Resumen de Transacciones de las Órdenes

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Resumen de Transacciones de las Órdenes

Preguntas Frecuentes y Ayuda

¿Que me permiten hacer estas transacciones?

La aplicación del Resumen de Órdenes despliega información sobre las órdenes de los clientes como: el número de Orden de Compra (OC), Fecha de la Orden, Status de la Orden, Número de la Orden de Venta de Hubbell, Ultimo Día de Embarque y Ultimo Embarque del Transportista. También te permite vincularte con el sitio Web del transportista para el Rastreo de Embarques para revisar el status de los mismos. Las órdenes que se despliegan pueden ser filtradas por rangos de fechas.

¿Como puede desplegarse la información de las Órdenes?

Automáticamente, las órdenes deben desplegarse de la más reciente a la más antigua con un máximo de 10 Órdenes mostradas en una sola vista.

¿Como funciona el Filtro de Buscar?

Las órdenes que se despliegan pueden ser filtradas por rango de fecha o por el Número de Artículo del Fabricante.

Si introduces una búsqueda que te regresa a una sola orden de venta, se despliega la Pantalla del Detalle de la Orden de Venta para ese artículo.

Buscando por Órdenes

Pantalla 1: Pantalla Resumen de Órdenes

Esta es la primera pantalla que aparece después de dar click en el vínculo del portal de “Resumen de Órdenes”

Pantalla 1 – Resumen de Órdenes

1) No OC

Si tienes una Orden de Compra en particular, puedes darle entrada aquí. Si solo una orden concuerda con ese Número de Orden, entonces se despliega en el Detalle de las Órdenes de Venta cuando presionas Entrar o el icono de Buscar. Si aparece más de una orden, el sistema muestra todas las órdenes que concuerden, selecciona la orden correcta de la lista.

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2) No de Orden de Venta

Si tienes en mente una Orden de Venta en particular, puedes ingresarla y presionar el icono de Entrar o el Icono de Buscar. El sistema desplegara el Detalle de las Órdenes de Venta.

3) Cuenta

Debes de dar entrada a un número de cuenta ligada con las Órdenes que quieres buscar. Inicialmente se llena automáticamente con la primera cuenta. Si no estas seguro del número de cuenta que deseas buscar, puedes dar click en el icono “Lista de Cuentas” que te lleva a la pantalla Seleccionar Numero de Cuenta. (Ver pantalla 1a)

4) No Artículo Fabricante (Fab)

Puedes darle entrada al número de Artículo del Fabricante para encontrar todas las órdenes que contengan este artículo en cualquiera de las líneas del artículo. Presiona el icono de Entrar o el icono de Buscar. El rango de fecha también aplica a esta búsqueda.

5) Rango de Fecha

Este reduce la búsqueda a las órdenes que se crearon de que y hasta que fecha. La selección por omisión es por los últimos 30 días. No debes dar entrada a ningún rango de fecha mayor a 180 días.

6) Icono Buscar

Presiona el icono Buscar después de que hayas ingresado alguno de los campos de abajo. Debes de darle entrada solo al No. de Orden de Ventas, No. OC, No. Artículo Fabricante. Si solo una orden concuerda, se mostrará el Detalle de la Orden de Venta, por otro lado para la búsqueda de Fecha/Artículo/Cuenta, se despliega la lista de las órdenes que concuerdan. (Ver pantalla 1b)

7) Icono Borrar

Presiona este icono para borrar del campo de búsqueda los resultados y empezar desde el inicio.

Pantalla 1a: Pantalla Selección de Cuenta

Esta pantalla aparece cuando se presiona el icono de Lista de Ctas. Produce una lista de cuentas vinculada al ID del usuario. Si una cuenta no esta listada y debe de estar ahí, debes de contactar ayuda.

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1) Selección de Cuenta

Da click en el cuadro de la izquierda de la fila para hacer una selección y regresa.

2) Salto de Página

Si el número de registro es muy grande para entrar en la pantalla, puedes usar los íconos de desplazamiento para brincar a la página siguiente o a la página previa. Puedes también introducir un número de fila y brincar a una fila.

