SESIÓN EXTRAORDINARIA 151

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MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ PORTAL DE GOBIERNO ELECTRÓNICO

Actas del Honorable Concejo Municipal

SESIÓN EXTRAORDINARIA 151

Acta de la Sesión Extraordinaria celebrada por la Corporación Municipal del Cantón Central de San José, en el Salón de sesiones del edificio Tomás López de El Corral, a las diecisiete horas del día Veinticinco de Abril de dos mil dieciséis, con la siguiente asistencia. Ocuparon curul los regidores:

María Eugenia Rivera Araya, Presidenta Luis Murillo Cruz, Vicepresidente Reina Acevedo Acevedo

Eugenia Bermúdez Salguero Alexander Cano Castro Daguer Hernández Vásquez

cc/ Dauberth

Olger Lawson Marchena Flor Zamora Álvarez Patricia Marín Gómez Douglas Quesada Altamirano cc/ Altamirano Quesada Sonia Zamora Bolaños Regidores Suplentes:

Olga Dinia Pérez Bonilla, María Linnett Gómez Sánchez, Alexandra García Brown, Alfredo Fallas Quesada, Juana Isabel Leal Villafuerte, Orlando Francisco Ramírez Castro, Blanca Suñol Ocampo, Diego Antonio Alexandre-García Fernández, Yamileth Quesada Pacheco, Marlon Araya Bolaños.

Síndicos Propietarios:

Carmen María Gómez Asch, María Ester Céspedes Araya, Víctor Hugo Lanza Guevara, Kattia Sibaja Molina, Sonia Patricia Zúñiga Jiménez, María Esther Salas González, María Elizabeth Sánchez Fonseca, William Antonio Abarca Valverde, Melvin Solano Miranda, Daniel Doña Hooker CC. Danny Doñas Hooker.

Síndicos Suplentes:

Mauricio Alfredo Oliva Torres, Ronald Enrique Naranjo Solís, Ligia María Rojas Donato, Joan Cortés Castro (actuando como propietaria), Guillermo Vargas Zepeda, Abelardo Méndez Garro, Yerlin Arlene Montero Molina, Kattia Solano Barrantes, Nidia Barrantes Murillo.

Alcaldesa Municipal: Doctora Sandra García Pérez.

Vicealcalde Municipal: Señor Gonzalo Ramírez Guier.

Jefe Departamento Secretaría Municipal: Licenciada Ileana Acuña Jarquín.

Ausentes: Marvin Marín Zúñiga (Regidor Suplente), José Martí Rojas Valladares (Síndico Propietario).

Grabación y control de asistencia: Señores: Eduardo Ramos Aguilar y Juan José Trigueros Peraza.

Dirección de Auditoría: Lic. Eric Gutiérrez Desanti, Auditor a.i..

Asesores: Licenciados, Oscar Pérez Carpio, Carlos Villalobos Zsuster, Mauricio Valerio Jiménez, Walter Chaves Olivares, Juan Carlos Cordero Oviedo, Ruth Alexandra Ramírez Jiménez, Didier Carranza Rodríguez, Milton Gamboa Sanabria, Angie Priscila Hernández Ramírez. Señores: Seidy Vega Romero.

Según Acuerdo 1, Artículo IV, Sesión Ordinaria 307, celebrada el 15 de marzo del 2016, el Orden del día a desarrollar en esta sesión:

ARTÍCULO ÚNICO.- TRÁMITE URGENTE.

Por diez votos para la dispensa, fondo y aprobación definitiva, se aprueba moción presentada. Vota en contra el Regidor Cano Castro. Se acuerda:

ACUERDO 1.-TENER POR CONOCIDO Y APROBADO INFORME DE AUDITORÍA 002-INF-A-2016 “CARTA A LA ADMINISTRACIÓN SOBRE LA REVISIÓN DE LIQUIDACIÓN PRESENTADA POR LA COMISIÓN DE FESTEJOS POPULARES DE SAN JOSÉ 2015-2016 Y DICTAMEN SOBRE LA CITADA REVISIÓN 001-DIC-A- 2016”.-

“Acójase y apruébese moción suscrita por la señora Regidora Rivera Araya, que dice:

…es nuestra Red!

(2)

CONSIDERANDO

1.- Que este Concejo Municipal ha recibido para dictaminar el Informe de Auditoría No. 002-INF-A-2016, denominado “CARTA A LA ADMINISTRACIÓN SOBRE LA REVISION DE LA LIQUIDACIÓN PRESENTADA POR LA COMISIÓN DE FESTEJOS POPULARES DE SAN JOSÉ 2015-2016 Y EL DICTAMEN SOBRE LA CITADA REVISIÓN No. 001- DIC-A-2016”

2. Que el presente informe se realiza en cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del 2016, y su objetivo primordial revisar la información de la liquidación de los Ingresos y Egresos de la Comisión y expresar su opinión sobre dicha revisión, basados en el estudio ejecutado; todo en apego a los establecido en la Ley No. 4286, y sus reformas y el Reglamento de Organización y Funcionamiento de los Festejos Populares de la Municipalidad del Cantón Central de San José, y expresar una opinión sobre dicha revisión, basados en el estudio ejecutado.

3. Que el referido informe está conformado en dos partes, denominadas: a) Carta a la Administración sobre la Revisión de la Liquidación presentada por la Comisión de Festejos Populares de San José 2015-2016 y b) Dictamen sobre la citada No. 001-DIC-A-2016, según se detallan más adelante:

4. Con respecto a las recomendaciones vertidas en la carta a la Administración sobre Revisión de la Liquidación presentada por la Comisión de Festejos Populares de San José 2015-2016, la misma se desarrolló de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público NGASP (R-DC-064-2014) y las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009)

5. Que la Auditoría se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las recomendaciones emitidas; así como el valor de aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales recomendaciones.

6. Las recomendaciones que se emitan en cada uno de los aspectos evaluados y fundamentales en lo expuesto se basan en las potestades conferidas por la Ley General de Control interno, artículos 12 inciso c) y 39.

CARTA A LA ADMINISTRACIÓN SOBRE REVISIÓN DE LA LIQUIDACIÓN PRESENTA POR LA COMISIÓN DE FESTEJOS POPULARES DE SAN JOSÉ 2015-2016.

En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del 2016, hemos ejecutado el estudio de Auditoría denominado:

“Revisión de la Liquidación de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016”. La información que sustenta la liquidación es responsabilidad de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016 y los departamentos de Recursos Materiales y Servicios, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería y demás instancias de la Municipalidad de San José, en las cuales la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016 apoyó su gestión. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre la revisión de la liquidación de ingresos y egresos, en apego a la Ley 4286 y sus reformas y el Reglamento de Organización y Funcionamiento de los Festejos Populares de la Municipalidad del Cantón Central de San José, desde el 24 de junio 2015, fecha en la que se instauró la Comisión de fiestas 2015/2016 hasta el término de la revisión de la liquidación presentada.

La “Revisión de la Liquidación de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016”, se desarrolló de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público NGASP (R-DC-064-2014) y las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009). Las cuales requieren que se planee y ejecute la auditoría, de forma tal que permita tener una certeza razonable sobre si el pago se realizó libre de representación errónea de importancia relativa.

Asimismo, para esta Carta a la Administración se consideraron los artículos 10, 12, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno.

Considerando el carácter de la “Revisión de la Liquidación de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016”, las recomendaciones van dirigidas al Concejo Municipal, con el propósito de fortalecer el sistema de control interno.

Las recomendaciones que se emitan en cada uno de los aspectos evaluados y fundamentadas en lo expuesto, se basan en las potestades conferidas en la Ley General de Control Interno artículos 12 inciso c) y 39.

Esta Auditoría se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las recomendaciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales recomendaciones.

1. Debilidades de control Interno 1.1. CORRESPONDENCIA

En la revisión de la correspondencia enviada, de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016, la cual consta de 452 folios, se determinó:

A. Existen 2 casos donde la asignación numérica a cada oficio no lleva una correlación entre el número asignado y la fecha de emisión, se detalla:

Nº de Oficio Fecha Destinatario 68-CFPSJ-2015-

2016 12-11-15 Sra. Floribeth Jiménez Jiménez, Encargada de Compras Directas Dpto. de Recursos Materiales y Servicios.

