Sistema contable comercial para mejorar la gestión financiera de Ferri-Blanes de la Ciudad de Santo Domingo de Los Tsáchilas

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(1)UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES. UNIANDES. FACULTAD DE SISTEMA MERCANTILES. CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.. TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN. CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.. TEMA:. SISTEMA CONTABLE COMERCIAL PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE “FERRI-BLANES” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.. AUTORA: FRELLA GREOLANDIA MORÁN CHANCAY. ASESORA: DRA. JEANNETTE URRUTIA. MSC.. ECUADOR – 2015.

(2) UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”. CERTIFICACIÓN DE LA ASESORA DRA. Jeannette Urrutia, en calidad de Asesora de la Tesis, designada por disposición de Cancillería de UNIANDES certifico que: la TLGA MORÁN CHANCAY FRELLA GREOLANDIA de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría CPA, ha cumplido y finalizado su trabajo de tesis con el tema: Diseño de un Sistema Contable Comercial para mejorar la gestión financiera de “FERRI-BLANES” de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas.. Quien ha cumplido con todos los requerimientos científicos y metodológicos.. Atentamente;.

(3) UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”. DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS La señora, Tlga. Frella Greolandia Morán Chancay con cédula de ciudadanía N° 0800540270 declaro que la tesis que presento con el tema: SISTEMA CONTABLE COMERCIAL PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE “FERRIBLANES” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. Es con el objeto de brindar una mejor atención y obtener una buena información de calidad, con esto quedará demostrada la formación que ha brindado la Universidad UNIANDES.. Santo Domingo,. Atentamente;.

(4) DEDICATORIA Dedico el presente proyecto de Tesis a Dios, nuestro padre por permitirme llegar a este momento tan especial en mi vida, por los triunfos y los momentos difíciles que me han enseñado a valorarme cada día más.. A mi Madre, por haberme educado, gracias por tus consejos, por cultivar e inculcar ese sabio don de la responsabilidad. Y a mis hijos porque siempre he contado con ellos para todo, gracias a la confianza que siempre nos hemos tenido; por el apoyo, comprensión y largas esperas.. A mis maestros, gracias por su tiempo, por su apoyo así como por la sabiduría que me transmitieron en el desarrollo de mi formación profesional, además agradezco a la Dra. Jeannette Urrutia Asesora de Tesis quien fue de apoyo y guía en el desarrollo de la misma. A la Universidad Regional Autónoma de los Andes por haberme permitido concluir la carrera Universitaria.

(5) AGRADECIMIENTO Mis primeras palabras de agradecimiento son para nuestro Dios, mi Señor, mi Guía; sabes lo esencial que has sido en mi posición firme de alcanzar esta meta, esta alegría, y a ti Santa Narcisa por estar siempre en mi mente a través de tu linda oración podré siempre de tu mano alcanzar otras metas que espero sean para tu Gloria.. Gracias también a mis queridos compañeros, que me apoyaron y me permitieron entrar en su vida durante estos casi cinco años de convivir dentro y fuera del salón de clases.. A mis hijos y mi madre por darme la estabilidad emocional, sentimental; para poder llegar hasta este logro que definitivamente no hubiese podido ser realidad sin ustedes.. El contenido de esta tesis, constituye un esfuerzo de una estudiante que desea aportar al campo profesional en el área de Contabilidad y Auditoría. La misma que adquirió sus conocimientos en la universidad UNIANDES la universidad de las alturas..

(6) ÍNDICE DE CONTENIDOS CARATULA CERTIFICACION DE TUTOR DECLARACION DE AUTORIA DEDICATORIA AGRADICIMIENTO INDICE DE CONTENIDOS RESUMEN EJECUTIVO EXECUTIVE SUMARY INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1 Antecedentes de la investigación. .......................................................................................... 1 Situación Problémica. ............................................................................................................ 3 Problema científico. ............................................................................................................... 4 Objeto de investigación y campo de acción........................................................................... 4 Línea de investigación. .......................................................................................................... 4 Objetivos. ............................................................................................................................... 4 Objetivo general. .................................................................................................................... 4 Objetivos específicos. ............................................................................................................ 4 Variables de la investigación. ................................................................................................ 5 Metodología de la investigación a emplear. .......................................................................... 5 Descripción de la estructura o esquema de contenidos.......................................................... 7 Aporte teórico, significación práctica y novedad científica. ................................................. 8 CAPITULO I ......................................................................................................................... 9 1 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................... 9 1.1 Epígrafe I.- Origen y evolución de Procesos Contables Comerciales, Gestión Financiera y Contabilidad General. ......................................................................................................... 9 1.2 Epígrafe II.- Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre Procesos Contables Comerciales, Gestión Financiera y Contabilidad General. .................................................. 11 1.2.1 Contabilidad. ............................................................................................................... 11 1.2.2 Objetivo de la contabilidad. ........................................................................................ 11 1.2.3 Importancia de la Contabilidad. .................................................................................. 12 1.2.4 Funciones básicas de la contabilidad. ......................................................................... 13 1.2.5 Campos de aplicación. ................................................................................................ 13 1.2.6 Contabilidad Comercial. ............................................................................................. 14 1.2.7 Cuentas Contables....................................................................................................... 14.

(7) 1.2.8 Plan de Cuentas ........................................................................................................... 15 1.2.9 Proceso Contable ........................................................................................................ 15 1.2.10 Flujo o Proceso Contable. ......................................................................................... 16 1.2.10.1 Reconocimiento de la Operación (Paso 1) ............................................................. 17 1.2.10.2 Jornalización o Registro Inicial (Paso 2) ............................................................... 18 1.2.10.3 Mayorización (Paso 3) ........................................................................................... 18 1.2.10.4 Comprobación (Paso 4). ....................................................................................... 18 1.2.10.5 Estructuración De Los Estados Financieros. (Paso 5) ........................................... 19 1.3 Epígrafe III.- Valoración Crítica de los conceptos principales de las distintas Posiciones Teóricas…………… ............................................................................................................ 20 1.3.1 Sistema Contable. ...................................................................................................... 20 1.3.1 Importancia del Sistema Contable. ............................................................................. 20 1.3.1.1 Características de un Sistema Contable. .................................................................. 21 1.3.1.2 Objetivos de la Información Contable. .................................................................... 22 1.3.1.3 Estructura del Sistema Contable. ............................................................................. 23 1.3.1.4 Utilización de la Información Contable. .................................................................. 24 1.3.1.5 La finalidad de toda empresa. .................................................................................. 24 1.3.1.6 Limitaciones de la Información Contable. .............................................................. 25 1.3.1.7 Diseño de un Sistema Contable. .............................................................................. 26 1.3.2 Gestión financiera. ...................................................................................................... 26 1.3.2.1 Objetivo De La Gestión Financiera. ........................................................................ 26 1.3.2.2 Importancia de Gestión Financiera. ......................................................................... 28 1.3.2.3 Característica e importancia de la Gestión financiera. ............................................ 28 Las Importancias. ................................................................................................................. 29 1.3.2.4 Análisis crítico de las distintas posiciones teóricas de contabilidad, de servicios ... 29 1.4 Epígrafe IV Conclusiones parciales. .............................................................................. 30 CAPÍTULO II. ..................................................................................................................... 32 2 MARCO METODOLÓGICO........................................................................................... 32 2.1 Planteamiento de la propuesta. ...................................................................................... 32 2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo dela investigación. ... 32 2.3 Modalidad de la investigación ....................................................................................... 32 2.4 Tipos de investigación ................................................................................................... 33 2.4.1 Investigación de Campo.............................................................................................. 33.

