UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA. CPA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y
FINANZAS CPA.
TEMA: CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA
IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN SANTO DOMINGO DE LOS
TSÁCHILAS
AUTORA: JAQUELINE TERESA BONE PORTILLA
ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Yo, Leonardo Humberto Carrión Hurtado en calidad de Asesor de Tesis, designado por disposición de Rectorado de la Universidad Autónoma Regional de los Andes “Unidades”, certifico que la Srta. JAQUELINE TERESA BONE PORTILLA del Noveno nivel de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría CPA, ha cumplido y finalizado su trabajo de tesis con el tema “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, quién ha cumplido todos los requerimientos científicos y metodológicos, por lo que se autoriza su presentación ante el Tribunal de Grado.
Atentamente;
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Jaqueline Teresa Bone Portilla, portadora de la cédula de ciudadanía N° 0803255496, declaro que la TESIS que presento sobre el tema “CONTROL
INTERNO Y GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, con el propósito de entregar un informe a la administración de la empresa para que den solución al problemas que se está presentando en la empresa, previa a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA, son absolutamente auténticos y personales.
En tal virtud, expreso el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto, son de exclusiva responsabilidad de la autora.
Santo Domingo. 05 enero del 2015
Atentamente;
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES
NOTA DE ACEPTACIÓN
--- Firma del Presidente del Tribunal
--- Firma del Oponente
DEDICATORIA
Le agradezco mucho a Dios porque sin ÉL nunca hubiese logrado nada, Dios es mi fortaleza y mi inspiración, también estoy eternamente agradecida con mis padres por su apoyo incondicional, porque siempre estuvieron conmigo dándome consejos para brillar cada día, gracias a ellos pude alcanzar mi meta.
A mí querida hermana Diana Bone que estuvo conmigo en todo momento de mi carrera. Gracias por haberme fomentado en mí el deseo de superación.
AGRADECIMIENTO
Mi sincero agradecimiento a la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” a sus catedráticos y especialmente al MBA. Leonardo Carrión Hurtado tutor, Maestro y ejemplo de ser humano.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PORTADA.
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR. DECLARACIÓN DE AUTORÍA. NOTA DE ACEPTACIÓN. DEDICATORIA.
AGRADECIMIENTO.
ÍNDICE DE CONTENIDOS. RESUMEN EJECUTIVO. EXECUTIVE SUMMARY.
INTRODUCCIÓN ... 1
Antecedentes de la investigación. ... 1
Planteamiento del problema... 2
Formulación del problema. ... 3
Delimitación del problema. ... 3
Objeto de estudio y campo de acción. ... 3
Identificación de la Línea de Investigación. ... 4
Objetivo general. ... 4
Objetivos específicos. ... 4
Idea a defender. ... 4
Variables de la investigación. ... 5
Justificación del tema. ... 5
Metodología. ... 6
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica. ... 6
Significación práctica. ... 6
Novedad Científica. ... 7
CAPÍTULO I ... 8
MARCO TEÓRICO. ... 8
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación. ... 8
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación. .. 8
1.2.2 Auditoría. ... 9
Objetivos de la Auditoría. ... 10
1.2.3 Control interno. ... 10
Elementos del Control Interno. ... 11
Componentes del Control Interno. ... 11
1.2.4 Cartera…. ... 13
Crédito…………. ... 14
Políticas de crédito. ... 15
Tipos de crédito. ... 16
Cobranzas. ... 16
Modelo de Crédito Cobranzas. ... 17
Políticas de cobranza. ... 18
Índices Financieros ... 18
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS PRINCIPALES CONCEPTOS. ... 19
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ... 20
CAPÍTULO II ... 21
MARCO METODOLÓGICO. ... 21
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA . ... 21
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. ... 22
2.2.1 Tipos de investigación. ... 22
Investigación descriptiva. ... 22
Investigación aplicada. ... 22
Investigación bibliográfica. ... 23
Investigación de campo. ... 23
2.2.2 Métodos, técnicas e instrumentos. ... 23
Métodos. ... 23
Inductivo-Deductivo. ... 23
Analítico- Sintético... 24
Técnicas. ... 24
Encuestas. ... 24
Entrevista. ... 24
Instrumentos. ... 24
Guía de entrevista. ... 25
2.2.3 Población y Muestra. ... 25
Población. ... 25
Muestra………. ... 25
2.2.4 Interpretación de resultados. ... 26
2.2.5 Entrevista al Propietario de la Imprenta. ... 26
Encuesta a Empleados de la Imprenta... 28
Verificación de la idea a defender. ... 29
2.3 PROPUESTA DEL INVESTIGADOR. ... 30
2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ... 30
CAPÍTULO III ... 31
MARCÓ PROPOSITIVO. ... 31
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. ... 31
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ... 31
3.2.1 Justificación de la Propuesta. ... 31
Objetivo General. ... 32
Objetivos Específicos. ... 32
Direccionamiento Estratégico. ... 50
Misión Propuesta. ... 50
Visión Propuesta. ... 50
Ambiente de Control... 50
Integridad y Valores Éticos. ... 51
Compromiso para la competencia. ... 53
Estructura de la organización ... 54
Asignación de autoridad y responsabilidades. ... 55
Políticas y Prácticas del Personal. ... 69
Evaluación de riesgos. ... 72
Objetivo de las Operaciones. ... 72
Objetivos de Cumplimiento. ... 72
Estimación del Riesgo. ... 77
Actividades de Control. ... 79
Diseño de Políticas. ... 79
Manual de Procedimientos. ... 85
Flujogramas de Procedimientos ... 86
Segregación de funciones. ... 89
Información y comunicación. ... 89
Calidad de la información. ... 89
Documentos Internos. ... 89
Monitoreo. ... 95
Informe a Gerencia... 96
Evaluaciones Separadas. ... 100
Indicadores. ... 101
3.3 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA. ... 102
3.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ... 103
3.4.1 Conclusiones. ... 103
3.4.2 RECOMENDACIONES. ... 104
ÍNDICE DE GRÁFICOS. Gráfico 1: Tipos de Crédito. ... 16
Gráfico 2: Organigrama Propuesto. ... 55
ÍNDICE DE TABLAS. Tabla 1: Muestra de la investigación. ... 25
ÍNDICE DE CUADROS.
Cuadro 1: Componentes del Control Interno. ... 11 Cuadro 2: Ventajas y desventajas del crédito. ... 14 Cuadro 3: Índices financieros. ... 18
ÍNDICE DE ANEXOS.
ANEXO Nº 1: CARTA DE APROBACIÓN DE PERFIL DE TESIS. ANEXO Nº 2: CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA EMPRESA.
ANEXO Nº 3: ENTREVISTA AL PROPIETARIO GENERAL DE LA IMPRENTA IMPRECOMPU.
