Firma electrónica de documentos Word y PDF Universidad de Las Palmas de Gran Canaria FIRMA ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS WORD Y PDF

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Firma electrónica de documentos Word y PDF Universidad de Las Palmas de Gran Canaria

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FIRMA ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

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2 HISTÓRICO DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Descripción Autor

1.0 10/02/2011

Información general sobre el uso de la firma electrónica en documentos Word y PDF en entornos Windows

OTeA

1.1 12/03/2012

Se incluye referencias a la posibilidad de firmar con Adobe Acrobat en entornos Mac OS así como el apartado 5 de la guía sobre instalación del certificado digital en Windows y Mac OS

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Contenido

1. Introducción ... 4 2. Firmar electrónicamente documentos PDF ... 4 3. Firmar electrónicamente documentos Word ... 7 4. Verificar la validez del certificado digital con el que se ha firmado un documento .... 12 5. Instalar su certificado digital en Windows y en Mac OS ... 21

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1. Introducción

La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria está trabajando actualmente en un proyecto con el objetivo de implantar e impulsar la Administración Electrónica

(e-Administración). El 29 de noviembre de 2011 se puso en marcha la Sede

electrónica y el registro electrónico de la ULPGC cuyo Reglamento fue aprobado por acuerdo del Consejo de Gobierno de la ULPGC del 17 de octubre de 2011. Dicho Reglamento establece en su artículo 20.1 lo siguiente

Artículo 20.- Comunicaciones internas

1. Las comunicaciones entre órganos, estructuras y unidades docentes y administrativas de la ULPGC se efectuarán preferentemente en soporte electrónico, mediante el correo electrónico corporativo que puede sustituir las comunicaciones en papel, sin perjuicio de la firma electrónica, si procede, de la

documentación adjunta.

Guiados por el espíritu de dicho artículo es por lo que se ha redactado esta pequeña guía que pretende sea de utilidad a toda la Comunidad Universitaria y que sirva para difundir y extender el uso de la firma electrónica siempre que sea aconsejable en la documentación interna de nuestra institución.

Se mostrará en las siguientes páginas la forma de firmar documentos redactados en formatos PDF y Microsoft Word, así cómo la forma de verificar la validez y vigencia del certificado digital con el que se ha realizado la firma electrónica del documento.

2. Firmar electrónicamente documentos PDF

Las pantallas que se mostrarán en este apartado han sido obtenidas realizando la firma electrónica de un documento PDF usando Adobe Acrobat 9 Pro y un equipo con Sistema Operativo Windows. En equipos con Mac OS las pantallas y opciones a elegir son similares.

Para poder firmar un documento PDF debemos abrirlo con el programa Adobe Acrobat Pro. IMPORTANTE: NO se pueden firmar electrónicamente los documentos con Adobe Reader.

Además, si usa un equipo con Windows deberá tener instalado su certificado digital en Internet Explorer. En caso de usar un equipo con Mac OS el certificado digital lo debe tener instalado previamente a través del Acceso a Llaveros. Puede

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consultar el apartado 5. Instalar su certificado digital en Windows y en Mac OS de esta guía donde se explica cómo instalar su certificado digital a partir de una copia de seguridad tanto en Windows como en Mac.

Lo primero que debe hacer es abrir el documento PDF que quiere firmar con la aplicación Adobe Acrobat. En la barra superior de herramientas de Adobe Acrobat encontrará un icono con la leyenda “Firmar” desde la cual puede desplegar una serie de opciones relativas a la firma electrónica tal como puede ver en la imagen de más abajo. Deberá seleccionar la opción de “Colocar firma”.

Una vez hecho esto se le presentará la siguiente venta de aviso:

Deberá a continuación colocarse en la parte del documento en el que quiera estampar la firma electrónica, hacer clic con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo crear un recuadro en el que se va a incrustar la firma electrónica tal como verá en la siguiente imagen:

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En el momento en que suelte el botón del ratón se le mostrará una ventana en la que podrá seleccionar entre los certificados digitales que tenga instalado en su ordenador uno con el que quiera firmar (si tiene más de uno, claro). Una vez seleccionado deberá hacer clic en el botón de “Firmar”. ¡OJO!: Si selecciona la casilla de verificación “Bloquear documento tras firmar” se le pedirá que grabe el documento y una vez firmado ya no se podrá modificar a menos que elimine la firma.

Si tiene varios certificados digitales instalados podrá seleccionar previamente aquel con el que desea firmar. Si tiene el certificado digital protegido de uso mediante una contraseña se le pedirá que la introduzca.

Una vez que haga clic en el botón de firmar se nos pedirá que grabemos el archivo con un nuevo nombre y a continuación se presentará en el documento los datos del certificado digital con el que ha realizado la firma así como la fecha y hora de la misma.

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3. Firmar electrónicamente documentos Word

Las pantallas que se mostrarán en este apartado han sido obtenidas realizando la firma electrónica de un documento Word usando Microsoft Word 2007.

IMPORTANTE: las instrucciones que se muestran a continuación son válidas para

un ordenador con sistema operativo Windows y si tiene instalado su certificado digital en el almacén de certificados de Windows (es decir, si lo ha instalado en

Internet Explorer). Desgraciadamente la versión de Word 2011 para Mac NO

presenta la posibilidad de firmar electrónicamente.

Deberá abrir el documento Word y situarse en la zona del texto en la que desea insertar la firma electrónica. A continuación elegirá la opción de “Insertar”  “Línea de firma de Microsoft Office”. Dicha opción se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de herramientas como puede ver en la imagen siguiente.

Cuando la seleccione se le presentará la ventana de aviso que se muestra a continuación en la que deberá pulsar el botón de “Aceptar”.

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Seguidamente sele presentará una ventana en la que podrá cumplimentar su nombre y apellidos y cargo. Estos datos son opcionales pero como se verá a continuación si los rellena aparecerán en el cuadro de firma que se va a generar.

Una vez pulse el botón de “Aceptar” se le mostrará en el documento un recuadro en el que va a poder poner su firma electrónica. Los datos que haya cumplimentado anteriormente aparecen bajo el recuadro. Si hace clic encima de él con el botón derecho del ratón le aparecerá un menú en el que podrá elegir la opción de “Firmar”.

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Cuando la seleccione se le presentará otra vez la ventana de aviso que se muestra a continuación en la que deberá pulsar el botón de “Aceptar”.

Ahora se presenta una ventana en la que podrá seleccionar el certificado digital con el que quiera firmar. Recuerde que dicho certificado deberá tenerlo instalado en el almacén de certificados de Windows (es decir, si lo ha instalado en Internet

Explorer). Para cambiar el certificado deberá hacer clic en el botón “Cambiar …”.

Además deberá cumplimentar su nombre en el cuadro de texto que hay junto a la X o bien seleccionar una imagen que quiera incorporar junto a la firma electrónica (como podría ser una firma manuscrita escaneada, por ejemplo). Para esto último deberá pinchar en el enlace “Seleccionar imagen…” y buscarla en su ordenador. Una vez cumplimentados los datos deberá pulsar el botón “Firmar”.

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Si usted tiene protegido su certificado digital mediante una contraseña se le presentará la siguiente ventana solicitándole que la cumplimente.

Una vez hecho se ha finalizado el proceso de firma electrónica del documento y se le presentará en el recuadro los datos del certificado con el que se ha realizado la firma electrónica. Ahora el documento Word NO se puede modificar a menos que elimine la firma electrónica. Además podrá ver en la parte inferior una imagen con un “lacito rojo”. Dicha imagen indica que el documento Word contiene alguna firma electrónica.

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4. Verificar la validez del certificado digital con el que se ha

firmado un documento

Cuando recibimos un archivo firmado electrónicamente, sea en PDF o en Word, tenemos una forma de verificar la validez del certificado digital que se ha usado para realizar la firma.

Todo certificado digital posee 2 partes una llamada privada que permite al titular del certificado firmar electrónicamente y otra parte llamada pública que permite a cualquier persona comprobar la identidad y validez del certificado con el que se ha firmado un documento que recibamos. Para comprobar pues la validez del certificado deberemos copiar en un archivo dicha parte pública del certificado usado para firmar electrónicamente.

A continuación veremos cómo se puede copiar dicha parte pública en un archivo que tendrá la extensión “.CER”. Después veremos como podemos comprobar a validez de dicha certificado usando un servicio que proporciona el Ministerio de la Presidencia a través de la siguiente web:

https://valide.redsara.es/valide/pages/irValidarCertificado

Descargar la parte pública del certificado digital usado para firmar un documento PDF

Deberá abrir el documento PDF con Adobe Reader o con Adobe Acrobat y localizar el recuadro en el que se encuentran los datos de la firma. Se situará encima del recuadro y hará clic con el botón derecho del ratón. Se le mostrará un menú emergente de opciones de la que deberá seleccionar “Mostrar propiedades de firma…”

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A continuación se le presentará una ventana con datos del certificado digital. Deberá pulsar el botón de “Mostrar certificado…”

A continuación se le presenta otra ventana en la que deberá pulsar en el botón de “Exportar …”

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En la siguiente ventana que se le presente deberá seleccionar las opciones de “Guardar los datos exportados en un archivo” y “Archivo de certificados” y pulsar el botón de “Siguiente >”

A continuación deberá seleccionar la carpeta donde quiere guardar el archivo con la parte púbica del certificado y deberá indicar un nombre de archivo. Éste se grabará con la extensión “.CER”. Deberá pulsar el botón “Guardar” para grabar el archivo.

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En las dos siguientes pantallas deberá pulsar el botón de “Siguiente” y posteriormente el botón de “Finalizar” para dar por concluida la copia de la parte publica del certificado.

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16 Descargar la parte pública del certificado digital usado para firmar un documento Microsoft Word

Deberá abrir el documento Word con Microsoft Word 2007 y localizar el recuadro en el que se encuentran los datos de la firma. Se situará encima del recuadro y hará clic con el botón derecho del ratón. Se le mostrará un menú emergente de opciones de la que deberá seleccionar “Detalle de la firma…”

A continuación se le presentará una ventana con datos del certificado digital. Deberá pulsar el botón de “Ver…”

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Una vez hecho se presenta una ventana con información del certificado digital usado para firmar electrónicamente. Deberá seleccionar la pestaña “Detalles” y una vez en ella deberá pulsar el botón de “Copiar en archivo …”

Hecho esto se nos mostrará un asistente que nos irá guiando para hacer la copia de seguridad de la parte pública del certificado. Deberá hacer clic en el botón de “Siguiente >”

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En la siguiente pantalla del asistente hay que dejar seleccionada la opción de “No exportar la clave privada” y hacer clic en el botón ”Siguiente >”.

En la siguiente pantalla del asistente hay que dejar seleccionada la opción de formato de archivo “DER binario codificado X.509 (.CER)” y hacer clic en el botón ”Siguiente >”.

En la siguiente pantalla debemos seleccionar la carpeta donde vamos a grabar el archivo con la copia de seguridad de la parte pública del certificado y debemos ponerle un nombre a ese archivo, que se garbará con la extensión .CER. Para ello hay que hacer clic en el botón de “Examinar …” y una vez hecho pulsar el botón “Siguiente > “ para continuar con el asistente.

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Finalmente se nos presenta la ´última de las pantallas en la que debemos hacer clic en el botón de “Finalizar”. Hecho esto se nos muestra una ventana informativa indicándonos que la exportación (copia del archivo) se ha realizado con éxito y pulsaremos el botón de “Aceptar”. En ese momento ya disponemos de la copia y podemos cerrar el resto de ventanas que nos aparezcan.

Verificar la validez del certificado digital con el que se ha realizado la firma electrónica del documento Word o PDF

El Ministerio de Presidencia dispone de un servicio a través del cual podemos verificar la validez de un certificado digital. Dicho servicio se encuentra disponible en la siguiente página Web:

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20 https://valide.redsara.es/valide/pages/irValidarCertificado

Para verificar el certificado deberemos tener una copia de la parte pública de dicho certificado (tal como se ha explicado en las páginas anteriores). En esta página Web tiene el aspecto que se puede ver en la siguiente imagen. Deberemos lo primero pulsar en el enlace que aparece en color azul y que pone “Si su certificado electrónico está en un dispositivo…..”. A continuación se le presentará un botón de “Examinar …” que debe pulsar y seleccionar el archivo en el que tiene la copia de la parte pública del certificado que quiere validar. Por último deberá introducir el código de seguridad que se le muestra en la imagen distorsionada y pulsar el botón de “Validar”

