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Manual
Uso de la herramienta de
videoconferencia Adobe
Connect
Universidad de Oviedo
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Contenido
INTRODUCCIÓN ... 3
RESERVA DE LAS AULAS DE VIDEOCONFERENCIA ... 3
ACCESO A LA VIDEOCONFERENCIA ... 5
ROLES Y PERMISOS DE LA VIDEOCONFERENCIA ... 6
PRIMEROS PASOS EN LA VIDEOCONFERENCIA ... 7
OTORGAR Y QUITAR PERMISOS A LOS PARTICIPANTES ... 7
ENTORNO DE TRABAJO DE LA VIDECONFERENCIA ... 9
Barra de herramientas ... 10
Panel de asistentes ... 12
Área de video ... 13
Área contenido ... 14
Área del chat ... 19
Área de diseño ... 20
OPCIONES ADICIONALES PARA LOS ANFITRIONES ... 21
CIERRE DE LA SESIÓN DE VIDEOCONFERENCIA... 23
VISUALIZACIÓN DE LAS SESIONES GRABADAS ... 23
DUDAS MÁS COMUNES QUE PUEDEN SURGIR ... 24
No funciona el audio y sonido de la videoconferencia ... 24
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INTRODUCCIÓN
Dentro de la Universidad de Oviedo se ha incorporado una nueva y sencilla herramienta de videoconferencia. Su utilización la convierte en una excelente herramienta para la elaboración de tutorías o realizar reuniones colaborativas para proyectos de investigación.
Mientras desarrollamos una sesión de videoconferencia tendremos a nuestra disposición las siguientes herramientas de comunicación:
Vídeo Audio
Escritorio compartido Pizarra digital
Chat público y privado
Navegación web y aplicaciones compartidas.
Con la videoconferencia podremos trabajar con el material que utilizamos en nuestras sesiones presenciales permitiendo así incorporar archivos de diferentes tipos como son: Power Point, Word, Excel, PDF…, que se visualizarán en la pizarra virtual.
Además, podemos realizar las grabaciones de las sesiones (incluyendo vídeo, audio y todas las presentaciones cargadas en la pizarra digital) para visualizarlas tantas veces como deseemos, una vez terminada la sesión.
RESERVA DE LAS AULAS DE VIDEOCONFERENCIA
A la hora de planificar y realizar una sesión de videoconferencia el primer pasó que debemos realizar es reservar una sala para realizarla.
Para ello debemos entrar en la Intranet de la Universidad de Oviedo y hacer clic en el icono llamado ‘Conferencias en línea’.
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Aparecerá un calendario y las instrucciones para reservar una sala. Tenemos dos tipos de vista ‘Semana’ y ‘Mes’.
La vista que aparece por defecto es la de semana, para reservar un aula simplemente debemos seleccionar el día y hora en el calendario y se abrirá una nueva ventana con los datos a rellenar para reservar la sala.
Una vez reservada el aula recibiremos un correo con la confirmación de la reserva, en ese correo podremos ver el enlace que deberemos utilizar para acceder a la sesión, por lo tanto será el enlace que deberemos publicar en nuestro curso o enviar por correo a los participantes que vayan a asistir.
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Otra forma de consultar este enlace es a través de la página de reservas del aula, cuando entramos veremos todas las salas que tenéis reservadas, si pinchamos en una se abrirá una nueva ventana en la que tendremos toda la información de la reserva y el enlace a la sala. Podremos entrar a la sala en cualquier momento para comprobar el funcionamiento del enlace y la herramienta, aunque no tendremos permisos de administración hasta media hora antes de la hora inicial que se ha fijado; razones de índole técnica podrían acortar aún más ese periodo. Los invitados también podrán comprobar en cualquier momento que pueden acceder a una sesión ya creada.
Cada sesión tendrá una duración mínima de 30 minutos y máxima de tres horas.
Como administrador solo podremos activar un máximo de tres reuniones en el mismo día, así como un total de cinco, registradas a partir de la fecha actual.
