ARCOTEL - Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones 2016
Unidad de Gestión Documental y Archivo
PROYECTO: I001 Optimización del proceso de Archivo Digital de la documentación.
Líder del Proyecto:
Patrocinador Ejecutivo: Proaño de la Torre, Ana Vanessa
Programas Relacionados:
Titular: Figueira de Jesús, Jonathan Prioridad: 0
Tipo de Proyecto: Procesos Retorno Económico: 0.00
CUP: TIR: 0.00 %
Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00
Viabilidad Técnica: Alta Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00
Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito
Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 01/01/2016 - 30/12/2016
Fecha de última actualización: 12/01/2017 Fecha de Fin Base: 30/12/2016 Modificado por: Jácome Altamirano, Marco
Leopoldo
Fecha del siguiente Hito:
DATOS GENERALES
Descripción
PROPOSITO: La ARCOTEL, no cuenta con un sistema archivistico integral para la administración del acervo documental digital de la Institución, por lo tanto se precisa establecer un proyecto para la consecución del objetivo.
Beneficios Cualitativos
Eficiencia en la administración de la información.
Tipo de Beneficiario
Usuarios técnicos y jurídicos del Sistema de Archivo Digital On Base, ciudadanía.
Restricciones TIEMPO: 7 meses COSTO: No aplica ALCANCE: No aplica
RECURSOS: Falta del personal requerido para la consecución de los objetivos documentales y archivísticos.
Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado
AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO
% TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL
Transcurrido: 100.00 %
Fecha de Inicio: 01/01/2016 Fecha de Fin: 30/12/2016
Porcentaje de Avance
Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
2016 Avance programado acumulado
02/02/2017 5:03 PM GPR | 2/5
Porcentaje de Avance
Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 20 % 35 % 45 % 80 % 100 %
Avance real acumulado
0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 20 % 35 % 45 % 75 % 100 %
Estado
RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES)
Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última
actualización Mediante Resolución No. 09-05-ARCOTEL-2016 de 20 de junio de 2016, se expide el Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Agencia de Regulación y Control, la cual se publicó en el Registro Oficial No. 800 de 19 de julio de 2016; lo que conllevó al movimiento de funcionarios y servidores a las nuevas Unidades Administrativas, razón por la cual la Unidad de Gestión Documental y Archivo procederá a realizar un nuevo levantamiento de información para la creación de perfiles en SAD; y en trabajo conjunto con la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación, se crearán nuevos grupos y tipos documentales. Con el objeto de que se continúe de manera permanente con el almacenamiento e indexación de la documentación ingresada y generada por la Institución, dentro del sistema On Base Control, herramienta tecnológica que contiene la gestión archivística digital Institucional y que por sus características técnicas, grupos documentales desarrollados, implementados seguirá permitiendo afianzar el almacenamiento digital de los documentos antes mencionados, para la formación y consulta de los expedientes de concesionarios, permisionarios, usuarios y trámites, aportando con ello y de manera relevante, a la gestión de la ARCOTEL.
Urbina Mayorga, Sonia
10/10/2016 - 01:51 PM
Problemas cerrados: 6, Abiertos: 0
Riesgos cerrados: 1, Abiertos: 0
LOCALIDADES
Localidad de Impacto 1 Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito
HITOS
Hito Categoría Fecha
Comprometida
Fecha Estimada
Fecha Real
A tiempo
Hito Cumplido
Avance Físico 1 DEFINICIÓN: Análisis
situacional consolidado para inicio de gestión del proyecto
1-Solicitud de Información
08/08/2016 08/08/2016 Sí 10.0
2 PLANEACIÓN: Grupos y tipos documentales digitales aprobados paras las Unidades Administrativas.
5-Entregables Intermedios
24/08/2016 24/08/2016 Sí 10.0
3 EJECUCIÓN: Grupos y tipos documentales configurados en el Sistema de Archivo Digital
5-Entregables Intermedios
05/09/2016 05/09/2016 Sí 10.0
4 PLANEACIÓN: Formato aprobado para la
consolidación del Instructivo de Procedimientos del Archivo Digital.
