UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
PORTADA
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A
TEMA: AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA DE TESORERÍA DEL GADPPz EN EL
PERIODO 2018.
AUTORA: PAUCAR PILAMALA ANGIE GABRIELA.
TUTOR: LIC. PORTERO LÓPEZ PATRICIO RODRIGO, MG.
Puyo – Ecuador
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Yo, PORTERO LÓPEZ PATRICIO RODRIGO, en calidad de tutor del proyecto de investigación presentado por PAUCAR PILAMALA ANGIE GABRIELA con el tema: AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA DE TESORERÍA DEL GADPPz EN EL PERIODO 2018, previo a la obtención del título de ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A.
CERTIFICO QUE:
He dirigido y revisado el trabajo de titulación con el tema antes mencionado, el mismo que cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de UNIANDES - Universidad Regional Autónoma de los Andes, por tal razón haciendo uso de mis facultades apruebo su presentación.
Puyo, 31 de junio del 2019
………. LIC. PORTERO LÓPEZ PATRICIO RODRIGO, MG.
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
Yo, PAUCAR PILAMALA ANGIE GABRIELA, con cedula de ciudadanía número 160057276-0, estudiante de la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES – FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES; previa a la obtención del título de Ingeniería En Contabilidad Superior, Auditoria Y Finanzas C.P.A tengo a bien,
CERTIFICAR QUE:
El contenido en el desarrollo de análisis, conclusiones y recomendaciones presentadas en el presente proyecto de investigación con el tema: “AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA DE TESORERÍA DEL GADPPz EN EL PERIODO 2018.”, es auténtico con definiciones únicas de mi autoría a excepción de los conceptos que son exclusiva responsabilidad de los autores y cuentan con su respectiva cita bibliográfica, por tal razón examino a UNIANDES de posibles reclamos o acciones legales, por el contenido de la misma.
Por lo tanto, acepto y autorizo a la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES que en razón de sus facultades hago uso de los derechos correspondientes de este trabajo de investigación, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, el reglamento y la normativa vigente.
Puyo, 31 de junio del 2019.
………. PAUCAR PILAMALA ANGIE GABRIELA
C.C 160057276-0
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL
El tribunal de grado, aprueba el trabajo de investigación sobre el tema: “AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA DE TESORERÍA DEL GADPPz EN EL PERIODO 2018.”, elaborado por la Srta. PAUCAR PILAMALA ANGIE GABRIELA, mediante la modalidad de proyecto de investigación como forma de titulación estructurado de manera independiente, y la defensa de grado guarda conformidad con las disposiciones reglamentarias de la UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES, facultad de sistemas mercantiles
Para constancia firman,
………
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
….……… ...………
DEDICATORIA
Mi trabajo se ve reflejado con esfuerzo, dedicación, paciencia ante los retos que se pusieron en mi camino, agradezco principalmente a Dios por haberme dado la vida y permitir el haber llegado hasta este momento tan importante de mi formación profesional y culminando mi proyecto de investigación.
Quiero dedicar mi trabajo a:
A mis padres quienes fueron ese pilar fundamental en esta etapa de mi vida, quienes supieron comprenderme en mis momentos más difíciles, ellos los que tuvieron el anhelo y afán de verme superada, por el cariño y apoyo incondicional sin importar las diferencias.
“Nuestra recompensa se encuentra en el esfuerzo y no en el resultado, un esfuerzo total es una victoria completa”
AGRADECIMIENTO
Al terminar este trabajo de investigación, me van a faltar páginas para agradecer a las personas que se han involucrado en la realización de este trabajo, sin embargo, merecen reconocimiento especial mis padres que con su esfuerzo y dedicación me ayudaron a culminar mi carrera universitaria y me dieron el apoyo suficiente para no decaer cuando todo parecía complicado e imposible.
Mi agradecimiento a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” por ser una institución formadora de profesionales; lo cual me brindó la oportunidad de culminar mis estudios para la obtención de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. De manera especial hago extensivo mi agradecimiento a cada uno de los maestros que me han visto crecer como persona, quienes fueron las personas que me guiaron sabiamente, apoyándome con sus conocimientos para poder lograr el objetivo propuesto.
RESUMEN
ABSTRACT
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PORTADA
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. ... 10
1.1Antecedentes de la investigación ... 10
1.2 Actualidad del objeto de estudio de la investigación. ... 12
1.3 Actualidad ecuatoriana del GAD Provincial de Pastaza. ... 20
CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO. ... 25
2.1. Paradigma y tipo de investigación. ... 25
2.2. Procedimiento en la búsqueda y procesamiento de datos. ... 30
2.3 Resultados del diagnóstico de la situación actual ... 35
CAPÍTULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA. ... 42
3.1. Auditoría de gestión ... 42
CONCLUSIONES ... 111
RECOMENDACIONES ... 112
BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Sistema único de cuentas ... 5
Figura 2 Árbol de problemas ... 8
Figura 3 Indicadores de gestión ... 15
Figura 4 Componentes del control interno ... 19
Figura 5 Estructura orgánica – GADPPz ... 22
Figura 6 Dirección Financiera - Departamento de Tesorería GADPPz ... 23
Figura 7 Evaluaciones periódicas de desempeño laboral ... 35
Figura 8 Resultados alcanzados vs esperados ... 35
Figura 9 Manual de procedimientos para el Departamento de Tesorería ... 36
Figura 10 Normas para efectuar pagos ... 36
Figura 11 Capacitaciones de acuerdo al puesto o cargo que ocupan en la entidad ... 37
Figura 12 Sistema Contable del GADPPz ... 37
Figura 13 Contabilización de las Inversiones Financieras ... 38
Figura 14 Autorización de la máxima autoridad al tesorero para ejecutar transferencias ... 38
Figura 15 Comprobantes de egreso correctamente archivados ... 39
Figura 16 Controles para identificar las garantías a vencer ... 39
Figura 17 Conciliaciones periódicas de las recaudaciones ... 40
Figura 18 Pagos con la documentación de respaldo ... 40
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Población ... 30
Tabla 2 Guía de entrevista - Tesorería ... 31
Tabla 3 Cuestionario ... 33
Tabla 4 Evaluación del desempeño laboral ... 35
Tabla 5 Resultados alcanzados versus esperados ... 35
Tabla 6 Manual de procedimientos - Tesorería ... 36
Tabla 7 Requisitos para efectuar pagos ... 36
Tabla 8 Capacitaciones ... 37
Tabla 9 Sistema Contable ... 37
Tabla 10 Inversiones Financieras... 38
Tabla 11 Autorización para las transferencias ... 38
Tabla 12 Comprobantes de egreso ... 39
Tabla 13 Identificación de garantías ... 39
Tabla 14 Conciliaciones periódicas ... 40
Tabla 15 Pagos con documentación incompleta ... 40
Tabla 16 Elementos que conforman la propuesta ... 42
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INTRODUCCIÓN
Hoy en día la crisis financiera en todos los países ha creado la necesidad de proporcionarle la importancia a la gestión pública de tesorería, desde el punto de vista más amplio se origina la necesidad de gestionar el efectivo, la liquidez y los riesgos pertenecientes a este departamento, ya que cumplen con la capacidad de ir un paso adelante en la entrega de información precisa y consistente. Durante varios años la influencia del área o departamento de tesorería en las entidades u organizaciones se ha desarrollado ampliamente y han considerado su acercamiento en las funciones operativas, lo que implica que las responsabilidades comunes de este departamento establezcan políticas y mecanismos de control para evitar que generen riesgos en los procesos colaborativos de toda la entidad.