ACCESO A LA VIDEOCONFERENCIA
Una vez hacemos clic en el enlace de la videoconferencia existe dos formas de acceder:
- Entrar con nuestro usuario y contraseña de la universidad de Oviedo; si somos los creadores de la videoconferencia apareceremos como rol de anfitrión, cualquier otro usuario de la universidad entraría con el rol de participante. El anfitrión será el encargado de asignar los permisos o roles a los participantes.
- Como invitados: no es necesario introducir las credenciales de acceso, y el rol por defecto será el de participante de la sesión.
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Otra forma de acceder a los enlaces de la videoconferencia es a través de la página web http://videoconferencias.uniovi.es. Tendremos que acceder con nuestros usuarios de la Universidad de Oviedo y una vez dentro, nos aparecerá el listado de todas las videoconferencias que tenemos reservadas; si hacemos clic en el botón ‘Abrir’ podremos entrar directamente en la sala.
ROLES Y PERMISOS DE LA VIDEOCONFERENCIA
Existen tres tipos de roles dentro de la videoconferencia:- Anfitrión
Es la persona que solicita y dirige la sesión, los permisos que tiene dentro del aula son los siguientes: invitar a personas, cambiar el rol a los participantes, otorgar permisos a los participantes (sin necesidad de cambiar de rol), cambiar el interfaz de la herramienta, agregar contenido a la biblioteca y compartirlo.
- Presentador
Los presentadores pueden compartir el contenido ya cargado en la sala de reuniones desde la biblioteca pero también pueden compartir contenido desde su equipo. El contenido compartido incluye presentaciones de Adobe® Presenter (archivos PPT o PPTX), archivos de Flash® (archivos SWF), imágenes (archivos JPEG), archivos PDF de Adobe, archivos MP3 y archivos FLV. Pueden compartir sus pantallas con todos los participantes, chatear, y retransmitir audio y vídeo en directo.
Nota: En una sesión de videoconferencia sólo puede haber 5 anfitriones de manera simultánea.
Página 7 de 26 - Participante
Participante (registrado e invitado). Tanto los participantes registrados como los invitados pueden ver el contenido que el presentador está compartiendo, oír y ver la retransmisión de audio y vídeo del presentador y utilizar el chat. Los participantes pueden silenciar las retransmisiones de audio en sus equipos.
PRIMEROS PASOS EN LA VIDEOCONFERENCIA
Por defecto al entrar en la sala, automáticamente se empieza a grabar la sesión de videoconferencia. Sabremos que se está grabando porque en la esquina superior derecha aparece un círculo rojo, si hacemos clic en él, nos aparecerá la información de que la sesión se está grabando y no se pude detener.
Inicialmente como anfitriones o presentadores de la sala tendremos el audio y el micrófono activados, los participantes por defecto sólo tendrán activado el sonido y el chat.
La primera labor del anfitrión es dar y quitar permisos a los participantes que van accediendo a la videoconferencia.
OTORGAR Y QUITAR PERMISOS A LOS PARTICIPANTES
De manera global, y como anfitriones de la videoconferencia podemos activar el micrófono para todos los usuarios a la vez a través del botón ‘Audio’. Dentro de él seleccionamos la opción ‘Derechos de micrófono para participantes’ y de esta manera todos los usuarios podrán utilizar el micrófono, veremos en el panel de asistentes que aparece el icono del micrófono junto al nombre de cada persona participante.
NOTA: Recordad que sólo si entramos en la sala 30 minutos antes de que comience la sesión tendremos el rol de participantes. Si esto no ocurriese así probaremos a salir y volver a entrar en la sala.
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Para eliminar esta opción debemos volver al mismo botón y desactivar la opción ‘Derechos de micrófono para participantes’.
Si queremos que todos los participantes puedan utilizar el video deberemos hacer clic en el icono de la cámara y seleccionar la opción ‘Activar la cámara web para todos los participantes.’
