MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO

(1)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

OFICINA DE ABASTECIMIENTO

Versión Preliminar

Secretaría General

Oficina de Planeamiento y Desarrollo

(2)

2

ÍNDICE

CAPÍTULO I Introducción

CAPÍTULO II Objetivo del Manual

CAPÍTULO III Base Legal

CAPÍTULO IV Procedimientos

Inventario de Procedimientos

Elaboración del Plan Anual de Contrataciones

Modificación del Plan Anual de Contrataciones

Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de

Contratación

Adquisición sin proceso

Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía

Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública

Seguimiento de proveedores

Recepción y Verificación de Bienes

Internamiento y Registro de Bienes

Distribución de Bienes

Control de Existencias Valoradas

Movimiento de Bienes particulares

Movimiento Externo Bienes Patrimoniales

Movimiento Interno de Bienes patrimoniales

Inventario de Almacén

Inventario de Activo Fijos

Baja de bienes (activos fijos)

(3)

3

CAPÍTULO I.- INTRODUCCIÓN

El Tribunal Constitucional (TC) es el supremo intérprete de la Constitución. Cumple un papel clave

en el sistema político y jurídico del país, defendiendo los derechos fundamentales de las personas y

determinando el principio de supremacía constitucional en controversias que determinan la

constitucionalidad de normas legales. De igual manera, resuelve los conflictos de competencia

positivos y negativos de los demás órganos constitucionales.

El Tribunal Constitucional, conforme a sus objetivos planteados en su Plan Estratégico Institucional

2013-2018, busca fortalecer la capacidad de poder interactuar con individuos y otras organizaciones

mediante la prestación de sus servicios de manera eficiente, eficaz y oportuna; para ello, debe

formular el Manual de Procesos y Procedimientos, diseñado de acuerdo al modelo de gestión por

procesos, donde se percibe a la organización como un sistema interrelacionado de procesos

generadores de valor con orientación al usuario.

El presente manual describe los procedimientos de la Oficina de Abastecimiento, unidad orgánica

dependiente de la Dirección General de Administración, y encargada de las actividades del sistema

de abastecimiento, con la finalidad de asegurar la atención y suministro oportuno de bienes y

servicios que son necesarios para la prestación de servicios de calidad y en la oportunidad

requerida.

Los procedimientos descritos en el presente manual corresponden al PROCESO DE LOGÍSTICO

INTEGRADO, integrado en 4 subprocesos, que son los siguientes:



Subproceso de Programación de bienes y servicios

: tiene como objeto programar la atención

de las necesidades de bienes y servicios de los usuarios internos del Tribunal Constitucional.



Subproceso de Adquisición y Contratación



de Bienes y Servicios

: su objetivo es adquirir los bienes y servicios previamente requeridos y

programados.



Subproceso de Almacenamiento y Distribución

: cuyo objetivo es recibir, conservar y distribuir

oportunamente los bienes adquiridos por el Tribunal Constitucional



Subproceso de Control de Bienes

: Su objetivo es controlar el adecuado uso de los bienes

adquiridos.

El presente manual es una herramienta que permite gestionar integralmente los procesos e

identificar sus oportunidades de mejora continúa, por lo tanto el Jefe de la Oficina de Abastecimiento

deberá asegurar el efectivo uso del presente Manual de Procesos y Procedimientos.

(4)

4

CAPÍTULO II.- OBJETIVOS DEL MANUAL

2.1.

Establecer las políticas, normas y lineamientos para el desarrollo de las actividades críticas de

la Oficina de Abastecimiento (OA).

2.2.

Designar a los responsables de la ejecución y monitoreo de desempeño de los

procedimientos.

CAPÍTULO III.- BASE LEGAL

La aplicación del presente manual se sujeta a lo prescrito en la siguiente base legal:

3.1.

Constitución Política del Perú de 1993

3.2.

Ley Orgánica del Tribunal Constitucional - Ley Nº 28301.

3.3.

Reglamento Normativo del Tribunal Constitucional – R.A. N.º 095-2004-P/TC.

3.4.

Reglamento Normativo del Centro de Estudios Constitucionales – R.A. N.º 019-2005-P/TC.

3.5.

Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional - R.A. Nº 145-2010-P/TC.

3.6.

Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.

3.7.

Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº 28411.

3.8.

Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República.

3.9.

Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA.

3.10.

Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional - R.A. N° 120-2013-P/TC.

3.11.

Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.

3.12.

Reglamento de las Donaciones XXXXXXXXX

3.13.

Normas para el Control de Bienes Patrimoniales XXXXXXXXXXXX.

3.14.

Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.A. Nº XXX-20XX-P/TC

(5)

.

CAPÍTULO IV.- PROCEDIMIENTOS

PROCESO - SUB PROCESO LOGÍSTICA INTEGRADA - PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

UNIDAD ORGÁNICA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN - OFICINA DE ABASTECIMIENTO

ACTIVIDAD PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Nº Orden _{Procedimiento}Código de Procedimiento y/o documento _{de origen} Denominación del _{Procedimiento} Resultado / Producto Usuario Base Legal

1 DIGA-OA-01 Requerimiento y necesidades _{de bienes y servicios} Elaboración del Plan Anual de _{Contrataciones} Plan Anual de adquisiciones _SEACETC

2 DIGA-OA-02

Comunicación de variación presupuestal o Disposición de variación de metas

Modificación del Plan Anual de Contrataciones

Resolución de modificación de PAC

TC SEACE

(6)

6

PROCESO - SUB PROCESO LOGÍSTICA INTEGRADA - ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ACTIVIDAD LICITACIONES Y CONCURSO PÚBLICO / ADQUISICIÓN Y CONTRATACIONES

1 DIGA-OA-03 Solicitud de Bienes y Servicios

Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación Expediente de contratación Especialista en Adquisiciones Comité especial / permanente

Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.A. Nº XXX-20XX-P/TC.

2 DIGA-OA-04 Expediente de compra Adquisición sin proceso Orden de compra o de servicio Proveedor_Almacén Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y_{su reglamento D.S Nº184-2008-EF.}

3 DIGA-OA-05 Expediente de contratación Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía

Orden de compra o de servicio Proveedor Almacén

4 DIGA-OA-06 Expediente de contratación

Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública

Contrato/orden de compra o

de servicio SEACE

5 DIGA-OA-07 Orden de compra o de servicios conformes o no conformes

Seguimiento de proveedores Expediente de Contratación DIGA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.

