MANUAL DE LA APLICACIÓN ASISTENTE PARA LOS DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD O EMPRESA SOLICITANTE.

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MANUAL DE LA APLICACIÓN ASISTENTE PARA LOS DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD O EMPRESA SOLICITANTE.

Sección de Sistemas Organizativos. Servicios Generales del Departamento de Empleo y Formación

Versión 1.0 castellano 17-05-2005

Obispo Orueta, 6. 48009 Bilbao TF 944 067 300

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Índice.

1. INTRODUCCIÓN. CARACTERÍSTICAS GENERALES. ... 3

2 IDENTIFICACIÓN DEL SOLICITANTE... 4

3. NUEVA ENTIDAD... 5

4. EDICIÓN DE DATOS DE CARÁCTER GENERAL... 11

4.1 IDENTIFICACIÓN DE REPRESENTANTES (1/7)... 11

4.2 DATOS DEL DOMICILIO SOCIAL (2/7) ... 13

4.3 DATOS DEL DOMICILIO FISCAL ( 3/7). ... 14

4.4. DATOS DEL RESPONSABLE Y DOMICILIO DE NOTIFICACIÓN. ... 15

4.5 DATOS DE CUENTAS BANCARIAS ( 5/7)... 16

4.6 DATOS DE LA ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD ( 6/7)... 17

4.7 DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR ( 7/7)... 21

3. EXPORTACIÓN DE DATOS GENERALES A LAS APLICACIONES DE SOLICITUDES DE SUBVENCIÓN DE LOS DISTINTOS PROGRAMAS... 22

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1. Introducción. Características generales.

La aplicación informática para la introducción de datos generales de la entidad solicitante recoge aquella información de la entidad que por su carácter general es común a distintas solicitudes de ayudas acogidas a las líneas de ayudas y subvenciones en los distintos sectores en los que el Departamento de Empleo y Formación tiene alguna competencia.

La instalación de esta aplicación es independiente de las aplicaciones de ayudas específicas y deberá hacerse en primer lugar antes de poder utilizar aquéllas. El proceso pasa por los siguientes pasos:

1. Identificación de la entidad a través de su NIF o DNI ( para autónomos ). Excluya siempre la primera letra del NIF que corresponde con la forma jurídica ( letra A para sociedades anónimas, B para sociedades limitadas, etc. ).

2. En el caso de que sea un departamento de una entidad más amplia ( ejemplo,

Universidad del País Vasco ), siga atentamente los pasos recomendados en el punto… 3. Si la aplicación detecta que el NIF corresponde con alguna entidad que ya tiene datos

previamente aportados en otros años, los presentará para que sean confirmados o corregidos.

4. Cumplimentación del resto de datos de carácter general.

5. Una vez terminado, vuelta a la pantalla principal para poder realizar la exportación de los datos para ser compartidos con otros ordenadores ( caso multidepartamental ) o en el mismo ordenador. Con este último paso se podrá ya comenzar a utilizar las

aplicaciones específicas.

6. Si se necesitara modificar datos una vez exportados a las aplicaciones específicas se podrá volver a exportar e importarlos en ésas aplicaciones. Se actualizarán previo aviso al usuario/a.

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2 Identificación del solicitante.

Tras instalar el producto, desde Inicio/Programas/Bizkailan/Ejercicio 2005/Datos Generales o desde cualquier enlace directo que haya sido preparado por el propio usuario/a aparecerá la siguiente ventana principal de gestión de entidades y de sus datos básicos generales:

Pueden observarse dos áreas de trabajo: Identificación y Gestión.

En el área de identificación disponemos de los botones para crear una nueva entidad, modificarla ( en la parte de modificación ) y borrarla.

En el área de gestión, los botones corresponden con las acciones de introducción/modificación de los datos generales de la entidad y la exportación de los datos para ser utilizados en las aplicaciones de solicitudes.

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3. Nueva entidad.

Tras pulsar en el botón Nueva del área de identificación aparecerá la siguiente ventana:

Seleccionaremos la que se corresponda con la forma jurídica del NIF de la entidad y pulsaremos en el botón siguiente:

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A continuación se introduce el NIF ( sin letra inicial ). En el caso de entidades multidepartamentales, aparecerá una relación con aquellas que han tenido relación previa con el Departamento de Empleo y Formación. Se deberá seleccionar de la lista. En el caso de que sea un departamento o área de ayuntamiento nueva, se pulsará sobre el botón nueva

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Seleccionaremos la entidad matriz que quedará en tono gris. A continuación pulsaremos sobre el botón siguiente para que aparezca la siguiente ventana:

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Pulsaremos sobre el botón Nueva e introduciremos el nuevo departamento:

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y pulsaremos sobre aceptar. Con esto habremos concluido el proceso de identificación de un nuevo departamento dentro de una entidad matriz más grande ( universidades, grandes ayuntamientos, etc ) con lo que volveremos a la página principal como se visualiza a continuación:

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Aquí vemos dada de alta la Facultad de Sociología dentro de la Universidad del País Vasco, que comparte el mismo NIF que la Facultad de Psicología, que habíamos dado de alta en otra ocasión.