Para dar y quitar permisos a nivel de usuario simplemente tenemos que ir al panel de asistentes, situado en la parte derecha de la herramienta, y hacer clic en el nombre de la persona a la que queremos darle nuevos permisos.
Las opciones que tenemos son: - Activar micrófono - Activar vídeo
- Solicitar uso compartido de la pantalla - Convertir en anfitrión
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Finalmente, una de las opciones más sencillas para cambiar el rol de un usuario es, seleccionar el nombre del participante con el cursor y sin soltarlo desplazarlo a al lugar del rol que queremos otorgarle, sabremos que lo estamos moviendo correctamente porque junto al usuario aparecerá el número uno, tal y como vemos en la siguiente imagen.
ENTORNO
DE
TRABAJO
DE
LA
VIDECONFERENCIA
Dependiendo del rol con el que accedemos a la videoconferencia las opciones y herramientas de configuración podrían variar, pero los elementos básicos que van a aparecer son:
1. Barra de herramientas 2. Área de video
3. Panel de asistentes 4. Área de chat
5. Área de contenido y compartición 6. Área de diseño (sólo para los anfitriones)
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Todos los paneles son configurables, podemos unirlos o separarlos de la interfaz, cambiar su tamaño…
El uso de estos paneles siempre es simultáneo al resto de herramientas. Podremos escribir en el chat mientras compartimos nuestra imagen en webcam o trabajamos en la pizarra.
Si deseamos mover alguno de los paneles sólo tenemos que hacer clic en el encabezado y moverlo sin soltar el ratón. Para unirlo de nuevo debemos hacer la misma operación, hacer clic en el encabezado y desplazarlo.
BARRA DE HERRAMIENTAS
Es la barra superior del programa que nos va a permitir configurar los dispositivos de audio y video de la herramienta. En función del rol con el que entremos a la sala tendremos diferentes opciones.
Anfitrión:
Presentador:
Participantes
Mediante esta barra los usuarios activarán el audio, micrófono y la cámara. Para activar o desactivar estás opciones simplemente debemos hacer clic en los iconos y nos saldrá las opciones para silenciar y activar el audio y los micrófonos.
Sabremos que tenemos el micrófono activado o desactivado porque se mostrará el icono así y , tanto en el panel de asistentes como en la barra de herramientas superior.
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Podremos activar la cámara web tanto desde la barra de herramientas como desde el panel de vídeo. En ambos casos se abrirá una ventana en la que el programa Adobe Flash Player nos pide permiso para utilizar la cámara y micrófono detectados en nuestro equipo.
Debemos hacer clic en ‘Permitir’ y en el panel de video se mostrará una vista previa de nuestra imagen. Si finalmente decidimos que queremos compartir video entonces hacemos clic en el ‘Iniciar uso compartido’. Si no queremos mostrar el video vamos al icono de video y le damos a ‘Detener mi cámara web’.
Emoticonos de estado : si hacemos clic en este icono aparecerá un listado de emoticonos que nos permitirán mostrar nuestro estado de ánimo dentro de la sesión. Sabremos que los participantes están usando uno de estos emoticonos porque ser mostrará junto al nombre del participante que lo usa.
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El emoticono para pedir turno de palabra (levantar mano) tiene unas características especiales, una vez que un alumno selecciona este emoticono, al anfitrión de la sala le aparece una venta en la esquina superior derecha que dice ‘ la persona 1 levantó la mano, nombre del usuario’. Si hacemos clic en el icono de aprobación le habilitaremos de manera automática el micrófono para poder hablar.
PANEL DE ASISTENTES
En este panel podremos ver el listado de participantes que están asistiendo a la sesión y además veremos todas las acciones que están realizando dentro de la videoconferencia. El panel de asistentes es uno de los más importantes puesto que nos permitirá tener un control general del aula así como dar y otorgar permisos a los usuarios participantes.
