PROCEDIMIENTO DE SEL ECCIÓN DE PERSONAL P ARA CURSOS DE CAPACITACI ON DE 20 HORAS O MÁS.

(1)

1. OBJETIVO

Determinar las necesidades reales de capacitación de las diferentes Direcciones de la Municipalidad para un buen proceso de selección de personal a capacitar, contratando al mejor organismo capacitador dentro de los parámetros requeridos por la Institución, revisando el presupuesto asignado para esta Unidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a:

2.1 D

EPARTAMENTO DE

C

APACITACIÓN

2.2 D

IRECCIÓN DE

R

ECURSOS

H

UMANOS

2.3 D

IRECCIÓN DE

A

DMINISTRACIÓN Y

F

INANZAS

2.4 D

IRECCIÓN

S

ECRETARIA

M

UNICIPAL

2.5 A

DMINISTRADORA

M

UNICIPAL

3. RESPONSABILIDADES

3.1 J

EFA

D

EPARTAMENTO DE

C

APACITACIÓN

3.2 D

E LA

A

UTORIZACIÓN AL CURSO

- Director de Recursos Humanos

3.3 D

E LA SELECCIÓN DEL PERSONAL E

I

NSTITUTO

C

APACITADOR - Jefa del departamento de Capacitación

3.4 D

E LA ELABORACIÓN DEL

D

ECRETO

A

LCALDICIO

,

NOTIFICACIONES Y DESPACHOS DE ESTOS

(2)

4. RECURSOS

4.1 S

ECRETARÍA DEL

D

EPARTAMENTO

,

ENCARGADA DE LA REALIZACIÓN DEL

D

ECRETO

A

LCALDICIO

,

MEMORÁNDUM

,

NOTIFICACIONES

.

4.2 J

EFA DE

C

APACITACIÓN

4.3 D

IRECCIÓN DE

R

ECURSOS

H

UMANOS

4.4 I

NFRAESTRUCTURA

(

C

OMPUTADOR

,

S

OFWARE

,

ARTÍCULOS DE OFICINA

,

OFICINA

)

5. ACTIVIDADES

5.1 Se recibe el cuestionario de detección de necesidades de todas las unidades, confeccionado por el Departamento de Capacitación anualmente, a través del memorando respectivo dirigido a la Directora de Recursos Humanos, recepcionado por la Secretaria de esta Dirección.

5.2 La Secretaria de la dirección de RRHH ingresa y entrega el cuestionario a la Directora.

5.3 La Directora revisa y analiza el documento, derivándolo a la Jefa del departamento de Capacitación.

5.4 La Jefa de Capacitación recibe el documento y revisa el presupuesto municipal, en el caso de que este sea favorable para la realización del curso, se procede a dar aviso a la unidad solicitante y a seleccionar el personal a capacitar.

5.5 La Jefa de Capacitación realiza la solicitud de pedido subiéndola al portal Chilecompra, describiendo en ella, las características del curso a realizar, cantidad de participante, ubicación del lugar donde se realizará el curso y costo de este.

5.6 La Directora de RRHH realiza la revisión y aprobación de la solicitud de pedido ingresada por la Jefa del Departamento y es enviada a la Dirección de Administración y finanzas.

5.7 La Dirección de Administración efectúa la revisión y aprobación de la solicitud de pedido al igual que Administración municipal.

5.8 Una vez que ha sido aprobada la solicitud en el portal, por todas las unidades responsables de la I. Municipalidad de Pudahuel, la Jefa de Capacitación envía los antecedentes respectivos a la Secretaria del Departamento de capacitación para su tramitación inmediata.

(3)

5.9 La secretaria del Departamento de Capacitación, efectúa el memorando al Director de la unidad que presentó la ficha necesidades de capacitación, informando la participación al curso del personal a su cargo adjuntando notificaciones para los funcionarios, en la que indica día, hora y lugar a realizar dicha capacitación, posteriormente se realiza el Decreto alcaldicio, el cual autoriza la participación y realización del curso, indicando además los pagos a los organismos capacitadotes, viáticos en el caso que corresponda. Finalmente realizados todos los trámites mencionados, se procede a archivar todas las copias de los documentos realizados.

