DIRECCIÓN DE LA AGENCIA ESPAÑOLA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS SANITARIOS
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TEL: 91 822 50 28 FAX: 91 822 50 10
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN, MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO, DEL
“SERVICIO DE GRABACIÓN DE DATOS Y MOVIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN EN LA AGENCIA ESPAÑOLA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS SANITARIOS”
1.-OBJETO DEL CONTRATO
El objeto al que se refiere el presente Pliego de Prescripciones Técnicas es la contratación del Servicio de grabación de datos y movimiento de documentación en la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios. (AEMPS).
2.- LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Los servicios, objeto del contrato, serán desempeñados en los siguientes Centros:
• Sede central situada en la calle Campezo, 1. Parque Empresarial “Las Mercedes”
de Madrid.
• Ministerio de Sanidad y Política Social situado en el Paseo del Prado, 18-20 de Madrid.
• Laboratorios de Estupefacientes situados en la calle Príncipe de Vergara, 54 de Madrid.
Si a lo largo de la ejecución del contrato se incorpora otro/s Centros se entenderían incluidos en la prestación del servicio.
3.- FUNCIONES A DESARROLLAR
Los trabajos a realizar son los siguientes:
a. Grabación de datos en las bases ya existentes en esta Agencia LABOFAR, RAEFAR, FEDRA, RAEVET, MEDIVET, VIGIAVET, COSMET y PMPS cuyo objetivo, entre otros, es la de informatizar toda la gestión relativa al registro de especialidades farmacéuticas tanto de uso humano, veterinario y productos sanitarios. El proceso de grabación se adaptará a los procedimientos para la carga y actualización de la información para cada producto, de conformidad con los protocolos confeccionados al efecto, y referidos a la siguiente información:
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- Formas farmacéuticas.
- Vías de Administración.
- Denominación de Principios Activos.
- Excipientes.
- Sobredosificación de sustancias activas.
- Dosificación y posología.
- Fichas Técnicas.
- Prospectos.
- Etc.
• Grabación de los expedientes de autorización de medicamentos de Uso Humano en la aplicación informática denominada EURS, ya existente, con las siguientes tareas:
- Identificación del tipo de expediente y de la/s tasa/s recogías en el soporte informático remitido por los Laboratorios.
- Reenvío de la documentación contenida en el soporte a las Unidades a las que corresponde su estudio y grabación de las mismas.
- Identificación de los soportes, elaboración de copias de seguridad y archivo de los soportes informáticos originales.
• Grabación de la documentación en los Registros Generales de entrada y salida de la AEMPS. Y en general, se desarrollarán trabajos de grabación en las distintas Unidades de la AEMPS, en las bases de datos ya existentes en las mismas, llevando a cabo la carga y actualización de la documentación, de conformidad con los procedimientos creados al efecto. Se realizarán las siguientes funciones:
- Recibir la información, separar y clasificar la documentación.
- Rellenar registros e introducir datos.
- Actualización de los datos ya introducidos.
- Escanear los documentos enumerados.
- Abrir carpeta con numeración y archivar la documentación.
- Ensobrar.
• Trabajos de ordenanza: serán aquellos trabajos consistentes en hacer recados dentro o fuera de la oficina, recoger y entregar correspondencia, fotocopiado, envíos de fax, así como otros trabajos secundarios ordenados por esta Agencia.
• Trabajos de manipulado de documentación: se realizará el porteado y traslado de la documentación a los distintos archivos de la AEMPS y su traslado o recogida al personal técnico o despachos donde sea preciso, así como su archivo. El personal destinado por la empresa adjudicataria a estos trabajos será el encargado de la custodia de la documentación en el proceso de su traslado o manipulado.
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• Realizar cualquier tipo de reproducción de documentos por medios mecánicos o de remisión de documentos (Fotocopiado, remisión por fax etc.).
• Trabajos de porteado y acarreado de muebles en la Sede central de la AEMPS y en el resto de Centros en caso necesario.
• Entrega y recogida, con periodicidad diaria, de documentación y paquetes entre los distintos Centros indicados en el punto 2 de este Pliego de Prescripciones Técnicas.
• Atención de incidencias que ocurran, diariamente, y surjan en el desarrollo de las funciones que esta Agencia tiene asignadas.