En el contexto internacional para gestionar a la tesorería globalizada, es fundamental idear el establecimiento de una planificación adecuada desde principio hasta el final, con el objetivo de obtener eficiencia en las funciones destinadas este departamento, en este sentido es imprescindible contar con los medios de control que verifiquen y controlen los procesos de tesorería y permitan poner en marcha una serie de procedimientos para la consecución de los objetivos propuestos.
Los objetivos que guían el accionar de Tesorería son la administración inteligente de los recursos puestos a su disposición atendiendo los principios de eficacia, eficiencia, economicidad y transparencia en su gestión y el adecuado y oportuno registro de ingresos y pagos derivados de la gestión financiera de la administración, con el objetivo de proveer información confiable para la toma de decisiones vinculadas a su evolución (Cubillo Jiménez & Domper, 2018).
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presupuestal y financiero del Perú, y controla la gestión de los procesos relacionados con la percepción y uso de los fondos públicos de alrededor de 2.600 entidades pertenecientes a sus tres niveles de gobierno.
En Argentina, la globalización ha permitido que establezcan modelos de gerencia financiera moderna en donde las políticas estatales satisfagan las demandas de los ciudadanos enfocándose en una mayor transparencia y generación de valor, por lo que Tesorería impulsa a generar transparencia en la gestión de los fondos públicos. Para cumplir con este fin han creado la Ley 24156 que establece que todas las unidades o servicios de Tesorerías que operen en el Sector Público Nacional según el argentino, Jorge Dumper (2018) deberán laborar con “eficiencia y calidad en la programación y administración de los flujos de fondos del sector público, observando el cumplimiento de las normas vigentes, con un equipo de trabajo profesionalizado, con fuerte sentido de pertenencia y vocación de servicio” (p. 3).
En Ecuador, a partir del 2007 el Ministerio de Economía y Finanzas estableció la obligatoriedad del uso del Sistema Integrado de Gestión Financiera (e-SIGEF) para controlar la gestión de la información financiera; de acuerdo a Guerrero, Jibaja & Lita (2018) la misión de la Subsecretaría del Tesoro Nacional (STN) “consiste en administrar los recursos financieros públicos, manteniendo un flujo suficiente para cumplir oportunamente con las obligaciones del Estado, contribuyendo al equilibrio de las finanzas públicas” (p. 135). La Tesorería de la Nación está encargada de administrar con eficiencia, eficacia y oportunidad los recursos del Estado que se generan por “impuestos, tasas y contribuciones, venta de bienes y servicios, renta de inversiones y multas, donaciones, venta de activos financieros, ingresos por la actividad hidrocarburífera, etc., pagando y transfiriendo recursos a los beneficiarios y acreedores con oportunidad, exactitud, eficiencia y calidad” (Ministerio de Economía y Finanzas, 2019).
El fortalecimiento de la gestión de tesorería gubernamental en los países de América Latina es un tema que ha merecido destaque en la región, como parte de los esfuerzos para el perfeccionamiento de la gestión de las finanzas públicas, con la adopción de procesos más eficientes y transparentes de manejo de los recursos públicos (Cubillo Jiménez & Domper, 2018).
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“Toda una vida”, el mismo que según el artículo 280 y 293 de la Constitución de la República del Ecuador establece que todas las políticas, programas, proyectos públicos, además de la programación y ejecución del presupuesto del Estado deberán sujetarse a los lineamientos de este plan nacional de desarrollo.
De acuerdo al Eje 3 “Más sociedad, mejor Estado” del Plan Nacional de Desarrollo del Ecuador, menciona:
Una adecuada gestión territorial debe estar acompañada de un pacto social que garantice la gobernanza multinivel y multiactor. Este pacto requiere de acuerdos mínimos, que consideren principios como la participación de multiplicidad de actores públicos y privados, cooperación, asociatividad, apertura, transparencia, inclusión y coherencia. Paralelamente, se debe promover la producción y gestión de información, la transferencia metodológica y el fortalecimiento de capacidades para la planificación, incluyendo propuestas y acciones que fortalezcan los espacios de planificación participativa y alineamiento de la cooperación internacional con las prioridades nacionales (Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 Toda una Vida).
La gestión pública del Ecuador por satisfacer intereses particulares y dejar a un lado la búsqueda del bien común ha desencadenado graves problemas de corrupción, por lo cual el presente proyecto investigativo hará un énfasis dentro del Plan Nacional de Desarrollo “Toda una vida” (2017), en el Objetivo 8 que establece “Promover la transparencia y la corresponsabilidad para una nueva ética social”, dentro de las siguientes políticas: “8.2 Fortalecer la transparencia en la gestión de instituciones públicas y privadas y la lucha contra la corrupción, con mejor difusión y acceso a información pública de calidad, optimizando las políticas de rendición de cuentas y promoviendo la participación y el control social”, y “8.3 Impulsar medidas para la prevención, control y sanción de conflictos de interés y opacidad en las contrataciones y servicios del Estado” (Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 Toda una Vida, p. 103)
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poner en conocimiento de los organismos de control todas las situaciones que pongan en riesgo y vulnerabilidad a la gestión de la misma.
Por tal razón, una auditoría de gestión en las entidades públicas al departamento de Tesorería es de gran importancia, debido a que este departamento contribuye al proceso de planificación por su participación en la formulación financiera, además, tiene la facultad de aprobar la programación de la ejecución del presupuesto y el flujo de fondos, obtiene toda la información referente a los ingresos públicos, cumple la función de custodiar los fondos y valores, ejecuta los pagos autorizados por el presupuesto y es el encargado de registrar contablemente los movimientos referentes a los ingresos y gastos. El departamento de tesorería indica cuándo la entidad va a tener dificultades financieras y permite que se anticipen a ellas, por tal razón, el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas (2010) estableció un sistema único de cuentas, que está conformado por:
“La CUTN (Cuenta Única del Tesoro Nacional); las cuentas de los gobiernos autónomos descentralizados; las cuentas de la Seguridad Social; las cuentas de las empresas públicas, y, las cuentas de la banca pública” (Cubillo Jiménez & Domper, 2018).
Todo organismo, entidad y dependencia del Sector Público no Financiero, con goce o no de autonomía económica y/o presupuestaria y/o financiera, deberá acreditar la totalidad de recursos financieros públicos que obtenga, recaude o reciba de cualquier forma a las respectivas cuentas abiertas en el BCE (Cubillo Jiménez & Domper, 2018).