(7)

7 PROCESO - SUB PROCESO LOGÍSTICA INTEGRADA - ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

ACTIVIDAD ALMACÉN, VALORIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES

1 DIGA-OA-08

Orden de compra / guía de remisión / protocolo o PECOSA

Recepción y Verificación de Bienes

Orden de compra / guía de remisión /PECOSA / Protocolo

Sellado

Almacén Manual de Administración de Almacenes para el Sector_{Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.}

3 DIGA-OA-09

Guía de remisión / Orden de Compra/Orden de Trabajo/Acta de apertura de donación

Internamiento y Registro de Bienes

Registro del SIGA Tarjeta de control visible

Registro en el SINABIP

Almacén, valorización y distribución de bienes

Verificación y control patrimonial

(8)

8

PROCESO - SUB PROCESO LOGÍSTICA INTEGRADA - CONTROL DE BIENES

ACTIVIDAD VERIFICACIÓN Y CONTROL PATRIMONIAL

Nº Orden _{Procedimiento}Código de Procedimiento y/o documento _{de origen} Denominación del _{Procedimiento} Resultado / Producto Usuario Base Legal 1 DIGA-OA-11 Nota de entrada/Orden de

compra/PECOSA

Control de Existencias

Valoradas Acta de conciliación TC

2 DIGA-OA-12 Solicitud Movimiento de Bienes _particulares Papeleta de movimiento de _bienes

Especialista de verificación y control

patrimonial

3 DIGA-OA-13 Solicitud Movimiento Externo Bienes _{Patrimoniales} Formato de desplazamiento

patrimonial

4 DIGA-OA-14 Préstamo de bienes / Solicitud de entrega de bienes

Movimiento Interno de Bienes patrimoniales

Préstamo de bienes actualizado / Inventario físico

actualizado

patrimonial

5 DIGA-OA-15 Programación de inventario Inventario de Almacén Informe de inventario Almacén / Comisión de _inventario Manual de Administración de Almacenes para el Sector_{Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.} 6 DIGA-OA-16 Programación de inventario Inventario de Activo Fijos Informe Final de inventario SBN Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su

Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA. 7 DIGA-OA-17 Solicitud de informe técnico de

baja Baja de bienes (activos fijos) Resolución de baja del bien SBN

8 DIGA-OA-18 Solicitud de informe técnico de baja

Transferencia o Donación de

Bienes Resolución de baja del bien SBN

(9)

9

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versión 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO

SUB PROCESO PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO Elaboración del Plan Anual de Contrataciones

FECHA:

CÓDIGO: DIGA-OA-01 PROPÓSITO Formular y aprobar el Plan Anual de Contrataciones del Tribunal Constitucional.

ALCANCE A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico _{y de Investigación y Desconcentrados} MARCO LEGAL  Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.

 Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República.

INDICES DE PERFORMANCE

INDICADOR UNIDAD DE _MEDIDA FUENTE RESPONSABLE

Plan Anual aprobado en el plazo

establecido Cantidad Resolución de aprobación Oficina de Abastecimiento

NORMAS  Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional

 Manual de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional

 Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación y modificación del Plan Anual de Contrataciones

 Resolución Administrativa de delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INICIO

1.

El Jefe de la Oficina de Abastecimiento (OA) revisa la ley de presupuesto y coordina las actividades para la solicitud de requerimiento y cuadro de necesidades a unidades orgánicas.

2.

La persona responsable de la Programación de Bienes y Servicios (PBS) proyecta solicitud a las unidades orgánicas del requerimiento y cuadro de necesidades anuales de acuerdo a metas establecidas.

3.

Las Unidades Orgánicas determinan, priorizan y remiten sus requerimientos de bienes y servicios indicando sus especificaciones técnicas.

4.

La persona responsable de la PBS:

4.1. Consolida el cuadro de necesidades del Tribunal Constitucional. 4.2. Realiza el estudio de mercado en coordinación con unidades orgánicas. 4.3. Establece el valor referencial.

4.4. Remite el requerimiento de gasto con la visación del Jefe de la Oficina de Abastecimiento y la Dirección General de Administración (DIGA).

5.

La Oficina de Presupuesto y Estadística (OPE) ejecuta los procedimientos de Programación de Presupuesto y Formulación de Presupuesto, obtenida la autorización de la Secretaría General (SG), remite el informe de Presupuesto Institucional aprobado a la DIGA y la OA .

6.

La persona responsable de la PBS:

6.1. Prioriza los procesos de contratación según el presupuesto aprobado y programa su ejecución. 6.2. Elabora y remite el proyecto de Plan Anual de Contrataciones y proyecto de Resolución.

7.

El Jefe de la Oficina de Abastecimiento (OA) revisa el proyecto:

 Si no está conforme, devuelve el proyecto para reformulación.

 Si es conforme remite el proyecto a la DIGA.

8.

La DIGA revisa el proyecto:

(10)

10  Si es conforme remite a la Oficina de Asesoría Jurídica (OAJ).

9.

La OAJ visa el proyecto y remite para su visación a la OA quien remite a la DIGA.

10.

La DIGA revisa y aprueba el Plan Anual de Contrataciones y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional.

11.

La persona responsable de la PBS registra y publica el Plan en el SEACE. FIN

ENTRADAS

NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO

Requerimientos y necesidades de

bienes y servicios Unidades Orgánicas del Tribunal Constitucional Anual Manual SALIDAS

NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO

Plan Anual de Adquisiciones Tribunal Constitucional / SEACE Anual Manual DEFINICIONES:

 Estudio de mercado: La investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la Oficina de Abastecimiento para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar, hasta la culminación del contrato incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, de los procesos que se efectúen por Licitaciones Públicas y Concursos Públicos.

 Indagaciones: Son las averiguaciones previas que realiza la Oficina de Abastecimiento para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen por adjudicaciones directas y menores cuantías.

 SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado. SIGLAS:

 SG : Secretaría General

 DIGA : Dirección General de Administración

 OA : Oficina de Abastecimiento

 OAJ : Oficina de Asesoría Jurídica  OPE : Oficina de Presupuesto y Estadística

 PBS : Programación de Bienes y Servicios REGISTROS :

(11)

11 PROCESO

SUB PROCESO PROCEDIMIENTO

LOGÍSTICO INTEGRADO

PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ELABORACIÓN DE PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 1.0

CÓDIGO : DIGA-OA-01 PÁGINA: 1 DE 2 SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE ABASTECIMIENTO

Jefe de Oficina de Abastecimiento Responsable de PBS Director General de Administración

Unidades Orgánicas Oficina de Presupuesto y Estadística

INICIO

Revisa ley y coordina actividades Requerimiento del bien/servicio Solicita requerimientos y cuadros de necesidades anuales Realiza estudio de mercado Consolida cuadro de necesidades Solicita requerimientos y cuadros de necesidades anuales Requerimiento del gasto Establece valor referencial Requerimiento del gasto Visa el requerimiento Requerimiento del gasto

Visa el requerimiento Programación

Presupuestal Formulación de Presupuesto Informe Elabora informe de presupuesto institucional aprobado y remite Prioriza procesos de selección estimando fechas según presupuesto aprobado 1

(12)

(13)

13

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versión 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SUB PROCESO PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO Modificación del Plan Anual de Contrataciones FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-02

PROPÓSITO Modificar el Plan Anual de Contrataciones del Tribunal Constitucional de conformidad con los lineamientos _{establecidos.}

ALCANCE A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico _{y de Investigación y Desconcentrados} MARCO LEGAL _ Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF. _{Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la República.}

Plan Anual modificado _{modificaciones}Número de Resolución de aprobación Oficina de Abastecimiento

1. Si la modificación del Plan Anual de Contrataciones (PAC) es por variación de las metas institucionales, la Dirección General de Administración (DIGA) evalúa periódicamente el cumplimiento del Plan Anual y adopta medidas correctivas correspondientes, disponiendo la reprogramación de metas institucionales.

2. Si la modificación del PAC es por reprogramación de la asignación presupuestal, la Oficina de Presupuesto y Estadística informa a la DIGA.

3. La DIGA comunica las variaciones presupuestales a la Oficina de Abastecimiento, solicitando la priorización de necesidades a unidades orgánicas.

4. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento solicita la priorización de las necesidades a las Unidades Orgánicas.

5. Las Unidades Orgánicas priorizan las necesidades de bienes y servicios o formula un nuevo requerimiento de necesidades. 6. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento recibe la variación de metas o priorización de necesidades y remite para su inclusión en

el PAC.

7. La persona encargada de Programación de Bienes y Servicios (PBS) analiza la variación presupuestal o modificación de metas según el PAC aprobado:



Si no es necesario modificar el PAC, finaliza el procedimiento.



Si es necesario la modificación del PAC, analiza los motivos:



Si es por exclusión de procesos, la persona encargada PBS elabora el proyecto de Resolución de exclusión de procesos.



Si es por Inclusión de Procesos, la persona encargada PBS realiza estudio de mercado y/o indagaciones en coordinación con unidad orgánica, define las características técnicas, valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de Resolución de inclusión del proceso.



Si es por variación del tipo de proceso de selección, la persona encargada PBS define el nuevo valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de Resolución para modifica PAC por variación del tipo de proceso.

8. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento recibe y firma el proyecto de resolución. 9. La DIGA revisa y da la conformidad el proyecto de resolución.

10.La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto de resolución.

(14)

14

12.La persona encargada de Programación de Bienes y Servicios (PBS) registra y publica el Plan en el SEACE. FIN

ENTRADAS

Comunicación de variación presupuestal o Disposición de variación

de metas

Oficina de Presupuesto y

Estadística Mensual Manual

SALIDAS

Resolución de modificación del PAC Página WEB del Tribunal _{Constitucional / SEACE} Anual Manual DEFINICIONES:

 Estudio de mercado: La investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la Oficina de Abastecimiento para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar, hasta la culminación del contrato incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, de los procesos que se efectúen por Licitaciones Públicas y Concursos Públicos.

 SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado. SIGLAS:

(15)

15 PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO LOGÍSTICO INTEGRADO PROGRAMACIÓN

MODIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

VERSIÓN 1.0

CÓDIGO : DIGA-OA-02 PÁGINA: 1 DE 1 SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Presupuesto

y Estadística Director General de

Administración Jefe de la Oficina de Abastecimiento

Unidades orgánicas Oficina de Asesoría Jurídica Responsable de la Programación de Bienes y Servicios (PBS)

INICIO ¿Modificación es por variación de presupuesto o de metas institucionales? Dispone reprogramación de metas Metas isntitucionales Recibe de la OPE la comunicación de variación presupuestal Asignación presupuestal Solicita priorización de necesidades a unidades orgánicas Prioriza necesidad o formula nuevo requerimiento Recibe reprogramación de metas o priorización de necesidades ¿Es necesario modificar PAC? ¿Por variación del tipo de proceso de selección? ¿Por inclusión de procesos? ¿Por exclusión de procesos? Analiza variación presupuestal o modificación de metas

según PAC aprobado

Elabora proyecto de Resolución de exclusión

de procesos

Realiza estudio de mercado y determina el

valor referencial y tipo de proceso

Define nuevo valor referencial y tipo de proceso Elabora proyecto de Resolución de inclusión de procesos Elabora proyecto de Resolución por variación

del tipo de proceso Proyecto de Resolución Visa proyecto de resolución Proyecto de Resolución

Revisa y remite para opinión legal

Proyecto de Resolución

Emite opinión y Visa el proyecto de Resolución

Firma Resolución de modificación del PAC y

dispone la publicación en el SEACE y web

institucional

1

Registra y publica Plan en el SEACE 1 FIN No Si No No No Si Si Si OFICINA DE ABASTECIMIENTO

(16)

16

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versión 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SUB PROCESO ADQUISICION Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-03 PROPÓSITO Determinar el valor referencial del bien o servicio requerido y aprobar el expediente de contratación.

