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Ningún párrafo podrá ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor.
1. ANTECEDENTES
Actualmente se cuenta con contrato para ejecución de las tareas de creación, modificación, extensión, bloqueo y administración de las maestras de bienes y servicios en Cenit a través del ERP SAP; dentro del servicio que se presta actualmente se realizaron adicionalmente las labores de optimización de ítems de la maestra de bienes y servicios, esta tarea incluía como actividades principales el levantamiento de información de ítems que reposan en stock así como la adición de características que pudieran definir más claramente las especificaciones de los bienes. Para esta tarea se implementó el uso de las plantillas de catalogación entre otras que en permitió la ayuda para la correcta catalogación en bienes.
2. OBJETO
SERVICIO DE CATALOGACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LAS MAESTRAS DE BIENES Y SERVICIOS DE CENIT S.A EN SAP.
3. ALCANCE
El CONTRATISTA deberá asegurar el correcto proceso de Catalogación de bienes y servicios, así como la gestión de administración de las maestras de bienes y servicios que incluye la optimización, mejora y cumplimiento del proceso establecido por CENIT para tal fin, cumpliendo con las normas internacionales de la UNSPSC, características del negocio y buenas prácticas de la industria, dentro de las actividades se encuentra la creación, modificación, bloqueo, desbloqueo, extensión y administración de los códigos de las maestras de bienes y servicios en SAP. Dentro del alcance y obligaciones del CONTRATISTA se incluyen las actividades que se relacionan a continuación, cumpliendo con las políticas de CENIT. Las actividades relacionadas no son taxativas ni constituye limitación de las obligaciones del CONTRATISTA, quien se obliga a ejecutar la totalidad de las actividades para garantizar la completa y correcta ejecución del contrato:
3.1 Proceso de catalogación de bienes y servicios:
• Parametrización constante del catálogo en SAP.
• Actualización constante de las plantillas de materiales de acuerdo con el negocio de transporte.
• Catalogación de materiales bajo los estándares de la UNSPSC, Normas de fabricación y especificaciones de la ASME, ANSI, ASTM, API, entre otras.
• Cumplimiento de los procesos internos de Cenit en relación con la Catalogación de bienes y Servicios. (AB- PD-005 CATALOGACIÓN BIENES Y SERVICIOS)
• Cumplimiento de ANS del servicio así:
1-25 códigos 26-50 códigos 51-100 códigos 101-150 códigos
150-> códigos Tiempo de
tratamiento
1 día 2 días 3 días 4 días 5 días
• Actualización de los partes números o números de fabricante asociados a las diferentes marcas en la maestra según corresponda
• Indicadores de desempeño:
Solicitudes devueltas por falta de especificaciones técnicas / Total de solicitudes recibidas
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3.2 Análisis de la información catalogada y por catalogar:
• Parámetros de Catalogación.
• Depuración y actualización constante de la información en SAP para los códigos de materiales y servicios.
• Estructura configuración SAP (Corrección a los grupos de Artículos de acuerdo con árbol de categorías).
• Árboles de categorías en SAP (Implementación del árbol de categorías de materiales en SAP) 3.3 Plantillas de Catalogación
Con respecto a la administración de las plantillas de catalogación, el contratista deberá:
• Crear o modificar según se requiera las características de los materiales.
• Gestionar la actual taxonomía
• Crear valores de características según la dinámica del negocio
• Administrar las listas de clasificación
• Crear según sea necesario las unidades de medida base y de abastecimiento (factores de conversión, tablas de equivalencias) de acuerdo con el tipo de material.
3.4 Mejora continua del Catálogo de bienes y servicios
Toda mejora que requiera el catálogo deberá ser analizada y llevada a cabo por el contratista, dentro de las actividades de mejora se tiene:
• Identificación de tipos de material para proceso de catalogación aplicables
• Ítems potenciales duplicados: Códigos que presentan similitud e igualdad en sus descripciones y en la referencia del material (Modelo, Parte número, Plano o referencia del Fabricante), pero relacionan números de material diferentes.
• Ítems Falta de información: Materiales que carecen de las características mínimas para su identificación, para los cuales será necesario una investigación en manuales y bases de datos o levantamiento de información de campo, con los responsables de los almacenes y especialistas de área del cliente en las disciplinas mecánica, eléctrica e instrumentación.
• Identificación de códigos como sugeridos de acuerdo con especificaciones enviadas por Cenit cada vez que se requiera.
