UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
PROPUESTA PARA UNA GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES PARA LA SECRETARÍA GENERAL DEL CONSEJO
SUPERIOR DE EDUCACIÓN
MARÍA GABRIELA PÉREZ MÉNDEZ
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Setiembre, 2008
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Master en Administración de Proyectos
______________________
Ing. Mario López Soto, MAP PROFESOR TUTOR
_________________________
Ing. Yuri Kogan Schmuckler, MAP LECTOR No.1
__________________________
Ing. Fabio Muñoz Jiménez, MBA LECTOR No.2
________________________
María Gabriela Pérez Méndez
SUSTENTANTE
DEDICATORIA
A mi esposo, por su gran apoyo y comprensión en todo este proceso de realización de la Maestría en Administración de Proyectos y mas aun durante la elaboración de este
Proyecto Final de Graduación.
A mi madre, por toda su colaboración de siempre.
A mis hermanos por ser tan especiales conmigo.
RECONOCIMIENTOS
A don Mario por su dedicación y su siempre pronta respuesta a mis inquietudes con relación a este Proyecto.
A don Yuri y a don Fabio por sus valiosos aportes al enriquecimiento del presente documento.
INDICE DE CONTENIDO
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN ... 1
1.1. ANTECEDENTES: ... 1
1.1.1. Misión: ... 1
1.1.2. Visión: ... 1
1.2. PROBLEMÁTICA: ... 3
1.3. JUSTIFICACIÓN: ... 4
1.4. OBJETIVOS: ... 5
1.4.1. Objetivo General: ... 5
1.4.2. Objetivos Específicos: ... 5
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ... 6
2.1. MARCO INSTITUCIONAL ... 6
2.2. LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA ... 10
2.2.1. Generalidades: ... 10
2.2.2. Licitación Pública: ... 12
2.2.3. Licitación abreviada ... 13
2.2.4. Adjudicación: ... 14
2.2.5. Recursos: ... 15
2.3. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN EL PMBOK ... 16
2.3.1. Planificar las Adquisiciones: ... 17
2.3.2. Planificar la Contratación: ... 18
2.3.3. Solicitar respuesta de vendedores: ... 19
2.3.4. Selección de Vendedores ... 21
2.3.5. Administración del contrato:... 22
2.3.6. Cierre del Contrato ... 22
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO ... 24
FUENTES DE INFORMACIÓN: ... 24
3.1.1. Fuentes primarias: ... 24
3.1.2. Fuentes secundarias: ... 25
3.1.3. Fuentes documentales: ... 25
TIPO DE INVESTIGACIÓN ... 26
3.2.1. Investigación mixta: ... 26
MÉTODO DE INVESTIGACIÓN: ... 26
3.3.1. Métodos particulares: ... 27
3.3.1.1. Método de observación: ... 27
CAPÍTULO IV: DESARROLLO ... 29
4.1. ANÁLISIS FODA: ... 29
4.2. ENTREVISTA APLICADA Y RESULTADOS OBTENIDOS: ... 31
4.3. GRÁFICOS: ... 34
4.4. GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES EN LA SECRETARÍA GENERAL DEL CONSEJO SUPERIOR DE EDUCACIÓN: ... 44
4.4.1. Caja Chica: ... 45
4.4.2. Vía Rápida: ... 45
4.4.3. Contratación Directa: ... 46
4.4.5. Licitación Pública: ... 49
4.5. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ... 50
4.6. PLANTILLAS: ... 53
4.7. CUADRO RESUMEN: ... 66
CONCLUSIONES ... 68
RECOMENDACIONES ... 69
BIBLIOGRAFÍA ... 72
ANEXOS ... 73
Anexo 1: Acta de Constitución del Proyecto ... 74
Anexo 2: Declaración del Alcance del Proyecto ... 76
Anexo 3. Cronograma del PFG ... 78
Anexo 4: Estructura de División del Trabajo del PFG ... 79
Anexo 5: Publicación de Contratación ... 80
Anexo 6: Imagen Compr@RED, www.hacienda.go.cr ... 81
Anexo 7: Publicación de Resolución de Adjudicación ... 82
INDICE DE TABLAS
Tabla 1: Tabla de Clasificación de Trámites….………11
INDICE DE GRÁFICOS
Gráfico No.1: Existencia de formas de planificación de las adquisiciones en la
SGCSE...34 Gráfico No.2: Utilidad de la forma actual de planificación de las adquisiciones…………..35 Gráfico No.3: Utilización de mecanismos y herramientas para mejorar el proceso
de gestión de las adquisiciones en la SGCSE………..……….35 Gráfico No.4: Existencia de procedimientos internos para la gestión de adquisiciones...36 Gráfico No.5: Necesidad de implementar procedimientos internos para la gestión
de las adquisiciones………36 Grafico No.6: Tipo de adquisición más común en la SGCSE………..37 Grafico No.7: Solicitud de cotizaciones a diferentes proveedores………..37 Gráfico No.8: División de funciones entre quien compra y quien autoriza las
Adquisiciones...………38 Gráfico No.9: Ejecución de adquisiciones por caja chica……….38 Gráfico No.10: Existencia de criterios definidos para las adquisiciones por caja chica…..39 Gráfico No.11: Realización de estudio técnico como comparativo de precios....………….39 Gráfico No.12: Escogencia del proveedor………..40 Gráfico No.13: Numeración consecutiva de los expedientes físicos de las
Adquisiciones………...40 Gráfico No.14: Disponibilidad de registro interno de proveedores...………..41 Gráfico No.15: Existencia de comisión que adjudique las adquisiciones.……….41 Gráfico No.16: Suficiencia de personal para realizar la gestión de las adquisiciones……42 Gráfico No.17: Seguimiento a los contratos de las adquisiciones………..42 Gráfico No.18: Establecimiento de garantías en el cartel de licitación………..43 Gráfico No.19: Establecimiento de cobro de multas o sanciones al proveedor
por incumplimientos………43
RESUMEN EJECUTIVO
El Consejo Superior de Educación fue creado mediante la Ley No 1362 del 8 de octubre de 1951, conforme lo establece el artículo 81 de la Constitución Política de la República de Costa Rica.
Es un Órgano de rango constitucional, que tendrá, desde el punto de vista técnico, la orientación y dirección de la enseñanza oficial.
El Consejo Superior de Educación es un ente adscrito al Ministerio de Educación Pública.
En nivel de jerarquía se encuentra al mismo nivel del Despacho del (a) Señor (a) Ministro (a) de Educación, por lo que las decisiones que se tomen en su seno son de carácter vinculante para el Ministerio de Educación Pública y la sociedad costarricense.
El órgano que brinda soporte al Consejo es la Secretaría General del Consejo Superior de Educación, en adelante SGCSE, que esta conformada por trece funcionarios, distribuidos en diferentes áreas:
1) Secretaría General.
2) Administración.
3) Asesoría Legal.
4) Asesoría Técnica.
5) Oficina de Supervisión Parauniversitaria.
6) Secretaría Ejecutiva.
Desde hace varios años se ha presentado la situación, de que al ser el personal de la SGCSE altamente rotativo, en muchas ocasiones el puesto de Administrador Generalista llega a ser ocupado por personas que no cuentan con conocimientos en Contratación Administrativa, lo cual dificulta sus funciones, ya que este es un requisito fundamental.
