Sistema Integral de Información ERP Advanta
TMB
Manual de Referencia – Módulo de Compras
2 de 25
Presentación
El presente manual tiene el propósito de ser una guía para operar el módulo de compras del sistema integral de información ERP AdvantaTMB. El manual está organizado de la siguiente forma:
Introducción: Exposición del objetivo de la administración de las compras a través de AdvantaTMB.
Conceptos: Explicación de los términos y conceptos de compras usados en el documento.
Funciones: Explicación de cada función a detalle.
Contenido:
Sistema Integral de Información ERP AdvantaTMB ... 1
Manual de Referencia – Módulo de Compras ... 1
Presentación ... 2
Introducción ... 3
Conceptos Generales ... 4
DETALLE DE FUNCIONALIDADES ... 5
GENERALIDADES ... 5
Datos Adicionales ABC ... 5
Estructura de Datos Adicionales ABC ... 6
C.05 – PROVEEDORES ... 6
C.05.05.10 – ABC Datos Adicionales de Proveedores ... 6
C.05.05.15 – ABC Estructura de Datos Adicionales de Proveedores ... 6
C.05.10 - ABC Proveedores ... 6
C.05.11 – Consulta Proveedores ... 8
C.05.13 – Consulta Histórico de Datos de Proveedores ... 8
C.05.20 – Proceso: Actualización Avanzada de Captura Datos Generales de Proveedor ... 8
C.05.22 Proceso: Actualización Avanzada de Captura Datos Comerciales de Proveedor ... 8
C.05.50.10 – Configuración: ABC Relación Proveedor / Artículo ... 8
C.05.90.00 – Configuración: Parametrización de Proveedores ... 8
C.05.90.10 – Configuración: Tipo de Proveedores ... 8
C.05.90.20 – Configuración: Asignación de Numeración a Proveedores ... 9
C.05.90.30 – Configuración: Actividades de Proveedores... 9
C.05.90.50 – Configuración: Tipos Impuestos de Proveedores ... 9
C.05.90.70 – Configuración: Tipo de Términos de Crédito de Proveedor ... 9
C.05.90.80 – Configuración: Incoterms ... 10
C.10 – COTIZACIONES DE COMPRA ... 10
C.10.10 – ABC Cotizaciones de Compra ... 10
C.10.11 – Consulta Cotizaciones de Compra ... 10
C.10.20 – Proceso: Aprobación de Cotizaciones de Compra ... 11
C.10.30 – Control de Cambios de Cotizaciones de Compra ... 11
C.10.90.10 – Configuración: Rutas de Aprobación de Cotizaciones de Compra ... 11
C.10.90.20 - Configuración: Numeración de Cotización ... 11
C.15 – REQUISICIONES DE COMPRA ... 12
C.15.10 – ABC Requisiciones de Compra ... 12
C.15.11 - Consulta de Requisiciones ... 12
C.15.30 - Confirmación de Requisición de Compra ... 12
C.15.40 - Aprobación de Requisiciones de Compra ... 12
C.15.50 – Proceso: Incluir Requisición en Orden de Compra ... 12
C.15.60 - Proceso: Desaprobador Requisición de Compra ... 13
C.15.90.10 – Configuración: Tipo de Requisición ... 13
C.15.90.20 – Configuración: Numeración de Requisiciones... 13
C.15.90.30 – Configuración: Rutas de Aprobación de Requisiciones ... 13
C.25 – ORDENES DE COMPRA ... 14
C.25.1O - ABC Orden de Compra ... 14
C.25.11 – Consulta de Orden de Compra ... 15
C.25.12 – Consulta Gastos de Orden de Compra ... 15
C.25.20 – Proceso: Aprobación de Orden de Compra... 15
C.25.30 – Proceso: Impresión y Envió de Orden Compra a Proveedor ... 15
C.25.32 – Proceso: Confirmación Fecha Promesa de Entrega del Proveedor ... 15
C.25.40 – Proceso: Cierre Detallado de Órdenes de Compra ... 16
C.25.50 – Proceso: Control Cambios de Orden de Compra ... 16
C.25.90.00 Configuración: Parametrización Órdenes de Compra ... 16
C.25.90.10 – Configuración: Tipo de Órdenes de Compra ... 16
C.25.90.20 – Configuración: Asignación de Grupos de Impuestos ... 16
C.25.90.30 – Configuración: Numeración de Órdenes de Compra ... 17
C.25.90.40 – Configuración: Asignación de Términos de Crédito ... 17
C.25.90.50 – Configuración: Tipos de Gasto ... 17
C.25.90.60 – Configuración: Rutas de Aprobación de Orden de Compra ... 17
C.25.90.70 – Configuración: Códigos de Razón Orden de Compra ... 18
C.30 – ENTRADAS A INVENTARIO POR COMPRA ... 18
C.30.10 – Proceso: Entrada de Inventario por Compra ... 18
C.30.11 - Consulta de Entradas de Inventario por Compra ... 19
C.30.13 – Proceso: Cambio de Número de Remisión ... 19
C.30.20 - Proceso: Ajuste de Entrada de Inventarios por Compra ... 19
C.30.30 - Proceso: Devolución de Inventario de Compra ... 20
C.30.90.00 – Parametrización de Recibos de Compra ... 20
C.30.90.10 – Configuración: Numeración de Recibos de Compra ... 20
C.30.90.50 - Configuración: Código de Razón por Devolución de Compra ... 20
C.80 – REPORTES DE COMPRA ... 21
C.80.05.10 - Reporte General de Proveedores ... 21
C.80.10.20 - Reporte de Cotizaciones de Compra ... 21
C.80.10.30 - Reporte de Solicitud de Cotizaciones de Compra... 21
C.80.15.10 - Reporte Ruta de Aprobación de Requisiciones ... 22
C.80.15.20 - Reporte Requisiciones de Compra ... 22
C.80.25.20 - Reporte de Órdenes de Compra por Proveedor ... 22
C.80.25.30 - Reporte Órdenes de Compra Pendientes de Recibo ... 22
C.80.25.50 - Reporte Histórico de Cambios de Órdenes de Compra ... 23
C.80.30.10 - Reporte Recibos de Orden de Compra ... 23
C.80.30.20 - Reporte Recibos de Orden de Compra por Factura ... 23
C.80.40.05 - Reporte Facturación de Compra ... 23
C.81.05.10 - Reporte de Proveedores ... 23
C.81.05.15 Reporte Proveedores Histórico de Cambio ... 23
C.81.15.20 - Reporte Requisiciones de Compras ... 24
C.81.25.20 - Reporte Ordenes de Compras Detalle por Partida ... 24
C.81.25.22 - Reporte Órdenes de Compra Detalle por Partida Status ... 24
3 de 25
Introducción
El objetivo primordial del área de compras es la de abastecer los bienes y contratar los servicios necesarios para la operación diaria de la empresa. Debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos que se reciban cumplan con:
La cantidad mínima necesaria
Las especificaciones técnicas y de calidad
Ser la mejor opción en costo del mercado considerando los cargos de transportación y acondicionamiento
Entrega en el lugar y tiempo especificado
Para lograr su objetivo, realiza las siguientes funciones principales: Recibir requerimientos de compras de cada una de las áreas de la empresa Cotizar los requerimientos de compra con proveedores
Seleccionar el mejor proveedor
Gestionar la compra con el proveedor seleccionado Verificar y evaluar los resultados de la compra
En la ejecución de cada función el área de compras debe:
Organización
Contar con procedimientos documentados y forzosos. Contar con especificaciones técnicas documentadas.