“La Constitución de la República establece que el PGE (Gobierno Central y Universidades) se gestionará a través de la CUTN, abierta en el BCE, con las subcuentas correspondientes” (Cubillo Jiménez & Domper, 2018).
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como depositario oficial de los recursos públicos y agente financiero del Estado. La autorización de apertura de cuentas institucionales que forman parte del Sistema Único de Cuentas, excepto las de la Seguridad Social, la otorga la STN, mismas que, por mandato de Ley, deben mantenerse en el BCE (Cubillo Jiménez & Domper, 2018). Los sistemas únicos de cuentas se dividen de la siguiente manera:
Sistema Único de cuentas
Entidades por dentro de la CUTN
Gobierno Central (Estado Central)
Entidades de Educación Superior
Entidades por fuera de la CUTN
Gobiernos Autónomos Descentralizados (GADs)
Empresas Públicas de la función ejcutiva
Empresas Públicas de los GADs
Financieras Públicas
Seguridad Social
Sociedades anónimas con participación públicas
CU, CR, DN, TE, CN, CX, FT, TR, DI, CF
CU, CR, DN, TE, CN, CX, FT, TR, DI, CF
TR, DN, TE, CN, CX, FT, DI, CF
TR, DN, TE, CN, CX, FT, DI, CF
TR, DN, TE, CN, CX, FT, DI, CF
TR, DN, TE, CN, CX, FT, DI, CF
CR, IU, TI
TR, DN, TE, CN, CX, FT, DI, CF
Figura 1 Sistema único de cuentas
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El presente proyecto investigativo se adentra a la gestión del departamento de tesorería de los Gobiernos Autónomos Descentralizados (GADs), quienes tienen la obligatoriedad de manejar las siguientes cuentas:
TR: Transferencias, DN Donación Nacional, TE Transferencias Exclusivas, CN Créditos Nacionales, CX Créditos Externos, FT Fondos de terceros, DI En Divisas.
Para que los Gobiernos Autónomos Descentralizados (GADs) puedan hacer uso de recursos ingresados a las cuentas del Sistema Único de Cuentas, estas entidades deben cumplir con los registros presupuestarios, contables y de tesorería, debiendo señalar que para el crédito en las cuentas de los beneficiarios cada entidad utiliza directamente el Sistema de Pagos del BCE con afectación a las cuentas que mantienen abiertas en ese banco (Cubillo Jiménez & Domper, 2018).
Para hacer más eficiente la gestión pública, gestionar los presupuestos, registrar la contabilidad y autorizar pagos, el Ecuador ha implantado una herramienta informática denominada e-SIGEF, la misma que se encuentra integrada por los subsistemas de Presupuestos, Contabilidad y Tesorería; mediante este sistema se obtiene información relevante de manera oportuna para la toma de decisiones, además, permite optimizar los recursos y el tiempo en las operaciones que efectúan las entidades.
Las entidades del PGE obligadas a utilizar el e-SIGEF, son las que conforman las cinco funciones del Estado, Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social. Una vez aprobado el PGE, las unidades ejecutoras realizan los procesos de registro y autorización de pago de las obligaciones contraídas con proveedores de bienes y servicios sean públicos o privados, así como son las responsables de la custodia de los documentos habilitantes (Cubillo Jiménez & Domper, 2018).
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El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza mediante este sistema administrativo financiero da a conocer toda la información importante y necesaria para la toma de decisiones adecuadas y la mejora de la eficiencia en cada una las áreas o departamentos de la entidad.
Las funciones y actividades que cumple el departamento de tesorería del GADPPz tiene gran importancia para la entidad debido a que se encarga de garantizar que los procesos de custodia, control, manejo y desembolso de fondos y valores se manejen eficientemente, en resumen, el departamento de tesorería realiza pronósticos sobre la entrada y salida del capital de la entidad, lo cual le permite administrar los fondos adecuadamente para enfrentar los gastos con la liquidez respectiva.
Por tanto, la aplicación de una auditoría de gestión al departamento de tesorería del GADPPz permitirá evaluar el desempeño para mejorar el control gubernamental y la calidad de las políticas públicas estableciendo el grado de eficiencia, eficacia y economía con la que se maneja el uso de recursos de la entidad en procura de protegerlos y de cumplir con los fines institucionales.
Según la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), “la Auditoría de gestión es una revisión independiente, objetiva y confiable sobre si las acciones, sistemas, operaciones, programas, actividades y organizaciones del Gobierno, operan de acuerdo con los principios de economía, eficiencia y eficacia, y sobre si existen áreas de mejora” (Jarquin, Molina, & Roseth, 2018).
Cuando el departamento de tesorería es ineficaz en sus procesos dentro de la entidad se toman riesgos que quizás los jefes departamentales y directivos no tengan asumidos, tales como:
Desconocimiento de la liquidez de la entidad y las cuentas bancarias, pagos y cobros que efectúa la entidad.
Personal a cargo del Departamento de tesorería con desconocimientos de la gestión económica.
Descuido de las fuentes de financiación. Evitar registrar excedentes de tesorería. Carencia de instrumentos financieros.
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Las dificultades que se presentan en el departamento de tesorería demuestran que el control de la gestión de este proceso no es el adecuado para la entidad y podría perjudicar a la misma, por tanto, la aplicación de un plan de mejora se puede iniciar mediante la aplicación de una auditoría de gestión en la entidad; ejerciendo un control sobre todos estos procesos.
La eficiencia de los procedimientos empleados en el departamento de tesorería del GADPPz, supone una incidencia directa en el resultado financiero de la misma, por ende, es importante detectar a tiempo las ineficiencias existentes en este departamento para adoptar las mejores decisiones para el crecimiento de la entidad y del servicio del GADPPz hacia la Provincia de Pastaza
¿De qué manera el inadecuado control de la gestión del departamento de tesorería del GADPPz del año 2018 afecta al desempeño de la entidad en logro de metas y objetivos previstos?
Figura 2 Árbol de problemas
DEFICIENTE CONTROL DE GESTIÓN EN EL DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA. Inadecuada planificación y
recaudación del ingreso.
Desconocimiento de las leyes, normas y reglamentos establecidos para Tesorería.
Carencia de implementación de metas e indicadores en Tesorería.
Inadecuado control, registro y custodia de la
documentación.
Inoportuna información sobre las asignaciones de recursos previstas para cada ejercicio económico y las modificaciones de la misma.
Registro incompleto, por la carencia de un software sistematizado para recaudaciones.
Carencia de capacitaciones para los servidores de Tesorería.
Carencia de una auditoría de gestión que identifique la deficiencia de los procesos de Tesorería.
PROBLEMA CENTRAL
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Objetivo general
Aplicar una auditoría de gestión al área de tesorería del Departamento Financiero del GADPPz, con la finalidad de conocer el desempeño de los procesos que ejecutan para el cumplimiento de los fines de la entidad.
Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente y científicamente la auditoría de gestión, los indicadores de gestión y el control de la gestión, para sustentar el desarrollo del proyecto investigativo.
