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INTELISIS 2008

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MANUAL DE

ACTIVOS FIJOS

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Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2008 Fecha de Emisión 23 / 04 / 2008 Actualizo: Eduardo Esteves Francisco Lara Reviso: Noemi Ramirez Pedro Rodríguez

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INDICE

INDICE ... 4 I. INTRODUCCIÓN ... 6

II. ACCESO A INTELISIS... 7

2.1 Descripción de campos ...7

III. ESTRUCTURA DEL ERP ... 9

3.1 Movimientos del módulo ... 10

IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL ... 12

4.1 Elementos que integran el Tablero de Control ... 13

4.1.1 Filtro de Búsqueda ... 13 4.1.2 Movimientos Realizados ... 13 4.1.3 Agrupadores ... 13 4.1.4 Formas de Presentación ... 13 4.1.5 Botones de Acceso ... 14 V. PANTALLA DE CAPTURA ... 14

5.1 Barras de menú y herramientas ... 16

5.1.1 Menú Archivo ... 16

5.1.2 Menú Edición ... 23

5.1.3 Menú Ver ... 25

5.2 Descripción de la Carpeta de Datos Generales. ... 28

5.2.1 Encabezado ... 29

5.2.2 Detalle ... 29

VI. MOVIMIENTOS PARA ACTIVOS FIJOS ... 29

6.1 Depreciación ... 30

6.1.1 Clave de Afectación ... 30

6.1.2 Funcionalidad ... 30

6.1.3 Pantalla de captura ... 31

6.1.4 Afectación del Movimiento ... 31

6.2 Depreciación Total... 31

6.2.3 Pantalla de Captura ... 32

6.2.4 Afectación del Movimiento. ... 32

6.3 Amortización ... 32

6.3.4 Afectación del movimiento. ... 32

6.4 Reparación ... 33

6.4.1. Clave de Afectación ... 33

(5)

® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006 V000 F-KM-009 24 05 06 ® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 6.5 Mantenimiento ... 34 6.5.1 Clave de Afectación ... 34 6.5.2 Funcionalidad ... 34 6.5.3 Pantalla de Captura ... 34

6.6 Póliza Mantenimiento ... 34

6.6.4 Afectación del movimiento ... 35

6.7 Póliza Seguro ... 35

6.8 Reevaluación ... 36

6.8.4 Afectación del movimiento ... 37

6.9 Asignación ... 37

6.9.4 Afectación del Movimiento. ... 38

6.10 Devolución ... 38

VII. EXPLORADORES ... 39

7.1 Descripción de la ventana del Explorador. ... 41

7.1.1 Barra de Herramientas ... 41

7.1.2 Filtros de Búsqueda ... 41

7.1.3 Filtros de Árbol ... 44

7.1.4 Área de datos ... 44

7.2 Exploradores del Módulo ... 45

7.2.1 Activos Fijos ... 45

VIII. REPORTES ... 45

8.1 Adquisiciones Activos Fijos ... 46

ANEXO 1 - FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS ... 47

ANEXO 2 – TABLA DE CLAVES DE AFECTACION ... 48

TABLA DE IMÁGENES ... 49

(6)

I. INTRODUCCIÓN

Los Activos fijos son las propiedades, bienes o derechos que representan una inversión de capital.

Ejemplo: maquinaria, equipo, edificios y terrenos, equipo de transporte, mobiliario, concesiones, derechos y acciones de compañías afiliadas etc.

Activos Tangibles:Son aquellos Activos con presencia física tales como Terrenos, Edificios, Maquina y

Equipo.

Son activos tangibles que:

a) Tiene una empresa para usar en la producción o suministro de bienes y servicios, para rentar a otros, o para propósitos administrativos, y pueden incluir las partidas para mantenimiento o reparación de dichos activos.

b) Han sido adquiridos o construidos con la intención de emplearlos sobre una base continua. c) No están destinados a la venta en el curso normal del negocio.

Los activos tangibles, se clasifican en los siguientes dos grupos:

1. Inversiones no sujetas a depreciación, como terrenos, que tienen una existencia ilimitada y normalmente no disminuye su valor.

2. Inversiones sujetas a depreciación, representadas por aquellos bienes con vida útil o de servicio limitada, como edificios, maquinaria, equipo de reparto, transporte, mobiliario y equipo de oficina.

Activos Intangibles:Son aquellos activos fijos que no tienen existencia física, pero sin embargo tienen

un valor importante para la empresa.

El proceso de Activos Fijos permite a la Empresa controlar sus activos de forma práctica y adaptada a las exigencias fiscales mexicanas. El control se efectúa mediante cuentas, situaciones y conceptos, además se cuenta con tablas Anuales con los valores que van cambiando durante diferentes períodos de tiempo, como el INPC, etc.

Al momento de generar la entrada del artículo que se convertirá en un activo fijo, es necesario marcarlo mediante una serie o número de lote para identificarlo ante el sistema.

El proceso como tal consiste en realizar los movimientos de depreciación y amortización utilizando las tablas capturadas en el sistema, con las cuáles se pueden controlar adecuadamente las operaciones como marca la ley, para poder deducirlos e identificar la factura y el costo con el cuál entró ese activo fijo a nuestro inventario, así como el valor que tenga durante las diferentes etapas de su vida útil.

(7)

II. ACCESO A INTELISIS

Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis.

Imagen 1 – Icono Intelisis En la ventana Acceso Intelisis registre los siguientes datos.

2.1 Descripción de campos

• USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente.

• CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña

Imagen 2 – Acceso Intelisis

USUARIO CONTRASEÑA

DEMO DEMO

NOTA: Se puede utilizar este usuario y contraseña, sin embargo es necesario que el administrador del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados.

(8)

Imagen 3 – Selección de empresa

• SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente.

Imagen 4 – Selección de sucursal 9 Presione el botón

(9)

III. ESTRUCTURA DEL ERP

Imagen 6 – Pantalla Principal a Intelisis La estructura del ERP está dada por Cuentas, Módulos y Movimientos.

• Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intelisis. P. ej. Artículos, Personal, Proveedores, etc.

• Módulos: Son las diferentes áreas que conforman una empresa y que controlan una serie de operaciones vitales e interrelacionadas. P. ej. Ventas, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Recursos Humanos, etc.

• Movimientos: Son las operaciones que realizan los módulos. P. ej. Pedido, Factura, Transferencia, Gasto, etc.

(10)

3.1 Movimientos del módulo

Para acceder a los tipos de movimientos se seguirá la siguiente ruta:

(11)

Imagen 8 – Movimientos Módulo Activos Fijos Los movimientos que se pueden realizar en el modulo de Activos Fijos:

• Depreciación. • Amortización.

• Depreciación total. • Reparación.

• Mantenimiento. • Póliza mantenimiento.

• Póliza seguro. • Reevaluación.

(12)

IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL

1. Para acceder el tablero de control ir a:

Menú Principal /Procesos / Módulo del sistema (en este caso Activos Fijos) Después de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de Control.

2. Se abrirá el Tablero de Control

La barra azul de la pantalla es la Barra de Título, la cual indica el nombre de la ventana y el módulo al cual pertenece el tablero de control.

A.Filtros de búsqueda

B.Movimientos

realizados

C.Agrupadores

D.Formas de presentación E.Botones de Acceso

A.Filtros de búsqueda

B.Movimientos

realizados

C.Agrupadores

D.Formas de presentación E.Botones de Acceso

Imagen 9 –Tablero de control

Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información. El tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.

(13)

4.1 Elementos que integran el Tablero de Control

A continuación se mencionarán las partes que integran el tablero, así como se describirá la funcionalidad de los mismos:

4.1.1 Filtro de Búsqueda

Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.

Filtro Buscar Filtro Estatus

Filtro Movimiento Filtro Fecha

Filtro Usuario Filtro Sucursal

4.1.2 Movimientos Realizados

Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del Mouse sobre esta área.

4.1.3 Agrupadores

Está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de monedas registradas en el sistema se crean las mismas. Los movimientos generados con “X” moneda se concentrarán en la carpeta correspondiente.

Se considera al agrupador de almacenes un filtro más de búsqueda de movimientos. 4.1.4 Formas de Presentación

ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Actualizar Al presionar este botón se actualiza la información generada en el sistema.

Iconos grandes Indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes.

Iconos pequeños Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegará la información en forma de botones pequeños.

Vista con detalles Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista.

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® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006 V000 F-KM-009 24 05 06 ® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 4.1.5 Botones de Acceso BOTÓN DESCRIPCIÓN

Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él. Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico.

Al presionar este botón se cerrara la pantalla del tablero de control automáticamente.

V. PANTALLA DE CAPTURA

1. Para ingresar a la pantalla de Captura debemos seguir la siguiente ruta:

Menú Principal/ Procesos/Activos Fijos

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2. Aparecerá el Tablero de Control, damos clic en el botón Nuevo.

Imagen 11 – Tablero de Control

3. La pantalla de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle.

(16)

Tanto los campos del encabezado y del detalle deberán llenarse con la información necesaria para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios de acuerdo a las necesidades de operación.

5.1 Barras de menú y herramientas

Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. A continuación de se hace una descripción de los menús y sus opciones.

5.1.1 Menú Archivo

(17)

Imagen 14 – Opciones del menú Archivo A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:

OPCIÓN TECLAS

RAPIDAS DESCRIPCIÓN

Nuevo Ctrl+N Abre una pantalla de captura para realizar un movimiento Nuevo.

Imagen 15 – Opción Nuevo del menú Archivo

Copiar Shift+F11 Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento registrado hacia un movimiento nuevo, pero al afectarlo el sistema le asignara un consecutivo diferente al movimiento de donde se copiaron los datos.

Abrir Ctrl.+A Muestra el tablero de control, con la finalidad de ofrecer la opción de abrir un movimiento ya existente, independientemente del estatus en el que se encuentre.

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Localizar Shift+F3 Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda, por ejemplo: El nombre del movimiento, el consecutivo, el Concepto, las Fechas de Emisión, etc.

Imagen 17 – Opción Localizar del menú Archivo

Guardar Cambios Ctrl.+G Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura, independientemente del movimiento que se este realizando.

OPCIÓN TECLAS

Personal

involucrado Esta opción es informativa y despliega la siguiente pantalla en la cual se puede enlistar a todas las personas que participaron en este movimiento.

(19)

Evaluaciones Permite elaborar evaluaciones por cada movimiento que se efectúa siempre y cuando se establezca en el sistema en Configuración/Generales/Evaluaciones.

Imagen 20 – Opción Evaluaciones del menú Archivo Propiedades Muestra la pantalla de propiedades del movimiento.

Imagen 21 – Opción Propiedades del menú Archivo La funcionalidad de los botones se describe a continuación: Posición: Muestra la pantalla de posición de movimiento.

Examinar: Muestra información del movimiento consultado.

Anexos: Despliega una pantalla para agregar un documento, o cierta información al movimiento.

