PROPUESTA PARA MINIMIZAR EL DÉFICIT EN EL FLUJO DE CAJA GENERADO POR LA DEMORA EN LA DEVOLUCIÓN DE LOS SALDOS A FAVOR

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PROPUESTA PARA MINIMIZAR EL DÉFICIT EN EL FLUJO DE CAJA GENERADO POR LA DEMORA EN LA DEVOLUCIÓN DE LOS SALDOS A FAVOR

EN IVA EN LA EMPRESA OPTIMIZACIÓN DE ENERGÍA S.A

PAULA ANDREA LISCANO PRADA CONTADORA

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI [email protected]

GUSTAVO ADOLFO CERON ARBOLEDA ECONOMISTA

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI [email protected]

FACULTAD CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES ESPECIALIZACION EN GERENCIA TRIBUTARIA

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI 2017

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PROPUESTA PARA MINIMIZAR EL DÉFICIT EN EL FLUJO DE CAJA GENERADO POR LA DEMORA EN LA DEVOLUCIÓN DE LOS SALDOS A FAVOR

EN IVA EN LA EMPRESA OPTIMIZACIÓN DE ENERGÍA S.A

PAULA ANDREA LISCANO PRADA

GUSTAVO ADOLFO CERON ARBOLEDA

ASESOR: RUBEN DARIO ROJAS HIGUITA

GRUPO DE INVESTIGACION: ADMINISTRACION Y PYMES - GIAPYME LINEA DE INVESTIGACION: DESARROLLO EMPRESARIAL Y

COMPETITIVIDAD

FACULTAD CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES ESPECIALIZACION EN GERENCIA TRIBUTARIA

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI 2017

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. INTRODUCCIÓN 12

2. ANTECEDENTES 13

3. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 15

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15

3.2 FORMULACIÓN 17

3.3 SISTEMATIZACIÓN 17

4. OBJETIVOS 22

4.1 OBJETIVO GENERAL 22

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 22

5. JUSTIFICACIÓN 23

6. MARCO DE REFERENCIA 23

6.1 MARCO TEÓRICO 23

6.2 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA 24

6.3 HECHOS GENERADORES DEL IMPUESTO 25

6.4 ¿CUÁNDO SE PUEDE SOLICITAR DEVOLUCIÓN POR SALDOS A FAVOR DE IVA ? 25

6.5 TÉRMINO DE SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE SALDOS A FAVOR 28

6.6 TÉRMINO PARA EFECTUAR LA DEVOLUCIÓN 28

6.7 ZONA FRANCA 28

6.8 MARCO JURIDICO 30

7. DISEÑO METODOLÓGICO 32

7.1 TIPO DE ESTUDIO 32

7.2 MÉTODO 32

7.3 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACIÓN 32

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7.4 ACTIVIDADES A DESARROLLAR 33

8. DESARROLLO DE LA INVESTIGACION 34

8.1 PROCESO DE VENTA EXENTA A EMPRESAS DE ZONA FRANCA 36 8.1.1 PROCESO DE COMERCIALIZACION Y/O VENTA: 37

8.1.2 PROCESO DE COMPRAS Y PRODUCCIÓN 37

8.1.3 PROCESO DE INGRESO A LA ZONA FRANCA 38

8.2 PROCESO DE PRESENTACION DE DECLARACIONES DE IVA BIMENSUALES 40

8.2.1 PROCESO PARA PRESENTAR EL IVA 40

8.3 PROCESO DE SOLICITUD DE DEVOLUCION DE LOS SALDOS A FAVOR EN IVA 41

8.3.1 PREVALIDADOR DIAN SALDOS A FAVOR 41

8.3.2 FORMATO 1439 PREVALIDADOR 43

8.3.3 FORMATO 1440 IVA RETENIDO 46

8.3.4 FORMATO 1479 VENTAS A ZONA FRANCA 47

8.3.5 ARCHIVOS XML 49

8.3.6 FORMULARIO 1825 PROPORCIONALIDAD DE IVA 50 8.3.7 FORMULARIO 1438 AJUSTE A CERO IVA RETENIDO 51

8.3.8 FORMULARIO 1222 AJUSTE A CERO IVA 51

8.3.9 FORMATO 1668 CERTIFICACION DE TITULARIDAD BANCARIA 51

8.3.10 CERTIFICADO HISTORICO DE REV FISCAL 52

8.3.11 RADICADO DE LA SOLICITUD DE SALDO A FAVOR 52 8.4 CASOS REALES DE VENTA A ZONA FRANCA EN LA EMPRESA OPTIMIZACION

DE ENERGIA 52

8.4.1 PROCESO DE VENTA A LA EMPRESA CONSORCIO-MOTA – VENTA EN ZONA

FRANCA PUERTO DE BUENAVENTURA: 53

8.4.2 PROCESO DE VENTA A LA EMPRESA ENVASES DE TOCANCIPA - VENTA EN

ZONA FRANCA 54

8.4.3 PROCESO DE ELABORACION DE LA DECLARACION DE IVA 55 8.4.4 PROCESO DE SOLICITUD DE DEVOLUCION DEL SALDO A FAVOR 55 8.5 ANALISIS DE COSTOS FINANCIEROS Y COSTOS DE OPORTUNIDAD POR LAS DEMORAS EN LAS SOLICITUDES DE DEVOLUCION DE SALDOS A FAVOR EN IVA. 59

8.5.1 IVA EN COMPRA DE MATERIA PRIMA PAGADO PARA LOS PROYECTOS EN

ZONA FRANCA. 59

8.5.2 SALIDAS DE EFECTIVO 60

8.5.3 COSTO DE OPORTUNIDAD 61

8.5.4 COSTOS DE FINANCIACION 64

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8.5.5 COSTOS EN EL TIEMPO QUE TOMA LA DIAN PARA DEVOLVER EL DINERO

DE LA DEVOLUCIÓN: 64

8.5.6 RESUMEN DE COSTOS EN LA DEVOLUCION DE SALDO A FAVOR EN IVA 66 8.6 RECOMENDACIONES PARA DISMINUIR TIEMPOS Y COSTOS 67 8.6.1 REALIZAR LAS SOLICITUDES DE DEVOLUCIÓN DE FORMA BIMENSUAL 67

9. CONCLUSIONES 70

10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 72

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LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1 Foto Tableros Eléctricos y Planta Optimización de Energía 34 Figura 2 Imagen de la Página web DIAN - Prevalidador 41 Figura 3 Imagen de la página WEB Dian – Prevalidador 42 Figura 4 Imagen del prevalidador saldo a favor renta – página WEB Dian 42

Figura 5.Imagen de la hoja 2 formato 1439 43

Figura 7. Imagen de la hoja 4 formato 1439 44

Figura 15. Hallazgos en los procesos de devolución 55 Figura 16 Hallazgos y tiempos en el proceso de devolución de IVA 57

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LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Sistematización 17

Tabla 2. Matriz de Congruencia 18

Tabla 3. Ingresos y ventas a Zona Franca 35

Tabla 4. Detalle del proceso de venta a zona franca 37 Tabla 5. Detalle del Proceso de compras y producción hacia la zona franca 37 Tabla 6. Detalle del proceso de despacho a la zona franca 38 Tabla 7. Detalle del proceso de elaboración de la declaración de IVA 40 Tabla 8. Detalle del proceso de Devolución del saldo a favor en IVA 41