6. FLUJOGRAMA

6.1 P

ROCESO DE

C

APACITACIÓN

QUIEN CON QUE

Jefa de Capacitacion Antecedentes del Personal digitalizado, (escalafon, fichas de selección, etc.) Computador ENTRADAS SALIDAS Postulantes Selección del Personal Candidatos COMO CONTROLES

Procedimientos de Selección Verificación de vacantes para el curso Resoluciones internas Controlar Presupuesto para el curso Estatuto Administrativo DESECHOS

Antecedentes personales

(4)

6.2 F

LUJOGRAMA DEL

P

ROCEDIMIENTO 5.1 5.2 5.3 5.4 5.3 5.4 a No 5.4 b Si 5.4 c 5.5 5.6 5.7 5.7 a No Sí 5.9 5.8 5.9 a

Secretaria de Capacitación Otras Unidades Dirección Solicitante Secretaria Dirección Directora RRHH Jefa de Capacitación

Ficha detección de necesidades de

capacitación

Ingresa y entrega Ficha a la unidad

Recibe ficha de detección de necesidades de

capacitacón

Revisa si hay presupuesto. Aviso a la unidad que no

hay presupuesto disponible Selecciona personal a capacitar Solicitud de Pedido Revisión y aprobación de sol. de pedido Revisión y Aprobación :por . Finanzas, Adm Municipal/Alcaldía Solicitud aprobada? Envío de antecedentes a ls Secretaría del departamento. Memo al Director. Notificaciones. Inscripción. Decreto Alcaldicio. Archivo Revisión y aprobación de Ficha de deteccion. Deriva a Jefa de Capacitación Aviso a la unidad de particicpación a curso.

Aviso a la unidad que la solicitud nofue aprobada

(5)

7. REGISTROS

7.1 R

EGISTROS

U

TILIZADOS

.

7.1.1 Libro de Registros de Correspondencia 7.1.2 Bitácora

7.1.3 Decreto Alcaldicio Autorizando Curso de capacitación y participación de funcionarios. 7.1.4 Base de datos con capacitaciones efectuadas durante el año.

7.1.5 Solicitud de pedido. 7.1.6 Facturas

8. ANEXOS

Anexo 1 “Decreto de Autorización”

Anexo 2 “Confección de un Memorándum” Anexo 3 “Notificación al Interesado” Anexo 4 “Ficha Detección de Necesidades”

8.1 A

NEXO

1

EJEMPLO DECRETO TIPO

DECRETO ALCALDICIO DE AUTORIZACION

DECRETO Nº: XXX FECHA: DD/MM/AAAA LA ALCALDIA DECRETO HOY

VISTOS:

a) Programa de Capacitación año 2009.

b) Memo Nº 545 del Director de Control de fecha 14/05/09. c) Solicitud de pedido Nº 345 del 29/05/09.

d) Decreto Alcaldicio Nº 025 letra h), de fecha 03/01/2000, que delega firmas y funciones en la Directora Jurídica.

e) Lo establecido en la Ley Nº 18.883/89, Estatuto Administrativo.

Y TENIENDO PRESENTE:

Las facultades que me confiere la Ley Nº 18.695/92 Constitucional de Municipalidades.

DECRETO:

1) AUTORÍZASE, al funcionario Jaime Ulloa Cifuentes, Directivo, Grado 8, para la participación en Curso Gestión de Control, impartido por la pontifica Universidad Católica de Chile, a realizarse los días 10 y 11 de Junio del presente año, en horario de 10:00 a 18:00, en la casa central, ubicada en Alameda Nº 231.

(6)

2) PÁGUESE, a la Pontificia Universidad Católica de Chile, la suma de 550.000.-, los que serán cancelados a través de la Tesorería Municipal, previa presentación de Boleta o Factura y certificación de la Directora (s) de Recursos Humanos. IMPÚTESE, al Subtítulo 22, Item 11, Asignación 002001.

3) CONSÍGNASE, en hoja de vida que existe en el Departamento de Personal, la asistencia del participante señalado en el presente decreto, a la actividad de capacitación, previa presentación del certificado o diploma al Departamento de Capacitación

4) CONTÉMPLESE, pago de locomoción la suma de $ 1.520.- y colación la suma de $ 5.000.- a través de caja chica asignada al Depto. de Capacitación.