Póliza: Muestra la póliza contable que se genera del movimiento.

(20)

tipo de modificación al movimiento.

Tiempos: Despliega una ventana informativa indicando los tiempos que consumieron los usuarios desde que iniciaron el movimiento hasta que lo concluyeron.

Cerrar: Cierra la ventana automáticamente.

OPCION TECLAS

RAPIDAS DESCRIPCION

Imprimir Ctrl+P Abre la pantalla “Imprimir” donde se podrá editar y ordenar el número de impresiones deseadas así como las opciones de impresión, como son tamaño de papel, color de tinta, etc.

Imagen 23 – Opción Imprimir del menú Archivo

Presentación

Preliminar Alt+F11

Ordena al sistema que muestre una vista previa del movimiento que tenga abierto a manera de realizar una revisión de la información generada.

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Imagen 24 – Opción Presentación Preliminar del menú Archivo

Plantillas Office Ctrl+F11 Permite utilizar plantillas (contratos, facturas) realizadas en las aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por Intelisis.

Imagen 25 – Opción Plantillas Office del menú Archivo

(22)

A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:

OPCIÓN TECLAS RAPIDAS

DESCRIPCIÓN

Verificar Esta opción hace una revisión completa del movimiento que este realizando antes de afectarlo y de existir algún problema se le comunicara por medio de una ventana de “Información”.

Ejemplo:

Imagen 27 – Opción Verificar del menú Archivo

Situación Ctrl+F12 Si un movimiento presenta el requerimiento de una autorización, el usuario con privilegios suficientes deberá elegir esta opción para abrir la ventana situaciones y proceder a la validación del movimiento.

Las situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de un usuario en específico para poder continuar con el flujo del movimiento.

Sucursal Ctrl+U Esta opción despliega la siguiente ventana donde se puede asignar un movimiento desde la matriz a otra sucursal sin necesidad de salir de sistema y entrar con la Sucursal correspondiente.

Imagen 28 – Opción Sucursal del menú Archivo

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OPCIÓN TECLAS RAPIDAS

DESCRIPCIÓN

Afectar F12 Afecta el movimiento que se esté generando y lo cambia de estatus automáticamente.

Eliminar Esta opción elimina del sistema aquellos movimientos que han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos afectados no podrán eliminarse, en este último caso deberá elegirse la opción “Cancelar”.

Cancelar _{Cuando este habilitada esta opción se podrán cancelar los movimientos.}

Al cancelarse “X” movimiento se marcara automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre de dicho movimiento, el cual se desglosa en la pantalla del Tablero de control.

Cerrar Alt+F4 Cierra la pantalla de captura en la cual se esté trabajando.

5.1.2 Menú Edición

(24)

Imagen 31 – Opciones del menú Archivo

OPCIÓN TECLAS

Características Ctrl+1 Ver Guía Rápida Configuración Campo Características.

Totalizar: F8 Indica el total de artículos emitidos en el activo fijo.

Asignar (en lote) F7 Esta opción despliega la pantalla Asignar Activos Fijos, esta pantalla tiene la finalidad de asignar por categoría de activos fijos o por todas las categorías.

Tareas Ctrl+T Muestra la siguiente pantalla que permite agregar actividades que son necesarias para llevar a cabo un movimiento.

(25)

Anexos F4 Los anexos sirven para incluir al movimiento de activos fijos: comentarios, imágenes, archivos, o direcciones de Internet, El anexo permite digitalizar (uso de scanner), formatos de gastos, como es, recibos de teléfono, luz, renta etc. Que le permitan al usuario consultar todo tipo de anexos que se quieran registrar que intervengan en los activos fijos.

Imagen 33 – Opción Anexos del menú Edición

5.1.3 Menú Ver

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OPCIÓN TECLAS

Anterior Ctrl+, Nos lleva al movimiento que se haya generado antes de darle la opción de afectar, como por ejemplo; si se creó el movimiento Depreciación se indico la opción afectar, y se crea nuevamente otro movimiento, que sea por ejemplo Amortización entonces si se indica anterior, se tendrá Depreciación.

Siguiente Ctrl+. Nos lleva al movimiento que se haya generado después de darle la opción de afectar, como se dijo anteriormente si se dio la opción Afectar y se elige Amortización, éste será el movimiento siguiente a Depreciación.

Información del

Activo Fijo Ctrl+D Muestra la información detallada de Datos Generales, Seguro, Garantía y Mantenimiento.

Información del

proveedor Ctrl.+I Se activa el campo de proveedor en los movimientos de Reparación, Mantenimiento, Póliza de Mantenimiento y póliza de seguro y esta función sirve para consultar toda la información del proveedor.

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Imagen 36 – Opción Información del Proveedor del menú Ver Información del

Proyecto Le permite conocer al usuario los datos registrados en la Cuentas/Proyectos, los cuales son el nombre, la descripción, la categoría, fecha de inicio y fin, así como el estatus.

Imagen 37 – Opción Información del proyecto del menú Ver Tiempos Esta opción despliega una ventana informativa que

muestra la información de los tiempos que consume un usuario determinado en generar un movimiento.

Política Movimiento

Shift+Ctrl+O Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas previamente configuradas para el movimiento.

(28)

Política Concepto Shift+Ctrl+N Al igual que la opción anterior, nos permite conocer si existe alguna regla establecida para algunos de los conceptos detallados en los diferentes movimientos del módulo.

Imagen 39 – Opción Política del Concepto del menú Ver Posición del

Movimiento

Muestra todo el flujo de un proceso en el cual está involucrado un movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos origen y/o generados del mismo.