Y en general se llevarán a cabo, aquellas funciones necesarias para el cumplimiento de las necesidades del servicio, que no entren en colisión con los Convenios del sector.
4.- RECURSOS HUMANOS DESTINADOS AL SERVICIO
30 GRABADORES DE DATOS
En horario de 8 horas diarias de lunes a viernes laborables, preferiblemente en horario continuado y siempre ajustándose a las necesidades de la AEMPS, lo que supone la realización máxima de 60.000 horas (30 jornadas x 8 horas/día x 250 días hábiles).
Se ha estimado un precio unitario máximo por hora de grabador de 11,05 euros, IVA excluido.
El personal asignado a estas funciones deberá de tener conocimientos acreditados de:
- Grabación de datos en inglés y español.
- Conocimientos informáticos Excel y Access.
- Formación básica en herramientas de ofimática.
- Experiencia en el medio farmacéutico.
- Estar familiarizado con las denominaciones químicas y/o botánica de los ingredientes de las especialidades farmacéuticas.
- Formación académica en las áreas relacionadas con farmacia y medicina.
La AEMPS se reserva el derecho de solicitar, con cargo a la empresa adjudicataria, el cambio de cualquier persona adscrita a estas funciones de grabación
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de datos, que no cumpla con los requisitos necesarios para el desarrollo del trabajo objeto del contrato.
7 MOZOS
En horario de 8 horas diarias de lunes a viernes laborables, preferiblemente en horario continuado y siempre ajustándose a las necesidades de la AEMPS, lo que supone la realización máxima de 14.000 horas (7 jornadas x 8 horas/día x 250 días hábiles).
Se ha estimado un precio unitario máximo por hora de mozo de 11,05 euros, IVA excluido.
El personal asignado a estas funciones deberá de tener una formación básica y, al menos, dos de ellas estar en posesión del carnet de conducir con categoría B, con un mínimo de dos años de antigüedad.
La AEMPS se reserva el derecho de solicitar, con cargo a la empresa adjudicataria, el cambio de cualquier persona adscrita a estas funciones de movimiento interior, que no cumpla con los requisitos necesarios para el desarrollo del trabajo objeto del contrato.
2 CONDUCTORES y un 1 AYUDANTE
En horario de 8 horas diarias de lunes a viernes laborables, preferiblemente en horario continuado y siempre ajustándose a las necesidades de la AEMPS, lo que supone la realización máxima de 6.000 horas (3 jornadas x 8 horas/día x 250 días hábiles).
Se ha estimado un precio unitario máximo por hora de conductor/ayudante de 11,05 euros, IVA excluido.
El personal asignado a estas funciones deberá estar en posesión de carnet de conducir con categoría B, tanto los conductores como el ayudante.
En ocasiones, y si las necesidades del servicio lo requiere, el Ayudante podrá ser requerido para realizar funciones independientes de su transporte en el vehículo, pero siempre encuadradas dentro del convenio colectivo del sector.
La AEMPS se reserva el derecho de solicitar, con cargo a la empresa adjudicataria, el cambio de cualquier persona adscrita a estas funciones de distribución, que no cumpla con los requisitos necesarios para el desarrollo del trabajo objeto del contrato.
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La cobertura de todas las dotaciones descritas anteriormente estará determinada por las necesidades de los servicios, pudiéndose en algunos casos demorar el inicio de la prestación hasta el momento en que se haga precisa la misma.
La AEMPS podrá modificar el horario establecido y el personal adscrito a los servicios, sin que ello suponga variación en el precio, siempre que no se altere el número de horas dentro del máximo establecido en el presente pliego.
El personal adscrito al servicio, de la empresa adjudicataria, sólo podrá recibir órdenes e instrucciones por parte del coordinador/a al que se refiere el apartado 9 del presente Pliego de Prescripciones Técnicas.
5.- SERVICIOS EXTRAORDINARIOS
Se ha previsto la posibilidad de realizar trabajos de carácter extraordinario por necesidades imprevistas que, impliquen la prolongación de la jornada ordinaria o la realización de trabajos en jornadas festivas, por el personal adscrito a los servicios objeto del presente contrato, con independencia de la cualificación laboral de los mismos, de un 10% sobre el total de las horas ordinarias del contrato (8.000 horas), distribuido en:
a. Un 5% con cargo al presupuesto de este Procedimiento (4.000 horas). Se ha estimado un precio unitario máximo por hora de servicio extraordinario y categoría de 11,05 euros, IVA excluido.
b. Un 5% con cargo a la empresa adjudicataria, que se incluye como mejora en la oferta técnica.