ALCANCE A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico _{y de Investigación y Desconcentrados} MARCO LEGAL

 Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.

 Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación.

Número de requerimientos sin

especificaciones técnicas Requerimientos observados Base de datos Oficina de Abastecimiento

Número de expedientes de contratación aprobados sobre número

total de requerimientos

Porcentaje de requerimientos

atendidos Base de datos Oficina de Abastecimiento

1. Las Unidades Orgánicas elaboran su requerimiento de bienes o servicios indicando sus especificaciones técnicas. 2. El Director General de Administración recibe el requerimiento y da el visto bueno.

3. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento revisa el requerimiento y verifica que este programado en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) o posea las autorizaciones correspondiente con el sustento del caso.



Si autoriza adquisición, solicita el desarrollo del estudio de mercado.



Si no autoriza adquisición, solicita la reformulación del requerimiento a la Unidad orgánica. 4. La persona responsable de Programación de Bienes y Servicios (PBS):

4.1.Realiza el estudio de mercado tomando como referencia cotizaciones, catálogos, bases de procesos similares publicados en Internet y valores históricos de compra realizadas por el Tribunal Constitucional.

4.2.Determina el valor referencial.

4.3.Determina el clasificador de gasto del requerimiento. 4.4.Genera el pedido de compra o servicio.

 Si la adquisición es sin proceso de selección, prepara el expediente de contratación y deriva a la Oficina de Abastecimiento.

 Si la adquisición es con proceso de selección, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial para los procesos de adjudicación directa, concurso y licitación pública.

4.5.Emite el requerimiento de consolidado de pedidos.

4.6.Si es Adjudicación de Menor Cuantía programada o Adjudicación Directa o Concurso o Licitación Pública, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial.

5. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento solicita la disponibilidad presupuestal a la Oficina de Presupuesto y Estadística (OPE). 6. La OPE verifica si existe disponibilidad presupuestal:

 Si existe disponibilidad, autoriza certificación presupuestal.

(17)

17

7. La persona responsable de Programación de Bienes y Servicios (PBS) recibe la disponibilidad presupuestal y deriva el expediente de contratación a la Oficina de Abastecimiento.

8. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento:

8.1. Revisa y aprueba el expediente.

8.2. Si es adjudicación sin proceso o adjudicación de menor cuantía, remite el expediente a la persona encargada de Adquisiciones y Contrataciones quien ejecuta el procedimiento de Adquisición sin proceso o el procedimiento de Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía.

8.3. Si el proceso es por adjudicación directa, concurso o licitación pública, remite el expediente al Director General de Administración quien aprueba y autoriza la conformación del Comité Especial.

FIN

ENTRADAS

Solicitud de Bienes y/o Servicios Unidad Orgánica Variable Manual

SALIDAS

Expediente de Contratación (Adquisición y Contrataciones) Oficina de Abastecimiento

Comité Especial Variable Manual

DEFINICIONES: Ninguna SIGLAS:

 PBS : Programación de Bienes y Servicios

 ASP : Adquisición sin proceso REGISTROS : Ninguno

(18)

(19)

19 PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO LOGÍSTICO INTEGRADO ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN

DETERMINACIÓN DE VALORES REFERENCIALES Y APROBACIÓN DE ESPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

VERSIÓN 1.0

CÓDIGO : DIGA-OA-03 PÁGINA: 2 DE 2

SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Oficina de Presupuesto y

Estadística Director General de

Administración Jefe de la Oficina de Abastecimiento Responsable de la Programación de Bienes y Servicios (PBS)

OFICINA DE ABASTECIMIENTO

Licitaciones y Concursos Públicos

(LCP) Adquisición y Contrataciones (PBS)

1

¿Es adquisicion sin proceso o AMC no programado? Expediente Otorga disponibilidad Si 1 No ¿Es AMC o ASP? Expediente Expediente Si No Expediente Verifica documentación completa y elabora expediente de contratación Expediente Verifica documentación completa Expediente Revisa y aprueba expediente Expediente Aprueba expediente de contratación Expediente Aprueba expediente de contratación Remite expediente al Comité Especial FIN 1 Procedimiento de conformación de Comité Especial codigo Procedimiento de Adquisición sin Proceso (ASP)

(20)

20

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versión 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SUB PROCESO ADQUISICION Y CONTRATACIÓN

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO Adquisición sin proceso FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-04

PROPÓSITO Adquirir de manera oportuna los bienes y servicios requeridos por la Institución, que no son considerados en la Ley _{de Contrataciones del Estado.} ALCANCE A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico _{y de Investigación y Desconcentrados} MARCO LEGAL

Tiempo promedio de emisión de

expediente de contratación Días SIGA Oficina de Abastecimiento

Nº de órdenes de compra/servicio sobre Número de expedientes

aprobados

Porcentaje de expedientes con

orden SIGA Oficina de Abastecimiento

1. La persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios (ACBS) recibe el expediente aprobado, genera y publica la solicitud de cotizaciones a los proveedores.

2. El Proveedor se registra en la ACBS y entrega su propuesta técnica y económica en la Oficina de Trámite Documentario (OTDA) del Tribunal Constitucional.

3. La OTDA registra las propuestas según procedimiento establecido.

4. La persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones (ACBS) recoge y remite la propuesta técnica a la unidad orgánica solicitante y la propuesta económica al Jefe de la Oficina de Abastecimiento.

5. La unidad orgánica solicitante apertura, evalúa y aprueba las propuestas técnicas que cumplan los requisitos establecidos en el requerimiento.

6. La persona responsable de ACBS deriva al Jefe de la Oficina de Abastecimiento las propuestas técnicas evaluadas. 7. El Jefe de la Oficina de Abastecimiento apertura, evalúa y selecciona las propuestas económicas.

8. La persona responsable de ACBS elabora el cuadro comparativo, identifica al(a los) proveedor(es) con mayor puntaje y emite la orden de compra o servicio.

9. La persona responsable de Programación de Bienes y Servicios compromete la certificación al(a los) proveedor(es) seleccionado(s), en el sistema integrado de administración financiera (SIAF).

