POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS 1. INTRODUCCIÓN
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentario, IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S, identificada con NIT 830.058.677-7, con domicilio principal en la ciudad de COTA- Cundinamarca, Oficina No. C 13 del Parque Industrial Terminal Terrestre De Carga De Bogotá ubicado en la Autopista Medellín Km 3.0 del Municipio de Cota Vía Siberia Cundinamarca, se permite presentarle sus políticas para el tratamiento de Datos de sus clientes.
Datos de contacto
E-mail: [email protected] Teléfono: 3693000
Dirección: Oficina No. C 13 del Parque Industrial Terminal Terrestre De Carga De Bogotá ubicado en la Autopista Medellín Km 3.0 del Municipio de Cota Vía Siberia Cundinamarca.
2. ALCANCE.
Este manual aplica todos los funcionarios que gestionan el tratamiento de todas las bases de datos que almacene y manipule, IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. Así como, nuestros proveedores y clientes que hayan dado el consentimiento para el manejo de sus datos.
3. DEFINICIONES.
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos que sea objeto de tratamiento;
DATOS: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: funcionario de IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S que, realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento;
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS.
PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular;
PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: EL tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o el responsable del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
5. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS
IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S, garantiza que la información contenida en sus bases de datos será clara, exacta,
actualizada, y confiable. Salvaguardando la seguridad y confidencialidad de la información.
La manipulación y tratamiento de la información será recopilada y administrada de acuerdo a la política de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos y los protocolos de seguridad de la información a fin de impedir su adulteración, perdida o uso fraudulento.
Todas las bases de datos de IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S, serán administradas únicamente por el DataBase Adminitrator
“DBA”, quién definirá las políticas y controles técnicos necesarios de las bases de datos de la compañía, a fin de asegurar la confiabilidad, confidencialidad, recuperación y seguridad de los datos.
El DBA salvaguarda y estandariza los procedimientos de operación de los datos, mas no ejerce tratamiento sobre ellos.
6. CONTENIDO DEL MANUAL
6.1. OBJETO DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS. La recolección, uso, circulación y supresión de los datos deberá limitarse a aquellos datos que son pertinentes y adecuados para el desarrollo del objeto social. Durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justifican su tratamiento. Esta información es empleada para:
Comunicaciones directas o a través de terceros de actividades de mercadeo y publicidad de nuestros servicios actuales y futuros.
Mejoramiento de nuestros servicios de telecomunicaciones y atención al usuario.
Gestión de cartera, recaudo y aviso de suspensiones de servicios.
Cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Transmitir ofertas y promociones de nuestros servicios de telecomunicaciones.
Mantener una eficiente y óptima comunicación como usuarios de nuestros servicios de telecomunicaciones.
Cualquier otra comunicación que se genere para el cumplimiento de nuestro objeto social.
6.2.DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS: Como titular de los datos, por ministerio de la ley usted, tiene entre otros los siguientes derechos: conocer, actualizar, rectificar, solicitar la eliminación de sus datos cuando así lo considere, ser informado acerca de la finalidad y uso de los mismos y presentar recursos de reclamación.
6.3.ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS. Las peticiones, realizadas por los titulares de datos deberán ser dirigidas a: Dirección: Oficina No. C 13 del Parque Industrial Terminal Terrestre De Carga De Bogotá ubicado en la Autopista Medellín Km 3.0 del Municipio de Cota Vía Siberia Cundinamarca. Teléfono: 3693000, Extensión: 1655. Correo electrónico: [email protected]
6.4.PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE RECOLECCIÓN DE DATOS Se debe tramitar la autorización y consentimiento por parte de clientes, proveedores y aliados del uso y tratamiento de sus datos, garantizando su veracidad y preservación, para su posterior consulta. La recolección de los datos se tramita mediante el diligenciamiento y firma de las autorizaciones contenidas en el contrato de prestación de servicios de telecomunicaciones. IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. maneja 3 tipos de cliente contacto:
Contacto Financiero: Es la persona que se le va enviar las notificaciones de facturación, Suspensión y cartera.
Contacto Directo: Es la persona a quien se le ofrecen los diferentes planes y servicios
Contacto técnico: Es la persona a quien se le notificara en caso de mantenimientos o fallas en el servicio.