RESUMEN EJECUTIVO
La Contabilidad en la actualidad constituye una herramienta indispensable para las pequeñas, medianas y grandes empresas que realizan una actividad económica, por que mejora el manejo de los recursos materiales, financieros y humanos, determina si es posible realizar una inversión, plantea un control minucioso de los inventarios, deudas y cobros así como un manejo exacto de los impuestos. Es por ello que el control interno forma parte de esta herramienta, por lo que su implementación contribuye la seguridad del sistema contable que se utiliza la empresa.
Esta tesis fue desarrollada a pautas de investigación, por tanto la metodología es cuali-cuantitativa con tendencia cuantitativa, utilizando los métodos inductivo – deductivo y analítico – sintético se interpreta los datos obtenidos mediante la aplicación de las técnicas de investigación (encuestas y entrevistas) aplicadas al Propietario, empleados, clientes y proveedores los mismos que evidenciaron las problemáticas existentes y así plantear un Diseño de Control Interno eficiente.
EXECUTIVE SUMMARY
Accounting today is an indispensable tool for small, medium and large companies that perform an economic activity that improves the management of human, financial and material resources, determines whether it is possible to make an investment, presents a thorough control of inventories, debts and receivables as well as an accurate management of taxes. It is that internal control is part of this tool, by which its implementation contributes the security of accounting system used the company.
Still research that develops under the quali-quantitative research with quantitative trend line, using the methods of inductive - deductive and analytic - synthetic is interpreted data obtained through the application of research (surveys and interviews) techniques applied to the Manager, employees, clients and the same vendors who showed the existing problems and thus pose a design of efficient internal Control.
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación.
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización, es decir proteger los activos de la empresa con la finalidad de alcanzar eficiencia operacional, el cumplimiento de las leyes y normas así como también generar información financiera contable.
Una gestión de cobranzas, para que sea efectiva, debe tomar en cuenta el contacto, la comunicación y el entorno de negocio. Estos aspectos producen información que debe ser bien administrada y rápidamente canalizada para producir efectividad en cada gestión que se emprende.
Después de una serie de búsquedas referente al tema de control interno en la biblioteca de la Universidad Regional Autónoma de los Andes se ha podido determinar que no existen antecedentes similares para la imprenta Imprecompu que se han realizado anteriormente.
Sin embargo se registran temas relacionados tales como:
Incidencia del Control Interno en la administración de activos fijos de la Cooperativa De Ahorro Y Crédito Indígena Sac, de Ambato Ecuador. Tubón Quinfia Sandra Margot año 2010.
Sistema de control interno para la Cooperativa De Ahorro Y Crédito 1 ° de julio Ltda. Y La Toma De Decisiones Financieras Tlga. Galarza Pomaquiza María Gloria. Ambato – Ecuador 2011
Planteamiento del problema.
La Imprenta “Imprecompu” está dedicada a la compra y venta de materiales como: papeles químicos, cartulinas, tintas, sellos y también realiza factureros dentro de la provincia de Santo Domingo se encuentra ubicada en la calle Galápagos y Loja. La empresa no cuenta con un control establecido al momento de realizar los cobros al cliente.
Luego de una investigación preliminar realizada en la Imprenta Imprecompu y la entrevista al propietario de la imprenta se pudo determinar las siguientes afectaciones relacionadas con su gestión de cobranzas:
Hay un porcentaje de clientes, cuya falta de responsabilidad para cancelar a tiempo sus facturas y tienen pagos pendientes, por lo cual se genera un mora y afecta la rentabilidad y liquidez de la Imprenta para afrontar sus obligaciones.
No cuenta con una área de crédito que se preocupe por la revisión, validación y recuperación de los créditos lo que encamina a una mala toma de decisiones financieras.
Al no contar con una distribución de tareas y responsabilidades, no se hace seguimiento apropiado del crédito por lo que, los clientes se olvidan el plazo estipulado de sus créditos.
No cuenta con programas informáticos actualizados, lo que provoca una falta de información en la Imprenta.
Si no se solucionarían estos problemas la Imprenta Imprecompu, provocaría una baja recuperación de los créditos y no tenga una liquidez suficiente y su rentabilidad se verá afectada.
Formulación del problema.
¿De qué manera se optimizará la Gestión de Cobranzas en la Empresa Imprecompu?
Delimitación del problema.
La presente investigación se realizará en la empresaImprecompu que está ubicada en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, Cantón Santo Domingo en la calle Galápagos y Loja.
La Imprenta “Imprecompu” está dedicada a la compra y venta de materiales como: papeles químicos, cartulinas, tintas, sellos y también realiza facturas.
La empresa funciona con 6 empleados y dos directivos de la Imprenta, también cuenta con 8 proveedores. Y son obligados a llevar contabilidad.
El período de análisis de la investigación se llevará a cabo en el año 2013
Objeto de estudio y campo de acción.
El objeto de estudio es la auditoria de Control Interno.
Identificación de la Línea de Investigación.
Esta investigación se relaciona con la siguiente línea de investigación: la Auditoría que es un análisis que nos ayuda a mejorar la estructura de una empresa, que nos sirve para obtener y evaluar las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y específicamente en el control interno.
Objetivo general.
Diseñar un sistema de control interno para mejorar, control Interno y Gestión de cobranzas en la Imprenta “Imprecompu” ubicada en la ciudad de Santo domingo de los Tsáchilas.
Objetivos específicos.
Fundamentar la bibliografía correspondiente a los procesos contables auditores, Sistema de control interno y Gestión de cobranzas.
Realizar un diagnóstico actual en el área de gestión de cobranzas que permita verificar la problemática planteada.
Diseñar un modelo que permita mejorar el proceso de control interno y gestión de cobranzas en la Imprenta Imprecompu, de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Idea a defender.
eficaz, esto mejorará la gestión de cobranzas en la empresa Imprecompu, en la ciudad de Santo Domingo delos Tsa’chilas.
Variables de la investigación.
Variable independiente: Sistema de control interno
Variable dependiente: Gestión de cobranzas
Justificación del tema.
A través de los años de estudio en las aulas universitarias es fundamental poner en práctica, todos los conocimientos adquiridos, lo que indudablemente, mediante el desarrollo del presente trabajo investigativo, se podrá hacer realidad tomando en consideración que el resultado del mismo, deberá constituirse en una herramienta para los administradores de la Imprenta.
El control interno es una herramienta esencial al momento de realizar la información de cuentas por cobrar, al no contar con dicho instrumento de control ha dado lugar a la desorganización específicamente en el área de cobranzas.
El modelo de gestión de cobranzas para la Empresa Imprecompu es relevante y propenderá a una recuperación de cartera de una manera efectiva y oportuna a través de procedimientos exclusivos e innovadores que permitan mantener los márgenes adecuados de vencimiento.