10.La persona responsable de ACBS registra la orden de compra/servicio en el sistema integrado de administración financiera (SIAF).

11.La persona responsable de ACBS y el Jefe de la Oficina de Abastecimiento firma la orden de compra o servicio. 12.La persona responsable de ACBS:

12.1Faxea la orden de compra/servicio al proveedor y coordina su atención.

(21)

21

Recepción y Verificación de Bienes, y archiva dos copias.

12.3En ambos casos realiza el procedimiento de Seguimiento de Proveedores. FIN

ENTRADAS

Expediente de compra Oficina de Abastecimiento _(ACBS) Diario Mecanizado SALIDAS

Orden de Compra o Servicio Oficina de Abastecimiento Proveedor

(Almacén) Diario Mecanizado

DEFINICIONES:

 SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera SIGLAS:

 OTDA: Oficina de Trámite Documentario y archivo

 ACBS: Adquisición y Contrataciones

(22)

22 PROCESO

ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN ADE BIENES Y SERVICIOS

ADQUISICIÓN SIN PROCESO

VERSIÓN 1.0

SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones

Persona responsable de Programación

de Bienes y Servicios Jefe de la Oficina de Abastecimiento

Oficina de Trámite Documentario (OTDA)

OFICINA DE ABASTECIMIENTO _{Unidades Orgánicas} Proveedor/es

INICIO Recibe expediente aprobado y genera solicitud de cotización Publica solicitud de cotizaciones Propuesta Se registra y entrega propuesta Propuesta técnica Apertura, evalúa y aprueba propuesta técnica Elabora cuadro comparativo Orden de Compra/Servicio

Emite orden de compra o servicio 1 Propuesta Económica Propuesta Técnica Listado Verifica documentación completa y elabora expediente de contratación Propuesta Económica Propuesta Técnica Orden de Compra/Servicio Compromete certificación Propuesta Económica Propuesta Técnica Apertura, evalúa y selecciona propuesta económica Propuestas Expediente Registra propuestas

(23)

23 PROCESO

ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ADQUISICIÓN SIN PROCESO

VERSIÓN 1.0

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Director/a General de Administración Persona responsable de Programación de Bienes y Servicios _{Adquisiciones y Contrataciones}Persona responsable de Jefe de Oficina de _{Abastecimiento}

1

Orden de Compra/Servicio

Registra orden Compra/ Servicio en el SIAF

Firma orden de Compra o servicio

Faxea orden de compra/ servicio al proveedor y coordina la atención FIN SEGUIMIENTO A PROVEEDORES RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES Orden de compra Orden de compra Registra y distribuye orden de compra a Almacén ¿Es orden de compra u orden de servicio? Orden de servicio Orden de Compra

(24)

24

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versión 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-05

PROPÓSITO Adjudicar oportunamente los procesos de selección de menor cuantía.

ALCANCE A la Dirección General de Administración, Oficina de Abastecimiento, al Comité Especial Permanente y a la Oficina de _{Trámite Documentario y Archivo.} MARCO LEGAL

Porcentaje de procesos de menor cuantía con otorgamiento de buena

pro vs el total de proceso PORCENTAJE Acta de Comité Oficina de Abastecimiento Nº de procesos declarados en

desierto NÚMERO Acta de Comité Oficina de Abastecimiento

1. El Presidente del Comité Especial Permanente recibe el expediente de contratación aprobado y convoca a los integrantes para la instalación del comité.

2. El Comité emite el acta de instalación, elabora las bases del proceso y remite a la Dirección General de Administración (DIGA). 3. La DIGA revisa y aprueba las bases.

4. La persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones publica la convocatoria y las bases en el SEACE. 5. La persona responsable de Trámite Documentario recibe y registra las propuestas técnicas y económicas. 6. La persona responsable de Adquisiciones y Contrataciones:

6.1 Recoge propuestas y verifica el registro de postores en el SEACE.

6.2 Remite las propuestas al Comité adjuntando el reporte de proveedores penalizados. 7. El Comité Especial Permanente:

7.1 Apertura propuesta y revisa el cumplimiento de requisitos de forma de presentación.

7.2 Si la propuesta presenta observaciones, solicita al postor la subsanación en el plazo correspondiente. 7.3 Recibe y revisa nuevamente la propuesta corregida, de continuar la observación, descalifica al postor. 7.4 Si la propuesta no presenta observaciones, verifica el cumplimiento de los requisitos técnicos. 7.5 Si el postor no cumple con los requisitos técnicos, lo descalifica.

7.6 Si ninguna propuesta cumple con los requisitos técnicos, declara el proceso desierto.

7.7 Si existe propuestas que cumplan los requisitos técnicos, las admite, califica y selecciona las que cumplan el mínimo puntaje establecido.

7.8 Califica la propuesta económica y determina el puntaje total. 7.9 Si la propuesta no cumple con el puntaje mínimo, la descalifica.

(25)

25

7.10Elabora el cuadro comparativo con las propuestas que alcanzaron el puntaje mínimo. 7.11Elabora el acta de otorgamiento de la buena pro al postor que obtuvo el máximo puntaje. 7.12Notifica a postores y publica el otorgamiento de buena pro en el SEACE.

7.13Si el postor presenta recurso de apelación, ejecuta el procedimiento administrativo “Recurso de Apelación en Procesos de Selección”.

8. La persona responsable de Adquisiciones y Contratación:

8.1 Publica el consentimiento de la buena pro en el SEACE según el plazo establecido en la normativa. 8.2 Emite y registra la orden de compra o servicio en el SEACE y SIAF.

9. La persona responsable de Adquisiciones y el Jefe de Abastecimiento firma la orden de compra o servicio. 10.La persona responsable de Adquisiciones y Contratación:

10.1.Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención.

10.2.Si es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes.

