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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACÍN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACÍN

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

diseño de un sistema administrativo – contable para la empresa auto repuestos fiat toni, s.a.

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA PÚBLICA

PRESENTADO POR:

br. Almao, Juan

Arnó, Patricia [y] Graziano, A nna [y] Lanciato, Verina [y] Montiel, Mara ; Tutor(es).: Romer Alvarez [y] Susana Soler

MARACAIBO, DICIEMBRE 2005

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DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO – CONTABLE PARA LA EMPRESA AUTO REPUESTOS FIAT TONI, S.A.

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DEDICATORIA

Este trabajo quiero dedicárselo a mis padres y a mi hermano por su apoyo incondicional en todas mis metas propuestas.

A mi tía Endrina por haberme recibido en su hogar y tratarme como un hijo.

A mis primos Daniel y Javier por ser y aceptarme como un hermano.

A mi tía Nastia e hijos por contar con ella en todo momento, y al resto de mi familia por ser el pilar fundamental en mi formación.

A mis panas, Gabriel, Dario y Romel compañeros de toda la vida en las malas y en las buenas que con su presencia ayudaron hacer menos pesada la carga de vivir en otra ciudad y de compartir esta gran experiencia que es la universidad.

Juan Pablo Almao Alvarado

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DEDICATORIA

Primeramente, a Dios, por la vida y la salud, por permitir que nuestros caminos se cruzaran y que nuestro proyecto llegara a feliz término.

A mis padres, por enseñarme que quien persevera alcanza y quienes con mucho amor y esfuerzo siempre me han dado todas las herramientas posibles para luchar y ser la mejor en lo que hago.

A mi hermanita Carola, por su amistad, compañía, y comprensión; mi consentida, mi mejor regalo.

A Shay, por todo tu amor y apoyo; a Barry, por su inmenso amor incondicional.

A mis abuelitos, mamama Rosita y papapa Manuel, aunque físicamente no están conmigo, desde el cielo siempre me acompañan, protegen y aconsejan.

Y por último, pero no menos importante, a Anna, Mara, Yerina y Juan Pablo, por todos los buenos momentos, las risas y el apoyo brindado, muchas gracias chicas y chico por ofrecerme una amistad pura y sincera, una amistad que perdurará en el tiempo.

A todos ud s., gracias.

Patricia Arnó Tirado

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DEDICATORIA

Especialmente, dedico este Trabajo de Investigación, donde he puesto todos mis esfuerzos y conocimientos adquiridos durante mis años de estudio a Dios, por haberme guiado por el camino de la Verdad, el Bien y sus santas enseñanzas.

A mi Papá, mi guía y modelo el cual vigiló, cuidó y custodió mis pasos desde que nací, a él mi profundo amor, respeto y valoración.

A mi Mamá, mi protectora, mi maestra más querida, mi amiga y compañera en los momentos felices y en los difíciles. A ella le debo todos los valores espirituales de mi ser. A ella mi más grande amor, respeto y estimación.

A Mª Teresa, mi hermana y segunda mamá, por su abnegada vocación de hermana, por estar pendiente de mí en cada momento de mis estudios y de mi vida. Mi más profundo amor.

A mi inseparable hermana desde el nacimiento Maura. A nuestro gran amor de hermanas, nuestra dedicación de la una para con la otra. Te Quiero Mucho.

A mis hermanos Antonio y Mariela. A mis sobrinas Vanesa, Miche lina y Mª Antonietta. Los quiero a todos con profundo sentimiento.

A Nelson, mi novio, al que amo mucho y deseo, con la gracia de Dios, la bendición de mis padres y familia, sea el compañero eterno de mi vida.

Mi logro es de ustedes

Anna L. Graziano S.

(7)

DEDICATORIA

Dedico mi trabajo de grado principalmente a Dios por ser mi padre espiritual y por guiarme siempre por el mejor camino, logrando alcanzar metas y sueños.

A mis padres Tottore y Eddy por ser tan excelentes padres, amigos y compañeros que siempre están ahí, en todos los momentos de mi vida para apoyarme y guiarme.

