I
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
TEMA: MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE AUTO-FÁCIL IBARRA.
AUTORA: ALDAS CORAL MERCY PATRICIA
ASESORA: ING. PANTOJA JANNETH
II
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR DE TESIS
En calidad de tutora certifico que este trabajo de tesis titulado “MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE AUTO-FÁCIL IBARRA” ha sido dirigido, asesorado, supervisado y realizado bajo mi dirección en todo su desarrollo, y dejó constancia de que es original de la autora Mercy Patricia Aldas Coral y cumple los requerimientos metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes exige; Por tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Ibarra, 22 de septiembre del 2014
Atentamente.
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo Mercy Patricia Aldas Coral, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; y que este no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional.
_______________________________ Mercy Patricia Aldas Coral
IV
DEDICATORIA
Esta tesis está dedicada a DIOS quién supo guiarme por el buen camino, dándome la fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaron.
A mis padres por ser un ejemplo para mí, quienes con su infinito amor y apoyo me dieron el aliento necesario para poder culminar mi profesión.
A mis hermanos por sus consejos, apoyo, cariño y por representar la unidad familiar y darme la dicha de ser tía.
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AGRADECIMIENTO
Mi sincero agradecimiento a todos los docentes de la universidad UNIANDES quienes han aportado para mi formación profesional brindándome siempre su orientación con profesionalismo ético en la adquisición de conocimientos.
De manera especial a mi asesora de tesis la Ing. Janneth Pantoja por su paciencia, apoyo y su valiosa orientación para la conclusión de mi trabajo de investigación.
Mi agradecimiento también a la empresa AUTO-FACIL IBARRA, quienes con su ayuda desinteresada me facilitaron toda la información necesaria para el desarrollo del mismo
Son muchas las personas a las que desearía agradecerles, a las que nunca dudaron de mí y que estuvieron seguros de que lograría este triunfo anhelado, algunas están aquí conmigo y otras en mis recuerdos y en mi corazón.
A todos ellos gracias, por su infinito apoyo.
VI
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ... 1
Planteamiento del problema ... 2
Delimitación del problema ... 2
Objeto de investigación y campo acción ... 2
Identificación de la linea de investigación ... 2
Objetos : objetivo general y objetivo(s) especifico(s) ... 2
Hipótesis ... 2
Idea a defender ... 2
Preguntas científicas ... 2
Justificación del tema ... 2
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear ... 2
Resumen de la estructura de la tesis, elementos de novedad ... 2
CAPÍTULO I ... 4
MARCO TEÓRICO ... 4
1.1. Origen y evolución de la gestión administrativa ... 4
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas de la gestión administrativa ... 5
1.2.1 Administración ... 5
1.2.1.1 Definición, importancia de la administración. ... 5
1.2.1.2 Objetivos de la administración ... 5
1.2.1.3 Principios de la administración ... 6
1.2.2 Proceso administrativo ... 7
1.2.2.1 Definición e importancia del proceso administrativo ... 7
1.2.2.2 Etapas del proceso administrativo ... 8
VII
1.2.3.1 Definición ... 11
1.2.3.2 Sinergia de la gestión estratégica organizacional ... 11
1.2.3.3 Beneficios de la gestión estratégica ... 11
1.2.3.4 Gestión administrativa ... 12
1.2.3.5 Etapas del modelo gestión administrativo. ... 12
1.2.3.6 Desarrollo de un modelo de gestión administrativo ... 13
1.2.4 Desarrollo organizacional ... 13
1.2.4.1 La organización ... 13
1.2.4.2 Elementos esenciales de la organización ... 14
1.2.4.3 El cambio organizacional. ... 15
1.3 Valoración crítica ... 16
1.4 Análisis crítico sobre el objeto de investigación ... 17
1.5 Conclusiones parciales del capítulo ... 18
CAPÍTULO II ... 19
MARCO METODOLÓGICO ... 19
2.1 Caracterización de la empresa ... 19
2.2 Descripción del procedimiento metodológico ... 19
2.2.1 Modalidad ... 19
2.2.2 Tipos de investigación ... 19
2.2.3 Métodos de investigación ... 20
2.2.4 Técnicas de investigación ... 20
2.2.5 Instrumentos de investigación ... 20
2.2.6 Análisis de la entrevista aplicada al gerente general de auto-fácil ... 20
2.2.7 Análisis de la entrevista aplicada a los trabajadores de auto-fácil ... 24
VIII
2.3.1 Estrategias del Análisis FODA ... 29
2.4 Propuesta del investigador: modelo de gestión administrativo, para el fortalecimiento organizacional de Auto-fácil Ibarra. ... 30
2.5 Conclusiones parciales del capítulo ... 31
CAPÍTULO III ... 32
DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 32
3.1 Modelo de gestión administrativo para el fortalecimiento organizacional de auto-fácil Ibarra. ... 32
3.1.1 Introducción. ... 32
3.2 Estructura organizativa de la empresa ... 33
3.2.1 Misión ... 33
3.2.2 Visión ... 33
3.2.3 Organigrama funcional de la empresa AUTO-FÁCIL. ... 33
3.2.4 Objetivos estratégicos ... 34
3.2.5 Políticas organizacionales ... 34
3.2.6 Objetivos organizacionales ... 34
3.2.7 Principios y valores corporativos ... 35
3.2.8 Directrices de desempeño ... 35
3.3 Manual de funciones de la empresa Auto Fácil ... 37
3.4 Manual de procesos ... 45
3.4.1 Mapa de procesos ... 45
3.4.2 Estructura de procedimientos ... 46
3.4.2.1 Planificación Estratégica ... 46
3.4.2.2 Cierre mensual del presupuesto ... 50
IX
3.4.2.4 Compra de vehículos ... 54
3.4.2.5 Venta de vehículos ... 56
3.5 Reclutamiento, selección, contratación, inducción ... 59
3.5.1 Reclutamiento de Personal ... 59
3.5.2.-Proceso de selección ... 60
3.5.3 Test que deben rendir los aspirantes ... 61
3.5.4 Contratación ... 62
3.5.5 Inducción ... 62
3.6 Validación por expertos... 64
3.7 Conclusiones parciales del capítulo ... 66
CONCLUSIONES ... 67
RECOMENDACIONES ... 68
BIBLIOGRAFÍA ... 68
X
INDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1. Modelo de gestión administrativo ... 13
Figura Nº 2. Matriz FODA ... 26
Figura Nº 3. Matriz de factores de riesgo y optimización ... 28
Figura Nº 4. Estrategias del análisis FODA ... 29
FiguraNº 5. Propuesta modelo de gestión administrativo ... 30
Figura Nº 6. Organigrama estructural de la empresa ... 33
Figura Nº 7. Funciones del gerente ... 38
Figura Nº 8. Funciones del director comercial ... 40
Figura Nº 9. Funciones de la contadora ... 41
Figura Nº 10. Funciones del vendedor ... 41
Figura Nº 11. Funciones de la secretaria ... 44
Figura Nº 12. Funciones servicios generales ... 45
Figura Nº 13. Mapa de procesos ... 46
Figura Nº 14. Proceso de la planificación estrategia ... 47
Figura Nº 15. Convocatoria ... 48
Figura Nº 16 .Control de asistencia ... 49
Figura Nº 17. Control de asistencia ... 50
Figura Nº 18. Proceso del cierre mensual del presupuesto ... 51
Figura Nº 19. Proceso del control presupuestario ... 52
Figura Nº 20. Informe mensual ... 53
Figura Nº 21. Estado de cuenta ... 54
XI
Figura Nº 23. Ficha condición del vehículo... 56
Figura Nº 24 .Proceso de la venta de vehículos ... 57
Figura Nº 25 .Ficha salida de vehículo ... 58
Figura Nº 26 .Contrato de compra y venta ... 59
XII
INDICE DE TABLAS
XIII
RESUMEN EJECUTIVO
XIV
EXECUTIVE SUMMARY
1 INTRODUCCIÓN
En los últimos años el comprar un auto para muchos significa un sueño materializado, un logro individual o familiar, un logro empresarial, entre otros.