Debido a esta circunstancia, la persona que ingresa en este puesto, debe inicialmente, tomar diversos cursos impartidos tanto por el Ministerio de Hacienda (Contratación Administrativa y Compr@Red, en el caso de la SGCSE), lo cual esta sujeto a la disponibilidad de cupo en dichos cursos por parte de Hacienda, lo que resulta en meses de imposibilidad para realizar adquisiciones.
Es por ello que resulta fundamental que la SGCSE cuente con los mecanismos, instrumentos y/o herramientas necesarias para evitar que los funcionarios encargados de realizar las adquisiciones de la institución cometan errores, por falta de un procedimiento adecuado, que puedan incumplir los principios de legalidad establecidos en la Ley y su respectivo Reglamento.
Para esto se ha establecido como objetivo general “crear una Propuesta para una guía metodológica para la Gestión de Adquisiciones en el Consejo Superior de Educación”; y como objetivos específicos los siguientes: “analizar el proceso actual de la gestión de las adquisiciones en el CSE, para determinar cuáles son los aspectos a mejorar”, “plantear un procedimiento basado en la Ley de Contratación Administrativa y el PMBOK para estructurar el proceso de adquisiciones del CSE” y “generar las plantillas necesarias para llevar a cabo el seguimiento y control de las adquisiciones en la institución”.
El trabajo de investigación se llevará a cabo es tanto una investigación documental, ya que contiene investigación documental, con fuentes primarias, secundarias y documentales (PMBOK, Ley de Contratación Administrativa, etc.), así como una investigación de campo, por medio de entrevistas a las personas directamente involucradas en el proceso de adquisiciones de la SGCSE en la actualidad, así como a la persona que se hizo cargo de este proceso anteriormente, durante año y medio.
A partir de la entrevista realizada a las funcionarias encargadas de realizar la gestión de las adquisiciones en la SGCSE se pudo determinar que si bien es cierto, se trata de hacer lo mejor posible, apegándose a la LCA y con total transparencia, hay muchos aspectos que definitivamente deben ser implementados para lograr una eficiencia y un desempeño mayor en cuanto a las adquisiciones.
Existen algunos puntos que es necesario recalcar, como el hecho de que no haya suficiente personal para realizar las tareas concernientes a la gestión de las adquisiciones que resulta en un trámite por demás engorroso y lleno de sanciones de todo tipo para los funcionarios que incumplan con lo establecido en la Ley. Por lo que no solamente la creación, si no la actualización del presente documento constituye un avance en el logro del objetivo de hacer de la gestión de las adquisiciones de la SGCSE un proceso más eficiente y expedito.
Si bien es cierto los resultados de la aplicación de la entrevista fueron muy positivos, es necesario tomar en cuenta las recomendaciones que se están efectuando como la relevancia de contar con al menos dos personas mas que colaboren con el Departamento de Proveeduría, definir claramente las funciones de cada uno de los empleados de dicho departamento, para evitar duplicidad de tareas y recargo de labores, primordialmente.
Como conclusión, se debe lograr un mayor apoyo por parte de la Jefatura para darle a la gestión de las adquisiciones la importancia que realmente posee.
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN
1.1. Antecedentes:
El Consejo Superior de Educación fue creado mediante la Ley No 1362 del 8 de octubre de 1951, conforme lo establece el artículo 81 de la Constitución Política de la República de Costa Rica.
Es un Órgano de rango constitucional, que tendrá, desde el punto de vista técnico, la orientación y dirección de la enseñanza oficial.
1.1.1. Misión:
El Consejo Superior de Educación, es el Órgano de carácter Constitucional responsable de orientar y dirigir desde el punto de vista técnico, los diferentes niveles, ciclos y modalidades del Sistema Educativo Costarricense.
1.1.2. Visión:
Un Órgano Constitucional que define la política educativa, evalúa y promueve cambios pertinentes para el mejoramiento de la Calidad, la Equidad y la Eficacia de la Educación en sus diferentes niveles, ciclos y modalidades.
El Consejo Superior de Educación es un ente adscrito al Ministerio de Educación Pública.
En nivel de jerarquía se encuentra al mismo nivel del Despacho del (a) Señor (a) Ministro (a) de Educación, por lo que las decisiones que se tomen en el seno del Consejo son de carácter vinculante para el Ministerio de Educación Pública y la sociedad costarricense.
El Consejo Superior de Educación esta conformado por:
1. El (la) Señor (a) Ministro (a) de Educación, quien ejerce como Presidente (a) del Consejo.
2. El (la) Secretario (a) General.
4. Dos representantes Educación Primaria.
5. Dos representantes Educación Secundaria.
6. Dos representantes de la Universidad Costa Rica.
7. Dos representantes de la Asociación Nacional de Educadores (ANDE).
Entre las funciones del Consejo Superior de Educación, están el dar a conocer de:
a) Los planes de edificación escolar;
b) Los proyectos para la creación de nuevos tipos de escuelas y colegios;
c) Los planes para incrementar la Educación Pública;
d) Los proyectos de ley, reglamentos, planes de estudio y programas a que deban someterse los establecimientos educacionales y resolver sobre los problemas de correlación e integración del sistema educacional;
e) Los textos de estudio, el tipo de mobiliario y de material de enseñanza que deban emplear las escuelas y los colegios, previo informe de los Directores Generales de Enseñanza;
f) Los planes para la preparación, el perfeccionamiento y el estímulo del Personal docente; y
g) Cualquier otro asunto que le sometan el Ministro de Educación, o por lo menos, tres de sus miembros.
Además, de estas funciones, también se encuentra la de aprobar la creación de nuevas instituciones parauniversitarias (centros de estudio que ofrecen programas a nivel de Diplomado), tanto públicas como privadas, así como sus respectivas carreras.
Los Señores (as) Miembros del Consejo se reúnen dos veces por semana para discutir asuntos de interés nacional con relación a la Educación costarricense, no son funcionarios del Consejo.
El órgano que brinda soporte al Consejo es la Secretaría General, que esta conformada por trece funcionarios, distribuidos en diferentes áreas:
7) Secretaría General: integrada por 4 personas, la Secretaria General (quien ejerce la Jefatura de los demás funcionarios), un Recepcionista, una Oficinista y un Bibliotecólogo (encargado del Centro de Documentación).
8) Administración: conformada por dos subáreas: Contabilidad y Proveeduría, a la vez conformado por 3 funcionarias (una Contadora, una Administradora Generalista y una Asistente).
9) Asesoría Legal: constituida por un Abogado.
10) Asesoría Técnica: integrada por dos Asesoras en Educación.
11) Oficina de Supervisión Parauniversitaria: conformada por dos Asesores en Educación.
12) Secretaría Ejecutiva: constituida por una Secretaria Ejecutiva.