Tabla 9. Formato 1439 Prevalidador 43

Tabla 10. Formato 1440 IVA Retenido 46

Tabla 11. Formato 1479 Ventas a zona franca 47

Tabla 12. Archivos XML Prevalidador 49

Tabla 13. Formato 1825 Proporcionalidad del IVA 50 Tabla 14. Formulario 1438 Ajuste a cero IVA Retenido 51

Tabla 15. Formulario 1222 Ajuste a cero IVA 51

Tabla 16. Formato 1668 Titularidad bancaria 51

Tabla 17. Certificado Histórico de Revisoría Fiscal 52 Tabla 18. Radicado de solicitud de saldo a favor 52 Tabla 19. Detalle del proceso de venta a zona franca buenaventura 53

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Tabla 20. Detalle de la venta a zona franca de Tocancipá 54 Tabla 21. IVA Facturado en compras para zona franca Buenaventura año 2014 59 Tabla 22. IVA Facturado en compras para zona franca Buenaventura año 2015 60 Tabla 23. IVA Facturado en compras para zona franca Tocancipá año 2014 60 Tabla 24. Salidas de Efectivo según flujo de caja año 2014 60 Tabla 25. Salidas de Efectivo según flujo de caja año 2015 61

Tabla 26. Costo de Oportunidad año 2014 62

Tabla 27. Costo de Oportunidad año 2015 63

Tabla 28. Gastos Financieros 64

Tabla 29. Costo de Oportunidad tiempo tomado por la DIAN 65 Tabla 30. Gastos financieros tiempo tomado por la DIAN 66

Tabla 31. Resumen costo de oportunidad 67

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LISTA DE GRAFICAS

Pág.

Grafica 1 Participación de las ventas a zona franca 35

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1. INTRODUCCIÓN

En estos tiempos la recuperación de los saldos a favor en impuestos se ha convertido en una ardua tarea para el área financiera de las Empresas debidos principalmente a que la DIAN maneja una cantidad importante de requisitos con el fin de evitar los fraudes que históricamente se han presentado.

El sistema MUISCA (Servicio y control utilizado por la DIAN para evitar los fraudes y obtener la información necesaria para cruces de información) ha permitido que la DIAN utilice este sistema para evitar la evasión y fraude de Impuestos en Colombia.

Los avances tecnológicos con el MUISCA hagan permitido que las solicitudes de devolución ya no se realicen de manera manual sino que se hacen de manera virtual ahorrando costos y tiempos para la DIAN. Aunque para las empresas se convierta en una ardua tarea, como se verá en el presente trabajo, paso a paso todos los requisitos que conlleva solicitar la devolución de los saldos a favor generados en IVA por las ventas efectivas a las zonas francas, es más de planeación y organización, además de tener claro los costos financieros que se aumentan cuando se realizan estas ventas.

La presente investigación, se llevó a cabo a través de un plan de trabajo y un diagnóstico el cual nos proporcionó la información para su desarrollo. Para esto se seleccionó la empresa OPTIMIZACION DE ENERGIA S.A ya que cuenta con una característica preocupante ya que el costo financiero es muy elevado para ser una empresa Pyme.

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El desarrollo de este proyecto de investigación permitió enriquecer los autores en el tema de Impuestos objeto de este postgrado, y de alguno u otra manera contribuir para que la empresa OPTIMIZACION DE ENERGIA S.A pueda mejorar sus procesos de recuperación y tener claro los costos financieros que conlleva las ventas a zona franca.

2. ANTECEDENTES

La empresa OPTIMIZACION DE ENERGIA S.A , pertenece al sector industrial y se dedica a la fabricación de tableros eléctricos y subestaciones eléctricas, la empresa cuenta con 15 años de experiencia en el mercado nacional, su sede principal queda localizada en la ciudad de Yumbo- Valle. En relación a su funcionamiento, cabe expresar que inicia ventas a zonas francas exentas de IVA en el año 2014, lo cual ha generado saldos a favor en IVA, situación que ha originado realizar procesos de devolución ante la DIAN.

Desde el año 2014, empezaron a ampliar su cobertura de ventas a nivel nacional, proceso que ha llevado a la empresa a colocar sus productos en nuevos negocios ubicados, entre otros, en zonas francas, ventas que participan en promedio hasta en un 40% del total de las ventas de la empresa.

Como consecuencia de lo anterior se han presentado los siguientes eventos:

 Déficit en el Flujo de Caja hasta por $273.300.000.

 Mayor endeudamiento financiero

 Incumplimiento en las condiciones de pago establecidas con los proveedores

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 El proceso de solicitud de devolución de impuestos cambió en razón de los ilícitos identificados por parte de la DIAN en las Empresas que solicitan saldos a favor.

 Problemas para los despachos de materia prima por parte de los proveedores por falta de pago, ocasionando retrasos en la producción.

En el año 2.005, Jorge Alberto Benavides Romero, Erika Mayerly Cespedes Aguirre y Jason Leonardo Trujillo López estudiantes de Contabilidad de la la universidad Javeriana de Bogotá presentarón trabajo de tesisi sobre “Devoluciones o compensaciones de impuestos y otros a favor de contribuyentes”. En este trabajo si bien se habla de diferentes impuestos, existe una parte dedicada al IVA donde se habla ampliamente del tema de devoluciones.

En el año 2015, Rosa Elena Jiménez, estudiante de especialización tributaria en la Universidad Santiago de Cali, presentó tesis sobre “Consideraciones a seguir para la elaboración de una Devolución de Saldo a Favor en IVA, para una Empresa Avícola en Palmira” En este trabajo también se observan los requisitos para solicitar devoluciones de saldo a favor en IVA ya que las Avícolas son empresas productores de bienes exentos con derecho a devolución.

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3. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El retraso en los procesos de solicitud los saldos a favor de IVA y además el tiempo que se toma la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN- ocasiona problemas en el flujo de caja de la Compañía.

“Cuando se realizan ventas a empresas industriales usuarias de zona franca, estas ventas se consideran exentas de IVA, es decir no se cobra el IVA” (Gobierno de Colombia), dando así derecho a que todo el IVA de las compras que tengan que ver con dicha venta se tome como descontable, ocasionando saldos a favor con derecho a devolución por parte de la DIAN.

Cuando se vende a un usuario industrial de zona franca siempre que sea para su objeto social, se vende con tarifa 0% y la empresa que vende puede tomar como descontable todo el IVA de la compra de las materias primas usadas en la fabricación.

Una vez presentada la declaración de IVA que arroja el saldo a favor, se procede a diligenciar los formatos exigidos para la devolución por la DIAN, proceso que se puede hacer inmediatamente se presenta la declaración, sin embargo en la práctica de la compañía esto ha tomado más tiempo en razón de que las declaraciones iniciales se presentaron con errores teniendo que presentar proyectos de corrección, los cuales la DIAN debe aprobar en determinado tiempo.

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Los formatos exigidos por la DIAN para solicitar el saldo a favor son demasiado extensos y el software que se tiene no elabora estos formatos, convirtiéndose en un trabajo muy manual.

Dentro del proceso en la parte correspondiente a la radicación de la solicitud de devolución por parte de la Empresa también se pueden presentar inconvenientes con la DIAN si los documentos soporte no están completos o están vencidos o se tienen errores de diligenciamiento.