(8) 2.4.2 Investigación Aplicada. .............................................................................................. 33 2.4.3 Investigación Bibliográfica. ........................................................................................ 33 2.4.4 Investigación Explicativa. .......................................................................................... 33 2.4.5 Investigación Descriptiva. .......................................................................................... 33 2.5 Población y Muestra de la Aplicación ........................................................................... 34 2.5.1 Población .................................................................................................................... 34 2.6 Métodos. Técnicas e Instrumento .................................................................................. 34 2.6.1 Método……… ............................................................................................................ 34 2.6.1.1 Métodos Analíticos. ................................................................................................. 34 2.6.1.2 Método Inductivo-Deductivo. .................................................................................. 35 2.6.1.3 Método Analítico-Sintético...................................................................................... 35 2.6.1.4 Método Descriptivo. ................................................................................................ 35 2.6.2 Técnica…….. .............................................................................................................. 35 2.6.2.1 Criterios de Expertos. .............................................................................................. 35 2.6.2.2 La Encuesta. ............................................................................................................. 36 2.6.2.3 Entrevistas. ............................................................................................................... 36 2.6.2.4 Notas……………... ................................................................................................. 36 2.6.2.5 Citas……….. ........................................................................................................... 36 2.6.2.6 Cuestionarios. .......................................................................................................... 36 2.6.2.7 Guía de la entrevista. ............................................................................................... 37 2.7 Entrevista Aplicada a la propietaria de “FERRI-BLANES” ......................................... 37 2.8 Interpretación de Datos .................................................................................................. 39 2.8.1 Encuesta aplicada a los empleados ............................................................................. 39 2.8.2 Encuesta Aplicada a los Proveedores. ........................................................................ 49 2.9 Validación a la idea a defender. ..................................................................................... 54 2.10 Conclusiones parciales del capítulo. ............................................................................ 54 “FERRI-BLANES” de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, es una Ferretería dedicada a la compra y venta de materiales y ferretería en general. ................................... 54 CAPÍTULO III ..................................................................................................................... 56 3 MARCO PROPOSITIVO. ................................................................................................ 56 3.1 Tema. ............................................................................................................................. 56 3.2 Introducción. .................................................................................................................. 56 3.3 Objetivos de la Propuesta. ............................................................................................. 57.

(9) 3.3.1 Objetivo general. ......................................................................................................... 57 3.3.2 Objetivos Específicos. ................................................................................................ 57 3.4 Descripción de la propuesta. .......................................................................................... 58 3.5 Desarrollo de le Propuesta. ............................................................................................ 60 3.5.1 Antecedentes. .............................................................................................................. 60 3.5.2 Base Legal................................................................................................................... 60 3.5.3 Dirección Estratégica. ................................................................................................. 61 3.5.4 Estructura Organizacional (Organigrama propuesto) ................................................. 69 3.5.4.1 Descripción Del Organigrama. ................................................................................ 70 3.5.5 Manual de funciones y responsabilidades. ................................................................. 70 3.5.5.1 Manual De Funciones Propuesto ............................................................................. 72 3.5.6 Flujogramas. ............................................................................................................... 79 3.5.6.1 Flujogramas de compras. ......................................................................................... 79 3.5.6.2 Flujogramas de ventas. ............................................................................................ 80 3.5.6.3 Flujogramas de Caja. ............................................................................................... 81 3.5.6.4 Flujogramas de Ingreso. ........................................................................................... 82 3.5.6.5 Flujogramas de Egreso............................................................................................. 83 3.6 Sistema Contable. .......................................................................................................... 84 3.6.1 Recolección /Ingreso de información (Actos de Comercio) ....................................... 84 3.6.2 Documentos Fuente .................................................................................................... 85 3.6.2.1 FORMATOS DE DOCUMENTOS......................................................................... 85 3.6.2.2 Documentos Externos .............................................................................................. 88 3.7 Catálogo de Cuentas ...................................................................................................... 92 3.7.1 PLAN DE CUENTA. ................................................................................................. 92 3.7.4 Pérdida en ventas e activo ................................................................................... 93 3.7.2 Esquema De Funcionamiento De Las Principales cuentas que intervienen en una Empresa Comercial. ............................................................................................................. 94 3.8 Registro de transacciones / Procesos (Libro Diario) ..................................................... 96 3.8.2 FORMATOS DE DOCUMENTOS............................................................................ 97 3.8.3 Jornalización ............................................................................................................. 100 3.9 Clasificación de valores Estado de Cuentas (Mayorización) ....................................... 100 3.10 Formato N°. 19.- Diseño de Informe (balance de comprobación)............................. 102 3.11 Formato N°. 20.- Diseño de Informe (Estado de Resultados) ................................... 103.