70-CFPSJ-

2015/2016 04-12-15 Sra. Floribeth Jiménez Jiménez, Encargada de Compras Directas Dpto. de Recursos Materiales y Servicios.

71-CFPSJ-

(3)

72-CFPSJ-

B. Existen números de oficios que no se encuentran en el consecutivo que entrega la Comisión de Festejos, en consulta realizada se indicó que se debía a que dichos números no fueron utilizados. El detalle ese el siguiente:

Nº de Oficio Nº de Oficio

CFPSJ-041-2015-2016 CFPSJ-143-2015-2016 CFPSJ-054-2015-2016 CFPSJ-144-2015-2016 CFPSJ-069-2015-2016 CFPSJ-147-2015-2016 CFPSJ-090-2015-2016 CFPSJ-153-2015-2016 CFPSJ-092-2015-2016 CFPSJ-163-2015-2016 CFPSJ-102-2015-2016 CFPSJ-165-2015-2016 CFPSJ-110-2015-2016 CFPSJ-169-2015-2016

Lo anterior va en detrimento a las Normas de Control Interno para el Sector Público, Capítulo V: Normas Sobre Sistemas de Información en el Archivo Institucional, la cual habla de las competencias del Jerarca y Titulares Subordinados, en cuanto a “implantar, comunicar, vigilar la -aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución debe conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico”.

1.1.1. Recomendación Al Concejo Municipal:

Instruir a la Comisión de Festejos Populares de San José 2016-2017 a que en relación a la correspondencia cumplan en todos sus extremos con lo estipulado en el Capítulo V: Normas Sobre Sistemas de Información en el Archivo Institucional. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

1.2. ACTIVOS

En cuanto a los activos se determina que la Administración utilizó uno de los contenedores que fueron adquiridos con fondos de las comisiones de festejos y lo instaló el en Plantel Municipal, asimismo se observó la existencia de solicitudes de algunas dependencias para utilizar los otros contenedores, situación que no fue autorizada por ninguna comisión de fiestas.

Instruir a la Alcaldesa Municipal, doctora Sandra García Pérez, para que tome las acciones correspondientes a fin de que si la Municipalidad va a utilizar de forma permanente un activo adquirido con fondos de las comisiones de festejos, se proceda a transferir el monto correspondiente al 50% de su valor al Hospicio de Huérfanos, según lo estipulado en la Ley 4286. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

1.3. LIBRO DE ACTAS

El Libro de Actas, es un instrumento público solemne de valor testimonial, que ha de estar previamente foliado y encuadernado, legalizada cada hoja y sellada por la Contraloría General de la República, su propósito es expresar lo acontecido en una reunión que se acredita con la firma del Secretario y el Presidente de la Comisión de Fiestas, por lo que debe acatar lo indicado en la Directriz, con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en todos los archivos municipales que formen parte del Sistema Nacional de Archivos para la producción de actas municipales. En relación al Libro de Actas de esta Comisión se determinó las siguientes debilidades:

A. En los folios 46, 121, 123, 125 la impresión es poco precisa pudiendo prestarse a interpretaciones erróneas.

B. En Acta de la Sesión Ordinaria No.017-2015 del 16 noviembre, 2015 y Acta de la Sesión Ordinaria No.018-2015 del 16 noviembre, 2015, se omite, acuerdos y artículos.

C. Folios nulos 119, 120, 129 (aunque no se indica).

D. El inicio del Acta De Sesión Ordinaria No.023-2015, del 4 de enero 2016, está duplicado en los folios 141 y 142.

E. Existen dos actas No.010-2015 una del 30 de setiembre y la otra del 7 de octubre, 2015, no hay acta No.011-2015.

F. El Acta No.010-2015, del 7 de octubre, 2015, tiene como fecha de finalización el 5 de octubre 2015.

G. El Acta No.009-2015, folio 121 de reunión extraordinaria del 26 de noviembre, 2015, no se cierra.

H. El Acta No.010-2015, folio 125 de reunión extraordinaria del 02 de diciembre, 2015, no indica la finalización de la reunión.

I. Los folios 04, 10, 21, 24, 40, 43, 47, 51,66, 83, 85, 89, 93, 96, 98,103, 107, 110, 112, 114, 115, 117, 127, 132, 137, 140, 144, tienen en su mayoría media página sin utilizar.

1.3.1. Recomendación Al Concejo Municipal

(4)

Instruir a la Comisión de Festejos de San José 2016-2017, ajustarse a la Directriz, con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en todos los archivos municipales que formen parte del Sistema Nacional de Archivos para la producción de actas municipales, giradas por La Junta Administrativa del Archivo Nacional, Órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos, en virtud de las atribuciones que le confiere el artículo 11, incisos e) y f) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990, por Acuerdo Nº 6 tomado en la sesión Nº 31-2014. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

1.4. INGRESOS

El detalle de los ingresos es el siguiente:

Ingresos Comisión Fiestas de San José 2015-2016

Origen del Ingreso Según Auditoría Según Contabilidad Diferencia Remate Campo Ferial 225.000.000,00 225.000.000,00 0,00 Inscripciones del Tope 39.907.500,00 39.907.500,00 0,00

Tarimas del Tope 3.962.500,00 3.962.500,00 0,00

Derechos de Transmisión 86.000.000,00 86.000.000,00 0,00

Patrocinador (1) 2.645.050,00 0,00 2.645.050,00

Señorita San José 1.000.000,00 1.000.000,00 0,00

Otros Patrocinadores (2) 2.000.000,00 0,00 (2.000.000,00)

No tributarios 0,00 2.000.000,00 2.000.000,00

Reintegro (3) 0,00 1.880.190,00 (1.880.190,00)

Intereses Bancarios (4) 17,22 17,45 0,23

Total Ingresos ¢360.515.067,22 ¢359.750.207,45 ¢764.860,23

1. No se registró en el Mayor Auxiliar de Ingresos, ni en el Mayor el depósito del Banco Scotiabank por realizarse el 20 de enero del 2016.

2. El depósito de ₡2.000.000,00 (dos millones de colones 00/100) por el patrocinio CHECK EWP, fue registrado por la contabilidad como otros ingresos no tributarios, por lo que la auditoría lo resta y se suma en el ingreso de otros patrocinadores.

3. El ingreso de ₡1.880.190,00 (Millón ochocientos ochenta mil ciento noventa colones con 00/100) registrado por Contabilidad como un reintegro, la Auditoría lo resta por ya haberse deducido en los gastos.

4. Se registra por parte de Contabilidad intereses por 0,23.

A. No instalación de tarima en el campo ferial.

Según lo establecido en el apartado 5. Modalidades del cartel de remate de puestos del campo ferial, si se adjudicaba en su totalidad el campo ferial, como se hizo, el adjudicatario debía instalar una tarima para la realización de actividades culturales, para la cual se estimaba un valor de ¢5.000.000,00 (cinco millones de colones exactos).

En las visitas al campo ferial que realizó esta Auditoría, se determinó que dicha tarima no se instaló, a pesar de que era obligación del adjudicatario hacerlo, en su lugar se colocaron más inflables.

En el análisis de la correspondencia emitida por la Comisión de Festejos, se determinó que la Comisión remitió el oficio 170-CFSJ2015/2016, del 25 de diciembre de 2015, al adjudicatario, relativo a la no instalación de la tarima para espectáculos culturales, del cual no se recibió respuesta.

Mediante oficio LIQ-011-CFSJ2015-2016, la Comisión de Festejos le indica a esta Auditoría que el adjudicatario de forma verbal les hizo ver la imposibilidad de instalar la tarima en razón que el Ministerio de Salud le ordenó mover los servicios sanitarios a un lugar muy cercano donde se ubicaría la tarima, aspecto que no concuerda con lo observado por esta Auditoría en las inspecciones de campo realizadas en el Campo Ferial. Asimismo, se indica en el citado oficio que las actividades culturales si se realizaron; sin embargo, la única evidencia que se aporta son unas fotografías que no comprueban lo indicado.