Planeación
Contar con un plan de compras aprobado de materias primas según programa de producción.
Contar con un plan de compras aprobado de refacciones y servicios según programa de mantenimiento.
Establecer el tamaño de lote económico, punto de reorden, inventario de seguridad y tiempo de seguridad para cada insumo.
Aplicar métodos y técnicas para determinar las cantidades a ordenar. Contar con un presupuesto de gastos capitalizables.
Selección de Proveedores
Determinar la capacidad y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.
Precios de competencia considerando precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.
Las restricciones legales
Cotizar
Establecer precios que han de pagarse Determinar condiciones aceptables Fletes
Descuentos
Tiempo mínimo para preparación de entregas
Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados. Mantener acuerdos de renegociación de precios
Gestión de compras
Departamento de compras centralizado para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios.
Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras.
Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos.
Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan.
Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio.
Recepción de compra
Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado a través de órdenes de compra
Contar con un lugar de recepción estrictamente supervisado y separado de las funciones de embarque y almacenamiento, donde se instruya al proveedor a efectuar las entrega.
Verificar en forma detallada que los bienes o servicios recibidos correspondan a la orden de compra.
Las mercancías y servicios aceptados deben informarse con exactitud y a la brevedad posible.
Establecer una supervisión estricta del personal de recepción. Controlar las Devoluciones de mercancía a proveedores Uso de documentos foliados para verificar las transacciones.
Registro cronológico de cada recepción con registro de cada documento de recepción. Totales de control e identificación de fechas, encabezamientos, etc. en los informes
Evaluación
Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancías y servicios similares.
Revisión periódica de las órdenes de compra pendientes en busca de posibles cancelaciones.
Cancelación o actualización de las órdenes de compra con fechas de entrega vencidas. Además debe cuidar:
Reducir los niveles de inventario Aprovechar compras por volumen
Implantar control de calidad en las compras Establecer políticas de adquisición
Mantener registro de los productos
AdvantaTMB permite el control interno con la prevención e identificación de errores. Los controles para la prevención están destinados a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas, como:
4 de 25
Contraseñas para restringir el acceso a funciones en línea;Balanceo de transacción por transacción; Verificación y validación de datos registrados;
Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en el sistema; Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.
Los controles de identificación están destinados a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades, como:
Conciliación de informes de balanceo por lote con registro cronológicos; Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes; Llevar cuenta del uso de formas pre numeradas;
Auditoría interna;
Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan; Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.
Conceptos Generales
ProveedorPersona o empresa que suministra bienes y/o servicios necesarios para la operación del proceso productivo de otra empresa, o las mercancías que ésta necesita para realizar su actividad comercial.
Cotización de compra
Precio al que se puede efectuar en un mercado determinado la compra o la venta de un bien o servicio. El precio debe de ir acompañado de las condiciones comerciales bajo las cuales se respetará el precio: volumen mínimo de compra, tiempos de entrega, términos de pago, condiciones de embarque y fechas de vigencia.
Requisición de compra
Requisición es un documento interno a través del cual cada área de la organización solicita al departamento de compras sus requerimientos de bienes o servicios para su operación. Las requisiciones deben ser confirmadas por el área de compra y aprobadas por los responsables de cada área y según el monto por finanzas o dirección general. La requisición es un documento de control interno que permite evitar problemas de comunicación. En la requisición se debe especificar claramente el bien o servicio requerido, la fecha de necesidad y la cantidad y calidad necesarios.
Orden de Compra
Es un documento formal que se envía al proveedor para la compra de determinados bienes y/o servicios a un precio y condiciones comerciales convenidos. La orden de compra especifica los términos de pago y condiciones de entrega. Todos los bines y/o servicios comprados o contratados por la empresa deberán acompañarse de su orden de compra respectiva al momento de entregar los bienes o dar el servicio.
Remisión
Es un documento impreso y membretado que se emplea en el comercio para enviar los bienes solicitados por el cliente según su orden de compra. Según necesidades de la empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los bienes que han entregado en
las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta. Este documento se extiende por triplicado, para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con los bienes; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido de conformidad.
Calendario contable
Registro ordenado de las fechas establecidas por las distintas normas fiscales para la declaración y pago de los impuestos en un año determinado.
Cuentas por Cobrar
Cuenta de activo circulante que acumula las cantidades que deudores y clientes deben a una empresa.
Cuentas por Pagar
Cuenta del pasivo circulante que representa las deudas de la empresa con terceros.
Bancos
Es la institución financiera donde la empresa tiene fondos disponibles para el pago de sus deudas adquiridas con proveedores y acreedores diversos.
Tipo de cambio
Factor de conversión que hay que aplicar para la equivalencia entre dos monedas diferentes.
Factura
Documento o recibo entregado por el vendedor al comprador como prueba de que éste ha adquirido una mercancía determinada o recibido un servicio a un precio dado, y que representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor del vendedor. En la factura se especifican los datos personales de ambos, las características de los productos, así como la fecha y el precio de compra.
Devolución de Compra
Acción de retornar al vendedor algo previamente adquirido por ser defectuoso o por no satisfacer las especificaciones del comprador.
Cheques
Documento de pago que permite retirar cierta cantidad de dinero de la cuenta bancaria del firmante.
5 de 25
DETALLE DE FUNCIONALIDADES
GENERALIDADES
Esta sección describe las características comunes que comparten las funciones de AdvantaTMB. Por lo tanto, las descripciones de estas características se omiten en la descripción particular de cada función de no ser necesario, ya que se encuentran explicadas en esta sección.
Ventanas
Principal
La ventana principal es la primera ventana que se presenta al entrar a la función.
Elementos
Campos Obligatorios
Son campos de captura obligatoria que se encuentran en la parte superior de la ventana en el área de color obscuro antes de los campos de filtrado. Determinan los registros que se presentan en el browse y a los que tiene acceso el usuario. Estos campos normalmente son el código de entidad, unidad de negocio o almacén. Al capturar valores válidos en estos campos se realiza un proceso de control por parte de AdvantaTMB para verificar si el usuario tiene acceso a la información. Si no tiene acceso no se despliega ningún registro en el browse y se envía el mensaje de que el usuario no tiene acceso a la entidad, unidad de negocio o almacén.
Filtros
Los filtros son campos de captura opcionales que se encuentran en la parte superior de la ventana y determinan los registros que se presentan en el browse. Cada filtro está relacionado con una columna del browse y el comportamiento es el siguiente:
Campo alfanumérico Despliega los registros donde los valores de la columna correspondiente empiezan con los caracteres capturados.
Campo alfanumérico
con (*) Despliega los registros donde los valores de la columna correspondiente contiene en cualquier posición los caracteres capturados. Campo numérico Despliega los registros donde los valores de la columna son mayores al
valor capturado.
Campos de fecha Despliega los registros donde los valores de la columna son mayores a la primera fecha capturada y menores a la segunda fecha capturada. Botones
Las acciones que se realizar en las funciones en cada ventana se representan a través de botones. Los botones de acción comunes son:
Alta Permite crear un nuevo registro de información. Al crear un nuevo registro inmediatamente después se presentará en el browse.
Baja Permite eliminar el registro seleccionado en el browse.