Luego de que la DIAN autoriza la devolución el dinero del saldo a favor, ésta lo realiza en TIDIS (títulos de devolución de impuestos), los cuáles se deben negociar en los bancos, proceso que toma otros 5 días para que el dinero objeto de esta devolución esté disponible.

Los saldos a favor en esta Empresa se han acumulado hasta por cinco bimestres en razón de facturación continua durante el año, llegando a alcanzar 273 millones de pesos lo cual representa un monto significativo afectando el capital de trabajo para una empresa PYME, la capacidad de endeudamiento y un costo financiero ya que la Empresa ha tenido que incurrir en préstamos bancarios y a particulares para poder cumplir con sus obligaciones.

Un correcto entendimiento y aplicación de las normas tributarias respecto a las solicitudes de devolución de IVA garantizará mejores resultados económicos y de flujos de caja para la Empresa, al igual que la eficiencia en los procesos.

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3.2 FORMULACIÓN

¿Cómo se puede mejorar el flujo de caja de la organización a partir del proceso de solicitud de devolución de saldo a favor de IVA generado por las ventas realizadas a zona franca?

3.3 SISTEMATIZACIÓN Tabla 1. Sistematización

SÍNTOMAS

CAUSAS PRONOSTICO O CONTROL AL PRONOSTICO CONSECUENCIAS O POSIBLES SOLUCIONES

Las solicitudes de devolución de IVA generado por ventas

a las zonas francas están causando un déficit en el flujo de caja de la compañía.

Los procesos de devolución de IVA son muy extensos y requieren de mucho

trámite.

Disminución del flujo de caja de la compañía teniendo que incurrir en

préstamos bancarios generando más gasto

financiero.

Mejorar los procesos administrativos con respecto a las solicitudes de devolución de IVA para disminuir su impacto en el

flujo de caja, logrando disminuir de igual forma

los costos financieros.

Falta de capacitación del recurso humano de la compañía.

El software contable no cuenta con los reportes requeridos, por tanto el proceso es muy manual.

Existen retrasos en los procesos de devolución

Capacitar al recurso humano en los procesos requeridos de manera de

logran un mejor rendimiento en las actividades a desarrollar.

Mejorar el software que se tiene actualmente en la compañía de manera que se generen los reportes

requeridos evitando así las actividades manuales.

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acumulándose los saldos a favor hasta

por 5 periodos. Retraso en los pagos a proveedores en razón de

financiar con dicha fuente la iliquidez que se maneja en ese periodo de

tiempo.

Una vez radicada la solicitud de devolución la DIAN se toma 55 días para devolver el dinero, siempre que no encuentre errores en la solicitud.

Tabla 2. Matriz de Congruencia

Tema: Déficit en el flujo de caja por demora en los procesos de solicitud de saldo a favor en IVA

Antecedentes:

Mayor endeudamiento financiero

Incumplimiento en las condiciones de pago establecidas con los proveedores Incremento en las ventas con empresas ubicadas en zona franca

El proceso de solicitud de saldos a favor cambio en razón de los ilícitos presentados a la DIAN.

Falta de conocimiento en el manejo de las devoluciones de IVA

Problema: La solicitud de devoluciones de IVA generado por las ventas a zona franca están afectando el flujo de caja de la empresa.

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Preguntas de investigación

Objetivos Actividades para el cumplimiento de objetivos

Operacionalizacion Variable /

Características o atributos

¿Cómo afecta al flujo de caja de la organización el proceso de solicitud de devolución de saldo a favor de IVA generado por las ventas

realizadas a zona franca?

General: Proponer una forma de reducir los costos y el tiempo asociado al proceso de solicitud de devoluciones con el fin de disminuir el impacto negativo en el flujo de caja en la empresa

Optimización de Energía S.A.

- Conocer los procesos inmersos en la

solicitud de

devolución de IVA

- Conocer la norma tributaria que regula lo correspondiente a la devolución de IVA

- Revisar los casos reales de ventas a zona franca que generaron solicitudes de

devolución de IVA

Específicos: Variables

independientes

¿Cómo está estructurado el proceso de solicitud de devoluciones a la Dian en la

organización?

Identificar los procesos administrativos donde se estén presentando dificultades operativas para su desarrollo normal.

- Analizar los procesos internos de la Empresa para las solicitudes de saldo a favor.

- Entrevistas con el personal de la organización.

- Entender el funcionamiento del software contable utilizado

Proceso administrativo interno para la solicitud de devolución de IVA

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¿Conoce la empresa los costos financieros en los que incurre durante el tiempo que se toma el proceso de solicitud de devolución de saldos a favor de IVA?

Medir el costo financiero y costo de oportunidad en que la empresa incurrió para cubrir los faltantes de caja durante el tiempo que tomo el proceso de solicitud de saldos a favor de IVA.

- Realizar el cálculo del costo financiero de tomar crédito para cubrir el faltante en caja

- Preguntar a la empresa que hace normalmente para cubrir el faltante en caja

- Analizar el costo de oportunidad de la empresa de tener que entregarle a la DIAN dinero sin ningún tipo de rendimiento durante el periodo de tiempo que dura la devolución

¿Se han

identificado por parte de la empresa

oportunidades de mejoramiento al proceso?

Proponer alternativas de mejoramiento que permitan reducir los costos en los cuales la empresa está incurriendo, a raíz del proceso de devolución tan extenso.

- Entender claramente el proceso de solicitud de devolución de IVA.

- Identificar los cuellos de botella que hacen que el proceso de devolución sea tan largo.

- Identificar si el recurso humano es el idóneo para las necesidades de la empresa.

- Entregar soluciones a las dificultades

identificadas en el proceso

Variable Dependiente

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productividad

Costo Financiero, Flujo

de caja, software contable, tiempo de los procesos, conocimiento de empleados

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4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Proponer alternativas para agilizar el proceso de solicitud de devoluciones con el fin de disminuir el impacto negativo en el flujo de caja en la empresa Optimización de Energía S.A.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Revisar los casos reales en los años 2014 y 2015, identificando los errores y demoras que se presentaron en la compañía.

 Identificar los procesos administrativos donde se estén presentando dificultades

operativas para su desarrollo normal, revisando como es el proceso de venta a las empresas en zona franca y revisando como es el proceso de presentación de IVA y los procesos internos de devolución.

 Medir el costo financiero y costo de oportunidad en que la empresa incurrió para

cubrir los faltantes de caja durante el tiempo que tomo el proceso de solicitud de saldos a favor de IVA.

 Proponer alternativas de mejoramiento que permitan reducir los costos en los cuales la empresa está incurriendo, a raíz del proceso de devolución tan extenso.

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5. JUSTIFICACIÓN

A raíz de esta investigación se logrará que la Empresa Optimización de Energía S.A, pueda identificar los costos ociosos administrativos y financieros en todo el proceso de devolución de saldo a favor ocasionados por las ventas a zona franca, situación que hoy en día le genera múltiples problemas en la liquidez, en el cumplimiento de sus obligaciones y en un mayor costo financiero. Una vez se analice la situación se deben plantear alternativas de mejoramiento en los procesos ligados a la devolución del impuesto.

Igualmente, la Empresa podrá planear con tiempo su apalancamiento financiero para no afectar los flujos de caja y poder cumplir con sus obligaciones logrando un mejor manejo de sus recursos. Lo anterior, es importante debido a que las ventas a zona franca se han convertido en algo recurrente durante los dos últimos años dentro de la Empresa.