Por lo anterior, hubo un incumplimiento por parte del adjudicatario, para el cual el cartel no establece sanción y la Comisión de Festejos 2015-2016 no realizó un análisis más profundo para establecer si procedía alguna sanción considerando lo normado en la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa.

1.4.1. Recomendación Al Concejo Municipal:

Instruir a la Comisión de Festejos Populares de San José 2016-2017 para que incluyan en el cartel de contratación administrativa que se confeccione para el remate de puestos, las sanciones correspondientes que garanticen el cumplimiento de todo lo pactado, mediante sanciones, multas o garantías de cumplimiento. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

B. Falta de análisis financiero en actas para el remate de puestos.

La Comisión de Festejos Populares no presenta en actas un análisis financiero, en el cual demostrara los parámetros que se utilizaron para definir los precios de las áreas a rematar en el campo ferial.

Observaciones de la Administración

(5)

En la reunión de validación del 8 de marzo, 2016, el Presidente de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016, manifestó que: “La Comisión tomo en consideración el tema de la deflación económica y que las fechas de las fiestas de San José, 2015/2016, tienen menos días de fiestas respecto a otros años”.

Comentarios de la Auditoría

Lo indicado por el Presidente de la Comisión no modifica la debilidad determinada por esta Auditoría Interna, por lo que no amerita cambios al informe.

Instruir a la Comisión de Festejos Populares de San José 2016-2017, que transcriban en actas el análisis financiero que realicen para justificar los montos a cobrar por el remate de puestos del campo ferial de Zapote. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

C. Sobre la no contratación de monitoreo de pauta publicitaria en televisión y radio.

La Comisión de Fiestas de San José no realizó contratación de monitoreo de pauta publicitaria en radio y televisión. El proceso de contratación iniciado se declaró desierto por presentarse solo una única oferta, la cual procedió de una empresa de seguridad privada.

Posteriormente, pese a la necesidad de controlar las pautas otorgadas, no se realizó una nueva contratación, por lo que como evidencia del cumplimiento de lo contratado por concepto de pautas, se suministraron documentos proporcionados por las empresas, en las cuales se comprueba lo pactado.

Por lo anterior, la Comisión de Festejos Populares de San José, no llevó un monitoreo independiente de pautas publicitarias, que les permitiera verificar el consumo de las pautas publicitarias que debían realizar la Televisora de Costa Rica Canal 7 y Repretel por la contratación de transmisión de los toros por un monto de ₡44.050.000,00, (cuarenta y cuatro millones cincuenta mil colones 00/100) y el Grupo Omega, por Tarima de Tope por un monto de ₡7.425.000,00 (siete millones cuatrocientos veinticinco mil colones exactos).

1.4.3. Recomendación Al Concejo Municipal

Instruir a la Comisión de Festejos Populares de San José 2016-2017, para que establezcan los controles adecuados para asegurar de forma independiente, que se reciban las pautas publicitarias acordadas con los proveedores. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

2. Hallazgo N° 1

Contratación de llenado de estañones para el Tope Nacional (Procedimiento Contractual 2015CD-001194- 99999, Servicio de Alquiler de Cisterna).

Condición:

La oferta presentada por Transportes Solís, la cual resultó adjudicada, no cumplió con el requisito de indicar el origen del agua mediante la cual llenaría los estañones. A pesar de ello, la Comisión de Festejos Populares de San José 2015-2016, sin solicitar la subsanación de esa omisión y obviando el requerimiento, emitió criterio a favor de dicha oferta.

Asimismo, se determinó que la Comisión de Festejos comunicó al Departamento de Recursos Materiales y Servicios sobre lo denunciado en la prensa, acerca de que la empresa habría tomado el agua de un hidrante público, aspecto prohibido en la contratación, a lo que dicho Departamento le solicitó realizar la investigación correspondiente, no obstante la investigación realizada se encaminó hacia definir la entrega tardía del servicio y no sobre el supuesto hurto del agua, por lo que posteriormente se solicitó continuar con el pago de la orden de compra, sin investigar ni documentar el supuesto incumplimiento de contrato por parte de la empresa Transportes Solís.

Criterio:

En el Cartel de contratación el punto 12. Especificaciones Técnicas: Descripción, se indica textualmente:

“Alquiler de tres cisternas para llenado de 2000 estañones con hueco de agua potable, la cual deberá ser suministrada por el adjudicatario y cuyo origen deberá ser mencionado en la oferta. Bajo ningún concepto se aceptará la toma de agua de hidrantes públicos”.

La Ley de Contratación Administrativa estipula:

Artículo 13. ”Fiscalización. La Administración fiscalizará todo el proceso de ejecución, para eso el contratista deberá ofrecer las facilidades necesarias. A fin de establecer la verdad real, podrá prescindir de las formas jurídicas que adopten los agentes económicos, cuando no correspondan a la realidad de los hechos. En virtud de este derecho de fiscalización, la Administración tiene la potestad de aplicar los términos contractuales para que el contratista corrija cualquier desajuste respecto del cumplimiento exacto de las obligaciones pactadas. Si la Administración no fiscaliza los procesos, eso no exime al contratista de cumplir con sus deberes ni de la responsabilidad que le pueda corresponder“.

Artículo 20. ”Cumplimiento de lo pactado. Los contratistas están obligados a cumplir, cabalmente, con lo ofrecido en su propuesta y en cualquier manifestación formal documentada, que hayan aportado adicionalmente, en el curso del procedimiento o en la formalización del contrato”.

Efecto:

(6)

Se incumplió con lo estipulado en la cláusula 12 del cartel de contratación, relacionado con indicar de dónde se originaría el agua a suministrar y con los artículos citados de la Ley de Contratación Administrativa.

Causa:

La Comisión de Festejos Populares 2015-2016, no analizó adecuadamente la oferta ni fiscalizó apropiadamente la prestación del servicio por parte de la empresa Transportes Solís.

Instruir a los miembros de la Comisión de Festejos Populares 2016-2017, para que en los procedimientos de control que realicen lleven a cabo una revisión adecuada de las ofertas en comparación con lo solicitado en los carteles y se proceda a fiscalizar la prestación del servicio, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. (Recomendación de control, que debe estar cumplida antes del 29 de abril de 2016).

Queda en poder de la Auditoría Interna expediente digital en el sistema AUDINET y un expediente físico con 359 folios útiles, como justificantes del trabajo realizado.

DICTAMEN No. 001-DIC-A-2014

En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del 2016, hemos ejecutado el estudio de Auditoría denominado:

“Revisión de la Liquidación de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016”. La información que sustenta la liquidación es responsabilidad de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016 y los departamentos de Recursos Materiales y Servicios, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería y demás instancias de la Municipalidad de San José, en las cuales la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016 apoyó su gestión. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre la liquidación de ingresos y egresos, en apego a la Ley 4286 y sus reformas y el Reglamento de Organización y Funcionamiento de los Festejos Populares de la Municipalidad del Cantón Central de San José, desde el 24 de junio 2015, fecha en la que se instauró la Comisión de fiestas 2015/2016 hasta el término de la revisión de la liquidación presentada.

La “Revisión de la Liquidación de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016”, se desarrolló de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público NGASP (R-DC-064-2014) y las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009). Las cuales requieren que se planee y ejecute la auditoría, de forma tal que permita tener una certeza razonable sobre si el pago se realizó libre de representación errónea de importancia relativa.