3) Icono de Entrada

Si necesitas filtrar la lista desplegada, introduce cualquier combinación de # de Cuenta, Nombre del Cliente, Ciudad y presiona el Icono Buscar. Se despliega una lista más pequeña.

Pantalla 2b: Pantalla con resultados del Resumen de Órdenes.

Presionando el Icono Buscar como se especifica en la pantalla 1 puede resultar en una salida en la parte mas baja de la pantalla. Si no se encuentran datos, debes de cambiar los criterios de búsqueda y tratar nuevamente. De lo contrario, los resultados podrán verse similares a esto:

Pantalla 1b – Resumen de Órdenes con resultados de búsqueda

1) Selección de Orden

Para ver los Detalles de las Órdenes de Venta para su archivo, da un click en el cuadro a la izquierda de la fila.

2) Icono Salto

Si el número de registros es muy extenso para entrar en esta pantalla, puedes usar el icono de desplazamiento para brincar a la siguiente página o a la página anterior. También puedes introducir un número de fila y Entrar para brincar a esa fila.

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Definiciones de Campos No. OC:

El número de Orden de Compra (OC) creada por el cliente.

OC Liberada:

El número de Orden de Compra liberada.

Tipo de OC:

Tipo de orden de compra como EINT – Orden de Internet, EEDS, EEDI – EDI order, Vacía– entrar al Manual de servicio al cliente.

Fecha de la Orden:

La fecha en que se dio de alta en el sistema de Hubbell, no importando si la orden se generó por teléfono, fax, EDI (Intercambio Electrónico de Datos), o en-línea.

No. Orden de Venta:

Número de la orden de venta generada internamente por el sistema.

Valor de la Orden:

Valor total neto de la orden. No lo muestra si no estas viendo el precio debido a diferencia con los agentes.

Ultima Fecha de Embarque:

La última fecha en que la mercancía de esta orden fue embarcada.

Estatus de la Orden:

El status de la orden puede ser Abierta, Parcial o Completa. Una orden abierta es aquella que aún no se ha embarcado. Una orden parcial es aquella que ya se empezó a embarcar pero no completamente. Una orden completa es aquella que ya se embarco en su totalidad.

Estatus de Bloqueo:

El estatus de bloqueo de una orden como Bloqueada (33) – Crédito del cliente retenido, Bloqueado -Sistema bloqueado y llamar a servicio al cliente o orden pendiente de revisión, Vacía - No bloqueada.

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Detalle de la Orden de Venta

Pantalla 2a: Pantalla Detalle de la Orden de Venta

La pantalla de Detalle de la Orden te da información detallada acerca de la orden que fue seleccionada en la Pantalla de Resumen de la Orden.

El Número de Cuenta, el Número de Orden de Venta, Número de OC, Número de OC Liberada, Fecha de Recepción de la Orden, Dirección Vendido A, Dirección de Embarque, Dirección de Facturación se muestra para la orden completa así como el detalle de los artículos, detalles de entrega, facturas, instrucciones o notas/embarque en la cuenta. Inicialmente los detalles de entrega se muestran abajo.

Pantalla 2a- Detalle de la Orden de Venta con Detalle de Entregas

1) Icono Pantalla Anterior

Presiona el Icono Pantalla Anterior para regresar a la pantalla de Resumen de Órdenes.

2) Vista Confirmación de la Orden

Presiona aquí para solicitar que se genere un documento de Confirmación de la Orden. Se muestra un vínculo para descargar cuando lo presionas. Se abre una nueva ventana así que puedes verla,

salvarla, o mandar el documento por email.

No esta disponible si no tienes permitido ver la cotización.

3) Imprimir vista amigable

Selecciona para cambiar la lista de Detalles de Entrega mostrando todos los documentos de entrega para su impresión (a través de todas las páginas). Posteriormente puedes imprimir usando la opción que te da el sistema para imprimir. Sin seleccionar te regresa en automático a los 10 artículos por página.

Definición de los campos Detalles de Entrega Línea de Artículos

Un número secuencial indica la línea del artículo en esta orden.

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Ordenado

Cantidad de este artículo originalmente ordenado.