La funcionalidades que tenemos dentro de este panel, son las de otorgar el rol de anfitrión o presentador a otro participante, dar permisos de audio y video y ver los emoticonos de estado que se han utilizado. Para eliminar los emoticonos de los participantes simplemente tenemos que hacer clic en el icono que aparece en la esquina derecho del panel y seleccionar la opción ‘Borrar el estado de todos’.
Página 13 de 26 ÁREA DE VIDEO
Será el lugar donde aparecerá la retransmisión del vídeo por defecto aparece en la esquina superior derecha pero podemos desplazarla y cambiarla de lugar en cualquier momento de la sesión, incluso cambiarlo de tamaño y hacerla más grande.
Desde esta área podemos activar directamente la cámara haciendo clic en la opción ‘Iniciar mi cámara web’.
Página 14 de 26 ÁREA DE CONTENIDO
El área de contenido será el espacio sobre él cual irá apareciendo todo el contenido que subamos a la videoconferencia además de funcionar como pizarra en la cual podemos dibujar e introducir algunas formas geométricas.
A través de esta área también vamos a poder compartir nuestro escritorio completo o una parte de él.
Las principales opciones que encontramos dentro del área de contenido son: - Compartir mi pantalla
- Compartir documento - Compartir pizarra
- Compartidos recientemente: muestra los últimos recursos compartidos. Compartir documento
Una de las operaciones más sencillas que encontramos dentro de esta herramienta de videoconferencias es la de cargar contenido en la pizarra digital. A través de esta utilidad podemos cargar dentro de la pizarra contenido en distintos formatos, presentaciones en Power Point, PDF, Microsoft Word e imágenes.
Para subir un archivo debemos seleccionar la opción ‘Compartir documento’ del desplegable que aparece dentro del área de contenido.
Una vez cargada la presentación dentro del área de contenido, en la parte inferior izquierda aparecerán los botones para avanzar y retroceder las diapositivas . Junto a ellos aparece
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el icono que nos permite abrir junto a la presentación un índice de todos los títulos de las diapositivas de forma que si hacemos clic en cada título veremos esa diapositiva.
Al final de este nuevo bloque aparece un checkbox que dice ‘Mostrar barra lateral a los participantes’. Si la activamos, el alumno podrá moverse por las diapositivas cómo el anfitrión o presentador pero, para que la activación se haga de manera efectiva, no basta con seleccionar el checkbox sino que también es necesario hacer clic en el botón ‘Sinc’ que aparece en la barra de debajo de la presentación
Para eliminar esta vista de la presentación debemos hacer nuevamente clic en el botón ‘Sinc.’ Justo encima de la presentación disponemos de una barra de herramientas que nos van a permitir realizar las siguientes acciones:
- Dibujar: automáticamente la presentación se coloca en la pizarra de la videoconferencia y aparecen las herramientas de edición.
- Flecha: esta opción es para colocar un puntero en la pizarra por si tenemos que señalar algo específicamente.
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- Pantalla completa: para ver el documento en pantalla completa, este cambio es a nivel de usuario, el alumno seguirá viendo la presentación igual que al principio. Si activamos esta opción para volver a la vista anterior volvemos a hacer clic en ‘Pantalla completa’
- Detener uso compartido: para finalizar la compartición del documento.
Para detener la compartición del documento, tenemos que hacer clic en el botón ‘Detener uso compartido’ que aparece en la barra superior del área de contenido que se puede ver en la imagen anterior.
Una vez cargados distintos tipos de contenidos, estos quedarán almacenados dentro de la herramienta, de forma que si queremos volver a poner un documento simplemente debemos volver a seleccionar ‘Compartir documento’ y ahí nos aparecerá.
Compartir pantalla
Para compartir nuestras pantallas del ordenador simplemente debemos hacer clic en la opción ‘Compartir pantalla’. Se cerrará la sesión en la ventana actual de la videoconferencia dentro del navegador y se abrirá nuevamente en otra ventana propia del programa Adobe Connect. Debemos seleccionar de nuevo la opción ‘Compartir pantalla’ y aparecerá una nueva ventana para seleccionar la parte que queremos compartir de nuestro escritorio (podemos compartir, el escritorio completo, alguna aplicación que tengamos abierta o todas las aplicaciones de windows).