Diagnosticar el estado actual de Tesorería de GADPPz mediante la utilización de técnicas e instrumentos que permitan emitir un criterio sobre los procesos que ejecuta.
Desarrollar una auditoría de gestión en el Departamento de Tesorería del GADPPz en el periodo 2018, con la finalidad de determinar el grado de eficiencia y eficacia de las operaciones, además del cumplimiento de leyes que permitan precautelar el buen manejo de los recursos públicos.
Objeto de investigación: Auditoría.
Campo de acción: Auditoría de gestión.
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CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.
1.1Antecedentes de la investigación
El presente proyecto investigativo surge por la necesidad de que las entidades del sector público mantengan un control de gestión del departamento de tesorería adecuado, para asegurar de que la tesorería funcione en sincronía con las necesidades de la entidad y la realidad financiera.
Mediante la revisión de los repositorios de UNIANDES y de las demás instituciones de educación superior nacionales se ha encontrado trabajos similares sobre el tema propuesto, con la finalidad de obtener un conocimiento más amplio sobre la metodología utilizada y desarrollo de la auditoría de gestión se citan los siguientes trabajos investigativos:
Un primer trabajo investigativo de tema “Auditoría administrativa para mejorar los procesos de tesorería en el sindicato de choferes profesionales del cantón Quinindé”, provincia de esmeraldas, corresponde a Alcívar (2017) previo a graduarse de ingeniera en contabilidad superior, auditoría y finanzas C.P.A en UNIANDES, el objetivo general del proyecto consiste en aplicar una auditoría administrativa que permita evaluar y mejorar los proceso de tesorería del Sindicato de choferes de Quinindé.
El desarrollo del trabajo investigativo que tiene como propuesta aplicar una auditoría administrativa conlleva una serie de métodos y técnicas que permite examinar los procesos de Tesorería para cumplir con este fin. Mediante la aplicación de la auditoría la autora ha corroborado que los responsables de los procesos de este departamento no superan los niveles de eficiencia requerido debido a la carencia de un manual de procedimientos para el departamento de tesorería y genera un aumento en el riesgo inherente lo que finalmente afecta a la consecución de los objetivos establecidos por el sindicato.
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En el proceso de desarrollo del trabajo de titulación, los autores han definido la importancia de la aplicación de una auditoría de gestión y de los indicadores de gestión, mediante los cuales se ha facilitado la detección de irregularidades en el departamento de tesorería del GADM de Cuenca, una vez identificadas la falencias los autores exponen que el departamento de Tesorería debería aplicar indicadores de gestión lo cual le permita mejorar el desempeño y de la misma manera presentar información completa que contribuya al mejoramiento de la toma de decisiones del GADM.
Copa (2015) previo a obtener el título de ingeniera contabilidad y auditoría desarrolla la tesis de grado con el tema “Auditoría de gestión al departamento de tesorería de Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Guamote provincia de Chimborazo, período 2013” en el que establece como objetivo general que efectúa una auditoría de gestión al departamento de tesorería del GADM de Guamote con la finalidad de “determinar el grado de eficacia, eficiencia y economía en el uso de sus recursos, procesos y actividades” (p. 3).
Dentro de los objetivos específicos la autora expone que determinará el marco teórico pertinente para adquirir conocimientos profundos sobre la auditoría de gestión y los procesos que se ejecuta en el departamento de tesorería. Mediante el desarrollo la autora ha utilizado métodos, técnicas y procedimientos que le han permitido obtener información veraz y confiable para poder emitir las conclusiones y recomendaciones al departamento de tesorería del GADM del cantón Guamote para que sirva de guía útil para la toma de decisiones en la entidad y logren la consecución y cumplimiento de metas y objetivos. Finalmente, la autora menciona que dentro del departamento de tesorería del GADM de Guamote lo más importante es:
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1.2Actualidad del objeto de estudio de la investigación.
Para evaluar el grado de desempeño de los procedimientos del departamento de tesorería previstos por el GADPPz se define dentro del marco teórico los siguientes conceptos escogidos de autores nacionales e internacionales que aporten el conocimiento respectivo para el entendimiento y desarrollo del proyecto investigativo propuesto.
Auditoría de gestión
Según Jarrín (2017) en la obra “Modelo de Gestión Administrativa Integral por Resultados para los Gobiernos Autónomos Descentralizados” establece que la auditoría de gestión constituye una herramienta que contribuye a lograr la consistencia y complementariedad entre los objetivos estratégicos, es muy importante definir el alcance de la auditoria de gestión, es decir los límites de la auditoria, lo cual define la cobertura con respecto a unidades o áreas a ser examinadas identificando el periodo o periodos.
Características de una auditoría de gestión
Para Vera (2017) las características de la auditoría de gestión son las siguientes:
Estratégicas. “Se enfocan en los aspectos que señala la resolución y en los otros
críticos o relevantes del prestador que se identifiquen en el desarrollo de la auditoría”.
Objetivas. “Al desarrollarlas se debe asegurar que los hallazgos y las conclusiones se fundamenten, en lo posible, en evidencia verificable”.
Confiables. “La información que presente y reporte la auditoría debe ser veraz y
exacta, de manera que minimice los riesgos de interpretación”.
Diligentes. “Se deben atender, con diligencia y oportunidad, los requerimientos del organismo competente de control”.
Efectivas. “La auditoría de gestión y resultados debe recomendar a sus
conclusiones las acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento a aplicar, respecto de las situaciones detectadas”.
Fases de la auditoría de gestión
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FASE I Conocimiento Preliminar
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables (Manual de auditoría de gestión, 2003).
Actividades y/o procesos:
Visita de observación entidad Revisión archivos papeles de trabajo Determinar indicadores
Detectar el FODA
Evaluación estructura control interno
Definición de objetivo y estrategia de Auditoría
FASE II Planificación
Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditoría, los responsable, y las fecha de ejecución del examen; también debe preverse la determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditoría esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados (Manual de auditoría de gestión, 2003).
Actividades y/o procesos:
Análisis información y documentación
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FASE III Ejecución
En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada programa, para sustentan las conclusiones y recomendaciones de los informes (Manual de auditoría de gestión, 2003).
Actividades y/o procesos: Aplicación de programas
Preparación de papeles de trabajo
Hojas resumen hallazgos por componente
FASE IV Comunicación de resultados
Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no sólo que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías, sino que también, contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada (Manual de auditoría de gestión, 2003).
Actividades y/o procesos:
Redacción Borrador de Informe
Conferencia final para lectura de informe Obtención criterios entidad
Emisión informe final, síntesis y memorando de antecedentes.
FASE V Seguimiento
15 Actividades y/o procesos:
De hallazgos y recomendaciones al término de la Auditoría. Determinación de responsabilidades.
Indicadores de gestión
Los indicadores de gestión son una herramienta que entrega información representativa y significante referente al logro de los objetivos de la entidad, los mismo que cubren aspectos cuantitativos o cualitativos para la toma de decisiones.
La necesidad de establecer y medir los indicadores se da para establecer la relación entre los objetivos de la entidad y las prioridades.