Ya podemos seleccionar una de esas entidades y pulsando sobre el botón del área de gestión “datos entidad” pasaremos a poder visualizar, editar e introducir los restantes datos de carácter general.

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4. Edición de datos de carácter general.

4.1 Identificación de representantes (1/7).

Podrá añadir tantos nombres y DNIs de los representantes como sean necesarios. Por ejemplo en caso de ser dos socios mancomunados será obligatoria la firma de solicitud por ambos, por lo que deberá introducir los datos básicos de los dos socios.

Tras pulsar en añadir aparecerá esta ventana para introducir DNI, letra y nombre completo. Pulse sobre el botón Grabar al terminar.

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4.2 Datos del domicilio social (2/7)

Con un asterisco en la parte izquierda están marcados los campos que se consideran obligatorios y sin los que se puede dar de alta una nueva entidad.

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4.3 Datos del domicilio fiscal ( 3/7).

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4.4. Datos del responsable y domicilio de notificación.

Se debe introducir aquí la información relacionada con la persona que se hará cargo de mantener los contactos con el Departamento de Empleo y Formación, aunque no sea el representante o apoderado. En el caso de asesorías, deberán introducir aquí los datos de la misma, para facilitar las relaciones con el Departamento de Empleo y Formación.

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4.5 Datos de cuentas bancarias ( 5/7).

Puede añadir los datos de las cuentas bancarias ( total de 20 dígitos ) separados en códigos de entidad, sucursal, dígito de control y cuenta corriente. Si hubiera algún error en la introducción de los datos númericos, el programa asistente lo localizaría y no dejaría continuar hasta su subsanación o hasta abandonar el alta de esa cuenta bancaria.

Si se tratara de una cuenta bancaria que nunca hubiera sido utilizada para recibir subvenciones o abono de facturas procedentes de la Diputación Foral de Bizkaia, deberá imprimir el documento Ficha de acreedor, que deberá ser sellado y firmado por la propia entidad bancaria para reconocer que la empresa o entidad tiene en vigor la cita cuenta.

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4.6 Datos de la actividad de la entidad ( 6/7)

Deberá añadir los códigos de las actividades a las que se dedica la empresa o entidad. Para ello, después de pulsar el botón añadir, dispondrá de un asistente de búsqueda por texto libre para localizar por cualquier palabra o parte de ella que se relacione con esa actividad.

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Si no conoce el código directamente, pulse sobre el icono prismáticos.

e introduzca el texto a buscar en la ventana que se abrirá:

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Por ejemplo, “marroq” y pulse sobre el icono BUSCAR, apareciendo una relación de ocurrencias:

Seleccione el que le interese y pulse sobre el botón Seleccionar. Quedará introducido el código del CNAE-93 de la actividad. Añada en el espacio inferior más información que concrete la actividad.

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4.7 Documentación a presentar ( 7/7)

Seleccione la documentación que considere que ya ha sido entregada en el Departamento de Empleo y Formación en años anteriores.

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3. Exportación de datos generales a las aplicaciones de

solicitudes de subvención de los distintos programas.

En la ventana de identificación aparecerán en rojo aquellas que no tienen completamente terminada la cumplimentación de datos obligatorios. Al seleccionar esas entidades el botón de exportación de datos aparecerá desactiva. Una vez que esté concluida esta fase se activará y podrá exportarse.

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Pulsando sobre ese botón Exportar aparecerá el siguiente mensaje:

Tenemos dos opciones: - Exportar a un disquete.

- Exportar a un fichero en el propio disco duro en una carpeta específica

C:\BFA\BIZKAILAN\2005\DATOSGENERALES\ENTIDADES\Nombre_razón_social\DG 05_NIF.MDB, donde aparece sustituido la caperta Nombre_razón_social por la que estemos exportando y el nombre de la base de datos conteniendo la forma jurídica y el NIF.

Una vez seleccionada la opción, pulsaremos sobre el botón Aceptar.

Si la aplicación de ayuda específica está instalada en el mismo ordenador podremos importarla ya directamente o en su caso utilizar el disquete generado.

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