6. MARCO DE REFERENCIA

6.1 MARCO TEÓRICO

“El origen de los impuestos radica en el precepto Constitucional según el cual todos los nacionales están en el deber de contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de los conceptos de justicia y equidad” (Gobierno nacional)

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“Como el sistema tributario colombiano se ajusta al principio constitucional de legalidad, la facultad impositiva radica en el órgano legislativo del poder público” (Gobierno nacional, 1991),

“ enuncian la responsabilidad del Congreso de establecer las rentas nacionales, fijar los gastos de la administración, determinar contribuciones fiscales y, excepcionalmente, contribuciones parafiscales, en los casos y condiciones que establezca la ley” (Gerencie.com, 2017).

La Constitución Nacional señala en el Artículo 338 señala:

“En tiempos de paz, solamente el Congreso, las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales podrán imponer contribuciones fiscales y parafiscales”. (Gobierno nacional, 1991)

6.2 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA

El impuesto sobre las ventas, normalmente conocido como impuesto al valor agregado IVA, es un gravamen que recae sobre el consumo de bienes y servicios. En Colombia se aplica en las diferentes etapas del ciclo económico de la producción, importación y distribución.

Fiscalmente el concepto de valor agregado, como su denominación lo indica, corresponde a la diferencia entre el valor pagado por los bienes y servicios gravados adquiridos y el valor que al momento de la venta o prestación del servicio gravado se adiciona, de tal manera que el impuesto a las ventas se causa únicamente sobre el mayor valor adicionado en la nueva operación, pues el impuesto pagado al adquirirlos se trata como descontable.

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6.3 HECHOS GENERADORES DEL IMPUESTO

En el artículo 420 del Estatuto tributario se establece claramente los hechos sobre los que recae este impuesto para así poder tener una visión clara del tema:

“El impuesto a las ventas se aplicará sobre:

a) La venta de bienes corporales muebles e inmuebles, con excepción de los expresamente excluidos.

b) La venta o cesiones de derechos sobre activos intangibles, únicamente asociados con la propiedad industrial.

c) La prestación de servicios en el territorio nacional, o desde el exterior, con excepción de los expresamente excluidos.

d) La importación de bienes corporales que no hayan sido excluidos expresamente.

e) La circulación, venta u operación de juegos de suerte y azar, con excepción de las loterías y de los juegos de suerte y azar operados exclusivamente por internet”. (Gobierno nacional)

6.4 ¿CUÁNDO SE PUEDE SOLICITAR DEVOLUCIÓN POR SALDOS A FAVOR DE IVA ?

Los saldos a favor en el impuesto sobre las ventas se dan cuando se presenta alguna de las siguientes situaciones:

 Cuando el responsable tiene un exceso de IVA descontable sobre el IVA generado; es decir, cuando el valor del IVA que se pagó es mayor que el valor del IVA que facturó.

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 Cuando se tiene un exceso de retenciones en la fuente a título de IVA practicadas al

responsable; es decir, cuando las retenciones en la fuente pagadas sean mayores al valor del IVA a pagar.

 Cuando se realicen pagos en exceso o pago de lo no debido.

 Cuando en los insumos o materias primas para la elaboración del producto final se

encuentran gravadas con la tarifa general del 19%, pero el producto está gravado con una tarifa inferior (5%).

La norma señala que la devolución y/o compensación se puede solicitar, si los saldos a favor tienen su origen en las declaraciones del impuesto sobre las ventas de responsables pertenecientes al régimen común de los bienes y servicios mencionados en el artículo 481 del E.T. (bienes exentos con derecho a devolución bimestral), los productores de los bienes exentos señalados en el artículo 477 ibídem, y los responsables que hayan sido objeto de retención del impuesto sobre las ventas –IVA–, por los saldos a favor originados en las retenciones que les hubieren practicado y que hayan incluido en las declaraciones del período correspondiente.

De igual forma aquellos responsables de los bienes y servicios señalados en los artículos 468-1 y 468-3 que están gravados al 5% de IVA pueden solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor, por los excesos de impuesto descontable cuando en la producción de dichos bienes o prestación de los servicios, existan insumos y/o materia prima que estén gravados con la tarifa del 19% y originen saldo a favor por la diferencia entre esta tarifa y la tarifa del impuesto sobre las ventas generado, con respecto a los bienes enajenados o a los servicios prestados.

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En el caso de los responsables de los bienes y servicios mencionados en los artículos 477 y 481 del E.T., que adicionalmente realicen operaciones que se encuentren gravadas y/o excluidas de IVA, la devolución y/o compensación sólo se podrá solicitar por el IVA descontable que sea posible asociar directamente con la producción de los bienes y servicios exportados o exentos, así lo expresa el artículo 490 del E.T.:

“Cuando los bienes y servicios que otorgan derecho a descuento se destinen indistintamente a operaciones gravadas, exentas, o excluidas del impuesto y no fuere posible establecer su imputación directa a unas y otras, el cómputo de dicho descuento se efectuará en proporción al monto de tales operaciones del período fiscal correspondiente. La inexistencia de operaciones determinará la postergación del cómputo al período fiscal siguiente en el que se verifique alguna de ellas”. (Gobierno Nacional)

Por último, cuando existan saldos a favor de sociedades liquidadas, la devolución (puesto que en este caso ya no se puede solicitar compensación) debe solicitarla el/a los/as socio/a/s/as a quien/es se haya adjudicado el activo de acuerdo con el acta final de liquidación, que deberá anexarse a la solicitud respectiva. En caso en que el activo se adjudique a una sociedad, la solicitud debe ser presentada por el representante legal o apoderado.

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6.5 TÉRMINO DE SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE SALDOS A FAVOR

Está estipulado en el Estatuto tributario artículo 854, que “una solicitud de devolución de impuesto se puede presentar a más tardar dos años después de la fecha de vencimiento del término para declarar”. (Gobierno Nacional)

6.6 TÉRMINO PARA EFECTUAR LA DEVOLUCIÓN

En el artículo 855 del Estatuto Tributario se define que “la DIAN deberá devolver, previa las compensaciones a que haya lugar, los saldos a favor originados en los impuestos sobre la renta y complementarios y sobre las ventas, dentro de un periodo máximo de 50 días posteriores a la solicitud de devolución presentada oportunamente” (Gobierno Nacional)

Como se observa en el párrafo anterior la DIAN establece un plazo máximo de 50 días para realizar la devolución, es claro que es un proceso propio de la entidad por tanto no es posible establecer un plan de mejoramiento sobre él, por tanto el desarrollo de trabajo se hace sobre los procesos internos de la empresa Optimización de Energía S.A.

6.7 ZONA FRANCA

De acuerdo a la ley 1004 de 2005 en su Artículo 1° define “la Zona Franca como el área geográfica delimitada dentro del territorio nacional, en donde se desarrollan actividades industriales de bienes y de servicios, o actividades comerciales, bajo una normatividad especial en materia tributaria, aduanera y de comercio exterior. Las mercancías ingresadas en estas zonas

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se consideran fuera del territorio aduanero nacional para efectos de los impuestos a las importaciones y a las exportaciones”. (Gobierno Nacional, 2005)

Los propósitos principales de las zonas francas son:

 Ser instrumento para la creación de empleo y para la captación de nuevas inversiones de capital.

 Ser un polo de desarrollo que promueva la competitividad en las regiones donde se establezca.