• Planteamiento de posibles buenas prácticas relacionadas a la catalogación de servicios.
• Mejoras en relación con el proceso basado en los cambios de Cenit.
• Todo proceso de caracterización se debe soportar con manuales o páginas web de fabricantes y para materiales de tubería y accesorios el Pipping class de cada empresa.
• Participación sobre los procesos de homologación de códigos de materiales entre las filiales del grupo Ecopetrol que incluye información de la maestra de Cenit.
3.5 Levantamiento de información en campo para caracterización de materiales
En caso de requerirse, el contratista deberá hacer el levantamiento de información para la caracterización del material en Sap en las estaciones donde Cenit considere que esta actividad es necesaria. Par tal fin previamente a la actividad se enviará la solicitud formal sobre el número de códigos y ubicación de la bodega física donde se llevará a cabo el levantamiento de información.
3.6 Presentación de informes (bitácoras) con los resultados de los indicadores acordados para el nivel de
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servicio.
EL CONTRATISTA se obliga como mínimo a entregar:
Item Alcance Entregables Medio Contenido Entregable Unidad Cantidad
1 Informe final Archivo en Word Archivo en Word Magnético y Físico Informe final
relación de actividades realizadas Unidad 1
2 Levantamiento de
información Archivo en Excel
En caso de requerirse levantamiento de información en campo, se deberá hacer el enriquecimiento de las descripciones en SAP
Unidad 2
3 Catalogación día a
día y por demanda Archivo en excel
Bitácora con las actividades de catalogación día a día, incluye mensualmente plan de mejora, dentro de los campos que debe tener la bitácora como mínimo están:
• Consecutivo
• Área solicitante
• Usuario Solicitante
• Fecha recepción de solicitud
• Código creado o modificado
• Tipo de solicitud
• Fecha de solicitud
• Estatus de tratamiento
• Fecha de atención
Unidad 20
3.7 Transferencia de conocimientos y capacitación
El contratista se compromete a entrenar y entregar el conocimiento (Bitácora de actividades y correos soporte de todas las modificaciones relacionadas a la maestra de B&S) al personal designado por Cenit por lo menos una vez durante la ejecución del servicio y al finalizar el tiempo de prestación del servicio en caso de que así lo requiera Cenit.
La información será entregada en medio magnético con los archivos soporte en su formato original.
3.8 Generalidades complemento para el servicio de catalogación
• El proceso de catalogación día a día iniciará a partir de la firma del acta de inicio
• Presentación de informes (bitácoras) mensuales con los resultados de los indicadores acordados para el nivel de servicio.
• El contratista deberá con base en la información relacionada mensualmente en la bitácora, presentar las correspondientes actas para aceptación del servicio.
• Se estima para el servicio las siguientes tablas de acuerdo con el comportamiento del procesamiento de materiales y servicios en Cenit:
Maestra de materiales (ANEXO 1)
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Maestra de servicios (ANEXO 1)
3.9 Cumplimiento con anexo de la política de seguridad de la información de Cenit
El contratista deberá garantizar las actividades para cumplir los requerimientos necesarios al anexo de la política de seguridad de la información de Cenit durante la prestación del servicio.
4. LUGAR DE EJECUCIÓN
La base de ejecución de los trabajos será en las instalaciones del contratista.
Cualquier condición especial por fuera del alcance definido anteriormente y que incluya la participación del contratista en las instalaciones de cenit fuera del lugar de la prestación del servicio deberá ser analizado y aprobado por el usuario técnico, quien validará a través de los reembolsables el valor presupuestado para la actividad.
5. EQUIPOS / PERSONAL REQUERIDOS
EL CONTRATISTA es responsable por la correcta ejecución de los trabajos y labores contratados, para lo cual deberá asignar el personal que considere necesario para la correcta ejecución de las actividades relacionadas con el objeto del servicio, el cual deberá ser personal profesional idóneamente capacitado para el desarrollo de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato.
6. NORMAS Y ESTÁNDARES APLICABLES
EL CONTRATISTA se obliga a ejecutar las obligaciones derivadas del contrato de conformidad con todas las normas técnicas, estándares, códigos y reglamentos que resulten aplicables.
7. FORMA DE PAGO
La forma de pago será mensual en pesos colombianos de acuerdo con la ejecución del trabajo procesado cada mes.