A mi gran amor Pe, por ser el hombre de mi vida, amigo inseparable y por ser una persona tan noble y especial. Gracias por esperarme.

A mis tías Mara y Baby, por brindarme la mano siempre que requiero de un apoyo y no dejarme caer cuando me equivoco; a mi abue por ser tan especial, y ser la persona que me enseñó de pequeña tantas cosas y dedicarme gran parte de su tiempo. Nunca lo olvidaré , te quiero mucho.

A mis primas, hermanos tíos, padrinos y todas aquellas personas que siempre colaboraron conmigo en el logro de esta meta, graduarme como Lic.

en Contaduría Pública.

A toda la familia D’Agostini, por su apoyo incondicional hacia mi persona, y por estar allí siempre que necesite de ustedes.

Y muy especialmente a Patty, Anna, Marita y Juanpi, por todo ese cariño que me ofrecieron en este camino que juntos segui mos para alcanzar este gran sueño.

Yerina Paola Lanciato de D’Agostini.

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DEDICATORIA

A Dios; por proveerme de la fuerza e iluminación necesaria en el transcurso de mi vida y en la elaboración de nuestro proyecto de investigación.

A mis padres; por la hermosa dedicación que le han proporcionado a mi educación, llena de valores morales y éticos, virtudes, sentimientos de amor, compasión y servicio al prójimo, que han hecho posible la materialización de una evolución integral de mi persona.

A mis hermanos; compañeros de mi vida y fieles apoyos en la trayectoria de la misma; abuelas y tías; segundas madres, a quienes quiero con especial admiración.

A mis tutores, metodológico y de contenido por siempre estar dispuestos a colaborar en el desarrollo de nuestro trabajo.

A los padres de Anna Graziano por permitirme en conjunto con mis compañeros desarrollar nuestro proyecto en su Organización.

A mis compañeros de proyecto, quienes han hecho posible que el desarrollo del mismo se haya dado de una forma técnicamente ligera y agradable, además de un lindo crecimiento de nuestra amistad.

Mara Virginia Montiel Chacín

(9)

AGRADECIMIENTO

Es el momento de agradecer al personal Gerencial de la empresa Auto Repuestos Fiat Toni, S.A., por la oportunidad de poder realizar esta investigación en su organización. Ello nos sirvió de campo de trabajo profesional para a dquirir conocimientos prácticos en el área de la Contaduría Pública.

Nuestro profundo agradecimiento a la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, quien en sus aulas y a través de sus profesores, cultivaron los conocimientos y experiencias para lograr nuestras metas y sueños;

graduarnos de Licenciados en Contaduría Pública.

En especial, agradecemos a nuestros asesores, la Lic. Ma. Susana Soler quien nos ha provisto de las herramientas metodológicas necesarias para la realización de éste proyecto; igualme nte, al Lic. Rómer Álvarez, por brindarnos sus conocimientos en la materia y por estar siempre dispuesto de manera incondicional, a ayudarnos en el logro de nuestra meta.

Y nuestro profundo agradecimiento a todas aquellas personas que de una u otra forma nos ayudaron con sus orientaciones para la culminación de este proyecto.

Gracias a todos!

(10)

ÍNDICE GENERAL

ÍNDICE GENERAL Pág.

DEDICATORIAS ii

AGRADECIMIENTO vii

ÍNDICE GENERAL viii

ÍNDICE DE CUADROS xiii

ÍNDICE DE GRÁFICOS xiv

ÍNDICE DE TABLAS xv

RESUMEN xvii

INTRODUCCIÓN 1

FASE I: DEFINICIÓN

1. TEORIZACIÓN DE LA VARIABLE 5

1.1. BASES TEÓRICAS 5

1.1.1. SISTEMAS 5

1.1.1.1. DEFINICIÓN 5

1.1.1.2. TIPOS DE SISTEMAS 8

1.1.1.3. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS 10 1.1.1.4. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS 11 1.1.1.5. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS 12