Figura 3 Indicadores de gestión
Fuente Lineamientos metodológicos para la construcción de indicadores (2010)
De acuerdo a los lineamientos metodológicos para la construcción de indicadores, Armijo (2010) establece las caracteristicas de los indicadores de la siguiente manera:
Eficacia
Mide el grado de cumplimiento de un objetivo. No considera los recursos asignados para ello.
1.Resultado (% resultado logrado exitosamente respecto realizado-solicitado) 2. Focalización (logrado respecto del universo)
3. Cobertura (logrado respecto de la demanda posible)
4. Impacto (logrado respecto del problema que se quiere atacar)
INSUMOS
• Eficacia • Calidad • Eficiencia
PROCESO
• Eficacia • Calidad • Eficiencia • Economía
PRODUCTOS
• Eficacia • Calidad • Eficiencia
RESULTADOS
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Eficiencia
Mide la relación entre los productos y servicios generados con respecto a los insumos o recursos utilizados.
Aproximaciones a este concepto:
Costos de producción (costos medios, costos unitarios gastos administrativos en relación al gasto total).
Productividad media de los distintos factores de producción.
Calidad
Mide atributos, capacidades o características que deben tener los bienes o servicios para satisfacer adecuadamente los objetivos del programa.
Calidad es una dimensión de la eficacia, pero por su importancia se la distingue con nombre propio.
Economía
Mide la capacidad del programa para generar o movilizar adecuadamente los recursos financieros.
Economía es una dimensión de la eficiencia.
Reflejan capacidad para generar y movilizar recursos financieros en el cumplimiento de sus objetivos:
1. Eficiencia manejo de recursos
2. Uso actual de recursos en relación a lo planeado
3. Autosuficiencia financiera en la capacidad de generar ahorros y en la existencia de equilibrio presupuestario.
NIAs
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Tipos de riesgo de auditoría
Estupiñán (2015) en su obra Administración de riesgos E.R.M y la auditoría interna menciona que las NIA analizan el riesgo de suditoría mediante tres componenetes que son:
Riesgo inherente: es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados (Estupiñán Gaitán, 2015).
Riesgo de control: es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno (Estupiñán Gaitán, 2015).
Riesgo de detección: es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases (Estupiñán Gaitán, 2015).
Control de gestión
Según Pérez & Veiga (2013), el control de gestión es un concepto amplio que permite definir un estilo de dirección basado en la gestión activa de la empresa en su entorno, en la definición y asignación de objetivos, así como en la participación coordinada del conjunto de la organización. Para ello, utiliza una serie de técnicas y procedimientos entre los que incluye la información suministrada por los sistemas contables.
El control de gestión es un proceso que permite analizar y evaluar que las actividades o procedimientos que ha implantado una entidad u organización estén encaminadas a la consecución de los objetivos previstos por la misma, lo cual permitirá conocer exactamente cuál es la deficiencia en la entidad y corregirla.
Objetivos del control de gestión
Para Gómez (2000) los objetivos del control de gestión son los siguientes: Interpretación global de todas las funciones gerenciales.
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Correcta toma de decisiones del presente y del futuro. Construir los indicadores adecuados de gestión. Mejora continuada de los resultados.
Corregir sobre la marcha desviaciones y reaccionar ante los cambios.
Para llegar al control de gestión se debe identificar las etapas que anteceden a este concepto, las mismas que se encuentran en el proceso administrativo.
De acuerdo a Münch & García (2017) en su obra Fundamentos de administración, establecen que las etapas del proceso administrativo son las siguientes:
Planeación
“La planeación cosiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para relazarlo y las determinaciones tiempo y de números necesarios para su realización” (Münch Galindo & García Martínez, 2017).
Organización
La organización es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construcción, ya que la organización establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos (Münch Galindo & García Martínez, 2017).
Dirección
La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumpla en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión (Münch Galindo & García Martínez, 2017).
Control
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Control interno
De acuerdo a la obra titulada “ Sistemas de control interno para organizaciones” de Fonseca (2011) menciona, el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio paras salvaguaradar sus activos, verificar la exactitud y la confiablidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y formentar la adherencia a las políticas prescritas por la administración.
El control interno es el proceso que efectúan los directivos de la entidad y el personal de la misma, diseñado para establecer una seguridad razonable respecto al logro de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimineto de la leyes y regulaciones aplicables.
Proceso mediante el cual, servidores públicos independientes a los responsables de los procesos susceptibles de evaluación o a través de externos, determinan la idoneidad, eficacia, eficiencia y economía en la aplicación del control interno en la institución, las unidades administrativas, los procesos, funciones y actividades, y definen y atienden las debilidades del Sistema de Control Interno.
Componentes del marco integrado de control interno COSO
Según las Normas de control interno de la Contraloría General del Estado (2009) CGE, los componentes pertenecientes al control interno son los siguientes:
Figura 4 Componentes del control interno
• NORMA 200
AMBIENTE DE CONTROL
• NORMA 300
EVALUACIÓN DE RIESGOS
• NORMA 400
ACTIVIDADES DE CONTROL
• NORMA 500
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
• NORMA 600
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1.3 Actualidad ecuatoriana del GAD Provincial de Pastaza.
El presente proyecto investigativo se desarrolló en la provincia de Pastaza, en el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
La Provincia de Pastaza es una de las 24 provincias que conforma el Ecuador, pertenece a la región Amazónica, limita al norte con las provincias de Napo y Orellana, al sur con Morona Santiago, al este con el Perú y al oeste con la provincia de Tungurahua, se encuentra dividida en cuatro cantones:
1. Arajuno - Arajuno 2. Mera - Mera 3. Pastaza - Puyo
4. Santa Clara - Santa Clara
Pastaza es la provincia más grande por su extensión, ya que ocupa un territorio de 29.520 km² donde viven alrededor de 83.933 personas de acuerdo al último censo efectuado en el año 2010.
Para “promover el desarrollo sustentable de la circunscripción territorial provincial y garantizar el buen vivir a través de la implementación de políticas públicas provinciales, en el marco de sus competencias constitucionales y legales” (González Lastre, 2013). En Pastaza se cuenta con el GADPPz, que es un nivel de gobierno de carácter provincial que se encargan de planificar y ejecutar obras públicas, además de cumplir con otros servicios para el bienestar de la ciudadanía.
Misión:
Construir el desarrollo de la Provincia, a través del cumplimiento de las competencias asignadas al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial, vinculando activamente la participación ciudadana en la toma de decisiones, mejorando la calidad de vida de los habitantes de Pastaza.
Visión:
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Objetivos:
El Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza sustenta su gestión en la consecución de los siguientes objetivos establecidos en el Reglamento orgánico estructural y funcional del GADPPz (2011):
Contribuir al mejoramiento de la calidad y las condiciones de vida, garantizando el buen vivir, propiciando una política de desarrollo humano sustentable, equitativa, de unidad en la diversidad, con identidad amazónica, que fortalezca el sistema de gobernabilidad democrática, a través de la participación ciudadana y la rendición de cuentas a la ciudadanía sobre el cumplimiento del plan de gobierno y la inversión pública en la Provincia de Pastaza (p. 3).