1.2. Problemática:
Como se mencionó anteriormente, existe en la Secretaría General del Consejo Superior de Educación (en adelante SGCSE) el puesto de Administrador Generalista (Profesional 2, según la clasificación de la Dirección General de Servicio Civil), el cual debe cumplir con la función de realizar las adquisiciones para la institución de manera eficaz y oportuna, basándose en el Plan de Adquisiciones, el cual es realizado por la Secretaria General, en conjunto con el Área Administrativa (Contabilidad y Proveeduría) y en el que se define de manera muy empírica cuales serán las necesidades de adquisiciones para el próximo año presupuestario. Este Plan de Adquisiciones se publica cada año en el sitio web oficial para las adquisiciones del Estado del Ministerio de Hacienda (Compr@RED), lo cual es obligatorio para todo el sector público, principalmente, para las instituciones del Gobierno Central (Poder Ejecutivo).
Desde hace varios años se ha presentado la situación, de que al ser el personal de la SGCSE altamente rotativo, en muchas ocasiones este puesto de Administrador Generalista llega a ser ocupado por personas que no cuentan con conocimientos en Contratación Administrativa, lo cual dificulta en gran manera sus funciones, ya que este es un requisito fundamental.
Debido a esta circunstancia, la persona que ingresa en este puesto (y que no posee conocimientos en contrataciones), debe inicialmente, tomar diversos cursos impartidos tanto por el Ministerio de Hacienda (Contratación Administrativa y Compr@Red, en el caso de la SGCSE), lo cual esta sujeto a la disponibilidad de cupo en dichos cursos por parte de Hacienda, lo que resulta en meses de imposibilidad para realizar las
1.3. Justificación:
Además de los motivos anteriormente explicados, se han detectado algunas fallas en el proceso de Contratación que se llevaron a cabo por antiguos Administradores de la institución, lo cual ante una inminente auditoria por parte de la Auditoria Interna del Ministerio de Educación o peor aun por parte del Ministerio de Hacienda o la Contraloría General de la República (en adelante CGR) podría traer sanciones a los funcionarios involucrados, según lo estipula la Ley de Contratación Administrativa (L.C.A.), Ley No.
7494, del 27 de setiembre del 2006, que en su Capítulo X, artículos 93 al 100 establece una serie de procedimientos de sanción para los funcionarios públicos que incurran en las faltas que allí se mencionan, y que van desde sanciones con responsabilidad penal hasta despido sin responsabilidad patronal.
Es por ello que resulta fundamental que la SGCSE cuente con los mecanismos, instrumentos y/o herramientas necesarias para evitar que los funcionarios encargados de realizar las adquisiciones de la institución cometan errores, por falta de un procedimiento adecuado, que puedan incumplir los principios de legalidad establecidos en la L.C.A. y su respectivo Reglamento.
Además del procedimiento que se desea elaborar, también se espera proveer a la institución de las respectivas plantillas y guías para llevar a cabo los diversos procesos involucrados en la gestión de adquisiciones, entre los cuales se encuentran los siguientes:
1. Una plantilla para la planificación anual del Plan de Adquisiciones del CSE para facilitar el proceso de identificación de la necesidad de adquisición.
2. Una plantilla para la calificación tanto del proveedor como del producto adquirido, para que sirva de base para tomar en cuenta o no al proveedor en futuras contrataciones.
3. Una guía para los carteles de licitación o términos de referencia de las adquisiciones, para evitar omisión de información cada vez que estos sean redactados.
4. Una guía para los contratos de las adquisiciones para que sirva de referencia para todas las contrataciones que se hagan anualmente.
5. Una plantilla para la administración de los contratos para que la persona encargada pueda llevar control sobre los tiempos de entrega del producto y los pagos a los proveedores que se deban realizar.
6. Una plantilla de cierre del contrato para dar por recibido conforme el producto, y que contenga la firma de los involucrados en la contratación.
7. Una plantilla sobre lecciones aprendidas de cada contratación para que sirva de referencia en futuras contrataciones.
1.4. Objetivos:
1.4.1. Objetivo General:
Crear una Propuesta para una guía metodológica para la Gestión de Adquisiciones en el Consejo Superior de Educación.
1.4.2. Objetivos Específicos:
1. Analizar el proceso actual de la gestión de adquisiciones en el CSE, para determinar cuáles son los aspectos a mejorar.
2. Plantear un procedimiento basado en la Ley de Contratación Administrativa y el PMBOK para estructurar el proceso de adquisiciones del CSE.
3. Generar las plantillas necesarias para llevar a cabo el seguimiento y control de las adquisiciones en la institución.
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO
2.1. Marco Institucional
El Consejo Superior de Educación, es un ente adscrito al Ministerio de Educación Pública, el cual tiene como principal función definir la política educativa costarricense, por ejemplo, como sucedió el año anterior, la eliminación de las Pruebas Nacionales de Noveno Año, fue una decisión que el Consejo tomó basada en diferentes estudios y análisis realizados.
Cabe mencionar que las decisiones que se tomen en el seno de dicho Consejo, son de carácter vinculante, es decir, de atención obligatoria para todas las instituciones educativas, pública y privada del país.
El Consejo Superior de Educación, a nivel jerárquico, se encuentra al mismo nivel del Despacho del Señor Ministro de Educación Pública.
Está conformado por 12 Miembros, entre los cuales figura el Señor Ministro de Educación, como Presidente del Consejo, el cual tiene voz y voto; un (a) Secretario (a) General, quien tiene voz pero sin voto; dos ex ministros de Educación Pública, ambos con voz y voto; dos representantes de la Educación Primaria, uno propietario y uno suplente, ambos con voz y voto; dos representantes de la Educación Secundaria, igualmente uno propietario y el otro suplente, ambos con voz y voto, dos representantes de la Universidad Costa Rica, uno propietario y el otro suplente, y dos representantes de las Asociaciones Sindicales del país, en este caso la Asociación Nacional de Educadores (ANDE), ambos con voz y voto.
Los (as) Señores (as) Miembros se reúnen a sesionar 2 veces por semana, en las instalaciones de la Secretaría General del Consejo, y es ésta última instancia la que se encarga de proveer de todo el apoyo logístico para el desarrollo de dichas Sesiones.
La Secretaría General del Consejo Superior de Educación (en adelante SGCSE) se encuentra ubicada en el sexto piso del Edificio Rofas, frente a la entrada de emergencias del Hospital San Juan de Dios, en el centro de la capital, está conformada por trece funcionarios, distribuidos en diferentes áreas:
1. Secretaría General: integrada por 4 personas, la Secretaria General (quien ejerce la Jefatura de los demás funcionarios), un Recepcionista, una Oficinista y un Bibliotecólogo (encargado del Centro de Documentación).
2. Asesoría Legal: constituida por un Abogado.
3. Asesoría Técnica: integrado por dos Asesoras en Educación.
4. Administración: compuesta por dos subáreas: Contabilidad y Proveeduría, a la vez conformado por 3 funcionarias (una Contadora, una Administradora Generalista y una Asistente).
5. Oficina de Supervisión Parauniversitaria: conformada por dos Asesores en Educación.
6. Secretaría Ejecutiva: compuesta por una Secretaria Ejecutiva.
El área en la que se desarrollará el presente trabajo, será en el Área Administrativa, abarcando las dos subáreas de Contabilidad y Proveeduría, pues una de las áreas mas criticas de la institución, debido a que por las características propias de las funciones que ahí se realizan, resulta fundamental contar con los procedimientos adecuados para llevar a cabo los procesos que van en beneficio tanto de la Secretaría General y de todos sus funcionarios, como de los Señores Miembros del Consejo.