Muchas personas prefieren comprar un auto usado en un patio debido a varios factores: precio, modelo, costo de repuestos, marca, y demás porque las transacciones son más sencillas. Hoy en día adquirir un auto nuevo en los concesionarios no es una buena opción, ya que el auto nuevo se desvaloriza muy rápido.
Auto-Fácil es una empresa dedica a la comercialización de vehículos nuevos, semi-nuevos y usados: Accesorios y servicios en el campo automotriz liviano y pesado, atendiendo requerimientos y expectativas de los clientes.
Por medio de una entrevista realizada al Señor Paolo Meneses Gerente General de la Empresa Auto-Fácil Ibarra manifestó que la empresa inicio sus operaciones en 1990 con el nombre Auto North para posteriormente cambiar su nombre al que hoy es AUTO-FÁCIL IBARRA, la empresa se encuentra ubicada en la parte sur de ciudad de Ibarra, cerca de la entrada a la parroquia de San Antonio. Con lo referente a las ventas explico que estas han bajado notoriamente, debido a que los autos aumentaron de precio por las actuales restricciones a las importaciones determinadas por el Gobierno. Manifestó también que los vendedores que no
están constantemente capacitados en cuanto a la atención al cliente, venta de vehículos, entre otros aspectos, lo cual hace que los empleados se sientan desmotivados y que hagan de su trabajo una rutina.
Finalmente explico, que todo esto se debe a que la empresa opera con un inadecuado manejo de los procesos administrativos, ya que existe una ausencia de un liderazgo pro activo en la organización, por falta de conocimientos de administración en la alta gerencia o porque en la empresa antecede una centralización de la autoridad en la toma de decisiones.
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cumplimiento y la óptima aplicación del proceso administrativo. Desde este punto de vista el trabajo de investigación se enmarcara en la línea de investigación: Competitividad, administración estratégica y operativa, antecedentes de la investigación
Planteamiento del problema Delimitación del problema
El objetivo general es: Diseñar un modelo de gestión administrativo para el fortalecimiento organizacional de Auto-Fácil Ibarra, por lo que deberá fundamentar teóricamente el modelo de gestión administrativo y el fortalecimiento organizacional. Diagnosticar la situación actual de la empresa en función a los procesos administrativos. Establecer los elementos más idóneos para el modelo de gestión y validar la propuesta mediante la opinión de expertos. De esta forma la aplicación de un modelo de gestión administrativo permitirá el fortalecimiento organizacional de Auto-Fácil Ibarra.
Objeto de investig ación y campo acción Identificació n de la linea de investigació n
En el Capítulo I se estructuró el Marco Teórico, con la finalidad de fundamentar en forma técnica y científica los componentes del proyecto, para lo cual se consideró bibliografía técnica de diferentes autores.
Objetos : o bjetivo general y o bjetivo(s) especifico(s)
Hipótesis Idea a defender
En el Capítulo II se realizó el marco metodológico de la propuesta, mediante la aplicación de métodos, así como la investigación de campo de acuerdo a evidencias documentales y análisis de la información.
Preguntas cie ntíficas Justificació n del tema
Finalmente en el Capítulo III se diseñó el modelo de gestión administrativo para el fortalecimiento organizacional de Auto-Fácil Ibarra.
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear Resumen de la estructura de la tesis, ele mento s de novedad
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Proceso administrativo, constituye un conjunto de etapas sucesivas la cual se relaciona y forman un proceso integral, con la finalidad de obtener resultados efectivos, es una herramienta de tipo organizacional que facilita al gerente planificar, organizar, dirigir y controlar.
La incorporación de un modelo de gestión en una empresa u organización ayudará a optimizar los procesos de gestión, logrando un trabajo eficiente y fácil de realizar, mejorar los productos o servicios que ofrece a los clientes, y aumentar su nivel de rentabilidad.
4 CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
1.1.ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Duane (2009), propone que la práctica de administración ha existido desde los tiempos más remotos, los relatos judíos – Cristianos de Noé, Abraham y sus descendientes indican el manejo de grandes números de personas y recursos para alcanzar una variedad de objetivos. Las antiguas civilizaciones de Mesopotamia, Grecia, Roma mostraron los resultados de una buena práctica administrativa en la producción de asuntos políticos, el advenimiento de Frederick, W. Taylor y la escuela de administración científica, iniciaron el estudio general de administración como disciplina.
Según Amat (2008) resulta evidente que las funciones del administrador contemporáneo tiene su antecedente en los tiempos más remotos de la historia. De ahí la problemática administrativa de los pueblos antiguos y los que se enfrentan hoy día al estado social del derecho y el mundo empresarial.
Moreno V. (2008), explica que la administración como disciplina es relativamente nuevo, la historia del pensamiento administrativo es muy antigua ya que esta nace con el hombre, pues en todos los tiempos ha habido la necesidad de coordinar actividades.
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papel preponderante en cuanto al desarrollo del pensamiento administrativo en cuanto al desarrollo del pensamiento administrativo F. W Taylor, Henry Fayol, los esposos Gilbrenth y Helton Mayo.
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1.2.1 ADMINISTRACIÓN
1.2.1.1 Definición, importancia de la administración.
Según Koontz & Weinhrich (2009), la administración es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos económico, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas técnicas sistematizadas
• Importancia
Robbins & Coulter (2008), establece que la importancia de la administración, está en que imparte efectividad a los esfuerzos humanos, ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.