Nota: Algunas de las opciones de los diferentes menús antes descritas podrán no estar habilitadas para seleccionarse, esto puede deberse a la configuración del sistema o del usuario que no tenga los atributos para utilizarlas, del movimiento que se está ejecutando o del estatus en que se encuentre este.

5.2 Descripción de la Carpeta de Datos Generales.

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Los campos que se despliegan en esta pantalla son:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Movimiento Campo que indica el tipo de movimiento a realizar en el módulo.

Proyecto Campo para seleccionar dentro de los diferentes proyectos a aquel que se encuentre relacionado con el movimiento.

UEN La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir la empresa en áreas, departamentos, zonas, etc., de acuerdo a criterios de una planeación estratégica.

Moneda Se debe establecer el tipo de moneda asociada al movimiento.

Fecha Emisión Indica la fecha en la cual se genero el movimiento, generalmente aparece por omisión de acuerdo a la fecha local o del servidor.

Referencia Se anota el número de referencia de un movimiento enlazado al nuevo que ha de generarse, ya sea dentro del mismo módulo o puede ser de otro.

Concepto Indicar dentro de los conceptos previamente establecidos aquel que

corresponda al movimiento a generarse.

Observaciones Se puede seleccionar algún texto referente al movimiento, estos pueden estar previamente establecidos o bien puede generarse en el momento.

5.2.2 Detalle

En los campos del detalle se encuentran los siguientes:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Artículo Se selecciona del listado aquel activo fijo que genera el movimiento.

Serie Elegir el número de serie correspondiente al artículo seleccionado previamente.

VI. MOVIMIENTOS PARA ACTIVOS FIJOS

(30)

Imagen 41 – Movimientos de Activos Fijos

A continuación se detalla los movimientos que se pueden generar en este módulo:

6.1 Depreciación

Imagen 42 – Movimiento Depreciación 6.1.1 Clave de Afectación

AF.DP

6.1.2 Funcionalidad

Este movimiento se utiliza para elaborar las depreciaciones a los activos fijos tangibles y el sistema utiliza la tabla de INPC para este efecto.

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® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006 V000 F-KM-009 24 05 06 ® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 6.1.3 Pantalla de captura

Para este movimiento se activan los campos descritos en el apartado V. Pantalla de Captura (página 14), además de aparecer en el área del encabezado dos chec, los cuales son:

CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN

Todos Activos Encabezado En este chec se puede seleccionar si el movimiento de depreciación afectará a todos los activos fijos registrados en el sistema, en caso contrario se despliega los campos Articulo y serie a nivel del detalle para especificar el o los artículos a los cuales se involucra en el movimiento.

Reevaluación Encabezado Cuando se activa este chec se genera de forma automática la reevaluación de los activos fijos especificados al finalizar este movimiento.

6.1.4 Afectación del Movimiento

Se captura la información requerida en los campos, tanto del encabezado como del detalle, se revisa todo este correcto y se afecta el movimiento, el cual pasa de Sin Afectar ha Concluido.

A su vez se generan los movimientos de Diario en el módulo de Contabilidad y otro en el módulo de Gastos llamado Depreciación, ambos son informativos y sirven para mantener el control de los activos fijos depreciados.

6.2 Depreciación Total

Imagen 43 – Movimiento Depreciación Total

6.2.1 Clave de Afectación

AF.DT

El movimiento de Depreciación total se utiliza cuando se requiere que un activo se deprecie totalmente, sin pasar por el proceso de depreciación mensual.

Ejemplo se compra un activo el 25/Mayo/2004 y ese activo fijo tiene una vida útil de 40 Meses y se le aplica una depreciación total al 15 de junio de 2004 por lo que paso un mes y en la depreciación normal el activo se debió haber depreciado a un 2.5 % y con la total en automático lo deprecia al 100 %.

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® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006 V000 F-KM-009 24 05 06 ® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 6.2.3 Pantalla de Captura

Para este movimiento se activan todos los campos del encabezado y detalle descritos en el apartado IV. Pantalla de Captura, además del chec Reevaluación.

6.2.4 Afectación del Movimiento.

Con la información revisada, tanto del encabezado como del detalle, se afecta el movimiento, el cual queda en estatus Concluido en el Módulo.

Paralelamente se generan los movimientos de Diario en el módulo de Contabilidad y otro en el módulo de Gastos llamado Depreciación, ambos son informativos y sirven para mantener el control de los activos fijos depreciados.

6.3 Amortización

Imagen 44 – Movimiento Amortización 6.3.1 Clave de Afectación

AF.DP

Este movimiento se utiliza para elaborar la Amortizaciones a los activos fijos intangibles y el sistema utiliza la tabla de INPC para este efecto.

6.3.3 Pantalla de captura

La descripción de los campos activados para este movimiento se encuentra en el apartado V. Pantalla

de Captura de este manual (página 14).

Además, se activan los chec Todos Activos y Reevaluación como en el movimiento Depreciación. 6.3.4 Afectación del movimiento.

Se captura la información requerida en los campos, tanto del encabezado como del detalle, se revisa que todo este correcto y se procede a afectar el movimiento, el cual pasa de Sin Afectar ha Concluido. Este movimiento a su vez genera los siguientes: Diario en el módulo de Contabilidad y Depreciación en el módulo de Gastos, siendo ambos de carácter informativo para controlar los activos fijos depreciados.