Elaborar los planes, programas y proyectos en base de los estudios y evaluación técnicos, económicos, ambientales y sociales necesarios que los justifiquen de manera adecuada (p. 3).
Planificar, coordinar y controlar las acciones que en el ámbito provincial le corresponden al Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza (p. 3). Gestionar y concretar fuentes de financiamiento externas e internas, que permitan la
aplicación de las políticas, estrategias, programas y proyectos para el desarrollo social y económico de la provincia (p. 3).
Impulsar alianzas estratégicas con organismos públicos y privados, que garanticen los espacios de concertación y cogestión (p. 3).
Lograr y asegurar la dotación y desarrollo permanente de obras encaminadas al desarrollo de la infraestructura vial, desarrollo agropecuario, dotación de agua de riego, de saneamiento ambiental, de cuencas y micro cuencas, y demás obras y servicios coordinando sus esfuerzos con los gobiernos municipales, parroquiales rurales y demás organismos de desarrollo provincial, regional y nacional (p. 3). Modernizar adecuadamente sus operaciones y servicios, en base de la legislación
vigente y la aplicación de procesos de desconcentración y descentralización (p. 3). Aportar al fortalecimiento de la economía provincial y nacional, con sujeción a los
planes de desarrollo participativo (p. 3).
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Es por esta razón que el Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, en concordancia con las normas del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, para el cumplimiento de su misión, objetivos, competencias y responsabilidades, está integrado por los siguientes procesos:
Dentro de cada nivel se ejecutan procesos y actividades que permitan la consecución de las metas y objetivos previstos por la entidad, pero en los procesos habilitantes de apoyo en la Dirección Financiera se identifica al departamento de Tesorería quien es el encargado de manejar todas aquellas operaciones a corto plazo de la entidad que se encuentran relacionadas con el flujo monetario, para poder establecer la liquidez de la entidad y dar a conocer la información de manera pertinente para la toma de decisiones.
Figura 5 Estructura orgánica – GADPPz
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Es por ello que se ha planteado la necesidad de que se realice una auditoría de gestión a este departamento, para de esta manera establecer el nivel de eficacia, eficiencia y economía con el que se manejan los procesos con la finalidad de contribuir a los objetivos planteados por la entidad.
Las funciones de las funcionarias del departamento de Tesorería del GADPPz deben cumplir con las siguientes funciones:
Tesorera:
Optimizar el uso de recursos y/o inversiones financieras. Cubrir el riesgo de interés, que está presente en toda empresa.
Custodiar y mantener los registros generales de los recibos y desembolsos de la organización.
Efectuar los pagos a los de forma precisa y concisa.
Realizar las respectivas retenciones de IVA, he impuesto a la renta por bienes o servicios según corresponda de acuerdo al porcentaje que determina la ley. Realizar las respectivas retenciones de IVA, he impuesto a la renta por bienes o
servicios según corresponda de acuerdo al porcentaje que determina la ley.
Contadora 1:
Realizar la contabilización de todos los proveedores de bienes y servicios que adquiere el Gad. Provincial de Pastaza.
DIRECCIÓN FINANCIERA
LIC. EDUARDO BARROSO
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
SRA. YAJANUA FLORES
CONTADORA 1 LIC. LAURA SOLÍS
CONTADORA 1
LIC. BÉLGICA RODRÍGUEZ
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
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Llevar el registro de asientos diarios de acuerdo a los procedimientos del sistema OLYMPO, basados en los Principios de Contabilidad.
Revisar y ordenar la documentación contable (facturas, contratos, ingreso a bodega, informes, partida presupuestaria).
Controlar sistemáticamente las garantías de las obras de los contratistas.
Contadora 1:
Recaudar las alcabalas.
Emisión de certificados de no adeudar al GADPPZ. Custodiar los fondos económicos que ingresan al GADPPZ.
Las funciones y operaciones que ejecuta el Departamento de Tesorería del GADPPz forma parte de un eje central para el sostenimiento de la entidad, mediante la buena gestión de las operaciones del flujo de caja y las buenas relaciones con los organismos financieros permite el correcto funcionamiento de la entidad y de eso depende el éxito de la misma.
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CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO.
La metodología de investigación utilizada para el desarrollo del presente proyecto investigativo de tema: “Auditoría de gestión al área de Tesorería del GADPPz en el periodo 2018”, es la siguiente:
2.1. Paradigma y tipo de investigación.
Modalidad de la investigación
En cuanto a la modalidad o enfoque de investigación el presente trabajo asume un paradigma de investigación mixto, es decir, cuali-cuantitativo, el mismo que consiste en combinar los métodos cuantitativo y cualitativo en una misma investigación o estudio. Según Hernández Sampieri (2014) afirma que “la meta de la investigación mixta no es reemplazar a la investigación cuantitativa ni a la investigación cualitativa, sino utilizar las fortalezas de ambos tipos de indagación, combinándolas y tratando de minimizar sus debilidades potenciales” (p. 532).
El método mixto implicará la recolección y análisis de la información sobre la recaudación de ingresos, garantías y capacitaciones recibidas por los servidores del GADPPz especialmente en el departamento de Tesorería los mismos que servirán para ejecutar una integración de los datos cuantitativos y cualitativos.
Considerando que el método mixto se fundamenta en el pragmatismo, es decir, que juzga los resultados mediante sus efectos prácticos; los beneficios de la utilización del método mixto permiten obtener una perspectiva más amplia y profunda sobre el objeto a evaluar en la entidad, además, esta información aportará mayor solidez y rigor a la presente investigación.
Tipos de investigación por su diseño.
De acuerdo a la modalidad de investigación mixta asumido, se identifica que existen ciertos tipos de diseños de investigación en relación a cada una de las modalidades paradigmáticas (cualitativa y cuantitativa).
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Dentro del diseño experimental:
Preexperimental que consiste en un “diseño de un solo grupo cuyo grado de control es mínimo. Generalmente es útil como un primer acercamiento al problema de investigación en la realidad” (Hernández Sampieri, 2014, p. 141).
El diseño experimental servirá para conocer de manera preliminar los componentes a auditar dentro del departamento de Tesorería.
Dentro del diseño no experimental:
Transversal que son las “investigaciones que recopilan datos en un momento único” (Hernández Sampieri, 2014, p. 141).
Este tipo de diseño servirá específicamente para el desarrollo de la auditoría debido a que información de análisis será solo del año 2018.
Para la modalidad paradigmática cualitativa los tipos de diseño de investigación a utilizar son los siguientes:
Narrativo: Pretenden entender la sucesión de hechos, situaciones, fenómenos, procesos
y eventos donde se involucran pensamientos, sentimientos, emociones e interacciones, a través de las vivencias contadas por quienes los experimentaron, describen un evento o un conjunto de eventos conectados cronológicamente (Hernández Sampieri, 2014). Servirá para detallar los aspectos relacionados con el análisis efectuado en la auditoría.