(10) 3.12 Formato N°. 21.- Diseño de Informe (balance general) ........................................... 104 VALUACIÓN .................................................................................................................... 107 3.13 PROPUESTA DEL SOFTWARE CONTABLE. ..................................................... 110 3.13.1 INTRODUCCIÓN. ................................................................................................. 110 3.13.2 MANSOFT SYSTEM............................................................................................. 112 3.13.2.1 Módulo Contable. ................................................................................................ 113 3.13.2.2 Módulo Bancario ................................................................................................. 114 3.13.2.3 Módulo de Parámetros Generales, seguridad y control. ...................................... 115 3.13.2.4 Módulo de Ingresos. ............................................................................................ 115 3.13.2.5 Módulo de ventas. ................................................................................................ 115 3.13.2.6 Módulo de Liquidaciones y Anticipos. ................................................................ 116 3.13.2.7 Módulo de Nomina Personal. .............................................................................. 117 3.13.2.8 Módulo de Inventarios, compras y gastos de equipos, suministros y materiales. 118 3.13.2.9 Módulo de Archivos de equipos, suministros y materiales. ................................ 118 3.13.2.10 Módulo de Liquidaciones de Compras y gastos de equipos, suministros y materiales……………… ................................................................................................... 119 3.14 Conclusiones parciales del capítulo. .......................................................................... 120 3.15 Recomendaciones del capítulo................................................................................... 120 BIBLIOGRAFÍA..

(11) ÍNDICE DE TABLAS. Tabla 1: La Población. ......................................................................................................... 34 Tabla 2: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable? ................... 39 Tabla 3: ¿Ha tenido inconveniente al facturar un pedido de algún cliente? ........................ 40 Tabla 4: ¿Cuenta usted con la información inmediata, cuando el cliente le solicita algún artículo? ............................................................................................................................... 41 Tabla 5: ¿Conoce usted con exactitud el stock de materiales que dispone “FERRIBLANES”? .......................................................................................................................... 42 Tabla 6: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios físicos? ................................................................................................................................. 43 Tabla 7: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios físicos? ................................................................................................................................. 44 Tabla 8: ¿Se realizan inventarios de mercadería periódicamente en la empresa? .............. 45 Tabla 9: ¿Existe un sistema contable para controlar la secuencia numérica de los informes de recepción de mercadería a fin de verificar que todo haya sido registrado en forma secuencial? ........................................................................................................................... 46 Tabla 10: ¿Los comprobantes de ventas son utilizados con sello fechador de “pagado”, para impedir que vuelvan a ser utilizados? .................................................................................. 47 Tabla 11: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las necesidades de la empresa? .......................................................................................................................... 48 Tabla 12: ¿Cree usted que el personal está totalmente calificado para las tareas que tiene que realizar en la empresa? ......................................................................................................... 49 Tabla 13: ¿El personal dispone de tecnología adecuada para realizar. pedidos a los. proveedores? ........................................................................................................................ 50.

(12) Tabla 14: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable? ................. 51 Tabla 15: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las necesidades de la empresa? .......................................................................................................................... 52 Tabla 16: ¿Estaría de acuerdo que se implemente un sistema contable si este le ahorraría tiempo al momento que la hagan un pedido? ...................................................................... 53. ÍNDICE DE GRÁFICOS. Gráfico 1: Proceso contable. ............................................................................................ 16 Gráfico 2: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable? ................ 39 Gráfico 3: ¿Ha tenido inconveniente al facturar un pedido de algún cliente? ..................... 40 Gráfico 4: ¿Cuenta usted con la información inmediata, cuando el cliente le solicita algún artículo? ............................................................................................................................... 41 Gráfico 5: ¿Conoce usted con exactitud el stock de materiales que dispone ...................... 42 Gráfico 6: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios físicos? ................................................................................................................................. 43 Gráfico 7: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios físicos? ................................................................................................................................. 44 Gráfico 8: ¿Se realizan inventarios de mercadería periódicamente en la empresa? ........... 45 Gráfico 9: ¿Existe un sistema contable para controlar la secuencia numérica de los informes de recepción de mercadería a fin de verificar que todo haya sido registrado en forma secuencial? ........................................................................................................................... 46 Gráfico 10: ¿Los comprobantes de ventas son utilizados con sello fechador de “pagado”, para impedir que vuelvan a ser utilizados? .......................................................................... 47.

(13) Gráfico 11: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las necesidades de la empresa? ...................................................................................................................... 48 Gráfico 12: ¿Cree usted que el personal está totalmente calificado para las tareas que tiene que realizar en la empresa? .................................................................................................. 49 Gráfico 13: ¿El personal dispone de tecnología adecuada para realizar pedidos a los proveedores? ........................................................................................................................ 50 Gráfico 14: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable? .............. 51 Gráfico 15: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las necesidades de la empresa? ...................................................................................................................... 52 Gráfico 16: ¿Estaría de acuerdo que se implemente un sistema contable si este le ahorraría tiempo al momento que la hagan un pedido? ...................................................................... 53 Gráfico 17: Logotipo de la Empresa "MANSOFT SYSTEM" .......................................... 112 Gráfico 18: módulo contable propuesto............................................................................. 113 Gráfico 19: Módulo Bancario. ........................................................................................... 114 Gráfico 20: Módulo de nómina de personal. ..................................................................... 117 Gráfico 21: Módulo de Inventarios, compras y gastos de equipos, suministros y materiales. ........................................................................................................................................... 118 Gráfico 22: Módulo de Liquidaciones de Compras y gastos de equipos, suministros y materiales. .......................................................................................................................... 119.

(14) RESUMEN EJECUTIVO El presente trabajo de diseñar un sistema contable para mejorar la gestión financiera de la FERRETERÍA “FERRI-BLANES” la cual se dedica a la compra y venta de materiales de construcción y ferretería en general en la ciudad de Santo Domingo.. El objeto de estudio de la investigación son los procesos contables y el campo de acción es el sistema contable, en el proceso de investigación para el diseño de un sistema contable, se ha utilizado diferentes métodos o técnicas como recopilación de datos, entrevistas, encuestas, y principalmente observación.. Para su elaboración se ha propuesto diseñar un Sistema Contable para poder organizar las diferentes actividades, con el fin de verificar la Gestión financiera por medio de la información oportuna y útil, para alcanzar los objetivos deseados.. También éste hace que cumpla con sus obligaciones tributarias de acuerdo a las exigencias del SRI y poder presentar información real a través de los estados financieros y poder realizar las declaraciones mensuales.. Se sugiere a los propietarios de la empresa implementar el sistema contable, para que determine el estudio de investigación, para que tomen las mejores decisiones, la calidad de información ayudará a que el proceso contable sea más productivo y eficiente, produciendo evidentemente incremento en las utilidades de la empresa..