(33)

6.4 Reparación

Imagen 45 – Movimiento Reparación 6.4.1. Clave de Afectación

AF.RE

La reparación es un movimiento informativo que refleja la Fecha de la última reparación, Reparaciones acumuladas, Horas Acumuladas, No de Reparaciones y Horas promedio.

6.4.3 Pantalla de Captura

Este movimiento activa los campos descritos en el apartado V. Pantalla de captura, de este mismo Manual, además de los siguientes campos:

Proveedor Encabezado Seleccionar el proveedor que proporciona el servicio de

mantenimiento.

Observaciones Detalle En este campo se puede escribir información relacionada con el movimiento.

Se captura la información requerida, se verifica que este completa y correcta para pasar del estatus Sin Afectar ha Pendiente, donde a nivel detalle se activan los siguientes campos:

Horas Detalle Indicar el tiempo requerido para la reparación del activo fijo.

Importe Detalle Anotar el monto bruto del servicio de mantenimiento.

Impuestos Detalle Este campo se genera de forma automática con base en el

importe el impuesto o el usuario puede establecerlo.

Importe Total Detalle Este campo se completa por omisión con la información

anterior.

Llenados los campos anteriores se vuelve a afectar el movimiento quedando ahora en estatus Concluido.

(34)

6.5 Mantenimiento

Imagen 46– Movimiento Mantenimiento 6.5.1 Clave de Afectación

AF.MA

El Mantenimiento es un movimiento informativo que refleja la Fecha del último Mantenimiento, Mantenimiento acumulado en (Importe) y Horas Acumuladas.

Se activan los mismos campos que en el movimiento de Reparación. 6.5.4 Afectación del Movimiento

El flujo es el mismo que en el movimiento de Reparación.

6.6 Póliza Mantenimiento

Imagen 47–Movimiento Póliza Mantenimiento 6.6.1 Clave de Afectación

AF.PM

Este movimiento le permite registrar los contratos de mantenimiento que solicite para los Activos Fijos, así como para llevar la fecha de vencimiento de dicha póliza en base a lo que capturó en el campo “vigencia”, debido a que la afectación del movimiento modifica el campo “Vencimiento Póliza Mantenimiento” del Activo Fijo.

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Este movimiento activa los campos descritos en el apartado V. Pantalla de captura (página 14) de este manual, además de los siguientes:

CAMPO SECCIÓN FUNCIONALIDAD

Forma de pago Encabezado Se utiliza para indicar la forma de pago por la contratación de un servicio o la compra de un artículo, etc.

Campo Cuenta de

Dinero Encabezado Especifica la cuenta de dinero de donde se hará el pago de la póliza de mantenimiento Proveedor Encabezado Especifica el proveedor del servicio de mantenimiento. Vigencia Encabezado Especifica la vigencia de la póliza de mantenimiento, o

de un contrato realizado.

Importe Detalle

Oprime el icono para realizar la operación de acuerdo al costo que va generar este movimiento.

Impuestos Detalle

Oprime el icono para indicar el porcentaje que representa el impuesto, o la cantidad que debe ser considerada antes del importe total.

Importe total Detalle El sistema automáticamente lo registra, ya que realiza la operación una vez que tiene el importe y los impuestos registrados.

6.6.4 Afectación del movimiento

Se verifica que la información capturada en la pantalla sea correcta, se afecta el movimiento el cual pasa de Sin Afectar a estatus Vigente, pudiendo editarse solamente a nivel detalle el campo de importe total y los campos del encabezado Concepto, Referencia y Observaciones cuando el movimiento ya está concluido.

6.7 Póliza Seguro

Imagen 48–Movimiento Póliza Seguro 6.7.1 Clave de Afectación

(36)

® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006 V000 F-KM-009 24 05 06 ® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 6.7.2 Funcionalidad

Este movimiento le permite registrar los seguros para los Activos Fijos, así como llevar la fecha de vencimiento del seguro en base a lo que capturó en el campo “vigencia” debido a que la afectación del movimiento modifica el campo.

Para este movimiento se activan los campos descritos en el apartado V. Pantalla de captura, así como los descritos en el movimiento de Póliza Mantenimiento.

Este movimiento posee las mismas características que el movimiento de Póliza de Mantenimiento.

6.8 Reevaluación

Imagen 49–Movimiento Reevaluación 6.8.1 Clave de Afectación

AF.RV

Aquí se realizan todos aquellos movimientos de Activos fijos que han tendrán un nuevo valor, ya sea que ese valor sea asignado por la empresa, ó este dado por valor del mercado, según sea más conveniente. Con este movimiento se ingresan nuevos costos en activos fijos.

(37)

Este Chec indica al sistema que a todos los activos fijos se les aplique la reevaluación.

Si se desactiva esta opción, aparece en pantalla a nivel detalle los campos: Artículo y Serie, además se habilita en el

encabezado el Chec , el cual al activarse

despliega a nivel detalle el campo; Nuevo Valor, en el que se pone el costo del mercado. En caso de omitirse esta opción no se considera este valor.

6.8.4 Afectación del movimiento

Se captura la información necesaria, se establece si la reevaluación afecta a una serie de activos fijos o a todos, posteriormente se afecta cambiando el estatus del movimiento de Sin Afectar a Concluido. A nivel detalle aparecen los siguientes campos:

% Inflación Detalle El sistema marca por omisión este valor, de acuerdo a lo establecido para el periodo en el cual se esté generando el movimiento en la tabla de INPC.

Actualización Activo Detalle El sistema marca de manera automática el número consecutivo de actualización de dicho activo fijo. Actualización

Depreciación Detalle Aparece la fecha de la última depreciación realizada al activo fijo. Los campos Concepto, Referencia y Observaciones pueden editarse cuando el movimiento está concluido.