Los beneficios que obtendrá la empresa Imprecompu son mayores a los costos para desarrollar e implementar la tesis la misma que serán asumidos por la investigadora por lo que se justifica económicamente la propuesta.
Metodología.
La presente investigación se apega al paradigma cuali-cuantitativo con tendencia a lo cualitativo. Es una investigación que se basa en el análisis subjetivo e individual, en el momento de realizar la investigación del tema a tratar en la tesis, se recolecta información y se observa que las dos son muy importantes en la investigación porque las técnicas cualitativas nos dan la oportunidad de comprender, hechos o situaciones que sucede en la imprenta, mientras que la cuantitativa nos permite recomendar o prescribir las acciones. Las dos metodologías es el mejor camino para la obtención de información.
Por medio de este método se estudió el problema en cuanto a gestión de cobranzas una deficiencia en esa área y se elaborará políticas de cuentas por cobrar para poder resolver este problema investigado.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica.
Aporte teórico.
Los temas relacionados en las investigaciones son de mucha importancia ya que son fundamentales en la tesis porque ayuda a aumentar el conocimiento y poner en práctica lo aprendido en las diferentes Empresas y resolver sus problemas.
En el presente trabajo investigativo se revisarán a los autores de la temática, esta investigación será de apoyo para otras empresas similares actividades a estudiantes de la Universidad para que utilicen como guía para sus trabajos de grado.
Significación práctica.
obtener resultados favorables basado en la plena y adecuada utilización del presente trabajo investigativo.
Novedad Científica.
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO.
Origen y evolución del objeto de investigación.
Con la investigación realizada en la Imprenta y Papelería “IMPRECOMPU” se observó que el problema principal que tiene la empresa es un índice de cartera vencida, por la demora de pagos de los clientes este problema, la falta de pagos oportunos de sus clientes, afecta la operatividad de la empresa ya que se disminuye la liquidez de la misma, imposibilitando en algunas circunstancias, la atención de los obligaciones pendientes, lo que se suma al hecho de que no cuenta con un departamento encargado de estas actividades y carece de políticas y procedimientos de cartera.
En tal sentido, se pretende resolver mediante la elaboración de un modelo de Gestión de cobranza basada en su solidez, dinamismo, versatilidad que garantizan el cumplimiento de los objetivos y la satisfacción de las necesidades de la Imprenta, sustentado en la bibliografía actual.
Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación.
A continuación se analizarán los siguientes subtemas:
Procesos contable auditores.
Contabilidad.
“La Contabilidad es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona
datos sobre su patrimonio y la evolución del mismo, destinados a facilitar las decisiones de
“Se dice que la contabilidad es la ciencia, la técnica y el arte de recolectar, organizar,
registrar y analizar en forma cronológica cada una de la operaciones económicas y
financieras que realiza una empresa durante un periodo determinado, con fin de conocer los
resultados obtenidos y estructurar los estados financieros que servirán de base para la toma de decisiones.” (Zapata, 2005, pág. 12)
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
Auditoría.
En lo que se refiere a Auditoría se cuenta con distintos autores que la definen como:
“Auditoría es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en información para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos. La auditoría debe realizarla una persona independiente y competente.” (Arens, 1996, pág. 4)
“El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,
comprobar y obtener evidencias sobre información, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy
en día la palabra auditoria se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o
verificación que aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados
a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal
manera que según este criterio podemos establecer una primera gran clasificación de la
auditoria diferenciando entre auditoría económica y auditorias especiales.” (De La Peña,
2010, pág. 5)
Objetivos de la Auditoría.
Las auditorias se realizan generalmente para conseguir uno o varios de los siguientes objetivos:
Determinar la conformidad o no conformidad del sistema de gestión con los requisitos específicos.
Determinar la eficiencia del sistema de gestión implantado para alcanzar los objetivos de calidad específicos.
Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar el sistema de gestión.
Cumplir los requisitos reglamentarios.
Mantener registros de las evidencias encontradas en las distintas áreas auditadas.
Control interno.
“ El Control interno se define ampliamente, como un proceso realizado por el consejo de
directores, administradores y otro personal de una entidad diseñado para proporcionar
seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos dentro de las siguientes
categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las políticas, leyes y regulaciones aplicables.
Por lo mencionado precedentemente, se define ciertos conceptos fundamentales del control
interno:
Al control interno lo realizan las personas, no es suficiente poseer manuales de políticas y procedimientos.
El control interno solo brinda un grado de seguridad razonable, no es la seguridad total.
El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de una organización.” (Mantilla, 2005, pág. 80)
El control interno es muy importante en las empresas ya que ayuda mucho a organizar sus labores en cada área y desempeñar su eficiencia para mejorar los procesos de la empresa y proteger sus activos.
Elementos del Control Interno.
Los elementos sobre los que tiene que tiene que basar un sistema de control interno deben ser lo suficiente amplios para cubrir toda la estera de la empresa. Existen tres aspectos a considerar la organización de la empresa, las políticas y procedimientos contables y la supervisión.
Componentes del Control Interno.
Según el sistema coso, el sistema de control interno tiene cinco componentes:
Cuadro 1: Componentes del Control Interno.
COMPONENTE CONCEPTO SUBDIVISIÓN
Ambiente de
Control
El entorno de control aporta el
ambiente en el que las
personas desarrollan sus
actividades y cumplen con sus
responsabilidades de control,
marca la pauta del
funcionamiento de una
organización e influye en la
percepción de sus empleados
respecto al control.
Integridad y Valores éticos Compromiso de
competencia profesional Estructura Organizacional Asignación de autoridad y
responsabilidad.
Políticas y prácticas sobre
Evaluación de
riesgos
La evaluación del riesgo
consiste en la identificación y
análisis de los factores que
podrían afectar la consecución
de los objetivos y, en base a
dicho análisis, determinar la
forma en que los riesgos
deben ser administrados y
controlados. Debido a que las
condiciones económicas,
industriales, normativas
continuarán cambiando, es
necesario disponer de
mecanismos para identificar y
afrontar los riesgos asociados
con el cambio.
Objetivos relacionadas con
las operaciones
Objetivos relacionados con
la información financiera
Objetivos de cumplimiento Identificación de los riesgos Análisis de los riesgos
Actividades de
control
Son las políticas y los
procedimientos que ayudan a
asegurar que se llevan a cabo
las instrucciones de la
dirección.
Análisis efectuados por la
dirección
Gestión directa de funciones
por actividades.
Proceso de información Controles físicos
Indicadores de rendimiento Segregación de funciones
Información y
comunicación
Los sistemas de información
generan informes, que
contienen información
operativa, financiera y la
correspondiente al
cumplimiento, que posibilitan la
dirección y el control del
negocio.