(15) EXECUTIVE SUMARY The present work to design an accounting system to improve the financial and administrative management of the hardware "FERRIBLANES" which is dedicated to the purchase and sale of building materials and hardware in general in the city of Santo Domingo.. The object of the research study are accounting processes and field of action is the accounting system, in the process of research for the design of an accounting system, it has been used different methods or techniques such as data collection, interviews, surveys, and mainly observation.. Its production has been proposed to design an accounting system to organize different activities, in order to verify the financial management through timely and useful information to achieve the desired objectives.. Also this makes to comply with their tax obligations according to the demands of the SRI to present actual information through the financial statements and be able to make the monthly statements.. It is suggested to the owners of the company implementing the accounting system, so that the research study, determined to make the best decisions, the quality of information will help make the accounting process more productive and efficient, producing clearly increase in the profits of the company..

(16) INTRODUCCIÓN Antecedentes de la investigación. Se ha revisado en la base de datos de la Universidad “UNIANDES” Santo Domingo, se ha podido comprobar que no existe un tema que sea similar al tema propuesto, sin embargo se ha encontrado los siguientes temas:. Diseño de un sistema de contabilidad de costos para lograr la optimización en la Gestión Empresarial Createxsa – autor Trujillo Esperanza Patricia Alexandra-universidad UNIANDES.. Sistema de contabilidad comercial como aporte a la toma de decisiones gerenciales de distribuciones. Autor: Tucta Darwin.. Sistema Contable para el mejoramiento de la gestión tributaria y financiera de la finca San Carlos ubicado en el cantón Quinindé provincia de Esmeraldas. José Zambrano.. Cabe indicar que existen temas que son parecidos al que se plantea en la presente tesis y son los siguientes:. En la Universidad Tecnológica Equinoccial Campus Santo Domingo de los Colorados se encontró las siguientes tesis:. Diseño de un sistema contable para el control de los recursos Económicos y Materiales de la Unidad educativa Tecnológica Pichincha Santo Domingo de los Colorados en el año 2005. Autor: Luz Irene Flores Abarca. Facultad de Ciencias Económicas y Negocios Carrera Ingeniería de Empresas.. Después de haber realizado las investigaciones necesarias en diferentes fuentes se puede decir que no hay tesis similares siendo la única que hasta el momento existe y por lo tanto es original de la autora.. 1.

(17) A medida que avanzamos en el tiempo, si nos fijamos a nuestro alrededor nos podemos dar cuenta que, las exigencias de los clientes van aumentando y el tiempo forma parte de una de las premisas con más importancia dentro del ranking de necesidades. Esto ha sido un punto determinante de partida para desarrollar ideas de empresas en nuestro entorno.La Contabilidad es la herramienta que proporciona a la gerencia la información financiera confiable, oportuna y suficiente para la toma de decisiones; la contabilidad se ha insertado en el sistema de información, por tanto constituye una aplicación esencial que utilizan hoy en día las empresas comerciales ya que es el medio de generación de datos, reportes y balances como consecuencia de los hechos y actividades que se realizan dentro de una empresa y estos se los obtiene de manera inmediata. A diferencia de lo que ocurría en el pasado, hoy día la empresa y la contabilidad interactúan en un desarrollo mutuo de forma eficaz, eficiente, equitativa, económica y equilibrada.. Con el diseño de un sistema de contabilidad comercial como aporte a la toma de decisiones gerenciales, para el control de los recursos Económicos y Materiales en las empresas o micro empresas de la ciudad de Santo Domingo de los Colorados se pretende mejorar la situación financiera y por ende dar a conocer el sistema contable comercial aplicando los procesos contables, normativas y leyes que influyen en la toma de decisiones.. En Ecuador en general las empresas comerciales obligadas a llevar contabilidad aun no formalizan su situación contable con un proceso adecuado, que generalice al menos la información básica, a pesar de los controles infalibles de la gestión tributaria por hacer cumplir la Ley y la razonabilidad de los estados financieros no se alcanza a aplicar los procesos contables.. Ferri-Blanes requiere la implantación de un sistema contable comercial que analice, registre, clasifique e interprete adecuadamente la información financiera para la toma de decisiones.. Es por ello que el presente trabajo de investigación se desarrolla en base a la importancia de la implementación de un Sistema Contable en una empresa comercial “FERRI-BLANES” en donde se propone las diferentes herramientas e instrumentos contables para controlar las obligaciones, proteger el patrimonio, conservar los bienes y recursos e informar sobre la situación global de la misma; de acuerdo a la propuesta planteada en el presente trabajo de 2.

(18) Diseñar Sistema Contable para mejorar la Gestión Financiera de la Empresa “FERRIBLANES” dedicada a la compra y venta de materiales eléctricos y de ferretería en general de la ciudad de Santo Domingo. Los procesos unifican las diversas actividades, recursos y personal dentro de la empresa para expresarlos en información contable tal como se ha expuesto en el presente trabajo de investigación.. Situación Problémica. El sistema contable, tributario, societario actual exige al empresario el uso de tecnología, y sobre todo el manejo eficiente de información que le permita una correcta toma decisiones para asegurar la permanencia de las empresas a largo plazo. “FERRI-BLANES” está ubicada en la ciudad de Santo Domingo, Coop. 17 de Diciembre entre Av. Juan Montalvo Av. Quevedo, lleva a cabo sus actividades económicas a partir del 23 de febrero del 2006 según su inscripción en el Registro Único de contribuyentes la cual se dedica a la compra y venta de materiales de eléctricos y ferretería en general.. Al realizar un análisis previo en la empresa se ha llegado a la conclusión que no posee un adecuado control contable – financiero, por las siguientes causas:. La inadecuada organización e integridad de registros contables, hace que Ferri- Blanes no tenga instrumentos necesarios para obtener información financiera real, confiable y oportuna de acuerdo con el uso a que se destina.. La carencia de informes y de control no permite tomar decisiones acertadas referentes al destino de los recursos siendo esta una base muy importante para el adelanto de las actividades del negocio.. Existe manejo inadecuado de inventarios de mercadería lo cual. ocasiona costos de. mercaderías irreales y compras de mercadería innecesarias. Por lo tanto se debe saber claramente cuáles son los artículos que más se consume a diario, siendo esta la base fundamental para que el negocio tenga un buen funcionamiento.. 3.

(19) Al no tener políticas contables y financieras bien definidas para cada área no se puede realizar proyecciones de crecimiento del negocio así como inversiones a largo plazo, siendo estas útiles y necesarias para el cumplimiento de las metas y de los planes del negocio.. El problema planteado se orienta a la formulación del mismo.. Problema científico. ¿Cómo mejorar el sistema contable comercial en “FERRI-BLANES” para garantizar una adecuada información financiera?. Objeto de investigación y campo de acción. Objeto:. Procesos Contables. Campo de acción:. Sistema Contable Comercial. Línea de investigación. Gestión de la información contable. Objetivos. Objetivo general. Diseñar Sistema Contable Comercial para mejorar la Gestión Financiera de “FERRIBLANES” de la ciudad de Santo Domingo Tsáchilas.. Objetivos específicos. . Fundamentar teóricamente, Procesos Contables Comerciales, Gestión Financiera y Contabilidad General.. 4.

(20) . Realizar un diagnóstico sobre la situación real del proceso contable comercial en Ferri-Blanes.. . Aplicar métodos de validación de la investigación para diseñar un proceso contable comercial.. . Diseñar un Sistema Contable Comercial para Ferri-Blanes que mejore la calidad de información contable en la empresa.. . Validar la propuesta por vía de expertos. . Hipótesis o idea a defender o preguntas científicas. Es viable el diseño de un sistema contable, para mejorar la gestión financiera, mejorará la calidad de la información porque llevarían el control adecuado y seguro de todo los recursos, a los proveedores, clientes, a los vendedores les facilitaría la información.. Variables de la investigación.. Variable independiente:. Procesos contables para empresas comerciales. Variable dependiente:. Mejorar la calidad de la información. Metodología de la investigación a emplear. La investigación sobre el diseño de un sistema contable comercial mejorara la gestión financiera en “FERRI-BLANES” que se dedicada a la compra y venta de materiales de construcción y de ferretería en general de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas”. Se basó en los paradigmas cualitativos y cuantitativos, con tendencia a cuantitativo.. El paradigma cuantitativo porque se relacionó los proceso contables con números, además de la cifras, porcentajes, cuyos resultados serán examinados y fundamentados científicamente. 5.

(21) Cualitativo porque se pretende mejorar la calidad de información y se determinará como piensan y actúan los clientes externos, e internos y directivos con relación al problema de investigación, con estos elementos se evaluarán e identificarán claramente los problemas y a su vez se procederá a plantear la propuesta de solución.. La finalidad de combinar los paradigmas cuantitativo y cualitativo en el presente trabajo para integrar coda un de los capítulos, por lo tanto ayudar que aumente la validez de los hallazgos y el grado de confianza de los mismos.. Los tipos de investigación a emplear son: . Investigación de Campo.. . Aplicada.. . Bibliográfica.. . Explicativa.. . Descriptiva.. Los métodos investigativos a emplear son: . Método Analítico/Sintético. . Método Inductivo-Deductivo. . Método Analítico-Sintético. . Método Descriptivo. . Criterios de Expertos. Las técnicas aplicadas son: . Encuestas. . Entrevistas.. 6.

(22) Los instrumentos investigativos son: . Notas.. . Citas.. . Cuestionarios.. . Guía de la Entrevista. Descripción de la estructura o esquema de contenidos. El trabajo de tesis se enmarca en tres capítulos, con la premisa de la introducción en donde se caracteriza el trabajo a desarrollar a través de los antecedentes de la investigación, la descripción de la situación problémica, y su respectiva formulación, el objeto de investigación y campo de acción, la línea de investigación los objetivos, hipótesis, idea a defender o preguntas frecuentes, las variables, tipos, métodos técnicas e instrumentos de investigación, una descripción de la estructura de la tesis, el aporte teórico, significación y novedad científica.. El Capítulo I corresponde al Marco Teórico en donde se fundamenta el problema, el objeto de investigación a través del análisis y la valoración crítica de las diferentes posiciones teóricas las cuales son de valiosa importancia para el desarrollo del trabajo propuesto.. El Capítulo II constituye el Marco Metodológico y Planteamiento de la Propuesta, se presenta la caracterización del problema, se detalla el proceso metodológico aplicado, los paradigmas de investigación, las técnicas e instrumentos y la interpretación de sus resultados los que determinarán la viabilidad de la propuesta.. El Capítulo III hace referencia a la Validación y/o Evaluación de Resultados de su Aplicación; se desarrolla la aplicación de la propuesta planteada en donde se busca establecer las bases necesarias para la implementación de un SISTEMA CONTABLE COMERCIAL PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE “FERRI-BLANES” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.. 7.

(23) Aporte teórico, significación práctica y novedad científica. La FERRETERÍA “FERRI-BLANES” se dedica a la compra y venta de materiales eléctricos y ferretería en general lo cual genera una alta rentabilidad, por lo que es necesario que el flujo de información contable y administrativa sea confiable y oportuno. La empresa FERRETERÍA “FERRI-BLANES” necesita tener un flujo de datos constantes y precisos para tomar las decisiones correctas que le permitan hacerle frente a la intensa competencia a la que está sometida además necesita de información contable confiable la cual le ayudará en el caso que se decida implantar un sistema contable para mejorar la calidad de atención y de información.. Los adecuados procesos contables van a incrementar los conocimientos como estudiante en la investigación científica que se realizará para poder desarrollar la presente tesis, siendo el único medio para poder obtener el título de ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, C.P.A.. Con la información confiable y oportuna obtenida se beneficia a los propietarios para la toma de decisiones acertadas, además va a mejorar la calidad del servicio hacia el cliente, a los proveedores a través de una información rápida y al Estado a través del cumplimiento de las obligaciones tributarias.. 8.

(24) CAPITULO I 1. MARCO TEÓRICO. 1.1 Epígrafe I.- Origen y evolución de Procesos Contables Comerciales, Gestión Financiera y Contabilidad General. La contabilidad es una parte fundamental de la historia económica. y, el estudio de. la evolución de las técnicas contables, la cual aparece en la historia de los pueblos como resultado de la expansión comercial, los pueblos eran nómadas y no existía propiedad, por ello, difícilmente es posible una comprensión profunda y completa de los fenómenos económicos y sociales si no se estudian desde una óptica que incluya el enfoque históricocontable. Solamente la dificultad de los conocimientos técnicos requeridos para la práctica de la historia de la contabilidad ha impedido hasta ahora que la misma se generalizase y se reconociera su utilidad e importancia.. Con las grandes civilizaciones evoluciona la partida doble, en el avance tecnológico escritura en papiro, tenían necesidades de determinación de gastos e ingresos.. Al inicio del comercio evolucionó la partida doble, en el avance tecnológico aparece el papel, sus necesidades el registro de las transacciones.. En la revolución Industrial evolucionan los Estados Financieros con el avance tecnológico aparece la imprenta, las necesidades de relevancia en los Activos. En 1960 evoluciona el sistema contable manual, en el avance tecnológico aparece la computadora, y era necesario por la rapidez en el manejo información.. En el siglo XXI en la evolución de la contabilidad la automatización en los datos, en el avance tecnológico aparecen las redes, internet y nuevos medios de comunicación, siendo necesario para la información a tiempo y real, medir la gestión de conocimiento.. 9.

(25) A nivel mundial el sistema contable aporta con la concientización comercial y es la base sobre el cual se fundamentan las decisiones gerenciales y las decisiones financieras, por lo que no existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable.. En una época extremadamente competitiva, los riesgos de quedarse y desaparecer son cada vez mayores, esto lo han entendido perfectamente los empresarios y los emprendedores en potencia. Para reducir el riesgo, la mayoría de empresa lo llevan a cabo reformas internas sustantivas que conlleven principalmente al mejoramiento del servicio y atención al cliente. Los resultados de dichos cambios, como reducción de costos y mejoras en los procesos, benefician finalmente a los compradores.. En las empresas, uno de los procesos que ha merecido especial atención y experimentado mejoras notables es la Contabilidad, comprendida como el medio de generación de datos, reportes y balances es decir, información que usa el gerente en la toma de decisiones. Proceso contable que se encuentra computarizado, en línea y descentralizado, de tal manera que los datos, acumulados y específicos se obtienen casi al instante. Un gerente con información oportuna, estará en capacidad de afrontar los retos de la competencia con buenas probabilidades de éxito; por el contrario, una empresa sin datos oportunos, confiables, completos, está en desventaja y, con seguridad, destinada al fracaso.. A diferencia de lo que ocurría en el pasado, cuando la contabilidad sólo era una formalidad para cumplir con el cálculo y pago de impuesto, hoy día la empresa y la contabilidad coexisten desde los inicios del negocio y su interacción les permite el desarrollo mutuo.. La empresa requiere de contabilidad si desea progresar, y la contabilidad no tendrá objeto si no existiera la empresa.. Santo Domingo es el corazón comercial de la Región, se convirtió en el eje de distribución comercial para la región desde 1980. En ese entonces hubo un ‘boom’ de comerciantes de la Sierra y de la Costa. Llegaron de provincias aledañas para instalar negocios. Algunos de esos locales aún funcionan y son más frecuentados estos días, a propósito de las fiestas por los 45 años de cantonización, según el censo económico que desarrolló el Instituto Nacional de 10.

(26) Estadística y Censos (INEC). Los más representativos son la fabricación de muebles; venta de alimentos, mantenimiento y reparación de automotores, ferreterías, restaurantes y locales de telecomunicaciones; las expectativas de negocio se han ido expandiendo poco a poco. La Ferretería “FERRI-BLANES” fue creado hace aproximadamente 12 años en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, es una empresa privada que se dedica a la compra y venta de materiales eléctrico y ferretería en general cuya actividad genera una alta rentabilidad y un alto flujo de información contable que difícilmente está controlado por la propietaria de la empresa, siendo necesario e importante llevar un control y registro de todo los procesos que el negocio conlleva.. 1.2 Epígrafe II.- Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre Procesos Contables Comerciales, Gestión Financiera y Contabilidad General. 1.2.1 Contabilidad. “Es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un sistema dinámico de control e información que sustenta tanto un marco teórico, como las normas internacionales; se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el patrimonio; de la valorización justa y actual de los activos y obligaciones de la empresa y de la representación relevante de la situación económico-financiera”. (ZAPATA, Pedro, 2011, pág. 8) “Contabilidad es el crecimiento de las sociedades, la identificación de sus actividades, el progresivo intercambio, hizo marchar estas originarias tareas contables por cauces cada vez más complejos y precisos”. (ORMACHEA, 2006, pág. 7). 1.2.2 Objetivo de la contabilidad. “Conocer el estado financiero de un negocio proporcionando una imagen numérica de la realidad que sucede en la vida y en la actividad de la empresa, conocer el patrimonio y sus modificaciones mediante recopilaciones de toda la información financiera podemos evaluar la marcha de la empresa, el nivel de sus costos y la cantidad de sus beneficios que están 11.

(27) generando y a partir de esta información se puede establecer los presupuestos y objetivos de rendimientos para planificar el próximo año o periodo comercial” (ZAPATA Pedro, 2008 pág. 1). Los objetivos recopilar toda información financiera para ser evaluada y proporcionar un informe de la situación real de la entidad la misma que servirá como un instrumento para la toma de decisión.. 1.2.3 Importancia de la Contabilidad.. De la definición se destacan los siguientes elementos que marcan la importancia real de la contabilidad. . Sistema dinámico, pues al procesar de manera sistemática los hechos económicos, la contabilidad permite establecer controles efectivos de los recursos y generar un conjunto de reportes específicos, estados financieros y sus notas explicativas.. . Reconocimiento de los hechos que afectan la situación patrimonial, es decir los ingresos, costos y gastos.. . Valoración justa y actual, se refiere a las inversiones realizadas por la entidad y obligaciones contraídas.. . Presentación relevante de la situación económico-financiera, que permita brindar confianza a acreedores, inversionistas y autoridades de control fiscal.. . Tomar decisiones adecuadas, a partir de la información confiable que periódicamente ofrece la contabilidad, con altas probabilidades de, éxito. (ZAPATA Pedro,2011 pág.8). 12.

(28) 1.2.4 Funciones básicas de la contabilidad.. La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones. . Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.. . Clasificar la información para determinar en qué parte del Balance se aplicarán las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o egresos.. . Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan las leyes de cada país.. . Informar sobre los resultados obtenidos de las transacciones de la organización, en un periodo determinado.. 1.2.5 Campos de aplicación.. La contabilidad es única en sus principios y múltiples en sus aplicaciones. En la actualidad se determinan campos especializados en esta área, de acuerdo con el objetivo que cumplen en cada caso; de tal manera que podemos hablar de las diferentes contabilidades, las cuales están destinadas a proporcionar información tanto a terceras personas relacionadas con la empresa, como su administración para la toma de decisiones. . Contabilidad comercial general.-Es aquella que se utiliza en los negocios de compra y venta de mercaderías y servicios no financieros. Ejemplos: almacenes de calzado, de electrodomésticos; empresas de transporte, de seguridad y vigilancia, etc.. . Contabilidad de costo.- Se aplica especialmente en las empresas manufactureras, mineras, agrícolas y pecuarias. Ejemplo: fábricas y talleres; pero se puede usar también en empresas de servicios especializados o específicos. Ejemplos: hospitales, eléctricas y telefónicas.. 13.

(29) . Contabilidad gubernamental.- Se aplica en las empresas y organismos del Estado. Ejemplos: ministerios, universidades estatales, empresas públicas, etc.. . Contabilidad bancaria.- “Es aquella utilizadas en las entidades financieras para registrar depósitos en cuentas corrientes y de ahorro, liquidación de intereses, comisiones, cartas de créditos, remesas, giros y otros servicios bancarios”. Ejemplos: bancos, administradoras de fondos, casas de cambio, cooperativas de ahorro y créditos, mutualistas, etc. (ZAPATA Pedro,2011 pág.9). 1.2.6 Contabilidad Comercial.. Es aquella que se utiliza en los negocios de compra y venta de mercaderías y servicios no financieros. Ejemplos: almacenes de calzado, de electrodomésticos; empresas de transporte, de seguridad y vigilancia, etc. (ZAPATA Pedro, 2011, pág.9). La contabilidad comercial, es la rama de la contabilidad centrada en la actividad de un comercio. Gracias a la contabilidad, el comercio logra tener registros de todas sus operaciones que pueden cuantificarse en términos dinero.. 1.2.7 Cuentas Contables. “Es un formato con término (nombre a denominación objetiva) usada en contabilidad para registrar, clasificar y resumir en forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similares (organizadas en las transacciones comerciales) que corresponden a diferentes rubros del Activo, Pasivo, Patrimonio, las rentas de costos y gastos” (Zapata Pedro, 2008 pág.23) “La cuenta contable es un instrumento de operación mediante la cual podemos subdividir, el activo, pasivo capital y organizarlo de acuerdo a ciertas características de afinidad y el cual nos permite graficar todo los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación”.(HERNÁNDEZ José, WEB. 2005 PÁG. 1). 14.

(30) Cuenta contable es el nombre que asigna un grupo homogéneo de bienes, servicios, derechos y obligaciones de una misma especie que se registran en la contabilidad y se mantiene durante el ciclo contable.. 1.2.8 Plan de Cuentas “El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de gran importancia para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña y se elabora atendiendo los Conceptos Contables de General Aceptación y normas de contabilidad” (ZAPATA Pedro, 2007, pág. 23).. El plan de cuentas es un listado ordenado, clasificado y codificado de las cuentas, subcuentas y cuentas auxiliares que sirve de estructura básica en el proceso contable que utiliza una empresa. Se diseña y elabora atendiendo los Conceptos contables de General Aceptación y normas contables. 1.2.9 Proceso Contable “El registro de las operaciones del proceso productivo de transformación debe seguir una secuencia que se conoce en la contabilidad financiera como proceso contable; es así que deben ser jornalizados, comprobadas y presentadas en uno de los estados financieros” (ZAPATA Pedro, 2007, pág.21). “La contabilidad como un sistema de información útil e imprescindible en la toma de decisiones el proceso contable consiste en la captación, registro, resumen y clasificación de las operaciones mercantiles durante determinado periodo” (DÁVALOS Omar: pg.3).. Es la secuencia que se debe seguir para poder presentar y controlar los estados financieros, consiste en la captación, clasificación, registro y resumen de las operaciones mercantiles. 15.

(31) 1.2.10 Flujo o Proceso Contable.. Se presenta la secuencia de los pasos que siguen las transacciones que ejecutan las empresas; éstos en la actualidad están informatizados, con lo cual se ahorra tiempo para que el contador invierta en otras actividades, como conteo de mercaderías y activos fijos, realizar arqueos más frecuentes, efectuar conciliaciones bancarias y de cuentas. Esto ha permitido que el contador se convierta en el analista financiero, en el guía indicado El proceso contable es el siguiente:. Gráfico 1: Proceso contable. RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN (Paso 1) DOCUMENTO FUENTE . Prueba evidente con soportes. . Requiere análisis. . Se archiva cronológicamente. JORNALIZACIÓN O REGISTRO INICIAL (Paso 2) LIBRO DIARIO . Registro inicial. . Requiere criterio y orden. . Se presenta como asiento. MAYORIZACIÓN (Paso 3) LIBRO MAYOR . Clasifica valores y obtiene saldos de cuenta. . Requiere criterio y orden. . Brinda idea del estado de cada cuenta. COMPROBACIÓN (Paso 4) AJUSTES . Actualiza y depura saldos. . Permite presentar saldos razonables. BALANCE (Paso 5) . Resumen significativo. . Valida el cumplimiento de normas y conceptos de general aceptación. ESTRUCTURA DE INFORMES (Paso 6) ESTADOS FINANCIEROS . Financieros. . Económicos. 16.

(32) Reconocimiento de la Operación (Paso 1). Implica en entrar en contacto con la documentación (facturas, recibos, etc.) y efectuar el análisis que conlleve a identificar la naturaleza el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas. (ZAPATA Pedro, 2007, pág. 36).. Por su origen.. Documentos internos; aquellos que deben ser emitidos por la empresa y, por tanto, entregados como soporte de la transacción; por ejemplo, nota de venta.. Documentos externos: aquellos que llegan a la empresa como soporte de la ejecución de una transacción con otras empresas; por ejemplo, factura de compra.. Por su importancia.. Documentos principales: aquellos considerados indispensables y, en consecuencia, se genera como soporte fundamental de la transacción; por ejemplo, las facturas, las notas de ventas, las notas de créditos, etc.. Documentos secundarios: aquellos que completan el expediente de una transacción; por ejemplo, las notas de pedido, las facturas proformas, las actas de entrega y recepción, las notas de ingresos o afines memorandos, etc.. Por su formato.. No regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por la propia empresa.. Regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por regulaciones de organismos de control gubernamental.. 17.

(33) Jornalización o Registro Inicial (Paso 2). El Código de Comercio, la Ley de Compañías, el Código Tributario, la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, entre otros, referencian la obligación de llevar contabilidad, citan los libros básicos e incluso recomiendan el tipo de información que debe contener. (ZAPATA Pedro, 2011, pág. 39). Asiento Contable. Es la fórmula técnica de anotación las transacciones bajo partida doble,. Libro Diario. Es el registro contable principal, en el que se anotan todas las operaciones en forma de asiento.. Mayorización (Paso 3). Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran jornalizados respetando la ubicación de las cifras, de tal manera que si un valor está en él Debe, pasará al Debe de la cuenta correspondiente.. Libro Mayor. Es el segundo registro principal que se mantiene por cada cuenta, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Para fines didácticos se utiliza la denominada “T”. (ZAPATA Pedro, 2011, pág.42). . Comprobación (Paso 4).. Mensualmente se debe verificar el cumplimiento del concepto de partida doble y otros relacionados con la valuación, consistencia, etc.; para esto será necesario elaborar un 18.

(34) Balance de comprobación, el mismo que se prepara con los saldos de las diferentes cuentas que constan en el Libro mayor principal.. Relatividad del Balance de Comprobación. Conseguir en este balance que los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye un avance significativo; sin embargo, es en este preciso instante cuando el criterio y conocimiento del contador se debe evidenciar, ya que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos puestos que muchos de ellos por diversas causas, están desactualizados o incompletos o simplemente mal determinados.. Desactualización automática de saldos. Muchas cuentas se desactualizan, debido al paso del tiempo, al uso o cambio en las condiciones económicas de la empresa” (ZAPATA Pedro, 2011, pág. 45). Estructuración De Los Estados Financieros. (Paso 5). Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un período contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, la cual permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad.. Estado De Resultados:. Muestra los efectos de las operaciones de una empresa y su resultado, final, ya sea ganancia o pérdida; resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminución en el patrimonio de la empresa durante un período determinado.. Es un informe contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio y determina la posición financiera de la empresa en un momento determinado.. 19.

(35) 1.3 Epígrafe III.- Valoración Crítica de los conceptos principales de las distintas Posiciones Teóricas. 1.3.1 Sistema Contable.. Es un módulo ordenado de componentes que interactúan entre sí y que se hallan interrelacionados. La idea contable, por su parte, hace referencia a aquellos vínculos de la contabilidad, el método que permite llevar las cuentas de una organización.. La noción del sistema contable, se trata del conjunto de elementos que registran la información den financiera y las interrelaciones de estos datos.. Los sistemas contables se componen de diversos tipos de documentos e implican la participación de especialista (contadores) que se encargan del registro preciso y del análisis de la información En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa informático que permite registrar la Información. Software Contable cuenta con diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y balances de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos. (http://definicion.de/sistema-contable/). 1.3.1 Importancia del Sistema Contable.. Tener un buen sistema de contabilidad en nuestra empresa que sea eficiente y funcional además de ser un activo intangible, indiscutiblemente lo convierte en una fuente de información importante para conocer de la situación económica y financiera para nuestras organizaciones.. Los principios de la contabilidad deben. ser implacables en el sistema contable, la. Contabilidad contenida en nuestro software de contabilidad debe tener ciertas características o cualidades, como las siguientes: . Debe ser clara y fácil de comprender. 20.

(36) . Que se presente de forma oportuna.. . Que sea verificable, en la medida que presente fielmente los hechos económicos.. . Debe tener relevancia, que permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.. . Debe ser fácil y comparable.. La importancia de la información que genera el sistema contable es vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organización, para poder corregir cualquier desviación que tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han previsto. ganar.(http://www.orionplus.info/WEB/la-importancia-del-sistema-. contable/software-contable/articulos-de-interes/contabilidad/importancia-del-sistemacontable.html). Características de un Sistema Contable.. Un sistema contable debe contar con algunos requisitos mínimos para que ofrezcan facilidades que todo profesional contable desearía como la rapidez de la gestión, organización del trabajo y los datos, crear historiales, manejar varios clientes o empresas, de bajo costo y, por sobre todo, un sistema contable fácil de usar. Características que deben tener un Sistema Contable. . Multi-empresa: Esto ayudaría a gestionar 2 o más empresas a la vez.. . Multi-usuario: Esto con el motivo de permitir el trabajo de 2 o más usuarios para agilizar la gestión contable.. . Económico: El costo del software es muy importante, los sistemas gratuitos normalmente cuenta con varias limitaciones en la configuración.. . Copias de seguridad: Es importante tener el respaldo de varias copias de todas las actividades que vas realizando y los datos que vas generando.. 21.

(37) . Multi-moneda: Esto facilitará trabajar con una o varias monedas a la vez permitiendo trabajar con monedas local o extranjera.. . Manual de usuario: Todo sistema tiene sus propias configuraciones, para comprenderlas es recomendable tener material de apoyo.. . Creación de perfiles de usuarios: Ayudará a la seguridad de los datos, mantenimiento de Contraseñas y Permisos para cada usuario.. . Soporte y garantía: Un sistema contable de pago permite tener soporte ya sea online o presencial además de la garantía del software.. . Impresión de informes: Los informes deben ser impresos ya sean balances general, mensual, balance de comprobación, estados de resultado, pérdidas, ganancias, etc.. . Exportar reportes: Además de la impresión de los trabajos, debe ser compatibles con otros tipos de documentos para su mejor presentación ya sea en Excel, Word o Pdf.. Objetivos de la Información Contable.. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos de otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período. . Predecir flujos efectivos.. . Apoyar a los administradores en la Planeación, Organización y Dirección de los negocios.. . Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.. . Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. 22.

(38) . Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.. . Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.. . Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.. . Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.. Estructura del Sistema Contable.. Sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, flexibilidad y una relación aceptable costo/beneficio.. El sistema contable, se deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir. . Registro de la actividad financiera: se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos.. . Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías.. . Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.. Estos tres pasos que se han descrito; constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén. 23.

(39) interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.. Utilización de la Información Contable.. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación.. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciará hasta qué punto la información contable se basa en estimativo más que en mediciones precisas y exactas.. La finalidad de toda empresa.. Producir bienes y / o servicios en forma eficiente de manera de satisfacer mejor las necesidades. . Lograr resultados positivos en el desarrollo de sus actividades.. . Permitir realizar del hombre en su trabajo y contribuir a su desarrollo integral, por un momento por una parte, y por otra cumplir con las obligaciones sociales y públicas a las que se encuentra obligado por el hecho de ser miembro de la comunidad.. 24.

(40) . El entorno necesita información de los tres aspectos. Esta información se materializa en estados a informes que provienen del sistema de información de la empresa.. Limitaciones de la Información Contable.. La información contable va a depender del tipo de información que se está utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la empresa. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos y la toma de decisiones de la empresa.. Costos unitarios.. Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario o medir las utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando la empresa fija los precios de sus productos.. Costos Estándares.. Los Costos Estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Los costos estándares contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de los costos. Estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estándar se determinan con anticipación.. Las limitaciones de Estos Costos Serían: . En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica.. . La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión.. 25.