Embarcado

Para artículos embarcados, la cantidad de este artículo que fue embarcado en la fecha de Embarque proporcionada. Puede haber más de un embarque para un artículo. Si hay cantidades sobrantes no embarcadas, estos se muestran en una línea separada en paréntesis alrededor de la cantidad y en su lugar se ve la Fecha Estimada de Embarque. (Ver arriba la tercera línea en la pantalla de ejemplo.)

Fecha Est de Embarque

Para artículos no embarcados, se muestra la Fecha Estimada de Embarque en lugar de la Fecha de Embarque (actual). (Ver arriba la tercera línea en la pantalla de ejemplo.)

Fecha Solicitada

Se muestra la fecha de embarque solicitada originalmente con el propósito de comparar.

Fecha de Embarque

Para artículos embarcados, la fecha actual de embarque se muestra si es necesario en una línea separada, con la cantidad embarcada.

Artículo a Rastrear/ No Guía

Para los artículos embarcados, hay probablemente un vínculo con el sitio Web del transportista/URL. Este vínculo abrirá la ventana del transportista mostrando información de rastreo para el artículo embarcado (no todos los transportistas tienen esa disponibilidad).

Hubbell ofrece ese vínculo como cortesía y no garantiza el contenido con precisión de un tercero.

Embarcado de

Ubicación donde el articulo fue o va a ser embarcado.

Compañía Transportista

Para artículos embarcados, la empresa transportista usada actualmente para entregar el artículo al cliente, Para artículos no embarcados, solicitar transportista.

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Pantalla 2b: Pestaña Detalles por Artículo

La pestaña de La línea de los artículos te da información acerca de cada línea de artículo en la orden como se muestra abajo:

Pantalla 2b– Detalle Orden de Venta con Detalle por Artículo

Definiciones del campo Detalles del Artículo Línea del Artículo

Un número secuencial indica la línea del artículo en esa orden. Ve que los artículos rechazados no se despliegan.

Número del Fab/ Descripción del Artículo del Fab

Identifica el número de Catálogo o el número del material con su descripción.

UPC

El Código del Producto Universal (UPC) para el número del artículo del Fab. No todos los artículos tienen un UPC asociado a ese artículo.

Ordenado/Liberado/Embarcado

Cantidad de ese artículo ordenado originalmente, liberado para seleccionar almacén, y embarcado.

Rechazado

Código de rechazo si este artículo fue rechazado. Abajo se da una descripción para cada código de rechazo.

Fecha de Embarque Estimado

La fecha de embarque estimada para este artículo. Siempre se despliega para su comparación incluso después de que se haya completado el embarque del artículo.

Cotización

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Peso Neto

Peso neto para cada línea de Artículo

Precio unitario

Precio unitario para cada línea de artículo

Precio Ext

Precio extendido (precio unitario multiplicado por la cantidad) para cada línea de artículo.

Pantalla 2c: Pestaña Facturas

Los detalles de facturación para todas las órdenes se muestran como abajo:

Pantalla 2c- Detalle de Órdenes de Ventas con lo Detalles de la Factura

Definiciones del Campo de Facturación Factura Número/Descripción

Identifica el número y la descripción de la Factura.

Fecha de Expedición

Fecha de expedición de la factura.

Vista Preliminar

Disponibilidad de la versión para Imprimir la factura. “SI” si esta disponible y vacía si no.

1) Icono Vista de Impresión de la Factura

Presiona para ver o imprimir la factura actual seleccionada. Se muestra un vínculo para descargar la factura cuando lo presionas. Aparece una nueva ventana y podrás verla, guardarla, o imprimir la factura. No esta disponible si tu no estas autorizado para ver los precios.

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2) Icono Factura por Email

Ingresa la Dirección de Email luego presiónalo para enviar por Email la selección actual de la factura. Aparece una nueva ventana y tu puedes ver, salvar o imprimir el documento.

Pantalla 2d: Pestaña de Notas/Detalles de Embarque

La pestaña de las Notas/ Detalles de embarque te brinda notas en el encabezado e instrucciones de embarque para la orden completa como se muestra abajo:

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Referencias

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