C I R C U L A R No. 001
San Juan Tilcuautla, Municipio de San Agustín Tlaxiaca, Hgo., 12 de Enero de 2015. C.C. COORDINADORES DE ZONA
DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE HIDALGO P R E S E N T E S.
AT’N DIRECTORES DE CENTROS EDUCATIVOS Y RESPONSABLES DE SERVICIOS ESCOLARES. Por este medio informo a Ustedes las fechas y formas en que deberán hacer llegar la información de Control Escolar de los planteles de la zona a su cargo, correspondiente al periodo 2015-A:
I. REGISTRO DE ALUMNOS (LISTAS VIGENTES).
a) Realizar el registro de alumnos vigentes en el Sistema Integral de Control Escolar, de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario de captura para este periodo escolar. Es necesario actualizar y complementar los “Datos Generales” de los alumnos en SICE.
b) Enviar Listas de Alumnos Vigentes de cada uno de los grupos en archivo electrónico, utilizar el formato en Excel denominado LISTA DE ALUMNOS VIGENTES (formato FPDPL-01-04), con letra arial 10, mayúsculas y en orden alfabético con respecto al apellido paterno (verificar última versión del formato ya que tuvo cambios).
c) Las Listas de Alumnos Vigentes deberán especificar el estatus del alumno: Alumno Regular: Es el que no adeuda ninguna UAC del plan de estudios. Alumno Irregular: Es el que adeuda de una a tres UAC de cualquier semestre. Alumno Recursador: Es el que repite cuatro o más UAC de un semestre.
Alumno por Dictamen Técnico: Es el que proviene de otra institución de nivel medio superior. Ingreso por Cambio de Centro Educativo: Es el que proviene de un plantel o cemsad de COBAEH Las Listas de Alumnos Vigentes, deberán ser enviadas, al correo institucional (controlescolar@cobaeh.edu.mx) a más tardar a los 15 días hábiles de haber iniciado clases (de acuerdo con el Sistema de Gestión de la Calidad), es decir, el día viernes 13 de febrero del año en curso. Sin embargo deberán enviar la cantidad de alumnos por semestre con el que están iniciando, el 26 de Enero del presente.
II. BAJA TEMPORAL Y DEFINITIVA.
Deberán Enviar el Informe Semestral de Bajas, del periodo 2014-B de acuerdo al Formato S/C denominado: “Concentrado de Bajas”, en archivo electrónico al correo institucional (controlescolar@cobaeh.edu.mx) a más tardar el viernes 13 de febrero del presente.
Las bajas en SICE deben realizarse en el momento en que ocurran, aunque se reporten al final del semestre, esto, con el propósito de que ya no aparezcan en la lista del docente y evitar que le capturen calificaciones si la baja se da antes de los globales, debido a que estos alumnos no deben ser incluidos en actas.
III. SEGURO CONTRA ACCIDENTES ESCOLARES Y PERSONALES.
Cada alumno, deberá realizar el pago por concepto de seguro contra accidentes de forma semestral, de acuerdo con el Catálogo de Cuotas y Tarifas autorizadas para el 2015, por lo que se deberán enviar los datos de todos los alumnos que aparecen en Listas de Alumnos Vigentes, en el formato “SEGURO DE ALUMNOS” (que se encuentra en la carpeta anexos, y que pueden bajar en la sección de descargas en la pagina del COBAEH), en archivo electrónico al correo institucional (controlescolar@cobaeh.edu.mx) a más tardar el viernes 13 de febrero del presente.
En caso de que tengan altas de alumnos posteriores a esta fecha, deberán enviar por oficio sus datos, para darlos de alta, siendo responsabilidad del Coordinador de Zona y del Director del Centro Educativo, que todos sus alumnos cuenten con esta protección.
IV. PORTABILIDAD, CONVALIDACIONES, REVALIDACIONES, CAMBIO DE MODALIDAD O DE CENTRO EDUCATIVO.
PORTABILIDAD (para quienes cursaron estudios de bachillerato en otra institución de nivel medio superior).
a) Se aceptarán los trámites para Portabilidad de estudios de los aspirantes a ingresar en el Período Escolar 2014-A, hasta el viernes 6 de febrero del presente.
b) Para su gestión, es indispensable anexar al oficio de solicitud, el certificado parcial o Historial Académico y el Plan de Estudios Vigente según corresponda de la escuela de procedencia del aspirante.
c) En caso de no contar con el certificado parcial, podrán iniciar su trámite con Historial Académico, con el compromiso de entregar a mas tardar en 20 días el documento oficial, lo cual deberá estipularse mediante la Carta Compromiso de Entrega de Documentos.
d) Después de la fecha señalada, los dictámenes procederán para el Período Escolar 2015-B o posteriores.
e) El oficio debe especificar el Período Escolar al cual desea inscribirse el aspirante. Para lo cual, utilizarán el Formato FPDPL-01-09, denominado Solicitud de Inscripción por Dictamen Técnico.
f) El aspirante se inscribe hasta que se emita el dictamen técnico de forma oficial y aparezca en el Sistema Integral de Control Escolar (SICE). Sera el técnico encargado de atender a su centro educativo el responsable de subir la información del dictamen al sistema, y el plantel deberá complementar los datos generales del alumno, así como asignarle grupo. Este proceso deberá estar concluido a más tardar el 20 de febrero de 2015.
g) Cuando el Dictamen Técnico indique que el aspirante deberá presentar exámenes extraordinarios, éste deberán aplicarse al inicio del periodo escolar en que ingresa, y de su acreditación o no, dependerá que proceda su inscripción. En estos casos, el Centro Educativo deberá emitir las actas de evaluación extraordinaria, y enviarlas a este departamento, junto con el dictamen para que el técnico encargado de atender al centro educativo realice en su caso, la actualización del mismo y les indique como quedará el kardex de SICE.
REVALIDACIÓN (quienes estudiaron en el extranjero).
a) Para los aspirantes que realizaron estudios en el extranjero, deberán entregar su Dictamen de revalidación, el cual debieron tramitar con anticipación ante la Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior en el estado.
b) El Responsable de Servicios Escolares del centro educativo, solicitará a este departamento, por medio de oficio, el dictamen correspondiente, anexando el Dictamen de Revalidación y copia del recibo de pago.
CAMBIO DE MODALIDAD
a) Para los aspirantes que concluyeron sus estudios de Bachillerato y desean cambiar de modalidad a Bachillerato General que ofrece el COBAEH, lo solicitarán por escrito.
b) El Encargado del Servicios Escolares, solicitará por medio de oficio el Dictamen de Cambio de Modalidad y anexará fotocopia del recibo de pago y certificado de terminación de estudios correspondiente.
c) Para el cambio de modalidad el aspirante deberá cursar los últimos dos semestres del bachillerato general, así como la capacitación para el trabajo completa. (De 3º a 6º).
IMPORTANTE: Les solicitamos muy atentamente respetar el Dictamen Técnico emitido por este departamento, y preguntar sobre cualquier duda o aclaración que requieran, así como dar seguimiento al mismo.
CAMBIO DE CENTRO EDUCATIVO.
a) Para los alumnos que soliciten cambiar de centro educativo, solo procederá para alumnos regulares con base al Reglamento de Control Escolar y de acuerdo a la disponibilidad del Centro Educativo al que desean ingresar. Para tal efecto, utilizarán el Formato FPDPL-02-04 denominado Solicitud de Cambio de Centro Educativo, la fecha límite para este trámite es el 30 de enero del presente. Previo al cambio el alumno deberá estar formalmente inscrito en el centro educativo origen (y cubrir las cuotas oficiales).
b) El Encargado de Servicios Escolares del Centro Educativo origen, enviará a través del Coordinador de Zona, solicitud de cambio de plantel y expediente del alumno al Centro Educativo Destino, quien revisará el expediente del alumno, constatando que se encuentra en orden y con la documentación pertinente y completa, si procede, turnará solicitud y expediente al Departamento de Registro y Control Escolar para su autorización y cambio en SICE, para lo cual el kardex deberá estar actualizado al 100% (este procedimiento se encuentra en el Manual de Gestión de la Calidad). Es importante verificar la compatibilidad de la Capacitación para el Trabajo antes de aceptar al alumno.
c) Es responsabilidad del plantel de origen revisar que los alumnos de cambio de plantel tengan todas sus calificaciones capturadas y cerradas en SICE, así también que NO estén dados de BAJA TEMPORAL O DEFINITIVA en el sistema. Esta revisión deberán hacerla en cuanto el alumno solicite el cambio, para que cuando los técnicos del departamento de control escolar realicen los cambios en SICE, no exista ningún inconveniente.
alumno interesado, Historial Académico y oficio de presentación que indique que se trata de un alumno regular y que ha iniciado el trámite de cambio de centro educativo.
V. SEGURO FACULTATIVO (IMSS).
Con base en el Decreto Presidencial del 10 de junio de 1987, en el que se incorporan al régimen obligatorio del seguro social a los estudiantes de educación media superior y superior. Es responsabilidad del Centro Educativo, dar de alta a la totalidad de sus alumnos en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) mediante el Seguro Facultativo, ante la subdelegación que le corresponde.
Una vez realizado el trámite de alta, deberán proporcionar el aviso automático de alta al alumno y éste a su ves acudir a la clínica que le corresponde para solicitar su cartilla de citas, para lo cual debe llevar una fotografía tamaño infantil. Al realizar este trámite se le proporciona su NSS (número de seguridad social) + el dígito verificador que juntos integran 11 dígitos. Al concluir este proceso, deberá enviar a este departamento como evidencia de cumplimiento del proceso la relación de alumnos con su NSS de 11 dígitos. Esta información deberá enviarse en archivo electrónico al correo institucional (controlescolar@cobaeh.edu.mx) a más tardar el 13 de febrero del año en curso.
VI. LEGALIZACIÓN DE CERTIFICADOS DE TERMINACIÓN.
Los alumnos inscritos en 6° semestre deberán realizar el pago por concepto de legalización, de acuerdo con lo establecido en el catálogo de Cuotas y Tarifas autorizado, con el propósito de entregarles su certificado de terminación debidamente legalizado por Gobierno del Estado; el pago deberán realizarlo previo a la conclusión del semestre, en virtud de que para tramitar el certificado de terminación, deberán anexar copia del recibo de pago correspondiente a legalización por alumno.
VII. EVALUACIONES.
a) deberán enviar las Calificaciones de exámenes del período 2015-A, en archivo electrónico, de acuerdo al siguiente calendario:
Tipo Entrega Formato
Listas Evaluación Continua 3 DE JULIO DE 2015 F-10 Lista de Evaluación Continua. Listas Evaluación Global 3 DE JULIO DE 2015 F-11 Lista de Evaluación Global.
Actas Ordinarias 3 DE JULIO DE 2015
FPDPL-03-02 Rev. 01 Acta de Evaluación Final. Actas de Recuperación 10 DE JULIO DE 2015
Actas de Especial 10 DE JULIO DE 2015
b) Les recordamos que deberán enviar Actas de Evaluación de Orientación Escolar y Actividades Paraescolares, con el criterio de acreditada (A) y no acreditada (NA). Las actas de Actividades Paraescolares deberán ser elaboradas por actividad, ordenándolas alfabéticamente por semestre y grupo. (no aplica para Cemsad).
c) Las Listas de Evaluación Continua y Global serán enviadas en archivo electrónico al correo institucional (controlescolar@cobaeh.edu.mx) y las Actas de Evaluación Final serán enviadas a través de la coordinación de zona, en original y copia, conjuntamente con el archivo electrónico correspondiente, en el texto del oficio de entrega, deberán especificar el número de Actas por asignatura y/o grupo que envían.
NOTA: LA ENTREGA DE LA INFORMACION DE LOS ALUMNOS DE SEXTO SEMESTRE, QUEDARÁ SUJETA A LO QUE SE ESTIPULE EN LA CIRCULAR DE CERTIFICACIÒN CORRESPONDIENTE.
VIII. PROMOCIÓN ESCOLAR.
En relación a la Promoción Escolar que realicen en el periodo 2015-A, deberán enviar en archivo electrónico al correo institucional (controlescolar@cobaeh.edu.mx) debidamente requisitado el formato denominado “Promoción Escolar”, a más tardar el 3 de agosto de 2015.
Los procedimientos y formatos vigentes para el periodo 2015-A, podrán ser consultados y descargados de la página del COBAEH en el apartado de descargas, mismos que deberán ser respetados, debiendo eliminar versiones anteriores.
El cumplimento oportuno de la información solicitada, nos permitirá brindar un mejor servicio a nuestros usuarios, así como proporcionar información fidedigna y confiable en tiempo y forma a las instancias que así lo requieran. De igual forma solicitamos su comprensión por cualquier otra información que les sea solicitada en el transcurso del semestre y que no este considerada dentro de esta circular.
Al compartir con Usted la responsabilidad y con la certeza de su apoyo, reciba un cordial saludo.
A T E N T A M E N T E
“UN ESPACIO PARA TRANSFORMAR NUESTRO TIEMPO”
ING. MARCO ANTONIO RAMIREZ VALTIERRA DIRECTOR DE PLANEACIÓN DEL COBAEH
C.c.p.- Lic. Alberto Islas Lara.- Director General del COBAEH.
L.A.P. María de los Ángeles Méndez Baños- Jefa del Departamento de Registro y Control Escolar.
Técnicos Especializados del Departamento de Registro y Control Escolar.