(11)

1.1.1.6. FUNCIONES DE LOS SIS TEMAS 14 1.1.1.7 . CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS 15

1.1.2. SISTE MAS ADMINISTRATIVOS 20

1.1.2.1. DEFINICIÓN 20

1.1.2.2. TIPOS DE SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS 22

1.1.2.3. IMPORTANCIA DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO 29

1.1.2.4. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO 30

1.1.2.5. COMPONE NTES DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO 32

1.1.2.6. ATRIBUTOS DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO 33

1.1.2.7. POLÍTICAS DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO 34

1.1.2.8. NORMAS DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO 34

1.1.2.9. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO 37

1.1.2.10. EVALUACIÓN Y CONTROL

DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO 38 1.1.2.11. PROCESO ADMINISTRATIVO 40

(12)

1.1.3. SISTEMAS CONTABLES 51

1.1.3.1. DEFINICIÓN 51

1.1.3.2. TIPOS DE SISTEMAS CONTABLES 52 1.1.3.3. IMPORTANCIA DEL SISTEMA

CONTABLE 55

1.1.3.4. CARACTERÍSTICAS DEL SIS TEMA

CONTABLE 55

1.1.3.5. COMPONENTES DEL SISTEMA

CONTABLE 56

1.1.3.6. ESTRUCTURA DEL SISTEMA

CONTABLE 57

1.1.3.7. CÓDIGO DE CUENTAS 59

1.1.3.8. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

GENERALMENTE ACEPTADOS 61

1.1.3.9. POLÍTICAS DEL SISTEMA CONTABLE 69 1.1.3.10. NORMAS DEL SISTEMA C ONTABLE 71 1.1.3.11. PROCEDIMIENTOS DEL S ISTEMA

CONTABLE 71

1.1.3.12. FORMULARIOS DEL SISTEMA

CONTABLE 75

1.1.3.13. EVALUACIÓN Y CONTROL DEL

SISTEMA CONTABLE 80

1.2. SISTEMA DE VARIABLES 83

(13)

1.2.1. SISTEMA ADMINISTRATIVO 83

1.2.2. SISTEMA CONTABLE 84

2. DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA 86

3. OBJETIVOS DEL TRABAJO 89

3.1. OBJETIVO GENERAL 89

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 90

4. JUSTIFICACIÓN 90

5. DELIMITACIÓN 92

FASE II: DESARROLLO

1. TIPO DE INVESTIGACIÓ N 94

2. POBLACIÓN 95

3. TÉCNICAS DE OBSERVACIÓN 97

3.1. INSTRUMENTO 98

4. VALIDEZ DEL INSTRUMENTO 98

FASE III: CULMINACIÓN

1. RESULTADOS 101

1.1. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 102

1.1.1. ANÁLISIS DEL INSTRUMENTO DIRIGIDO

A LA GERENCIA 102

(14)

1.2. DISCUSIÓN 137

2. DISEÑO 139

3. CONCLUSIONES 240

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 243

ANEXOS

Nº 1: FORMATO DE VALIDACIÓ N DEL INSTRUMENTO 246

(15)

INDICE DE CUADROS

CUADROS Pág.

1. CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE 85

2. DISTRIBUCIÓN DE LA POBLACIÓN 96

(16)

INDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICOS Pág.

1. COMPONENTES DE LOS S ISTEMAS 13

2. ORGANIGRAMA VERT ICAL 44

3. ORGANIGRAMA HORIZONTAL 44

4. ORGANIGRAMA CIRCULAR 45

5. ORGANIGRAMA MIXTO 45

6. TIPOS DE COMUNICACIÓN 49

7. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE

ACEPTADOS 69

(17)

ÍNDICE DE TABLAS

TABLAS Pág.