5-Entregables Intermedios
05/09/2016 05/09/2016 Sí 5.0
5 EJECUCIÓN: Instructivo de Procedimientos aprobado para difusión Institucional
5-Entregables Intermedios
12/10/2016 12/10/2016 Sí 10.0
HITOS
Hito Categoría Fecha
Comprometida
Fecha Estimada
Fecha Real
A tiempo
Hito Cumplido
Avance Físico 6 EJECUCIÓN: Capacitación del
Instructivo de Procedimientos ejecutada para las y los servidores involucrados en el sub proceso de archivo digital
5-Entregables Intermedios
07/11/2016 07/11/2016 Sí 10.0
7 EJECUCIÓN: Capacitación evaluada para
retroalimentación y oportunidades de mejora
5-Entregables Intermedios
14/11/2016 14/11/2016 Sí 10.0
8 EJECUCIÓN: Informe de la capacitación evaluada y de ser el caso acciones correctivas
5-Entregables Intermedios
25/11/2016 08/12/2016 Sí 5.0
9 EJECUCIÓN: Control de actividades archivísticas digitales ejecutadas en el Sistema de Archivo
5-Entregables Intermedios
28/11/2016 08/11/2016 Sí 10.0
10 EJECUCIÓN: Informe presentado a las diferentes Unidades Administrativas para conocimiento y acciones de los involucrados en el proceso de archivo digital
5-Entregables Intermedios
09/12/2016 07/12/2016 Sí 5.0
11 EJECUCIÓN:
Recomendaciones que fueron identificadas en el informe ejecutado por parte de los involucrados en el proceso de archivo digital
5-Entregables Intermedios
23/12/2016 12/12/2016 Sí 10.0
12 CIERRE: Informe final del proyecto
6-Acta de Entrega- Recepción Definitiva
30/12/2016 29/12/2016 Sí 5.0
INDICADORES DEL PROYECTO
Indicador Estado Avance al
Período
Meta Resultado del Período
Fecha de Inicio
Último Período Actualizado No hay información disponible
02/02/2017 5:03 PM GPR | 4/5
AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO
COSTO TOTAL % COSTO TOTAL DEVENGADO
Anticipo Desembolsado: 0.00
Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 **
Costo Total: 0.00
Total Devengado: 0.00
% Costo Total Devengado: 0.00 %
**El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros.
% Costo Total Devengado: 0.00 %
Perfil Económico 2016
Años Previos Año Actual (2016) Años Futuros Total
Ppto. Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00
Ppto. Externo Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00
Ppto. Aprobado Inicial 0.00 0.00 0.00 0.00
Ppto. Codificado 0.00 0.00 0.00 0.00
Ppto. Comprometido 0.00 0.00 0.00 0.00
Planeado - Codificado (2016)
0.00
Programado a Devengar
0.00 0.00 0.00 0.00
Ppto. Devengado 0.00 0.00 0.00 0.00
Estimado a fin de año * 0.00 0.00 0.00 0.00
Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado)
0.00 0.00 0.00 0.00
% de Programado a Devengar vs.
Devengado
* 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 %
Ppto. Codificado 998 0.00 0.00 0.00 0.00
Ppto. Devengado 998 0.00 0.00 0.00 0.00
* Ppto. Devengado
OBJETIVOS ALINEADOS
Objetivos Operativos
1 Incrementar la eficiencia en la administración de la información institucional MEDIANTE la optimización de los procesos de documentación y archivo.
ARCHIVOS DEL PROYECTO
Descripción de Archivo Archivo Fecha
de Alta
1 Aceptación_reformulación_de_hitos.pdf 21/11/2016
2 HITO 10: (Informe presentado a las Unidades Administrativas)
HITO_10_(Informes_presentados_a_las_Unidades_Administrativas).zip08/12/2016
3 HITO 11: Recomendaciones relacionadas con la ejecución de los informes ejecutados por la DEDA)
HITO_11_(Recomendaciones_relacionadas_con_la_ejecución_de_los_informes).pdf13/12/2016
4 HITO 12: Informe Final del Proyecto HITO_12_(Informe_final).zip 29/12/2016
5 HITO 1: Informe Análisis Situacional HITO_1_(Informe_Analisis_Situacional).pdf 17/10/2016 6 HITO 2: Solicitud de información para acceso a Grupos y
Tipos Documentales Institucionales
HITO_2_(ARCOTEL-DEDA-2016-0122-M).pdf 17/10/2016
ARCHIVOS DEL PROYECTO
Descripción de Archivo Archivo Fecha
de Alta 7 HITO 3: Emisión de Formato Aprobado para la Ejecución
del Instructivo
HITO_3_(REMISION_DE_FORMATO).docx 17/10/2016
8 HITO 4: Acceso a Grupos y tipos documentales configurados en el Sistema On Base
HITO_4_(CPDT-2016-00031-M).pdf 17/10/2016
9 HITO 5 Instructivo de Consulta Aprobado HITO_5_(INSTRUCTIVO_CONSULTA_DE_DCTOS.).pdf 17/10/2016 10 HITO 6: Difusión del video tutorial HITO_6_(Difusión_Video_Tutorial).pdf 11/11/2016
11 HITO 7 (Capacitación Evaluada) HITO_7_(CAPACITACIÓN_EVALUADA).docx 21/11/2016
12 HITO 8 (Informe de capacitación evaluada) HITO_8_(Informe_de_Capacitación).zip 08/12/2016 13 HITO 9: (Control de actividades archivísticas digitales) HITO_9_(Control_de_actividades_archivísticas_Onbase).zip 08/12/2016 14 Mediante memorando No. ARCOTEL-DEDA-2016-0544-
M de 10/11/2016, autorizó la Patrocinadora del proyecto la reprogramación y reformulación de los hitos.
Aceptación_reformulación_de_hitos.pdf 21/11/2016
EQUIPO DEL PROYECTO
Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s)
Laiquez Guayaquil, Marco Vinicio
Integrante del Equipo del Proyecto
Asistente Administrativo marco.laiquez@arcotel.
gob.ec
0995083431
Urbina Mayorga, Sonia Cecilia
Asistente Profesional 2 [email protected] ob.ec
022947800