Una vez el cliente firma las autorizaciones contenidas en el contrato se considera como autorizado el tratamiento de sus datos (ver anexo 1 y Anexo 2).
6.5. PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO DE DATOS Toda la información de clientes y proveedores se encuentra alojada en el sistema de información “Quore CRM”; para el ingreso se debe contar con permisos de acceso que se asignan, por parte de nuestra área de procesos al funcionario según el rol que desempeña dentro de la compañía. Quore CRM cuenta con una auditoria al sistema la cual permite identificar los tratamientos a los que han sido sometidos los datos.
6.6. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, Y/O ELIMINACIÓN DE DATOS. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos de los titulares de datos deberá hacerse por escrito, físico o correo electrónico [email protected]. Deberá contener como mínimo la siguiente información:
Nombre del titular de los datos
Petición de actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión de los datos.
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
En caso de que la petición y/o los documentos que la soportan se encuentren incompletos, IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. informará al cliente que durante los próximos 5 días hábiles siguientes a la notificación deberá complementar la información. Transcurridos dos meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud.
Una vez recibida la petición IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. tiene 15 días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud para responder a la misma. Si no fuere posible dar respuesta durante los 15 días hábiles deberá comunicársele al cliente las razones por las cuales el procedimiento está retrasado y la nueva fecha para responder la solicitud que en ningún caso podrá exceder los 5 días demás.
La respuesta que se da al cliente será por escrito, físico o correo electrónico. A la dirección de notificación indicada por el cliente. 7. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
La base de datos que manipule IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. tendrá vigencia mientras subsista la relación comercial entre las partes y cinco (5) años posteriores.
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
ANEXO 1
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Autorizo expresamente a IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S, sociedad identificada con NIT 83005867-7, domiciliada en el municipio de Cota – Cundinamarca, para que almacene, actualice o circule, los datos suministrados con ocasión a la ejecución de nuestras relaciones comerciales, los cuales serán usados para los siguientes propósitos:
Comunicaciones directas o a través de terceros de actividades de mercadeo y publicidad de nuestros servicios actuales y
futuros.
Mejoramiento de nuestros servicios de telecomunicaciones y atención al usuario.
Gestión de cartera, recaudo y aviso de suspensiones de servicios.
Cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Transmitir ofertas y promociones de nuestros servicios de telecomunicaciones.
Mantener una eficiente y óptima comunicación como usuarios de nuestros servicios de telecomunicaciones.
Cualquier otra comunicación que se genere para el cumplimiento de nuestro objeto social.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios, IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S ha establecido Política de Datos Personales establecida en el manual interno de Políticas y Procesamientos sobre el Tratamiento de Datos Personales, publicada en www.ifxnetworks.com con el fin que en cualquier momento, pueda ejercer los derechos establecidos en estas normas y particularmente modificar y/o revocar la autorización prestada o solicitar la supresión parcial o definitiva de los datos suministrados.
ANEXO 2
AUTORIZACION PARA CONSULTA Y REPORTE A CENTRALES DE INFORMACIÓN COMERCIAL
Autorizo de manera irrevocable a IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. en adelante IFX a consultar, reportar, procesar, solicitar y divulgar a las centrales de riesgo que administren bases de datos, la información sobre el comportamiento financiero de la(s) obligación(es) que el CONTRATISTA adquiera para con IFX.
Lo anterior implica que IFX podrá reportar el incumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratante, a las centrales de riesgo en las que se consigna de manera completa todos los datos referentes a su actual y pasado comportamiento frente al sector de los servicios públicos y al financiero. La información reportada permanecerá en las base de datos de la central de información autorizada por la ley, durante el tiempo que la ley o la jurisprudencia establezca de acuerdo al momento y condiciones en que se efectúe el pago de las obligaciones.
Autorizo a las centrales de riesgo a suministrar a IFX la información que haya sido proporcionada, para que este en capacidad de adelantar las verificaciones que sean requeridas.
En todo caso el contratante deberá dar a IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. información precisa y completa con el fin de mantener actualizados sus datos, y deberá notificar a IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S. a más tardar dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes de cualquier cambio en esta información.