Si decidimos compartir una aplicación, por ejemplo un documento pdf, veremos que en la esquina superior del documente aparece un menú en color rojo que dice ‘Dejar de compartir’,
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será el botón que nos indique que estamos compartiendo esa aplicación. Tambien sera el botón que utilicemos cuando queramos dejar de compartir.
Si por alguna razón no se detiene la compartición tenemos que volver a la herramienta y hacer clic en el icono ‘Detener uso compartido’.
Solicitar el control del escritorio de un participante
Mientras un participante está compartiendo su escritorio podemos pedirle permiso para controlar su escritorio remotamente, es decir, tendremos el control absoluto sobre el escritorio y aplicaciones del otro usuario. Por ejemplo, desde nuestro ordenador podremos abrir un archivo en su equipo.
Para solicitar el control del escritorio simplemente debemos hacer clic en la opción ‘Solicitar control’ que aparce en la barra superior dentro del área de contenido.
Una vez solicitado el control de la pantalla al usuario le saldrá una ventanita en la parte inferior derecha del escritorio para dar permiso.
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Para dejar de controlar hacemos clic en la opción ‘Soltar control’ que aparece en la parte superior del área de contenido.
Compartir pizarra
Mediante esta opción habilitaremos la pizarra. La barra de herramientas se mostrará de manera horizontal encima del área de contenido.
Los elementos que aparecen en la barra de herramientas de la pizarra son:
NOTA: Actualmente existe un error con la compartición dentro del navegador Google Chrome. Para más información pulse aquí.
Página 19 de 26 ÁREA DEL CHAT
El chat se sitúa en la parte derecha inferior del interfaz de la videoconferencia. Será el principal medio de comunicación con los participantes si se produce cualquier problema con el sonido y el audio además de ser la única herramienta que estará activada para todos los usuarios una vez entren dentro de la sesión.
Para enviar un mensaje simplemente escribimos texto en el cajetín que aparece al final de la página y le damos a la tecla ‘Intro’ o al icono . Podemos cambiar de tipo de letra y color haciendo clic en el despegable de color negro , entre otras opciones.
Enviar mensajes privados
Para enviar un mensaje privado a cualquiera de los asistentes a la videoconferencia, debemos hacer clic en su nombre y nos saldrán varias opciones, entre ellas ‘Iniciar chat privado`. Si seleccionamos esta opción se abrirá una nueva pestaña en la parte inferior del chat que tendrá el nombre de la persona a la que le hemos enviado el mensaje. Estos mensajes privados como su propio nombre indica son privados y no se grabarán en las sesiones ni tampoco serán vistos por el resto de participantes.
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Si queremos deshabilitar el chat privado entre los participantes debemos hacer clic en el icono , seleccionar ‘Preferencias’ y quitar el checkbox ‘Habilitar el Chat privado para los participantes’
ÁREA DE DISEÑO
En ella encontraremos varios tipos de plantillas, una plantilla es simplemente una sala de reuniones que ya se ha diseñado y que puede estar formada por diferentes opciones y paneles de visualización.
Existen tres plantillas que vienen creadas por defecto dentro de la herramienta y que podemos encontrar en la parte derecha de la interfaz.
- Uso compartido (es el que aparece por defecto), está diseñado para compartir contenidos (presentaciones en Power Point, videos, y documentos PDF, entre otros).
- Debate: esta plantilla está pensada para debatir asuntos interactivamente y tomar notas (en la parte central de la herramienta aparecerá el ‘área de video’ )
- Colaborador: en la parte central aparecerá la pizarra y está optimizada para comentar el contenido así como para dibujar y editar sobre el contenido sobre la pizarra.
Los diseños se pueden configurar y gestionar también desde la opción que aparece al final de la columna pero también desde la opción ‘Diseños’ de la barra de herramientas.