Investigación-acción: La finalidad de la investigación-acción es comprender y resolver
problemáticas específicas de una colectividad vinculadas a un ambiente (grupo, programa, organización o comunidad) (Hernández Sampieri, 2014).
La investigación – acción servirá para elaborar el informe final de auditoría de gestión que permita a la entidad conocer las deficiencias e irregularidades existentes en la gestión y tomar las acciones correctivas pertinentes.
Tipo de investigación por su alcance.
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Exploratorios, porque para la ejecución de la auditoría se deberá tener un conocimiento de las unidades administrativas de la entidad indagar desde una perspectiva innovadora para proporcionarle una solución al problema planteado.
Descriptivos, porque permitirá identificar las irregularidades del problema de acuerdo a los componentes a auditar.
Correlacionales, porque relacionará los conceptos con la finalidad de cuantificar l información recibida para la comparación y análisis de la documentación, además, permitirá establecer predicciones de los resultados obtenidos.
Explicativos, porque determinará las causas de las irregularidades y permitirá establecer criterios para la mejora de la gestión.
Métodos del nivel teórico del conocimiento.
Estos métodos son útiles para obtener los componentes que se relacionan con el problema a evaluar, permiten la comprensión de los hechos mediante el conocimiento de la estructura y dinámica del problema que se va a estudiar; en la presente investigación se utilizará el método:
Analítico-Sintético
Según Rodríguez & Pérez (2017), este método se refiere a dos procesos intelectuales inversos que operan en unidad: el análisis y la síntesis. El análisis es un procedimiento lógico que posibilita descomponer mentalmente un todo en sus partes y cualidades, en sus múltiples relaciones, propiedades y componentes. Permite estudiar el comportamiento de cada parte.
El método analítico – sintético, permitirá observar las causas, la naturaleza y los efectos de los componentes a auditar para después relacionar cada reacción mediante la elaboración de una síntesis general.
Inductivo – deductivo
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un grupo definido, para llegar a conclusiones de los aspectos que lo caracterizan. Las generalizaciones a que se arriban tienen una base empírica.
Mediante el método inductivo – deductivo se analizará la finalidad de la auditoría de gestión de manera general para luego obtener criterios específicos que permitan el cumplimiento del mismo.
Histórico – lógico
Rodríguez & Pérez (2017) mencionan que, lo histórico se refiere al estudio del objeto en su trayectoria real a través de su historia, con sus condicionamientos sociales, económicos y políticos en los diferentes periodos. Lo lógico interpreta lo histórico e infiere conclusiones. La combinación de lo histórico con lo lógico no es una repetición de la historia en todos sus detalles, sino que reproduce solo su esencia.
El método histórico – lógico permitirá obtener la información relevante y oportuna de los componentes seleccionados del área a auditar.
Métodos del nivel empírico del conocimiento.
Este método consiste en un conjunto de acciones prácticas que ejecuta el investigador con el objeto con la finalidad de que se determine las características más representativas del mismo, los métodos del nivel empírico utilizados en la presente investigación son los siguientes:
Observación:
De acuerdo a Hernández Sampieri (2014) “Este método de recolección de datos consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos y situaciones observables, a través de un conjunto de categorías y subcategorías” (p.252).
Este método se utilizará en todo el desarrollo del proyecto investigativo, con la finalidad de determinar las características observables del objeto a auditar y el comportamiento del mismo en el medio en el que se encuentra.
Medición:
Para Hernández Sampieri (2014) la medición consiste en “recolectar apropiadamente datos cuantitativos: confiabilidad, validez y objetividad” (p.196).
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se desarrollan en relación del objeto a auditar; de la misma manera en el desarrollo de la propuesta será de gran importancia considerar la medición para determinar el nivel de riesgo y confianza de cada uno de los componentes a evaluar.
Técnicas e instrumentos
Observación: Guía de observación. Se utiliza esta técnica para obtener información verás mediante la observación del comportamiento y características del objeto que se pretende evaluar, será de utilidad en todo momento para el desarrollo del proyecto investigativo.
Entrevista: Guía de entrevista. La técnica de la entrevista se utilizará para identificar el problema y la relación del mismo en su entorno mediante el criterio del personal responsable del departamento de tesorería.
Encuesta: Cuestionario. El cuestionario se efectuará a todos los funcionarios
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2.2. Procedimiento en la búsqueda y procesamiento de datos.
Población
La población que se consideró para el desarrollo del proyecto investigativo consta de los siguientes funcionarios que pertenecen al área Financiera del GADPPz:
Tabla 1 Población
DIRECCIÓN FINANCIERA - GADPPz
DEPARTAMENTOS N° DE PERSONAL
Jefe financiero 1
Asistente Financiero 2
Archivo 2
Jefe de Tesorería 1
Tesorería 2
Presupuesto 5
Contabilidad 6
TOTAL 19
El proyecto investigativo se encuentra dirigido hacia el Departamento de Tesorería, pero su funcionamiento se encuentra guiado por la Dirección Financiera y los demás departamentos (Contabilidad y Presupuesto) pertenecientes a la misma.
Muestra
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Plan de recolección de la información.
Técnica: Entrevista – Instrumento: Guía de entrevista
Tabla 2 Guía de entrevista - Tesorería
ENTREVISTA
“AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA DE TESORERÍA DEL GADPPz EN EL PERIODO 2018”
OBJETIVO: Obtener información relevante que sirva como evidencia y sustento
para el desarrollo del presente Proyecto investigativo.
ENTIDAD: DEPARTAMENTO:
ENTREVISTADO/A: CARGO:
FECHA: HORA:
Saludo: Buenos días estimado/a funcionario/a la presente entrevista tiene como
finalidad obtener información sobre el Departamento de Tesorería para
sustentar el desarrollo del proyecto investigativo que se encuentra ejecutando en
el GADPPz, espero contar con su colaboración.
1. ¿Hace cuánto tiempo labora usted en el Departamento de Tesorería?
2. ¿Cuáles considera usted que son las principales responsabilidades que debe
cumplir en el Departamento de Tesorería del GADPPz? ¿Porqué?
3. En estos últimos 3 años ¿Cuáles han sido los problemas más comunes en el
Departamento de Tesorería del GADPPz?
4. ¿Qué tipos de cuentas maneja el Departamento de Tesorería y de qué
naturaleza?
5. Dentro del Departamento de Tesorería ¿Se cuenta con un manual de funciones
que permita el funcionamiento adecuado de las operaciones que se ejecutan?
(En caso de que la respuesta sea positiva se pregunta: ¿En dónde se encuentra
ese manual?
6. ¿Usted considera que el personal que labora en este departamento cumple con
un perfil profesional acorde a su cargo? (En caso de que la respuesta sea
afirmativa: ¿Todos los funcionarios de Tesorería cuentan con un título
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7. ¿Se ha efectuado evaluaciones de desempeño para medir el grado de
cumplimiento de las operaciones y/o actividades que realizan en el
Departamento
8. de Tesorería? ¿Por qué? (En caso de que la respuesta sea afirmativa y
mencione el porqué, preguntar: ¿En el año 2018 la máxima autoridad de la
entidad ha efectuado alguna evaluación de desempeño en este departamento?