POR ORDEN DEL SEÑOR ALCALDE ANÓTESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE

CLAUDIA SABAL AWAD

DIRECTORA JURIDICA CAMILO RUIZ LAULIE

SECRETARIO MUNICIPAL

MAS/MCOF/agt. Distribución: - Alcaldía

- Secretaría Municipal

- Dirección de Adm. y Finanzas

- Depto. Contabilidad

- Contraloría Municipal

- Of. de Partes e Informaciones

- Dirección de Recursos Humanos

(7)

8.2 A

NEXO

2

EJEMPLO MEMORANDUM TIPO

REPUBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE PUDAHUEL DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE CAPACITACION

MEMORANDUM :___________/ ANT.: Programa de capacitación 2009

MAT.: Participación a Curso de capacitación que se señala.

PUDAHUEL,

DE: DIRECTORA (S) DE RECURSOS HUMANOS

A: ALCALDE

Se informa a usted, que se ha consignado la participación del funcionario Señor: JAIME Ulloa Cifuentes, a un curso de capacitación denominado “ Control de Gestión” para los días 10 y 11 de junio del presente año, en horario de 10:00 a 18:00, en la casa central, ubicada en Alameda Nº 231.

Sin otro particular, saluda atentamente a usted,

MONICA ARANDA SOTO

DIRECTORA (S) DE RECURSOS HUMANOS

MCO/agt. Distribución:

- Alcaldía

- Dirección de Recursos Humanos - Depto. de Capacitación

(8)

8.3 A

NEXO

3

EJEMPLO NOTIFICACION TIPO

REPUBLICA DE CHILE I. MUNICIPALIDAD DE PUDAHUEL

DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE CAPACITACION

N O T I F I C A C I O N

SEÑOR (A) ……….. PRESENTE:

Informo a usted, que se ha consignado su participación al Curso de Control de Gestión, para los días 10 y 11 de junio del presente año, en horario de 10:00 a 18:00, en la casa central de la pontificia Universidad de Chile, ubicada en Alameda Nº 231.

Saluda muy atentamente a usted,

MARIA CECILIA ORELLANA FLORES JEFA DEL DEPTO. DE CAPACITACION

agt.

(9)

8.4 A

NEXO

4

EJEMPLO

F

ICHA DE DETECCIÓPN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Nombre persona que contesta la encuesta

Función o cargo dentro del Municipio

Área laboral a que pertenece (Depto., Unidad, etc., es decir la unidad menor en que se ubica el cargo)

a) Principales tareas que debe desempeñar. (No más de cuatro) 1

2

3

4

b) Señale la(s) principal(es) debilidad(es) en materia de conocimientos, habilidades, destrezas o actitudes que usted considera tener para un mejor desempeño en cada una de las tareas claves mencionadas en el punto anterior.

P

ROFUNDIDAD

Avanzado Medio Básico

Para Tarea 1 Para Tarea 2 Para Tarea 3 Para Tarea 4  e, si la adquiriese o la

(10)

c) de cada área estratégica.

c) Señale otra(s) habilidad(es), conocimiento(s), destreza(s) o actitudes que, si la adquiriese o la profundizara, le ayudaría a mejorar la calidad, rapidez, precisión, etc., en la resolución de los temas de cada área estratégica.

d) Si existiera la posibilidad de realizar capacitación más específica, usted le interesa desarrollar para fortalecer sus propias competen cias laborales (Por favor, indique el nivel de profundid ad que le interesa).

d) Si existiera la posibilidad de realizar capacitación más específica, señale que temas a usted le interesa desarrollar para fortalecer su s propias competencias laboral es (Por favor, indique el nivel de profundidad que le interesa).

e) Señale en qué temas usted considera que se debe fortalecer la capacitación al interior de la Municipalidad (no mencione nombres de personas, sólo temas o contenidos de capacitación)

f) En el espacio siguiente, por favor indique todo otro comentario que estime oportuno dejar expresado respecto de brechas de capacitación en su área o en toda la institución..