La administración es un proceso de diseño y mantenimiento de un entorno, con el propósito de cumplir de manera eficiente objetivos establecidos.
La importancia de la administración es desempeñar las funciones de la planeación, organización, integración de personal, dirección y control. La administración es una actividad esencial en todos los niveles organizacionales; sin embargo las habilidades administrativas requeridas varían en cada nivel.
1.2.1.2 Objetivos de la administración
Según García & Pelayo (2008), los objetivos de la administración son los siguientes:
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• Permite a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla • Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección de los esfuerzos de planeación de un gerente.
1.2.1.3 Principios de la administración
Según Koontz & Weinhrich, (2009), para que la administración se lleve a cabo con la máxima eficiencia, se recurre a la ayuda de principios. Los principios deben ser flexibles y el utilizarlos implica inteligencia, experiencia, decisión y mesura.
A continuación se presentan los 14 principios de administración según Henry Fayol.
• División del trabajo. Esta es la especialización que los economistas consideran necesaria para la eficiencia en el uso de la mano de obra. Fayol aplica el principio a todos los tipos de trabajo, tanto administrativo como técnico.
• Autoridad y responsabilidad. En este punto Fayol descubre que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas, y la segunda es consecuencia de la primera de la cual surge. Concibe la autoridad como una combinación de factores oficiales, derivados de la posición del gerente y factores personales, que forman un compuesto de inteligencia, experiencia, crecimiento moral, servicio pasado, etc.
• Disciplina. Al considerar la disciplina como respeto por acuerdos que están dirigidos a obtener obediencia, aplicación, energía y las características exteriores de respeto, Fayol declara que la disciplina requiere buenos superiores en todos los niveles.
• Unidad de mando. Esto significa que los empleados deberán recibir órdenes solo de un superior.
• Unidad de dirección. Según este principio, cada grupo de actividades con el mismo objetivo deben tener una cabeza y un plan. A diferencia del cuarto principio, este se relaciona con la organización del cuerpo corporativo y no con el personal.
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• Remuneración. La remuneración y los métodos de pago deberán ser justos y permitirles la satisfacción máxima posible a los empleados y a la empresa.
• Centralización. Sin usar el término “centralización de la autoridad”, Fayol se refiere al grado en que la autoridad está concentrada o dispersa. Las circunstancias individuales determinaran el grado que “dará la mejor producción general”.
• Cadena escalar. Fayol concibe esto como una “cadena de superiores” desde los niveles más elevados hasta los más bajos, los cuales habrán de observarse normalmente, pero no se respetaran cuando el hecho de seguirlos escrupulosamente fuera perjudicial.
• Orden. Al dividir el orden en “material y “social”, Fayol sigue el sencillo adagio de “un lugar para todas las cosas (todas las personas) y todas las cosas (todas las personas) en su lugar”. Esto es en esencia, un principio de organización en el arreglo de cosas y personas.
• Equidad. La lealtad y la devoción deberán obtenerse del personal mediante una combinación de amabilidad y justicia por parte de los gerentes cuando traten con los subordinados.
• Estabilidad de los empleados. Al descubrir que la rotación innecesaria es tanto la causa como el efecto de la mala administración, Fayol señala sus peligros y costos. • Iniciativa. Se concibe como la elaboración y la ejecución de un plan. Como es una de
las “satisfacciones más profundas que un hombre inteligente puede experimentar”, Fayol exhorta a los gerentes a “sacrificar la vanidad personal” con el fin de permitir que los subordinados ejerzan la iniciativa.
• Espíritu de equipo. Este es el principio de que “la unión hace la fuerza”, así como una extensión del principio de unidad de mando que subraya la necesidad de trabajar en equipo y la importancia de la comunicación para obtenerlo.
1.2.2 PROCESO ADMINISTRATIVO
1.2.2.1 Definición e importancia del proceso administrativo
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Manejar eficazmente una empresa y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas.
Importancia
Según Tobar (2008), el proceso administrativo es importante porque:
• Es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente sea más necesaria en los grupos más grandes
• Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad
• La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración
• A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.
1.2.2.2 Etapas del proceso administrativo
Koontz & Weinhrich (2009), las etapas del proceso administrativo son las siguientes: a) Planificación
Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificación incluye elegir y fijas las misiones y objetivos de la organización.
En la organización la planificación es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. La planificación es fundamental ya que:
• Permite que la empresa esté orientada al futuro • Facilita la coordinación de decisiones
• Resalta los objetivos organizacionales
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• Permite diseñar métodos y procedimientos de operación
• Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo • Establece un sistema racional para la toma de decisiones
• Facilita el control para medir la eficiencia de la empresa
b) Organización
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida es necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Los propósitos de la organización son:
• Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa • Eliminar duplicidad de trabajo
• Establecer canales de comunicación
• Representar la estructura oficial de la empresa
c) Integración de personal
La función administrativa de integración de personal consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de carreras, compensación y capacitación o desarrollo, a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.
10 d) Dirección
La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional mediante la guía de los esfuerzos del grupo a través de la motivación, comunicación y supervisión. Para lo cual se debe seguir las siguientes etapas:
• Toma de decisiones: es la elección del curso de acción entre varias alternativas
• Integración: con ella el administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas, para ejecutar los planes.
• Motivación: por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos
• Comunicación. Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.
• Supervisión: chequear que las cosas se estén dando de una manera correcta.
e) Control
Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. Para lo cual se tiene que seguir las siguientes etapas:
• Establecimiento de estándares: representa el estado de ejecución deseado, son los objetivos definidos de la organización.
• Medición de resultados: es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
• Corrección: la utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares.
• Retro alimentación: mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo
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1.2.3 MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO 1.2.3.1 Definición
Según Rober, (2008), los modelos de gestión administrativos imitan la realidad de las empresas para buscar soluciones de ahí la importancia de diseñarlos específicamente. Es la capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos con el adecuado uso de los recursos disponibles, para conseguir determinados objetivos.
1.2.3.2 Sinergia de la gestión estratégica organizacional
Según Franklin, Enrique, & Benjamín (2008), la sinergia permite desbaratar el paradigma que el trabajo operativo es aislado y diferente del estratégico o más conocido como administrativo, si se combinan bien los dos con toda seguridad se logra el éxito y se puede necesitar trabajar menos pero concentrados en la esencia del negocio.
La sinergia del negocio se ve reflejada en la imagen de la empresa, la cual es creada no solo por el producto o el servicio que presta sino por todo lo que el cliente vive y experimenta en su contacto con la organización.
