BECAS ELABORÓ: REVISÓ : AUTORIZÓ:

PROCEDIMIENTO

BECAS

Código P-AT-BE

Fecha de

publicación _06/12/2016

ELABORÓ: REVISÓ : AUTORIZÓ:

FIRMA

NOMBRE Mtra. Jennifer Quiroz Fragoso Mtro. Gerardo Martín Barba Mtro. Gerardo Marcelino Lara Orozco PUESTO Departamento de

Asesorías y Tutorías

Secretario Académico Rector

1.- OBJETIVO

El otorgamiento de becas tiene como objetivo fundamental estimular e impulsar de forma significativa a los estudiantes, así como ofrecer alternativas para lograr que las y los estudiantes en situación Económica adversa puedan continuar su educación superior en la UPMH.

2.- ALCANCE

Departamento de Asesoría y Tutorías, Estudiantes y Comité de Becas.

3.- DEFINICIONES

Beca:

Cantidad asignada que recibe el estudiante por parte de la universidad.

Beca de Estadía Internacional:

Apoyo económico que recibe el estudiante por parte de la UPMH cuando realiza una estancia o estadía internacional.

Beca Institucional:

Apoyo económico que recibe el estudiante por parte de la UPMH, dando servicio por una hora y media diaria en el área que se le asigne.

Beca de servicio:

Apoyo económico que recibe el estudiante por parte de la UPMH, dando servicio por cuatro horas diarias en el área que se le asigne.

Comité de Becas:

Es el organismo encargado de definir la procedencia de las becas asignadas o de

su postergación o cancelación, según lo amerite el caso.

Convocatoria:

Documento público donde se da a conocer los lineamientos para acceder a una beca.

Departamento de Asesorías y Tutorías:

Es un área de la UPMH responsable de aplicar al estudiante el estudio socioeconómico, hacer visita domiciliaria, asignar al becario al área donde desempeñara el servicio y verificar el seguimiento de las becas.

PROCEDIMIENTO

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Estudio Socioeconómico:

Es el dictamen derivado de un diagnóstico integral obtenido mediante el documento que plasma un cuestionario para saber cuáles son las condiciones en las que vive el estudiante, que incluye una entrevista personal.

Visita domiciliaria:

Diligencia que se realiza en el domicilio del becario que tiene por objeto verificar lo que se plasmó en el estudio socioeconómico.

4.-DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia

Nombre de la

Actividad

Responsable

Descripción de la

Actividad

Formatos

1

Publica convocatorias Departamento de Asesorías y Tutorías Es responsabilidad del Departamento de Asesorías y Tutorías publicar las convocatorias

de las becas vigentes.

NA

2

Tramita beca

Departamento de Asesorías y

Tutorías

Realizará los trámites para la

obtención de becas internas. NA

3

Aplica estudio socioeconómico Departament o de Asesorías y Tutorías

Una vez que se ha publicado la convocatoria de beca si es requisito, se aplicará al estudiante

un estudio socioeconómico que permita saber las condiciones económicas por las que atraviesa el estudiante conforme al formato

(

F

-AT-BE- ES). F-AT-BE-ES

4

Prioriza estudio socioeconómico Departament o de Asesorías y Tutorías Departamento de Asesorías y Tutorías se encarga de priorizar el

estudio socioeconómico de acuerdo a la información que el

estudiante ha plasmado en el mismo. NA

5

Convoca al Comité de becas Departament o de Asesorías y Tutorías

Convoca a reunión de comité de beca mediante un memorandum o correo electronico

institutional.

PROCEDIMIENTO

6

_{Realiza Sesión}

de Comité Becas

Comité de Becas

El Comité de Becas es el encargado de revisar los expedientes con la información proporcionada por el estudiante,

después de revisar los expedientes el Comité de Becas

los analiza de acuerdo a las necesidades económicas del estudiante, una vez analizados los expedientes se designa las

becas de acuerdo al presupuesto. Se adjudican las becas a través de una minuta que lleva el responsable del Departamento de Asesorías y Tutorías. F-CS-CI-MR

7

_{Realiza visita} domiciliaria Departamento de Asesorías y Tutorías Es responsabilidad del Departamento de Asesorías y Tutorías realizar la visita

domiciliaria, que en la Convocatoria lo requiera. (F- AT-BE-VD). F-AT-BE-VD

8

_{Gestiona pago} de becas Departamento de Asesorías y Tutorías El Departamento de Asesorías y Tutorías se encarga de gestionar el pago de becas a través de Recursos Materiales mediante el recibo de pago de beca, quien se encarga de resguardar el recibo, conforme

al Procedimiento de Adquisiciones. P-RM-AD F-AT-BE-PB

9

Asigna estudiantes Departamento de Asesorías y Tutorías

Asigna a los estudiantes a las diferentes áreas para realizar su

servicio mediante un memorándum.

F-CS-CI-MM

10

Reporte de beca Diferentes áreas con becarios asignados

Entregan a Departamento de Asesorías y Tutorías el reporte de beca el último día de cada

mes (F-AT-BE-RB).

F-AT-BE-RB

5.- POLÍTICAS

a) El Departamento de Asesorías y Tutorías:

1. Es responsabilidad del departamento de Asesorías y Tutorías publicar las convocatorias de las becas que así lo requieran.

2. Es responsable de realizar los trámites de las becas externas según la convocatoria lo requiera. 3. El Departamento de Asesorías y Tutorías es coparticipe de gestionar el pago de becas a través del

PROCEDIMIENTO

Página 4 de 5 servicios.

4. Las áreas que tienen estudiantes becarios entregarán el último día de cada mes al Departamento de Asesorías y Tutorías el reporte de becas.

5. Es responsabilidad de este Departamento de Asesoría y Tutoría convocar a reunión al Comité de Becas de acuerdo a las necesidades detectadas para la adjudicación de becas.

6. Si el becario renovó su beca ya no es necesario realizar el estudio socioeconómico ni la visita domiciliaria, sólo en caso necesario.

b)

El estudiante

1

.

Es responsabilidad del estudiante requisita al Departamento de Asesorías y Tutorías el formato de estudio socioeconómico para llenarlo.

2. El estudiante no debe contar con otro tipo de ayuda o beca.

3. Es responsabilidad del estudiante solicitar por escrito la renuncia a la beca de la cual ha sido beneficiado si es que ha si lo decide.

4. Si el estudiante no cumple se le retira la beca y se entrega a otro estudiante que la haya solicitado.

c) El comité de Becas

1.- Es responsabilidad del C.B. revisar los expedientes de los estudiantes para analizar, adjudicar o rechazar las solicitudes de beca; redactando en la minuta para su autorización.

6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos Código

Norma ISO 9001-2015 NA

Manual de calidad M-CA

Procedimiento de Adquisiciones P-RM-AD Comunicación Social Memorándum F-CS-CI-MM Comunicación Social Minuta de Reunión F-CS-CI-MR

7.- TIEMPO DE RETENCIÓN DE REGISTROS Y ALMACENAMIENTO

Registros Tiempo mínimo de conservación Responsable de conservarlo Código Tipo de Almacena miento Estudio Socioeconómico

1 año Departamento de Asesoría y Tutoría F-AT-BE-ES Físico

Minuta 1año Departamento de Asesoría y Tutoría F-CS-CI-MR Físico

Visita domiciliaria 1 año Departamento de Asesoría y Tutoría F-AT-BE-VD Físico Pago de becas 5 años Recursos Materiales F-AT-BE-PB Físico Memorándum 1Cuatrimestre Departamento de Asesoría y Tutoría F-CS-CI-MM Físico

8.-CONTROL DE CAMBIOS

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ANEXO.1 Diagrama de Flujo

Procedimiento de Becas

Departamento de Asesorías

y

Comité de Becas. Diferentes áreas.

Tutorías

Inicio

Publica

Convocatoria

Realiza los trámites de becas

externas e internas

Aplica estudio socioeconomico

F-AT-BE-ES

Prioriza el estudio socioeconomico

Convoca a reunión al Comité de Becas

F-CS-CI-MR

Sesiona

Realiza visita domiciliaria

F-AT-BE-VD

Gestiona pago de becas F-AT-BE-PB

Asigna a los estudiantes a las

diferentes áreas F-AT-BE-MM Reporte de becas

F-AT-BE-RB