Monitoreo
Los sistemas de control interno
requieren supervisión, es decir,
un proceso que compruebe
que se mantiene el adecuado
funcionamiento del sistema a
lo largo del tiempo. El alcance
y frecuencia de las
evaluaciones dependerá de la
evaluación de riesgos y de la
eficiencia de los procesos de
supervisión”.
Supervisión continua Alcance y frecuencia Metodología
Documentación
Elaborado por. Jaqueline Bone Fuente: Alberto Mantilla
En una empresa los componentes de control interno deben ser primordial, ya que ayudan a establecer políticas y valores éticos, que son de gran importancia, para mejorar la toma de decisiones en la empresa, además considera de vital importancia para alcanzar los objetivos operativos, de cumplimiento y de información financiera.
Cartera.
“El período de cobranza por crédito en días se calcula dividendo el valor de deudores entre
el valor de las ventas a crédito anuales, el crédito se puede conceder más libremente con el
menor costo y riesgo si el costo de las mercancías vendidas es pequeño con relación al precio.” (Mcgraw, 2002, pág. 235)
“En términos financieros; la cartera de valores es el modo que asciende las acciones, obligaciones y demás títulos de propiedad de una persona física o jurídica en momento dado.” (Rosenberg, 2012, pág. 15)
Crédito.
“El termino crédito proviene de latín creditum, que significa confianza. La confianza es la
base del crédito, aunque al mismo tiempo implica un riesgo. El crédito sin confianza es
inconcebible.
Resumiendo la operación de crédito significa una promesa de pago documentada emitida
por el comprador, la entrega de un valor actual sea dinero, bienes o servicios, sobre la base
de la confianza a cambio de un valor equivalente esperado en el futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado.” (Del Valle, 2005, pág. 7)
Ventajas y desventajas del crédito.
Cuadro 2: Ventajas y desventajas del crédito.
Ventajas del crédito Desventajas del crédito
Hace más productivo al capital acelerando el movimiento de los bienes o servicios del productor y aumenta el volumen de los bienes o servicios vendidos.
Incrementa la producción.
Eleva el consumo
Creación de fuentes de trabajo
Apertura de nuevos mercados
Desarrollo tecnológico
El uso del crédito radica en el sentido de que cuando aumenta el volumen de créditos, aumenta la oferta monetaria, lo que afecta al precio del bien o servicio y por lo tanto produce inflación.
Si se otorga créditos sin analizar al cliente, se pierde el capital de la empresa.
Al otorgar muchos créditos, la empresa corre el riesgo de quedarse sin liquidez.
El inventario de la entidad tienda bajar
Políticas de crédito.
“Las políticas de crédito son normas de conducta o de acción dictadas por la dirección que
deben observar todos los empleados de la empresa. Dichas políticas deben expresarse por escrito e indican que es lo que se puede hacer y lo que no se debe hacer.” (Montaño, 2010, pág. 15-16)
Las políticas de crédito son la base fundamental en una empresa ya que por medio de estas pueden direccionar sus objetivos planteados es el caso de cada función específica pues debe tener sus propias políticas como: Políticas de ventas, de compras, de producción, de personas, de crédito, de cobranzas, y así direccionar sus áreas departamentales y al personal que labora en la misma.
Tiempo.
Plazos.
Descuentos Por Pronto Pago.
Descuentos por Volumen.
Descuentos en Determinados artículos.
Crédito Inicial.
Tipos de crédito.
Gráfico 1: Tipos de Crédito.
Elaborado Por: Jaqueline Bone
Fuente: Agustín Montaño. (Montaño, 2010, pág. 19-20)
Cobranzas.
“La cobranza es el sistema administrativo que tiene por objeto recuperar el importe de las
ventas en la fecha de vencimiento.
Para que el departamento de cobranza pueda llevar a cabo su función, necesita tener
facultades que le permitan presionar al cliente en forma adecuada y lograr la recuperación del crédito pendiente.” (Montaño, 2010, pág. 58)
Como lo manifiesta Víctor Molina en su libro Estrategias de cobranza en épocas de crisis, La cobranza debe cumplir tres requisitos fundamentales que son:
Cobranza Adecuada.- Consiste en la relación de que para una buena recuperación de cartera se debe contar con la anuencia y conformidad del deudor.
EN RELACIÓN CON EL OBJETIVO • De Conformidad.
De Financiamiento de los inventarios.
De Financiamiento de las cuentas por cobrar. EN RELACIÓN CON LA GARANTÍA.
• Crédito Personal o Quirografario. Crédito Prendario.
Crédito Documentado. Crédito Hipotecario.
Oportuna.- Se converge en señalar que es la recaudación debe dar en los tiempos y momentos adecuados en razón de que las personas pueden tener obligaciones con otras empresas y priorizar sus pagos para ellos, afectados por la falta de liquidez.
Completa.- Debe recuperarse la cartera en el tiempo adecuado y por el valor total de la deuda evitando que las obligaciones, por el tiempo y el monto, sean más costosas su recuperación que su pérdida.
La cobranza es el proceso adecuado de la recuperación del crédito pendiente en el cual el departamento de cobranzas lleva a cabo su función mediante las facultades que le permita presionar al cliente ya sea por vía telefónica, por notificaciones, y en últimos casos por vía legal y desde luego aceptar mercancías u otros objetos para la recuperación parcial o total del saldo.
Modelo de Crédito Cobranzas.
Este modelo hace referencia a los estándares de crédito estableciendo los controles y seguridad que deben implantarse con el objeto de contar con un modelo de Crédito-Cobranza eficaz.
a) Estructura organizacional.
b) Políticas y Procedimientos
c) Métodos para identificar fraudes
Políticas de cobranza.
“Las políticas de cobro determina las gestiones que tiene que hacer la empresa para que
recuperará oportunamente las cuentas por cobrar
Los tipos de cobranza son: prejudicial y judicial.
Prejudicial.- el proceso extrajudicial o prejudicial, se refiere a créditos de 16 a 90 días y que para la gestión de recuperación se establezca las tres instancias:
Compromiso de pago.
Aviso Preventivo.
Notificación Coercitiva.
Judicial.- la cobranza judicial se refiere a la cartera que se encuentra vencida con más 90 días, por lo que estará a cargo de un abogado externo quien realizara la
recuperación a través de Citaciones de conciliación.” (Montaño, 2010, pág. 77)
Índices Financieros
Los índices financieros son instrumentos que permiten a las personas interpretar más fácilmente los resultados obtenidos en los estados financieros. Entre estos tenemos: la rotación de cuentas por cobrar y el plazo promedio de cobranzas.
Cuadro 3: Índices financieros.
ROTACIÓN DE CUENTAS POR
COBRAR. Es una razón de gestión que indica e número de veces que se han hecho efectivas las cuentas por cobrar en un periodo determinado.