 Desarrollar procesos industriales altamente productivos y competitivos, bajo los

conceptos de seguridad, transparencia, tecnología, producción limpia, y buenas prácticas empresariales.

 Promover la generación de economías de escala.

 Simplificar los procedimientos del comercio de bienes y servicios, para facilitar su venta.

Las empresas que se ubican en una Zona Franca se denominan Usuarios, siendo para éstas viable desarrollar actividades industriales de bienes y servicios o actividades comerciales. Desde la perspectiva tributaria, es importante mencionar que las ventas de materias primas, partes, insumos y bienes terminados que se realicen desde el territorio aduanero nacional a usuarios industriales de bienes o servicios de Zonas Francas son exentos de IVA, siempre que éstos sean necesarios para el desarrollo del objeto social de los dichos usuarios. Adicionalmente una venta realizada a zona franca se considera una exportación definitiva, por tanto la exención de IVA

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presentada. Lo anterior para evitar que el IVA sumado al precio de venta en el exterior haga el producto o servicio menos competitivo.

6.8 MARCO JURIDICO

Desde el marco jurídico podemos observar normatividad tanto en el tema de las zonas Francas en el tema del IVA.

En relación a las zonas francas tenemos:

 Ley 1004 de 2005 “Por la cual se modifica un régimen especial para estimular la inversión y se dictan otras disposiciones.”

 Decreto 2685 de 1999 (Estatuto Aduanero), Títulos IX y XV, modificado por los

Decretos 383 de 2007, 4051 de 2007, 780 de 2008, 4285 de 2009, 4584 de 2009, 1769 de 2010

 Resolución de la Comisión Intersectorial de Zonas Francas 01 del 3 de diciembre de 2007

 Resolución de la DIAN 4240 de 2000, Títulos II, IV, VIII, IX, modificada por las

Resoluciones 5532 de 2008, 7941 de 2008, 9254 de 2008, 830 de 2008, 1867 de 2009, 546 de 2010, 7310 de 2010, 8571 de 2010 y 11375 de 2010

Sobre el IVA:

 Resolución No. 000057 de febrero de 2014 DIAN Requisitos saldos a favor en IVA:

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Por el cual se fijan los procedimientos para la presentación de las solicitudes de saldos a favor en IVA y en Renta, formatos requeridos, y documentos anexos a la devolución.

 Estatuto Tributario en su artículo 481 literal e) Ventas a usuarios de zona franca:

Corresponde a las ventas a zonas francas consideradas exentas y que generan saldos a favor en IVA con derecho a devolución y su artículo 589 Corresponde a las correcciones que disminuyan el valor a pagar o aumenten el saldo a favor en las declaraciones tributarias

 La Ley 1607 del 26 de diciembre de 2.012: Se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones, el artículo 55 modifica el artículo 481 del Estatuto tributario.

(32)

7. DISEÑO METODOLÓGICO

7.1 TIPO DE ESTUDIO

Descriptivo explicativo dado que estamos describiendo el proceso para poder explicar lo ocurrido y proponer estrategias de mejoramiento.

7.2 MÉTODO

El presente estudio se realizará en las instalaciones de la Empresa OPTIMIZACION DE ENERGIA S.A, en la ciudad de Yumbo. Para el alcance de los objetivos se utilizará el método mixto, es decir, cuantitativo y cuantitativo de la investigación.

7.3 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACIÓN

Dentro del proceso se diseñarán algunas entrevistas dentro de la empresa al personal directamente involucrado en los procesos de devolución de saldos a favor de IVA a la DIAN, y en los procesos de flujos de caja.

Tendremos en cuenta las fuentes de investigación primarias como los documentos, formularios presentados y fuentes secundarias como normas y leyes actuales.

Dentro del proceso cuantitativo se incluye el análisis y revisión de cifras estadísticas dentro de la empresa que afectan el flujo de caja desde que iniciaron las ventas a zona franca.

(33)

7.4 ACTIVIDADES A DESARROLLAR

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Conocer todo lo relacionado con la empresa Optimización de Energia.

Conocer y analizar las ventas que se realizan a zona franca.

Revisar cómo es el proceso de venta a las empresas de zona franca

Revisar cómo es el proceso de presentación de las declaraciones de IVA Bimensuales.

Revisar los casos reales en los años 2014 y 2015, identificando los errores y demoras que se presentaron

Analizar los costos financieros de acuerdo a las demoras presentadas, y costos de oportunidad.

Recomendar alternativas de mejoramiento para el proceso de solicitud de devolución de iva

ACTIVIDAD AGOSTO 2017 SEPTIEMBRE 2017 OCTUBRE 2017 NOVIEMBRE 2017

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8. DESARROLLO DE LA INVESTIGACION

La empresa OPTIMIZACION DE ENERGIA S.A, creada en el año 2001 es una empresa manufacturera dedicada a la Fabricación, Diseño, Venta e Instalación de Tableros Eléctricos, Control de Motores, Celdas de Distribución y de Transformación. Cuentan con certificación ISO 9001 y certificación RETIE (Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas). Asimismo, su planta de fabricación está ubicada en el municipio de Yumbo (Valle), y cuenta además con una oficina en la ciudad de Bogotá y una en la ciudad de Barranquilla.

Figura 1 Foto Tableros Eléctricos y Planta Optimización de Energía

La empresa en el año 2014 inició ventas de estos tableros con instalación en las diferentes empresas ubicadas dentro de zonas francas.

Como se explicó anteriormente, cuando la empresa realiza estas ventas se convierten en ventas exentas de IVA lo que le generó a la Empresa saldos a favor en las declaraciones de IVA bimensuales, los cuales se fueron arrastrando entre los diferentes periodos.

(35)

Como datos estadísticas se tiene las siguientes cifras de ventas a empresas ubicadas en zonas francas entre los años 2014 y 2016: (Cifras en miles de pesos)

Tabla 3. Ingresos y ventas a Zona Franca

Detalle 2014 2015 2016

INGRESOS TOTALES $ 5.542.469 $3.909.317 $ 4.493.693

INGRESOS POR VENTA A

EMPRESAS EN ZONA FRANCA $ 2.159.722 $1.169.662 $ 196.840

% DE PARTICIPACIÓN DE VENTAS A

EMP EN ZONA FRANCA 39% 30% 4%

Grafica 1 Participación de las ventas a zona franca (cifras en miles de pesos)

Fuente. Propia

$ - $ 1.000.000 $ 2.000.000 $ 3.000.000 $ 4.000.000 $ 5.000.000 $ 6.000.000

2014 2015

2016 $ 5.542.469

$ 3.909.317

$ 4.493.693

INGRESOS TOTALES

INGRESOS POR VENTA A EMP EN ZONA FRANCA

(36)

Como se puede observar en el cuadro anterior, el porcentaje de ventas a empresas de zonas francas durante los años 2014 y 2015 fue bastante importante, cifra que aunque en el 2.016 fue menor le significó un saldo a favor de $56 millones que de igual manera es una cifra representativa.

Para el desarrollo de este trabajo se analizaran las devoluciones de saldos a favor en IVA durante los años 2014 y 2015, periodos donde se presentaron las cifras más significativas y cómo se afectó el flujo de caja.

Igualmente se presentará recomendaciones que ayudarán a la Empresa a mejorar tiempos y disminuir costos para futuras ventas exentas.