Cambio Permite modificar los datos del registro seleccionado en el browse. Imprimir Imprime información del registro seleccionado en el browse.
Aceptar Guarda, registra, actualiza o procesa la información en la base de datos según sea el caso.
Salir Cierra la ventana donde se encuentra el botón de acción sin realizar ningún proceso.
Anterior Se mueve al registro anterior en el browse sin tener que salir de la ventana de cambios.
Siguiente Se mueve al registro posterior en el browse sin tener que salir de la ventana de cambios.
Datos Adicionales ABC
Los datos adicionales es una funcionalidad genérica que permite al usuario configurar y registrar datos adicionales a cualquier elemento de AdvantaTMB. Los datos adicionales pueden ser valores que representan características especificas o hacen referencia a documentos guardados en archivos de computadora como imágenes, documentos de texto u hojas electrónicas.
Ventana Principal Activos Fijos
Acciones
Grupo Permite crear, eliminar o cambiar la descripción de grupos de datos adicionales.
Detalle Permite definir los valores de los datos adicionales de tipo lista de valores. Para cualquier otro tipo de dato adicional no tiene ningún efecto.
Ventana Alta y Cambio de Datos Adicionales
Campos
Identificador Código numérico con el que se identificará el dato adicional. Se recomienda que la numeración sea en intervalos de 10 en 10 por si después se desea insertar nuevos datos adicionales consecutivos. Etiqueta Etiqueta que describe brevemente el dato adicional. Se recomienda que la
etiqueta no exceda de 20 caracteres.
Grupo Grupo al cual pertenece el dato adicional. El grupo es importante ya que en la presentación de la pantalla de captura o consulta de datos adicionales el orden de aparición es primero por grupo y después por número de orden. Orden Orden con el que se presenta el dato adicional dentro de su grupo en las
pantallas de captura y consulta.
Tipo Tipo de dato que representa el dato adicional:
Texto: Dato alfanumérico de hasta 30 caracteres. Texto Largo: Dato alfanumérico de hasta 2,500 caracteres. Decimal: Dato numérico que permite decimales. Entero: Dato numérico que no permite decimales. Lógico: Dato lógico que solo permite los valores verdadero
y falso.
Lista: Lista de selección de valores predefinidos. Los valores se registran en el botón de acción “Detalle”. Imagen: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un
archivo de imagen con formato jpg.
Documento Excel: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un archivo de hoja electrónica con formato xls. Documento Word: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un
archivo de documento con formato doc.
Documento PDF: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un archivo de documento con formato pdf.
Documento TXT: Referencia a una ruta del directorio y nombre de un archivo de texto con formato txt.
Formato Formato de captura.
Carácter x(n); donde n representa el número de caracteres. Decimal zzz,zzz,zz9.99; donde z representa cualquier
digito.
Entero zzz,zzz,zz9; donde z representa cualquier digito.
6 de 25
Valor Valor que presentará por default el campo. Referencia Valor de referencia.
Inactivo Indicar si el concepto por medir se encuentra activo o inactivo. Si está en estado inactivo no se presenta en las pantallas de captura ni de consulta.
Ventana Grupos de Datos Adicionales
Los grupos de datos adicionales son importantes para lograr una mejor visualización al momento de la captura o consulta de sus valores, ya que los datos adicionales se presentan agrupados bajo esta clasificación.
Ventana Alta y Cambio Grupos de Datos Adicionales
Campos
Grupo Código alfanumérico del grupo de datos adicionales. Los datos se ordenan en su presentación en base a este valor.
Descripción Breve descripción del grupo. Se recomienda que no sea mayor de 30 caracteres.
Comentarios Comentarios acerca del grupo.
Ventana Detalle de Datos Adicionales
Permite registrar los valores validos solo para los datos adicionales con tipo de valor “Lista”.
Ventana Alta y Cambio Grupos de Datos Adicionales
Campos
Valor Despliega el código del dato adicional que se le adiciona o cambia el valor de la lista.
Código Código alfanumérico con el que se identifica el valor de la lista.
Descripción Breve descripción del valor. Se recomienda que no sea mayor de 30 caracteres.
Estructura de Datos Adicionales ABC
Permite generar estructuras de uno o más datos adicionales. Se pueden registrar una gran cantidad de datos adicionales, pero no todos los datos adicionales se usan en todos los elementos donde se aplican. Por ejemplo: si se configuran datos adicionales para números de parte, estos pueden ser para elementos tan diversos como equipos de cómputo, maquinaria, vehículos, etc. Cada uno de esos elementos requerirá datos adicionales diferentes los cuales se agrupan en estructuras y estas estructuras se asocian a los elementos.
C.05 – PROVEEDORES
C.05.05.10 – ABC Datos Adicionales de Proveedores
Permite registrar los datos adicionales que se desea asociar a los proveedores o grupo de proveedores (ver A.13).
C.05.05.15 – ABC Estructura de Datos Adicionales de Proveedores
Permite registrar la estructura de datos adicionales que se asocia a cada proveedor (ver A.13)
C.05.10 - ABC Proveedores
Permite registrar todos y cada uno de los proveedores a los cuales la empresa les compra bienes o servicios. En el registro del proveedor se configuran datos generales, fiscales, de clasificación y datos que determinan los parámetros necesarios para la operación del módulo de compras y cuentas por pagar.
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar nuevos proveedores.
Baja Permite eliminar de manera permanente el registro del proveedor seleccionado en el browse siempre y cuando no exista ninguna transacción con él.
Cambio Permite realizar cambios en los datos del proveedor seleccionado en el browse.
Imprimir Permite imprimir la ficha de datos del proveedor seleccionado en el browse.
Copiar Permite registrar un nuevo proveedor en base a los datos del proveedor seleccionado en el browse. Automáticamente le asigna la numeración.
Datos Adicionales Permite registrar los valores de los datos adicionales configurados para el proveedor seleccionado en el browse.
Ventana Alta y Cambios
Acciones
General Permite registrar o modificar los datos generales del proveedor.
Comerciales Permite registrar los parámetros para las operaciones comerciales y financieras del proveedor con la empresa.
Contacto Permite registrar los datos de hasta dos empleados del proveedor que atienden las compras de la empresa.
Ventana General en Alta y Cambios
ID Proveedor Despliega el código con el que se identifica al proveedor siendo registrado o modificado. El código de proveedor no se captura ya que se determina en
7 de 25
forma automática.
Código Anterior Código del proveedor anteriormente usado si es que existe. Se puede dejar en blanco.
Moral/Física Permite seleccionar si el proveedor es persona moral (empresas) o persona física.
RFC Registro federal de contribuyente del proveedor. El sistema valida que el registro corresponda a al formato definido por el SAT. Si el país de origen del proveedor no corresponde al país definido en los datos de la empresa, entonces el proveedor se considera extranjero y no se valida el registro. Si es un proveedor extranjero el RFC debe ser “XEXX010101000” y para público en general deberá ser “XAXX010101000”.
Nombre Razón social del proveedor. La razón social debe corresponder al nombre que aparece en la alta del SAT ya que es el nombre que se considera en los documentos fiscales.
Nombre Corto Nombre del proveedor para ser usado en procesos de Consulta y Reportes de AdvantaTMB.
Calle Nombre de la calle del domicilio fiscal del proveedor. Número Exterior Número exterior del domicilio fiscal del proveedor. Número Interior Número interior del domicilio fiscal del proveedor. Colonia Nombre de la colonia del domicilio fiscal del proveedor.