1. METAS ORGANIZACIONALES 102

1.1. ÁREAS QUE POSEE METAS LA ORGANIZACIÓN 103

2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 104

2.1. ÁREAS QUE POSEE OBJETIVOS LA ORGANIZACIÓN 105

3. CONGRUENCIA DE OBJETIVOS 106

3.1. ÁREAS CON CONGRUENCIA DE OBJETIVOS 106

4. PROGRAMAS DE PLANIFICACIÓN 107

5. PLANES ADMINISTRATIVOS 108

5.1. ÁREAS EN LAS QUE EXISTEN PLANOS

ADMINISTRATIVOS 108

6. ESTRATEGIAS 110

7. POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS 110

8. NORMAS ADMINISTRATIVAS 111

9. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 112

10. RECURSOS 113

10.1. ÁREAS EN QUE LA EMPRESA DISPONE RECURSOS 114

11. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 115

12. MANUALES ORGANIZACIONALES 116

13. CARTAS DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO 116

(18)

14. FUNCIONES DE LOS EMPLEADOS 117 14.1. ÁREAS DONDE SE ENCUENTRAN ESTABLECIDAS

LAS FUNCIONES 118

15. PLANES DE INCENTIVOS 119

15.1. ÁREAS DONDE EXISTEN PLANES DE INCENTIVOS 119

16. INFORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS 120

16.1. TIPOS DE COMUNICACIÓN 121

17. MANEJO DE EQUIPOS DE TRABAJO 122

18. EXISTENCIA DE CONTROL 123

18.1. ÁREAS DONDE EXISTEN SISTEMAS DE CONTROL 124

19. ESTÁNDAR DE DESEMPENO 125

20. MEDICIÓN DE RESULTADOS

20.1. ÁREAS QUE MIDEN FRECUENTEMENTE

LOS RESULTADOS DE CONTROL 126

21. COMPARACIÓN DE LOS RESULTADOS CON LAS

NORMAS ESTABLECIDAS 128

21.1. ÁREAS EN QUE SE COMPARAN LOS RESULTADOS

CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS 128

22. DETECCIÓN DE DESVIACIONES 129

22.1. ÁREAS QUE POSEEN MECANISMOS DE CONTROL

PARA LA DETECCIÓN DE DESVIACIONES 130

23. CORRECCIÓN DEL CONTROL 131

23.1. ÁREAS QUE APLICAN MEDIDAS DE CORRECCION 132

(19)

24. POLÍTICAS CONTABLES 133

25. NORMAS CONTABLES 133

26. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 134

27. FORMATOS CONTABLES 135

28. CÓDIGO DE CUENTAS 136

(20)

Almao, Juan; Arnó, Patricia; Graziano, Anna; Lanciato, Yerina; Montiel, Mara.

Diseño de un Sistema Administrativo Contable par la empresa Auto Repuestos Fiat Toni, S.A. Universidad "Dr. Rafael Belloso Chacín". Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de Contaduría Pública. Maracaibo, 2005.

RESUMEN

El presente estudio tuvo como objetivo diseñar un sistema administrativo contable para la empresa Auto Repuestos Fiat Toni, S.A. Los autores que sustentan el estudio son: Catacora (1996), Magdalena (1998), Gómez (1999).

La investigación metodológicamente está clasificada como proyecto factible, descriptiva y de campo, con una población de tres (3) sujetos de estudio. El cuestionario para la recolección de datos fue tipo encuesta con preguntas dicotómicas y categorizadas, con el fin de medir las variables de estudio. Los resultados de la investigación se analizaron utilizando estadísticas descriptivas con frecuencias absolutas, y se diagnosticó que la empresa no cuenta con un sistema administrativo contable formalmente establecido que proporcione las políticas, normas, procedimientos y formularios necesarios para el logro de un mayor control en las operaciones y transacciones realizadas por la misma. Dichos resultados confirmaron la necesidad de diseñar un sistema administrativo contable, incluyendo los formularios para el sistema. Finalmente, la investigación se estructuró en tres fases; la primera comprende la teorización de la variable, dando así lugar al desarrollo de la investigación en la segunda fase, para finalizar con el análisis de los resultados y la culminación del proyecto en la tercera fase.