6.9 Asignación

Imagen 50–Movimiento Asignación 6.9.1 Clave de Afectación

(38)

® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006 V000 F-KM-009 24 05 06 ® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 6.9.2 Funcionalidad

Se determinan la ubicación de activos fijos, a que persona, en qué lugar, que artículos, así como cuando fue su última depreciación y reevaluación.

Además de los campos descritos en el apartado V. Pantalla de captura, se activan los siguientes campos especialmente para este movimiento:

Personal Encabezado Se elige del listado de empleados al cual se asigna el activo fijo, para efectos de control.

Espacio Encabezado Se establece un lugar físico (si es el caso) para dicho activo fijo.

Centro de Costos Encabezado Seleccionar a que centro de costos se tiene establecido para dicho activo fijo.

6.9.4 Afectación del Movimiento.

Se capturan los datos requeridos en el Encabezado y a nivel Detalle, se verifica que la información sea la correcta y se procede a afectar, con lo cual el movimiento queda en estatus concluido.

Los campos de Concepto, Referencia y Observaciones pueden modificarse aún cuando el movimiento este concluido.

6.10 Devolución

Imagen 51–Movimiento Devolución 6.10.1 Clave de Afectación

AF.D

Define todos aquellos activos fijos que por alguna causa son devueltos, incluyéndose estas razones en el campo de observaciones, sirve como control de inventario de material depreciado, al cual se le asigna un almacén para conocer su localización.

(39)

La pantalla de este movimiento es similar a la del movimiento de Asignación.

El flujo de este movimiento se igual al del movimiento Asignación.

VII. EXPLORADORES

Son reportes dinámicos que cada usuario puede personalizar en minutos y puede crear combinaciones de la información desglosada con ayuda de sus filtros de búsqueda. La información mostrada en los exploradores pueden enviarse a Excel® y Acrobat®.

(40)

Imagen 52 – Ruta para Exploradores de Activos Fijos

(41)

7.1 Descripción de la ventana del Explorador.

Imagen 53 – Explorador de Activos Fijos 7.1.1 Barra de Herramientas

Imagen 54– Barra de herramientas

A continuación se describe la funcionalidad de los botones de la barra de herramientas:

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Cerrar Permite cerrar la ventana del explorador.

Imprimir Imprime los datos presentados en el explorador a la(s) impresora(s) configurada. Presentación

Preliminar Muestra la vista preliminar del explorador.

Enviar a Excel Traslada los datos mostrados en el explorador a una hoja de Microsoft Excel. Información Abre la ventana de Información del Activo fijo.

Personalizar

Vista Permite personalizar la vista del explorador.

7.1.2 Filtros de Búsqueda

a) Buscar

(42)

Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.

Para buscar registros que empiecen con uno o varios caracteres, captúrelos en el campo del Filtro y oprima <Enter>. Puede utilizar el comodín asterisco (*) que le ayuda a considerar cualquier carácter (letra o número) en el orden que lo coloque, es decir al principio, en medio o al final de la cadena. Por ejemplo: Si teclea DEP* aparecerán elementos como: DEPRE0001, DEPRE0002, etc. Para regresar a la vista original, borre el campo del Filtro y teclee <Enter>.

b) Estatus

Imagen 56 – Filtro estatus

Este filtro se utiliza para desplegar solo aquellos movimientos cuyo estatus sea el que se indico en este campo. Cada movimiento puede tener estatus diferente.

Al seleccionar el botón se desplegarán todas las posiciones que contempla el sistema de los movimientos para visualizarse en el cuerpo de la pantalla:

a) Todos, muestra todos los movimientos no importando el estatus que tuviesen.

b) En firme, muestra todos aquellos movimientos que se encuentran validados o aprobados. c) Sin afectar, muestra aquellos movimientos que se han creado en el módulo pero que no han

sido afectados. Se distingue por que no contempla ningún icono que indique alguna acción. d) Pendientes, Se muestran aquellos movimientos que están por pasar a concluir su proceso o

pasarán a otra etapa y que están esperando para ser ejecutados. Se distinguen o se marcan por el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

e) Sincronización, Se mostraran todos aquellos movimientos que se han generado por otras sucursales y los cuales el seguimiento especial lo tiene la matriz.

f) Concluidos, Se muestran aquellos movimientos que ya terminaron su proceso dentro del modulo se distinguen porque se marcan con el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla. g) Vigentes. Muestra los movimientos que se encuentran dentro del periodo establecido antes

de su fecha de vencimiento, se distinguen porque se marcan con el icono que aparece antepuesto al nombre del movimiento

h) Cancelados. Se muestran aquellos movimientos que fueron eliminados antes de concluir su proceso por alguna razón dentro del módulo, se marca automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre del movimiento que se desglosa en el cuerpo de la pantalla.