Referencia Referencia de la ubicación del domicilio fiscal del proveedor que ayude a su localización.
Delegación Nombre de la delegación del domicilio fiscal del proveedor.
Actividad Permite seleccionar la actividad que corresponde al proveedor. El catalogo de actividades se debe configurar previamente en la función C059030.
Tipo de Proveedor Permite seleccionar el tipo que corresponde al proveedor. El catalogo de tipos se debe configurar previamente en la función C059010.
CURP CURP del proveedor.
ID Tax Número de referencia fiscal para proveedores extranjeros. Código Postal Código postal del domicilio fiscal del proveedor.
País Permite seleccionar el país que corresponde a la dirección fiscal del proveedor. El catalogo de países se debe configurar previamente en la función S0505. Estado Permite seleccionar el estado que corresponde a la dirección fiscal y país del
proveedor. El catalogo de países y estados se debe configurar previamente en la función S0505.
Cuidad Permite seleccionar la ciudad que corresponde a la dirección fiscal, país y estado del proveedor. El catalogo de países, estados y ciudades se debe configurar previamente en la función S0505.
Comentarios Comentarios con respecto al proveedor. Estos comentarios son solo internos y sirven para informar a los empleados que participan en el proceso de compra acerca de información relevante del proveedor.
Ventana Comerciales en Alta y Cambios
Cuenta CxP Cuenta contable asignada al proveedor para registrar en contabilidad las transacciones de compras que se tengan con él. Puede ser una cuenta diferente por proveedor o una cuenta para varios o todos los proveedores, ya que el detalle de las transacciones se lleva en el módulo de cuentas por pagar y no en la contabilidad.
Cuenta Anticipos Cuenta contable asignada al proveedor para registrar en contabilidad los pagos anticipados por concepto de compra. Puede ser una cuenta diferente por proveedor o una cuenta para varios o todos los proveedores, ya que el detalle de las transacciones se lleva en el módulo de cuentas por pagar y no en la contabilidad.
Cuenta de Compras Cuenta contable asignada al proveedor para registrar en contabilidad las compras de bienes o servicios. Puede ser una cuenta diferente por
proveedor o una cuenta para varios o todos los proveedores, ya que el detalle de las transacciones se lleva en el módulo de cuentas por pagar y no en la contabilidad. Esta cuenta se usa directamente en el módulo de cuentas por pagar en la función de Q201022 de compras directas. Si la compra es realizada por orden de compra, la cuenta contable que se tomará será en el siguiente orden:
Cuenta de compras del número de parte definida en la función D1510. Cuenta de compras de la línea de producto definida en la Q101055. Cuenta de compras del proveedor definida en la C0510.
Comprador Usuario que normalmente atenderá las compras con el proveedor. Tipo Término Crédito Permite seleccionar el tipo de término de crédito que corresponde al
proveedor. El catalogo de tipos de términos de crédito se debe configurar previamente en la función C059070. El Tipo de término de crédito que se usa en las órdenes de compra junto con el tipo de término de crédito de números de parte para determinar los términos de crédito efectivos. Término Crédito Permite seleccionar los términos de crédito efectivos que otorga el
proveedor a la empresa. El catalogo de términos de crédito efectivos se debe configurar previamente en la función Q9040.
Tipo de Impuesto Permite seleccionar el tipo de impuesto que corresponde al proveedor según su zona. El catalogo de tipos de impuesto se debe configurar previamente en la función C059050. El tipo de impuesto se usa en las órdenes de compra junto con el tipo de impuesto de números de parte para determinar los impuestos efectivos.
Forma Pago Permite seleccionar las formas de pago con que se paga preferentemente al proveedor. El catalogo de formas de pago se debe configurar previamente en la función Q9041.
Banco Permite seleccionar el banco con que se paga preferentemente al proveedor. El catalogo de formas de pago se debe configurar previamente en la función Q501010. Al momento de seleccionar las cuentas por pagar solo aparecerán aquellas que correspondan al banco seleccionado en este campo. Si se deja en blanco este campo, aparecerá cuando se seleccione cualquier banco.
Status Permite seleccionar el status del proveedor. Los status pueden ser “ACTIVO” o “INACTIVO”. Si esta activo, se puede realizar cualquier transacción con el proveedor. Si se encuentra inactivo ya no se pueden realizar transacciones de inicio de compra como son requisiciones y órdenes de compra; sin embargo, las demás transacciones son permitidas para terminar el ciclo de compra.
Moneda Documento Permite seleccionar la moneda que será usada por default en las transacciones con el proveedor. El catalogo de monedas se debe configurar previamente en la función Q9020.
Días Revisión Permite seleccionar el código de días de revisión. El catalogo de códigos de revisión se debe configurar previamente en la función S9025. Son los días en que se reciben las facturas del proveedor para revisión.
Días Pago Permite seleccionar el código de días de pago. El catálogo de códigos de revisión se debe configurar previamente en la función S9025. Son los días en que se pagan las facturas del proveedor.
Banco Proveedor Nombre del banco en el cual se podrán realizar depósitos o transferencias de pagos al proveedor.
Cuenta Bancaria Número de cuenta bancaria en la se podrán realizar depósitos o transferencias de pagos al proveedor.
Número Clabe Número clabe de la cuenta bancaria para realizar transferencias de pagos al proveedor.
Datos Adicionales Permite seleccionar el código de estructura de datos adicionales que se usará para el proveedor. El catalogo de estructuras de datos adicionales se debe configurar previamente en la función C050515. La estructura de datos adicionales contiene los datos adicionales configurados por la empresa y
8 de 25
que se deberán especificar para el proveedor.
Ventana de Contacto
Contacto Nombre de la persona que forma parte de la empresa del proveedor y que da seguimiento a las compras.
Correo Electrónico Dirección de correo electrónico del contacto. Teléfono Oficina Número del teléfono del contacto. Número Fax Número del fax del contacto
C.05.11 – Consulta Proveedores
Permite consultar los datos del proveedor sin poder tener acceso a modificados.
Ventana Principal
Acciones
Consulta Permite consultar los datos del proveedor seleccionado. Imprimir Permite imprimir la ficha de datos del proveedor seleccionado.
C.05.13 – Consulta Histórico de Datos de Proveedores
Permite visualizar los cambios en los datos de los proveedores. Los cambios a los datos de los proveedores son muy delicados ya que pueden afectar la forma en que se registra la actividad comercial. Si se realizan cambios en la función C0510, automáticamente se registrará la fecha, la hora, el usuario y los datos que se cambiaron. Esto permite auditar los cambios realizados y verificar responsabilidades.
Ventana Principal
Acciones
Detalle Permite visualizar el detalle de los cambios realizados a los datos del proveedor seleccionado.
C.05.20 – Proceso: Actualización Avanzada de Captura Datos Generales
de Proveedor
Permite registrar actualizaciones en los datos generales de los proveedores, en formato de hoja electrónica, seleccionando el dato que se quiere modificar.