1.2.3.3 Beneficios de la gestión estratégica
Fred (2008), manifiesta que el mayor beneficio de la gestión estratégica consiste en que sirve para que las organizaciones tengan mejores estrategias gracias a que usan un enfoque más sistemático, lógico y racional para elegir sus estrategias. La contribución más importante de la gestión estratégica está en el proceso y en la decisión o documentos que resulten. Los beneficios de la gestión estratégica se pueden dividir de la siguiente manera: Beneficios financieros: rentabilidad
12 1.2.3.4 Gestión administrativa
Según Muñiz (2009), es la capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos con el adecuado uso de los recursos disponibles. Es coordinar todos los recursos disponibles para conseguir determinados objetivos.
La gestión a nivel administrativo consiste en brindar un soporte administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales de una entidad, a fin de lograr resultados efectivos y con una gran ventaja competitiva revelada en los estados financieros.
Existen cuatro elementos importantes que están relacionados con la gestión administrativa que son: planeación, organización, recursos humanos, dirección y control.
• Importancia de un modelo de gestión administrativa
Fulner (2008), explica que los modelos de gestión administrativa permiten la optimización en la ejecución de los procesos, con el fin de incrementar la cantidad y eficacia en la gestión de los servicios. La incorporación de un modelo de gestión al procedimiento administrativo permite una reducción en el tiempo empleado con los trámites y consultas, así como, una mayor calidad en el servicio prestado, que es recibido por el usuario.
La aplicación de estos nuevos sistemas de gestión a los procesos administrativos permite agilizar la circulación tanto de información como de documentos obteniéndose una mayor eficacia en el servicio prestado.
1.2.3.5 Etapas del modelo gestión administrativo.
Hill (2008), señala que el modelo de gestión administrativa involucra diversas etapas a desarrollar en la secuencia descrita a continuación:
• Análisis de la estructura funcional: descripción de las funciones y objetivos de cada una de las unidades administrativas y de servicio, así como de las interrelaciones y los flujos de información entre ellas.
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• Identificación de los procesos de la empresa: establecer los circuitos funcionales y los servicios que se prestan.
1.2.3.6 Desarrollo de un modelo de gestión administrativo
Según Reyes (2008), las diversas etapas que conforman el desarrollo del Modelo de Gestión Administrativa, pueden ilustrarse en el siguiente esquema.
Figura1. Modelo de gestión administrativo
Fuente: (Reyes, 2008, pág. 99)
1.2.4 DESARROLLO ORGANIZACIONAL
1.2.4.1 La organización
Díaz de Castro (2008) indica que la palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente proviene del griego órganon que significa instrumento; otra se refiere a la organización como una entidad o grupo social y otra más que se refiere a la organización como un proceso.
Análisis de la estructura funcional de la institución Homogenización
funcional y definición del
Análisis de interacción de la institución con agentes Identificación de las
necesidades de
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Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.
Según Serna Gómez (2009), La organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Jarrosson (2008),establece que organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.
MashaV (2008) manifiesta que organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
1.2.4.2 Elementos esenciales de la organización
Según Thompson (2007), los elementos de la organización son los siguientes:
• Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
• Sistematización. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
• Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. • Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de
responsabilidad dentro de la empresa.
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La organización es el establecimiento de una estructura donde habrá de operar un grupo social, mediante la determinación de jerarquías y la agrupación de actividades con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del grupo social. 1.2.4.3 El cambio organizacional.
Salazar (2008) explica que el cambio organizacional es aquella estrategia normativa que hace referencia a la necesidad de un cambio. Esta necesidad se basa en la visión de la organización para que haya un mejor desempeño administrativo, social, técnico y de evaluación de mejoras. Para poder tener el conocimiento de cuando hacer cambios en la organización se necesita tener una buena planeación, tener bien identificado cuáles son sus defectos, identificar problemas y errores que la organización sufre, y tener reflejado un enfoque de las consecuencias del cambio a producir.
a) Pasos para el cambio organizacional • Sentir que en verdad hace falta un cambio • Tener muy claro la visión
• Tener muy clara la situación actual incluyendo al sistema administrativo, sistema tecnológico y al sistema humano
• Comparar la situación actual con la que habrá en el futuro deseado • Definir necesidades y recursos
• Diseñar las estrategias para alcanzar las metas • Crear actividades, responsabilidades y horarios • Evaluar resultados
b) Opciones y tipos de cambio
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estructura (grupos y equipos de trabajo), ambiente físico, y el talento humano (habilidades y desarrollos).
Los tipos de cambios son aquellos en los que las personas van evolucionando o cambiando la rutina a la que ellos estaban acostumbrados, estos son los cambios radicales, los cambios planeados son para la mejora de la organización y el estructural es el que aparenta que todos este en un equilibrio y para todo haya un proceso ya dispuesto.
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA
Los modelos de gestión administrativos contribuyen en las empresas a mejorar la competitividad y fortalecimiento organizacional logrando mejores servicios a sus clientes actuales y potenciales, contribuyendo a la satisfacción de sus necesidades El modelo de gestión administrativo aporta beneficios a las empresas porque presentan diversas estrategias y lineamientos adecuados que se pueden implementar para obtener una mejor administración de los recursos humanos, materiales, económicos, financieros, tecnológicas de las organizaciones Generalmente el alcance de los modelos de gestión administrativa es crear una gestión integral que comprende el aprendizaje organizacional, la gestión del conocimiento, valores corporativos, cultura organizacional, que abarque las diferentes funcionales de la empresa con el fin de lograr el fortalecimiento organizacional que contribuirán a la competitividad, mejorando la calidad de sus productos, servicios e imagen corporativa
Los modelos de gestión administrativa desde el punto de vista económico en las empresas mejoraran las relaciones comerciales, los índices de rentabilidad, de costos – beneficio, la ejecución de presupuestos en forma racional, pertinente. Desde el punto de vista organizacional consideran como elemento principal el desarrollo de una cultura organizacional que permita a los mandos medios comprender y mejorar las organizaciones de acuerdo a las exigencias del entorno, sustentada por sus valores identificando sus propósitos estratégicos direccionadas a ser auto controladas
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empleados como cualidad fundamental para el establecimiento de un enfoque moderno de administración como principio de iniciativa e innovación para promover actitudes innovadoras en productos y servicios sistemas y procedimientos de trabajo que mejoren constantemente la gestión
1.4 ANÁLISIS CRÍTICO SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN
Auto Fácil Ibarra es una empresa que opera con un inadecuado proceso administrativo a diferencia de Comercial Hidrobo que es una de las empresas de mayor reconocimiento, que cuenta con el respaldo de sus clientes, logrando alcanzar entre ellos un nivel de aprobación y aceptación, cuenta con personal calificado y debidamente entrenado, esto lo ha logrado a través de un correcto proceso admirativo.