Del análisis de la información proporcionada y de la evaluación realizada por esta Auditoría, se determinó lo siguiente:

1. La utilidad producto de los ingresos y egresos de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016, ascendió a un monto de ¢137.844.676,26 (ciento treinta y siete millones ochocientos cuarenta y cuatro mil seiscientos setenta y seis colones con 26/100 ), según se detalla:

2. Presuntas utilidades de la Comisión de Festejos 2015/2016

Concepto Monto

Dato según Liquidación

Ingresos 359.750.207,45

Egresos 193.858.215,10

Utilidad según Contabilidad ¢165.891.992,35

Ajustes según Auditoría

Más-Menos ingresos

1 Depósito no registrado de Scotiabank patrocinador 2.645.050,00

2 Reintegro considerado como ingreso (1.880.190,23)

Reintegros

3 Reintegro O.C 137238 Grupo Nación Gn S.A. 30.000,00

4 Reintegro O.C 137237 Sociedad Periodística La Extra Ltda. 658.421,08 5 Reintegro O.C. 137466 Garantía a la Compañía de Fuerza y Luz 1.990.678,00 6 Reintegro O.C. 137466 gasto de la Compañía de Fuerza y Luz que es

trasladado al señor Alejandro Morales 5.682.685,00

7

Oficio SE-110-2016, devolución de pago de horas extra que no

corresponde 350.244,29

Menos gastos no considerados:

8 Combustible no registrado (1.257.367,00)

9 El costo de maquinaria que fue facilitada a la Comisión de Festejos

Populares de San José 2015/2016 (3.610.000,00)

(7)

10 Pago pendiente de Dietas de Sra. Deyanira Esquivel Chang (520.799,63)

11 Combustible- Recolección (196.601,00)

12 Horas alquiler Camiones recolectores (3.902.619,60)

13

Cálculo aproximado de pago de horas extra del Lic. John Muñoz Calvo

(En reclamo) (2.427.401,00)

14 Consumo eléctrico del Concejo de Distrito (6.306,30)

15 Consumo de agua del Campo Ferial (1.137.848,00)

16

Tiempo ordinario no considerado por la Comisión de Festejos

17 Tiempo extra ordinario aún no registrado contablemente (12.113.013,26)

18 Pago de consumo telefónico (181.205,00)

19 Utilidad según Auditoría ¢137.844.676,26

2. Detalle:

2.1. El ingreso por ¢2.645.050,00 (dos millones seiscientos cuarenta y cinco mil cincuenta colones 00/100), del Patrocinador Scotiabank, no fue considerado dentro de la liquidación ya que fue depositado el 20 de enero 2016.

2.2. Reintegro considerado como ingreso Orden de Compra N°137092 de la Junta Administrativa De La Imprenta Nacional por un monto de ¢1.880.190,23 (un millón ochocientos ochenta mil ciento noventa colones con 23/100) y gasto registrado por el monto correcto.

2.3. Reintegro O.C 137238 Grupo Nación Gn S.A., por ¢30.000,00 (Treinta mil colones con 00/100).

2.4. Reintegro O.C 137237 Sociedad Periodística La Extra Ltda., por ¢658.421,08 (seiscientos cincuenta y ocho mil cuatrocientos veintiún colones con 08/100).

2.5. Reintegro O.C. 137466 Garantía a la Compañía de Fuerza y Luz que debe ser reintegrada ¢1.990.678 (millón novecientos noventa mil seiscientos setenta y ocho colones con 00/100).

2.6. Reintegro O.C. 137466 por Materiales, mano de obra e instalación de los servicios eléctricos en baja tensión (montaje y desinstalación) gasto de la Compañía de Fuerza y Luz que es trasladado al señor Alejandro Morales ¢5.682.685. (cinco millones seiscientos ochenta y dos mil seiscientos ochenta y cinco colones con 00/100).

2.7. Oficio SE-110-2016, devolución de pago de horas extra que no corresponde ¢350.244,29 (trecientos cincuenta mil doscientos cuarenta y cuatro colones 29/100).

2.8. Combustible pendiente de registro por ¢1.257.367,00 (millón doscientos cincuenta y siete mil trescientos sesenta y siete colones 00/100).

2.9. El costo de la maquinaria que fue facilitada por la Sección de Maquinaria y Equipo a la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016, por medio del Oficio 46-CFSJ 2015/2016 por un monto de

¢3.610.000 (tres millones seiscientos diez mil colones), en cumplimento del criterio DAGJ-0885-2009, 15 de junio, 2009, de la Contraloría General de la República el cual concluye:

De lo antes expuesto, podemos concluir que para poder determinar el nivel de utilidad o pérdida de toda actividad lucrativa que realice una institución pública se deben considerar todos los ingresos generados en ella, y disminuirle todos los costos y gastos en que haya incurrido esa entidad para poder realizarla; lo cual, si bien no está expresamente regulado en una ley, es una regla de la técnica contable que debe respetar toda institución pública o privada para obtener información veraz y oportuna y así mantener una sana gestión administrativa. La negrita no es original del texto.

2.10. Pago pendiente de Dietas a la señora Deyanira Esquivel Chang, representante del Hospicio de Huérfanos, como miembro de la Comisión de Festejos Populares 2015-2016, por un monto de

¢520.799,63 (quinientos veinte mil setecientos noventa y nueve colones con 63/100).

2.11. Según Oficio DSA-031-2016, de la jefatura del Departamento de Servicios Ambientales, el combustible utilizado por los camiones recolectores fue de ¢196.601,00 (Ciento noventa y seis mil seiscientos un colones, 00/100).

2.12. Según Oficio de DSA-031-2016, de la Ingeniera Emperatriz Ordeñana Ayerdis, jefa del Departamento de Servicios Ambientales se utilizó 220 horas de camión recolector a un costo de ¢17.739.18 por hora generando un gasto de ¢3.902.619,60 (tres millones novecientos dos mil seiscientos diecinueve colones con 60/100).

2.13. Según indicó el funcionario John Muñoz Calvo, miembro de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016, estaría presentando un reclamo por el no pago de horas extraordinarias, por un monto aproximado de ¢2.427.401,00 (dos millones cuatrocientos veintisiete mil cuatrocientos un colones 00/100).

(8)

2.14. Consumo eléctrico del Concejo de Distrito ¢6.306,30 (seis mil trecientos seis colones con 30/100), calculado según diferencia con consumo normal de la instalación.

2.15. Consumo de agua del Campo Ferial ¢1.137.848, 00 (Millón ciento treinta y siete mil ochocientos cuarenta y ocho colones 00/100), calculado según diferencia con consumo normal.

2.16. Tiempo ordinario no incluido en la liquidación presentada por la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016, por un monto de ¢12.171.043,45 (doce millones ciento setenta y un mil cuarenta y tres colones con 45/100).

2.17. Tiempo extra ordinario no incluido en la liquidación presentada por la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016, por un monto de ¢12.113.013,26, (doce millones ciento trece mil trece colones con 26/100).

2.18. Consumo de servicios telefónicos y de internet por un monto de ¢181.205,00 (ciento ochenta y un mil doscientos cinco colones con 00/100).

3. Recomendaciones:

Con fundamento en lo expuesto, así como en las potestades conferidas en la Ley General de Control Interno artículos 12 inciso c) y 39, se emiten las siguientes recomendaciones.

Esta Auditoría se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las recomendaciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales recomendaciones.

Al Concejo Municipal

1.1 Aprobar la liquidación sin irregularidad determinada por esta Auditoría en el punto 2.19 de este informe por un monto ¢137.844.676,26 (ciento treinta y siete millones ochocientos cuarenta y cuatro mil seiscientos setenta y seis colones con 26/100), a fin de dar cumplimiento al artículo 11 de la Ley 4286 y sus reformas.

Esto en un plazo de 15 días naturales de conformidad con el artículo 1 de la Ley 4286. (Recomendación de Control que debe estar cumplida antes del 29 de abril, 2016).

1.2 Solicitar a la Alcaldesa que ordene a la Dirección Financiera que proceda a presupuestar los dineros y girar al Hospicio de Huérfanos ¢68.922.338,13 (sesenta y ocho millones novecientos veintidós mil trescientos treinta y ocho colones con 13/100). Correspondiente a la liquidación sin irregularidad. Lo anterior deberá ser realizado máximo en setenta y cinco días después de aprobada esta liquidación por parte del Concejo Municipal, según artículo 11 de la Ley 4286 y sus reformas. (Recomendación de Control que debe estar cumplida antes del 29 de abril, 2016).

1.3 Si en el caso de que las instancias correspondientes determinasen que el reclamo presentado por el funcionario John Muñoz Calvo, miembro de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016, no procede, el monto separado para efectos de este pago por ¢2.427.401,00 (dos millones cuatrocientos veintisiete mil cuatrocientos un colones 00/100), se deberá presupuestar y girar al Hospicio de Huérfanos, el monto correspondiente al 50% de dicha suma, lo anterior de conformidad con lo indicado en el artículo 11 de la Ley 4286 y sus reformas. (Recomendación de Control que debe estar cumplida antes del 16 de Diciembre del 2017).