R.CXC = 𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐴𝑁𝑈𝐴𝐿𝐸𝑆 𝐴 𝐶𝑅𝐸𝐷𝐼𝑇𝑂
𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂 𝐷𝐸 𝐶𝑈𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝐶𝑂𝐵𝑅𝐴𝑅
PLAZO PROMEDIO DE COBRANZAS.-
Esta razón indica el número de días P.P.C=
360 𝐷𝐼𝐴𝑆
que han demorado la conversión a efectivo de las cuentas por cobrar.
Elaborado por: Jaqueline Bone. Fuente: Montaño, Agustín.
VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS PRINCIPALES CONCEPTOS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
Para el diseño de un Sistema control interno y gestión de cobranza se ha analizado las teorías por dos connotados autores ecuatorianos como son Mercedes Bravo y Pedro Zapata, de las cuales se tomará como guía para la aplicación de las propuesta en la Empresa “Imprecompu”, el modelo establecido por estos dos autores, nos indica un sistema de información con datos respecto a los activos, el patrimonio, las obligaciones de las empresas, a una determinada fecha para cuyo efecto, se debe seguir un proceso contable ordenado y cronológico, el mismo que se apega a las necesidades de la empresa.
En el análisis del tema, de Control Interno, se estudian las teorías de varios autores entre los principales podemos nombrar a, Alberto Mantilla y Alfonso Amador, catalogan al control interno como un proceso sustentado en normas, políticas, procedimientos establecidos por la alta gerencia para alcanzar sus objetivos operacionales, de cumplimiento y de información financiera. En tal sentido se acoge la propuesta de Alberto Mantilla con los cinco elementos del sistema COSO I, ya que sustenta el trabajo investigativo y sus argumentos son de vital importancia en la aplicación del presente objetivo estudio.
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
Al analizar las teorías de los autores antes mencionados se puede concluir que:
La aplicación de un sistema de control interno, brinda al propietario de la empresa, información sobre la rentabilidad y liquidez de la empresa.
Que al acceder la información sobre la contabilidad el propietario tomará decisiones acertada para el desarrollo óptimo de la empresa.
Que el manejo de un sistema de control interno, mejora las anomalías, errores y busca la mejor solución posible, debido a que este se encarga de evaluar los niveles de autoridad dentro de la empresa.
Se definió que la gestión de cobranzas tiene como objetivo determinar los saldos de las cuentas por cobrar que mantienen con la empresa, a través de políticas, procedimientos que se deben poner en marcha para la recuperación de cartera.
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO.
CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL.
La Imprenta “IMPRECOMPU” se creó el 25 de Julio del 2000 obteniendo el Registro Único del contribuyente (RUC) N# 1714465919. La empresa se encuentra ubicada en la calle Galápagos y Loja frente al Centro Social Loja, con su representante legal Sr. Javier Balseca y su esposa Silvana Llanos.
Por esta razón que la Ley de Régimen tributario interno es la principal normativa que rige IMPRECOMPU” basándose en el artículo 9 y establece lo siguiente:
“Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales y las sucesiones indivisas que realicen actividades empresariales que, al 1 de enero de cada ejercicio impositivo operen con un capital propio que haya superado los USD 60.000 o cuyos ingresos brutos anuales hayan sido superiores USD 100.000 o cuyos costos y gastos anuales del ejercicio inmediato anterior hayan sido superiores a USD 80.000. Se entiende como capital propio, la totalidad de los activos menos pasivos del contribuyente”
La normativa que rige a la imprenta:
Ley de Régimen Tributario Interno.
Código de Trabajo.
Código Mercantil.
La empresa está constituida de la siguiente manera: el Propietario, dos secretarias, una asistente de facturación y tres operadores de máquina. Los productos que ofrece: Existe una gran gama de productos que se ofrece por parte de la imprenta, entre los que se tiene papel químico, papel cauché, papel krafc, bond, Cartulinas, facturas, sellos, tintas, impresiones de tarjetas entre otros.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
Tipos de investigación.
Los tipos de investigación utilizados en la presente investigación son las siguientes:
Investigación descriptiva.
Esta investigación se llevó a cabo al instante de detallar los procesos que debe seguir los involucrados de la empresa al momento de realizar las cobranzas. Al emplear este tipo de investigación podemos expresar por qué y cómo ocurren los hechos, al hacer una descripción de las características de las actividades contables.
Investigación aplicada.
Investigación bibliográfica.
Esta investigación permitió fundamentar científicamente la teoría realizada en el marco teórico de la presente tesis, utilizando: libros, revistas, folletos e internet, para conocer avances de la contabilidad y la gestión de cobranza, analizarlos y plantear la propuesta.
Investigación de campo.
Este tipo de investigación permitió determinar la problemática de la Imprenta al verificar sus deficientes procesos en el área de cobranza, resultados que nos permitirán diseñar una propuesta acertada.
Métodos, técnicas e instrumentos.
Los métodos, técnicas e instrumentos de la investigación permitirán desarrollar de manera correcta la indagación y así lograr encontrar los resultados planteados.
Métodos.
La presente investigación utilizó el método Inductivo-Deductivo y Analítico-Sintético, con el fin de obtener toda la información requerida respecto al Sistema de control Interno.
Inductivo-Deductivo.
Analítico- Sintético.
Por medio de este método se obtuvo datos e información más detallada, capaz de entender el problema con mayor claridad para asociarlos y llegar a un conocimiento más amplio del tema objeto de estudio
Técnicas.
En la presente investigación se utilizaron la encuesta y la entrevista como técnicas de investigación, cuya aplicación se establece a continuación:
Encuestas.
En esta técnica permitió obtener datos, mediante una muestra de sujetos representativos, y analizar los resultados a través de los gráficos estadísticos obtenidos.
Entrevista.
Esta técnica nos permitió obtener información necesaria de la opinión de la Gerencia de “Imprecompu”, se realizó mediante una guía de entrevistas que se utilizó como herramienta, la cual fue realizada por la autora de la presente investigación y aplicada a la empresa “Imprecompu”.
Instrumentos.
Cuestionario de la Encuesta.
Guía de entrevista.
Este instrumento se utilizó la técnica de entrevista, la cual nos permitió entablar un diálogo con las personas involucradas con el problema de gestión de cobranzas.
Población y Muestra.
Población.
La población de la investigación es el conjunto de elementos referencia sobre el que se realizan las observaciones.
El universo, el cual nos proporciona la información necesaria para este estudio están conformada por: un propietario, dos administradoras, una contadora externa, 10 proveedores.
Muestra.
No se aplicará la muestra ya que el universo es menor a cien personas por lo que, de acuerdo con lo establecido en el manual de investigación, no es aplicable.
Tabla 1: Muestra de la investigación.
Involucrados Población
Propietario 1
Administrador 2
Total 3
Proveedores 10
Total 10
Interpretación de resultados.
