INFORME DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO A LA POLÍTICA PRESUPUESTAL
Fernando Santamaría Luna Gerente
Marlon López Sánchez Director de Planeación
Magnolia Ayala Solano Sub Gerente Área Financiero
Andrés Fabián Amaya Sub Gerente Área Administrativa
Vicente García Parra Sub Gerente Área Distribución
Hernando Antonio Hincapie
Sub Gerente Área Comercial y Mercadeo
Yenny Johana Rodríguez Pineda Secretaria General y Jurídica
Yuri Alexander Lascarro Profesional 02 Control Interno
San José del Guaviare, marzo 23 de 2017
I. INTRODUCCIÓN
La Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare - ENERGUAVIARE S.A. E.S.P, se constituye bajo la iniciativa de la Administración Departamental con la figura de sociedad anónima el 30 de agosto de 2001, mediante Escritura Pública No. 848 de la Notaría Única de San José del Guaviare, inscrita en la Cámara de Comercio el 10 de Septiembre de 2001, folio número 282 del libro respectivo.
El objeto social y Registro Único de Prestadores de Servicios públicos – RUPS de ENERGUAVIARE S.A. E.S.P, es Comercialización y Distribución de Energía Eléctrica en el Sistema Interconectado Nacional – SIN, Generación, Distribución y Comercialización de Energía en Zonas No Interconectadas – ZNI, prestando sus servicios en la actualidad en San José del Guaviare y en las localidades de El Retorno, Calamar, La Libertad, el Capricho y Puerto Concordia – Meta.
En cumplimiento al objeto social, la Empresa se encuentra sujeta a las disposiciones Constitucionales y Legales propias de la prestación de un servicio público domiciliario y en particular las de la energía eléctrica, establecidas en la ley 142 de 1994, modificada parcialmente por la Ley 689 de 2001, la ley 143 de 1994, las Resoluciones de la Comisión de Regulación de Energía y Gas Combustible – CREG, la Jurisprudencia, Los Estatutos Sociales y demás códigos, reglamentos, políticas y manuales de orden interno aprobados por la Junta Directiva; de las cuales se desprende que tanto la naturaleza como el régimen jurídico de una empresa de servicios públicos mixta, será de “carácter especial”; dado que algunos aspectos que lo regulan son públicos y otros privados, según lo establezca la norma; de allí, que ENERGUAVIARE S.A E.S.P sea una empresa mixta1, con régimen de derecho privado cuyos
actos, contratos, régimen laboral y disciplinario, control interno, contrato de condiciones uniformes se sujeta al derecho privado y lo relacionado con condiciones para la prestación del servicio, determinación del consumo facturable, peticiones, quejas y recursos de los usuarios, metodologías tarifarias, facturación, subsidios, sistemas de información a los Usuarios, se rijan por el derecho público.
En cuanto al ejercicio del control, inspección y vigilancia de la prestación del servicio de energía encontramos que la misma, radica en cabeza de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y otros órganos con el alcance que expresamente establecen las normas, como son los Comités de Desarrollo y Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios, el Ministerio de Minas y Energía - MME, Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, la Comisión de Regulación de Energía y Gas Combustible – CREG, Auditoría externa de gestión y resultados. Por su parte, el control, inspección y vigilancia como Sociedad Anónima, radica en cabeza de la Superintendencia de Sociedades y otros órganos con el alcance que expresamente establecen las normas como son las Cámaras de Comercio y el control fiscal, entendido en lo financiero, presupuestal, contable, de gestión y resultados, es ejercido en cabeza de la Contraloría. Finalmente, como administrador del mercado de energía mayorista (MEM) se encuentra XM- filial ISA.
1
Entiéndase por Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, aquella que su composición accionaria comprende capital público y privado, siendo más del cincuenta por ciento (50%) de dicho capital de carácter público.
II. OBJETIVO DEL INFORME
Presentar el informe de auditoría de cumplimiento a la Política Presupuestal aprobada por la Junta Directiva de ENERGUAVIARE SA ESP.
III. ALCANCE DEL INFORME
La evaluación efectuada a la Política Presupuestal corresponde al primer trimestre de 2017.
IV. ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA MISIÓN DE ENERGUAVIARE S.A. ESP
ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. distribuye y comercializa energía eléctrica con altos estándares de calidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
Nuestras actividades se desarrollan con criterios de efectividad, para garantizar la sostenibilidad empresarial y la generación del valor económico, con profundo respeto a nuestros grupos de interés, y el medio ambiente.
VISIÓN DE ENERGUAVIARE SA ESP
Ser reconocida para el 2020 como una empresa de distribución y comercialización de energía competitiva en la Amazo-Orinoquia Colombiana.
Consolidada por sus iniciativas de modernización e incorporación de las mejores prácticas en sus procesos operativos, comerciales y financieros, basadas en el desarrollo del recurso humano y preservación del medio ambiente.
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
I. Comprar, vender y comercializar energía eléctrica o de otras fuentes.
II. Construir y explotar centrales y/o plantas generadoras de energía y sub-estaciones, líneas de transformación, transmisión y redes de distribución de energía eléctrica. III. Crear o participar en la creación de nuevas empresas de servicios públicos o de
carácter mercantil, cuyo objeto sea afín a ENERGUAVIARE S.A. E.S.P.
IV. Adquirir, grabar y enajenar bienes muebles e inmuebles, corporales e incorporales y en general realizar todos los actos de comercio necesarios para el desarrollo del objeto social, tales como colocar o tomar dinero en mutuo, emitir acciones, celebrar contratos de arrendamiento, prestación de servicios.
V. Vender, comercializar, distribuir electrodomésticos a los suscriptores o usuarios del servicio de energía eléctrica domiciliaria.
VI. Vender, comercializar unidades de computadores de redes de datos, equipos de comunicaciones a entidades gubernamentales para el adelantamiento de programas educativos para la dotación y creación de aulas virtuales y salas de cómputo.
VII. Aplicar en la facturación de los usuarios suscriptores de energía eléctrica domiciliaria, la venta de servicios convenidos con entidades públicas y privadas, respetando las directrices de facturación de la superintendencia de servicios públicos.
PRINCIPIOS Responsabilidad Transparencia Moralidad Igualdad Imparcialidad Eficacia Eficiencia Celeridad Buena Fe Legalidad VALORES Respeto Tolerancia Lealtad Institucional Confianza Participación Honestidad Compromiso Solidaridad Pertenencia Compañerismo Dialogo Presentación personal
COPIA CONTROLADA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE ENERGUAVIARE SA ESP
MAPA DE PROCESOS
POLITICA DE CALIDAD
ENERGUAVIARE SA ESP como empresa distribuidora y comercializadora de energía garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y contractuales, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes con los más altos estándares de calidad.
Contamos con personal competente, en constante comunicación y trabajo en equipo para identificar, analizar y eliminar todas aquellas actividades que no le agreguen valor a nuestro cliente, buscando la constante evaluación de cada uno de nuestros proveedores.
Propendemos por la rentabilidad y eficacia a través de las mejores prácticas de operación y mantenimiento, con el fin de lograr la disponibilidad requerida y el mejoramiento continuo de los procesos.
OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Cumplir oportunamente con los requisitos legales definidos para la calidad del servicio. 2. Disminuir el margen de inconsistencias en las lecturas de medidores, implementando un
sistema de lecturas en tiempo real.
3. Establecer mecanismos que permitan la compra de energía a precios competitivos.
4. Aumentar la satisfacción de los clientes a través de un excelente servicio de distribución y comercialización de energía.
5. Atender oportunamente los PQRS de nuestros clientes, con trato cordial y respetuoso. 6. Mejorar continuamente los procesos del SGC, a través de la evaluación y seguimiento en
función del cumplimiento de la política de calidad.
7. Desarrollar el plan de reducción de pérdidas, que permita incrementar los ingresos.
8. Fortalecer el talento humano mediante una constante formación que permitan mejorar el
IV. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS APROBADAS POR LA JD DE ENERGUAVIARE SA ESP
Para la evaluación efectuada se visitó la Oficina Financiera tomándose como criterio la política presupuestal aprobada por la junta Directiva de ENERGUAVIARE SA ESP, el 25 de mayo de 2011, así:
POLITICA PRESUPUESTAL
De conformidad con el artículo 17 de la ley 142 de 1994, decreto 115 del 96, Estatuto Orgánico del Departamento del Guaviare y el Estatuto Interno de Presupuesto adoptado por la empresa, se establece la siguiente política presupuestal.
1. Dar fiel cumplimiento a los principios del sistema presupuestal que son: la planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización y la homeóstasis presupuestal.
2. De ninguna manera se podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible.
3. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuéstales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiaciones para atender estos gastos.
4. El Representante Legal no podrá realizar trasladados de los recursos de Gastos de Inversión a Gastos de Funcionamiento sin la previa autorización de la Junta Directiva.
5. Las ejecuciones presupuestales de ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. deberán estar separadas de cualquier otro presupuesto que se administre en esta empresa a favor de terceros u otras entidades.
