MAN. Onebeat 001 Manual de Procedimiento y de Usuario

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MAN. Onebeat 001 Manual de Procedimiento y de

Usuario

Pantallas: MTS SKU / Reabastecimiento de Distribución / Panel

Capacitación y Proyectos

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

MANOB.001 Página 2 de 31 Versión: 1.1

Realizó: Miguel Huerta Nombre de Documento:

MANCP. 006 Manual de Entrada de Mercancía por Orden de Compra

F. Elaboración: 22/04/2020 Revisó: Emmanuel Espinosa F. Modificación:23/04/2020 Área: Tiendas Nacionales F. Impresión: 24/04/2020

Índice

Objetivo General ... 3

Objetivos Particulares ... 3

Introducción ... 4

A.- Acceso a la Plataforma Onebeat ... 5

B.- Navegación y Manipulación de Columnas ... 6

B1.- Filtrado de Valores ... 6

B2.- Ordenar Valores ... 6

B3.- Visualización de Información con Criterios Condicionales ... 7

B4.- Detalles de SKU ... 9

C.- Pantalla MTS SKUs (Segmento 1) ... 10

C1.- PA Color en Sitio (Rango de Colores y Significado) ... 12

C.- Pantalla MTS SKUs (Segmento 2) ... 15

D.- Diagrama SKU ... 18

DI.- Análisis Ejemplo 1 ... 20

D2.- Análisis Ejemplo 2 ... 21

E.- Pantalla Reabastecimiento de Distribución ... 22

F.- Panel... 27

F1.- Shortages and Surplus Trend (Porcentaje de Quiebre de Inventario y Excedente) .... 28

F2.- Inventory, Sales and Throughput Trend ... 29

F3.- Coverage Trend ... 30

F4.- Lost Sales Trend ... 30

F5.- SKU Classification ... 31

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

MANOB.001 Manual de Usuario y Procedimiento para Plataforma Onebeat.

Objetivo General

Documentar el procedimiento para utilizar correctamente en tienda la plataforma Onebeat y mejorar con ello la gestión de órdenes de compra y manejo de inventario.

Objetivos Particulares

Proporcionar información acerca de las pantallas MTS SKUs, Reabastecimiento de Distribución y el Diagrama SKU.

Mostar a los colaboradores los elementos necesarios para poder interpretar un Diagrama SKU.

Glosario.

• Tamaño de Amortiguador: Es la cantidad de inventario que se debe tener del producto, para satisfacer las necesidades de los clientes y la operación de la tienda.

• Número SAP: Clave con la que la tienda está registrada en las bases de datos del corporativo y se utiliza para su identificación en diferentes rubos (sistemas, contabilidad, ventas etc).

• Best Seller: Tipo de categoría que se le asigna a un producto cuando por su nivel de desplazamiento es de los más vendidos dentro de la tienda (top 300 de ventas en el caso de Steren).

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

Introducción

Dentro de los procesos más importantes de la operación de la tienda se encuentra el desarrollo asertivo de Órdenes de Compra, las cuales les permitan tener un inventario balanceado de tal manera que nunca se niegue la venta de un producto y que a su vez no se tenga un sobre inventario de los mismos.

Para lograr esto es importante que el personal de tienda base su decisión de compra no solo en la experiencia operativa, sino que primordialmente utilice las transacciones y plataformas que el corporativo le proporciona, las cuales entre otras cosas les permiten el acceso a su histórico de ventas, pronósticos, sobre inventario, lento movimiento etc.

Una de las herramientas antes mencionadas es la plataforma OneBeat, la cual realiza un análisis de los materiales y cantidades óptimas, que la tienda debe solicitar a corporativo o CEDIS correspondiente de acuerdo al desplazamiento de los productos y al tamaño de amortiguador que se necesite cubrir en cada material.

Al hacer esto disminuirá en poco tiempo el sobre inventario, productos de lento movimiento, así como productos con existencia cero, esto se debe a que contarán con la disponibilidad de productos que el cliente final demanda, ya que se colocarán órdenes de compra conforme al desplazamiento de los materiales y a los niveles óptimos de inventario que debe tener la tienda.

Una vez hecho el análisis, el responsable de abastecimiento a tiendas generará la orden de compra, las cual será enviada a la tienda para que posteriormente el gerente le pueda dar entrada.

A continuación se muestra el uso de la herramienta Onebeat así como también los módulos de información y los diferentes tipos de análisis que se pueden hacer:

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Nomenclatura:

A.- Acceso a la Plataforma Onebeat

1.- Ingresar a la dirección electrónica de la plataforma (Onebeat).

http://onebeat.steren.com.mx/Login?ReturnUrl=%2f

2.- Teclear el usuario y contraseña asignado, posteriormente dar clic en el botón

“Aceptar” .

3.- Al hacer esto aparecerá la pantalla de inicio de la plataforma onebeat. Dar clic en el menú de interés para iniciar con la consulta o verificación.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

B.- Navegación y Manipulación de Columnas

B1.- Filtrado de Valores

1.- Para visualizar la información de un parámetro en particular será necesario dar clic en los diferentes cuadros de registro, que se encuentran debajo de las descripciones de cada una de las columnas e ingresar el valor de búsqueda. Por ejemplo para filtrar la información de una tienda determinada, hacer clic en el cuadro de registro de la columna “Bodega” e ingresar el número SAP que corresponde a la tienda de interés.

B2.- Ordenar Valores

1.- En caso de que el usuario lo requiera, puede ordenar los valores de cada columna ya sea de manera ascendente o descendente, en el caso particular de valores que no sean numéricos, se tomará como parámetro el orden alfabético. Por ejemplo para ordenar los registros por el “Tamaño de amortiguador” de mayor a menor, dar clic derecho en la descripción que corresponde a esa columna y del menú desplegable seleccionar la opción “Orden Descendente”.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

• Al hacer esto los registros quedarán ordenados con el criterio seleccionado.

B3.- Visualización de Información con Criterios Condicionales

1.- El usuario tiene la posibilidad de visualizar la información utilizando criterios condicionales, los cuales son filtros que mediante un parámetro predeterminado, muestran un conjunto de valores que cumplen con dicho criterio. Por ejemplo para visualizar todos los productos que empiecen con el código “COM”, dar clic en el icono “Filtro” que corresponde a la columna “SKU” y del menú desplegable seleccionar la opción “Comienza con”.

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Nomenclatura:

2.- Posteriormente dentro del cuadro de registro de la columna “SKU”, teclear el código “COM”.

• Al hacer esto, la plataforma mostrará todos los artículos que comienzan con el código “COM”.

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Nomenclatura:

B4.- Detalles de SKU

1.- El usuario tiene la posibilidad de visualizar un resumen de toda la información del producto en un solo apartado, para ello dar clic derecho sobre el artículo de interés y seleccionar la opción “Ver Detalles de SKU”.

2.- La plataforma mostrará la información del producto en cuestión. En caso de que se requiera visualizar la información de otro artículo hacer clic en los botones de

“Desplazamiento” .

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Nomenclatura:

C.- Pantalla MTS SKUs (Segmento 1)

En está pantalla se encuentra el catálogo completo de productos de cada una de las tiendas que pertenecen al mismo grupo, dentro de su estructura se muestra entre otras cosas información relacionada al Inventario en Sitio o en Tránsito que se tiene de los artículos, así como también del tamaño de amortiguador de cada uno de los productos y el porcentaje que se ha consumido del mismo por la operación de la tienda.

• Las principales columnas que podrás encontrar en la Pantalla MTS SKUs son:

1.- Tamaño de Amortiguador: Es la cantidad de inventario que se debe tener del producto, para satisfacer las necesidades de los clientes y la operación de la tienda.

2.- Bodega: Es el número de SAP que tiene asignado la tienda.

3.- Descripción de Bodega: Es el nombre de la tienda o centro de distribución.

4.- SKU: Código del material o del artículo específico.

5.- Descripción SKU: Descripción general del producto.

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Nomenclatura:

6.- SKU Bodega: Nombre o código del material con el que está asignado en el almacén de origen (en el caso de las tiendas Steren es el mismo código mostrado en la columna SKU).

7.- Origen Bodega: CEDIS o almacén donde son solicitados los productos de las órdenes de compra.

8.- Tamaño de Amortiguador Mínimo: Está columna no será utilizada (análisis y reportes).

9.- Inventario en Tránsito: Número de Piezas que están en backlog y la tienda no le ha dado entrada (procesamiento en bodega o la tienda no ha aplicado el proceso).

Nota:

Únicamente se mostrarán en la plataforma los productos con estatus 0, 1 y 3.

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Nota:

Los CEDIS que aparecerán en la plataforma serán: Corporativo, Guadalajara, Monterrey y Tijuana.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

10.- Inventario en Sitio: Las piezas que tiene la tienda en existencia por artículo.

11.- PA Color en Sitio: Color en que se encuentra el amortiguador en función del consumo de inventario.

12.- PA Sitio: Es el porcentaje que se ha consumido del tamaño del amortiguador.

C1.- PA Color en Sitio (Rango de Colores y Significado)

Negro: El inventario está en cero o por debajo (se ha consumido el 100% del tamaño del amortiguador, es necesario realizar un pedido con urgencia).

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Producto: COM-122 T. Amortiguador: 1 pieza Inventario: 0 piezas

%Consumo: 100%

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Nomenclatura:

Rojo: El inventario se encuentra en una zona crítica, ya que se está agotando el stock de seguridad y posiblemente pueda caer en faltante (se ha consumido aproximadamente entre un 67% a 99% del tamaño del amortiguador).

Amarillo: El inventario está en una zona media, es decir se ha consumido aproximadamente entre un 34% a 66% del tamaño del amortiguador.

Verde: El inventario se encuentra en un nivel óptimo o suficiente (se ha consumido aproximadamente entre un 0% a 33% del tamaño del amortiguador).

Producto: CCTV-320

T. Amortiguador: 100 piezas Inventario: 5 piezas

%Consumo: 95%

Producto: CCTV-218 T. Amortiguador: 27 piezas Inventario: 15 piezas

%Consumo: 44%

Producto: CCTV-624 T. Amortiguador: 11 piezas Inventario: 10 piezas

%Consumo: 9%

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

Cyan: El inventario está en excedente , es decir se encuentra por arriba del tamaño del amortiguador (no se ha consumido e incluso se tiene un sobre inventario del material, por lo que la plataforma en la columna “PA Sitio” mostrará un porcentaje negativo).

• Ejemplo de PA Color en Sitio (Rango de Colores) en un Diagrama SKU

Producto: COM-121 T. Amortiguador: 4 piezas Inventario: 5 piezas

%Consumo: -25%

(El excedente de 1 pieza representa ese -25%)

Nota:

Los colores amarillo y verde representan niveles suficientes de inventario.

Nota:

El diagrama SKU se explicará a detalle en el módulo D.- “Diagrama SKU”

que se encuentra en la página 18 de este manual.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

C.- Pantalla MTS SKUs (Segmento 2)

13.- Optional_shop: Indica si el producto es opcional para el resurtido de la tienda.

Cuando el valor es “SI”, la tienda puede o no tomar la opción de tenerlo dentro de su catálogo, por lo que el producto no se tomará en cuenta para las órdenes automáticas, por otro lado cuando el valor es “NO” la tienda deberá tener dicho producto en su catálogo y a su vez será contemplado en el resurtido de materiales.

14.- Specialized: Si el producto en cuestión es un artículo especializado (por ejemplo mercancía que se adquiere bajo pedido especial).

15.- Store_type: Si la tienda es del tipo “Steren Profesional” o “Steren Shop”.

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Nota:

La tienda puede solicitar productos opcionales al corporativo o CEDIS correspondiente, sin embargo el ofrecimiento, venta y promoción en piso de venta será responsabilidad de la sucursal.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

16.- Estado: Entidad federativa donde se encuentra ubicada la tienda.

17.- Store_status: El estatus de la tienda (en la plataforma solo se reflejarán las que están activas).

18.- Owner: El nombre del representante o franquiciatario que es dueño de la sucursal.

19.- SKU_Classification: Indica si el producto es un Best Seller dentro de la tienda (producto dentro del top 300 de ventas).

20.- Store_ranking: Indica el lugar que ocupa el producto dentro de la tienda en términos de venta (la mayoría de ellos no han generado ventas suficientes para ser catalogados como un Best Seller y entrar dentro del ranking de la columna anterior).

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Dueño “XXXXX”

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

21.- General_ranking: Indica el lugar que ocupa el producto en términos de venta pero a nivel nacional, es decir toma en cuenta todas las tiendas Steren del país (no solo las del grupo de tiendas en cuestión).

22.- Familia: Segmento de productos al cual pertenece el artículo.

23.- Subfamilia: Subsegmento de artículos al cual pertenece el producto.

24.- Estatus_SKU: Sus valores pueden ser 0,1 y 3 y son determinados por el corporativo.

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Nota:

El estatus “0” corresponde a los modelos “nuevos”, el estatus “1” a los modelos “activos” o de línea, mientras que el estatus “3” representa a los productos “por rematar”.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

D.- Diagrama SKU

Este gráfico es utilizado para consultar el comportamiento histórico y presente de algún producto en particular, de esta manera en un solo diagrama es posible observar la demanda en el consumo del artículo, así como también las variaciones de inventario que ha tenido el producto.

Incluso en la misma gráfica, observando el tamaño del amortiguador es posible estimar la cantidad que se necesita del producto para cubrir la demanda de ventas y que en consecuencia será la misma cantidad que será propuesta por el Corporativo y posteriormente será enviada a la tienda.

1.- Para acceder al gráfico, dar clic derecho sobre el artículo de interés y seleccionar la opción “Ver Diagrama de SKU”.

2.- La plataforma mostrará la información histórica del producto . En caso de que se requiera visualizar la información de otro artículo hacer clic en los botones de

“Desplazamiento” .

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

• Los principales elementos que podrás encontrar en el Diagrama SKU son:

a) Tamaño de Amortiguador: Es la cantidad de inventario que debe tener de producto la tienda, para nunca negar su venta en una fecha específica (podría interpretarse también como el intervalo de seguridad en términos de número de piezas, con el que debería contar la tienda para cubrir la posible demanda de los clientes así como de la operación de la sucursal).

b) Inventario en Sitio: Es el número de piezas o existencia, que la tienda tiene del producto en una fecha específica.

c) Inventario en Tránsito: Es la cantidad de artículos que están en backlog y la tienda no le ha dado entrada.

d) Consumo: Es la venta del producto por día.

e) Devuelta: Son las devoluciones que ha tenido el artículo dentro de la tienda.

f) Ajuste: Es la cantidad de piezas que se le ha dado entrada o salida de forma manual dentro del sistema Cloud POS.

g) ADA: Inventario que se tiene en sitio por día.

Nota:

El valor “ADA” será igual al valor numérico de la variable “Inventario en Sitio”.