Luego de haber realizado las respectivas entrevistas y encuestas a los involucrados en la imprenta “Imprecompu “se obtuvo los siguientes resultados e interpretación que se detallan a continuación:
Entrevista al Propietario de la Imprenta.
1ra. Pregunta ¿Existe un manual de crédito y cobranza?
Existen políticas de crédito y cobranza más no un documento integral que norme el proceso crediticio en la Imprenta.
2da. Pregunta ¿Considera que la Imprenta cuenta con un adecuado sistema de control interno?
Sinceramente la Imprenta no tiene un adecuado Sistema de control interno que ayude en el área de cobranza a salvaguardar y preservar los bienes de la Imprenta.
3ra Pregunta ¿Cuál es el índice de morosidad?
Ciertamente el índice de morosidad en la Imprenta es un poco elevado en relación a los estándares considerados normales,
4ta Pregunta ¿Conocen sus colaboradores las políticas que maneja la empresa? Realmente no conocen las políticas establecidas que hay en la Imprenta porque no están establecidas en un documento el cual lo puedan entregar a los empleados cunado ingresan a la empresa.
5ta Pregunta ¿Existe una persona responsable de revisar la documentación y procesos dentro del área de cobranzas?
6ta Pregunta ¿Cree usted que la implementación de un Sistema de control interno mejorará el proceso del área de cobranzas?
Sin duda alguna un diseño de un sistema de control interno ayuda acorde a los requerimientos de la Imprenta y esto nos permitirá mejorar la eficiencia en la gestión de cobranza de la Imprenta y llevar una buena liquidez.
7ma Pregunta ¿Estaría usted dispuesto a colaborar en la implementación de un sistema de control interno que mejoraría los procesos del área de cobranzas?
Por supuesto, que colaboraría ya que puedo mejorar la gestión de cobranza de mi Imprenta, que pueda ser eficiente y mejorar sus procesos.
8va Pregunta ¿En qué medida Ud. Considera que se salvaguarda los activos de la Imprenta?
No está el 100% salvaguardado los activos de la Imprenta ya que falta un buen control para mejorar y proteger los activos de la imprenta.
9na Pregunta ¿La Imprenta a su criterio es eficiente en el área de gestión de cobranza?
Realmente no es tan eficiente en esa área, pero si hemos mejorado en los últimos tiempo, pero no se ha logrado alcanzar los niveles deseados en la Imprenta.
10ma Pregunta ¿La imprenta cuenta con un buen ambiente de control?
Encuesta a Empleados de la Imprenta
Tabla 2: Resultado de las encuestas.
PREGUNTAS SI NO B M R
1) ¿Existe en la Imprenta Imprecompu SD un buen proceso de gestión de cobranza?
0% 100%
2) ¿Según su criterio se deben mejorar las políticas de cobranza en la imprenta Imprecompu?
100% 0%
3) ¿El personal del área de cobranza cumple con el perfil adecuado para desempeñar estas funciones?
0% 100%
4) ¿Se utiliza algún tipo de control para la recuperación de la cartera vencida?
0% 100%
5) ¿La Imprenta Imprecompu le recuerda el vencimiento de las cuotas a sus clientes?
0% 100%
6) ¿Está realizando la Imprenta una gestión para enfrentar el alto índice de morosidad?
0% 100%
7) ¿Cree usted que sería importante de mantener un manual de políticas en la imprenta?
8) ¿Existe un manual de funciones que regule las actividades de los empleados?
0% 100%
9) ¿Cómo califica al sistema de control interno que actualmente maneja la Imprenta?
50% 50%
10) ¿Cree usted que un sistema de control interno más adaptado, mejorará los procesos del área de cobranza?
100% 0%
11) ¿Estaría usted dispuesto a mejorar un Sistema de control interno en la Imprenta?
100% 0%
Elaborado por: Jaqueline Bone. Fuente: Encuesta clientes internos
Verificación de la idea a defender.
Una vez determinado los resultados y analizadas las encuestas realizadas a los funcionarios de la Imprenta “Imprecompu “, según la pregunta Nº 2 no cumple con la totalidad de las políticas. En la Imprenta existen políticas pero no están documentadas y no todos los clientes de la Imprenta conocen o saben de las políticas que hay en la Imprenta y esto ocasiona una incomodidad en los clientes ya que sus créditos se generan mora al no saber el plazo que tienen para cancelar su deuda
De acuerdo con la información obtenida se ha determinado que en la Imprenta requiere de un sistema de control Interno para evitar el retraso de los cobros y que los clientes puedan igualarse en sus deudas y mejorar la toma de decisiones de la Imprenta, por lo que se verifica la idea a defender.
PROPUESTA DEL INVESTIGADOR.
Evaluar el control interno mediante el sistema COSO I.
Emitir una opinión respecto al control interno de la empresa.
Diseñar un modelo de control interno.
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
A través de la encuesta realizada al Propietario de la Imprenta “Imprecompu” se pudo evidenciar que la empresa no cuenta con manual de cobranza, tienen políticas pero no están establecidas o escritas y no todos los clientes y empleados conocen sus funciones
En la Imprenta no tienen un control adecuado en los créditos de los clientes y esto ocasiona que la mora se genere ya que no les comunican a tiempo cuando la deuda se vence y esto genera un malestar a los clientes. La Imprenta no se ha aplicado un Sistema de Control Interno, por lo que no se conoce si están cumpliendo las funciones que les corresponde en las diferentes áreas de la Imprenta y esto ocasiona una deficiencia en sus labores.
CAPÍTULO III
3. MARCO PROPOSITIVO.
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA IMPRENTA “IMPRECOMPU” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.2.1. Justificación de la Propuesta.
Según la fundamentación teórica, en el capítulo I se analizó una bibliografía actualizada de diversos autores a través de la cual se puede sustentar científicamente la propuesta y determinar que la aplicación de un sistema de Control interno ayuda a mantener un ambiente de control adecuado para toda de la empresa, por lo que los datos contables y administrativos para los accionistas serán confiable, ya que se mejorará la toma de decisiones financieras.
La implementación de un sistema de Control Interno optimizará recursos de la empresa, los cuales utilizados de forma eficiente como con criterio el cual con el registro de la información a tiempo e implementación de políticas y normas ayudará a la correcta gestión de cobranzas.
Las conclusiones planteadas en el Capítulo II. Marco Metodológico evidencia claramente que la empresa no cuanta con manual de créditos, cobranza y políticas, las mismas que están sustentadas a través de encuestas y entrevistas realizadas.
3.2.2. Objetivo General.
Mejorar la gestión de cobranza a través de un diseño de modelo de control interno en la empresa Imprecompu en la ciudad de Santo Domingo.