10.3.Realiza el procedimiento de Seguimiento de Atención a Proveedores. FIN

ENTRADAS

Expediente de contratación Jefe de Abastecimiento Variable Mecanizado SALIDAS

Orden de Compra o Servicio Oficina de Abastecimiento Proveedor

(Almacén) Variable Mecanizado

SIGLAS:

 SEACE : Sistema electrónico de Contrataciones del Estado

 SIAF : Sistema Integrado de Administración Financiera

 DIGA : Dirección General de Administración

 OA :Oficina de Abastecimiento

 OTDA : Oficina de Trámite Documentario y archivo

 ACBS : Adquisición y Contrataciones de Bienes y Servicios

 PBS :Programación de Bienes y Servicios REGISTROS :

(26)

26 PROCESO

ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA

VERSIÓN 1.0

SECRETARÍA GENERAL

COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE Oficina de Trámite

Documentario (OTDA) OFICINA DE ABASTECIMIENTO_{Responsable de la} Adquisiciones y Contrataciones Director/a General de Administración INICIO Recibe expediente y convoca a integrantes para la instalación del

Comité

Emite Acta de instalación

Bases

Elabora las bases del proceso

Bases

Aprueba bases Publica convocatoria y

las bases en el SEACE

Propuesta

Listado

Recepciona propuestss técnica y economicas

Recoge y verifica registro de los postores

en el SEACE

Apertura la propuesta y revisa presentación

¿Propuesta tiene observaciones?

Verifica que propuesta cumpla con requisitos

técnicos Solicita al postor subsanación Recibe y revisa propuesta Descalifica postor 1 Si No Si No ¿Continua observación? Propuesta Reporte Remite propuestas adjuntando reporte de proveedores penalizados 1

(27)

27 PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO LOGÍSTICO INTEGRADO ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN

SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA

VERSIÓN 1.0

COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE

Responsable de la Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios Jefe de Oficina de _{Abastecimiento}

1 ¿Postor cumple con requisitos mínimos? ¿Al menos un postor cumple requisitos requisitos mínimos? Declara desierto el proceso 1 Califica propuesta técnica y selecciona las que cumplan en mínimo puntaje establecido Admite propuestas que cumplan con requisitos

mínimos

¿Propuesta califica con puntaje mínimo?

Descalifica propuesta Elabora cuadro comparativo y el acta de otorgamiento Notifica a postores y publica otorgamiento de Buena Pro en el SEACE

¿Postor presenta apelación? PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A PROVEEDORES Expediente Si Si Si No No No Si Califica propuesta económica y determina el puntaje total Orden Emite y registra en el SEACE y SIAF la orden

de compra o servicio

No

Publica el consentimiento de la Buena Pro en el SEACE según plazo establecido

Orden Firma la orden de compra o servicio Orden Firma la orden de compra o servicio Faxea orden de compra

o servicio al proveedor y coordina atención

¿Es orden de compra u orden de servicio? Descalifica propuesta Orden de Compra Orden de Compra Orden de Compra Registra y distribuye orden de compra a Almacén PROCEDIMIENTO DE RECURSO DE APELACIÓN PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES Orden de Servicio FIN 1

(28)

28

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versión 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-06

PROPÓSITO Establecer las actividades para la presentación, evaluación y otorgamiento de Buena Pro de propuestas de procesos _{de selección de Adjudicación Directa, Licitación y Concurso Público.} ALCANCE A la Dirección General de Administración, Oficina de Abastecimiento, al Comité Especial Permanente y a la Oficina de _{Trámite Documentario y Archivo.} MARCO LEGAL

Porcentaje de procesos con otorgamiento de buena pro vs el

total de proceso % Acta de Comité Oficina de Abastecimiento

Nº de procesos declarados en

desierto Nº Acta de Comité Oficina de Abastecimiento

1. El Presidente del Comité Especial recibe el expediente aprobado y convoca a sus integrantes para la instalación. 2. El Comité Especial elabora las bases del proceso.

3. El Director/a General de Administración aprueba las bases. 4. El Comité Especial:

4.1 Publica la convocatoria en el SEACE.

4.2 Verifica que el registro de participantes sea conforme con las normativas establecidas.

4.3 Si los postores presentan consultas y/o observaciones, las absuelve mediante un pliego absolutorio y notifica en el SEACE y alternativamente a los correos electrónicos de los postores.

4.4 Si los postores elevan observaciones a las bases, ejecuta el procedimiento de Absolución de Observaciones a las Bases. 4.5 Integra las bases y publica en SEACE.

5. Si es adjudicación directa selectiva (ADS), la Oficina de Trámite Documentario y Archivo (OTDA) recibe y registra las propuestas técnicas y económicas.

6. La persona responsable de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos recoge y remite las propuestas al Comité (pasa al punto 7.2).

7. El Comité Especial Permanente:

7.1 Si el proceso de selección es adjudicación directa (ADS), concurso o licitación pública, convoca a participantes según el registro de inscripción:

 Si el participante se encuentra ausente, se tiene por desistido.

 Si el participante se encuentra presente al llamado, solicita acreditar su presentación.

(29)

29

7.3 Apertura la propuesta técnica y evalúa los requisitos mínimos:

 Si existen subsanaciones por defectos de forma, otorga dos días de plazo para la subsanación; si el defecto continua descalifica al postor.

 Si no existe subsanaciones por defectos de forma, revisa si el postor cumple con los requisitos mínimos de las bases.

 Si el postor no cumple con requisitos mínimos, se tiene por no presentada la propuesta. 7.4 Verifica si al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos:

 Si no cumplen, declara desierto el proceso.

 Si al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos, admite las propuestas y aplica los factores establecidos en bases.

7.5 Realiza la evaluación técnica y selecciona a los que tengan más del puntaje mínimo establecido. 7.6 Realiza la evaluación económica y determina el puntaje total:

 Si el postor no cumple con puntaje mínimo, descalifica la propuesta.

 Si el postor cumple con puntaje mínimo, elabora el cuadro comparativo en orden de prelación según puntaje técnico y económico, y selecciona al proveedor.

7.7 Elabora el acta de otorgamiento.

7.8 Notifica a los postores y publica en el SEACE el otorgamiento de Buena Pro. Si el Postor presenta el recurso de apelación, ejecuta el procedimiento de Solución de Controversia durante el proceso de selección.

7.9 Publica el consentimiento de la Buena Pro en SEACE.

8. La persona responsable de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos cita al proveedor y emite su contrato y registra en el SEACE.