El desarrollo de la investigación lo dividimos en las siguientes etapas:

a. Revisar cómo es el proceso de venta a las empresas de zona franca

b. Revisar cómo es el proceso de presentación de las declaraciones de IVA Bimensuales.

c. Repasar cómo es el proceso de solicitud de saldos a favor de IVA

d. Revisar los casos reales en los años 2014 y 2015, identificando los errores y demoras que se presentaron.

e. Analizar los costos financieros de acuerdo a las demoras presentadas, y costos de oportunidad.

f. Recomendar alternativas de mejoramiento para el proceso de solicitud de devolución de iva.

8.1 PROCESO DE VENTA EXENTA A EMPRESAS DE ZONA FRANCA

(37)

8.1.1 PROCESO DE COMERCIALIZACION Y/O VENTA:

Tabla 4. Detalle del proceso de venta a zona franca

DETALLE DEL PROCESO PERSONAL

ENCARGADO AREA

* En el proceso de venta a la Zona Franca se concursa

con una oferta a través de una licitación Ing. Técnico Comercial

* Si la licitación es aprobada se solicita al cliente de zona

franca el pedido o la orden de compra Vendedor Comercial

* Si la venta tiene además montaje se realiza entre las

partes un contrato de obra civil Vendedor Comercial

* La Empresa realiza la constitución de las pólizas de

cumplimiento Secretaria Comercial

* Se solicita al Cliente la documentación tributaria RUT

y Cámara de Comercio. Vendedor Comercial

* Se realiza la cuenta de cobro por el valor del anticipo para iniciar la producción.

Aux

Contable Financiera

* Se realiza el paso a producción Vendedor Comercial

8.1.2 PROCESO DE COMPRAS Y PRODUCCIÓN

Tabla 5. Detalle del Proceso de compras y producción hacia la zona franca

ENCARGADO AREA

* Se adjudica un código al proceso que ingresa y se crea en el sistema

Gerente

Técnico Producción

* Se realizan los requerimientos de materia prima para iniciar a construir

Gerente

* Se inicia la elaboración de pedidos de materias primas a los proveedores con el código de proyecto creado en producción y con los requerimientos entregados

Jefe de Compras

Compras y despachos

(38)

* Se autorizan los pedidos Gerencia

Administrati va

* El pedido se envía vía correo electrónico a los proveedores y se confirma

Jefe de Compras

Compras y despachos

* Los materiales ingresan al almacén con la factura original y son recibidos y verificados

Jefe de Compras

Compras y despachos

* Las facturas de compra junto con el pedido son ingresadas en el sistema en el módulo de inventarios del software contable

Jefe de Compras

Compras y despachos

* Se inicia con la fabricación de los tableros una vez llegan los materiales necesarios para la producción

Gerente

* Cuando se termina el proceso de fabricación se informa mediante correo electrónico al área de Compras para su despacho y coordinar el transporte.

Gerente

* Se procede también a elaborar la factura de venta sin IVA por ser venta exenta (Venta a zona franca)

Aux

Contable Financiera

* Para elaborar la factura de venta a zona franca esta debe incluir los códigos de las partidas arancelarias de lo que se está despachando.

Aux

Contable Financiera

* Cuando se trata de subestaciones eléctricas que se van fabricando y que duran varios meses en planta se elabora acta de avance de obra con el cliente.

Gerente

8.1.3 PROCESO DE INGRESO A LA ZONA FRANCA Tabla 6.Detalle del proceso de despacho a la zona franca

ENCARGADO AREA

Para el ingreso de mercancía en zona franca se requiere:

a. Factura de venta original con el detalle de los

productos que se están despachando (cantidad, marcas, seriales, valor y el código de partida arancelaria)

Jefe de Compras

Compras y despachos b. Remisión (Debe indicar lo mismo que se ha facturado)

Jefe de Compras

Compras y despachos c. tableros o equipos que se despachan igual a lo

facturado

Jefe de Compras

Compras y despachos

(39)

(40)

8.2 PROCESO DE PRESENTACION DE DECLARACIONES DE IVA BIMENSUALES

8.2.1 PROCESO PARA PRESENTAR EL IVA

Tabla 7. Detalle del proceso de elaboración de la declaración de IVA

ENCARGADO AREA

* Haber contabilizado todas las facturas de compra y de venta en el software contable. Nota: El IVA de las compras se contabiliza como deducible por tener derecho a devolución

Aux

Contable Financiera

* Tener los certificados físicos de retención de IVA que hayan practicado los clientes en el respectivo bimestre objeto de la declaración.

Aux

Contable Financiera

* Tener los certificados físicos de venta a zona franca expedidos por las diferentes zonas francas a las que se haya vendido en el respectivo bimestre.

Aux

Contable Financiera

* Revisión de los certificados expedidos Vs. Facturas y

Vs. Contabilidad Contador Financiera

* Hacer el respectivo prorrateo de IVA hacia el IVA descontable y al gasto la parte correspondiente sólo si

existen ventas excluidas en el bimestre. Contador Financiera

* Enviar toda la información y los certificados al área de

impuestos para elaborar la declaración Contador Financiera

* Realizar la declaración de IVA en el formato 300- DIAN vía electrónica por la página de la DIAN y enviar a la revisoría fiscal para su revisión y aprobación.

Jefe de

Impuestos Tributaria

(41)

8.3 PROCESO DE SOLICITUD DE DEVOLUCION DE LOS SALDOS A FAVOR EN IVA

8.3.1 PREVALIDADOR DIAN SALDOS A FAVOR

Tabla 8. “Detalle del proceso de Devolución del saldo a favor en IVA” (DIRECCIÓN DE

IMPUESTOS Y ADUANAS-DIAN,2014)

ENCARGADO AREA

 Instalar el prevalidador DIAN de la página WEB de

la DIAN correspondiente a los formatos requeridos para solicitar el saldo a favor en renta. Para ello se debe contar con los requisitos de software y hardware exigidos por la DIAN

Contador Financiera

Figura 2 Imagen de la Página web DIAN - Prevalidador

(42)

Figura 3 Imagen de la página WEB Dian – Prevalidador

Figura 4 Imagen del prevalidador saldo a favor renta – página WEB Dian

(43)

8.3.2 FORMATO 1439 PREVALIDADOR Tabla 9. Formato 1439 Prevalidador

DESCRIPCION

PERSONAL

ENCARGADO AREA

FORMATO 1439: RELACION DE IMPUESTOS DESCONTABLES: Una vez instalado el prevalidador se realiza el diligenciamiento de los formatos exigidos para devolución de saldo a favor por ventas a zona franca, de acuerdo a la cartilla DIAN. Este formato se encuentra compuesto de 5 hojas de trabajo así:

Aux

contable/Contador Financiera

Figura 5.Imagen de la hoja 2 formato 1439

DESCRIPCION

PERSONAL

En la hoja 2 se relaciona una a una las facturas de compra con el IVA deducible tomado en la declaración del respectivo bimestre que dio saldo a favor. (Relaciona # factura, prefijo, razón social, NIT, dirección, ciudad, departamento, país, valor del IVA, base,% de IVA)

Aux

(44)

DESCRIPCION

PERSONAL

En la hoja 3 de trabajo se relacionan uno a uno las personas del régimen simplificado a las que se les practicó retención de IVA durante el respectivo bimestre del saldo a favor.

Aux

Figura 7. Imagen de la hoja 4 formato 1439

DESCRIPCION

PERSONAL

En la hoja 4 se relaciona uno a uno el IVA por devoluciones en ventas si las hubo en el respectivo bimestre de devolución.