3.2.2.1. Objetivos Específicos.
Evaluar mediante un cuestionario, el control interno en el área de cobranzas
Redactar un informe apropiado sobre la situación del control interno en el área de cobranzas de la empresa Imprecompu
Diseñar un sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la gestión de cobranzas
3.2.3. Propuesta
3.2.3.1. Evaluación Control interno
La EMPRESA “IMPRECOMPU” se dedica a la compra y venta de materiales, para la facturación e impresión de sus trabajos.
La propuesta se fundamenta con los siguientes elementos
3.1.1.1.1. Planificación.
a) Memorando de planificación.
Memorándum de Planificación de la Auditoría de Control Interno en la EMPRESA “IMPRECOMPU” en el período 1 al 31 de octubre del 2014.
1.- Identificación de la entidad.
NOMBRE: Empresa “Imprecompu.” DIRECCIÓN: Galápagos y Loja.
TIPO DE TRABAJO: Auditoria de control interno AREA: Cobranzas
PERIODO : 1 al 31 octubre del 2014
2.- Motivos del examen.
Examen de la Auditoría del control interno en el área de cobranzas en la Empresa Imprecompu se lo realizó en cumplimiento del Programa de Fin de Titulación para la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría Y Finanzas, CPA. Tema aprobado por la Dirección general de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
Se emitió una solicitud para realizar esta actividad a la empresa Imprecompu, la cual fue autorizada por el propietario a través de una carta. (Anexo # 2)
3.- Objetivos de la auditoria de control interno
• Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría de control interno en el área de cobranza.
4.- Alcance del examen
La Evaluación de Control Interno para el área de cobranzas de la EMPRESA IMPRECOMPU se realizará por el periodo comprendido entre 1 de Octubre al 31 de Octubre del 2014 y cubrirá la evaluación del Sistema de control interno y su efectividad en el manejo de programas y actividades.
5.- Base Legal.
• Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
• Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NE C).
• Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA).
• IESS.
• Ley de régimen tributario interno.
• Código de trabajo.
• Código civil.
• Código de Comercio.
6.- Estructura Orgánica.
La EMPRESA IMPRECOMPU tiene la siguiente estructura orgánica hasta el 31 de octubre del 2014.
Elaborado: Jacqueline Bone
Fuente: Empresa “Imprecompu”
7.- Objetivo de la Empresa Imprecompu
El objetivo de la Empresa IMPRECOMPU es:
“Ofrecer productos y servicios de calidad, con diversos modelos, para la satisfacción de los clientes”
8.- Sistema de Archivo.
En el período de examen la documentación se encuentra archivada en las oficinas de la empresa, en el departamento de contabilidad de Imprecompu, estos se encuentran archivados de manera secuencial cronológica de acuerdo a los comprobantes de egreso y en orden secuencial numérica las facturas de venta.
9.- Unidades responsables y/o componentes.
Las unidades relacionadas con el examen son las siguientes:
AREA DE COBRANZAS
Estructura organizacional IMPRECOMPU
PROPIETARIO.
Propietario
Asistente de cobranzas
9.- Estado de operaciones.
La empresa Imprecompu se considera un valor de compras por $ 5000 en mercadería en el mes de octubre del año 2014 y su venta fue de $ 4500, existe una baja liquidez en la empresa.
10.- Puntos de interés para la auditoría.
De la evaluación realizada se determinan varias observaciones preliminares, que serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la siguiente fase de la auditoría que es la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las siguientes:
• Constatar la existencia de un buen ambiente de control, que permita conocer las políticas a los empleados, una buena estructura organizacional, y que tenga valores éticos.
• Verificar que los directivos identifiquen los riesgos de los objetivos que permitan cumplir con la evaluación de riesgos.
• Revisar que en la empresa existan políticas establecidas, para el desempeño del personal en las funciones que deben realizar.
• Comprobar si el sistema de información que tiene la empresa oportuno y confiables.
• Revisar si se realizan evaluaciones periódicas sobre la efectividad del Sistema de Control Interno.
11.- Grado de confiabilidad de la información.
Según lo constatado en la empresa se detalla el proceso en el área de cobranza.
Luego de realizar la compra en la Imprenta, los clientes que tienen otorgado crédito se acercan, al área de cobranza a firmar las respectivas facturas. Y la secretaria encargada les explica el procedimiento del crédito:
Cuando el valor de la compra es menor de 100$, se da un plazo de 15 días en efectivo o cheque, cuando el valor pasa a los 100 $ se da un plazo de 30 a 45 días con cheque.
Si el cliente se atrasa en sus pagos se le cobrará un interés de mora adicional del 2%, en su deuda.
Luego la secretaria registra en el sistema, la fecha que el cliente debe realizar su pago.
Se observó en la empresa el proceso del área de cobranza lo siguiente:
El cliente se acerca al área de cobranza a firmar la factura, que le otorgan el crédito y luego de saber el plazo estipulado se lleva la mercadería.
Cuando ya se le vence el plazo estipulado del cliente, la secretaria se encarga de llamar a los clientes para que se acerquen a cancelar sus deudas, pero a veces la secretaria se olvida de llamar y los clientes no se acercan a cancelar sus deudas, por eso vemos una baja liquidez en las cuentas.
12.- Tiempo Estimado de ejecución del trabajo.
La ejecución de la presente auditoría, se estima concluir en aproximadamente 30 días laborables, los cuales se distribuirán de la siguiente manera:
4.
Cuadro N° 7: Tiempo estimado de trabajo.
FASES ACTIVIDADES TIEMPO
Planificación Conocimiento general de la empresa
10 días
Ejecución Definición de componentes
Evaluación del control Interno
15 días
Comunicación de
los resultados Elaboración del informe 5 días
Total 30 Días
Elaborado: Jaqueline Bone.
Revisado: Mba. Leonardo Carrión.
13.- Productos a obtener.
• Cuestionario de control interno.
• Informe de Auditoría
Ejecución de la Auditoría del Sistema de Control Interno.
Auditoría de control interno Área de cobranzas.
EMPRESA IMPRECOMPU.
AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE COBRANZAS POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE 1 AL 31 DE OCTUBRE DEL 2014
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
ACTIVIDAD
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N.
COMPONENTE:
ADMINISTRACIÓN,COBRANZAS,VENTAS
SI NO OBSERVACIONES
A. AMBIENTE DE CONTROL
INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
1 ¿La empresa cuenta con un código de ética? 1
2 ¿Considera Ud. que hay integridad con las
personas que trabaja? 1
3
¿Las relaciones externas con los clientes,
proveedores y auditores, se basan en la
honestidad y equidad?
1
4 ¿Los empleados responden adecuadamente a
la integridad y valores éticos que se propicia? 1
5 ¿Se ha propiciado la creación de un comité
para tratar problemas de gestión empresarial? 1
7 ¿La empresa como conjunto tiene un plan
operativo anual? 1
8 ¿El personal desempeña sus actividades según
su profesión? 1
9 ¿La administración difunde las políticas,
objetivos, estrategias, etc.? 1
10
¿Existe soporte para el cumplimiento de
políticas como: hora de llegada, remuneración,
capacitación, etc.?