Nota: Queda en poder de la Auditoría Interna un expediente digital en el sistema AUDINET y un expediente físico con 359 folios útiles, como justificantes del trabajo realizado.

POR TANTO ESTE CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el Informe de Auditoria, Carta a la Administración No. 002-INF-A-2016, referente a la liquidación presentada por la comisión de Festejos Populares 2015-2016 y el Dictamen No. 001-DIC-A-2016.

SEGUNDO: Aprobar la liquidación sin irregularidades determinada por la Auditoría, por un monto de monto

¢137.844.676,26 (ciento treinta y siete millones ochocientos cuarenta y cuatro mil seiscientos setenta y seis colones con 26/100), según se detalla: a continuación:

2. Detalle de utilidades de la Comisión de Festejos 2015/2016

Concepto Monto

Dato según Liquidación

Ingresos 359.750.207,45

Egresos 193.858.215,10

Utilidad según Contabilidad ¢165.891.992,35

Ajustes según Auditoría

Más-Menos ingresos

1 Depósito no registrado de Scotiabank patrocinador 2.645.050,00

2 Reintegro considerado como ingreso (1.880.190,23)

(9)

Reintegros

3 Reintegro O.C 137238 Grupo Nación Gn S.A. 30.000,00

4 Reintegro O.C 137237 Sociedad Periodística La Extra Ltda. 658.421,08 5 Reintegro O.C. 137466 Garantía a la Compañía de Fuerza y Luz 1.990.678,00 6 Reintegro O.C. 137466 gasto de la Compañía de Fuerza y Luz que es

trasladado al señor Alejandro Morales 5.682.685,00

7

Oficio SE-110-2016, devolución de pago de horas extra que no

corresponde 350.244,29

Menos gastos no considerados:

8 Combustible no registrado (1.257.367,00)

9 El costo de maquinaria que fue facilitada a la Comisión de Festejos

10 Pago pendiente de Dietas de Sra. Deyanira Esquivel Chang (520.799,63)

11 Combustible- Recolección (196.601,00)

12 Horas alquiler Camiones recolectores (3.902.619,60)

13

Cálculo aproximado de pago de horas extra del Lic. John Muñoz Calvo

(En reclamo) (2.427.401,00)

14 Consumo eléctrico del Concejo de Distrito (6.306,30)

15 Consumo de agua del Campo Ferial (1.137.848,00)

16

Tiempo ordinario no considerado por la Comisión de Festejos

17 Tiempo extra ordinario aún no registrado contablemente (12.113.013,26)

18 Pago de consumo telefónico (181.205,00)

19 Utilidad según Auditoría ¢137.844.676,26

TERCERO: Solicitar a la Alcaldesa que ordene a la Dirección Financiera que proceda a presupuestar los dineros y girar al Hospicio de Huérfanos ¢68.922.338,13 (sesenta y ocho millones novecientos veintidós mil trescientos treinta y ocho colones con 13/100). Correspondiente a la liquidación sin irregularidad. Lo anterior deberá ser realizado máximo en setenta y cinco días después de aprobada esta liquidación por parte del Concejo Municipal, según artículo 11 de la Ley 4286 y sus reformas. (Recomendación de Control que debe estar cumplida antes del 29 de abril, 2016).

CUARTO: Si en el caso de que las instancias correspondientes determinasen que el reclamo presentado por el funcionario John Muñoz Calvo, miembro de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015/2016, no procede, el monto separado para efectos de este pago por ¢2.427.401,00 (dos millones cuatrocientos veintisiete mil cuatrocientos un colones 00/100), se deberá presupuestar y girar al Hospicio de Huérfanos, el monto correspondiente al 50% de dicha suma, lo anterior de conformidad con lo indicado en el artículo 11 de la Ley 4286 y sus reformas. (Recomendación de Control que debe estar cumplida antes del 16 de diciembre del 2017).

QUINTO: Instruir a la Comisión de Festejos Populares de San José 2016-2017 a que en relación a la correspondencia cumplan en todos sus extremos con lo estipulado en el Capítulo V: Normas Sobre Sistemas de Información en el Archivo Institucional. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

SEXTO: Instruir a la Alcaldesa Municipal, doctora Sandra García Pérez, para que tome las acciones correspondientes a fin de que si la Municipalidad va a utilizar de forma permanente un activo adquirido con fondos de las comisiones de festejos, se proceda a transferir el monto correspondiente al 50% de su valor al Hospicio de Huérfanos, según lo estipulado en la Ley 4286. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

SEPTIMO: Instruir a la Comisión de Festejos de San José 2016-2017, ajustarse a la Directriz, con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en todos los archivos municipales que formen parte del Sistema Nacional de Archivos para la producción de actas municipales, giradas por La Junta Administrativa del Archivo Nacional, Órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos, en virtud de las atribuciones que le confiere el artículo 11, incisos e) y f) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990, por Acuerdo Nº 6 tomado en la sesión Nº 31-2014. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

OCTAVO: Instruir a la Comisión de Festejos Populares de San José 2016-2017 para que incluyan en el cartel de contratación administrativa que se confeccione para el remate de puestos, las sanciones correspondientes que garanticen el cumplimiento de todo lo pactado, mediante sanciones, multas o garantías de cumplimiento.

(Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

(10)

NOVENO: Instruir a la Comisión de Festejos Populares de San José 2016-2017, que transcriban en actas el análisis financiero que realicen para justificar los montos a cobrar por el remate de puestos del campo ferial de Zapote. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

DECIMO: Instruir a la Comisión de Festejos Populares de San José 2016-2017, para que establezcan los controles adecuados para asegurar de forma independiente, que se reciban las pautas publicitarias acordadas con los proveedores. (Recomendación de control que debe ser cumplida al 29 de abril, 2016).

UNDECIMO: Instruir a los miembros de la Comisión de Festejos Populares 2016-2017, para que en los procedimientos de control que realicen lleven a cabo una revisión adecuada de las ofertas en comparación con lo solicitado en los carteles y se proceda a fiscalizar la prestación del servicio, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. (Recomendación de control, que debe estar cumplida antes del 29 de abril de 2016).

DOUDECIMA: Se acuerda ordenar a la Secretaria Municipal que proceda a realizar las notificaciones que aquí se detallan a los miembros de la Comisión de Festejos Populares de San José 2015-2016 y 2016-2017, en forma personal; siguiendo los procedimientos establecidos en la Ley de Notificaciones y su Reglamento”.

ACUERDO DEFINITIVAMENTE APROBADO.-

Por diez votos para la dispensa, y por nueve votos para el fondo y aprobación definitiva, se aprueba moción presentada. Vota en contra para la Dispensa el Regidor Hernández Vásquez. Votan en contra para el fondo y aprobación definitiva los Regidores: LAWSON MARCHENA y HERNÁNDEZ VÁSQUEZ. Se acuerda:

ACUERDO 2.-APROBAR NUEVO REGLAMENTO INTERNO DE ORDEN, DIRECCIÓN Y DEBATES DEL CONCEJO MUNICIPAL.-

“Acójase y apruébese moción suscrita por los señores Regidores Rivera Araya, Altamirano Quesada, Murillo Cruz, Zamora Bolaños, Marín Gómez, Zamora Álvarez, Acevedo Acevedo, Bermúdez Salguero y Cano Castro, que dice:

RESULTANDO:

PRIMERO: Que el artículo 13 inciso c) del Código Municipal dispone dentro de las atribuciones del Concejo Municipal: “ c) Dictar los reglamentos de la Corporación, conforme a esta ley.”

SEGUNDO: Que se ha reconocido al Concejo Municipal, mediante la normativa que regula la Administración Pública y reiterada jurisprudencia, como el Órgano Superior Supremo de la Jerarquía administrativa municipal. (Ver dictámenes C-028-2010; C-064-2011; C-077-2012 de la Procuraduría General de la República, y Resolución 591 del Tribunal Contencioso Administrativo).