Ahora bien, la subárea de Contabilidad, es la encargada de llevar a cabo el control del presupuesto de la institución, que asciende a ¢93.123.504 (noventa y tres millones ciento veintitrés mil quinientos noventa y cuatro colones), de los cuales un 67% corresponde al pago de Dietas de los Señores Miembros del Consejo, durante sus sesiones.
Esto le deja a la Secretaría General, un presupuesto de ¢30.730.756 (treinta millones setecientos treinta mil setecientos cincuenta y seis colones), para realizar sus adquisiciones, tanto de suministros de oficina, como de equipo de cómputo, ya que lo correspondiente a mobiliario de oficina, es rentado a la inmobiliaria que alquila el Edificio Rofas al Ministerio de Educación.
Hasta la fecha, no se tienen registros de que anteriores Administradores hayan llevado a cabo un proceso de planificación de las adquisiciones de la Secretaría, razón por la cual se ha incurrido en una serie de gastos innecesarios, dejando de lado la adquisición de artículos que si son necesarios.
Por ejemplo, se realizó un levantamiento del inventario de resmas de papel con que se cuenta actualmente, y se determinó que existe en bodega más de 500 resmas disponibles, por lo que en este caso no es necesario que se haga la adquisición de este insumo al menos por lo que resta del año, tomando en cuenta también el ritmo de consumo de dicho material entre todos los funcionarios de la Secretaría, y sin embargo, se llegó a tener tal cantidad de resmas de papel debido a que no existía una adecuada planificación de lo que se debía adquirir. De igual forma, sucede con las computadoras de algunos compañeros, las cuales se encuentran en gran estado de obsolescencia, y debido a falta de planificación no se han podido adquirir estos activos que beneficiarían en gran medida el trabajo que se realiza, tanto en términos de aumento en la productividad, como de eficiencia.
Debido a que el personal en la SGCSE se caracteriza por ser altamente rotativo, y principalmente en el puesto de Contador y Administrador Generalista, es que se ha llegado al punto de que no ha existido un procedimiento para llevar a cabo los procesos relacionados con la Gestión de las Adquisiciones en la institución, además de que ha resultado poco fácil contratar personal con la experiencia y las habilidades y destrezas necesarias para desempeñar estas funciones, sobre todo la de Administrador.
Al ser esta la posición mas cambiante dentro de la institución, el tiempo promedio de permanencia de la persona contratada para este puesto ha sido de aproximadamente un año, lapso en el cual a la persona debe aprender rápidamente lo relacionado con la Gestión de Adquisiciones para el Estado, lo cual conlleva toda una serie de trámites, que en algunos casos ha llegado a tomar hasta 3 meses, precisamente porque no se ha establecido nunca un procedimiento para dichos efectos.
Esta es la razón de ser del presente documento, ser una guía metodológica en cuanto a la contratación administrativa para la SGCSE. Un aporte tanto para la institución como para la persona que llegue a ocupar el puesto de Administrador, para que pueda empezar sus funciones de manera mas expedita y evitar contratiempos en las adquisiciones que como se sabe son reguladas por la Ley de Contratación Administrativa.
Además, de que la L.C.A., Ley No. Ley de Contratación Administrativa, Ley No. 7494 y su respectivo Reglamento, reformado el 27 de setiembre del 2006, establece la necesidad de priorizar en cuanto a la planificación de las adquisiciones de las instituciones estatales, principalmente las del Gobierno Central, so pena de sanciones a los funcionarios responsables.
Por lo tanto, lo que se va a investigar son las mejores prácticas en cuanto a la Gestión de las Adquisiciones y a partir de esta investigación, poder establecer un procedimiento que le permita al personal de la SGCSE llevar a cabo este proceso más eficientemente.
La Ley de Contratación Administrativa, en su Artículo 27, inciso i establece “Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el periodo, específicamente lo contemplado para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a ciento veinticuatro millones de colones, pero superior a treinta y siente millones trescientos mil colones, utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a diecinueve millones trescientos mil colones, la licitación abreviada, para las contrataciones entre diecinueve millones trescientos mil colones y un millón novecientos treinta mil colones, y la contratación directa para las contrataciones inferiores a un millón novecientos treinta mil colones”.
Por lo general, cuando la SGCSE desea llevar a cabo una adquisición, debido a que los montos suelen ser menores al millón novecientos treinta mil colones, se lleva a cabo la contratación directa o “compra” directa, lo cual implica simplemente solicitar vía telefónica tres cotizaciones del bien o servicio, y se contrata al proveedor que presente la factura de menor precio, lo cual no ha dejado de ser una fuente de problemas, principalmente por incumplimiento en los tiempos de entrega del bien o servicio.
Sin embargo, para adquisiciones de mayor cuantía se debe utilizar el sistema Compr@RED, que es el medio electrónico para las adquisiciones del Estado, que exige tanto el Ministerio de Hacienda como la Contraloría General de la República para llevar a cabo este proceso, que es y debe ser público, casi desde su inicio.
De esta manera, mediante este sistema (se debe llevar un curso para aprender su utilización), se realizan una serie de pasos que llevan a la publicación de la oferta por parte de la institución y a la consecutiva presentación de las cotizaciones por parte de los proveedores.
2.2. La ley de Contratación Administrativa
2.2.1. Generalidades:
Primeramente, se debe tomar en cuenta que la Ley de Contratación Administrativa en su Artículo 1º establece que “regirá la actividad de contratación desplegada por los órganos del Poder Ejecutivo, Poder Judicial, Poder Legislativo, Tribunal Supremo de Elecciones, Contraloría General de la República, Defensoría de los Habitantes, sector descentralizado territorial, entes públicos no estatales y empresas públicas.
Cuando se utilicen parcial o totalmente recursos públicos, la actividad contractual de todo tipo de personas físicas o jurídicas se someterá a los principios de esta Ley…” por lo tanto es responsabilidad de los jerarcas y funcionarios delegados de la SGCSE el cumplir al pie de la letra con lo establecido en dicha regulación, en materia de contratación administrativa.
En el caso de la SGCSE, de acuerdo con el presupuesto destinado a las adquisiciones, se debe tomar en cuenta lo que establece dicha Ley en su Artículo 2 acerca de las excepciones que existen para realizar dicho proceso, el inciso a indica lo siguiente: “la (actividad ordinaria) de la Administración, entendida como el suministro directo al usuario o destinatario final, de los servicios o las prestaciones establecida, legal o reglamentariamente, dentro de sus fines”, lo cual para el caso de la institución resultaría en una excepción la adquisición de servicios de alimentación para los Señores Miembros del Consejo durante sus sesiones semanales, tanto ordinarias como extraordinarias (catering service).
Como se mencionó con anterioridad, el presupuesto para adquisiciones de la SGCSE es bajo comparado con el de otras instituciones del Estado Costarricense, por lo tanto se debe considerar lo que acota el inciso h, del mismo artículo “La actividad que, por su
escasa cuantía, no convenga que sea sometida a los procedimientos ordinarios de concurso, de conformidad con los limites establecidos en el artículo 27 de esta Ley. En estos casos, la administración cursará invitación por lo menos a tres potenciales proveedores idóneos, si existen y adjudicará a la oferta de menor precio, sin perjuicio de que se valoren otros factores que se estimen relevantes, lo cual deberá definirse en la invitación”. Es por esta razón que la mayor parte de las adquisiciones de la SGCSE se realizan mediante “compra” directa, lo cual es un proceso más sencillo (en términos de los documentos que se solicitan a los proveedores), aun así, debe existir un procedimiento claramente establecido para este tipo de adquisición.
