UNIDAD II. ETAPAS INICIALES EN EL ESTUDIO DE SISTEMAS
INTRODUCCIÓN:
Con el objeto de poder realizar el estudio de un Sistema lo dividiremos en tres etapas y estas a su vez en fases. El criterio para realizar esta división es simplemente por un propósito práctico.
Este criterio variará según el autor que sea consultado.
Consideremos que las tres etapas son las siguientes:
• Análisis
• Diseño
• Implementación
Entendiendo por análisis “el estudio de la situación actual del sistema”, aunque
“sin perder de vista los objetivos futuros”.
La etapa de Análisis estará compuesta por las siguientes fases:
- Estudio preliminar
- Planeamiento del proyecto - Relevamiento detallado.
Por diseño entendemos a “la descripción de la organización con respecto a la tecnología automatizada a emplear”, se debe representar cómo será construido el sistema.
La implementación significa “trasladar a los hechos la fase de diseño”.
ESTUDIO PRELIMINAR:
En esta primera fase del estudio de un sistema se deberá definir el objetivo del proyecto. Para lograrlo, se deberá tener algún conocimiento de la organización y también conocer los requerimientos de quien ha pedido que se realice tal estudio.
Se intentará conocer cuál es el problema y no a aportar soluciones. El tiempo necesario para cumplir con esta fase, dependerá de la magnitud del pedido de la dirección, así como también del conocimiento que posean de la organización las personas que se ocupen de este estudio.
La información necesaria para la realización de esta primera fase se logra por medio de entrevistas, observación y visitas, estudio de documentación y antecedentes.
Es muy útil, antes de realizar la primera entrevista con los directivos de la organización, contar con información de la misma, tal información podrá ser obtenida a través de la lectura de memorias, balances, etc.
Se deberá informar sobre el objetivo del proyecto a cada uno de los integrantes de la organización, es importante que esto se logre, pues se trata de información fácilmente deformable.
Por último se deberá definir el objetivo del proyecto. Es importante señalar que ante un problema, el analista realice un relevamiento preliminar que le permita conocer en mayor profundidad el pedido de los directivos de la organización. Tal relevamiento podrá confirmar la posición expuesta por la organización, o bien aportará elementos para redefinir conjuntamente con la dirección el objetivo del proyecto.
PLANEAMIENTO DEL PROYECTO:
El objetivo de esta fase es la de elaborar un plan de trabajo, para realizar las fases siguientes.
En el caso que el analista no pertenezca a la organización, también se deberá confeccionar un presupuesto.
Así como ocurre en todo proyecto que se planifique se deberá determinar primero las tareas que deberán cumplirse, determinando para cada una de ellas tiempos estimados y el calendario.
En esta fase es muy útil la utilización de técnicas comunes de programación y control, como por ejemplo los gráficos de Gantt, o las técnicas de programación por camino crítico.
Se deberán determinar las características del grupo humano interviniente, por ejemplo, su cantidad y calidad, integración, etc. Entendiendo por calidad a la distinta capacidad, experiencia y capacitación de los integrantes del equipo de trabajo.
Así se podrá contar con las siguientes categorías:
• Director de proyecto.
• Supervisores o Analistas jefes.
• Analistas principales.
• Analistas auxiliares.
• Programadores, etc.
En esta etapa y con una idea aproximada de la posibilidad técnica y la relación costo/beneficio, se puede evaluar la conveniencia o no de seguir adelante con el proyecto.
MEDIOS DE RECOLECCION DE INFORMACION:
Para realizar el Análisis de un sistema necesitamos contar con información referida a la situación actual.
Si lo que deseamos es realizar el diseño de un sistema de costos es necesario conocer los procedimientos de fabricación, ahora si se desea rediseñar el sistema
de facturación, sólo debemos informarnos brevemente sobre el proceso productivo.
Existen varios medios de recolección de información entre ellos:
• Entrevistas.
• Cuestionarios.
• Observación personal.
• Estudios de antecedentes y documentación.
Es importante señalar que los cuatro medios enunciados anteriormente no son excluyentes, sino que son complementarios.
Entrevistas
Entendemos por entrevista a la reunión de dos o más personas entre las cuales se mantiene una conversación dirigida a satisfacer las necesidades de información del entrevistador.
La entrevista es el mejor medio de recolección de información con el que contamos, ya que en ella se produce un contacto personal entre entrevistador y entrevistado.
La entrevista es un arte que requiere cualidades innatas, pero como sucede con otras habilidades se la puede aprender y mejorar.
Hay que concertar la entrevista con anticipación, lo que no sólo nos ahorrará tiempo sino que también es una actitud de respeto hacia el entrevistado, es conveniente también adelantarle al entrevistado el tema de la reunión.
La entrevista si es posible habrá que efectuarla en un ambiente privado y deberá ser de no muy larga duración.
Es muy útil conocer aspectos del entrevistado como ser tarea que realiza, personalidad, etc.
Cualquiera sea la persona a la cual se entrevista se deberán adaptar frases, tiempos, etc., ajustándolos a cada entrevistado en particular.
Muchos entrevistados consideran que el entrevistador tiene como fin el obtener información para producir la racionalización del personal, tal situación puede provocar la falta de apoyo a la entrevista, por lo que es conveniente que se explique claramente cuál es la función de la entrevista y cuál es el objetivo que se persigue. El analista deberá estar preparado para realizar la entrevista con personas de muy distinta personalidad entre las cuales se puede encontrar:
- el paciente: que es aquella persona de razonamiento lento que demora respuestas, en este caso se deberá tener suma paciencia.