9. ¿Se han presentado inconvenientes en el Departamento en lo que se refiere a
tecnología o sistemas de ingreso de información?
10.¿Qué sistema informático maneja diariamente este Departamento? ¿Cuáles
son sus beneficios y desventajas?
11.¿Cada que tiempo los funcionarios de Tesorería se capacitan? ¿Se han
realizado capacitaciones para este departamento en el año 2018?
12.¿Cuáles son las fuentes de ingreso del GADPPz?
13.¿Se han efectuado Auditorias o exámenes especiales en el Departamento de
Tesorería del GADPPz en los últimos años? (Si la respuesta es negativa,
preguntar: ¿Se han efectuado auditorias o exámenes especiales en el GADPPz
en los últimos años? ¿Conoce usted si existieron recomendaciones por parte de
la CGE Contraloría General del Estado?
ENTREVISTADO/A:
FIRMA SELLO
ENTREVISTADORA:
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Técnica: Encuesta – Instrumento: Cuestionario
Tabla 3 Cuestionario
CUESTIONARIO
“AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA DE TESORERÍA DEL GADPPz EN EL PERIODO 2018”
OBJETIVO: Obtener información que permita conocer el criterio de los
funcionarios/as sobre las actividades y procesos relacionados con el Departamento de Tesorería, la mismas que servirá como evidencia y sustento para el desarrollo del presente Proyecto investigativo.
Estimado funcionario/a del GADPPz, este cuestionario es de carácter anónimo y
tiene la finalidad de recoger información útil para el desarrollo del presente
proyecto investigativo, por lo cual solicito muy comedidamente su colaboración
y comprensión.
Señale la respuesta que usted considere la adecuada.
1. ¿En el GADPPz se efectúa evaluaciones periódicas de desempeño laboral?
Frecuentemente Varias veces Nunca
2. ¿En la entidad se evalúa y analiza periódicamente los resultados alcanzados
contra los esperados?
Frecuentemente Varias veces Nunca
3. ¿El departamento de Tesorería cuenta con un manual de procedimientos que
responda a las necesidades del mismo?
Si No
4. ¿En la entidad existen normas o se cumple con ciertos requisitos para efectuar
los pagos?
Si No
5. ¿Los funcionarios/as de la entidad reciben capacitaciones o talleres
considerando el puesto o cargo que ocupan en la entidad?
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6. ¿El GADPPz dispone de un sistema contable que permita contabilizar y
registrar la aplicación contable con la presupuestaria?
Si No
7. ¿Considera usted que la entidad cuenta con los sustentos correspondientes
con respecto a la contabilización de las Inversiones Financieras?
Si No
8. ¿Con que frecuencia el Tesorero/a antes de ejecutar una transferencia solicita
la autorización correspondiente a la máxima autoridad del GADPPz?
Siempre Varias veces Nunca
9. ¿En la entidad los comprobantes de egreso son archivados de forma
cronológica una vez que se encuentren legalizados y con las firmas de responsabilidad correspondientes?
Siempre Varias veces Nunca
10.¿La entidad cuenta con ciertos controles que le permitan identificar las garantías que se encuentran próximas a vencer?
Siempre Varias veces Nunca
11.¿En el GADPPz se realiza conciliaciones periódicas de las recaudaciones
comparando los montos registrados en las libretas bancarias con los resúmenes bancarios?
Frecuentemente Varias veces Nunca
12.¿Se impide la realización de pagos sin documentación de respaldo
debidamente aprobada o con documentación incompleta?
Frecuentemente Algunas veces Nunca
Gracias por su colaboración.
RESPONSABLE: ANGIE PAUCAR
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2.3 Resultados del diagnóstico de la situación actual
Análisis e interpretación de los resultados.
1. ¿En el GADPPz se efectúa evaluaciones periódicas de desempeño laboral?
Frecuentemente Varias veces Nunca Total
10 5 4 19
Análisis e interpretación: Para una adecuada planificación, organización, dirección y control del personal del GADPPz, se ha establecido en el orgánico estructural y funcional, en la sección 5, art.35, numeral 26, que la Dirección de Administración de Talento Humano debe encargarse de “Diseñar e implantar los procesos técnicos de evaluación del desempeño del personal”; por lo tanto, se ha identificado que en el año 2018 el 53% de los funcionarios del Departamento Financiero han atravesado evaluaciones periódicas de desempeño laboral, el cual es un porcentaje considerablemente positivo en comparación con los años anteriores respecto a este tema.
Tabla 5 Resultados alcanzados versus esperados
Análisis e interpretación: Dentro del Plan Estratégico Institucional al año 2018, se menciona la implantación de un modelo de gestión por resultados, para lo cual se debe evaluar y analizar periódicamente los resultados alcanzados contra los esperados; mediante la encuesta efectuada el 57% del personal ha manifestado que frecuentemente se realiza esta acción en la entidad, mientras que el 42% establece que solo varias veces se realiza esta acción, y el 11% menciona que nunca se realiza esta acción.
2. ¿En la entidad se evalúa y analiza periódicamente los resultados alcanzados
contra los esperados?
Frecuentemente Varias veces Nunca Total
9 8 2 19
53%
26%
21%
EVALUACIONES DE DESEMPEÑO
FRECUENTEMENTE VARIAS VECES NUNCA
Tabla 4 Evaluación del desempeño laboral
Figura 7 Evaluaciones periódicas de desempeño laboral
47%
42%
11%
RESUTADOS ALCANZADOS VS ESPERADOS
FRECUENTEMENTE VARIAS VECES NUNCA
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Tabla 6 Manual de procedimientos - Tesorería
Análisis e interpretación: Con la finalidad de establecer los procedimientos del control interno de Tesorería del GADPPz se debe implantar un manual de procedimientos que sean de fácil aplicación para los funcionarios de la entidad; mediante la encuesta realizada a los funcionarios de la Dirección financiera se ha determinado con un 68% que no existe un manual de procedimientos para el departamento de Tesorería, mientras que el 32% establece que si existe este manual.
Tabla 7 Requisitos para efectuar pagos
Análisis e interpretación: De acuerdo a los funcionarios encuestados se ha obtenido que el 74% conoce del establecimiento de normas y/o requisitos que permitan efectuar correctamente los pagos, sin embargo, el 16% manifiesta que no existe ciertas normas que regulen el correcto funcionamiento de los pagos.
3. ¿El departamento de Tesorería cuenta con un manual de procedimientos que
responda a las necesidades del mismo?
Sí No Total
6 13 19
4. ¿En la entidad existen normas o se cumple con ciertos requisitos para efectuar
los pagos?
Sí No Total
14 5 19
32%
68%
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SÍ NO
74%
16%
REQUISITOS PARA EFECTUAR PAGOS
SÍ NO
Figura 9 Manual de procedimientos para el Departamento de Tesorería