Ahora bien, la Ley de Contratación Administrativa establece de acuerdo a los montos de presupuesto autorizado cual es la modalidad de adquisición que se debe utilizar, sin embargo, estos montos cambian año con año, por lo que se deben tomar en cuenta las Resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República para estos efectos:
Tabla de Clasificación de Trámites
Según resolución R-CO-7-2008. de las once horas del 15 de febrero del 2008, emitida por la Contraloría General de la República en La Gaceta 44 del 03/03/08
Estado Clasificación Montos en colones
Licitación Pública Igual o más de 184.000.000,00
Licitación Abreviada Menos de 184.000.000,00
Igual o mas de 11.810.000,00
Contratación Directa Menos de 11.810.000,00
Recurso de Apelación A partir de 77.100.000,00
Refrendo de Contraloría Superior a 184.000.000,00
Tabla 1: Tabla de clasificación de trámites.
Artículo 7º— Inicio del procedimiento. El procedimiento de contratación se iniciará con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente.
Esta decisión encabezará el expediente que se forme y contendrá una justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto, así como el cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución.
La justificación del inicio del procedimiento de contratación deberá estar acorde con lo establecido en los planes de largo y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda.
(Así reformado mediante el artículo 1° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006).
Artículo 8.-Disponibilidad presupuestaria. Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. En casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, a juicio de la Administración y previa autorización de la Contraloría General de la República, podrán iniciarse los procedimientos de contratación administrativa, para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se dispondrá de la asignación presupuestaria. En estas situaciones, la Administración advertirá, expresamente en el cartel, que la validez de la contratación queda sujeta a la existencia del contenido presupuestario.
2.2.2. Licitación Pública:
Artículo 41: La licitación pública es el procedimiento de contratación obligatorio en los siguientes casos:
a. En los supuestos previstos en el artículo 27 de esta Ley.
b. En toda venta o enajenación de bienes, muebles o inmuebles, o en el arrendamiento de bienes públicos, salvo si se utiliza el procedimiento de remate.
c. En los procedimientos de concesión de instalaciones públicas
Brevemente se mencionan los requisitos mínimos que debe tener una licitación pública, según L.C.A., Artículo 42, incisos del a al m:
1. Suficiencia de fondos para llevar a cabo la contratación.
2. Preparación del cartel de licitación.
3. Sistema de evaluación de ofertas (en el cartel).
4. Publicación, en La Gaceta, de la invitación a los proveedores a participar.
5. Publicidad de todos los trámites del procedimiento.
6. Plazo mínimo para recibir ofertas es de 15 días hábiles.
7. Posibilidad de objetar el cartel.
8. Presunción del sometimiento pleno del oferente.
9. Rendición de la garantía de cumplimiento y participación.
10. Posibilidad de subsane de defectos de las ofertas.
11. Acto de adjudicación.
12. Posibilidad de recurrir el acto de adjudicación.
13. Obligación de readjudicar o declarar desierto el concurso.
2.2.3. Licitación abreviada
Artículo 45.—Estructura mínima. En la licitación abreviada, se invitará a participar a un mínimo de cinco proveedores del bien o servicio, acreditados en el registro correspondiente. La invitación se dirigirá a la dirección que indique el respectivo proveedor.
Si el número de proveedores para el objeto de la contratación es inferior a cinco, la administración deberá cursar invitación, mediante una publicación en el Diario Oficial. La administración también queda facultada para que curse invitación, mediante publicación en La Gaceta, cuando así lo estime conveniente para la satisfacción del interés público.
Por la naturaleza abreviada del procedimiento, la administración únicamente estudiará las ofertas de los proveedores que hayan sido invitados. Cuando medie publicación en La Gaceta, estudiará todas las ofertas presentadas.
El plazo para recibir ofertas no podrá ser menor inferior a cinco ni superior a veinte días hábiles, salvo en casos muy calificados en que la administración considere necesario ampliarlo hasta el máximo de diez días adicionales, para lo cual deberá dejar constancia en el expediente de las razones que justifican la ampliación.
El acto de adjudicación deberá dictarse dentro del plazo establecido en el cartel, el cual no podrá ser superior al doble del fijado para recibir ofertas. Vencido dicho plazo sin haberse dictado el acto de adjudicación, los oferentes tendrán derecho a dejar sin efecto su propuesta y a que se les devuelva la garantía de participación y sin que les resulte aplicable sanción alguna. Asimismo, los funcionarios responsables del no dictado oportuno del acto de adjudicación, estarán sujetos a las sanciones previstas en los artículos 96 y 96 bis de esta Ley, por incumplimiento general de plazos legales.
Para lo no previsto en esta sección, el procedimiento de licitación abreviada se regirá por las disposiciones de la presente Ley para la licitación pública, en la medida que sean compatibles con su naturaleza.(Así reformado mediante el artículo 1° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006).
Artículo 30.—Modificación del procedimiento en licitación infructuosa. Si se produce una licitación pública infructuosa, la administración podrá utilizar en el nuevo concurso el procedimiento de licitación abreviada.
Si una licitación abreviada resulta infructuosa, la administración podrá realizar una contratación directa.
En los casos anteriormente citados, deberá mediar autorización de la Contraloría General de la República, órgano que dispondrá de un término de diez días hábiles para resolver, previa valoración de las circunstancias que concurrieron para que el negocio resultara infructuoso.
En el caso de un remate infructuoso, la administración podrá aplicar hasta dos rebajas a la base fijada por el avalúo respectivo, hasta en un veinticinco por ciento (25%) cada vez.
(Así reformado mediante el artículo 1° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006).
2.2.4. Adjudicación:
Artículo 42 bis.—Adjudicación. El acto de adjudicación deberá ser dictado dentro del plazo establecido en el cartel, que no podrá ser superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas. Dicho plazo podrá ser prorrogado por un período igual y por una sola vez, mediante resolución motivada, en la cual se acrediten las razones de interés público que así lo justifiquen.
Vencido el plazo señalado en el párrafo anterior sin haberse dictado el acto de adjudicación, los oferentes tendrán derecho a dejar sin efecto su propuesta, así como a que se les devuelva la garantía de participación, sin que les resulte aplicable sanción alguna. Asimismo, los funcionarios responsables del no dictado oportuno del acto de adjudicación, estarán sujetos a las sanciones previstas en los artículos 96 y 96 bis de esta Ley, por incumplimiento general de plazos legales.
Para los efectos de la readjudicación o declaratoria de desierto del concurso, derivadas de la anulación del acto de adjudicación, la administración dispondrá de un plazo de un mes,
contado a partir del día siguiente a la fecha de la notificación de la resolución respectiva, plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional, en los casos debidamente justificados mediante resolución motivada que deberá constar en el expediente. Vencido este plazo, los funcionarios responsables del no dictado oportuno del acto de adjudicación, estarán igualmente sujetos a las sanciones previstas en los artículos 96 y 96 bis de esta Ley, por incumplimiento general de plazos legales. (Así adicionado mediante el artículo 3° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006).
