ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE
SOPORTE A LA INTELIGENCIA DE
MERCADOS
CASO DE ESTUDIO
Estructura y diseño organizacional
POSEIDÓN S.A es una empresa fundada en 1978, que se dedica a la fabricación y venta de artículos de plástico, de acuerdo a los pedidos que le realizan sus clientes. Sus clientes principales son fábricas de dulces y helados, embotelladoras de refrescos y fabricantes de cosméticos, ubicados en Montevideo y Canelones, que le compran envases para sus productos También fabrica otros productos de plástico: tapas para calefones, precintos de seguridad, posavasos para regalos empresariales.
El proceso productivo implica la colocación de la matriz (o sea, el molde) en una máquina y la inyección de la materia prima (distintos tipos de plástico), con lo cual se obtiene la pieza. Las piezas producidas son almacenadas en un depósito ubicado junto a la planta de producción. La empresa dispone de cuatro máquinas que pueden ser utilizadas indistintamente con cualquiera de las matrices. Trabajan en la empresa 36 personas.
El Directorio de Poseidón S.A. está formado por Silvia, Sergio y Daniel Torres. Del Directorio dependen dos Gerencias: Producción y Ventas.
De la Gerencia de Producción, cuyo Gerente es Sergio Torres, dependen:
Departamento Envases, a cargo de la fabricación de envases, integrado por su jefe el Sr. Mauricio Bordoli y 6 operarios,
Departamento Plásticos, a cargo de la fabricación de los demás productos plásticos, integrado por un jefe, el Sr. Luis Polito y 3 operarios,
Sección Control de Calidad, integrada por un Jefe y dos auxiliares, cuya función es el control de la calidad de los productos fabricados por ambos Departamentos y
Dos auxiliares de depósito.
Ocho vendedores encargados de visitar a los clientes y recoger los pedidos que éstos formulan. Los vendedores están altamente capacitados y conocen bien su tarea.
Tres choferes encargados de ir a buscar la materia prima en el camión de la empresa y repartir las mercaderías producidas.
Sección Compras integrada por un jefe, Roberto Ayala y dos auxiliares, cuya función es realizar todas las compras de la empresa.
Del Directorio depende también la Sección Contabilidad, integrada por un Jefe, Juana Alonso y dos Auxiliares, que tiene a su cargo las siguientes actividades: la realización de las registraciones contables, las cobranzas, la liquidación de sueldos, los pagos, los trámites bancarios, el mantenimiento de las cuatro máquinas, pequeñas reparaciones en el camión de la empresa y reparaciones menores en el local.
La liquidación de impuestos y los pagos a los organismos del estado se realizan a través de un contador externo, el Cr. Hefesto.
Hasta el año 2002, la empresa daba ganancia. La crisis económica de ese año puso de manifiesto algunos problemas: no se disponía de información respecto a los costos de producción, se otorgaba crédito a clientes sin analizar su capacidad de pago.
Afortunadamente, Daniel Torres obtuvo ese mismo año un importante contrato de suministro de envases con una fábrica de dulce de leche, que comenzó a exportar.
En febrero de este año, no se pudo entregar a tiempo un pedido para Hera S.A. Nuevamente, Daniel Torres intervino para evitar la pérdida del cliente, a pesar que la demora en la entrega de envases motivó una demora en su exportación. En una agitada reunión de Directorio, los tres hermanos buscaron explicaciones a este problema. Encontraron que el pedido de envases de Hera se había demorado porque Luis Polito, Jefe del Departamento Plásticos, había ocupado la maquinaria en la fabricación de precintos de seguridad. Algunos de los precintos fabricados se destinaron a formar stock, en previsión de los pedidos que esperaban hiciera una fábrica de garrafas en marzo.
Sergio indicó que no era razonable utilizar las 4 máquinas para la elaboración de precintos, ya que el proceso de limpieza de cada máquina ante un cambio de moldes era muy trabajoso. “A menos que se trate de un pedido realmente grande, como es el caso de los envases que nos encarga Hera, lo razonable es utilizar una sola máquina. Si no, en el proceso de inyección de la materia prima y la posterior limpieza de cada una de las máquinas se desperdicia una cantidad importante de materia prima y los costos aumentan”.
Silvia manifestó que no conocía los costos. “Nosotros tenemos idea de cuánta materia prima lleva, de cuántas horas debe estar encendida la máquina. Pero ese no es el costo real, no tomamos en cuenta desperdicios como los que tu dices que pasan y tampoco tomamos en cuenta los costos de administración”. Seguimos funcionando ahora igual que hace 20 años, cuando solamente éramos 10 personas en la empresa, a pesar que el volumen de ventas se multiplicó por diez.”
A su vez, Daniel expresaba “No entiendo como Luis dispuso de las máquinas justo cuando se debía cumplir un pedido tan importante”.
“Los choferes son otro tema a tener en cuenta- dijo Daniel- Con frecuencia sale uno con el camión a buscar materia prima sin siquiera avisarme y dejan los pedidos por entregar.
Yo tendría que estar siempre enterado de las órdenes que les da el Jefe de Compras. No puede ser que me entere cuando los clientes se quejan porque no recibieron su pedido!”
Todos recordaron que el Cr. Hefesto le señalaba con frecuencia una gran cantidad de carencias en la empresa: la falta de procedimientos estandarizados, la falta de capacitación técnica de Juana y las dificultades con el sistema de computación, cuya tecnología era ya obsoleta. Decidieron solicitar su consejo y, como resultado, el Cr. Les dijo que debían iniciar un proceso de mejoramiento administrativo.
“Los procedimientos son inadecuados y el sistema de información, muy malo, pero lo más grave son los problemas en la estructura organizativa y las funciones de la empresa.”
El Cr. les informó que efectuaría un relevamiento para estudiar y resolver los problemas en la estructura organizativa y las funciones de la empresa, a través de un cuestionario que distribuiría a los 36 integrantes de la plantilla. Luego de relevar la información presentó un informe con el diagnóstico y las recomendaciones para la mejora de la estructura y la distribución del trabajo e inició la implementación de sus recomendaciones. El cuestionario que elaboró es el siguiente:
CUESTIONARIO – CONTESTE POR FAVOR EN HOJA APARTE NOMBRE:
CARGO: EDAD:
NOMBRE DE SU JEFE DIRECTO:
¿CUÁLES SON LAS PRINCIPALES DECISIONES QUE TOMA SOLO? ¿INTEGRA ALGÚN COMITÉ DE COORDINACIÓN?
¿A QUIEN O QUIENES BRINDA ASESORAMIENTO? ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PROBLEMAS QUE ENFRENTA PARA REALIZAR SU TRABAJO
SE SOLICITA:
1. DIAGRAMAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Poseidón S.A.
2. ANALIZAR las fortalezas y los problemas de la estructura organizativa actual de la empresa. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y fortalezas.
3. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que potencien las fortalezas y permitan superar las fallas determinadas en el punto anterior. 4. DIAGRAMAR un nuevo organigrama que refleje las recomendaciones que Ud. formule en los aspectos estructurales.
5. ANALIZAR la metodología utilizada por el Cr. Hefesto y EXPLICAR sus aciertos y errores con base a la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo estudiada en el curso.
6. EXPRESAR cuáles son las causas para el rediseño organizacional y
EXPLICAR cuál o cuáles son las que influyen en la situación que atraviesa actualmente la empresa Poseidón S. A.
Fuentes de información