Es por ello que para direccionar la organización hacia el alcance de resultados concretos de productividad, rentabilidad, competitividad, mejoramiento continuo, desarrollo y mejor calidad de vida de la sociedad, Auto Fácil deberá implementar un proceso administrativo, apoyado en la interacción de sus colaboradores de todos los niveles y áreas operativas.
El entorno es cada vez más competitivo, en la cual hace que las empresas establezcan nuevos paradigmas y así lograr marcar la diferencia y garantizar la supervivencia en el mercado.
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1.5 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
• Los modelos de gestión administrativos son herramientas de cambio organizacional adaptados para buscar estrategias, acciones que sean fáciles de modificar para que el personal asimile integrando todos los elementos de la visión organizacional.
• Los modelos de gestión administrativa proporcionan mecanismos que contribuyen al mejoramiento económico de las empresas con la fijación de directrices y formas de actuación dentro de un periodo determinado.
• Los modelos de gestión administrativos brindan un soporte administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales de las mismas a fin de lograr resultados efectivos y con ventaja competitiva revelada en los resultados de sus ventas y estados financieros.
19 CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO
2.1 Caracterización de la empresa
La empresa Auto Fácil es una organización privada cuya actividad económica se encuentra en concesionarias de vehículos nuevos, semi nuevos y usados, accesorios y servicios en el campo automotriz liviano y pesado, atendiendo requerimientos y expectativas de los clientes, se localiza en la panamericana norte kilómetro cuatro de la autovía Ibarra – Otavalo , parroquia de San Antonio , cantón Ibarra , provincia de Imbabura, la empresa inicio sus operaciones en 1990 con el nombre Auto North para posteriormente cambiar su nombre al que hoy es AUTO-FÁCIL IBARRA, el gerente general de la empresa es el Sr. Paolo Meneses. La empresa se encuentra registrada en la Cámara de Comercio desde el año 1995 en el sub sector de empresas concesionarias de vehículos nuevos y usados.
La empresa dispone de infraestructura física en un área de 2560m2 de los cuales 1600m2 corresponde a los patios de exhibición de los vehículos nuevos y usados, 600m2 son utilizadas para el área administrativa, 150m2 áreas de bodega, 210m2 para las actividades de servicios de mantenimiento automotriz para vehículos livianos y pesados.
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
2.2.1 MODALIDAD
Se aplicó la investigación cualitativa por cuánto permitió inferir en los fenómenos sociales debido a que la empresa se dedica a la compra y venta de vehículos en el norte del país.
2.2.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
• Investigación bibliográfica.- Ayudó a obtener información referente al tema en textos, en forma impresa o digital para estructurar el marco teórico.
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• Investigación descriptiva.- Ayudó a obtener información detallada y concreta de cómo está operando la empresa interna y externamente.
2.2.3 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
Método histórico-lógico.- Este método ayudó a partir de una información histórica de la empresa para así compararla con información actual, analizar cuáles fueron los cambios de acuerdo a determinadas tendencias y así interpretar la información de manera secuencial. Método inductivo-deductivo.- Este método permitió estudiar cada departamento de la empresa, como es su organización en cada una de las áreas y así complementar la información para llegar a un resultado y saber cómo es y cómo opera la empresa.
Analítico –sintético.- Permitió estudiar en forma detallada cada departamento con el que cuenta la empresa, y así establecer cómo se relacionan uno con otro para obtener el mismo fin y el mismo propósito previsto.
2.2.4 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
ENTREVISTA.- La entrevista permitió obtener información evidente ya que se mantuvo una conversación directa con el Gerente y con un empleado de la empresa, con el fin de conocer la forma de abordar la gestión administrativa dentro de la empresa.
2.2.5 INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
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2.2.6 ANÁLISIS DE LA ENTREVISTA APLICADA AL GERENTE GENERAL DE AUTO-FÁCIL
Se realizó la visita a Auto-Fácil, con la finalidad de desarrollar la entrevista al Sr. Paolo Meneses socio, gerente general y representante legal de Auto- Fácil, la empresa se conformó bajo la modalidad de Empresa Comercial de Responsabilidad Limitada compuesta por dos socios, el ejecutivo manifestó que actualmente trabajan en la empresa 8 personas, de los cuales 1 tiene cargo administrativo (secretaria), 1 contador encargado de la parte financiera, 3 vendedores y 1 asistente comercial, por último una persona encargada de los servicios generales, en la actualidad, la empresa no dispone de un organigrama estructural ni funcional y manual de funciones que lo complemente. De esta forma, las relaciones de autoridad se dan por entendidas, existen debilidades en el diseño de la estructura organizacional y de los procesos alineados a la visión estratégica, para el cumplimiento de los servicios de venta de vehículos que es la naturaleza de la empresa; lo que ocasiona problemas en la coordinación y división del trabajo, procesos en la comunicación y el control.
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En lo que respecta al marco filosófico y el establecimiento de objetivos estratégicos el gerente manifiesta que no la empresa no tienen documentado la misión, visión, objetivos corporativos, lo que debilita la cultura organizacional y se manifiesta en las formas de actuación de la empresa ante sus clientes. La carencia de un marco filosófico empresarial generalmente ocasiona que esta no se adapte a los cambios y requerimientos de orden exterior e interior, que son interiorizados en forma de creencias y talentos colectivos que se trasmiten y se enseñan a los nuevos miembros como una manera de pensar y actuar. Al establecerse la misión se estructura en forma sintetizada la naturaleza de la empresa y los objetivos de orden superior, constituyéndose al mismo tiempo la expresión sincera y sentida de los deseos íntimos que las personas buscan en su trabajo. Al no disponer de la visión se debilita la imagen del futuro deseado para Auto Fácil, no se define y describe la situación futura que desea tener la empresa, con el propósito de guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la empresa. Al no disponer documentadamente de los valores institucionales no se ha constituido el núcleo de cultura empresarial que aportan en sentido de dirección a todo el personal que compone la empresa y no se han definido directrices a su labor diaria.
Actualmente Auto Fácil según manifiesta la gerencia, no aplica la evaluación del desempeño como un proceso que implica comparar el desempeño real de cada talento humano con su rendimiento deseado que determinan los estándares que se deben alcanzar y las actividades específicas que se tiene que realizar mediante un proceso sistemático y periódico de medida objetiva del nivel de eficacia y eficiencia de un empleado o equipo en su trabajo, permite identificar fortalezas y debilidades en el rendimiento de los servidores, equipos, procesos y organización, con el fin de diseñar un plan de mejoramiento continuo, desarrollo de competencias y planes de carrera.