(43)

® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006 V000 F-KM-009 24 05 06 ® K NOWLED GE MANAGEMENT IN TELISIS 2006 c) Fecha

Imagen 57 – Filtro Fecha

Con este filtro se podrá indicar que se muestren los movimientos que ya han sido concluidos o que están por concluirse. Este campo cuenta con varias alternativas para poder visualizar la información en el cuerpo de la pantalla:

a) Todo. Muestra todos los movimientos del modulo que contemplan fecha de vencimiento.

b) Vigente. Muestra todos aquellos movimientos que se encuentran dentro del periodo establecido antes de su fecha de vencimiento.

c) Vencido. Muestra todos aquellos movimientos que ya sobrepasaron con la fecha establecida.

d) Hoy. Muestra aquellos movimientos del día.

e) Ayer. Muestra aquellos movimientos que se vencieron el día anterior.

f) Mañana. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse al día siguiente.

g) Esta Semana. Muestra aquellos movimientos que se vencieron durante los días de operación dependiendo de la fecha de hoy, es la que considera el sistema.

h) Semana Pasada. Muestra los movimientos que se vencieron durante los 7 días anteriores de la fecha de hoy.

i) Semana Próxima. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse durante los próximos siete días de la fecha de hoy.

j) Este Mes. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse y ya han sido vencidos, durante el mes activo en el que se esta operando.

k) Mes Móvil. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido contemplando un rango determinado la fecha del día de hoy y la fecha del mes pasado, por ejemplo, entre hoy 25 de septiembre y 25 de agosto del mismo año.

l) Mes Pasado. Se muestra aquellos movimientos que se vencieron el mes anterior en el que estamos trabajando.

m) Mes próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el mes posterior en el que estamos trabajando.

n) Este año. Se muestra todos aquellos movimientos que ya han sido vencidos y que están por vencerse, cuyo periodo es el año activo en el que estamos trabajando.

o) Año Móvil. Se muestra aquellos movimientos vencidos, contemplan la fecha de hoy y la de hace un año.

p) Año Pasado. Se muestra aquellos movimientos vencidos, anteriores al año en el que estamos trabajando.

q) Año próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el año posterior en el que se está trabajando.

(44)

r) Específica. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido o se vencerán de acuerdo a una fecha indicada. Al seleccionar esta opción se repliega la siguiente.

d) Moneda

Imagen 58 – Filtro Moneda

Este filtro permite seleccionar los movimientos que se hayan realizado con una moneda determinada, siempre y cuando este dada de alta en la configuración del sistema y existan movimientos con este tipo de cambio.

7.1.3 Filtros de Árbol

Imagen 59 - Filtro de árbol

Este filtro muestra agrupados todos los movimientos, en forma de carpetas, de las diferentes Clasificaciones, Subclasificaciones y Conceptos según sea el explorador que este en uso.

7.1.4 Área de datos

Muestra la relación de movimientos realizados en el módulo.

(45)

7.2 Exploradores del Módulo

• Activos Fijos

7.2.1 Activos Fijos

Muestra la información de todo el historial de los Activos Fijos con los que la empresa cuenta como por ejemplo: Artículo, Serie, Fecha y valor de Adquisición, Depreciación Acumulada, etc.

Imagen 61 – Explorador Activos Fijos

VIII. REPORTES

El Módulo de Activos Fijos presenta el siguiente Reporte:

• Adquisiciones Activos Fijos

La ruta para acceder es la siguiente:

Menú Principal / Reportes/ Seleccionar Modulo de Activos fijos/ Seleccionar el reporte que se requiera

(46)

8.1 Adquisiciones Activos Fijos

El reporte presenta los Activos Fijos comprados a terceros reflejando datos tales como: Cuando se compraron, a quienes, el número de artículos, su serie, costo y el total, del periodo seleccionado. Se despliega la siguiente ventana denominada Forma Previa:

Imagen 62 – Ventana Adquisiciones de Activos Fijos

CAMPO DESCRIPCIÓN De la Fecha:, A la

Fecha: Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte.

Vista preliminar:

(47)

ANEXO 1 - FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS

(48)

ANEXO 2 – TABLA DE CLAVES DE AFECTACION

MOVIMIENTO CLAVE

Depreciación AF.DP

Depreciación total AF.DT

Amortización AF.DP

Reparación AF.RE

Mantenimiento AF.MA

Póliza de mantenimiento AF.PM

Póliza de seguro AF.PS

Reevaluación AF.RV

Asignación AF.A

(49)

TABLA DE IMÁGENES

Imagen 1 – Icono Intelisis ... 7

Imagen 2 – Acceso Intelisis ... 7

Imagen 3 – Selección de empresa ... 8

Imagen 4 – Selección de sucursal ... 8

Imagen 5 – Ejemplo Acceso a Intelisis ... 8

Imagen 6 – Pantalla Principal a Intelisis ... 9

Imagen 7 – Ruta Movimientos Activos Fijos ... 10

Imagen 8 – Movimientos Módulo Activos Fijos ... 11

Imagen 9 –Tablero de control ... 12

Imagen 10– Ruta para obtener la pantalla de Captura ... 14

Imagen 11 – Tablero de Control ... 15

Imagen12 – Pantalla Principal de Activos Fijos ... 15

Imagen 13 – Menú Archivo ... 16

Imagen 14 – Opciones del menú Archivo ... 17

Imagen 15 – Opción Nuevo del menú Archivo ... 17

Imagen 16 – Opción Abrir del menú Archivo ... 17

Imagen 17 – Opción Localizar del menú Archivo ... 18

Imagen 19 – Opción Personal involucrado del menú Archivo ... 18

Imagen 20 – Opción Evaluaciones del menú Archivo ... 19

Imagen 21 – Opción Propiedades del menú Archivo ... 19

Imagen 23 – Opción Imprimir del menú Archivo ... 20

Imagen 24 – Opción Presentación Preliminar del menú Archivo ... 21

Imagen 25 – Opción Plantillas Office del menú Archivo ... 21

Imagen 27 – Opción Verificar del menú Archivo ... 22

Imagen 28 – Opción Sucursal del menú Archivo ... 22

Imagen 30 – Menú Edición ... 23

Imagen 32 – Opción Tareas del menú Edición ... 24

Imagen 33 – Opción Anexos del menú Edición ... 25

Imagen 34 – Menú Ver ... 25

Imagen 36 – Opción Información del Proveedor del menú Ver ... 27

Imagen 37 – Opción Información del proyecto del menú Ver ... 27

Imagen 38 – Opción Política Movimiento del menú Ver ... 27

Imagen 39 – Opción Política del Concepto del menú Ver ... 28

Imagen 40 – Pantalla de captura de datos generales ... 28

Imagen 41 – Movimientos de Activos Fijos ... 30

Imagen 42 – Movimiento Depreciación ... 30

(50)

