Objetivos
Describir los cinco grupo de PM, el nivel
típico de actividad para cada uno y las
interacciones entre ellos.
Entender como los grupos de proceso
de los PM se relacionan con las áreas
de conocimiento.
Discutir como las organizaciones
desarrollan metodologías de PM para IT
projects de acuerdo a sus necesidades
Learning Objectives
●
Reveer un caso de estudio de una
organización aplicando los grupos de
proceso de PM para administrar un
proyecto de IT
●
Entender la contribución de una iniciación
efectiva del proyecto, planeamiento,
monitoreo y control en el éxito del
Grupos del proceso
● Un proceso es una serie de acciones dirigidas a un
resultado en particular.
● La actividad de Project management puede verse
como un número de procesos interrelacionados.
● Los grupos incluyen:
– Procesos de inicio
– Procesos de planning – Procesos de ejecución
– Procesos de monitoreo y control – Procesos de cierre
Niveles de actividad y solapamientos
de los grupos en el tiempo
Qué salió mal?
Philip A. Pell, PMP, commented on how the U.S. IRS
needed to improve its project management process. “Pure and simple, good, methodology-centric, predictable, and repeatable project management is the SINGLE greatest
factor in the success (or in this case failure) of any project… The project manager is ultimately responsible for the
success or failure of the project.”*
*Pell, Phillip A., Comments posted on CIO Magazine Web site on article “For the IRS, There’s No EZ Fix” (April 1, 2004).
Media Snapshot
Los grupos de proceso no solo se circunscriben al ambiente de un sistema de IT
La realización de una película incluye screenwriting (inicio), producción (planificación), dirigir (ejecución), editar (monitoreo y control) y enviar la película a los teatros (cierre).
Muchas personas disfrutan examinando este proceso en un DVD “…not as promotional filler but as a serious and
meticulously detailed examination of the entire filmmaking process.”*
*Jacks, Brian, “Lord of the Rings: The Two Towers Extended Edition (New Line),”
Mapeo de los grupos a las áreas
de conocimiento
●
Se pueden mapear las cuatro actividades
principales de cada PM process group en
las nueve áreas
●
Notar que hay actividades de cada área de
conocimiento bajo el grupo de proceso de
planificación
●
Todas las actividades de inicio son parte
Relaciones entre grupos y áreas de conocimiento
Relaciones entre grupos y áreas de conocimiento
Desarrollando una
metodología de IT Project
Management
● Los proyectos son únicos y las formas de project
management también.
● Muchas organizaciones desarrollan sus propias
metodologías, especialmente para IT.
● BlueCross BlueShield de Michigan usó el
PMBOK® Guide 2000 para desarrollar su metodología.
● Six Sigma projects y el Rational Unified Process
(RUP) framework usan metodologías de project management.
Qué salió bien?
Jordan Telecom (JT), Jordan’s only telecom operator, introduced new customized project management
processes to improve efficiency and reduce costs in its Information Technology department…JT created three lines of processes based on the size of the project: high, medium, or low...Rula Ammuri, JT’s Chief Information Officer, believes this new methodology will result in a 40-50 percent increase in productivity.*
Al-Tamimi, Fairooz, “Jordanian Company Uses PMI Methods to ‘Go Global’, Improve Productivity,” PMI Today (August 2004).
Caso de estudio: JWD
Consulting’s PM Intranet Site
● Ejemplo de que está en juego en iniciar,
planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto de IT
● Se pueden descargar templates para crear
documentos de PM del Web site de la compañia
● Este caso de estudio provee una visión general
de como administrar un proyecto. En los
capítulos que siguen se verá cada tema con mayor detalle.
Inicio del Projecto
● Iniciar un proyecto involucra reconocer y empezar una
nueva fase
● Algunas organizaciones usan una fase de pre-iniciación.
Otras incluyen items como desarrollar un caso de negocio como parte de la iniciación
● El objetivo principal es seleccionar formalmente y
emepezar los proyectos.
● Salidas clave:
– Asignar el PM
– Identificar el grupo de interés (participantes) – Completar el caso de negocio
Documentos de iniciación del
proyecto
●
Caso de negocio: ver páginas 82-85.
●Project Charter: ver páginas 77-78.
●Cada organización tiene sus propias
variaciones de que documentos se
requieren para iniciar un proyecto. Es
importante identificar las necesidades,
participantes y objetivos principales.
Planificación del Proyecto
● El objetivo de la planificación es guiar la ejecución ● Cada área de conocimiento incluye información deplanificación (ver Tabla 3-5 en páginas 87-89).
● Las salidas clave incluidas en el proyecto JWD
incluyen:
– Un contrato de equipo.
– Una declaración de alcance.
– Un work breakdown structure (WBS).
– Un scheduling de proyecto, como un diagrana de Gantt
con todas las dependencias y recursos ingresados.
– Una lista de riesgos priorizados (parte de un registro de
riesgo).
Ejecución del proyecto
● Consume la mayoría del tiempo y recursos● Los PMs deben usar su liderazgo para manejar los
desafíos que ocurren durante la ejecución
● Tabla 3-9 en página 99 lista los procesos en ejecución
y salidas. Muchos sponsors y clientes se focalizan en entregables relacionados a proveer el producto,
servicios o resultados deseados del proyecto.
● Un milestone report (ver ejemplo en página 100)
puede permitir que se focalicen en los principales hitos.
Monitoreo y Control
● Involucra medir el progreso, monitorear la
desviación del plan y tomar acciones correctivas para lograr que conforme con el plan.
● Afeta todos los otros grupos y ocurre durante
todas las fases del ciclo de vida del proyecto.
● Las salidas incluyen reportes de performance,
pedidos de cambios y actualización de los planes.
Cierre del proyecto
● Involucra la aceptación de los productos finales y
servicios por parte de los clientes y los participantes
● Aunque los proyectos no estén terminados,
deben cerrarse para aprender de ellos.
● Las salidas incluyen archivos de proyectos y
lecciones aprendidas, que son partes de los bienes del proceso organizacional.
● Muchos proyectos incluyen también un reporte
final y una presentación para el sponsor o senior management
Resumen
● Los cinco grupos de proceso de project
management son inicio, planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre.
● Se puede mapear las principales actividades de
cada grupo de proceso a las 9 áreas de conocimiento.
● Algunas organizaciones desarrollan sus propias
metodologías
● El caso de JWD Consulting provee un ejemplo y
muestra varios documentos de proyecto importantes.