6.- FORMACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DESTINADOS AL SERVICIO
La empresa adjudicataria deberá de llevar a cabo la formación y cursos de reciclaje necesarios, al personal adscrito a los servicios, para la correcta realización de los trabajos objeto del contrato. En ningún caso, dicho personal, podrá participar ni asistir a cursos que imparta la AEMPS para su propio personal.
Los costes derivados por dichos conceptos serán por cuenta de la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria deberá de informar a esta Agencia de su plan de formación y reciclaje.
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7.- RECURSOS MATERIALES DESTINADOS AL SERVICIO
Para las funciones de entrega y recogida, con periodicidad diaria, de documentación y paquetes entre los distintos Centros de la AEMPS, la empresa adjudicataria deberá de aportar, durante toda la duración del contrato, una furgoneta mixta con una capacidad igual o superior a 6 metros cúbicos, en permanente estado de buen uso y limpieza. Su mantenimiento, así como todos los gastos derivados de su utilización en la realización del servicio serán por cuenta de la empresa adjudicataria.
Para atender las incidencias que ocurran diariamente, y surjan en el desarrollo de las funciones que esta Agencia tiene asignadas, la empresa adjudicataria deberá de aportar, durante toda la duración del contrato, un coche turismo berlina de gama media/alta que, deberá encontrarse permanentemente, en perfectas condiciones de uso y limpieza. Su mantenimiento, así como todos los gastos derivados de su utilización en la realización del servicio serán por cuenta de la empresa adjudicataria.
Ambos vehículos referenciados anteriormente, tendrán como máximo un año de antigüedad.
Asimismo, la empresa adjudicataria aportará, en todos o en aquellos puestos que la AEMPS considere necesarios, uniformes con identificación de nombre y emblema de la empresa adjudicataria, medios materiales mecánicos, de movilidad y acarreos, teléfonos móviles, así como cualquier otro que pueda facilitarles su función aunque no se cite expresamente.
Igualmente, y respecto al personal asignado a los servicios que no aporte uniforme, deberá de llevar, en sitio visible, una identificación con su nombre y el emblema de la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria pondrá a disposición de su personal y para aquellos puestos que sean necesarios, correo electrónico con el dominio de dicha empresa.
La empresa adjudicataria deberá de proporcionar al personal adscrito a los servicios los equipos de protección individual que determine su evaluación de riesgos laborales, pudiendo esta Agencia negarse a admitir personal que no este debidamente equipado.
7.1.- Recursos materiales aportados por la AEMPS
La AEMPS dotará de medios de trabajo (equipos para el tratamiento de la información, mobiliario y otros medios) al personal de la empresa adjudicataria, adscrita a la prestación de los servicios.
La AEMPS proporcionará las tarjetas de acceso a estas dependencias de la AEMPS, del personal adscrito al servicio de la empresa adjudicataria, donde se indicará, claramente, que se trata de personal ajeno a la Agencia y cual es la empresa para la que prestan sus servicios.
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8.- ADSCRIPCIÓN, SUPERVISIÓN Y CONTROL DEL PERSONAL ASIGNADO AL SERVICIO
El personal contratado dependerá directa y exclusivamente del adjudicatario, quien ostentará, respecto al mismo, su condición de patrono en cuanto a derechos y obligaciones dimanantes de la relación laboral contractual, por lo que serán de la responsabilidad del adjudicatario el cumplimiento de las obligaciones vigentes en materia laboral, Seguridad Social y fiscal, así como las que estipule la ley de Prevención de Riesgos Laborales, quedando entendido que en ningún caso el personal que el adjudicatario destine a la prestación del servicio podrá alegar derecho alguno frente a la AEMPS, ya sea por finalización del contrato de concesión, por resolución del mismo o por cualquiera de las causa previstas en los Pliego que rigen este Procedimiento Abierto. Asimismo, a la AEMPS no le afectará responsabilidad alguna, principal o subsidiaria, del incumplimiento de dichas obligaciones.
Asimismo, el ejercicio de la potestad disciplinario sobre el personal contratado, corresponderá al adjudicatario, nunca a la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios.