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(e) (f)

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

DI.- Análisis Ejemplo 1

Modelo: COM-818

Fecha: 24 de septiembre de 2020 PA Color en Sitio: Verde

Tamaño de Amortiguador: 23 Inventario en Sitio: 18

Inventario en Tránsito: 0 Consumo: 0

ADA: 18

*Valor del Múltiplo de Compra: 5

• El inventario se encuentra en un nivel suficiente ya que el consumo del amortiguador se encuentra en la zona verde (PA Color en Sitio), sin embargo la plataforma le indicará a la tienda que debe realizarse un pedido por 5 piezas, esto con el objetivo de completar el tamaño del amortiguador (23 piezas).

Nota:

Las cantidades a solicitar en los pedidos, estarán basadas en los múltiplos de compra que tenga cada producto y que son establecidos por el corporativo.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

D2.- Análisis Ejemplo 2

Modelo: CRG-015

Fecha: 01 de octubre de 2020 PA Color en Sitio: Rojo

Tamaño de Amortiguador: 14 Inventario en Sitio: 2

Inventario en Tránsito: 0 Consumo: 0

ADA: 2

*Valor del Múltiplo de Compra: 5

• El inventario se encuentra en un nivel crítico (PA Color en zona roja) ya que esta por agotarse el stock de seguridad y posiblemente pueda caer en faltante y dado que el múltiplo de compra del producto es de 5 piezas, la plataforma le indicará a la tienda que debe realizarse un pedido por 10 piezas (de esta manera casi se está completando el tamaño del amortiguador).

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

E.- Pantalla Reabastecimiento de Distribución

Está pantalla tiene una estructura muy similar a la interfaz “MTS SKUs”, la diferencia principal radica en que en está pantalla solo se mostrarán los productos que la tienda recibirá, en función de la diferencia de inventario versus el tamaño del amortiguador.

Dentro de su estructura se muestra entre otras cosas información relacionada al inventario en sitio o al tamaño del amortiguador, así como también de la cantidad o número de piezas que se recomienda reabastecer para cada producto.

• Para acceder a está pantalla, dar clic en el menú “Distribución” y seleccionar la opción “Reabastecimiento de Distribución”.

• La plataforma mostrará en forma de columnas la vista principal de la pantalla

“Reabastecimiento de Distribución”.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

• Las principales columnas que podrás encontrar en la Pantalla Reabastecimiento de Distribución son:

1.- Estatus: Campo ocupado por equipo de abastecimiento a tiendas (el estatus no se podrá modificar, la tienda solo podrá visualizarlo).

2.- Cantidad a Reabastecer: Es la cantidad que se colocará en la orden de compra acorde al sugerido.

3.- SKU: Código del material o del artículo específico.

4.- Descripción SKU: Descripción general del producto.

5.- Origen Bodega: CEDIS o almacén donde son solicitados los productos de las órdenes de compra.

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Nota:

Los filtros establecidos por default en la columna “Cantidad a Reabastecer” NO deberán ser eliminados (de esta manera la plataforma podrá mostrar solo los productos que necesitan ser resurtidos).

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

6.- Tamaño de Amortiguador: Es la cantidad de inventario que se debe tener del producto, para satisfacer las necesidades de los clientes y la operación de la tienda.

7.- Inventario Necesitado: Número de piezas que hacen falta para completar el tamaño de amortiguador del producto.

8.- InventoryAtSite_c: Es el número de piezas o existencia, que la tienda tiene del producto (Inventario en Sitio).

9.- SKU_Classification: Indica si el producto es un Best Seller dentro de la tienda (producto dentro del top 300 de ventas).

10.- Store_ranking: Indica el lugar que ocupa el producto dentro de la tienda en términos de venta.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

11.- Cantidad Sugerida a Reabastecer: Es el número de piezas que establece la plataforma, para que sean surtidas a la tienda.

12.- Múltiplo de Reabastecimiento: Número de piezas que en bloques, pueden ser surtidas de un producto por parte del corporativo o CEDIS (por ejemplo si la cantidad mínima es 4, los múltiplos a surtir serán 8, 12, 16, 20, 24 etc).