Palabras Claves: sistemas, sistema administrativo, sistema contable.

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INTRODUCCIÓN

Cuando nace la idea de constituir una organización, se piensa en los diferentes departamentos que se deben crear, este es un reto importante y necesario para el mejor funcionamiento de la empresa a constituirse; no se deben escatimar esfuerzos pero tampoco duplicarlos. En la actualidad, se aprecia el acelerado crecimiento de las diferentes organizaciones modernas, las cuales han creado desafíos que dan lugar al desarrollo de sistemas que hacen frente a las diferentes e incomparables operaciones de forma altamente efectiva.

Para que una organización pueda realizar sus actividades de forma adecuada, necesita de sistemas operativos que orienten todos los puestos de trabajo en una misma dirección para lograr una coordinación e interacción de todos sus elementos, es decir, trabajar en sinergia para lograr los objetivos y metas de la empresa. De esta manera, se encuentra n dos departamentos de real importancia como son los departamentos de administración y de finanzas para el cual se presenta una propuesta de diseño de un sistema administrativo - contable.

Un sistema administrativo, busca crear más dinamismo, fluidez, flexibilidad y mística a la organización a la hora en que se produzcan cambios en lo político, económico, jurídico y también de recursos humanos.

Un buen sistema administrativo prepara a la organización y la hace más competitiva en lo que a tecnología y mejoramiento en todos los aspectos se

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refiere, que a veces tienden a romper con las estructuras y procedimientos del desempeño exacto y eficiente que se maneja en la administración tradicional.

En el mismo orden de ideas, el sistema contable sirve como herramienta que ayuda en el procesamiento de todas las operaciones mercantiles que en ausencia de ellos, los estados financieros no pudiesen estar razonablemente al día; en un sistema contable reposa el control de gran parte de las actividades que lleva a cabo el recurso humano dentro de una organización.

Así, la investigación realizada se estructuró de la siguiente manera:

Fase I: en donde se realizó la teorización de la variable, la cual consta de definiciones que muestran las ideas principales y los puntos más importantes a desarrollar, las cuales se encuentran como las variables. En este caso de crear un diseño administrativo-contable para la empresa Auto Repuestos Fiat Toni, S.A., se puede encontrar como variable al sistema administrativo y al sistema contable, ya que son los ejes fundamentales de esta investigación y por medio de los cuales se podrá lograr el diseño exacto para el mejor funcionamiento de la empresa; aquí se muestran los diferentes tipos de sistemas existentes, las características, los componentes y políticas entre otros.

Fase II: en esta parte del trabajo, se expone el tipo de investigación la cual ha sido descriptiva, por lo que se trata de obtener información del estado actual de los diferentes procesos utilizados por la empresa, permitiendo así

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(23)

estudiar los procesos requeridos para el diseño de un sistema administrativo - contable.

Fase III: conocida también como la etapa de culminación, en ella se detalla el análisis de los resultados obtenidos luego de la aplicación del instrumento, y se procede además a analizar y discutir los resultados, obteniendo de este modo las respuestas necesarias para la creación del diseño, objeto del presente proyecto de investigación, y las conclusiones del mismo.

Así mismo, dicha investigación se tipificó como de campo, ya que se obtuvo la información directamente del sitio donde se suceden los acontecimientos, para así recolectar la información necesaria a fin de conocer con mayor exactitud el problema para posteriormente aportar posibles soluciones al mismo.

También se estudió la población, que para esta investigación constó de tres personas, las cuales desempeñan altos cargos dentro de la organización; la población se calificó como finita, accesible y objetiva, no requiriendo ni muestra, ni muestreo, por lo que se aplica la técnica del censo poblacional. La técnica de observación utilizada fue directa, simple, experimental, mediante encuestas y entrevistas.

En cuanto a su estructura, el cuestionario se constituyó de 28 preguntas dicotómicas y categorizadas, las cuales presentan varias alternativas de respuestas, siendo diseñadas tomando en cuenta las dimensiones e indicadores.

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Referencias

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