9. La persona responsable de Adquisiciones y Contratación de Bienes y Servicios recibe copia del contrato y emite y registra la orden de compra o servicio en el SIAF.

10.La persona responsable de Adquisiciones y Contratación de Bienes y Servicios y el Jefe de la Oficina de Abastecimiento firma la orden de compra o servicio.

11.La persona responsable de Adquisiciones y Contratación:

11.1.Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención.

11.2.Si es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes.

11.3.Realiza el procedimiento de Seguimiento a Proveedores. FIN

ENTRADAS

Expediente Aprobado Director/a General de _{Administración} Variable Mecanizado SALIDAS

Contrato – Orden de Compra o Servicio SEACE Variable Mecanizado

SIGLAS:

 SEACE : Sistema electrónico de Contrataciones del Estado

 SIAF : Sistema Integrado de Administración Financiera

 OTDA : Oficina de Trámite Documentario y archivo

 PBS :Programación de Bienes y Servicios REGISTROS :

(30)

30 PROCESO

SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, CONCURSO Y LICITACIÓN PÚBLICA

VERSIÓN 1.0

COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Jefe de Oficina de Abastecimiento Oficina de Trámite Documentario y Archivo Director/a General de Administración INICIO Recibe expediente y convoca a integrantes para la instalación del

Comité Verifica registro de participantes ¿Participante presenta consulta u observaciones? Bases

Instala Comité y elabora las bases del proceso

Publica convocatoria en el SEACE

Bases

Aprueba Bases

Absuelve consulta y/u observaciones de participantes mediante un pliego absolutorio y notifica en el SEACE y a

los correos electrónicos de los participantes ¿Existe elevación de Bases? PROCEDIMIENTO ABSOLUCION DE OBSERVACIONES A LAS BASES

Integra Bases y publica en SEACE ¿En procesos de adjudicación directa selectiva? Listado Propuesta Recepciona propuestas técnicas y económicas Listado Propuesta Recoge y remite propuestas adjuntando reporte de proveedores penalizados Acredita presentación de postores Convoca a participantes según registro de inscripción Apertura la propuesta técnica y evalúa requisitos mínimos ¿Propuesta técnica tiene observaciones? Recibe y califica subsanación Solicita al postor subsanación ¿Continua observación? Descalifica postor

Verifica que propuestas contengan requisitos mínimos 1 Si No Si No No Si No Si No Si

(31)

31 PROCESO

VERSIÓN 1.0

COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE OFICINA DE ABASTECIMIENTO

Responsable de la Adquisiciones y Contrataciones

Director/a General de Administración 1 ¿Propuesta cumple con requisitos mínimos? ¿Al menos un postor cumple requisitos requisitos mínimos? Declara desierto el proceso 1 Califica propuesta técnica y selecciona las que cumplan en mínimo puntaje establecido Admite propuestas que cumplan con requisitos

mínimos

¿Propuesta califica con puntaje mínimo?

Descalifica propuesta Elabora cuadro comparativo y el acta de otorgamiento Notifica a postores y publica otorgamiento de Buena Pro en el SEACE

¿Postor presenta apelación? PROCEDIMIENTO DE RECURSO DE APELACIÓN Expediente Si Si Si No No No Si Califica propuesta económica y determina el puntaje total Orden Registra orden en el SIAF No Orden/contrato Firma la orden/contrato de compra o servicio

¿Es orden de compra u orden de servicio?

Faxea Orden de Compra al proveedor y coordina atención Orden de Compra Registra y distribuye orden de compra a Almacén PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A PROVEEDORES Orden de Servicio FIN Jefe de la Oficina de Abastecimiento Responsable de Licitaciones y Concursos Públicos

SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, CONCURSO Y LICITACIÓN PÚBLICA

Contrato

Emite contrato

Emite orden de compra o servicio

Orden/contrato

Firma la orden/contrato de compra o servicio

Coordina atención con el proveedor y usuario

(32)

32

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versión 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SUB PROCESO ADQUISICION Y CONTRATACIÓN DE BIENES YSERVICIOS

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO Seguimiento a proveedores FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-07

PROPÓSITO Asegurar la atención oportuna y eficiente de los proveedores.

ALCANCE A la Dirección General de Administración, Oficina de Abastecimiento, a la Oficina de Contabilidad y tesorería y a la _{unidades orgánicas (usuario).}

MARCO LEGAL  Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.

Número de órdenes de compra/servicio o contrato con

penalidad

Ordenes

penalizadas Base de datos de Adquisiciones y Contratación Oficina de Abastecimiento NORMAS

 Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional

1. La persona responsable de Adquisiciones y Contratación de Bienes y Servicios (ACBS), realiza el seguimiento para la atención del proveedor según lo establecido en el contrato y/o orden de compra/servicio.

2. En el caso de un bien, la persona responsable del Almacén, Valorización y Distribución de bienes ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes y el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes y deriva la orden de compra y la copia de la guía de remisión a la persona encargada de ACBS.

3. En el caso de un servicio, el usuario revisa si el servicio ofrecido por el proveedor es conforme a la orden de servicio (especificaciones técnicas, plazos de entrega, etc.).

 De ser conforme, el usuario firma el acta de conformidad.

 De no ser conforme el servicio, el usuario informa a la persona encargada de AC quien coordina la atención oportuna con el proveedor. 4. La persona encargada de ACBS:

4.1. Verifica si el proveedor cumplió con la atención de la orden de compra/servicio en el plazo establecido.

4.2. Si no cumplió, aplica la penalidad al proveedor según lo estipulado en el contrato u orden y registra en la base de datos del Tribunal Constitucional.

4.3. Adjunta al expediente de contratación:

 El acta de conformidad en caso de servicios, o

 La ejecución de contrato en caso de bienes entregados de parcialmente o

 El acta de culminación de contrato con el visto del Jefe de la Oficina de Abastecimiento al completar la entrega de los bienes. 4.4. Remite los expedientes de contratación adjuntando la orden de compra /servicio original a la Oficina de Contabilidad y Tesorería

(OCyT).

5. La Oficina de Contabilidad y Tesorería (OCyT) ejecuta el procedimiento de Pago a Proveedores y devuelve el expediente de contratación. 6. La persona encargada de AC archiva el expediente de contratación.