1
11 ¿Dentro del organigrama se define claramente
la estructura organizativa de ventas? 1
12 ¿Las responsabilidades están plasmadas en
manuales? 1
13 ¿Se han definido políticas para evaluar el
desempeño del personal? 1
14 ¿Estas políticas están actualizadas? 1
15
¿Existe un plan de acción para corregir
desviaciones en los objetivos, políticas y
procedimientos?
1
16 ¿La unidad tiene establecido un manual de
procedimientos administrativos? 1
17 ¿Dentro del organigrama se define claramente
la estructura organizativa de cobranzas? 1
18 ¿Se controla con regularidad el desarrollo de
cobranzas? 1 Ocasionalmente
19 ¿Se establecen metas en forma periódica
20 ¿Se clasifican los cobros según la fecha de
cobro? 1 Con algunos clientes
B.ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
21 ¿La empresa cuenta con misión aprobada por
la administración? 1
22 ¿Se han formulado claramente los objetivos
que la empresa persigue? 1
23 ¿Se comunica a los empleados sobre los
objetivos de la empresa? 1
24 ¿Existe un manual de procedimientos para
guiar la gestión del personal? 1
C.IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
25
¿Hay alguna persona encargada de identificar
los riesgos que pudieran ocurrir, tanto internos
como externos?
1
26 ¿Existen mecanismos para identificar eventos
relacionados con los objetivos? 1
27 ¿Se controla con regularidad el desarrollo de
ventas y facturación? 1 Ocasionalmente
D.EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS
28 ¿La información es oportuna y confiable
para evaluar los riesgos? 1
29 ¿Se elabora un informe una vez detectado el
riesgo? 1
30 ¿Se han definido políticas para las
actividades de ventas y facturación? 1
31
¿Se tiene establecido algún medio para
informar las decisiones que se adoptan
frente a los riesgos?
1
32 ¿Se dispone de mecanismos para hacer
frente a posibles riesgos? 1
33 ¿Se comunica al personal de la empresa los
resultados obtenidos? 1
34 ¿Se han establecido procedimientos para
presentar quejas o reclamos? 1
F.ACTIVIDADES DE CONTROL
35 ¿La dirección apoya el diseño de los
controles? 1
36
¿Existen medios de comunicación para
informar acerca de las actividades de
control?
1
37 ¿Existe evidencia de que los controles
implementados son aplicados? 1
38 ¿Existe un departamento de auditoría o
similar? 1
39
¿Las actividades de control han sido fijadas
considerando las decisiones adoptadas
sobre los riesgos?
1
40 ¿Se han determinado indicadores de gestión
de cobranzas? 1
41 ¿Son aplicados los indicadores de gestión
de cobranzas? 1
42 ¿Existen políticas para la información y
comunicación? 1
43 ¿La alta dirección cumple con las políticas
de información y comunicación? 1
44
¿Existen canales de comunicación para
captar información de las necesidades de los
clientes?
1
45
¿Existe un medio de comunicación que
informe al personal sobre sus
responsabilidades?
1
46 ¿Se fundamentan estas sanciones en algún
reglamento? 1
H. SUPERVISIÓN Y MONITOREO
47 ¿Se realizan auditorías externas? 1
48 ¿Se efectúan evaluaciones frecuentes del
control interno en la empresa? 1
49 ¿Existen mecanismos para detectar
deficiencias del control interno? 1
TOTALES 16 33
Elaborado: Jaqueline Bone
Revisado: Mba. Leonardo Carrión.
Comunicación de resultados.
Informe del examen de auditoría de control interno al área de control interno a la EMPRESA IMPRECOMPU, Correspondiente al mes de octubre del 2014.
Santo Domingo, 31 de octubre del 2014
Señor.
Javier Balseca.
PROPIETARIO DE LA EMPRESA IMPRECOMPU.
Presente.-
De mi consideración:
Hemos practicado una auditoría de control interno a la Empresa IMPRECOMPU en el mes de octubre del 2014, la cual cubre la evaluación de control interno, la administración es responsable de la preparación, integridad y presentación de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la empresa, así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio.
Nuestra obligación son las de expresar conclusiones sobre cada uno de los temas de la auditoría de control interno con base en los procedimientos que hemos considerado necesarios para la obtención de evidencia suficientes y apropiadas, con el propósito de obtener una seguridad razonables de nuestras conclusiones sobre la temática de la auditoría de control interno.
Realicé la auditoría de control interno de acuerdo con las normas NAGA´S. Esas normas requieren que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad; si la estructura del control interno ha sido diseñada adecuadamente y opera de manera efectiva.
Con base en nuestros procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluimos que la empresa mantuvo en todos sus aspectos importantes una inadecuada estructura de control interno en relación con la conducción de sus operaciones.
Atentamente;
Jaqueline Bone
Informe de las actividades realizadas en la evaluación del control interno.
Santo Domingo, 3 de noviembre del 2014.
Señor.
Javier Balseca.
Propietario de la IMPRECOMPU.
En uso de las facultades conferidas se procede a efectuar una auditoría de control interno en la Empresa Imprecompu con el objeto que se detalla en lo siguiente:
a) Objeto del informe.
Es la evaluación del control interno en el área de cobranzas existente en la empresa con el propósito de conocer el grado de confiabilidad del mismo.
b) Alcance del informe.
Nuestro examen fue realizado básicamente en evaluar el control que la Empresa IMPRECOMPU tiene sobre las cobranzas.
c) Resumen gerencial.
El control interno realizado en la Empresa IMPRECOMPU es un proceso efectuado al propietario, a la administración y personal operativo, para demostrar la situación y confiabilidad de la empresa.
d) Evaluación de las fases de control interno.
Ambiente de Control.
Falta de un código de ética, la personal no cuenta con políticas y prácticas de recursos humanos, además no existe cultura organizacional en la empresa.
Conclusión:
La empresa ha dado a conocer al personal la importancia de los valores éticos y la integridad, no existe políticas, ni prácticas de recursos humanos donde especifique las habilidades y destrezas, no cuenta con un organigrama estructural ni funcional.
Recomendación:
Realizar un código de ética para que mediante este documento se establezcan los principios generales, las conductas para alcanzar el bien interno y los medios para que conozcan la importancia que tiene en la empresa, establecer políticas y prácticas de recursos humanos donde definan las destrezas y/o habilidades que los empleados, además realizar un organigrama donde se especifique los departamentos y las unidades de modo que cada una cuente con un conjunto diferente de deberes y responsabilidades.
Valoración de riesgo.
Desconocimiento de los objetivos de la evaluación de riesgos, falta de identifican los riesgos internos y externos, y no se ha constituido un comité de evaluación de riesgos.
Conclusiones:
