TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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xxxxxxxxxxxx x1 de 12xxxx Fecha de aprobación SGI: FUCI-14

Versión: Ver.03//Sep.-17 Página: CÓDIGO S/Ss/Td DF DE PU PR CO AG AC CT E M S 01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 01.01 Acción de Tutela X 1 9 X X Acción de Tutela X Notificaciones X Contestación X Anexos X Sentencia X Impugnación

Sentencia de Segunda Instancia

X X 01.02 Acción Popular X 1 9 X X Demanda X Notificaciones X Poderes X Contestación X Pruebas X Alegaciones X

Sentencia 1era Estancia X

Recurso de Apelación X

Sentencia 2da Estancia X

Oficina Productora

OCTUBRE DE 2017

Finalizado el tiempo de retención se debe reproducir la información utilizando un medio técnico (Microfilmación, Digitalización, Copia de Seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad), posteriormente eliminar el soporte papel, de acuerdo a la Ley 962 de 2005, art. 28. Decreto 2591 de 1991, Constitución Política de Colombia, Art 86. JURÍDICO

JURÍDICO

GERENCIA REGIONAL - 1000

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS

DISPOSICIÓN FINAL 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Versión TRD: Fecha de Aprobación TRD: NIVEL DE SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN Unidad Administrativa: PROCESO TRADICIÓN DOCUMENTAL GERENCIA REGIONAL - 1000

Finalizado el tiempo de retención se debe reproducir la información utilizando un medio técnico (Microfilmación, Digitalización, Copia de Seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad), posteriormente eliminar el soporte papel, de acuerdo a la Ley 962 de 2005, art. 28. Decreto 2591 de 1991, Constitución Política de Colombia, Art 86.

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Versión: Ver.03//Sep.-17 Página: CÓDIGO S/Ss/Td DF DE PU PR CO AG AC CT E M S Oficina Productora OCTUBRE DE 2017

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Versión TRD: Fecha de Aprobación TRD: NIVEL DE SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN Unidad Administrativa: PROCESO TRADICIÓN DOCUMENTAL GERENCIA REGIONAL - 1000 01.03 Derecho de Petición X 1 9 X X

Oficio Derecho de Petición X

Comunicados X

Contestación X

Soportes X

02 ACTAS

02.06 Acta de Chatarrización Cilindros X 2 2 X X

Acta de Destrucción X Programación Destrucción X 13 COMERCIO EXTERIOR 13.01 Exportaciones X 1 9 X X Factura X Lista de Empaque X Declaración de Exportación X Certificado de Calidad X Documentos de Transporte X Planos X Pedidos X Comunicaciones X JURÍDICO

Finalizado el tiempo de retención, se reproduce la información utilizando cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta (Microfilmación, digitalización, copia de seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad).

Cumplido el tiempo de retención la documentación física se digitaliza y se elimina el soporte papel, acatando los preceptos que sobre el particular disponen el Decreto 2649 de 1993, Artículo 35 del Decreto 1909 de 1992; inciso 3° del artículo 4° de la Resolución 408 de 1992; E.T. Decreto 624 de 1989 artículo 632; Decreto 2685 de 1999 artículo 121 Decreto 1909 de 1992.

Finalizado el tiempo de retención se debe reproducir la información utilizando un medio técnico (Microfilmación, Digitalización, Copia de Seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad), posteriormente eliminar el soporte papel, de acuerdo a la Ley 962 de 2005, art. 28. Decreto 2591 de 1991, Constitución Política de Colombia, Art 86.

ADMINISTRATIVO

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Versión TRD: Fecha de Aprobación TRD: NIVEL DE SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN Unidad Administrativa: PROCESO TRADICIÓN DOCUMENTAL GERENCIA REGIONAL - 1000 13.02 Importaciones X 1 9 X X Declaración de Importación X Certificado de Calidad X Factura X Documentos de Transporte X Planos X Especificaciones Técnicas X Catálogos X Comunicaciones X 19 CONTROLES

19.03 Control Correspondencia Entregada X 2 2 X X

Control Entrega de Facturas a Almacén X

FUCI-04/05 control Entrega de Causaciones a Contabilidad X .xls

19.04 Control Correspondencia Enviada X 2 2 X X

FUCI-04 Control Correspondencia Enviada .xls

Guia de Envío X

Carta Remisoria X

Cumplido el tiempo de retención la documentación física se digitaliza y se elimina el soporte papel, acatando los preceptos que sobre el particular disponen el Decreto 2649 de 1993, Artículo 35 del Decreto 1909 de 1992; inciso 3° del artículo 4° de la Resolución 408 de 1992; E.T. Decreto 624 de 1989 artículo 632; Decreto 2685 de 1999 artículo 121 Decreto 1909 de 1992.

Finalizado el tiempo de retención, se reproduce la información utilizando cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta (Microfilmación, digitalización, copia de seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad). Posteriormente se elimina el soporte papel.

COMERCIAL

ADMINISTRATIVO

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

19.05 Control Correspondencia Recibida X 2 2 X X

Control Correspondencia Enviada .xls

Guia de Envío X

Carta Remisoria X

19.06 Control de Procesos Judiciales X 1 1 X X

Control .xls

20 COTIZACIONES X 2 2 X X

Cotización Internacional X

Cotización Nacional X

ADMINISTRATIVO

JURÍDICO

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Versión TRD: Fecha de Aprobación TRD: NIVEL DE SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN Unidad Administrativa: PROCESO TRADICIÓN DOCUMENTAL GERENCIA REGIONAL - 1000 23 DIVISAS X 2 2 X X Formulario Banco X facturas X Soportes X .xls 25 ENCUESTAS X 1 1 X X 25.01 Encuesta de Satisfacción Encuesta de Satisfacción X Análisis de Satisfacción .xls Indicadores .xls 27 FACTURAS 27.01 Factura de Venta X 1 9 X X Factura de Venta X Remisión (Copia) X Carta de Despacho X Orden de Cargue X Garantias de tanques X Pedido SIESA X Orden de compra X

Cumplido el tiempo de retención la documentación física se digitaliza y se elimina el soporte papel, acatando los preceptos que sobre el particular disponen el Decreto 2649 de 1993, Articulo 632 del Estatuto Tributario y el Código de Comercio Articulo 60 y el Artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

FINANCIERO

COMERCIAL

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Versión TRD: Fecha de Aprobación TRD: NIVEL DE SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN Unidad Administrativa: PROCESO TRADICIÓN DOCUMENTAL GERENCIA REGIONAL - 1000 41 NOTAS

41.03 Nota de Entrega Cilindros adecuados X 2 2 X X

FVEN-22 Entrega de Cilindros Adecuados X

FVEN-21 Relación de NIF Entregados Cilindros adecuados Proceso de Mantenimiento

X

41.04 Nota de Entrega Cilindros Mantenimiento X 2 2 X X

FCAL-122 Entrega Cilindros Mantenimiento X

FCAL-37 Certificado de Calidad - Marcación y Mantenimiento de Cilindros

X FCAL-42 Certificado de Calidad - Revisión y Clasificación de

Cilindros para Almacenamiento de GLP

X FRPO-11 Acta Cilindros que ingresan al Proceso de Mantenimiento -

Clasificación Cilindros

X

41.05 Nota de Entrega Cilindros Nuevos X 2 2 X X

FVEN-05 Entrega de Cilindros Nuevos y/o Adecuados X

FCAL-10 Certificado de Calidad - Cilindros de Almacenamiento GLP

X FVEN-16 Certificado de Garantía General Cilindros

Garantía Cilindros

X X

ADMINISTRATIVO

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

44 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS X 1 1 X X

Recibo de Petición X

Respuesta Informe a Petición X

Investigación PQR X

48 PROCESOS JUDICIALES

48.01 Proceso Administrativo X 1 9 X X

Vía Gobernativa (Agotamiento) X

Demanda / Aviso X Notificación X Poderes X Contestación X Audiencia de Conciliación X Pruebas X Alegaciones Finales X Sentencia X Recurso de Apelación X

Sentencia 2da Instancia X

Finalizado el tiempo de retención se debe reproducir la información utilizando un medio técnico (Microfilmación, Digitalización, Copia de Seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad), posteriormente eliminar el soporte papel, de acuerdo a la Ley 1333 de 2009, art. 10. Ley 791 de 2002 Art, 8 y prescibir las acciones penales consignadas en el Código de Procedimiento Penal Art, 83, la información será conservada en el medio Técnico utilizado. Código de Procedimiento Civil Art 75 al 93. COMERCIAL

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Versión TRD: Fecha de Aprobación TRD: NIVEL DE SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN Unidad Administrativa: PROCESO TRADICIÓN DOCUMENTAL GERENCIA REGIONAL - 1000 48.02 Proceso Civil X 1 9 X X Demanda / Aviso X Notificación X Poderes X Contestación X Excepciones X Audiencia de Conciliación X Pruebas X Alegaciones Finales X Sentencia X Recurso de Apelación X

48.03 Proceso Ejecutivo X 1 9 X X Demanda X Mandamiento de Pago X Causión X Medida Cautelar X Notificación X

Excepciones al Mandamiento de Pago X

Auto Ordena Seguir Adelante X

Liquidación de Crédito X

Objetar Liquidación X

Aprobación de la Liquidación X

Ejecución X

Finalizado el tiempo de retención se debe reproducir la información utilizando un medio técnico (Microfilmación, Digitalización, Copia de Seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad), posteriormente eliminar el soporte papel, de acuerdo a la Ley 1333 de 2009, art. 10. Ley 791 de 2002 Art, 8 y prescibir las acciones penales consignadas en el Código de Procedimiento Penal Art, 83, la información será conservada en el medio Técnico utilizado. Código de Procedimiento Civil Art 75 al 93.

Finalizado el tiempo de retención se debe reproducir la información utilizando un medio técnico (Microfilmación, Digitalización, Copia de Seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad), posteriormente eliminar el soporte papel, de acuerdo a la Ley 1333 de 2009, art. 10. Ley 791 de 2002 Art, 8 y prescibir las acciones penales consignadas en el Código de Procedimiento Penal Art, 83, la información será conservada en el medio Técnico utilizado. Código de Procedimiento Civil Art 75 al 93. JURÍDICO

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Versión TRD: Fecha de Aprobación TRD: NIVEL DE SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN Unidad Administrativa: PROCESO TRADICIÓN DOCUMENTAL GERENCIA REGIONAL - 1000 48.04 Proceso Laboral X 1 9 X X Demanda X Notificación X Poderes X Contestación X Audiencia de Conciliación X Pruebas X Alegaciones Finales X Sentencia X Recurso de Apelación X

48.05 Proceso Penal X 1 9 X X Denuncia X Ampliación de Denuncia X Entrevista X Formulación de Imputación X Formulación de Acusación X Sentencia X Incidente de Reparación X

Finalizado el tiempo de retención se debe reproducir la información utilizando un medio técnico (Microfilmación, Digitalización, Copia de Seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad), posteriormente eliminar el soporte papel, de acuerdo a la Ley 1333 de 2009, art. 10. Ley 791 de 2002 Art, 8 y prescibir las acciones penales consignadas en el Código de Procedimiento Penal Art, 83, la información será conservada en el medio Técnico utilizado. Código de Procedimiento Civil Art 75 al 93.

Finalizado el tiempo de retención se debe reproducir la información utilizando un medio técnico (Microfilmación, Digitalización, Copia de Seguridad, repositorio ó cualquier otro que garantice su integridad, disponibilidad y confidencialidad), posteriormente eliminar el soporte papel, de acuerdo a la Ley 1333 de 2009, art. 10. Ley 791 de 2002 Art, 8 y prescibir las acciones penales consignadas en el Código de Procedimiento Penal Art, 83, la información será conservada en el medio Técnico utilizado. Código de Procedimiento Civil Art 75 al 93. JURÍDICO

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Versión TRD: Fecha de Aprobación TRD: NIVEL DE SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN Unidad Administrativa: PROCESO TRADICIÓN DOCUMENTAL GERENCIA REGIONAL - 1000 54 REGISTROS 54.01 Registro de Cisternas X 2 3 X X Formulario de Solicitud X Anexos X 54.02 Registro de Clientes X 2 3 X X Registro de Clientes X RUT X Cámara de Comercio X Estado de Resultados X 56 REQUERIMIENTOS 56.01 Requerimiento Cliente X 2 3 X X Requerimiento o Solicitud X Respuesta X

ADMINISTRATIVO

COMERCIAL

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

56.02 Requerimiento Comercio Exterior X 1 9 X X

Solicitud o Requerimiento X

Respuesta X

56.03 Requerimiento Entes de Control X 2 2 X X

Solicitud o Requerimiento X

Respuesta X

ADMINISTRATIVO COMERCIAL

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Versión TRD: Fecha de Aprobación TRD: NIVEL DE SEGURIDAD TIEMPO DE RETENCIÓN Unidad Administrativa: PROCESO TRADICIÓN DOCUMENTAL GERENCIA REGIONAL - 1000 57 REVISIONES TÉCNICAS X 1 1 X X

Revisión Tecnica Empresas de Servicios Públicos X

Citaciones X

Orden de Revisión X

ADMINISTRATIVO

ELABORADO POR:_________________________ VALIDADO POR:_______________________ APROBADO POR:________________________________ Wilson Corredor Gilberto Gómez Representante

Técnico TRD Gerente Regional Comité de Gestión Documental