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evaluar la eficiencia productiva del talento humano en términos de la cantidad y calidad de su trabajo, el uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de las metas de trabajo prescritas. En lo referente al control interno el gerente sostiene que no existen mecanismos para esto, por lo que se hace necesario que se implemente un conjunto de planes, métodos y procedimientos, con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos. Con el control interno la empresa tendrá un proceso integral aplicado por la gerencia, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos privados. El proceso de control interno está constituido por componentes: ambiente de control, la evaluación de indicadores, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento.
En relación a que si la empresa dispone de un plan de marketing, el gerente manifiesta que no tiene, razón por la cual existe debilidades en la orientación de una series de aspectos, para la toma de decisiones que determine el camino, las actividades a seguir, la metodología y el tiempo para alcanzar objetivos específicos en términos de ventas de corto, mediano y largo plazo, fijándose metas a alcanzar y especificando las estrategias que se deben aplicar. Con la implementación de un plan de marketing la empresa tendrá una orientación para establecer las estrategias de ventas, con el objetivo de tener un mayor posicionamiento y crecimiento en el mercado y a la vez fortalecer la ventaja competitiva de la empresa.
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organizaciones y está en función de la cultura de cada empresa o la estructura organizacional adoptada, las características del contexto en la que opera la empresa.
El modelo de gestión administrativa se debe considerar como una herramienta estratégica, indispensable para enfrentar los nuevos desafíos que impone el medio, permitiendo mejorar las competencias individuales, de acuerdo a las necesidades operativas, garantizando el desarrollo y administración del potencial del talento humano.
El modelo de gestión administrativa permite la optimización en la ejecución de los procesos, con el fin de incrementar la cantidad y eficacia en la gestión de los servicios. La incorporación de un modelo de gestión al procedimiento administrativo viabiliza una reducción en el tiempo empleado con los trámites y consultas, así como, una mayor calidad en el servicio prestado, que es recibido por el usuario. Este modelo garantiza la aplicación de estos nuevos sistemas de gestión a los procesos administrativos para mejorar la circulación tanto de información. El modelo de gestión administrativa involucra diversas etapas como: análisis de la estructura funcional: descripción de las funciones y objetivos de cada una de las unidades administrativas y de servicio, así como de las interrelaciones y los flujos de información entre ellas. Análisis de las relaciones con terceros: identificar y caracterizar las entidades con las que interactúa el servicio y el objeto de dicha interacción. Identificación de los procesos de la empresa: establecer los circuitos funcionales y los servicios que se prestan.
El Sr. Gerente manifiesta que es muy importante que Auto-Fácil implemente un modelo de gestión administrativa para el fortalecimiento organización de la empresa, ya que considera que este modelo mejorara el fortalecimiento organizacional, bajo los principios de eficacia, eficiencia, planificación y evaluación de la empresa, por lo que se compromete a implementar el modelo de gestión administrativa en Auto-Fácil.
2.2.7 ANÁLISIS DE LA ENTREVISTA APLICADA A LOS TRABAJADORES DE AUTO-FÁCIL
25
funcional formal, las relaciones de dependencia se dan por entendidas, al no contar con ese instrumento, no es posible diseñar un manual de funciones que permita orientar al personal en el desarrollo de sus funciones y determinar responsabilidades, de la misma manera se afirma que en la empresa no se realiza una detección de las necesidades de capacitación que les permita actualizar sus conocimientos y su desarrollo personal puesto que no se los evalúa, la empresa no cuenta con políticas en ese sentido.
En relación a manuales de procedimientos administrativos, los entrevistados sostienen que la empresa no posee estos instrumentos, ni en lo referido a reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal,
Cuando la empresa realiza cambios administrativos, no aplica políticas predeterminadas ya que no las tiene, razón por la cual no se optimizan los recursos para la consecución de las metas de los cargos. De esta forma considera de mucha importancia que la empresa disponga de un modelo de gestión administrativo para el fortalecimiento organizacional de Auto-Fácil. 2.3 Matriz FODA
26 Fortalezas
Apoyo de la gerencia a cambios innovadores.
Experiencia del personal en sus respectivos cargos.
Deseo de la gerencia de implementar un modelo de gestión administrativa. Disponer de infraestructura adecuada.
Capacidad organizativa apta para la innovación administrativa.
Debilidades
Inexistencia de un modelo administrativo como herramienta para la realización de las actividades y procedimientos en forma lógica y sistémica.
Débil cultura organizacional.
No disponer de un mapa de procesos. Falta de estructura de procedimientos. No se han formulado acciones para implementar una administración basada en la gestión del talento humano.
Oportunidades.
Ampliar su capacidad de respuesta del mercado.
Ampliar la cobertura de demanda a otros segmentos de potenciales clientes. Mejorar parámetros de eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos humanos.
Aplicar estrategias con perspectivas, administrativas basados en un modelo de gestión administrativa.
Mejorar un sistema de comunicación estratégica en la organización.
Amenazas
Que las empresas competidoras apliquen estrategias innovadoras.
Inestabilidad política y económica del estado, para el funcionamiento de concesionarias de vehículos.
Cambios aplicados al funcionamiento de concesionarios, ocasionando inseguridad jurídica y operativa.
La competencia tenga precios de los vehículos más bajos.
Variedad de líneas de vehículos de la competencia.
Figura 2. Matriz FODA
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Asignación de una ponderación para cada una de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, a una escala establecida de 1 a 3, donde el 3 denota el nivel mayor de actuación, el 2 nivel medio y el 1 el nivel más bajo.
Tabla 1.Matriz de ponderación
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS
F1 3 D1 3 O1 2 A1 1
F2 3 D2 2 O2 2 A2 1
F3 3 D3 1 O3 2 A3 2
F4 3 D4 2 O4 1 A4 2
F5 2 D5 2 O5 3 A5 2
Fuente: Wheelen, Thomas, Hunger (2007)
Tabla2. Matriz de totales y porcentajes
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS TOTAL
F1 3 D1 3 O1 2 A1 1 9
F2 3 D2 2 O2 2 A2 1 8
F3 3 D3 1 O3 2 A3 2 8
F4 3 D4 2 O4 1 A4 2 8
F5 2 D5 2 O5 3 A5 2 9
TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL
14 10 10 8 42
33% 24% 24% 19% 100%
28
Tabla 3. Matriz de factores de riesgo y optimización
F+O D+A TOTAL
57% 43% 100%
Fuente: Wheelen, Thomas, Hunger (2007)
Figura 3. Matriz de factores de riesgo y optimización Fuente: Wheelen, Thomas, Hunger (2007)
F+O; 57% D+A;
43%
29 2.3.1 Estrategias del Análisis FODA
ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
- Reunión con la gerencia de Auto - Fácil con la finalidad de dar a conocer la importancia del modelo de gestión administrativo, estableciendo objetivos y metas con enfoque al cliente, mayor desempeño del talento humano, rendimientos eficaces y eficientes de sus recursos.