C.05.22 Proceso: Actualización Avanzada de Captura Datos
Comerciales de Proveedor
Permite registrar actualizaciones en los datos comerciales de los proveedores, en formato de hoja electrónica, seleccionando el dato que quiere ser modificado
C.05.50.10 – Configuración: ABC Relación Proveedor / Artículo
Permite registrar una relación entre los números de parte del proveedor y los números de parte de la empresa. Esta relación se establece sobre todo para evitar confusiones entre los números de parte del proveedor y los números de parte de la empresa. Lo más común es que tanto el proveedor como la empresa manejen los mismos números de parte, sin embargo, si no es el caso, se puede establecer la relación y por ejemplo imprimir la orden de compra con los números de parte y descripción del proveedor en lugar de usar los de la empresa, manteniendo los datos del la orden de compra con los datos propios de la empresa. La equivalencia entre códigos de número de partes además de ser útil para evitar confusiones, permite establecer descripciones de los números de partes más precisas, complementarias o en otros idiomas para el caso de que el proveedor sea extranjero.
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar nuevas relaciones entre los códigos de números de parte. Baja Permite eliminar de manera permanentemente la relación seleccionada. Cambios Permite realizar cambios a la relación seleccionada.
Ventana de Alta y Cambios
Proveedor Proveedor para el cual se está estableciendo la relación.
No. Parte Número de parte interno para el cual se quiere establecer la relación con un número de parte del proveedor.
Unidad de medida Despliega el código de la unidad de medida base en que se realiza la relación.
Alias Número de parte del proveedor que corresponde al número interno. Precio Precio de referencia que aparecerá por omisión al generar una orden de
compra en caso de no existir cotización
Descripción Descripción alterna del número de parte. Esta descripción es importante ya que es la descripción que aparecerá en la impresión de orden de compra.
C.05.90.00 – Configuración: Parametrización de Proveedores
Permite registrar las cuentas contables que serán afectadas por las transacciones realizadas con proveedores.
Campos
Proveedor Modelo Altas Proveedor que se toma como base para poner los datos default en los nuevos proveedores.
Cuenta por Pagar Predefinida
Cuenta por pagar predefinida para la afectación contable. Cuenta Anticipos
Predefinida
Cuenta de anticipos predefinida para la afectación contable. Cuenta Compras
Predefinida
Cuenta de compras predefinida para la afectación contable Validar RFC Registrar si se validará el RFC del proveedor.
C.05.90.10 – Configuración: Tipo de Proveedores
Permite registrar los tipos de proveedores de acuerdo a la actividad comercial que desempeña. Las empresas normalmente desean que ciertos procesos se apliquen a
9 de 25
algunos proveedores y a otros no, imprimir reportes o sacar datos estadísticos no por proveedor, sino por grupo de proveedores. El tipo de proveedor permite agrupar a proveedores para estos objetivos. Por ejemplo, se pueden tipificar por el tipo de bien o servicio que proveen.Acciones
Alta Permite registrar los tipos de proveedores.
Baja Permite eliminar de manera permanentemente el de tipo de proveedor seleccionado siempre y cuando no esté en uso.
Cambio Permite realizar cambios en la descripción del tipo de proveedor seleccionado.
Ventana de Alta y Cambio
Tipo Proveedor Código con el que se identificará el tipo de proveedor. Descripción (O) Breve descripción del tipo de proveedor.
C.05.90.20 – Configuración: Asignación de Numeración a Proveedores
Permite registrar un código de numeración a cada uno de los tipos de proveedor. El código de proveedor no se puede capturar, ya que resulta más seguro y confiable asociarle una numeración automática. De esta forma se puede tener la seguridad de que todos los proveedores estarán numerados y clasificados para su identificación.
Ventana Principal
Acciones
Cambio Permite realizar cambios en el código de numeración del proveedor. Numeración
Ventana Cambio
Código Numeración Despliega el código de numeración con el cual se identificará en forma automática el número de proveedor
C.05.90.30 – Configuración: Actividades de Proveedores
Permite registrar las actividades con que se reconocerá a cada uno de los proveedores. Las empresas normalmente desean que ciertos procesos se apliquen a algunos proveedores y a otros no, imprimir reportes o sacar datos estadísticos no por proveedor, sino por grupo de proveedores. La actividad del proveedor permite agrupar a proveedores para estos objetivos. Por ejemplo, se pueden dar de alta actividades como “Equipo de Oficina”, “Equipo Industrial”, “Consumibles de Oficina”, ”Servicios de Mantenimiento de Equipo de Computo”, etc.
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar las actividades de los proveedores.
Baja Permite eliminar de manera permanentemente la actividad seleccionada siempre y cuando no esté en uso.
Cambio Permite realizar cambios en la descripción de la actividad seleccionada.
Ventana Alta y Cambios
Actividad Capturar el código con el que se identificará la actividad siendo registrada.
Descripción Capturar una breve descripción de la actividad siendo registrada.
C.05.90.50 – Configuración: Tipos Impuestos de Proveedores
Permite registrar los tipos de impuesto de los proveedores. El cálculo de impuestos no puede ser el mismo para todos los proveedores y todos los números de partes. El cálculo de impuesto dependerá en ocasiones de la ubicación del proveedor (zonas centro o zonas fronterizas), y en otras por el tipo de número de parte (bienes libres de impuestos o con impuestos especiales). Es por esto que para determinar el impuesto es necesario tener clasificados a los proveedores y a los bienes, ya que inclusive pueden existir proveedores que vendan bienes o servicios con diferentes tasas de impuesto.
Ventana Principal
Tipo Despliega el código identificador del tipo de impuesto del cual se visualizan los registros
Acciones
Alta Permite registrar los tipos de impuestos para los proveedores.
Baja Permite eliminar de manera permanente el tipo de impuesto seleccionado siempre y cuando no esté en uso.
Cambio Permite realizar cambios en la descripción del tipo de impuesto seleccionado.
Ventana Alta y Cambios
Tipo Capturar el código con el que se que identificará el tipo de impuesto. Descripción Capturar una breve descripción del tipo de impuesto.
C.05.90.70 – Configuración: Tipo de Términos de Crédito de Proveedor
Permite registrar los tipos de términos de crédito de los proveedores para la asignación de los plazos de pago de los bienes y/o servicios recibidos. Para determinar los plazos de pago de compras a crédito es necesario tener clasificados a los proveedores y a los bienes, ya que puede haber proveedores que vendan bienes o servicios a diferentes plazos de pago
Ventana Principal
Tipo Despliega el código identificador del tipo de término de crédito del cual se visualizan los registros
Acciones
Alta Permite dar de alta nuevos tipos de términos de crédito.
Baja Permite dar de baja permanente el registro de tipo de término de crédito seleccionado siempre y cuando no exista ningún proveedor con este tipo de término de crédito.
Cambio Permite cambiar sólo la descripción del tipo de término de crédito seleccionado.
Ventana Alta y Cambios
Tipo Capturar el código con el que se identificará el tipo de término de crédito. Descripción Capturar una breve descripción del tipo de término de crédito.
10 de 25
C.05.90.80 – Configuración: Incoterms
Permite registrar los Incoterm. Los Incoterms son los términos comerciales internacionales que definen y reparten claramente las obligaciones, los gastos y los riesgos del transporte internacional y del seguro, tanto entre el exportador y el importador. Estos términos son reconocidos como estándares internacionales por las autoridades aduaneras y las cortes en todos los países. Los códigos Incoterm se deben especificar en las órdenes de compra de importación y en las órdenes y facturas de exportación.
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar los Incoterms.
Baja Permite eliminar de manera permanente el Incoterm seleccionado. Cambio Permite realizar cambios en la descripción del Incoterm seleccionado.
Ventana Alta y Cambios
Tipo Captura el código con el que se identificará el Incoterm. Descripción (O) Breve descripción del Incoterm.