FIN

ENTRADAS

Orden de Compra/

Acta de conformidad Oficina de Abastecimiento (Almacén) / Usuario Variable Manual SALIDAS

(33)

33 SIGLAS:

 OCyT : Oficina de Contabilidad y Tesorería

 USUARIO :Unidad orgánica que realiza el requerimiento de bienes/servicio REGISTROS :

(34)

34 PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO LOGÍSTICO INTEGRADO ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN SEGUIMIENTO A PROVEEDORES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0

Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios

OFICINA DE ABASTECIMIENTO Oficina de Contabilidad y

Tesorería

Unidades orgánicas (USUARIO)

Almacén, valorización y Distribución DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

INICIO Realiza seguimiento de la atenci{on de proveedores ¿Bien o servicio? PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y VERIFICACI{ON DE BIENES

Copia Guía de Remisión Orden de Compra PROCEDIMIENTO INTERNAMIENTO Y REGISTRO DE BIENES ¿Cumple con lo establecido en la orden de servicio ? Firma conformidad Si Revisa servicio culminado FIN Informa a Adquisiciones ¿Proveedor cumplió con orden de compra/servicio/

contrato?

Si

Coordina atención oportuna con proveedor

Bases Bases Adjunta acta de conformidad o ejecución de contrato o acta de culminación de contrato al expediente de contratación Aplica penalidad según

lo establecido en el contrato u orden

Registra incumplimiento en la base de datos del

TC Servicio No PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEEDORES Expediente/contratación

(35)

35

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versión 1.0

FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO Recepción y verificación de bienes FECHA: CÓDIGO: DIGA-OA-08

PROPÓSITO Verificar que los bienes ingresados al almacén sean conforme a los requerimientos establecidos por el Tribunal _{Constitucional.} ALCANCE A los Órganos de Alta Dirección, Control Institucional, Defensa Jurídica, Asesoramiento, Apoyo, de Línea, Académico _{y de Investigación y Desconcentrados}

MARCO LEGAL  Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.

Bienes recepcionados en el plazo

establecido Porcentaje Kardex / PECOSAS/Orden de Compra Almacén NORMAS

 Reglamento de Organización y Funciones del Tribunal Constitucional

 Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO

1. El Proveedor descarga los bienes en el almacén del Tribunal Constitucional (TC), presentando documentos según el tipo de bien: guía de remisión, orden de compra, especificaciones técnicas o PECOSA en caso de transferencia.

2. La persona responsable del Almacén, Valorización y Distribución de Bienes verifica lo siguiente:

2.1. Que, los documentos del proveedor tengan las visaciones correspondientes y este conforme con lo requerido en la orden de compra. De no ser conforme, solicita la regularización.

2.2. Que, la fecha de vencimiento sea conforme a las normativas (productos no perecibles como mínimo 1 año, productos farmacéuticos como mínimo 2 años), de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y solicita el cambio de los bienes que no cumplen normativa.

2.3. Que, el material de embalaje este en buenas condiciones, de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y devuelve los paquetes para el cambio del embalaje.

2.4. Que, la cantidad y/o peso de paquetes sea conforme a la orden de compra, de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y solicita su regularización.

2.5. En caso que el bien sea un activo, abre los bultos en presencia del USUARIO, o la Oficina de Tecnologías de la Información, o la persona encargada de Mantenimiento y la persona responsable de la Verificación y Control Patrimonial, para verificar que la cantidad de bienes y las especificaciones técnicas sea conforme a lo establecido en la orden de compra y ficha técnica:

 De ser conforme, firman y sella el acta de conformidad.

 De no ser conforme, solicitan la subsanación al proveedor.

3. La persona responsable de Verificación y Control Patrimonial asigna el código al activo. 4. La persona responsable de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes:

4.1. En caso que el bien sea alimento, realiza el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes.

4.2. En caso que el bien no sea un equipo, abre los bultos y verifica que la cantidad y calidad de los bienes sea conforme a la orden de compra.

4.3. De ser conforme la recepción de bienes, firma y sella los documentos del proveedor en señal de conformidad y ejecuta el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes.

FIN

ENTRADAS

(36)

36

Orden de Compra, Guía de remisión,

Protocolo o PECOSA Contrataciones/Proveedor Adquisiciones y

Según programación de compras o

requerimiento Mecanizado SALIDAS

Orden de Compra, Guía de Remisión,

PECOSA, y Protocolo sellado Almacén

Según programación de compras o

requerimiento Mecanizado SIGLAS:

 OCyT : Oficina de Contabilidad y Tesorería

 AC : Adquisición y Contrataciones

 USUARIO :Unidad orgánica que realiza el requerimiento de bienes/servicio REGISTROS :

(37)

37 PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO LOGÍSTICO INTEGRADO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES

VERSIÓN 1.0

Verificación y control patrimonial Unidades orgánicas (USUARIO) Almacén, valorización y Distribución

PROVEEDOR / TC INICIO Documentos Descarga bienes en almacén y presenta documentos

Recibe y verifica bienes y documentos ¿Documentos tienen visaciones y es conforme con la O/C ? Solicita regularización de documentos ¿Fecha de vencimiento es conforme a normativas ? Solicita cambio de bienes ¿Material de embalaje en buenas condiciones ? Devuelve paquetes y solicita cambio de embalaje

¿Cantidad, calidad y/o peso de paquetes es conforme a la O/C? Solicita entrega de cantidad faltante y observa la guía de remisión ¿Bien es activo ?

Abre bultos en presencia de usuario, OTI,

Mantenimiento, Patrimonio y verifica que cantidad sea conforme a

los documentos

¿Bien es alimento ? Abre bultos y cuenta bienes FIN PROCEDIMIENTO INTERNAMIENTO Y REGISTRO DE BIENES

Sella documentos del Proveedor en conjunto con el área usuaria de

ser el caso ¿Equipo cumple con especificaciones técnicas? Solicita subsanación No Revisa bien Si Acta de conformidad Firma conformidad Acta de conformidad Firma conformidad 1 1 1 1 1 No No No No No No 1 Si Si Si Si Si Si