-Formular un modelo de gestión administrativa para orientar estratégicamente el establecimiento de roles, para un mejoramiento en la cultura organizacional, para innovar los procedimientos que son necesarios en la operatividad de la empresa.
-Formular un manual de gestión administrativa como herramienta de sustento para desarrollar procesos, tareas, acciones que agreguen valor en términos de mejoramiento organizacional y de talento humano. -Mejorar los niveles de cultura – clima organizacional estructurando la declaración de valores, principios, normas, equipos de trabajo que apunten a la consecución de calidad en los servicios, satisfacción de sus clientes y niveles de rentabilidad como perspectiva de crecimiento institucional.
ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
-Establecer reuniones técnicas con el personal para investigar y desarrollar servicios de acuerdo a las tendencias del mercado y mejorar la cadena de valor de la empresa.
-Estructurar políticas de seguimiento de los servicios que prestan las empresas competidoras para validar planes de marketing alineados a los principios de satisfacción del cliente.
-Implementar un sistema de control, seguimiento, monitoreo en base a la formulación de indicadores de desempeño que permitan medir la gestión de la empresa en términos de menores costos y nutrir las relaciones con los clientes.
-Dar a conocer en forma participativa al talento humano, filosofía empresarial de Auto Fácil, siguiendo los lineamientos técnicos organizacionales que sustenten un óptimo desarrollo organizacional.
30
2.4 PROPUESTA DEL INVESTIGADOR: MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO, PARA EL FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE AUTO-FÁCIL IBARRA.
Figura5.Propuesta modelo de gestión administrativo
MISIÓN
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DE PROCESOS VISIÓN
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
PRINCIPIOS Y VALORES
DIRECTRICES DE DESEMPEÑO
ESTRATEGIA ADMINISTRATIVA
CARGOS
COMPETENCIAS LABORALES
FUNCIONES
FLUJOGRAMAS POLITICAS ORGANIZACIONALES
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
IDENTIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO
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2.5 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
• La información obtenida permitió determinar los problemas actuales que tiene Auto-Fácil en relación a la falta de un modelo de gestión administrativa, lo que ocasiona una debilidad organizacional en cuanto a relaciones internas del talento humano; esta información se obtuvo a través de investigación de campo.
• De la entrevista aplicada al gerente de Auto-Fácil se establece que la empresa no dispone de una estructura organizativa, de una descripción documentada de funciones, a la vez que no se ha definido la filosofía empresarial, por lo que considera importante que se implemente un modelo de gestión organizativo para lograr el fortalecimiento organizacional de la empresa.
32 CAPÍTULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE AUTO-FÁCIL IBARRA.
3.1.1 INTRODUCCIÓN.
Los modelos de gestión administrativa vienen transformándose en instrumentos que coadyuvan con el desempeño de los recursos económicos, financieros, tecnológicos y humanos en las empresas. El modelo de gestión administrativo representa una alternativa para la empresa Auto-Fácil y será de gran utilidad para su fortalecimiento organizacional en la búsqueda constante de mejorar las funciones y procedimientos que le permitan a la empresa alcanzar óptimos indicadores de rendimientos económicos, financieros y de mercado. Los modelos de gestión administrativo permiten plasmar información sencilla, concreta para orientar, facilitar la aplicación en la empresa Auto-Fácil cumpliendo estrictamente lineamientos y principios científico técnicos de gestión administrativa.
Objetivos de la empresa
Objetivo general.-Comercializar vehículos nuevos y usados a precios competitivos al mercado de clientes locales y nacionales
Objetivos Específicos
• Satisfacer los requisitos de calidad en cuanto a marcas y modelos de los vehículos concesionados exigidos por los clientes
• Suministrar oportunamente el número de vehículos según requerimientos de clientes y demanda
• Desarrollar, en forma sistemática y continua todos los procesos operativos administrativos, económicos, financieros, contables de marketing de la empresa
33
3.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA 3.2.1 Misión
Somos una empresa del norte del país que brinda un servicio integral de comercialización de vehículos con calidad, calidez y eficiencia satisfaciendo los requerimientos de nuestros clientes ofreciéndoles confianza y seguridad en la adquisición de vehículos semi-nuevos y usados.
3.2.2 Visión
Ser líderes en el mercado automotriz de los vehículos semi-nuevos y usados a través de una administración eficiente y eficaz, buscando maximizar las ventas y minimizar recursos con el fin de lograr un desarrollo económico y social mediante la generación de la rentabilidad. 3.2.3 Organigrama funcional de la empresa AUTO-FÁCIL.
Figura 6. Organigrama funcional de la empresa
Fuente: Nomina de los trabajadores de la empresa
Contador
Secretaria
Vendedor
Jefe departamento ventas
Servicios generales
34 3.2.4 Objetivos estratégicos
Los objetivos estratégicos están alineados a la misión, visión de la empresa:
• Aumentar la participación en el mercado local en un mínimo del 20% para el año 2014 • Aumentar el volumen de ventas en unidades (automotores) en un 20% respecto al 2013 • Proveer a los clientes potenciales de la ciudad de Ibarra vehículos nuevos y usados de
marcas reconocidas y en perfecto funcionamiento
• Incrementar la participación en el mercado provincial en un 5% en el año 2014 • Garantizar el suministro de vehículos nuevos y usados a los clientes
• Alcanzar niveles de productividad, calidad que mantengan a la empresa en los segmentos de mercado donde participa con posicionamiento para alcanzar niveles de ventas que coadyuven a rendimientos que sustenten la inversión
3.2.5 Políticas organizacionales
• Elaborar órdenes de compra previa revisión de stocks cada 15 días.
• Antes de la compra de nuevos vehículos se deberá presentar 3 cotizaciones de las mejores ofertas para que posteriormente sea aprobada por el Gerente.
• El pago de facturas de compra se regirá según el crédito otorgado por el proveedor con un mínimo de 30 días.
• Para ventas a crédito el plazo máximo de cobro es 30 días a partir de la entrega de factura. • La imagen de la empresa depende también de sus colaboradores por lo que es obligación
del trabajador estar bien uniformado.
• El empleado debe tener presente que con su trabajo, desempeña un papel importante por lo mismo, sus cualidades de honorabilidad, puntualidad, respeto, compañerismo y honradez son esenciales en el desempeño de su trabajo.
• Realizar reuniones mensuales con el talento humano de la institución
3.2.6 Objetivos organizacionales
35
infraestructura tecnológica para responder con eficiencia y calidad a las exigencias de la demanda.
Rentabilidad. Lograr óptimos niveles de rentabilidad a través de una administración de los recursos económicos, de manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa. Gestión tecnológica. Aplicar tecnologías administrativas y de comercialización que favorezcan el desarrollo de las actividades en la empresa y la capacitación de su talento humano.