Aux

(45)

DESCRIPCION

PERSONAL

En la hoja 5 se relacionan el IVA retenido si hubo en el bimestre de devolución de personas sin residencia fiscal en Colombia.

Aux

DESCRIPCION

PERSONAL

La hoja 1 está conformada por el resumen de las hojas 2 a la 5, es decir, trae el total general de cada hoja. Los totales indicados en esta hoja deben cruzar con los renglones 66 a 79 (Impuestos descontables) del formulario de IVA del

respectivo bimestre de devolución. Contador Financiera

(46)

8.3.3 FORMATO 1440 IVA RETENIDO

Tabla 10. Formato 1440 IVA Retenido

DESCRIPCION

PERSONAL

Formato 1440 IVA RETENIDO: Este formato se realiza con la información de los certificados físicos que se utilizaron en el bimestre. Está conformado por 2 hojas de trabajo.

Aux

DESCRIPCION

PERSONAL

En esta hoja se relacionan uno a uno los datos de los certificados de retención de IVA físicos que se descontaron en el bimestre del saldo a favor (Razón social, NIT, Dirección, Valor base de retención y valor de la retención, ciudad)

Aux

(47)

DESCRIPCION

PERSONAL

Esta hoja trae el resumen de la hoja 2, es decir, los totales.

Esta hoja debe cruzar con el renglón No. 83 del formulario

del saldo a favor de IVA objeto de devolución. Contador Financiera

8.3.4 FORMATO 1479 VENTAS A ZONA FRANCA

Tabla 11. Formato 1479 Ventas a zona franca

DESCRIPCION

PERSONAL

Formato 1479 Ventas a Zona Franca: Este formato se realiza con la información de los certificados físicos que llegaron de la zona franca por las ventas exentas de IVA.

Está conformado por 3 hojas de trabajo: Contador Financiera

(48)

DESCRIPCION

PERSONAL

En esta hoja se relacionan las zonas francas donde ingresó la mercancía exenta de IVA (razón social y NIT) y los clientes a los que se le realizó la venta en dicha zona

franca (razón social y NIT) Contador Financiera

DESCRIPCION

PERSONAL

En esta hoja se relacionan los datos de los certificados físicos expedidos por la zona franca como fechas, partida

arancelaria, valor, y descripción de la mercancía. Contador Financiera

(49)

DESCRIPCION

PERSONAL

Esta hoja trae el resumen de las hojas 1 y 2, es decir, el total de las ventas a zonas francas, el cual debe cruzar con el renglón No. 33 del formulario de IVA objeto de la

devolución del saldo a favor. Contador Financiera

8.3.5 ARCHIVOS XML

Tabla 12. Archivos XML Prevalidador

DESCRIPCION

PERSONAL

* Una vez diligenciados los formatos en el prevalidador y cruzados con la declaración de IVA se generan los archivos XML por cada formato; Estos archivos quedan grabados en la carpeta de SALIDA del

prevalidador Contador Financiera

* Los formatos 1439, 1440 y 1479 diligenciados en formato XML y por bimestre se suben a la página de la DIAN por la parte de PRESENTACION DE

INFORMACIÓN POR ENVÍO DE ARCHIVOS. Contador Financiera

* Una vez colocados si la empresa tiene Revisor Fiscal

este debe firmarlos uno a uno Revisor Fiscal Financiera

(50)

* Luego de firmados virtualmente por el Revisor Fiscal y de presentarlos, se debe ir por CONSULTA ENVIO DE SOLICITUDES, allí pide el número de formulario presentado y muestra errores si los hay. Y muestra el

formulario en PDF definitivo presentado. Contador Financiera

8.3.6 FORMULARIO 1825 PROPORCIONALIDAD DE IVA

Tabla 13. Formato 1825 Proporcionalidad del IVA (Gobierno Nacional)

DESCRIPCION

PERSONAL

Este formato indica el % de participación de las ventas exentas Vs. Las gravadas en el bimestre. De acuerdo a este cálculo se solicita el saldo a favor en el formulario de IVA.

Este formato debe cruzar con el renglón 89 del formulario de IVA (Valor susceptible de devolución de IVA). Este formato no hace parte del prevalidador tributario, se diligencia directamente en la página de la DIAN y si la Empresa tiene Revisor Fiscal, debe ser este el que lo diligencie y firme virtualmente.

Revisor Fiscal Financiera

La forma de diligenciarlo se encuentra establecida en el ART 489 del Estatuto Tributario.

Al hacer el cálculo de la proporcionalidad se multiplican los IVAS descontables de los renglones 69 a 73 del formulario por el % de proporcionalidad entre las ventas exentas Vs. Las gravadas. El resultado es el valor susceptible de devolución.

También dice la DIAN en el ART 489 que si el saldo a favor es menor al valor susceptible de devolución, se toma el menor entre el saldo a favor y el resultado del cálculo de la proporcionalidad.

Estos valores son los que se diligencian en el formato 1825 (% de ventas gravadas, % de ventas exentas, total impuestos descontables y el valor susceptible de devolución)

(51)

8.3.7 FORMULARIO 1438 AJUSTE A CERO IVA RETENIDO

Tabla 14. Formulario 1438 Ajuste a cero IVA Retenido (Gobierno Nacional, 2012)

DESCRIPCION

PERSONAL

Este formato al igual que el 1825 debe ser diligenciado, firmado virtualmente y presentado por el Revisor Fiscal. En este formato el Revisor Fiscal certifica que la cuenta de IVA retenido en la contabilidad se ajustó a ceros en el bimestre objeto de la devolución del saldo a favor, conforme a lo establecido en el ART 4 del Decreto 2277 del 2012.

Revisor

Fiscal Financiera

8.3.8 FORMULARIO 1222 AJUSTE A CERO IVA Tabla 15. Formulario 1222 Ajuste a cero IVA

DESCRIPCION

PERSONAL

Este formato al igual que el 1825 debe ser diligenciado, firmado virtualmente y presentado por el Revisor Fiscal. En este formato el Revisor Fiscal certifica que la cuenta de IVA en la contabilidad se ajustó a ceros en el bimestre objeto de la devolución del saldo a favor, conforme a lo establecido en

el ART 4 del Decreto 2277 del 2012. Revisor Fiscal Financiera

8.3.9 FORMATO 1668 CERTIFICACION DE TITULARIDAD BANCARIA Tabla 16. Formato 1668 Titularidad bancaria

DESCRIPCION

PERSONAL

Este formato se diligencia directamente por la página de la DIAN y se anexa una certificación bancaria vigente no

superior a 30 días de expedida. Contadora Financiera

(52)

8.3.10 CERTIFICADO HISTORICO DE REV FISCAL Tabla 17. Certificado Histórico de Revisoría Fiscal

DESCRIPCION

PERSONAL

Se anexa solo cuando el revisor fiscal que firma la solicitud de devolución ante la DIAN es diferente a quien firmó las declaraciones que presentaron saldo a favor. Este certificado lo expide la cámara de comercio y se demora

aproximadamente 8 días. Contadora Financiera

8.3.11 RADICADO DE LA SOLICITUD DE SALDO A FAVOR Tabla 18. Radicado de solicitud de saldo a favor

DESCRIPCION

PERSONAL

Por último se presenta la solicitud de devolución del saldo a favor ingresando en la página DIAN por la opción OTROS SERVICIOS "Solicitud de devoluciones y/o compensaciones" y adjuntando todos los formatos nombrados anteriormente. Debe salir la frase

