimentos dentro de las instalaciones de SAE- SAP.

3. Antes de ingresar en las instalaciones de los laboratorios de LCE o de la plaza KOREA, deberán dejar SUS PERTENENCIAS PERSONALES en los lockers ubicados en la entrada a los laboratorios delLCE.

4. Al momento de solicitar el locker deberán entregar una identificación la que se devolverá al momento que regresar la llave del locker asignado.

5. el tiempo de uso del locker es de un máximo de dos horas, debiendo renovar su uso en donde le fue asignado.

6. para ingresar a las instalaciones de la plaza Korea se le entregará junto con la llave del locker una tarjeta de ingreso la que entregará en el mostrador para su registro y acceder a nuestros servicios. 7. se podrá ingresar libros, y objetos necesarios para la actividad que

vaya a desarrollar en los laboratorios el usuario, para poder mantener en buenas condiciones los equipos y las instalaciones. 8. Queda prohibido que los usuarios traten de reparar o cambiar

la configuración de la máquina asignada debiendo reportar cualquier problema con las personas ubicadas en las áreas de atención en los ingresos de los laboratorios de LCE y de la plaza KOREA, para brindarles asistencia en su uso.

9. no se pueden mover de su lugar los equipos y mobiliarios dentro de los laboratorios, ni modificar el sistema de cableado o de UPS instalados, así como cañoneras y pantallas, salvo que esto lo realicen los encargados de mantenimiento de SAE-SAP.

10. Si el usuario necesita ingresar equipo deberá solicitar la revisión del mismo a los encargados de SAE-SAP en mostradores de ingreso para que lo identifiquen y pueda usarlo dentro de las instalaciones, debiendo revisarse al salir del lugar.

El presente normativo tiene como fin, facilitar y ordenar el uso de las instalaciones de SAE-SAP para el beneficio de los usuarios, así como preservar en mejores condiciones las instalaciones y

(84)

SAE/SAP

GUIA DE PROTOCOLO PARA EVENTOS

DE CAPACITACIÓN SAE-SAP

INTRODUCCION

Como parte del procedimiento de actividades que se programan en los salones de SAE-SAP, se proporciona una guía del procedimiento para la realización de capacitaciones ya sea con expositores externos o internos de la facultad de INGENIERIA, para facilitar la organización de dichos eventos y lograr alcanzar el éxito deseado.

GUIA BASICA PARA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Los pasos recomendados para lograr una buena organización y logística son los siguientes:

1. planificar el tema de capacitación a impartir

2. contactar al expositor y pedirle su currículo para poder hacer la introducción al momento de iniciar la capacitación y para promover el evento.

3. establecer los horarios en los que el expositor puede impartir el tema para programar el evento y publicitarlo.

4. pedirle al expositor los materiales, equipos y mobiliario que necesitará para desarrollar el contenido y la cantidad de personas que se pueden manejar dependiendo de las dinámicas que utilizará.

5. elaborar la publicidad del evento, incluyendo fechas, horarios, lugar de realización, contenido, hoja de vida del expositor, y requisitos de los participantes y fechas para confirmar asistencias y cupo de asistentes. 6. solicitar los salones a usar en la actividad con 15 días hábiles

mínimo a SAE- SAP para poder reservar y no tener inconvenientes de falta de espacio por hacerlo de último momento, y reservarlo en función de las necesidades que dé el expositor para el desarrollo del tema. 7. cinco días hábiles antes del evento, verificar la reservación del salón, de

los equipos, software y materiales que se necesitarán para que se tengan listos antes de la fecha de inicio.

8. tres días antes, reconfirmar con el expositor las condiciones que necesitará para impartir el evento, que sepa qué condiciones se le van a proporcionar en el salón reservado para que se prepare con anticipación y reconfirme su participación