C.10 – COTIZACIONES DE COMPRA
C.10.10 – ABC Cotizaciones de Compra
Permite registrar precios y condiciones de compra establecidas para cada proveedor y cada uno de los bienes y servicios que ofrece para su selección en la decisión de compra. AdvantaTMB permite tener varias cotizaciones de un mismo proveedor y un mismo número de parte, siembre y cuando las fechas de vigencia no se traslapen. Es una buena práctica para ciertos números de partes, tener al menos tres cotizaciones con proveedores diferentes. A través de las cotizaciones se puede llevar también un control histórico de los cambios de los términos comerciales. En lugar de modificar una cotización, se cancela y se registra una nueva cotización con las nuevas condiciones comerciales. Las cotizaciones de compra al registrarse quedaran con status “Regis” si en la opción D.15.10 se ha especificado la Ruta Aprobación. En caso contrario las cotizaciones quedan con status “Aprob”. Solo las cotizaciones con status “Aprob” se consideran en el proceso de compra.
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar nuevas cotizaciones. La cotización de compra nueva quedará con status “Registrada” (Regis), si no existe ruta de aprobación asignada al número de parte, de lo contrario quedará con status “Aprobada” (Aprob). Si se registra una cotización de compra nueva para un número de parte y proveedor con cotizaciones de compra existentes, las cotizaciones existentes cambiaran de status de “Aprobada” a “Vencida” siempre y cuando el status de la nueva cotización sea “Aprobada”.
Baja Permite eliminar de manera permanente la cotización seleccionada. Sólo se pueden borrar cotizaciones con status “Registrada” (Regis).
Cambios Permite realizar cambios a la cotización seleccionada para mantenerla actualizada. Solo se pueden realizar cambios en esta función a las cotizaciones aprobadas y a los datos de número de cotización del proveedor, numero de parte del proveedor y comentarios.
Imprimir Permite imprimir la cotización seleccionada.
Comentarios Permite registrar comentarios a la cotización, los cuales pueden desplegarse como información o instrucciones importantes durante el proceso de compra.
Cancelar Permite cancelar la cotización seleccionada. La cancelación a diferencia de la baja no borra la cotización, solo le cambia el status a cancelada para que no se pueda seleccionar durante el proceso de compra.
Copiar Permite realizar una copia de la cotización seleccionada a una nueva cotización.
Histórico Permite consultar los cambios a través del tiempo que ha tenido la cotización de compra
Empaques Permite registrar los empaques en que viene el producto. Quizás la compra de los bienes se especifique en una unidad de medida y sea esta unidad de medida la que se especifique en la orden de compra. Sin embargo cada proveedor puede empacar los bienes que vende en diferentes formas según convenga.
Ventana Alta y Cambios
No. Cotización De manera automática el sistema asigna el número de cotización ID Proveedor Código con el que se identifica a el proveedor
No. Cotización Número de cotización del proveedor.
No. Parte Número de parte asignado por el proveedor al bien o servicio que cotiza. Almacén Almacén para el cual es la cotización.
No. Parte Número de parte del bien o servicio asignado por la empresa. Cantidad Mínima Cantidad mínima para la cual surte efecto la cotización. Cantidad Máxima Cantidad máxima para la cual surte efecto la cotización. Unidad de Medida Unidad de medida del bien o servicio que cotiza.
Precio Cotizado Precio unitario para el bien o servicio en la cotización a partir de la cantidad mínima especificada.
Moneda Moneda en que se especifica el precio de la cotización. Descuento Porcentaje de descuento sobre el precio especificado
Días Entrega Número de días que normalmente el proveedor se tarda en surtir. Fecha Cotización Fecha a partir de la cual inicia la vigencia de la cotización. Fecha Vencimiento Fecha en la cual termina la vigencia de la cotización.
Términos de crédito Código que identifica los términos de crédito que ofrece el proveedor. Incoterm Código que identifica los términos comerciales internacionales que delimitan
la responsabilidad del embarque.
Comentarios Comentarios adicionales acerca de la cotización. Estos comentarios se podrán visualizar durante el proceso de compra.
C.10.11 – Consulta Cotizaciones de Compra
Permite consultar los datos de la cotización de compra sin poder ser modificados.
Ventana Principal
Acciones
Detalle Permite visualizar el detalle de la cotización. Imprimir Permite imprimir la cotización seleccionada.
11 de 25
Histórico Permite consultar los cambios a través del tiempo que ha tenido la cotización de compra.
Empaques Permite registrar cambios en el tipo de empaque en que viene el producto.
C.10.20 – Proceso: Aprobación de Cotizaciones de Compra
Permite aprobar las cotizaciones de compra que requieren aprobación. Todas aquellas compras que se realizan con frecuencia o su monto y volumen de compra es considerable, se debe administrar su compra a través de cotizaciones. La cotización permite tener un control sobre el precio de compra y condiciones de entrega del proveedor.
Ventana Principal
Acciones
Detalle Permite visualizar el detalle de la cotización.
Aprobar Permite aprobar la cotización seleccionada. Todas las cotizaciones de compra para el mismo número de parte y proveedor cambian de status de “Aprobada” a “Vencida”.
Rechazar Permite rechazar la cotización seleccionada. Si la cotización es rechazada, el status cambia de “Regis” a “Recha”. Las cotizaciones rechazadas deberán ser renegociadas.
Imprimir Permite imprimir la cotización de compra.
C.10.30 – Control de Cambios de Cotizaciones de Compra
Función que permite controlar los cambios que se realizan a las cotizaciones de compra. En esta función se pueden cambiar los datos de las cotizaciones de compra, pero queda registrada la fecha y hora del cambio y el usuario que la realizó. También se queda registrado el valor que se tenía antes del cambio.
Ventana Principal
Acciones
Cantidad mínima Permite realizar los cambios que se necesiten en la cantidad mínima, sea por causa del proveedor o error al dar de alta la cotización.
Unidad de Medida Permite realizar cambios en la unidad de medida que se especifica en la cotización.
Días Entrega Permite realizar cambios en los días de entrega. Precio Permite realizar cambios en el precio de la cotización. Moneda Documento Permite realizar cambios en el tipo de moneda de la cotización. Descuento Permite realizar cambios en el descuento, si es que contamos con él. Término Crédito Permite realizar cambios en los términos de crédito de la cotización. Fecha Vence Permite realizar cambios en la fecha en la cual vence la cotización de
compra.
Comentarios Permite registrar nuevos cometarios a la cotización
Histórico Permite consultar cada una de las modificaciones realizadas a la cotización de la siguiente manera, No. modificación, fecha de modificación, hora y el usuario que realizó la modificación.
C.10.90.10 – Configuración: Rutas de Aprobación de Cotizaciones de
Compra
Permite registrar las rutas de aprobación de las cotizaciones de compra. Esta funcionalidad se utiliza de manera opcional para llevar un control estricto de las cotizaciones que podrán ser tomadas en consideración en el proceso de compra del número de parte al cual se le asocie en la opción de menú D.15.10. En caso de no configurar ninguna ruta de aprobación, al crear cada cotización se le asignará de forma inmediata el estatus Aprobada (“Aprob”)
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar las rutas de aprobación.
Baja Permite eliminar de manera permanente la ruta de aprobación seleccionada siempre y cuando no exista cotización asignada a esta ruta de aprobación. Cambio Permite realizar cambios en la ruta de aprobación seleccionada.