"RADICADO" Contadora Financiera

8.4 CASOS REALES DE VENTA A ZONA FRANCA EN LA EMPRESA OPTIMIZACION DE ENERGIA

Se analizaron los tiempos en los procesos y errores cometidos en 2 proyectos de venta a empresas en zonas francas durante los años 2014 y 2015 así:

(53)

8.4.1 PROCESO DE VENTA A LA EMPRESA CONSORCIO-MOTA – VENTA EN ZONA FRANCA PUERTO DE BUENAVENTURA:

Tabla 19. Detalle del proceso de venta a zona franca buenaventura

DESCRIPCION DEL PROCESO:

* Se recibe la Orden de Compra No. MECC003B-E-2014 de fecha Junio 10 de 2014 por valor de $1.700.659.714 sin IVA todo exento (Venta a zona franca)

* No tiene montaje. No se realiza contrato de obra. Sin embargo en la negociación se acuerda facturar por avance de obra.

* Se constituyen las pólizas con seguros del estado. La empresa TC BUEN desembolsa el anticipo del 30% del valor de la orden de compra el día 24 de Julio de 2014

* El Cliente envía la documentación tributaria RUT y Cámara de Comercio.

* Se realiza el paso a producción con fecha Junio 15 de 2014

* Se crea Código de Fabricación No. 1855

* Se inician requerimientos de materia prima al almacén con fecha 12 de Julio de 2014

* Se inician solicitudes de pedidos a proveedores de acuerdo a los requerimientos el 24 de Julio de 2014, los cuales son aprobados por la gerencia de la Compañía.

* Las primeras compras de materiales para este proyecto se observan registradas en la contabilidad el 01 de Agosto de 2014.

* Se observan contabilizado el IVA de las facturas de compra de mercancía como Deducible

* Se observa inicio de labores para Consorcio Mota el 01 de agosto de 2014 una vez empieza a llegar la materia prima.

* Se observan las primeras actas de avance de obra en octubre de 2014

* Se observa primer despacho de tableros hacia la zona franca en octubre de 2014

* Se observa envío de correo electrónico informando el despacho hacia zona franca

* Se realizan las facturas Nos. 917 y 918 en octubre de 2014; facturas 922, 938 y 939 en noviembre de 2014 y las facturas 973 y 974 en diciembre de 2014

* Las facturas se elabora sin IVA por ser venta Exenta.

* Se observan las facturas con sello recibido en la zona franca y las remisiones igualmente selladas

(54)

8.4.2 PROCESO DE VENTA A LA EMPRESA ENVASES DE TOCANCIPA - VENTA EN ZONA FRANCA

Tabla 20. Detalle de la venta a zona franca de Tocancipá

DESCRIPCION DEL PROCESO:

* Se recibe la Orden de Compra No. ET0004 de fecha Agosto 03 de 2014 por valor de

$272.351.700 sin IVA todo exento (Venta a zona franca)

* Si tiene montaje. Se realiza Contrato de Obra Civil No. 0028

* Se constituyen las pólizas con seguros del estado. La empresa ENVASES DE TOCANCIPA desembolsa el anticipo del 30% del valor del contrato el 23 de Septiembre de 2014.

* El Cliente envía la documentación tributaria RUT y Cámara de Comercio.

* Se realiza el paso a producción con fecha Agosto 01 de 2014

* Se crea Código de Fabricación No. 2042

* Se inician requerimientos de materia prima al almacén con fecha 02 de Septiembre de 2014

* Se inician solicitudes de pedidos a proveedores de acuerdo a los requerimientos el 02 de Septiembre de 2014, los cuales son aprobados por la gerencia de la Compañía.

* Las primeras compras de materiales para este proyecto se observan registradas en la contabilidad el 23 de Septiembre de 2014.

* Se observan contabilizado el IVA de las facturas de compra de mercancía como Deducible

* Se observa inicio de labores para Envases de Tocancipá el 23 de Septiembre de 2014 una vez empieza a llegar la materia prima.

* Se observan las primeras actas de avance de obra en octubre de 2014

*Se observa primer despacho de tableros hacia la zona franca en octubre de 2014

*Se observa envío de correo electrónico informando el despacho hacia zona franca

* Se realizan las facturas Nos. 901, 908 y 909 en octubre de 2014; y la factura 919 en noviembre de 2014

* Las facturas se elabora sin IVA por ser venta Exenta.

* Se observan las facturas con sello recibido en la zona franca y las remisiones igualmente selladas

(55)

8.4.3 PROCESO DE ELABORACION DE LA DECLARACION DE IVA

Figura 15. Hallazgos en los procesos de devolución

8.4.4 PROCESO DE SOLICITUD DE DEVOLUCION DEL SALDO A FAVOR

El saldo a favor en IVA inició en la declaración de mayo-junio de 2014 (bimestre 3), y se fue arrastrando y aumentando en las declaraciones siguientes hasta el bimestre mayo-junio de 2015 (bimestre 3).

Se observan corregidas las declaraciones de mayo-junio de 2014 y de julio-agosto de 2014 en septiembre 25 de 2014.

(56)

Se observa una nueva corrección de las declaraciones de IVA desde el bimestre 3 de 2014 al bimestre 6 de 2014 y del bimestre 1 al bimestre 2 de 2015 el día 25 de abril de 2016.

Las declaraciones tuvieron que ser corregidas debido a que en las declaraciones iniciales no se diligenció los renglones correspondientes al control de saldos.

En este bimestre se coloca el saldo a favor como susceptible de devolución. A partir de ese momento la empresa tiene plazo de 2 años para solicitarle a la DIAN la devolución del saldo a favor.

Se observa el radicado de solicitud de devolución el 05 de mayo del 2016.

Es decir, que el saldo a favor que inició en el bimestre 2 del 2014 se solicita su devolución en mayo de 2016 (24 meses después).

Para realizar la evaluación de lo que pasó en este tiempo de proceso de devolución se revisaron los siguientes procesos:

(57)

Figura 16 Hallazgos y tiempos en el proceso de devolución de IVA

(58)

(59)

8.5 ANALISIS DE COSTOS FINANCIEROS Y COSTOS DE OPORTUNIDAD POR LAS DEMORAS EN LAS SOLICITUDES DE DEVOLUCION DE SALDOS A FAVOR EN IVA.

Para revisar este punto se analizaran los flujos de caja durante los periodos en que se generan los saldos a favor en IVA. La política de pago a proveedores en la Empresa es de 60 días fecha factura.

8.5.1 IVA EN COMPRA DE MATERIA PRIMA PAGADO PARA LOS PROYECTOS EN ZONA FRANCA.

En los siguientes cuadros se muestra el IVA que facturaron los proveedores de materia prima a la empresa para los proyectos de zona franca:

Tabla 21. IVA Facturado en compras para zona franca Buenaventura año 2014 (Cifras en pesos)

IVA FACTURADO EN COMPRA DE MATERIA PRIMA PARA CONSORCIO MOTA-BUENAVENTURA-ZONA FRANCA

DETALLE AÑO 2014

PERIODOS JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

Valor Materia Prima comprada

$ 3.036.714 $ 23.329.878 $ 83.689.963 $ 458.885.040 $ 661.706.913 $ 102.442.539