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El icono permitirá cambiar la plantilla sin que afecte al diseño actual de la videoconferencia por lo que podremos obtener una vista previa de las tres plantillas sin afectar a la original. Al activar esta opción todos los paneles aparecerán sombreados y delineados en color azul. Para desactivar esta opción debemos volver a hacer clic en el icono .
OPCIONES ADICIONALES PARA LOS ANFITRIONES
PodsSon todos los paneles y funcionalidades que se pueden configurar y activar dentro de la sala de videoconferencia. Si hacemos clic en esta opción veremos señalados todos aquellos que actualmente están disponibles en la sala.
Si activamos pods adicionales, aparecerán dentro del área de contenido. Para eliminarlos, podemos hacerlo a través de la opción y seleccionamos ‘Ocultar’ o en la opción
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‘Gestionar Pods…’ que aparece dentro de la opción ‘Pods’ que podemos ver en la imagen anterior.
Transferir archivos
A través de la video conferencia existe la posibilidad de enviar de manera online archivos de cualquier formato (Word, ppt, mp4, mp3, avi, etc…) a los asistentes. Para ello simplemente debemos de seleccionar ‘Pods’ y dentro de él ‘Archivos’>> ‘Agregar ‘Nuevo archivo para compartir’.
Una vez seleccionado se abrirá una nueva ventana en la que tendremos el botón ‘Cargar archivo’ para seleccionar un archivo dentro de nuestro equipo. A los participantes le saldrá esta misma ventana pero les aparecerá el botón ‘Descargar archivos’ para poder abrirlos o guardarlos en sus equipos.
Si queremos que un presentador utilice este ‘Pods’ debemos activarlo tal como se explica anteriormente y el presentador verá esta nueva ventana con las mismas opciones que el anfitrión.
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CIERRE
DE
LA
SESIÓN
DE
VIDEOCONFERENCIA
Para salir y cerrar la sesión de videoconferencia, debemos hacer clic en la opción ‘Reunión’ y dentro de ella ‘Finalizar reunión…’. Si salimos cerrando el navegador, la sesión de videoconferencia seguirá activa para los participantes que no hayan salido de la sala.
VISUALIZACIÓN DE LAS SESIONES GRABADAS
Una vez finalizada la sesión de videoconferencia y pasada la fecha límite de acceso a la misma, recibiremos en nuestro correo electrónico los enlaces a todas las videoconferencias que se han grabado en esa sala. Para visualizarla simplemente debemos hacer clic en la url del enlace que queramos visualizar.
NOTA: si queremos que los presentadores de la reunión puedan utilizar los Pods que sólo vemos como anfitriones solamente tenemos que activarlos dentro de la reunión y los presentadores tendrán los permisos para utilizarlos.
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DUDAS MÁS COMUNES QUE PUEDEN SURGIR
No funciona el audio y sonido de la videoconferencia
Cuando sucede esto debemos asegurarnos de que el sistema de videoconferencias está detectando correctamente el micrófono y los altavoces que tenemos instalados a nuestros equipos. Esto lo podemos hacer de dos maneras distintas:
Desde el asistente de configuración de audio que encontramos en la opción ‘Reunión’ de la barra de herramientas, se abrirá una nueva ventana que nos irá dando todos los pasos para ir configurando el sonido y audio.
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Haciendo clic en el botón derecho del ratón en cualquier parte de la videoconferencia y nos saldrán varias opciones seleccionamos la opción de ‘Configuración…’ e inmediatamente se abrirá una nueva ventana con varias pestañas para configurar los dispositivos detectados por la herramienta.
No funciona la webcam
A través del icono del panel de vídeo, si seleccionamos la opción ‘Seleccionar cámara’ nos aparecerá la misma ventana que se hemos visto en el punto anterior para seleccionar y buscar la cámara que tenemos instalada en nuestro equipo.
Nota: primero debemos asegurarnos de haber permitido a Adobe Flash Player utilizar la cámara web instalada en nuestro ordenador.