Se le presentará a continuación el resultado de la validación de dicho certificado así como información del titular del certificado. Puede obtener información más detallada del certificado pulsando en el botón “Detalle del certificado”

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5. Instalar su certificado digital en Windows y en Mac OS

Como se indicó en los apartados 2 y 3 para poder firmar electrónicamente documentos Word y PDF debemos previamente tener instalado nuestro certificado digital. A continuación se va a explicar cómo se puede instalar el certificado digital a partir de una copia de seguridad que se tenga en alguno de estos formatos:

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a) Windows / Internet Explorer:

Accediendo al menú Herramientas -> Opciones de Internet -> pestaña Contenido, ahí veremos el botón Certificados. Al pulsarlo nos aparecerán varias pestañas. Elegimos la de “Personal” y allí aparecerán los certificados que estarán instalados para ese navegador. Pulsamos el botón de “Importar…”

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Pulsamos en “Siguiente” y nos lleva a la ventana donde deberemos indicar la ruta donde se encuentra el fichero donde se encuentra el certificado que previamente hemos tenido que exportar.

Seleccionamos el archivo y pulsamos “Siguiente” y llegamos a la pantalla donde nos solicita la contraseña que protege la clave privada, que indicamos en el proceso de exportación. Introducimos la contraseña y marcamos las dos opciones posteriores, la primera de ellas sirve para proteger nuestra clave privada, de forma que cada vez que vaya a usarse el certificado el navegador nos avisará. Si

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además más adelante elegimos el nivel alto de seguridad, podemos indicarle que nos pida una contraseña cada vez que se vaya a usar. La segunda opción habilitará la opción de exportar el certificado. Esto nos permitirá exportar el certificado para, por ejemplo, hacer una copia de seguridad, para importarlo en otro equipo o navegador.

Pulsamos “Siguiente”.

Se nos pregunta dónde queremos colocar el certificado. Dejamos marcada la opción por defecto y pulsamos “Siguiente” presentándonos la pantalla para finalizar el procedimiento de importación:

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Pulsamos finalizar y ya tendríamos instalado el certificado. Como al meter la contraseña indicamos que queríamos tener la opción de proteger nuestra clave privada, nos aparecerá la próxima ventana.

Tenemos la opción de indicar un nivel de seguridad. Si pulsamos aceptar, el nivel de seguridad por defecto que tendremos, será Medio, esto significa que cada vez que el navegador vaya a usar nuestra clave privada, nos pedirá permiso. La opción más segura es cambiar el nivel de seguridad a Alto, esto significa que cada vez que el navegador vaya a usar nuestra clave privada, no sólo nos pedirá permiso, sino que nos solicitará una contraseña. Para cambiar en nivel de seguridad, pulsamos el botón “Nivel de Seguridad….”

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Seleccionamos Alto y pulsamos en Siguiente. Nos lleva a la ventana donde deberemos escribir la contraseña que protegerá nuestra clave privada, cuanto más segura sea esta contraseña, menos posibilidades tendremos de que nos la roben. También es importante que no se la facilitemos a nadie. Esta contraseña será necesaria si queremos exportar el certificado e importarlo de nuevo en otro navegador u ordenador.

Escribimos la contraseña y pulsamos “Finalizar”, lo que nos lleva a la ventana que nos informa del éxito de la importación.

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26 b) Mac OS / Acceso a Llaveros:

Accedemos a la carpeta en la que tenemos la copia del certificado en formato .pfx o .p12., lo seleccionamos y hacemos clic en él.

Se nos abrirá un asistente que nos irá guiando en la instalación del certificado. Lo primero que se nos pedirá es que introduzcamos la contraseña de Administrador del ordenador y hagamos clic en “Aceptar”.

A continuación se nos pide que introduzcamos la contraseña con la que hemos protegido nuestra copia del certificado y hagamos clic en “Aceptar”.

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Una vez realizado esto ya tenemos instalado nuestro certificado digital. Si queremos comprobarlo podemos acceder al “Acceso a Llaveros” a través del “Finder” mediante la opción la opción “Ir” “Utilidades”.

Seleccionando la opción de “Acceso a llaveros” podremos consultar los certificados digitales que tenemos instalados.

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En el “Acceso a Llaveros” debemos seleccionar la opción de “Mis certificados” donde podremos ver el certificado digital que hemos instalado.