De acuerdo con el PxQ se aclara la manera en la cual se efectuarán los pagos:
Acción realizada Jan-19 Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19 Aug-19 Sep-19 Oct-19 Nov-19 Dec-19 Jan-20 Feb-20 Mar-20 Apr-20 May-20 Jun-20 Jul-20 Aug-20 Sep-20 Oct-20 Total % Bloqueo - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1.896 - 1.896 2,06%
Creacion 254 273 180 371 285 280 753 725 282 775 860 480 1.322 664 2.893 609 595 378 512 1.080 561 292 14.424 15,66%
Desbloqueo 48 2 - - - - - 1 11 10 3 5 3 84 2.329 27 42 40 29 2.212 2.276 1.926 9.048 9,82%
Devolucion - - - - - - - - - - - - - - 22 41 - - - - 198 156 417 0,45%
Extension 2.358 415 3.256 - 288 833 2.017 454 323 331 488 2.146 520 2.442 3.146 453 494 853 834 622 558 397 23.228 25,21%
Modificacion 1.565 74 1.119 3.212 50 25 92 287 361 358 454 343 202 241 255 12.866 1.961 707 164 253 119 41 24.749 26,87%
Sugerido 59 - 22 26 199 40 140 273 154 229 401 107 408 307 112 7.554 317 134 68 157 114 134 10.955 11,89%
Anulado 3 846 18 - 39 3 3 68 54 812 122 6 769 23 3 2.040 100 61 11 2.023 70 331 7.405 8,04%
Total 4.287 1.610 4.595 3.609 861 1.181 3.005 1.808 1.185 2.515 2.328 3.087 3.224 3.761 8.760 23.590 3.509 2.173 1.618 6.347 5.792 3.277 92.122 100%
Total Item Atendidos Mes
Acción realizada Jan-19 Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19 Aug-19 Sep-19 Oct-19 Nov-19 Dec-19 Jan-20 Feb-20 Mar-20 Apr-20 May-20 Jun-20 Jul-20 Aug-20 Sep-20 Oct-20 %
Creacion 1686 215 25 448 956 31 133 103 424 402 7 28 16 33 180 36 17 195 240 722 91 81 89%
Modificacion 0 0 0 2 0 0 0 0 0 12 0 3 0 0 15 135 0 0 0 0 0 1 2%
Sugerido 4 0 0 0 3 2 1 6 0 7 2 25 0 16 90 0 0 1 0 61 30 17 4%
Anulado 0 13 0 4 27 4 0 0 22 11 0 0 6 9 0 11 0 0 137 0 46 6 4%
Unificado 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%
Devolucion 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%
Total 1690 228 25 454 986 37 134 109 446 432 9 56 22 58 285 182 17 196 377 783 167 105 100%
Total Total Item Atendidos Mes
6.069
168
- - 6.798
265
296
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• Catalogación día a día: Se efectuará el pago mensual fijo por el tratamiento dentro de los códigos de bienes y servicios que se encuentren dentro del siguiente rango:
1 – 1200 códigos
Se toma este rango en razón al comportamiento que ha tenido el desarrollo de la creación de bienes y servicios en Cenit.
• Catalogación por demanda: en caso de que se sobrepase los 1200 ítems atendidos, se hará un pago por código procesado.
• Levantamiento de información por demanda: esta línea corresponderá al levantamiento de la información para optimizar un ítem en campo en caso de que se requiera, el pago se hará por levantamiento de información por código. Se pagará por ítem procesado.
• Optimización de códigos: esta línea corresponde a la optimización de los códigos fruto del levantamiento de información bien sea por visita a campo o por optimización de códigos que estén bloqueados y se requiera optimizar. Se pagará por ítem procesado.
Para poder establecer el mecanismo para hacer equivalencias entre los tipos de tratamiento de los códigos, se tiene la siguiente tabla de equivalencias que aplica para colocar en esfuerzo de tiempo frente a la creación de un ítem:
1 item creado equivale a:
Actividad Equivalencia Creado
Creación 1
Modificación individual por descripción 2
Modificación de Parámetros Masivos 640
Modificación de Parámetros Individual 5
Extensiones Masivas 640
Extensión Individual 5
Sugeridos 16
Bloqueo y Desbloqueo Masivos 1200
Bloqueo y Desbloqueo Individual 5
Devolución 2.5
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8. ÍTEMS Y VOLUMENES REFERENCIA
A continuación, se desagrega el total de materiales activos en SAP de forma informativa por tipo de material:
