REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS) DEL SERVICIO NACIONAL DE REGISTRO Y CONTROL DE LA COMERCIALIZACIÓN DE
MINERALES Y METALES “SENARECOM”
I. ASPECTOS GENERALES
1. OBJETIVO
Implantar en el Servicio Nacional de Registro y Control de la Comercialización de Minerales y Metales, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación, identificando a las unidades y cargos de los servidores públicos responsables de la aplicación y funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en la entidad, así como de los procedimientos inherentes a procesos de contratación, manejo y disposición de bienes.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente Reglamento Específico es de aplicación obligatoria por todo el personal y unidades del Servicio Nacional de Registro y Control de la Comercialización de Minerales y Metales.
3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
La Base Legal del presente Reglamento Específico es: a) La Constitución Política del Estado.
b) La Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales.
c) El Decreto Supremo N° 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo N° 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica.
d) El Decreto Supremo N° 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS).
e) La Resolución Ministerial Nº 262, de 15 de julio de 2009, que aprueba los Modelos de Documento Base de Contratación.
f) D .S. Nº 29165 del 13 de junio de 2007
4. NOMBRE DE LA ENTIDAD
SERVICIO NACIONAL DE REGISTRO Y CONTROL DE LA COMERCIALIZACIÓN DE MINERALES Y METALES “SENARECOM”
5. MÁXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE)
La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el Director General Ejecutivo
6. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
El responsable de la elaboración del presente RE-SABS es la Unidad Administrativa Financiera.
El presente RE-SABS será aprobado mediante Resolución emitida por el Director Ejecutivo del SENARECOM.
7. PREVISIÓN
En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente Reglamento Específico, éstas serán solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en el Decreto
Supremo N° 0181 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentación.
8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento u omisión de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dará lugar a responsabilidades por la función pública según lo establecido en el Capitulo V, de la Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y disposiciones conexas.
II. SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES
9. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)
El PAC será elaborado por la Unidad Administrativa de la entidad en coordinación con las Unidades Solicitantes.
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR
10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MENOR
Se designará como Responsable del Proceso de Contratación Menor: al Jefe de la Unidad Administrativa – Financiera
El servidor público designado RPA por la MAE, mediante Resolución Administrativa, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Contratación Menor (Desde Bs 1 hasta Bs20.000.-), cuyas funciones son las siguientes:
a) El RPA verifica que el requerimiento debe: Estar inscrito en el POA.
Tener presupuesto.
b) El RPA autoriza el inicio de la compra. c) El RPA recibe el bien o servicio del proveedor.
d) El RPA entrega el bien o el servicio a la unidad solicitante.
11. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD CONTRATACIÓN MENOR
Las contrataciones menores hasta Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan según el siguiente proceso:
Las contrataciones menores hasta Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan según el siguiente proceso:
a) La Unidad Solicitante, enviará el requerimiento de contratación dirigida al RPA, adjuntando la siguiente documentación: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, Solicitud de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, Precio Referencial y Certificación Presupuestaria.
b) El RPA verificará la documentación remitida y autorizará el inicio del proceso de contratación, mediante proveído en la hoja de ruta del trámite y derivará los antecedentes a la Unidad Administrativa.
contratados reúnan condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que fueron requeridos, aplicando criterios de economía para la obtención de los mejores precios de mercado.
d) La Unidad Administrativa, emitirá la Orden de Compra a la MAE o al RPA por delegación es ésta, para su aprobación. e) El RPA, adjudicará la contratación al proponente adjudicado
f) La MAE o el delegado por esta, suscribirá la Orden de Compra o Contrato.
g) La MAE o el delegado por esta, designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción;
h) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción.
MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE
12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE APOYO NACIONAL A LA
PRODUCCIÓN Y EMPLEO – RPA)
Se designará como RPA a: Jefe Unidad Administrativa – Financiera
El RPA designado por la MAE, mediante Resolución, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo – ANPE, sus funciones están establecidas en el Artículo 34.- de las NB- SABS.
13. PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA
PRODUCCIÓN Y EMPLEO
13.1 CONTRATACIÓN POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS
Se realizará mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones (desde Bs.20.001 VEINTE MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS hasta Bs1.000.000.- UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). Su proceso será el siguiente:
13.2 CONTRATACIÓN POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS
(Bs. 20.001 hasta 200.000 )
Se realizará mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones desde Bs.20.001 (VEINTE MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bsl.000.000.- (UN MILLÓN 00/100 BOLIVIANOS). Su proceso será el siguiente:
a) La Unidad Solicitante, enviará una solicitud de contratación dirigida al RPA, adjuntando los siguientes documentos: Especificaciones técnicas o términos de referencia, Solicitud de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, Precio Referencial, Certificación Presupuestaria y Método de Selección y Adjudicación a ser aplicado.
b) El RPA verificará si la contratación está inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con la certificación presupuestaria para proceder a autorizar el inicio del proceso de contratación.
c) La Unidad Administrativa, elabora el DBC, incorporando las especificaciones Técnicas o términos de referencia.
d) El RPA, autorizará el inicio del proceso de contratación, aprobando el DBC y la Convocatoria, mediante proveído de la hoja de encaminamiento y mediante Resolución Administrativa en caso contrataciones mayores a Bs. 200.000.-(Doscientos Mil 00/100 Bolivianos), remite los antecedentes a la Unidad Administrativa.
f) Si corresponde, la Unidad Administrativa en coordinación con la Unidad Solicitante llevarán adelante las actividades administrativas opcionales, previas a la presentación de propuestas como ser: Consultas Escritas, Inspección Previa, Reunión Informativa de Aclaración, entre otras;
g) El RPA designa a la Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación mediante memorándum, dentro de los 2 (dos) días previos a la presentación de propuestas.
h) La Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación realizará la apertura Pública de propuestas y lectura de precios ofertados en el lugar, fecha y hora establecidos en la convocatoria, la evaluación procederá aún cuando se hubiese recibido una sola cotización o propuesta;
i) La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación en acto continuo, efectuará la evaluación de cotizaciones o propuestas presentadas y emitirá el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta al RPA;
j) El RPA en base al informe de calificación y recomendación adjudica o declara desierta la convocatoria mediante nota, y en caso de contrataciones mayores a Bs. 200.000,00 (Doscientos Mil 00/100 Bolivianos) mediante Resolución expresa.
k) La Unidad Administrativa, notificará a los proponentes la Resolución de aadjudicación o Declaratoria Desierta y solicita al Adjudicado la presentación de los documentos requeridos en el DBC;
l) Cuando corresponda, la Unidad Jurídica elabora el contrato y lo remite a la MAE o al RPA por delegación de ésta, para su suscripción.
m) El RPA, adjudicará la contratación al proponente adjudicado n) La MAE o el delegado por esta, suscribirá la Orden de Compra o Contrato,
o) La MAE o el delegado por esta, designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción; p) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicios
contratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción.
13.3 CONTRATACIÓN POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS
(Bs. 200.001 hasta 1.000.000 )
El servidor público designado RPA por la MAE, mediante Resolución Administrativa, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Contratación Menor (Desde Bs 200.001 hasta Bs 1.000.000.-), cuyas funciones son las siguientes:
a) El RPA verifica que el requerimiento debe estar en el POA, PAC y tener certificación presupuestaria b) Mediante Resolución Administrativa, el RPA aprueba los DBC.
c) El RPA publica en el SICOES y en la mesa de partes, Corren los plazos de presentación de cotizaciones o propuestas
d) A partir de la publicación cuenta el plazo para recibir propuestas o cotizaciones, estableciendo como mínimo 8 días
e) El RPA designa una comisión de calificación, Opcionalmente, se preverá una reunión de información para consultas de los proponentes.
f) El día 9, la Comisión de Calificación emite un informe de Evaluación y Recomendaciones dirigido al RPA.
g) El día 10, el RPA adjudica la contratación a la mejor propuesta.
h) El día 11, el RPA coordina con la Unidad Jurídica, la elaboración y suscripción del Contrato u Orden de Compra.
MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA
14. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA (RPC)
Se designara como Responsable del Proceso de Contratación en la Modalidad de Licitación Pública: al Jefe de la Unidad Administrativa- Financiera
El servidor público designado RPC por la MAE, mediante Resolución Administrativa, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Licitación Publica Contrataciones Mayores (Desde Bs 1.000.001 adelante), cuyas funciones están establecidas en el articulo 33.- de las normas básicas.
15. PROCESO DE CONTRATACIÓN EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA
La Licitación Pública aplica cuando el monto de contratación es mayor a Bs1.000.000 (UN MILLON 00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es el siguiente:
a)
La Unidad Solicitante, enviará una solicitud de contratación, dirigida al RPC, adjuntando lo siguiente: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia definiendo el método de selección a ser utilizado para las contrataciones, Precio Referencial, Certificación Presupuestaria, tomando en cuenta la fecha programada y establecida en el PAC;b)
El RPC verificará si la contratación se encuentra inscrita en el POA, en el PAC y si cuenta con la certificación presupuestaria, para proceder a autorizar el inicio del proceso de contratación;c)
La Unidad Administrativa, elabora el DBC incorporando las especificaciones técnicas o términos de referencia preparados por la Unidad Solicitante;d)
El RPC autorizará el inicio del proceso de contratación y aprueba el DBC para su publicación;e)
La Unidad Administrativa, publica la convocatoria en el SICOES y en la Mesa de Partes;f)
La Unidad Administrativa, en coordinación con la Unidad Solicitante organizará y llevará a efecto las siguientes actividades administrativas previas a la presentación de propuestas:i.
Consultas Escritas;ii.
Reunión de Aclaración;iii.
Inspección Previa, cuando corresponda;g)
El RPC, aprobará el DBC mediante Resolución Administrativa, después de la Reunión de Aclaración con las enmiendas, si existieran;h)
La Unidad Administrativa efectuará la notificación de la Resolución Administrativa de Aprobación del DBC y publicará la indicada Resolución en el SICOES y en la Mesa de Partes;i)
El RPC designará a la Comisión de Calificación dentro de los 2 (dos) días previos a la presentación de propuestas;j)
La Comisión de Calificación realizará la apertura de sobres y lectura de las propuestas económicas, que será en acto público, inmediatamente después del cierre del plazo de presentación de propuestas, en la fecha, hora y lugar señalados en el DBC;k)
La Comisión de Calificación en acto continuo, efectuará el análisis y evaluación de las propuestas y emitirá el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta para su remisión al RPC;l)
La Comisión de Calificación podrá Convocar a todos los proponentes, cuando se requiera la aclaración de una o más propuestas;m)
El RPC en base al Informe de Calificación y Recomendación, Adjudica o Declaratoria Desierta la convocatoria mediante Resolución Administrativa, que deberá contener mínimamente:i.Nómina de los participantes y precios ofertados; ii.Los resultados de la calificación;
iii.Causales de rechazo y/o descalificación, si existieran;
n)
El RPC instruye a la Unidad Administrativa, notificar a todos los proponentes con la Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta y la presentación de documentos requeridos en el DBC al adjudicado;o)
El RPC podrá concertar mejores condiciones técnicas con el adjudicado, cuando corresponda;p)
La Unidad Jurídica, revisará la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado, elabora el contrato y lo remite a la MAE o al RPC por delegación de ésta, para su suscripción;q)
La MAE o el RPC por delegación de ésta, suscribe el contrato y designa a la Comisión de Recepción;r)
La Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicios contratados y emite elinforme de conformidad y/o acta de recepción.
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN
16. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN
El Responsable de la Contratación por Excepción es el Director General Ejecutivo.
17. PROCESOS DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN
El proceso de Contratación por Excepción será realizado conforme dicte la Resolución que autoriza la Contratación por Excepción.
Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y registrada en el SICOES.
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS
18. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS
El Responsable de la Contratación por Desastre y/o Emergencias es el Director General Ejecutivo.
19. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS
Las Contrataciones por Desastre y/o Emergencias serán realizadas conforme dicte la Resolución de Declaratoria de Desastre y/o Emergencias.
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS
20. RESPONSABLE DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS
El responsable de la Contratación Directa de Bienes y Servicios es el RPC o el RPA designado de acuerdo a lo establecido en los numerales 12 y 14 del presente Reglamento Específico.
La Contratación Directa de Bienes y Servicios será realizada de acuerdo con el siguiente proceso:
para la contratación directa de bienes y servicios, la misma que procederá en los casos establecido en el Articulo 72 de las Normas Básicas del SABS.
b)
La Unidad Solicitante deberá obtener la Certificación Presupuestaria, por el monto total de la contratación;c)
El RPA o RPC, de acuerdo con el monto de la contratación, cursará invitación escrita a presentar propuestas;d)
Cuando corresponda, se conformará la Comisión de Calificación, que emitirá su informe respectivo;e)
El RPA o RPC, adjudicará la contratación al proponente adjudicadof)
La MAE o el delegado por esta, suscribirá la Orden de Compra o Contrato.g)
La MAE o el delegado por esta, designa al Responsable de Recepción o a la Comisión de Recepción;h)
El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción efectúa la recepción de los bienes y servicioscontratados y emite el informe de conformidad y/o acta de recepción.
Una vez suscrito el contrato, la información de la contratación será presentada a la Contraloría General del Estado y cuando el monto de la contratación de Bienes y Servicios sea mayor a Bs. 20.000.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos), registrar la contratación en el SICOES
21. UNIDAD ADMINISTRATIVA
La Unidad Administrativa del Servicio Nacional de Registro y Control de la Comercialización de Minerales y Metales “SENARECOM” esla Unidad Administrativa – Financiera,cuyo Máximo Ejecutivo es el Jefe de la Unidad Administrativa - Financiera.
El Jefe de la Unidad Administrativa - Financiera velará por el cumplimiento de las funciones establecidas en el Artículo 36.- de las NB-SABS.
22. UNIDADES SOLICITANTES
En el Servicio Nacional de Registro y Control de la Comercialización de Minerales y Metales “SENARECOM”, las Unidades Solicitantes, de acuerdo con el Organigrama vigente son:
a) Asesoría Legal b) Auditoría Interna c) Planificación d) Comunicación Social
e) Jefatura Administrativa Financiera f) Área de Sistemas
g) Regionales Departamentales
Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantes señaladas, canalizarán sus requerimientos a través de las mismas.
Las Unidades Solicitantes cumplirán estrictamente con las funciones establecidas en el Artículo 35.- de las NB-SABS.
23. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN
23.1COMISIÓN DE CALIFICACIÓN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIÓN EN LA
La Comisión de Calificación para la modalidad ANPE, será designada por el RPA, mediantememorándums, dentro de los, dos días de días hábiles previos a la presentación de cotizaciones o propuestas, en los cuales será designada la Comisión de Calificación) previos a la presentación de cotizaciones o propuestas.
La Comisión de Calificación deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación.
Alternativamente, según el objeto de la contratación, el RPA, mediante memorándum designará un Responsable de Evaluación, dentro de los dos días hábiles previos a la presentación de cotizaciones o propuestas en los cuales será designado el Responsable de Evaluación) previos a la presentación de cotizaciones o propuestas. Este responsable asumirá las funciones de la Comisión de Calificación.
La Comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS.
23.2 COMISIÓN DE CALIFICACIÓN PARA LICITACIÓN PÚBLICA
Será designada por el RPC, mediante memorándum,dentro de los5 días hábiles previos al acto de apertura en los cuales será designada la Comisión de Calificación)previos al acto de apertura de propuestas, y estará integradapor servidores públicos de la Unidad Administrativa y Unidad Solicitante.
La Comisión de Calificación cumplirá las funciones establecidas en el Artículo 38.- de las NB-SABS.
24. COMISIÓN DE RECEPCIÓN
Será designada por la MAE o por el responsable delegado por ésta (RPC o RPA), mediante memorándum dentro de los, dos días hábiles previos a la recepción de bienes y servicios).
La Comisión de Recepción deberá conformarse con servidores públicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante según el objeto de contratación.
Alternativamente, sólo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por ésta (RPA), designará un Responsable de Recepción, mediantememorándum, que asumirá las funciones de la Comisión de Recepción.
La Comisión de Recepción y el Responsable de Recepción cumplirán las funciones establecidas en el Artículo 39.- de las NB-SABS.
III. SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES
25. COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES
Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes:
a) Administración de Almacenes.
b) Administración de Activos Fijos Muebles. c) Administración de Activos Fijos Inmuebles.
26. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES
El responsable principal ante la MAE es el jefe de la Unidad Administrativa Financiera a través del Responsable de Activos Fijos y Almacenes, por el manejo de bienes.
27. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
El Servicio Nacional de Registro y Control de la Comercialización de Minerales y Metales “SENARECOM”, cuenta con un Almacén.
Los Almacenes están a cargo del responsable de almacenes. Las funciones del responsable de Almacenes son las siguientes: a) Llevar el control de ingreso y salida de materiales
b) Proceder a la inventariacion y recuento periódico de los bienes c) Elaborar informes mensuales del movimiento de materiales d) Elaboración del POA de almacenes
e) Control y supervisión del movimiento de almacén.
28. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES
La Administración de Activos Fijos Muebles e Inmuebles está a cargo de Responsable de Activos Fijos. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son:
a) Recepción de bienes (activos fijos muebles e inmuebles) b) Registrar e inventariar los bienes a través del SIAF. c) Realizar el sistema de codificación de los bienes. d) Asignar activos fijos al personal
e) Catalogar los bienes codificados y clasificados según un orden lógico f) Reportar los bienes registrados en el SIAF.
g) Llevar el control de los activos dados de baja.
h) Realizar gestiones para el mantenimiento de activos fijos. i) Elaborar informes para la Dirección General de la Contaduría
j) Llevar el control y registro de los bienes bajo préstamo comodato, alquiler y otros
29. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE
CONSULTORÍAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES.
a) El Jefe de Unidad de Sistemas, es responsable de mantener un inventario actualizado del “software” denominado Sistema Nacional de Información sobre comercialización y exportaciones Mineras – SINACOM instalados en las diferentes computadoras.
b) Es responsable de borrar o instalar “software” que está permitido o que sea estándar en la institución. c) Los requerimientos de desarrollo de software, debe ser tramitada a través de la Dirección General Ejecutivo
del SENARECOM.
d) El Jefe de Sistemas tiene la tarea de verificar la información recopilada y la responsabilidad de Administrar el SINACOM.
IV. SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES
30.TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN DE BIENES
Los tipos y modalidades de disposición de bienes son los siguientes:
a) Disposición Temporal con las modalidades de: 1. Arrendamiento
2. Préstamo de Uso o Comodato
b) Disposición Definitiva, con las modalidades de: 1. Enajenación
2. Permuta
31. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES
El Responsable por la disposición de bienes es Director General Ejecutivo, quien deberá precautelar el cumplimiento de lo establecido en el Subsistema de Disposición de Bienes.
Las funciones que cumple el Encargado de Activos Fijos como responsable de la disposición de bienes
son las siguientes:
a.
Identificar los bienes a ser dispuestos, verificando la información sobre los mismos, en los registros que
lleva la entidad.
b.
Realizar el análisis de conveniencia administrativa, según la situación legal y condición actual de los
bienes.
c.
Requerir al Asesor Legal el análisis de factibilidad legal de los bienes a ser dispuestos.
d.
Determinar la modalidad de disposición de los bienes a ser dispuestos.
e.
Determinar el precio base de los bienes a disponer
f.
Elaborar el informe y recomendación de disposición.
g.
Llevar a cabo las actividades administrativas para efectuar la disposición de bienes.
h.
Mantener el registro de los bienes a ser dispuestos.
i.
Requerir la baja física y contable de los bienes a ser dispuestos definitivamente.
j.
Designar a los responsables de efectuar las actividades operativas de disposición de bienes.
k.
Solicitar la contratación de consultores para el análisis de factibilidad legal, conveniencia
administrativa y determinación de precio base de los bienes a disponer, cuando se considere necesaria
su participación.
Elaborar el objetivo y actividades de disposición para su inclusión en el POA
32. BAJA DE BIENES
La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposición; consiste en la exclusión de un bien en
forma física y de los registros contables de la entidad, cuyos procesos, de acuerdo con cada una de las
causales establecidas en el Artículo 198.- del Decreto Supremo N° 0181 de las Normas Básicas de los
Subsistemas de Manejo y Disposición de Bienes, son los siguientes:
a. Disposición Definitiva de Bienes
Efectuada la disposición definitiva de bienes, el encargado de activos fijos solicitará al Jefe
Administrativo Financiero, autorizar la baja de bienes física y contable, adjuntando la siguiente
documentación:
-
Resolución de Disposición de bienes.
-
Contrato de transferencia definitiva.
-
Acta de entrega de bienes.
-
Otros documentos relativos a la disposición.
El Jefe Administrativo Financiero autorizará e instruirá al Responsable de Activos Fijos y Almacenes
efectuar la baja física y contable de los bienes dispuestos, de los registros de la entidad.
b. Hurto, robo
En caso de identificarse el hurto o robo en oficinas de la entidad, en horario de trabajo, el custodio del
bien deberá comunicar de forma inmediata al encargado de activos fijos el hecho acaecido.
Si el hurto o robo se hubiera producido en horario no laboral, el encargado de activos fijos deberá tomar
las acciones una vez le sea comunicado el hecho o identificado por su cuenta, informando al Jefe
Administrativo Financiero.
Mientras el Servicio Nacional de Registro y Control de la Comercialización de Minerales y Metales
(SENARECOM) cuente con seguridad de la Policía, el encargado de activos fijos, deberá pedir la
participación inmediata del oficial a cargo para que haga la representación pericial del caso.
El Encargado de Activos Fijos, juntamente con el Oficial de Policía deberán hacer la denuncia en la
FELCC solicitando la participación de investigadores.
Se deberá hacer el seguimiento permanente hasta que el policía de investigación asignado emita el
informe respectivo.
En forma paralela, el Jefe Administrativo Financiero, con la participación del Asesor Legal del Servicio
Nacional de Registro y Control de la Comercialización de Minerales y Metales (SENARECOM), harán
la representación ante la empresa aseguradora contratada denunciando el hecho.
En base al informe de la Policía, las denuncias y las formalidades del caso, se pedirá la reposición del
bien por parte del seguro y si corresponde aplicar las responsabilidades establecidas al personal
responsable de la custodia del bien o que hubiera tenido parte en el robo o hurto.
Efectuada la reposición del bien por el seguro, el Encargado de Activos Fijos deberá realizar la baja del
bien sustraído y el alta del bien repuesto por el seguro.
c. Pérdida fortuita
En caso de denunciarse la pérdida de bienes en oficinas de la entidad, el custodio del bien será el
responsable de la restitución, en las condiciones entregadas, debiendo comunicar de forma inmediata al
Encargado de Activos Fijos por el hecho acaecido.
El Encargado de Activos Fijos, una vez identificada la pérdida del bien, deberá emitir nota de cargo al
custodio, hasta la reposición del mismo.