6. Proyéctense los presupuestos anuales de las próximas vigencias de acuerdo a los valores históricos de las ejecuciones Activa y Pasivas de las tres vigencias
Anteriores.
OBSERVACIONES
1. Se debe tener cuidado en los documentos que emite la Oficina de Presupuesto, revisarlos con detenimiento antes que sean aprobados, en el Comunicado de Gerencia No.64 de fecha 31 de diciembre de 2016 que corresponde a la liquidación del presupuesto de ENERGUAVIARE SA ESP para la vigencia actual, se detectó error en la estructuración del documento debido a que quedó como liquidación y aprobación a la vez.
2. La Empresa celebra contratación producto de los convenios firmados con entidades del gobierno nacional y departamental pero no tiene en cuenta en particular las condiciones de desembolso de recursos de los mismos y no se verifica la ejecución contractual de conformidad a los plazos establecidos, para que los giros lleguen oportunamente a ENERGUAVIARE SA ESP
3. La Oficina de Presupuesto de la Empresa no efectúa el seguimiento mensual al presupuesto de ingresos y gastos de la Empresa, para identificar si lo recaudado corresponde a lo proyectado permitiendo analizar y tomar decisiones con respecto a las ejecuciones presupuestales, en especial en lo inherente a convenios suscritos por la empresa con entidades del gobierno nacional y departamental. Durante la verificación se detectó que el software utilizado PIMISYS no genera las ejecuciones activas y pasivas.
4. La entidad no es eficaz en el recaudo de los convenios y puede presentar en esta vigencia déficit presupuestal por lo que debe implementar acciones de mejora en éste aspecto con el fin de no reflejar cifras tan altas en valores por recaudar.
5. Durante la verificación se detectó que existe el Comunicado de Gerencia No. 01 de enero 5 de 2017, por medio del cual se establecen las cuentas por pagar en tesorería y presupuesto de la vigencia 2016, para la vigencia 2017, por valor de $8.174.378.181,96.
Distribuidos de la siguiente manera:
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO $ 648.050.214
GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN $ 96.000.000
GASTOS DE INVERSIÓN $ 658.426.571
CONVENIOS $ 3.658.240.053.16
VIGENCIAS EXPIRADAS FUNCIONAMIENTO $ 31.912.821 VIGENCIAS EXPIRADAS INVERSION $ 472.386.652 VIGENCIAS EXPIRADAS CONVENIOS $ 41.673.148 PASIVOS EXIGIBLES CONVENIOS $ 2.567.688.722.80
Se resalta el ejercicio que ha iniciado la Subgerencia Financiera para depurar los valores relacionados especialmente en las vigencias expiradas de inversión, convenios y pasivos exigibles convenios, pero en esta labor debe estar el acompañamiento de la Dirección de Planeación responsable del Plan de Expansión de la empresa, de los proyectos y convenios que se suscribieron, así como también de la Secretaria General y Jurídica en lo inherente a los procesos contractuales generados.
5. Para las modificaciones al presupuesto debe contarse con un oficio dirigido por la Gerencia a la Oficina de Presupuesto, para tal fin. Cuando se trata de decisiones tomadas por la Junta Directiva, se debe anexar copia del Acta respectiva.
6. No se cumple lo estipulado en el artículo 21 del Estatuto Orgánico de Presupuesto aprobado por la Junta Directiva, en el cual se contempla que las adiciones, reducciones o traslados
deben contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal que garantice la existencia de recursos.
V. RIESGOS ASOCIADOS
1. Sanciones por parte de los entes de control y vigilancia a la entidad por la baja gestión en el recaudo, especialmente en los convenios.
2. Se genere para esta vigencia fiscal déficit presupuestal por una deficiente gestión de recaudo y una alta ejecución del presupuesto de gastos, tal como ocurrió en años anteriores, situación manifestada por los entes de control en sus informes de auditoría.
VI. RECOMENDACIONES
1. Establecer un plan de acciones correctivas inmediato para mitigar las inconsistencias detectadas.
2. Aplicar el Estatuto de Presupuesto de la Empresa aprobado por su Junta Directiva, así como también la Política Presupuestal para que la gestión presupuestal sea positiva. 3. Solicitar el correcto funcionamiento del software PIMISYS para la gestión presupuestal
de la empresa, en aras que se pueda contar con la información requerida para la toma de decisiones gerenciales
YURI ALEXANDER LASCARRO Profesional 02 Control Interno Esp. Auditoria Forense
Esp. Alta Gerencia
