MANUAL MODULO ADMINISTRATIVO Y/O PRESUPUESTAL INICIO FORMAL DE PROYECTOS INSCRITOS

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MANUAL

MODULO ADMINISTRATIVO Y/O PRESUPUESTAL

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU CONTENIDO

1. INICIO FORMAL DE PROYECTOS EN EL SIIU

1.1 CARACTERÍSTICAS DE LA SOLICITUD 1.2 REQUISITOS

1.3 USUARIOS QUE INTERVIENEN

1.4 PROCESO DE EJECUCIÓN DEL TRÁMITE 1.5 VERIFICACIÓN

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU 1. INICIO FORMAL DE PROYECTO

1.1 CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL

Éste manual se ha elaborado con el fin de ayudar y capacitar a las personas que participaron en las Convocatorias Programáticas de la Vicerrectoría de Investigación de la Universidad de Antioquia, las cuales se han llevado a cabo en el Sistema de Información para la Investigación – SIIU, en estado de implementación. Dado lo anterior se aclara que éste manual no hace parte de la normativa universitaria y solamente se utiliza como un paso a pasó de solicitudes en el SIIU.

1.2 REQUISITOS PARA EL INICIO FORMAL

- Para hacer el Inicio Formal de un proyecto, es necesario tener el proyecto en estado “Aprobado”.

- El Centro es el único usuario autorizado para hacer el inicio formal del proyecto. - Se debe tener en cuenta que los participantes que ingresaron en el proyecto son

las personas que deberán firmar el Acta, si alguno de ellos ya no hará parte del proyecto se debe hacer un cambio de investigador antes de hacer el Inicio del proyecto.

- Si algún participante no puede firmar el acta, se debe adjuntar un oficio o correo donde el participante argumente que acepta la participación en el proyecto y el cumplimiento de los compromisos.

- Deben tener a la mano el porcentaje de participación y beneficios de cada uno de los participantes

- La información de los participantes designados como NN en el proyecto (Si realmente van a participar).

- La presencia del investigador principal del proyecto es importante o por lo menos de la persona que quedará encargada del proyecto.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU 1.3 USUARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

Usuario Administrador Centro: Jefe Centro de Investigación.

1.4 PROCESO DE EJECUCIÓN DEL TRÁMITE Lo primero que se debe hacer es:

- Autenticarse en el portal de la Universidad de Antioquia como Jefe de Centro - Ingresar a Aplicaciones, Elegir

- En el menú:

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Se elige el Centro Administrativo del proyecto y la convocatoria (si la hay) ó el proceso

de aprobación (en caso de proyectos inscritos) y se da clic en buscar.

Ahora vamos a configurar el presupuesto del proyecto, lo que indica que le vamos a asignar el centro de costo por el cual moverá su presupuesto.

Nota: Si el proyecto sólo tiene aporte de recursos en especie no se requiere configurar el presupuesto.

Al ejecutar la búsqueda el sistema le mostrará los proyectos para los cuales está habilitado configurar el presupuesto.

Clic para Seleccionar

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Se elige el proyecto al cual se le hará la configuración del presupuesto y damos clic en

Eliges el centro de costo con que manejará el proyecto su presupuesto. Clic en guardar y Salir.

Para iniciar el INICIO FORMAL, en el menú Trámites Administrativos Seguimiento Proyectos

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Se elige el Centro de investigación y para filtrar la busqueda se puede porner el código del proyecto y/o el estado “Aprobado” y le damos clic en

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU La búsqueda arrojará los proyectos que tiene el Centro a su cargo y de acuerdo el estado se puede determinar a cuáles se les puede hacer inicio formal, sólo los que estén en estado APROBADO. Se selecciona el proyecto al cual se le hará el INICIO FORMAL y darle clic, el sistema nos mostrará las opciones que se pueden realizar en el proyecto.

Ver Detalle: Te muestra la información general del proyecto y la Convocatoria

Inicio Formal: Permite hacer el inicio formal del proyecto

Compromisos: Te muestra los compromisos adquiridos.

Etapas: Muestra las etapas definidas del proyecto.

Cerrar Proyecto: Cuando el proyecto esté finalizado, podrás cerrar el proyecto.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Ahora para el inicio formal del proyecto, démosle clic al

Se abrirá esta ventana. Se ingresará los datos: código interno, número de Acta CODI en que fue aprobado, fecha de aprobación y fecha de Inicio.

Código Interno:

Es el código que utiliza el centro para la administración de sus proyectos.