Si la pérdida es fortuita, en el entendido que fortuito es la acción imprevisible e inevitable por el cual se
demuestra la pérdida del bien, entonces el Encargado de Activos Fijos deberá emitir un informe al Jefe
Administrativo Financiero, respaldando documentalmente el caso fortuito.
El Jefe Administrativo Financiero aprobará el informe e instruirá al área administrativa y financiera dar
de baja el bien en forma física y contable.
d. Mermas
No se aplica el caso de mermas en el Servicio Nacional de Registro y Control de la Comercialización de
Minerales y Metales (SENARECOM).
e. Vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros
productos que se encuentren con vencimiento, descomposición, alteración o deterioro, señalando la
descripción del bien, cantidad, valor y causas por el que el o los bienes de consumo llegaron a dicho
estado de situación.
El Jefe Administrativo Financiero, con el Asesor Legal del SENARECOM y el Encargado de
Almacenes verificarán, en el lugar, la situación de los bienes y elaborarán el acta de verificación con la
firma de todos los de los bienes clasificados en esta causal.
El Jefe Administrativo Financiero, instruirá la baja del bien de los registros físicos y contables, con la
documentación de respaldo.
El Encargado de Almacenes efectuará !a baja del bien de los registros físico y la Contadora de los
registros contables.
f. Inutilización y Obsolescencia
Cuando existan bienes inutilizados y obsoletos, el Encargado de Activos Fijos solicitará autorización al
Jefe Administrativo Financiero para la recuperación de partes, accesorios y componentes de los equipos,
vehículos y otros que sean útiles para la entidad y que signifique un retorno económico.
Se solicitará la participación de personal calificado para efectuar dicho trabajo. Se levantará un acta de
las partes, accesorios y componentes a ser utilizados por alguna unidad de la entidad.
Se hará el alta respectiva de estos bienes y se asignará a las unidades que puedan dar uso a estos bienes.
Las partes, accesorios y componentes que no se asignen a las unidades, estarán bajo resguardo del
Encargado de Activos Fijos, en el depósito de la entidad.
Los bienes que queden después de dicha actividad, serán entregados al SENAPE, en cumplimiento del
artículo 199 parágrafo IV del DS 0181. Con la documentación respectiva, el Jefe Administrativo
Financiero instruirá efectuar la baja física y contable de dichos bienes.
DIRECTOR EJECUTIVO ASESOR LEGAL AUDITORIA INTERNA JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
ORGANIGRAMA
Asistente Administrativo (SINACOM)Tec. de control y Comercio Interno
Tec. de control y Comercio Interno
PLANIFICACION
Jefe Regional Tambo Quemado
Tec. de Verificación y Exportaciones
Tec. De control y Comercio Interno
Tec. de control y Comercio Interno Jefe Regional Tupiza Auxiliar de Oficina Técnico en R.R.H.H JEFE DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ JEFE DEPARTAMENTAL LA PAZ Asistente Administrativo (SINACOM) Tec. de control y Comercio Interno
Tec. de Verificación y Exportaciones
Tec. Resp. San Cristóbal verificación de exportaciones DIRECTORIO SENARECOM JEFE DEPARTAMENTAL POTOSI JEFE DEPARTAMENTAL ORURO Asistente Administrativo (SINACOM) Jefe Regional LLallagua
Jefe de Unidad de Control y Comercio Interno
Asistente Administrativo (SINACOM)
Tec. de control y Comercio Interno
Jefe Regional Puerto Suarez
Asistente Administrativo (SINACOM)
Tec. de control y Comercio Interno
JEFE DEPARTAMENTAL RIBERALTA Resp. Activos Fijos y
Almacene s Resp. de
Presupuestos Resp. de
Contabilidad
Jefe de Sistemas. Resp. SINACOM
Administrador Base de Datos Secretaria
Jefe de Unidad de Verificación y Exportaciones
Tec. de control y Comercio Interno JEFE DEPARTAMENTAL COCHABAMBA Resp. Guanay Técnico Informático Chofer Mensajero
Chofer Mensajero Chofer Mensajero Chofer Mensajero