Ventana de Alta y Cambios
Ruta Aprobación Capturar el código con el que se identificará la ruta de aprobación. Descripción Capturar una breve descripción de la ruta de aprobación.
Nivel Nivel de aprobación que se genera en orden ascendente por jerarquía de aprobación.
Aprobador Capturar el usuario o grupo de usuarios que aprobarán en ese nivel. Aprobar Desde Capturar el monto a partir del cual el aprobador autorizará las cotizaciones.
C.10.90.20 - Configuración: Numeración de Cotización
Permite registrar la asignación de folios de cotizaciones de compra. El primer registro que se despliega en el browse nos permite configurar un folio de numeración sin discriminar por Tipo o Almacén.
Ventana Principal
Acciones
Cambio Permite realizar cambios en la asignación del código de numeración seleccionado
Numeración Permite registrar un nuevo código de numeración para proveedores.
Ventana de Cambio
Almacén De manera automática el sistema muestra el almacén que cotiza la compra. Tipo Cotización De manera automática el sistema muestra el tipo de cotización.
Código Numeración Permite registrar un nuevo código de numeración para proveedores. Comentarios Permite registrar comentarios a la numeración de cotización.
12 de 25
C.15 – REQUISICIONES DE COMPRA
C.15.10 – ABC Requisiciones de Compra
Permite registrar las necesidades de compra de bienes y/o servicios de cada área necesarios para la operación de la empresa. Para tener un buen control de las compras es buena práctica que todas y cada una de las compras que realiza la empresa, se realicen a través de una requisición. Sobre todo para apoyar las compras centralizadas y aprovechar descuentos por volumen. Por seguridad, las requisiciones solo las puede modificar el mismo usuario que la generó o el comprador que la confirmo. Las requisiciones registradas toman el status de “Regis” siempre.
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar requerimientos de compra.
Baja Permite eliminar de manera permanente la requisición seleccionada. Cambios Permite realizar cambios a la requisición seleccionada.
Imprimir Permite imprimir la requisición seleccionada.
Comentarios Permite capturar comentarios a la requisición, los cuales pueden desplegarse como información o instrucciones importantes durante el proceso de compra.
Ventana de Alta y Cambios
Requisición De manera automática el sistema asigna el número de requisición . Fecha Fecha de registro de la requisición. No se puede modificar. Tipo Tipo en que se clasifica la requisición.
Almacén Código de almacén para el cual se requiere la compra. Ubicación Código de la ubicación donde se requiere el bien. Centro de Costos Código del centro de costos al cual se cargará la compra. No. de Parte Número de parte del bien o servicio que se desea comprar.
Descripción En el caso de número de partes genéricos, una descripción del número de parte que se requiere.
Cantidad Requerida Cantidad requerida del bien o servicio en la unidad de medida especificada. Unidad de Medida Unidad de medida en que se especifica la cantidad requerida.
Requerido por Número del empleado que requiere la compra.
Fecha Necesidad Fecha en que se requiere en almacén el material solicitado. Proyecto Proyecto de desarrollo al que pertenece lo requerido. Instrucciones de
compra
Instrucciones del área o persona que requiere el bien o servicio desean comunicar al proveedor, como son normas de empaque o algunas especificaciones especiales.
Comentarios Internos Comentarios que hacen el área o persona que requiere la compra para que sean considerados por el comprador y/o aprobadores.
C.15.11 - Consulta de Requisiciones
Permite consultar los datos de la requisición de compra sin poder ser modificados.
Ventana Principal
Acciones
Detalle Permite visualizar los detalles de la requisición de compra seleccionada. Imprimir Permite imprimir la requisición seleccionada.
C.15.30 - Confirmación de Requisición de Compra
Permite realizar la confirmación de fecha, proveedor y términos de la requisición de la compra por parte del área de compras. La confirmación debe ser realizada por el área de compras y debe de asegurar que se realiza la compra con el proveedor que ofrece las mejores condiciones de calidad, tiempo de entrega y términos comerciales. Si existe una ruta de aprobación que corresponda a las características de la requisición, el status cambia de “Regis” a “Confi”, sino quiere decir que no es necesaria la aprobación y pasa directamente a “Aprob”.
Ventana Principal
Acción
Confirmar Permite confirmar la requisición de compra.
Ventana Confirmar
Acciones
Aceptar Permite confirma la requisición. Cambia el status de “Regis” a “Confi”. Rechazar Permite rechaza la requisición. Cambia el status de “Regis” a “Recha”. Cotizaciones Permite visualizar las cotizaciones vigentes para el número de parte
requerido.
Comentarios Permite capturar comentarios a la requisición, los cuales pueden desplegarse como información o instrucciones importantes durante el proceso de compra.
Últimas Compras Permite visualizar un histórico de las últimas compras.
C.15.40 - Aprobación de Requisiciones de Compra
Permite aprobar o rechazar las requisiciones de compra.
Ventana Principal
Acciones
Detalle Permite realizar consulta el detalle de la requisición de compra.
Aprobar Permite realizar la aprobación de la requisición seleccionada en el browse. Rechazar Permite rechazar la requisición seleccionada en el browse.
C.15.50 – Proceso: Incluir Requisición en Orden de Compra
Permite incluir las requisiciones de compra aprobadas en órdenes de compra registradas. Si una requisición no es aprobada no se puede incluir en una orden de compra. Para incluir una requisición en una orden de compra existente, deberá ser para el mismo proveedor, la misma moneda, y los mismos términos de crédito. El status cambia de aprobada (“Aprob”) a ordenada (“Orden”)
13 de 25
Ventana Principal
Acciones
Incluir Permite registrar si la requisición se incluye en una orden de compra existente o nueva. La ventana solo presenta órdenes de compra registradas que aún no se envían al proveedor.
Ventana Incluir
Aceptar Permite registrar la requisición de compra en la orden de compra seleccionada.
Nueva Permite registrar la requisición de compra en una orden de compra nueva.
C.15.60 - Proceso: Desaprobador Requisición de Compra
Permite desaprobar las requisiciones de compra si por alguna razón se desea modificar y se encuentra con estatus “Aprob”. Esta función es útil cuando se desea realizar una modificación a la requisición, sin embargo la requisición queda con status “Desap” y por lo tanto la requisición se deberá volver a confirmar y a aprobar. Las requisiciones de compra sólo se pueden desaprobar por el comprador de la misma, ninguna otra persona puede desaprobar la requisición. El status cambia de desaprobada (“Desaprobado”) a registrada (“Registrado”).
Ventana Principal
Acciones
Cambio Permite realizar el cambio de la requisición de compra de aprobada a desaprobada después de solicitar una confirmación.
C.15.90.10 – Configuración: Tipo de Requisición
Permite registrar cada uno de los tipos de requisición de compra. Esta funcionalidad se utiliza para clasificar las requisiciones de compra y para configurar el consecutivo de numeración generado en forma automática en caso de que se desee llevar una numeración diferente por tipo de requisición.
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar los tipos de requisición.
Baja Permite eliminar de manera permanente el tipo de requisición seleccionado siempre y cuando no exista ninguna requisición de compra con este tipo Cambio Permite realizar cambios en la descripción del tipo de requisición de
compra.
Ventana Alta y Cambios
Tipo Despliega el código identificador del tipo de requisición de compra. Descripción Capturar una breve descripción del tipo de requisición de compra.