TERCERO: Que el artículo 103 de la Ley General de la Administración Pública dispone, en lo que interesa: “El jerarca o superior jerárquico supremo tendrá, además, la representación extrajudicial de la Administración Pública en su ramo y el poder de organizar ésta mediante reglamentos autónomos de organización y de servicio, internos o externos…” (Los resaltados no son del original).

CUARTO: Que el Reglamento Interno de Orden, Dirección y Debates del Concejo Municipal del Cantón Central de San José, publicado en el Alcance 27, Gaceta # 74, del 14 de abril del año 2000, viene a regular lo concerniente a la organización interna de la actividad deliberativa propia de este Órgano político, lo que así se ha aceptado como potestad de los Concejos Municipales por la misma Procuraduría General de la República (Ver C-442-2007 de 13 de diciembre 2007), siendo que el mismo se encontraba obsoleto debido a adiciones y cambios de la normativa que al respecto rigen la materia, lo cual resulta contraproducente pues el mismo debe servir de herramienta básica a la labor del órgano máximo de la Jerarquía municipal.

QUINTO: Que es imprescindible adecuar los procedimientos y actuaciones del Cuerpo colegiado además, a la jurisprudencia actualizada de la Procuraduría General de la República, Sala Constitucional y demás instancias jurídicas relacionadas con el Derecho público.

CONSIDERANDO:

ÚNICO: Que durante dos días completos en jornadas de trabajo, según lo dispuso este mismo Concejo mediante sendos acuerdos (Número 1 de Sesión Ordinaria 309 del 29 de Marzo, y 06 de Sesión Ordinaria 310 del 05 de Abril 2016), se procedió a estudiar y discutir por parte de los miembros asistentes, Regidores propietarios, suplentes e incluso Síndicos, en conjunto con Asesores Legales, la actualización de tan importante herramienta de trabajo.

POR TANTO SE ACUERDA:

PRIMERO: Aprobar el Nuevo Reglamento de Orden, Dirección y Debates del Concejo Municipal, que se adjunta y que ha sido actualizado con base en la Normativa, Jurisprudencia y Doctrina vigente al momento de su promulgación.

SEGUNDO: Se solicita su Publicación inmediata por parte de la Administración.

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CONCEJO MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ

REGLAMENTO INTERIOR DE ORDEN, DIRECCIÓN Y DEBATES DEL CONCEJO MUNICIPAL DEL CANTÓN CENTRAL DE SAN JOSÉ

El Concejo Municipal del Cantón Central de San José, en uso de las atribuciones establecidas en los artículos 169 y 170 de la Constitución Política, en relación con los numerales 4, inciso a), 12, 13, incisos c) y d), 43 y 50 del Código Municipal, aprueba el siguiente Reglamento Interior de Orden, Dirección y Debates del Concejo Municipal del Cantón Central de San José, para regular el funcionamiento de este órgano, el cual se regirá por las siguientes disposiciones:

CAPITULO I

DEL GOBIERNO MUNICIPAL DEL CANTÓN CENTRAL DE SAN JOSÉ ARTÍCULO 1. COMPOSICIÓN

El Gobierno Municipal del Cantón Central de San José, está compuesto, por un cuerpo deliberativo denominado Concejo, e integrado por los regidores que determine la ley, además por un el Alcalde con el respectivo suplente, todos de elección popular. (Artículo 12 del CM.)

CAPITULO II

DE LA INTEGRACION DEL CONCEJO MUNICIPAL ARTÍCULO 2. INTEGRACIÓN

El Concejo Municipal del Cantón Central de San José, está compuesto, conforme lo establece la Constitución Política y las leyes de la República, por un cuerpo deliberativo, integrado por los regidores.

CAPITULO III

DE LA INSTALACION DEL CONCEJO MUNICIPAL ARTÍCULO 3. INSTALACIÓN DEL DIRECTORIO PROVISIONAL

Los regidores tomarán posesión de sus cargos, el primer día del tercer mes posterior a la elección correspondiente,(artículo 29 CM) a las doce horas en el recinto de sesiones de la Municipalidad, previa juramentación que se realizará ante el Directorio Provisional, una vez que este se haya juramentado ante el Concejo. Este Directorio estará integrado por los regidores presentes de mayor edad (entre los propietarios o suplentes en funciones de propietarios) que hayan resultado electos, en ese orden, y según comunicado oficial del Tribunal Supremo de Elecciones. (C-213-2012 de 17 de Setiembre 2012 de la Procuraduría General de la República).

CAPITULO IV

DEL DIRECTORIO DEL CONCEJO ARTÍCULO 4. ELECCIÓN PRESIDENCIA Y VICEPRESIDENCIA

El Directorio Municipal será integrado con un Presidente y un Vicepresidente, electos por el Concejo Municipal, en votación secreta.

El Vicepresidente reemplazará al Presidente en sus ausencias temporales. En caso de que al mismo tiempo faltaren temporalmente el Presidente y el Vicepresidente, ambos serán reemplazados por los regidores de mayor edad, correspondiendo la Presidencia al mayor y la Vicepresidencia al que le sigue.

En caso de falta definitiva o renuncia del Presidente o del Vicepresidente, el Concejo procederá a su reposición, mediante elección secreta que se realizará en la sesión siguiente a aquella en que se conozca de la ausencia definitiva, si ya para ese momento se encontrare ausente definitivamente. En la ausencia definitiva del Presidente, o Vicepresidente, deberá realizarse una nueva elección de entre el resto de Regidores propietarios.

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ARTÍCULO 5. PROCEDIMIENTO ELECCIÓN PRESIDENTE Y VICEPRESIDENTE

Los Regidores, Síndicos y el Alcalde, tomarán posesión de sus cargos el primer día del tercer mes posterior a la elección correspondiente. Sin que se requiera previa convocatoria, a las doce horas deberán concurrir al recinto de sesiones de la Municipalidad para celebrar la primera sesión de ese período, la que se realizará con el siguiente procedimiento:

a-) En la sesión del primer y tercer año se hará el nombramiento del Directorio definitivo, que dirigirá el Concejo, durante el período establecido en el Código Municipal.

Para tal efecto, el Directorio provisional, que se integrará con los regidores de mayor edad, solo el primer año, luego de ser juramentado comprobará el quórum. Luego la Presidencia abrirá la sesión, y solicitará se cante el Himno Nacional y el de la Ciudad de San José.

De seguido el Presidente solicitará a los integrantes del Concejo, que propongan candidaturas para el cargo de Presidente. Cada proponente tendrá hasta cinco minutos para hacer su presentación, o en su lugar lo puede hacer el candidato propuesto. Terminado el período de uso de la palabra, se procederá a la elección, de forma o manera secreta conforme está establecido en la Ley. Una vez anunciado el resultado de esta elección, se efectuará bajo el mismo mecanismo, la del Vicepresidente. Después de electos, los integrantes del Directorio, se juramentarán ante el Directorio Provisional y entrarán de inmediato en posesión de sus cargos.

b-) Inmediatamente asume sus funciones el Directorio definitivo, el Presidente (a) declarará inaugurado el período de sesiones ordinarias y extraordinarias y luego dará por concluida la Sesión.

Así reformado mediante Acuerdo 3 de Sesión Ordinaria 309 del día 29 de Marzo de 2016.

ARTÍCULO 5 bis. PLANTEAMIENTO PROYECTO POLÍTICO. SESIONES DEL PRIMERO DE MAYO.

a) En la sesión ordinaria siguiente del nombramiento del Directorio, cada partido político representado en el Concejo Municipal conforme la elección municipal, planteará su proyecto político. Para estos efectos cada partido designará un único orador, quien podrá hacer uso de la palabra hasta por un máximo de diez minutos.

Inmediatamente la Presidencia ofrecerá la palabra por un período de hasta diez minutos a un representante de cada partido político y el Alcalde para referirse única y exclusivamente a los mensajes de los otros partidos. Una vez concluido este período se concederá en el mismo orden, un lapso final de cinco minutos como contrarréplica de los mensajes anteriores. Terminado este período se dará por concluido el procedimiento de réplica.

b-) En las sesiones del primero de Mayo del segundo y cuarto año se escucharán los mensajes de los representantes de cada partido político representado en el Concejo Municipal conforme a la elección municipal, quien podrá hacer uso de la palabra hasta por un máximo de diez minutos. En la sesión ordinaria siguiente la Presidencia ofrecerá la palabra por un período de hasta diez minutos a un representante de cada partido político y el Alcalde para referirse única y exclusivamente a los mensajes de los otros partidos. Una vez concluido este período se concederá en el mismo orden, un lapso final de cinco minutos como contrarréplica de los mensajes anteriores. Terminado este período se dará por concluido el procedimiento de réplica. En el caso de renuncia o por cualquier otra causa de remoción del cargo de alguno de los miembros del Directorio, se seguirá el procedimiento indicado en el artículo 5.

(Adicionado por el Concejo Municipal mediante Acuerdo 2, Artículo único de la Sesión Extraordinaria 148 del 07 de marzo de 2016.)

c) Todas las sesiones del Primero de Mayo se realizarán a las doce medio día, salvo que por acuerdo adoptado por mayoría calificada, se decida modificar el horario de su realización, excepto la sesión correspondiente a la toma de posesión.

ARTÍCULO 6. PLAZO DIRECTORIO DEFINITIVO.

Los miembros del Directorio, ejercerán sus cargos por un período de dos años y podrán ser reelectos. (Artículo 33 Código Municipal)

ARTÍCULO 7. REMISIÓN CÓDIGO MUNICIPAL.

En lo que no esté previsto en este capítulo, se procederá de conformidad con lo establecido en el artículo veintinueve del Código Municipal.

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CAPITULO V

DE LAS SESIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL ARTÍCULO 8. SESIONES. CELEBRACIÓN. CONVOCATORIA

Las sesiones del Concejo Municipal se celebrarán en el Salón de Sesiones Cleto González Víquez, ubicado en el Edificio Municipal Tomás López de El Corral.

El Concejo Municipal podrá acordar la celebración de sesiones ordinarias o extraordinarias, en lugares diferentes a la Sala citada, pero dentro de la jurisdicción del Cantón Central de San José, con el fin único de tratar asuntos relativos a los intereses de los vecinos del distrito donde se realice la sesión, excepto que por unanimidad de votos el Concejo acuerde conocer otro asunto.

Las sesiones convocadas por el Alcalde Municipal deberán realizarse en el recinto de sesiones de la Municipalidad, salvo que el Concejo Municipal mediante acuerdo, disponga un lugar distinto. (C-201-2009 de la Proc. Gral. de la Rep.)

ARTÍCULO 9. SESIONES. CANTIDAD. HORA DE INICIO Y FINALIZACIÓN.

El Concejo Municipal celebrará como mínimo (artículo 35 del Código Municipal), una sesión ordinaria remunerada por semana y hasta dos sesiones extraordinarias remuneradas cada mes (las dos primeras). El Concejo Municipal, podrá celebrar varias sesiones ordinarias remuneradas en una misma semana, siempre y cuando las mismas correspondan al traslado de sesiones de otras semanas, sin superar las previstas por ley. Podrán entonces trasladarse las sesiones ordinarias de la tercera, cuarta y quinta semana del mes de diciembre, correspondientes a una sesión por semana (artículo 30 Código Municipal), a la primera y segunda semana de dicho mes, y la sesión Ordinaria de Semana Santa, a las semanas anteriores o siguientes a esas fechas dentro del mismo mes calendario, habiéndose publicado de previo en el Diario Oficial La Gaceta dicho traslado. A contrario, no serán remunerables las sesiones ordinarias que, a partir de la segunda en una misma semana, no correspondan a otras semanas dentro del mismo mes calendario. (Concordancia entre artículos 30 y 35 CM, en conexidad con los artículos 7 y 52 de la Ley General de la Administración Pública).

Las sesiones del Concejo se iniciarán a las diecisiete horas y concluirán, como máximo, a las veinte horas treinta minutos, salvo que, mediante acuerdo, que requerirá votación calificada, se decida seguir sesionando después de esa hora.

(Así modificado mediante Acuerdos 11 de Sesión Ordinaria 82 de 22 de Noviembre 2011 y 02 de Sesión Ordinaria 188 de 03 de diciembre 2013).-

ARTÍCULO 10. SESIONES. ORDINARIAS.

Las sesiones ordinarias se celebrarán los días y a la hora que fije, mediante acuerdo, el Concejo Municipal, contando éste con la potestad de cambiar la fecha y la hora de realización de las sesiones ordinarias en cualquier momento y cuantas veces lo desee, previa publicación, en La Gaceta, y según lo dispuesto por el artículo anterior.

No será necesaria dicha publicación todos los meses si no existen cambios dispuestos.

ARTÍCULO 11. SESIONES. HORA OFICIAL PARA INICIO. AUSENCIAS. IMPOSIBILIDAD DE ABSTENERSE DE VOTAR.

De conformidad con el artículo treinta y ocho del Código Municipal, las sesiones del Concejo deben iniciarse dentro de los quince minutos siguientes a la hora fijada para su inicio. Durante este período la sesión podrá dar inicio en cualquier momento. Si concluido ese lapso sin que se haya iniciado, entonces la sesión ya no podrá efectuarse.

El reloj de la sala de sesiones será el que marque la hora oficial o en su defecto el reloj marcador de la Secretaria municipal colocado en la mesa principal. La regla es aplicable tanto a sesiones ordinarias como a extraordinarias.

Cuando el regidor propietario tuviere que ausentarse en forma temporal por más de quince minutos en el transcurso de la sesión, debe acudirse al regidor suplente, de igual forma que cuando el primero deba excusarse o haya sido recusado de conocer algún asunto. Cabrá la sustitución para este último caso (excusa o recusación), si y solo si en dicho asunto se le considerare interesado directo, su cónyuge o algún pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o afinidad, o según las causales dispuestas por la Ley Orgánica del Poder Judicial (art. 8 inc. 3 y 31), y 53 del Código Procesal Civil, las cuales deberá fundamentar en forma expresa ante la Presidencia del Concejo, a quien corresponderá la decisión sobre la procedencia de las mismas y siendo así realizará su debida sustitución. El voto debe ser siempre afirmativo o negativo, por lo que está imposibilitado para abstenerse o excusarse de votar por otras razones distintas a las que disponga la normativa vigente. Si lo que ocurre es un retiro definitivo del regidor propietario, éste perderá la dieta correspondiente. (Artículos 26 inciso b), 28, 30 y 31 CM)

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ARTÍCULO 12. SESIONES. QUÓRUM DE LEY. CONTROL DE ASISTENCIA. SUSTITUCIONES.

El Concejo Municipal para iniciar sus sesiones debe contar con el quórum de ley, que significa que se cuenta con la mayoría absoluta, sea, la mitad más uno de los regidores que conforman el Concejo Municipal.

Si al momento en que el Presidente disponga iniciar la sesión, no se cuenta con quórum, entonces procederá a sustituir a los ausentes, con el procedimiento que la ley ordena. En caso de que aún así no se lograra conformar el quórum, entonces el Presidente, una vez transcurridos los quince minutos de gracia, ordenará cerrar las puertas de la sala de sesiones e instruirá a la Secretaria Municipal para que levante una nómina de los presentes, para acreditar el pago de dietas.

Los regidores propietarios y suplentes y los síndicos propietarios y suplentes, que no se encuentren dentro del salón de sesiones una vez concluido el minuto quince después de iniciada la sesión, se tendrán como ausentes para efectos del pago de dieta. El Presidente municipal realizará un control de asistencia al minuto quince, indicando para la grabación respectiva, quiénes se encuentran ausentes.

La falta de quórum durante la realización de la sesión, faculta a Presidente a completarlo, mediante las correspondientes sustituciones las veces que sea necesario.

El regidor suplente, que sustituya a un propietario, tendrá derecho a permanecer como miembro del Concejo toda la sesión, si la sustitución hubiera comenzado después de los quince minutos a que se refiere el párrafo segundo anterior, o si, aunque hubiere comenzado con anterioridad, el propietario no se hubiera presentado dentro de ese lapso. En este caso devengará la dieta como regidor propietario.