Número de Acta CODI:

Es el número del Acta en que fue aprobado el proyecto.

Fecha de Aprobación CODI:

Es la fecha en la que el CODI aprobó el inicio del proyecto.

Fecha de Inicio

La fecha en la que iniciará el proyecto.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU De acuerdo a la duración del proyecto, ésta fecha se pondrá automáticamente.

Se da clic en

Al guardar nos informará el sistema que el Inicio a ha sido creado exitosamente y permitirá continuar con el inicio formal

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Se podrá ver el nombre de todos los participantes que registro el investigador principal

para este proyecto. A la derecha hay un icono, se da clic en y a cada uno de los participantes se les actualiza la información.

Se elige el grupo, si lo tiene, rol en el proyecto, la dedicación de horas por semana y meses, el porcentaje de participación y beneficios, la fecha de ingreso y de retiro, las funciones que desempeñará en el proyecto y si se tienen observaciones. Luego, clic en Guardar.

Se puede ver que los datos de los participantes han sido actualizados.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Si se tienen participantes N.N. y ya se cuenta con la información de ellos se da clic en

Al ingresar la información de éste participantes hay que tener mucho cuidado porque NO ES POSIBLE MODIFICARLA.

Me mostrará el listado de participantes, y si se tienen algún N.N. se podrán actualizar los datos dando clic sobre el campo que corresponde al nombre del participante.

Si no se tienen participantes N.N. como en el ejemplo se da clic en el botón Volver.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Ahora clic en

Se puede ver el listado de los compromisos obligatorios y se pueden agregar los compromisos administrativos que el centro considere de acuerdo al proyecto, a los términos de referencia de la convocatoria ó a los criterios que considere el Centro de debe gestionar de cada proyecto. .

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Y ponerle la fecha en la que será cumplido.

Clic en Guardar.

Se puede agregar más compromisos, Administrativos. Clic en

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Se abrirá esta ventana para crear el compromiso nuevo, se pone el nombre del compromiso, los comentarios que se consideren pertinentes frente al compromiso, la fecha en que se cumplirá y se dará clic en guardar.

Después de creados los compromisos, se pueden ver en éste listado, tanto los Científicos como los Administrativos que fueron creados en ésta opción.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Al dar clic en uno de ellos se habilitarán las opciones:

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Ahora se crearán las Etapas, clic en

En este punto se creará el tiempo en el que el proyecto podrá ejecutar recursos.

Se da clic en y se crearán las etapas del proyecto.

Se pone el nombre de la etapa, se habilita o no la ejecución presupuestal del proyecto, la duración de la etapa y el orden en que se ejecutará, el inicio y fin de vigencia, al final, la descripción de lo que se hará en esa etapa. Clic en Guardar.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Según la información que se considere para las etapas del proyecto, se definirá el punto en el cual, el proyecto tendrá posibilidad de hacer ejecuciones presupuestales.

Pestaña de Condiciones Formales no aplica para los proyectos inscritos. No se requiere ejecutar ninguna acción en ella.

La pestaña siguiente “Generar Acta” permite crear el Acta de Inicio del Proyecto. Se da clic en el

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Se llenan los campos: Lugar en que se crea el Acta, el objetivo general y específicos.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Se abrirá una ventana emergente con el Acta para guardar en PDF.

Queda el registro del Acta que se creó, se debe imprimir, hacerla firmar, escanearla y en la pestaña “Adjuntar Documento” se procederá a adjuntarla.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Se da clic en Adjuntar Documento…

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Luego se visualiza el registro de que el archivo este cargado.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Volvemos a la pestaña Inicio Formal y si todo está completo y estamos totalmente seguros de la información que fue suministrada se da clic en el botón “Cerrar Inicio Formal” El proyecto debe quedar en estado “En Ejecución”

NOTA:

“Cerrar Inicio Formal”. Sólo se puede dar clic en éste botón cuando todo esté

listo, después de cerrar el inicio formal no se podrán hacer modificaciones.

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Manual Inicio Formal de Proyectos - SIIU Se visualiza el cambio de estado del Proyecto. El proyecto ahora se encuentra “En

Ejecución”.

Listo!

El proyecto está en Ejecución!!

1.5 VERIFICACIÓN

El investigador principal puede ingresar al SIIU y verificar el estado de su proyecto, debe de estar “En Ejecución” y ya podrá realizar tanto solicitudes administrativas como presupuestales según lo considere.

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