2.2.5. Recursos:
Artículo 81.—Plazo y órganos competentes. Contra el cartel de la licitación pública y de la licitación abreviada, podrá interponerse recurso de objeción, dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas.
El recurso se interpondrá ante la Contraloría General de la República, en los casos de licitación pública, y en los demás casos, ante la administración contratante. (Así reformado mediante el artículo 1° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006).
Artículo 82.- Legitimación y supuestos. Podrá interponer el recurso de objeción todo oferente potencial o su representante, cuando se considere que ha habido vicios de procedimiento, se ha incurrido en alguna violación de los principios fundamentales de la contratación o se ha quebrantado, de alguna forma, el ordenamiento regulador de la materia.
Además, estará legitimada para objetar el cartel o el pliego de condiciones, toda entidad legalmente constituida para velar por los intereses de la comunidad donde vaya a ejecutarse la contratación o sobre la cual surta efectos.
Artículo 83.- Resolución. El recurso de objeción deberá resolverse dentro de los diez días hábiles siguientes a su presentación.
Si no se resuelve dentro de este plazo, la objeción se tendrá por acogida favorablemente.
Artículo 84.—Cobertura del recurso y órgano competente. En contra del acto de adjudicación podrá interponerse el recurso de apelación, en los siguientes casos:…
i) En las administraciones citadas en el inciso i), del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada sea igual o superior a los diez millones…
(Los límites económicos establecidos en los incisos del a) al j) fueron modificados por resolución R-CO-7 del 21 de febrero de 2007)
Para efectos de la aplicación de los límites anteriores, únicamente se tomará en consideración el monto impugnado. En el caso de licitaciones compuestas por varias líneas, se sumarán los montos adjudicados de las líneas que se impugnen. Si se trata de contratos continuados, se tomará en cuenta el monto adjudicado para el plazo inicial, sin considerar prórrogas eventuales. En licitaciones con cuantía inestimable cabrá el recurso de apelación. En los concursos promovidos de conformidad con lo previsto en el primer párrafo del artículo 1º de esta Ley, resultarán aplicables los límites establecidos en los anteriores incisos. En las adjudicaciones derivadas de autorizaciones basadas en razones de urgencia, no procederá recurso alguno.
El recurso deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República, dentro de los diez días hábiles siguientes a la notificación del acto de adjudicación en los casos de licitación pública. Cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el segundo párrafo del artículo 1 de esta Ley, el recurso deberá presentarse dentro de los cinco días siguientes a la notificación del acto de adjudicación.
Los montos de apelación citados en este artículo serán ajustados de conformidad con los criterios establecidos en el artículo 27 de esta Ley.
(Así reformado mediante el artículo 1° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006).
2.3. Gestión de las Adquisiciones según el PMBOK
1Si bien es cierto, la SGCSE no es una institución proyectizada, si podría tratarse cada adquisición como si fuera un proyecto, ya que en cada una de ellas, están implícitas particularidades propias de los proyectos como son temporalidad, elaboración gradual y cuentan con un cronograma y presupuesto establecido.
Según el PMBOK, los procesos de Gestión de las Adquisiciones incluyen las actividades para adquirir los productos y/o servicios necesarios para efectuar el trabajo, dentro de los cuales se encuentran:
1 Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) Tercera Edición. 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA, 19073-3299 EEUU
1) Planificar las Adquisiciones: determinar qué adquirir, y cuándo y cómo hacerlo.
2) Planificar la Contratación: documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores.
3) Solicitar Respuestas de Vendedores: obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda.
4) Selección de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato por escrito con cada vendedor.
5) Administración del Contrato: gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor.
6) Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.
Cada uno de estos procesos interactúa tanto entre ellos, como con los procesos de las demás Áreas de Conocimiento.
Tanto el PMBOK como la Ley de Contratación Administrativa establecen como prioritario llevar a cabo un proceso de Planificación de las Adquisiciones, en el cual se identifican las necesidades de adquisiciones, cuánto se debe adquirir, cómo y cuando hacerlo.
2.3.1. Planificar las Adquisiciones:
Si bien es cierto el PMBOK establece una serie de procesos que se deben llevar a cabo para planificar las adquisiciones, en el caso del sector público, esto se maneja de manera diferente: la planificación de las adquisiciones se basa principalmente en el Plan de Adquisiciones de cada institución, el cual debe coincidir con el Plan Operativo Institucional y este a su vez con el Plan Nacional de Desarrollo planteado por el Consejo de Gobierno.
Es importante rescatar del PMBOK la utilización del Juicio de Expertos que “puede usarse para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán para evaluar las ofertas o las propuestas hechas por los vendedores. El juicio de expertos legales puede involucrar los
que no se ajusten a las normas. Pueden aplicarse tanto a los detalles técnicos de los productos, servicios o resultados adquiridos como a los diferentes aspectos de los procesos de gestión de las adquisiciones”.
2.3.2. Planificar la Contratación:
A la hora de planificar la contratación del proveedor es importante tener en cuenta lo que señala el PMBOK, en cuanto a los documentos de la adquisición, que se usan para pedir propuestas de los potenciales vendedores.
Para las adquisiciones del Estado, en el caso de Licitaciones Públicas y Abreviadas se suele publicar un anuncio en La Gaceta o en al menos un periódico de circulación nacional donde se muestran los detalles del bien o servicio que se necesita, esta publicación funciona como invitación a los proveedores interesados en participar en el proceso de licitación.
También en el sistema de Compr@RED se utiliza el término invitación, para el documento digital que se envía a los proveedores para que participen en algún proceso de contratación administrativa.
Para las contrataciones directas, únicamente se solicitan tres cotizaciones del bien o servicio a adquirir y se escoge la más apropiada, o se utiliza el precio como base para la selección del proveedor.
Se deben considerar los criterios de evaluación, los cuales, según el PMBOK “se desarrollan y usan para calificar o puntuar las propuestas. Los criterios de evaluación pueden limitarse al precio de compra si el artículo a adquirir está inmediatamente disponible a través de una cantidad de vendedores aceptables.
En cuanto a las cotizaciones, es de suponer que estas cuentan con todos los costos incluidos, como el costo de instalación transporte, etc., del bien o servicio a adquirir.
También es factible identificar y documentar otros criterios de selección para respaldar la evaluación de un producto o servicio, por ejemplo:
1. Entender la necesidad. ¿En qué medida la propuesta de la empresa proveedora responde a la necesidad de adquisición?
2. Capacidad técnica. ¿Tiene la empresa proveedora las habilidades y conocimientos técnicos necesarios?
3. Enfoque de gestión. ¿Tiene la empresa proveedora los procesos y procedimientos de gestión para asegurar el éxito del proyecto?
4. Enfoque técnico. ¿Cumple la solución y servicio técnico propuestos por el vendedor con los requisitos de la documentación de adquisición?
5. Capacidad financiera. ¿Tiene el vendedor los recursos financieros necesarios para hacer frente a la tarea de proveer del bien y/o servicio?