- el confuso: aquel que no sabe expresar sus pensamientos con claridad.
- el voluble: aquel que cambia sus respuestas con facilidad.
- el autómata: quién ha realizado su trabajo durante mucho tiempo en forma mecánica, sin emplear el razonamiento.
- el empleador: es aquel que jerarquiza su tarea, dándole mayor importancia de la que realmente tiene.
- el obstruccionista: aquel que no coopera y elude dar respuestas, esta es una de las personalidades consideradas más dañinas, como primera medida se deberá aplicar la técnica del convencimiento, en el caso que esto no surja efecto, se deberá solicitar a la Dirección el empleo de medidas coercitivas que permitan llevar adelante la tarea.
- el tímido: es una personalidad fácil de encontrar, tal situación no es difícil de solucionar, sólo se requiere una especial dedicación.
Es necesario distinguir en una entrevista, los hechos de las opiniones tratando de minimizar estas últimas, de manera que no influyan sobre una correcta toma de decisiones.
Cuestionarios
Los cuestionarios (o también conocidos como encuestas) son documentos redactados en forma de interrogatorio, las preguntas se refieren generalmente al tema que se investiga.
La ventaja más importante que encontramos con la utilización de un cuestionario, es que se obtiene información con mucha menos inversión de tiempo, es un medio muy útil en el caso de que los entrevistados se encuentren a grandes distancias.
El cuestionario no requiere generalmente opiniones, como ocurren en los casos de encuestas de carácter sociológico o comerciales; se refiere básicamente a hechos que deberán ser luego verificados.
El cuestionario deberá ser confeccionado con gran cuidado, en especial en la redacción de las preguntas, a fin de que se transmita fielmente la intención del encuestador. En una entrevista, cualquier duda que surja en el interrogatorio podrá ser solucionado con preguntas aclaratorias de rápida respuesta. Como desventaja el cuestionario no puede contemplar esta solución.
Cuando se emplee esta técnica será conveniente realizar previamente un ensayo piloto, el que consistirá en dirigir el cuestionario en un sector parcial y verificar la reacción de ese sector a las preguntas, comprobando así si las mismas han sido correctamente interpretadas, realizando una evaluación de las respuestas.
Observación personal
Se trata de una observación directa del hombre de sistemas. Es útil este método en el caso, por ejemplo, de determinar el flujo de clientes que se acercan a un mostrador de ventas, la forma de operar con máquinas y equipos en condiciones ambientales y de distribución de oficinas, etc.
El principal inconveniente con el que nos encontramos son las reacciones de la gente al ser observado por un tercero. Tales reacciones pueden producir cambios en los rendimientos.
Estudio de antecedentes y documentación
Este medio de recolección de información es netamente complementario y consiste en la obtención de información contenida en archivos, registros, balances, manuales, publicaciones relacionadas, etc.
INTRODUCCIÓN AL MODELADO DE SISTEMAS
Un modelo es una representación abstracta de un sistema real.
Los modelos permiten:
• Comunicarse con quienes deben conocer el objeto modelado.
• Analizar alternativas.
• Validar.
La actividad de construcción de un modelo implica:
• Establecer hipótesis de manera de simplificar la realidad para resaltar únicamente los aspectos relevantes para el estudio.
• Realizar la representación del objeto modelado, según la notación elegida.
• Validar el comportamiento del modelo con respecto al objeto real, y refinarlo de ser necesario.
Los modelos se construyen porque es más barato trabajar sobre un modelo que sobre un objeto real, y porque nos permite simplificar y abstraer aspectos críticos.
Al modelar se debe tener siempre presente que:
• No se modela por modelar, se modela para poder construir correctamente.
• Modelar ahorrará dinero, siempre y cuando se lo haga en forma eficiente.
• Las reglas que se aplican en la construcción del modelo son para ayudar y no para molestar.
A continuación se muestra la estructura del modelo del sistema propuesto, después se lo detalla.
MODELO DEL SISTEMA.
1) MODELO ESENCIAL.
1.1) MODELO AMBIENTAL.
1.2) MODELO DE COMPORTAMIENTO.
1.2.1) ESQUEMA DE TRANSFORMACIONES.
1.2.2) ESQUEMA DE DATOS.
2) MODELO DE IMPLEMENTACIÓN.
2.1) MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DEL USUARIO.
2.2) MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA.
Uno de los principales problemas de los comienzos del análisis estructurado era que se modelaba la implementación del sistema, arrastrando de esa manera una serie de actividades que tenían que ver más con la implementación que con la lógica del problema en sí.
Actualmente se construyen dos modelos, uno lógico conocido como modelo esencial y otro; dependiente de la tecnología adoptada para resolver dicho problema, llamado modelo de implementación.
El modelo esencial se ocupa de describir el comportamiento del sistema requerido por el usuario.
Se considera, que los elementos internos con los que se trabaja son tecnológicamente perfectos, como ser:
1) Procesadores perfectos que no cometen errores, realizan las actividades en forma instantánea, es decir que no consumen tiempo, ni dinero, ni espacio.
2) Archivos perfectos con capacidad de almacenamiento infinita y que proporcionan cualquier tipo de acceso.
El modelo de implementación se ocupa de organizar la tecnología automatizada que cubre el comportamiento requerido expresado en el modelo esencial, se debe representar como será construido el sistema.