13.- Optional_shop: Indica si el producto es opcional para el resurtido de la tienda.

Cuando el valor es “SI”, la tienda puede o no tomar la opción de tenerlo dentro de su catálogo, por lo que el producto no se tomará en cuenta para las órdenes automáticas, por otro lado cuando el valor es “NO” la tienda deberá tener dicho producto en su catálogo y a su vez será contemplado en el resurtido de materiales.

14.- Specialized: Si el producto en cuestión es un artículo especializado (por ejemplo mercancía que se adquiere bajo pedido especial).

15.- Store_type: Si la tienda es del tipo “Steren Profesional” o “Steren Shop”.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

16.- Estado: Entidad federativa donde se encuentra ubicada la tienda.

17.- Owner: El nombre del representante o franquiciatario que es dueño de la sucursal.

18.- Familia: Segmento de productos al cual pertenece el artículo.

19.- Subfamilia: Subsegmento de artículos al cual pertenece el producto.

20.- Estatus: Sus valores pueden ser 0,1 y 3 y son determinados por el corporativo.

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Nota:

La explicación a detalle de las columnas PA Color y Penetración de Tubería Virtual (PA Sitio) se encuentra en las paginas 12, 13 y 14 de este manual.

“DUEÑO”

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

F.- Panel

Está pantalla es un concentrado en el cual se pueden consultar diferentes estadísticos, que muestra el comportamiento histórico que ha tenido la tienda con respecto a diferentes variables que son de interés para el negocio.

De esta manera es posible ver en una sola gráfica por ejemplo el sobre inventario que ha tenido la tienda con respecto al tiempo, así como también las variaciones en el nivel de inventario acorde al volumen de ventas.

1.- Para acceder a está pantalla, dar clic en el menú “Reportes” y seleccionar la opción “Panel”.

• La plataforma mostrará un Dashboard con los estadísticos históricos de la tienda.

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

F1.- Shortages and Surplus Trend (Porcentaje de Quiebre de Inventario y Excedente)

1.- Shortages OOS: Relación que existe entre el número de días que la tienda tuvo productos agotados con tamaño de amortiguador positivo y el total de días que la tienda tuvo artículos con tamaño de amortiguador positivo.

2.- Replenishment gap Value : Diferencia que existe entre lo que se tiene que solicitar del tamaño del amortiguador y lo que se tiene de existencia (inventario).

3.- SurplusInventory Value (Sum): Nivel de sobre inventario que se tiene de los artículos (su valor es representado en montos $).

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

F2.- Inventory, Sales and Throughput Trend

1.- Inventory Value: Total de Inventario que se tiene en la tienda, multiplicado por el costo de cada producto (monto en $).

2.- Throughput Value: Es el consolidado (sumatoria) de la ganancia que se ha tenido de cada producto ( Precio – Costo del articulo).

3.- Sales Value: Es el precio de venta de los artículos, multiplicado por el consumo que se ha tenido de los mismos (número de piezas).

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

F3.- Coverage Trend

1.- Nivel de cobertura de Inventario (Para cuantas semanas me alcanza el inventario que tengo en tienda).

F4.- Lost Sales Trend

1- Tendencia de ventas perdidas (¿Cuánto he perdido en monto ($) por no tener el producto en tienda?).

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Capacitación y Proyectos

Nomenclatura:

F5.- SKU Classification

1.- Top 300.- Porcentaje del catálogo actual que tiene la tienda en el top 300 de ventas.

2.- Producto Regular.- Porcentaje del catálogo actual de la tienda que no pertenece al segmento de los más vendidos.

Realizó: Miguel Huerta Revisó: Armando Barragan / Moises Vazquez

Autorizó: Miguel Capilla

Nombre de Documento:

MANOB. 008 Manual de Procedimiento y Usuario Plataforma Onebeat

Fecha de Elaboración:

01 / 10 / 2020 (1)

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