6. Capacidad e interés de producción. ¿Tiene el vendedor la capacidad y el interés para cumplir con los requisitos solicitados?
7. Tamaño y tipo de negocio. ¿Responde la empresa proveedora a un tamaño o tipo de negocio específico?
8. Referencias. ¿Puede la empresa proveedora proporcionar referencias de clientes anteriores que verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales?
Sin embargo, estos temas los aborda la Ley de Contratación Administrativa y por consiguiente en el sistema Compr@RED, los proveedores que se encuentran registrados, han tenido que cumplir previamente con una serie de requisitos como comprobar su capacidad financiera, referencias de anteriores contrataciones, entre otras, por lo que para licitaciones se da por un hecho que la empresa está en condiciones de brindar el servicio.
2.3.3. Solicitar respuesta de vendedores:
Referente a la solicitud de respuestas por parte de los proveedores, lo que indica el PMBOK tiene mucha relación con lo establecido en la L.C.A. (Art. 6, sobre el Principio de Publicidad, en el cual también se hace referencia a la concesión de audiencias con los proveedores para resolver cualquier duda que tenga alguna de las partes interesadas en la contratación), en cuanto a la solicitud de audiencias con los proveedores, el PMBOK
Las conferencias con los oferentes: son reuniones con los potenciales vendedores, previas a la preparación de una oferta o propuesta; se utilizan para asegurarse de que los vendedores potenciales tengan comprendan claramente que es lo que se necesita (por ejemplo, requisitos técnicos y requisitos del contrato) o bien para que la Administración (entiéndase las Instituciones Estatales) realicen las consultas que crean pertinentes, o evacuen las dudas acerca del producto o servicio que necesitan adquirir. Las respuestas a las inquietudes planteadas se deben plasmar en una Acta, la cual debe pasar a formar parte del expediente físico de la contratación, así como estar firmadas por todos los presentes en la audiencia.
La Ley de Contratación Administrativa (Art. 5) estipula que todos los posibles vendedores deben ser colocados en un plano de igualdad para generar la mejor oferta.
Con relación al principio de publicidad (Art. 6 L.C.A.), el PMBOK indica que las listas existentes de posibles vendedores pueden a menudo ampliarse poniendo anuncios en publicaciones de circulación general, como periódicos, o en publicaciones especializadas, como revistas de profesionales. Algunas jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de ciertos tipos de artículos a adquirir.
Cada Departamento de Proveeduría del Estado debe contar con un registro interno de proveedores, sin embargo también puede hacer uso del registro que se encuentra publicado en Compr@RED, el PMBOK lo define como una Lista de Vendedores Calificados, desarrollada a partir de los activos de la organización si dichas listas o información están fácilmente disponibles.
La Propuesta u Oferta (como se le llama en el sector público) es un documento preparado por el vendedor que constituye una oferta formal y legal, en respuesta a la solicitud de un comprador, a partir de la cual se toma la decisión de selección de la empresa proveedora.
2.3.4. Selección de Vendedores
Este proceso según el PMBOK implica el recibir ofertas o propuestas y aplicar criterios de evaluación, para seleccionar a la empresa proveedora apropiada. Dentro de este proceso se pueden evaluar muchos factores, como el precio, los aspectos técnicos del producto y/o servicio, posibles descuentos, reemplazo y mantenimiento, según corresponda.
Por lo general se selecciona al proveedor que presente la oferta con el mejor precio, esto en algunos casos, en perjuicio de la calidad del producto, los tiempos de entrega, el soporte técnico del producto, etc., sin embargo, para corregir estos efectos, se puede tomar en cuenta lo que señala el PMBOK, en relación a los sistemas de selección y evaluación de vendedores:
a. Un Sistema de Selección es el que establece requisitos mínimos de rendimiento para los criterios de evaluación, y puede usar un sistema de ponderación y estimaciones independientes; se utilizan para proporcionar una clasificación ponderada, de mejor a peor, de todos los vendedores que han presentado una propuesta.
b. Un Sistema de Calificación de Proveedores incluye el rendimiento del vendedor en la anterior contratación, así como las calificaciones de calidad, el rendimiento en la entrega y el cumplimiento contractual. Toda la documentación de la evaluación del rendimiento del vendedor que se haya generado durante el proceso Administración del Contrato constituye una fuente de información relevante.
c. Una vez seleccionado el proveedor se debe elaborar el respectivo contrato, el cual según el PMBOK es un acuerdo legal vinculante para las partes, en el cual el vendedor se obliga a proveer productos, servicios o resultados específicos, y el comprador se obliga a pagar al vendedor por ellos. Un contrato esta sujeto a resolución en los juzgados.
2.3.5. Administración del contrato:
El PMBOK establece que este proceso asegura que el vendedor cumplirá con los requisitos contractuales y que el comprador actuará conforme a los términos del contrato, es decir, pagará conforme a lo previamente establecido, en cuanto a fechas y montos.
Por lo general, ambas partes administran el contrato, como un modo de asegurarse de que están cumpliendo con sus obligaciones y de que no se están pasando por alto sus derechos legales.
Administrar el contrato requiere, entre otros aspectos, de:
a. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto para autorizar el trabajo del contratista en el momento oportuno.
b. Informar el rendimiento para supervisar el costo, cronograma y rendimiento técnico del contratista.
c. Realizar el control de calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del producto del contratista.
d. Seguimiento de los pagos al vendedor, que asegura que los plazos de pago definidos dentro del contrato se cumplan y que la compensación del vendedor corresponda a sus avances.
e. La revisión y documentación del rendimiento del vendedor basándose en el contrato y en las acciones correctivas establecidas.
2.3.6. Cierre del Contrato
Este proceso incluye la verificación de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. En algunos casos puede suceder que se llegue a finalizar anticipadamente un contrato, ya sea por mutuo acuerdo entre las partes, o por incumplimiento de alguna de ellas.
Tanto los derechos y como las responsabilidades de las partes en caso de finalización anticipada deben estar incluidos en el contrato.
Contar con garantías de cumplimiento y/o participación en las contrataciones ayuda a evitar el incumplimiento en las entregas por parte de los proveedores.
El cierre del contrato debe incluir una notificación formal por escrito en la cual el comprador informa al vendedor que el contrato ha sido completado y que los productos entregables han sido aceptados o rechazados.
Es importante documentar todo lo que vaya sucediendo en el transcurso de la contratación para poder contar con un informe sobre lecciones aprendidas, que mejore el proceso de gestión de las adquisiciones, para desarrollar la planificación e implementación de adquisiciones en el futuro.
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO
Fuentes de información:
La fuente de información es el lugar donde se encuentran los datos requeridos, que posteriormente se pueden convertir en información útil para el investigador. Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. Estos datos, que se deben recopilar de las fuentes, tendrán que ser suficientes para poder sustentar y defender un trabajo (Eyssautier, 2002).
Las fuentes de información que se consultarán para la elaboración del presente Marco Metodológico serán:
3.1.1. Fuentes primarias:
Se refieren a aquellos portadores originales de la información que no han retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés. Esta información de fuentes primarias la tiene la población misma. Para extraer los datos de esta fuente se utiliza el método de encuesta, de entrevista, experimental o por observación (Eyssautier, 2002).