La AEMPS podrá exigir a la empresa adjudicataria los justificantes de pago a la Seguridad Social del personal que presta los servicios en la misma.
A los efectos del artículo 104 de la Ley de Contratos del Sector Público, se adjunta al presente Pliego, como Anexo, información respecto al compromiso de subrogación, en su caso.
9.- NOMBRAMIENTO DE COORDINADOR/A Y JEFES DE EQUIPO DEL SERVICIO
La empresa adjudicataria designará a una persona de entre las destinadas a los servicios como COORDINADOR/A del mismo, durante la jornada laboral. Su misión será la de controlar las relaciones laborales del personal afecto al servicio, sirviendo de representante de la empresa adjudicataria en la AEMPS y comunicará lo que, a su juicio, pueda acontecer en contradicción con el estricto cumplimiento de las obligaciones que las partes contratantes han asumido.
El coordinador/a deberá de disponer de un teléfono móvil para su inmediata localización por esta Agencia.
Igualmente, se designarán de entre las personas adscritas a los servicios 2 JEFES DE EQUIPO.
Todos los costes derivados por estos conceptos serán a cargo de la empresa adjudicataria.
10.- OBLIGACIONES DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA
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1. Garantizar la continuidad del personal adscrito al servicio, durante la vigencia del contrato, a fin de emplear el mínimo tiempo en la formación de los mismos.
2. Realizar las sustituciones que sean necesarias en función de los permisos vacacionales, bajas por enfermedad, etc., a fin de garantizar la plena prestación del servicio. Dichos permisos vacacionales serán fijados por la empresa adjudicataria, nunca por la AEMPS.
3. Realizar con periodicidad diaria un parte de incidencias de la prestación de los servicios, que será entregado a esta Agencia.
4. La empresa adjudicataria presentará una relación del personal que vaya a realizar la prestación de los servicios, indicando nombre, apellidos, DNI, número y alta en la seguridad social, contrato que mantiene con la empresa adjudicataria, categoría, duración, etc.
5. Comunicar y justificar, con una antelación mínima de 15 días a esta Agencia, de los cambios que desee efectuar en su personal una vez asignado a los servicios, siendo necesaria la debida autorización por parte de la AEMPS.
6. Sustituir a su coste, cualquiera de las personas adscritas a los servicios que, a juicio de esta AEMPS no realicen el trabajo a satisfacción de la misma.
7. El personal asignado para la prestación del servicio, deberá estar, mientras que permanezca en las dependencias de esta AEMPS, correctamente aseado, adoptando una actitud correcta de esmerada educación hacia el resto de empleados.
11.- PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORABLES
En todas las operaciones que se realicen en el cumplimiento de los trabajos contratados, la empresa adjudicataria velará de forma escrupulosa por el cumplimiento de las medidas de Seguridad y Salud vigentes. El adjudicatario deberá satisfacer todo lo previsto en su sector por la reglamentación vigente de Prevención de Riesgos laborales, en especial lo relativo a los principios de la acción preventiva, formación de los trabajadores, equipos de trabajo y medios de protección (artículos 15, 17 y 19 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales). Recabarán, cuando sea preciso, de los fabricantes, importadores o suministradores de los equipos y medios de protección que precisen adquirir, para su labor en esta Agencia, lo establecido en el artículo 41 de la Ley 31/1995. Asimismo, la empresa adjudicataria deberá de satisfacer lo que corresponda en cuanto al Reglamento de los Servicios de Prevención (Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, modificado por el Real Decreto 604/2006, de 19 de mayo).
La empresa adjudicataria se compromete a establecer contacto a la mayor brevedad con el Servicio de Prevención de Riesgos laborales de esta Agencia para proceder a la Coordinación de Actividades Empresariales, de acuerdo con lo establecido
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en el artículo 24 de la ley 31/1995, y en el Real Decreto 171/2004, de 30 de noviembre, que lo desarrolla, y que dispone que es estrictamente necesario llevar a cabo una coordinación de las actividades empresariales entre las empresas que realicen sus actividades en las dependencias de la AEMPS, que permita establecer aquellas pautas que se consideren necesarias para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.
Madrid, 2 de noviembre de 2010 APROBADO
LA DIRECTORA DE LA AGENCIA ESPAÑOLA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS SANITARIOS
Fdo.: Cristina Avendaño Solá
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