Imagen 44 – Movimiento Amortización ... 32

Imagen 45 – Movimiento Reparación ... 33

Imagen 46– Movimiento Mantenimiento ... 34

Imagen 47–Movimiento Póliza Mantenimiento ... 34

Imagen 48–Movimiento Póliza Seguro ... 35

Imagen 49–Movimiento Reevaluación ... 36

Imagen 50–Movimiento Asignación ... 37

Imagen 51–Movimiento Devolución ... 38

Imagen 52 – Ruta para Exploradores de Activos Fijos ... 40

Imagen 53 – Explorador de Activos Fijos ... 41

Imagen 54– Barra de herramientas ... 41

Imagen 55 – Filtro Buscar ... 41

Imagen 56 – Filtro estatus ... 42

Imagen 57 – Filtro Fecha ... 43

Imagen 58 – Filtro Moneda ... 44

Imagen 59 - Filtro de árbol ... 44

Imagen 60 - Filtro de árbol ... 44

Imagen 61 – Explorador Activos Fijos ... 45

Imagen 62 – Ventana Adquisiciones de Activos Fijos ... 46

Imagen 63 – Reporte Adquisiciones de Activos Fijos. ... 46

(51)

GLOSARIO Y SIGLAS

CONCEPTO SIGNIFICADO

Activo Fijo Conjunto de bienes o derechos de los que es titular la empresa, y que se espera que permanezca en su estructura productiva un periodo de tiempo superior al ejercicio económico.

Depreciación Es la disminución del valor de los bienes como consecuencia de

determinadas causas. Las causas pueden ser:

1.- La duración física del activo; se incluyen las causas por: Agotamiento, Desgaste, Envejecimiento.

2.- La duración económica del activo; se incluyen las causas por: Explotación por tiempo limitado, Envejecimiento técnico, Envejecimiento económico.

3.- La duración del activo según la contabilidad; se incluyen las causas por: Consolidación, Política de dividendos, Políticas tributarias.

Tipos de Depreciación Línea Recta Acelerada Incentivo Fiscal

Doble Saldo Decreciente.

Amortización Depreciación o reducción gradual del valor en libros de alguna partida de activo, generalmente de activos intangibles.

También se conoce como el proceso por el cual gradualmente se paga una deuda.

Tipos de Amortizaciones Ordinaria, la cual implica la desvalorización gradual previamente determinada por la empresa.

Extraordinaria, que implica la disminución de valor de forma imprevista, ya sea parcial o total.

Centro de Costos Clasificación de las unidades de negocio para la aplicación de movimientos contables.

UEN Parte de la planeación táctica de las Empresas, el cual consiste en

estructurar las operaciones en procesos específicos, los cuales poseen sus propios proyectos estratégicos, su misión y visión.

Vida útil Periodo que generalmente se expresa en años, en el cual se espera que un bien realice la función por la cual fue adquirido a partir de la fecha en que comenzó su utilización.

Valor Concepto económico referente al precio al cual se compran y/o venden

(52)

Valor Contable Es el monto asentando por la inversión original que queda establecida en los libros contables del propietario de bien, que puede disminuir de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes.

El valor contable puede ser actualizado mediante avalúos o por medio de índices específicos.

Flujo Representación de una sucesión de hechos u operaciones en un

sistema.

Gasto Todo pago u obligación imputable al período en que se contraiga,

mientras no tenga la consideración de activo.

Impuesto Según el Código Fiscal de la Federación, son las prestaciones en dinero o en especie que el Estado fija unilateralmente y con carácter de obligatorio a todos aquellos individuos cuya situación coincida con la marcada por la Ley.

INTELISIS INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 PH1 Colonia Lomas Altas, C.P

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MANUAL DE

ACTIVOS FIJOS

INDICE

I. INTRODUCCIÓN

II. ACCESO A INTELISIS

2.1 Descripción de campos

III. ESTRUCTURA DEL ERP

3.1 Movimientos del módulo

IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL

4.1 Elementos que integran el Tablero de Control

V. PANTALLA DE CAPTURA

5.1 Barras de menú y herramientas

5.2 Descripción de la Carpeta de Datos Generales.

VI. MOVIMIENTOS PARA ACTIVOS FIJOS

6.1 Depreciación

6.2 Depreciación Total

6.3 Amortización

6.4 Reparación

6.5 Mantenimiento

6.6 Póliza Mantenimiento

6.7 Póliza Seguro

6.8 Reevaluación

6.9 Asignación

6.10 Devolución

VII. EXPLORADORES

7.1 Descripción de la ventana del Explorador.

7.2 Exploradores del Módulo

VIII. REPORTES

8.1 Adquisiciones Activos Fijos

ANEXO 1 - FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS

ANEXO 2 – TABLA DE CLAVES DE AFECTACION

TABLA DE IMÁGENES

GLOSARIO Y SIGLAS