ARTÍCULO 13. SESIONES. REGIDORES DEBEN ESTAR EN SUS CURULES PARA EMITIR VOTO.

Los regidores deben encontrarse ocupando sus respectivas curules, para que de inicio la sesión y para que se les reciba el voto, cuando se someta a votación cualquier asunto. De no encontrarse en su sitio, el señor Presidente deberá llamar al orden y hacer pasar a su curul a los ausentes.

ARTÍCULO 14. SESIONES. FRASE PARA INICIAR Y CONCLUIR

El Presidente Municipal iniciará cada sesión del Concejo, con la siguiente frase : “Siendo las (...) horas se inicia la sesión (ordinaria o extraordinaria) número (...), del Honorable Concejo Municipal de San José” . De la misma forma, para dar por concluida cada sesión, el Presidente pronunciará la siguiente frase: Siendo las (...) horas, se levanta la sesión (ordinaria o extraordinaria) número (...)”.

ARTÍCULO 15. SESIONES. ORDEN DEL DÍA

Las sesiones ordinarias del Concejo se desarrollarán conforme al siguiente orden del día:

a.)

Artículo I. Lectura y aprobación del acta anterior.

b.)

Artículo II. Audiencias.

c.)

Artículo III. Lectura de correspondencia.

d.)

Artículo IV. Asuntos de Trámite Urgente.

e.)

Artículo V. Informes de Comisiones.

f.)

Artículo VI Mociones de los Señores Regidores.

g.)

Artículo VII. Mociones del Señor Alcalde.

(Eliminado el inciso h), y modificado en su totalidad por Directriz General para la normalización del tipo documental Actas municipales del Archivo Nacional, y aprobado por el Concejo Municipal según Acuerdo 1 de Sesión Ordinaria 248 del 27 de enero 2015, publicada en La Gaceta Número 33 de 17 de Febrero de 2015.) ARTÍCULO 16. SESIONES. DOCUMENTOS QUE PODRÁN SER CONOCIDOS

a-) La correspondencia que deba conocer el Concejo, se recibirá en la Sección de Archivo y Recepción de Documentos de la Secretaría Municipal, a más tardar tres horas antes del inicio de la sesión Ordinaria correspondiente, con la excepción de asuntos que el Presidente considere que deberán conocerse para iniciar su trámite respectivo, los cuales serán recibidos en forma directa por la Presidencia Municipal.

b-) Los asuntos de trámite urgente son aquellos que sean así calificados por la Presidencia del Concejo.

c-) Las mociones de los regidores y del Alcalde, se presentarán a máquina, en forma digital o por escrito, con letra clara y sin tachaduras o borrones. Cualquier modificación que se haga a una moción, debe escribirse mediante nota al pie, que debe ser firmada por el proponente de la moción.

Para que una iniciativa de un regidor o del Alcalde, sea conocida en una determinada sesión debe ser presentada en la Secretaría Municipal, por el o los proponentes, a más tardar tres horas antes del inicio de la sesión. En el Archivo de la Secretaría se recibirá la propuesta y de inmediato se marcará en el reloj que al efecto se mantendrá en esa dependencia y se le pondrá una numeración consecutiva, que indique el lugar que le corresponde a esa moción en el orden en que el Concejo Municipal conozca todas las presentadas. Las mociones que registren una

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hora de recibo posterior a la indicada, se reservarán, sin excepción, para ser conocidas en el capítulo correspondiente en la sesión inmediata posterior.

A fin de garantizar ese orden la Secretaría Municipal, pondrá en la curul de los regidores propietarios, en cada sesión, una lista de las mociones que han ingresado formalmente.

Una vez que las iniciativas han ingresado a la Secretaría, estas no pueden salir de la custodia de ésta, salvo si son retiradas por el (la) proponente (s), con la debida firma de comprobación. La Secretaría custodiará las mociones retiradas y de quien las retiró.

(EL INCISO d) FUE ELIMINADO SEGÚN LO DISPUESTO MEDIANTE ACUERDO 1 de Sesión Ordinaria 248 del 27 de enero de 2015, publicado en La Gaceta Número 33 del 17 de Febrero de 2015.-)

ARTÍCULO 17. SESIONES. ALTERACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA

Mediante una moción de alteración del orden se podrá aprobar que un artículo del Orden del día se anteponga al resto de las presentadas, o que una moción o documento que no fue presentado dentro del plazo fijado en el artículo anterior se pueda conocer en la sesión respectiva. Este tipo de moción, para ser aprobada requiere del voto calificado del total de Regidores que conforman el Concejo Municipal, no de los miembros presentes. Con su aprobación se ejecuta de inmediato.

ARTÍCULO 18. SESIONES. EXTRAORDINARIAS

Las sesiones extraordinarias, se celebrarán, previo acuerdo y convocatoria del Concejo Municipal, según las formalidades establecidas en el artículo treinta y seis del Código Municipal. El acuerdo requiere el voto de mayoría absoluta (simple). La sesión extraordinaria se realizará a la hora, el día, la fecha y con el orden del día que indique el acuerdo. En las mismas solo podrán conocerse los asuntos incluidos en la convocatoria, o además en alteración de lo que, por unanimidad, acuerden conocer los miembros del Concejo.

Al menos en una sesión Extraordinaria al mes se incluirá en la convocatoria dentro del Orden del día, un Capítulo de Control político.

ARTÍCULO 19. SESIONES. AUDIENCIAS

Las sesiones del Concejo Municipal son públicas. Los particulares podrán observar su desarrollo desde la barra habilitada para esos efectos. Luego de iniciada la sesión es totalmente prohibida la permanencia de personal administrativo dentro del recinto, si no ha sido autorizada de previo por la Presidencia municipal.

También podrán los particulares intervenir oralmente en las sesiones, previa solicitud escrita de audiencia dirigida a la Presidencia del Concejo, quien la concederá, según su criterio, para la sesión que considere oportuna. La audiencia también podrá ser otorgada mediante la aprobación de una moción de alteración del orden del día en el transcurso de una sesión, por excepción y por asuntos de extrema urgencia, si es en una Sesión Ordinaria, por mayoría simple. Si es en una Sesión Extraordinaria, aprobada por mayoría calificada del Concejo.

En cada audiencia se otorgará el uso de la palabra, por un máximo de quince minutos, a la persona u organización a la que se haya acordado recibir. Luego el Presidente ofrecerá el uso de la palabra, hasta por dos minutos, a los miembros del Concejo, Alcalde y síndicos que lo soliciten, con el fin de que formulen preguntas o pidan aclaraciones al invitado. Terminado este período, el visitante podrá responder las preguntas o hacer las aclaraciones durante un lapso de cinco minutos, pasado el cual se dará por concluida la audiencia.

La Presidencia Municipal comunicará al solicitante que le ha sido concedida la audiencia, indicándole el procedimiento anterior.

Durante el desarrollo de una audiencia, no se podrán conocer mociones de orden.

ARTÍCULO 20. SESIONES. CONVOCATORIA FUNCIONARIOS MUNICIPALS

Los funcionarios municipales podrán ser convocados para que asistan a sesiones ordinarias o extraordinarias del Concejo, cuando este, mediante acuerdo, así lo disponga, con el fin de que informen sobre asuntos propios de su cargo. El Auditor Municipal debe acudir a todas las sesiones del Concejo. Estos funcionarios harán ingreso al salón sin necesidad de que los regidores se pongan de pie.

ARTÍCULO 21. SESIONES. CALIFICACIÓN COMO SOLEMNE. REGLAMENTO DE ÓRDENES.

El Concejo Municipal podrá acordar que una sesión ordinaria ó extraordinaria sea calificada como Sesión Solemne, con el fin exclusivo de recibir u homenajear a un ciudadano costarricense o extranjero, celebrar un acontecimiento o fecha importante, o dedicarla a cualquier otro asunto que considere que lo amerita.

En las sesiones solemnes se atenderá estrictamente el orden protocolario y en razón de esa calificación sólo podrán hacer uso de la palabra, hasta por un término de cinco minutos, cada uno de los Jefes de Fracción de los partidos políticos representados en el Concejo o la persona que él designe, el Alcalde Municipal y el Presidente del