Para el presente trabajo se elaborará una entrevista a las personas encargadas directamente de llevar a cabo el proceso de adquisiciones en la SGCSE, con la finalidad de obtener sus opiniones en relación a este tema, los aspectos que se pueden mejorar, los conflictos o inconvenientes que han tenido en el momento de realizar dicho proceso, entre otros.
3.1.2. Fuentes secundarias:
Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información que han sido previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento, y que utilizan el medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador que la necesite (Eyssautier, 2002).
Para estos efectos se elaborará una entrevista a la anterior Administradora Generalista, para consultarle sobre los aspectos que según su experiencia en el proceso de adquisiciones se deben mejorar.
3.1.3. Fuentes documentales:
Para que un trabajo de investigación se considere verdaderamente científico, se deberá basar en documentos originales. Para lograrlo, el investigador tendrá que conocer (Eyssautier, 2002):
a. La autenticidad textual del material documental, el cual no debe haber sufrido alteraciones posteriores a su escritura.
b. La autenticidad literaria, conociendo o verificando si verdaderamente lo escribió la persona que dice ser autor de la misma.
c. La autenticidad histórica, que analiza la veracidad de los hechos informados por el documento o texto de referencia, y la seriedad y prestigio del autor.
d. La seriedad de la casa editora y su reconocimiento internacional.
e. La confiabilidad de los datos que contiene la publicación.
Para el caso del presente documento, se cuenta con amplia bibliografía para la elaboración del presente documento, entre las que se encuentran las Leyes que tienen relación con este proceso, bibliografía especializada en administración de proyectos, y gestión de adquisiciones, entre otras.
Tipo de investigación
3.2.1. Investigación mixta:
Corresponde a trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo, con el propósito de profundizar en el estudio del tema propuesto para tratar de cubrir todos los posibles ángulos de exploración. Al aplicar ambos métodos se pretende consolidar los resultados obtenidos (Muñoz, 1998).
El trabajo de investigación se llevará a cabo es tanto una investigación mixta ya que contiene investigación documental, con fuentes primarias, secundarias y documentales (PMBOK, Ley de Contratación Administrativa, etc.), así como una investigación de campo, por medio de entrevistas a las personas directamente involucradas en el proceso de adquisiciones de la SGCSE en la actualidad, así como a la persona que se hizo cargo de este proceso anteriormente, durante año y medio.
Método de investigación:
El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos para el desarrollo de una investigación. Ambos se han particularizado, y son objeto de un tratamiento especial de acuerdo con cada ciencia particular (Eyssautier, 2002).
En cuanto al método de investigación, se considera que entre los Métodos Particulares y específicos, el método de observación es el que más se ajusta a las características de la presente investigación.
3.3.1. Métodos particulares:
Los métodos particulares son aquellos que se aplican a las ciencias particulares; los métodos específicos son aquellos que se utilizan dentro del proceso de la investigación científica. Entre los métodos particulares y específicos se encuentra, como instrumentos científicos (Eyssautier, 2002):
3.3.1.1. Método de observación:
Consiste en mirar detenidamente el objeto de estudio, para asimilar en detalle la naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y fenómenos. Se puede clasificar en 4 tipos de observación:
a. Observación directa: Consiste en interrelaciones de manera directa con el medio y con la gente que lo forman para realizar los estudios de campo.
b. Observación indirecta: Consiste en tomar nota de un hecho que sucede ante los ojos de un observador entrenado, midiendo el comportamiento externo del individuo en sociedad.
c. Observación por entrevista: Intercambio conversacional en forma oral, entre dos personas, con la finalidad de obtener información, datos o hechos. El método de la entrevista puede ser informal, estructurado o no estructurado.
d. Observación por encuesta (método de encuesta): Somete a un grupo de individuos a un interrogatorio, invitándoles a contestar una serie de preguntas que se encuentran estructuradas en un cuestionario escrito y previamente preparado.
El Método de Observación será el que se utilizará para el presente documento; lo anterior, debido a las particularidades tanto de la SGCSE, como del tema a tratar, se determinó que este es el método más apropiado, desglosado en Observación Directa y Observación por Entrevista, por lo que en las próximas páginas se presentará el detalle de la observación realizada al proceso de adquisiciones de la SGCSE, cómo se realiza actualmente, con el propósito de poder realizar un análisis FODA del mismo, y determinar los aspectos a optimizar, basándose en las mejores prácticas señaladas por el PMBOK y la Ley de Contratación Administrativa, que a su vez permita la creación de una guía
como la posibilidad de plantear un procedimiento basado en ambas fuentes de información para estructurar dicho proceso y que éste quede documentado a través de las respectivas plantillas, necesarias para llevar a cabo el seguimiento y control de las adquisiciones en la institución.
Para cada uno de los objetivos del presente trabajo, tanto el general como los específicos, descritos al inicio del presente documento, se utilizará el método de investigación por observación, el cual se desglosa a continuación:
Para crear una Propuesta para una guía metodológica para la Gestión de Adquisiciones en la SGCSE.
Para el primer objetivo especifico “analizar el proceso actual de la gestión de adquisiciones en el CSE, para determinar cuáles son los aspectos a mejorar”, se utilizará el método de de observación directa y el de observación por entrevista, así como un análisis FODA de las condiciones actuales del proceso de adquisiciones en la SGCSE.
Para el segundo objetivo especifico “plantear un procedimiento basado en la Ley de Contratación Administrativa y el PMBOK para estructurar el proceso de adquisiciones del CSE”, se utilizará la observación directa y la observación por entrevista.
Finalmente, para el tercer objetivo específico “generar las plantillas necesarias para llevar a cabo el seguimiento y control de las adquisiciones en la institución” se utilizará toda la información recopilada mediante el método de observación en sus diferentes formas.
CAPÍTULO IV
:DESARROLLO
En las páginas siguientes se podrá ver con detalle la consecución de los objetivos propuestos al inicio del Proyecto Final de Graduación, y por consiguiente de esta Tesina, se iniciará con el análisis FODA realizado, seguidamente se mostrará tanto la entrevista que se aplicó a las funcionarias encargadas de realizar la gestión de las adquisiciones en la SGCSE, así como los resultados obtenidos a partir de dicha entrevista, y los gráficos que representan los puntos de vista obtenidos.
4.1. Análisis FODA:
A continuación se presenta el Análisis FODA de la situación actual de la Gestión de las Adquisiciones en la Secretaría General del Consejo Superior de Educación
Fortalezas:
Se cuenta con el apoyo de la Jefatura para realizar cualquier proceso de cambio que beneficie dicha gestión.
Las personas encargadas del proceso de adquisiciones cuentan con estudios a nivel Universitario en Administración de Negocios y Contabilidad.
El Plan de Adquisiciones define anualmente lo que se debe adquirir.
Oportunidades:
Se podría hacer a cada inicio de año un cronograma que contenga las fechas en que se van a realizar las diferentes adquisiciones.
Todas las adquisiciones pueden realizarse simultáneamente.
Se pueden definir funciones para que la Administradora realice las tareas que son de mayor cuidado y responsabilidad, según su puesto, y la Contadora y la Asistente realicen las de mayor cotidianidad.
Se cuenta con nuevos conocimientos en administración de proyectos