C.15.90.20 – Configuración: Numeración de Requisiciones
Permite registrar la configuración de los folios de las requisiciones de compra. El primer registro que se despliega en el browse nos permite configurar un folio de numeración sin discriminar por Tipo, Almacén o Línea de Producto.
Ventana Principal
Acciones
Cambio Permite realizar cambios al código de numeración de la requisición de compra seleccionada en el browse.
Numeración Permite registrar nuevos códigos de numeración, realizar cambios en los ya existentes o eliminar de manera permanente los que ya no estén en uso.
Ventana Cambio
Tipo Requisición Despliega el tipo de requisición creado previamente. Almacén Despliega el almacén que requiere la compra.
Código Numeración Despliega los códigos de numeración asignados a la numeración de las requisiciones de compra.
Comentarios Capturar comentarios acerca de la numeración.
Ventana Numeración
Acciones
Alta Permite registrar nuevos códigos de numeración de las requisiciones de compra.
Baja Permite eliminar de manera permanente códigos de numeración de las requisiciones de compra.
Cambio Permite realizar cambios en los datos de los códigos de numeración de las requisiciones de compra.
Actualizar Permite realizar la actualización en la numeración de las requisiciones de compra.
C.15.90.30 – Configuración: Rutas de Aprobación de Requisiciones
Permite registrar los niveles de aprobación que por monto, origen, y naturaleza de la compra, requiera de un proceso de aprobación. Para mantener un control preciso de las compras que realiza la empresa, es importante que éstas sean aprobadas por diferentes personas, de diferente nivele jerárquico según sea el monto de la compra. Esto se puede configurar por área de responsabilidad y el uso de la compra, esto es por la combinación de entidad, almacén, centro de costo y por línea de producto.
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar las rutas de aprobación de las requisiciones de compra. Baja Permite eliminar de manera permanente las rutas de aprobación siempre y
cuando no estén en uso.
Cambio Permite realizar cambios en los datos de la ruta de aprobación de las requisiciones de compra seleccionada.
Ventana Alta y Cambios
Ruta de aprobación Capturar el código con el que se identificará la ruta de aprobación siendo registrada.
Entidad Despliega el código que identifica la entidad para la cual tendrá efecto la ruta de aprobación.
14 de 25
Almacén Despliega el código que identifica al almacén dentro de la entidad para el cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Si se deja vacío, la ruta no aplica para ningún almacén en especial, sino que opera para todos los almacenes de la entidad.
Línea de producto Despliega el código que identifica la línea de producto para la cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Si se deja vacía, la ruta no aplica para ninguna línea de producto en especial, sino que opera para todos las líneas de producto.
Centro de Costo Despliega el código que identifica el centro de costo dentro de la entidad para el cual tendrá efecto la ruta de aprobación. Si se deja vacío, la ruta no aplica para ningún centro de costo en especial, sino que opera para todos los centros de costo de la entidad.
Aprobador Despliega el código que identifica al usuario o de grupo de usuarios que aprobará las requisiciones de compra en el nivel especificado.
Aprobar desde Capturar el monto a partir del cual el aprobador, autorizará las requisiciones de compra.
Máximo Acumulado Capturar el monto máximo acumulado que el aprobador puede autorizar durante un determinado número de periodos.
No. Capturar el número de periodos en que se acumulan los montos aprobados de las órdenes de compra.
Periodo Registrar el tipo de periodo: días, mes, año.
Validar Presupuesto Permite validar que el monto de las aprobaciones no sobrepase el monto presupuestado. Si se deja en blanco, no se valida contra presupuesto. Si se registra un código válido de presupuesto, AdvantaTMB realiza una comparación entre el monto presupuestado de la cuenta contable que afectará la aprobación y su monto acumulado más el monto de la compra que se desea aprobar.
C.25 – ORDENES DE COMPRA
C.25.1O - ABC Orden de Compra
Permite registrar las órdenes de compra que se enviaran a los proveedores. Las órdenes de compra se conforman de dos partes: la primera es el encabezado de la orden de compra y la segunda es el detalle de los bienes y servicio a comprar.
Ventana Principal
Acciones
Alta Permite registrar el encabezado de nuevas órdenes de compra.
Baja Permite eliminar de manera permanente la orden de compra. Solo se pueden eliminar las órdenes de compra con status “Regis”.
Cambio Permite realizar cambios a los datos generales de la orden de compra seleccionada.
Imprimir Permite imprimir la orden de compra seleccionada.
Detalle Permite realizar cambios a las partidas de la orden de compra.
Gastos Permite especificar los gastos adicionales en que se incurrirá durante el proceso de compra para toda la orden.
Comentarios Permite capturar comentarios a la orden de compra, los cuales pueden
desplegarse como información o instrucciones importantes durante el proceso de compra.
Copiar Permite realizar una copia de la orden de compra tanto encabezado como detalle.
Ventana de Alta y Cambios
Orden Compra Número de orden de compra asignado de forma automática. Tipo OC Selecciona el tipo de la orden de compa.
ID Proveedor Código del proveedor para quien se realiza la orden de compra. Comprador Código del comprador que gestionará la compra.
Contacto Nombre del contacto que le dará seguimiento a la compra por parte del proveedor.
Contrato Número de contrato de compra.
Moneda Documento Monedaen la que se establecen las condiciones de compra. Moneda Factura Moneda en la que facturará el proveedor
Instrucciones Indicaciones que pueden ser de precauciones o advertencias con respecto al material y empaque.
Comentarios Comentarios generales sobre la orden de compra
Ventana Detalle
Acciones
Alta Permite registrar una nueva partida a la orden de compra. Baja Permite eliminar de manera permanente partida seleccionada. Cambios Permite realizar cambios a la partida seleccionada para mantenerla. Requisición Permite seleccionar requisiciones con status “Aprobadas” para adicionarlas
a la orden de compra.
Gastos Permite registrar los gastos adicionales específicamente para la partida seleccionada como son fletes, seguros, etc.
Comentarios Permite registrar comentarios a la partida de la orden de compra siendo registrada.
Histórico Permite visualizar los cambios que se han realizado a las partidas de la orden de compra
Inventario Permite visualizar un status del inventario del número de parte especificado en la partida de la orden de compra.
Imagen Permite visualizar la imagen del número de parte de la partida seleccionada.
Ventana Alta y Cambio en Detalle
Orden de Compra Número de la orden de compra. Partida Número de partida de la orden de compra.
No. Requisición Despliega el número de requisición si es que la partida se generó al integrar una requisición a la orden de compra.
Fecha Vence Fecha en que debe estar disponible la compra.
Almacén Despliega el código que identifica el almacén en el que se debe recibir los bienes o servicios del proveedor.
Ubicación Código que identifica la ubicación dentro del almacén en el que se debe recibir los bienes o servicios del proveedor.
Centro de Costo Código que identifica el centro de costos que absorbe la compra. No. Parte Número de parte del bien o servicio que se compra.
Descripción Despliega la descripción del número de parte. Si la descripción está definida como modificable, ésta se habilita para ser modificada.
Atributo Despliega las características especiales del bien como color, talla, etc. Cantidad Ordenada Cantidad del bien o servicio ordenado al proveedor para que surta en la
unidad de medida especificada.
Precio Compra Precio del bien o servicio que se compra. Si la partida está conformada por una requisición de compra o existe una cotización de compra este campo