3.2.7 Principios y valores corporativos
Transparencia. La transparencia y la honestidad son los principios centrales en el actuar organizacional y aplicados sin excepción por todos los miembros de la empresa.
Servicio al cliente. Sera una tarea permanente y fundamental de la organización para crear una cultura de servicio a sus clientes internos y externos, satisfaciendo sus necesidades y expectativas, ofreciendo asesorías pertinentes para sus requerimientos.
Logro de resultados. Los resultados deben lograrse dentro del entorno de productividad en el cual la eficiencia y la eficacia, son los principios que aseguren una empresa altamente productiva.
Comunicaciones. El manejo oportuno y adecuado de la información será una de las principales responsabilidad en todos los niveles, permitiendo el mejoramiento de la cultura organizacional y creando las condiciones necesarias para desarrollar y asegurar el alcance de los objetivos organizacionales.
Creatividad e innovación. La empresa tiene que desarrollar su actuar en un entorno competitivo que facilite la creación y la innovación como único medio posible para posicionarse en el mercado de los concesionarios de vehículos en la ciudad de Ibarra.
3.2.8 Directrices de desempeño
• Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo establecidos por la empresa
36
• Mantener un ambiente de trabajo innovador, cordial, colaborativo y motivador
• Generar espacios de comunicación y difusión de las actividades encaminadas al logro de los objetivos organizacionales, personales y mejora continua en el clima organizacional. • Brindar la mejor atención a los clientes asegurando a los existentes y posibilitando la
adhesión de nuevos compradores.
37 3.3 Manual de funciones de la empresa Auto Fácil
MANUAL DE FUNCIONES DE “AUTO FÁCIL IBARRA” Nombre del Puesto: GERENTE GENERAL
Área de Trabajo - Departamento: GERENCIA
Descripción del Puesto:
Cargo ejecutivo, responde a la junta general de socios, responsable de la administración general de la empresa.
Tareas a Desarrollar: • Representación legal y comercial de la empresa • Diseño del POA general de la empresa.
• Gestión de la adquisición de activos previa aprobación de la junta general de socios.
• Establecer relaciones comerciales con potenciales clientes y proveedores. • Contratación y cese del personal.
• Presentación de presupuesto a la junta general de socios para su aprobación. • Contratación de servicios.
• Aprobación de cotizaciones
• Control de actividades de los departamentos de la empresa. • Detección de necesidades de capacitación
Perfil del Puesto: • Título: Ingeniero comercial o carreras afines. • Coordinación general.
• Iniciativa.
• Experiencia en cargos similares mínimo cuatro años Ética
Acorde al manual de ética de la empresa Responsabilidades y Roles:
• Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la junta general de socios
38 • Elaborar el POA general de la empresa
• Elaborar los objetivos generales de la empresa • Diseñar la estrategias
• Diseñar las metas de corto plazo • Detectar necesidades de capacitación
• Establecer relaciones comerciales con clientes corporativos y proveedores • Contratar y finiquitar personal
• Establecer remuneraciones
• Controlar resultados departamentales Reporta a: Junta general de socios.
Supervisa a: Jefes de departamento
Condiciones de Trabajo Beneficios acorde a lo exigido por la ley
Figura 7.Funciones del gerente
39
MANUAL DE FUNCIONES DE “AUTO FÁCIL IBARRA” Nombre del Puesto: Jefe de ventas
Área de Trabajo - Departamento: Ventas
Descripción del Puesto:
Cargo ejecutivo, responde al gerente general, responsable de la operación comercial de la empresa
Tareas a Desarrollar: • Elaborar POA departamental
• Recibir información de los stocks de vehículos. • Elaborar informes de las ventas efectuadas.
• Revisar y chequear la información de las ventas efectuadas. • Determinar la rotación de los inventarios de vehículos.
• Analizar si la cantidad de stock de vehículos es la óptima desde el punto de vista comercial y económico.
• Atender a los clientes, asesoramiento técnico.
• Establecer las condiciones contractuales de la venta de vehículos. • Evaluar personal a su cargo
Perfil del Puesto: • Título: Ingeniero en Marketing o carreras afines. • Iniciativa.
• Experiencia en cargos similares mínimo cuatro años Ética
Acorde al manual de ética de la empresa Responsabilidades y Roles:
• Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del gerente general • Elaborar el POA departamental
• Diseñar la estrategias de ventas • Diseñar las metas de corto plazo • Detectar necesidades de capacitación
40 Reporta a: Gerente general
Supervisa a: Vendedores
Condiciones de Trabajo Beneficios acorde a lo exigido por la ley
Figura 8 .Funciones del director comercial
Fuente: Fuente: Ruiz (2006)
MANUAL DE FUNCIONES DE “AUTO FÁCIL IBARRA” Nombre del Puesto: Vendedor
Área de Trabajo - Departamento: Ventas
Descripción del Puesto:
Cargo operativo, responde al jefe de ventas, responsable de la atención al cliente Tareas a Desarrollar:
• Establecer un nexo entre el cliente y la empresa. Comunicar adecuadamente a los clientes la información sobre los productos que comercializa la empresa.
• Asesorar a los clientes acerca de cómo los productos que oferta la empresa satisfacen sus necesidades.
• Retroalimentar a la empresa informando a los canales adecuados, todo lo que sucede en el mercado como: inquietudes de los clientes, reclamos, sugerencias entre otros.
• Contribuir activamente a la solución de problemas. • Administrar su territorio de ventas.
• Integrarse a las actividades de mercadotecnia de la empresa. Perfil del Puesto:
• Bachiller o superior
• Experiencia en cargos similares mínimo cuatro años • Aptitud para trabajo en equipo.
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• Responsabilidad con las normativas de la empresa. Ética
Acorde al manual de ética de la empresa
Reporta a: Jefe de ventas
Supervisa a: ………
Condiciones de Trabajo Beneficios acorde a lo exigido por la ley
Figura 9.Funciones del vendedor Fuente: Ruiz (2006)
MANUAL DE FUNCIONES DE “AUTO FÁCIL IBARRA” Nombre del Puesto: Contador
Área de Trabajo - Departamento: Contabilidad
Descripción del Puesto:
Profesional encargado de presentar documentación ante instituciones de control, SRI, IESS, Ministerio de Salud, Bomberos, debe mantener actualizadas las cuentas corrientes tanto de proveedores como de clientes, es el responsable de mantener al día y controlar las cuentas corrientes bancarias de la empresa
Tareas a Desarrollar: • Elaboración de estados financieros exigidos por el SRI • Elaboración de informes y pago de seguridad social
• Elaboración de información contable y financiera para el administrador y junta general de socios
• Control de clientes • Control de proveedores • Control de cuentas bancarias
